Notulen Algemene ledenvergadering 01-06-2016 Datum 01-06-2016 Tijd 19.30 21.30 Locatie Spetters (Bosbadhal) Aanwezig bestuur Harry Binnenmars (HB), Harry van der Molen (HM), Henk Nijzing (HN) en Karin Fokkens- Meijer (KF) Voorzitter Harry Binnenmars Notulist Vera Posthumus Agenda 1. Opening 2. Vaststelling agenda 3. Notulen algemene ledenvergadering van 30 september 2015 4. Ingekomen stukken en mededelingen 5. Begroting 2016-2017 Vaststelling contributie Zaalsport BeachSport NOP 6. Pauze 7. Keuze nieuwe wedstrijd tenue 8. W.v.t.t.k/rondvraag 9. Sluiting 1. Opening HB heet iedereen welkom op deze vergadering. Kort legt hij uit waarom het bestuur gekozen heeft de uitnodiging per brief te sturen: er staan een aantal vacatures open die dringend ingevuld moeten worden. Als bestuur hadden we graag meer leden gezien tijdens de ALV maar ook bij de Vrijwilligersmarkt hieraan voorafgaand. Hierbij het verzoek om ook met andere leden het belang van vrijwilligers te bespreken. We gaan als bestuur kijken wie zich aangemeld heeft al vrijwilliger en voor welke taken. Van daaruit gaan we kijken welke functies ingevuld zijn en welke nog ingevuld moeten worden. 2. Vaststelling agenda Tijdens een seizoen zijn er altijd 2 algemene leden vergaderingen. De ALV aan het eind van het seizoen staat in het teken van vooruit kijken naar het komend seizoen. Dit doen we door het vaststellen van contributie en begroting en dit jaar ook door het kiezen van onze nieuwe wedstrijd tenues. Toch kunnen we ook een korte terugblik werpen op seizoen 15-16. Dit jaar hebben we wisselende resultaten geboekt. Er zijn een aantal kampioenen geweest (H2, niveau 3 en niveau 6 van CMV), maar helaas ook een aantal degradaties (D1 en D2).
Het jubileum jaar hebben we afgesloten en we hebben met het de voorrondes NOJK en finalewedstrijd NGJK een mooi visitekaartje afgegeven naar de Nevobo toe. Er zijn verschillende leden opgeleid tot trainer of scheidsrechter en deze cursussen zijn succesvol afgerond. Ook het totaalplaatje TC staat er goed voor: de functies zijn allen ingevuld. De zorgen die spelen bij het bestuur zijn de snelle wisseling binnen functies/vrijwilligerstaken waarbij kansen mogelijk gemist worden en expertise binnen de vereniging of commissie verdwijnt. 3. Notulen algemene ledenvergadering van 30 september 2015 Er zijn geen vragen en/of opmerkingen over de notulen. Deze worden dan ook bij deze vastgesteld. 4. Ingekomen stukken en mededelingen Er zijn geen ingekomen stukken voor deze vergadering 5. Begroting 2015-2016 - Vaststelling contributie De contributie wordt vastgesteld op hetzelfde tarief als vorig jaar. - Begroting 2016-2017 Zaal HvdM licht de begroting toe voor komend seizoen. Een belangrijk punt in de begroting is de sponsoring. Ondanks inzet van Roel Paulusma valt de opbrengst uit sponsoring tegen voor komend seizoen. Er lopen nog wat zaken bij mogelijke sponsors dus er wordt ook op dit moment nog hard aan gewerkt. Verder blijft de zaalhuur een punt van aandacht. Binnen de TC wordt er veel tijd en energie in gestoken om dit voor komend jaar beter in te schatten en in te delen. Afschrijvingen zijn voor komend jaar minder. Dit ondanks aanschaf shirts en ballen. Naar aanleiding van de begroting komen er een aantal vragen: Acties incidenteel. Vorig jaar stond hier niets bij, nu wel een bedrag. Wat is hier de reden van? o Er zijn sowieso een drietal acties waar we ieder jaar inkomsten van hebben. Dit zijn de Poiesz actie, Rabobank Clubkasactie en Paaseieren actie. We hebben besloten dit jaar wel dit bedrag mee te nemen in de begroting aangezien de bedragen een constante blijken de afgelopen jaren. Kledingbijdrage en contributie gaan omhoog ten opzichte van komend jaar. Hoe wordt dit berekend? Want de bijdrage aan Nevobo wordt lager ingeschat.
o Afgelopen seizoen waren er meer leden dan het jaar daarvoor. De begroting wordt gemaakt op het aantal van afgelopen seizoen. Dit kan dus nog iets fluctueren. De bijdrage voor Nevobo veranderd doordat een aantal teams gedegradeerd is en de bijdrage afhangt van de klasse waarin gespeeld wordt. Wat is nu ons eigen vermogen, want er zit een fors negatief resultaat in deze begroting. Kunnen we dit dragen uit eigen vermogen. Moet een begroting niet sluitend zijn? o Het klopt dat een begroting sluitend moet zijn. Hij wordt sluitend gemaakt door interen op eigen vermogen. Het eigen vermogen is voldoende om een jaar een negatieve begroting te hebben. Door meerdere leden wordt aangegeven dat ze graag een post zien op de begroting waarin duidelijk wordt dat het gat uit het eigen vermogen wordt aangevuld. Kortom we werken gezamenlijk hard aan inkomsten uit sponsoring en terugdringen van zaalhuur waar mogelijk om vervolgens dit jaar aan te kijken hoe dit gaat met het ook op het interen op vermogen. Voor volgend jaar kunnen we dit evalueren en eventueel andere keuzes maken. Er staat een post kleding/materiaal van 250,-. Dit kan niet zijn voor aanschaf/afschrijving shirts. Wat is dit wel? o Dit is om eventueel materiaal te repareren. Hoe gaat het verder met het bedrag wat over is van het jubileum? o Dit bedrag komt over 4 jaar verspreid terug op de begroting. Het bedrag per jaar wordt uitgetrokken om ledenbindende activiteiten te organiseren. Waarom wordt de contributie niet verhoogd om de begroting sluitend te maken? o De contributie is vorig jaar verhoogd en is al op een hoog niveau in verhouding met andere verenigingen. Het is haalbaar om een jaar op eigen vermogen in te teren en om die reden is daar op dit moment voor gekozen. Op het contributieoverzicht komt naar voren dat er teams zijn die 3x trainen. Is dit wel zo? En de talententraining, bieden wij dit aan? o Op dit moment zijn beiden niet van toepassing binnen onze vereniging. In het verleden zijn ze beiden wel van toepassing geweest en ook in de toekomst zou dit nog weer kunnen. Vandaar dat dit nog benoemd staat. Met de aantekening dat er aan de baten zijde van de begroting een bedrag onttrokken wordt aan het eigen inkomen wordt de begroting goed gekeurd. - Begroting Beachsport Nop 2016-2017 Piet Kleine geeft als bestuurslid van Beachsport Nop uitleg over de begroting voor Beachsport Nop. Op dit moment loopt het leden aantal wat achter met wat er gehoopt/verwacht was. Er komen weinig vragen over de gespecifieerde bedragen. Wel komen er veel algemene vragen over de opzet van deze vereniging binnen de vereniging. Als andere sportverenigingen gebruik maken is de huuropbrengst dan voor ons? o Ja dit klopt, alleen de scholen mogen gratis gebruik maken van de velden. Vanuit de andere verenigingen is er op dit moment nog weinig interesse. Wel heeft de Boni aangegeven regelmatig gebruik te willen maken van de velden. Er wordt aangegeven dat de velden laat in het seizoen geopend zijn afgelopen jaar. Er is weinig publiciteit geweest. Er wordt aangegeven dat het verstandig is om meer publiciteit te creëren.
Er komt een verzoek om trainingen te gaan organiseren. Dit hoeven niet per se trainingen te zijn om beter te worden, dus om opgeleid te worden als beachvolleyballer, maar meer open trainingen, waar je ook als speler alleen heen kunt gaan. Je moet nu altijd zelf zorgen voor een team en tegenstanders. Het gevoel ontstaat dan waar je dan voor betaald. Een idee wordt geopperd om alle leden in een groepsapp toe te voegen. Hierin kan dan overlegd wie er wil spelen. De suggestie wordt gedaan om een definitieve einddatum in te stellen voor het zaalseizoen waarna het beachseizoen begint. Op die manier is het een goede overgang. Velen lijken nu een pauze in te lassen tussen zaal en zand, waardoor zand voor het gevoel laat op gang komt. Tevens wordt er voorgesteld om wel in de gaten te houden hoeveel de scholen gebruik maken van de velden om wellicht meer bijdragen in onderhoud en vervanging materialen te krijgen. Als laatste wordt nog opgemerkt dat er nog kansen liggen bij jongerenverenigingen. Bijvoorbeeld een Jongeren 19Nu 6. Pauze - 7. Keuze nieuwe wedstrijd tenue KF geeft vanuit het bestuur een korte presentatie over de nieuwe tenues en hoe het bestuur tot een keuze gekomen is. Ze verteld dat de kledingcommissie de opdracht gekregen heeft een aantal leveranciers naast elkaar te zetten en hieruit een aantal te kiezen om voor te leggen aan het bestuur. Er is klein comité een avond geweest waarin 2 leveranciers zich voorgesteld hebben. Op basis van verschillende criteria, waaronder prijs, aanbod en mogelijkheden is er uiteindelijk voor leverancier Strikwerda en Smit uit Sneek gekozen. Aan de ALV wordt een 4-tal shirts voorgelegd ter keuze. Tevens is er nog een keuze voor stof en het type mouwtje voor de dameslijn. Uiteindelijk valt de keuze op een combinatie/samengesteld shirtje met kapmouwtjes. Kevin Lampe vraagt zich af of de shirtjes getest zijn door eigen speel(sters). Uitgelegd dat dit niet zo is. 8. W.v.t.t.k./ rondvraag Huidige wedstijdshirts: moeten ingeleverd worden bij Chantal! Spelers passen: deze mogen naar Janneke Boer Celine verzamelt de spelerspassen van de jeugd. Harry Werkman: Er zijn het afgelopen jaar teamfoto s gemaakt. Deze zijn alleen nooit geplaatst op de site. Zijn deze nog wel ergens te krijgen?
HN geeft inderdaad aan dat er minder coördinatie geweest is inzake de foto s. Dit gaan we komend seizoen anders aanpassen. Verder geeft Roel Paulusma aan dat hij nog foto s heeft. Hij gaat kijken welke hij heeft. Robbert Boer heeft alles wat hij ontvangen heeft geplaatst op de website. 9. Sluiting HB sluit de vergadering door iedereen te bedanken voor zijn/haar komst.