1
Logistieke aanlevervoorwaarden Logistiek via bol.com Algemeen Voor je liggen de logistieke aanlevervoorwaarden voor Logistiek via bol.com. Deze voorwaarden zorgen ervoor dat bol.com de goederen optimaal kan verwerken in het operationele proces. De voorwaarden hebben betrekking op het verpakken, voormelden en aanleveren van artikelen bij een bol.com warehouse. Alle verkopers die gebruik maken van Logistiek via bol.com (Lvb) dienen zich aan deze voorwaarden te houden. Je kunt dit document daarom hanteren als handleiding. Bij het herhalend niet nakomen van de aanlevervoorwaarden zoals opgesteld in dit document, behoudt bol.com zich het recht voor om leveringen te weigeren, terug te sturen of op kosten van de verkoper de afwijkingen te herstellen. Standaard worden artikelen binnen 72 uur (werkdagen) na ontvangst in ons warehouse verwerkt en zichtbaar te koop aangeboden op de bol.com website. Dit is mits de artikelen op de juiste manier (zoals beschreven in dit document) zijn verpakt, voorgemeld en aangeleverd. Wanneer er afwijkingen worden geconstateerd op zending- of artikelniveau, kan het verwerken van jouw zending meer tijd in beslag nemen dan de standaard 72 uur. Tot slot: niet alle producten zijn geschikt voor Logistiek via bol.com. Voor nieuwe categorieën en producten dient vooraf toestemming te worden gevraagd aan bol.com. 2
1. Inhoud 1. VERPAKKEN... 4 1.1 Barcode labels... 4 Aanleveren met EAN barcodes... 4 Aanleveren met bol.com productlabel bsku... 5 1.2 Verpakken van kwetsbare artikelen... 6 Valtest en schudtest... 6 Beperkt houdbare artikelen... 6 Breekbare artikelen en vloeistoffen... 6 Textiel... 7 Kleine artikelen... 7 Scherpe voorwerpen... 8 Gevaarlijke stoffen... 8 1.3 Omdoos... 8 1.4 Multipacks/sets... 9 1.5 Artikelen bestaande uit meerdere pakketten... 9 2. VOORMELDEN... 10 2.1 Voormeldingseisen... 11 3. LEVEREN... 12 3.1 Verzendlabel... 12 3.2 Paklijstreferentie en naam verkoper... 13 3.3 Ladingdrager... 13 3.3.1 Pallets... 14 3.4 Rode kaarten beleid... 15 3.5 Schade en manco s... 15 3.6 Niet voorgemelde artikelen... 15 3
1. VERPAKKEN Als jouw product wordt verkocht met Logistiek via bol.com, dan ontvangt de klant een bol.com doos met daarin jouw product in originele verpakking. Draag er zorg voor dat jouw artikelen verpakt zijn zodat beschadiging kan worden voorkomen. Houd je hierbij aan de bol.com regels voor het verpakken die in dit document worden toegelicht. 1.1 Barcode labels Bol.com werkt met EAN barcodes. Een EAN is een 13-cijferig nummer dat aan een uniek artikel is toegekend. De kans is groot dat jouw artikelen reeds voorzien zijn van een EAN barcode. Een EAN is echter niet per definitie uniek voor jou als verkoper: misschien verkoopt bol.com of een andere verkoper wel hetzelfde EAN. Daarom hanteert Logistiek via bol.com tevens een andere barcode. Dit is het bol.com productlabel, genaamd bsku. Een bsku gaat een stapje verder dan EAN: hij correspondeert met één uniek product en één unieke verkoper. De bsku legt dus de koppeling tussen EAN en verkopersnummer: één bsku staat voor één uniek product van één verkoper. Wij leggen producten in ons warehouse op voorraad door middel van de bsku zodat wij de artikelen kunnen herleiden naar de eigenaar van de voorraad. Dat betekent dat jouw artikelen gelabeld moeten worden met een bsku. De bsku wordt over de EAN heen geplakt. Er zijn twee mogelijkheden om ervoor te zorgen dat jouw artikelen een bsku label krijgen: 1. Jij levert jouw artikelen in het bol.com warehouse aan met EAN barcodes. Tegen betaling labelt bol.com jouw artikelen met een bsku. 2. Jij labelt zelf jouw artikelen met een bsku en levert ze op die manier aan in het bol.com warehouse. Aanleveren met EAN barcodes Alle artikelen die worden aangeleverd zonder bsku dienen voorzien te zijn van een scanbare EAN barcode met een witte achtergrond. Een EAN is een 13-cijferig nummer dat aan een specifiek artikel is toegekend. Indien twee artikelen niet volledig identiek zijn (bijvoorbeeld een verschillende maat, afmeting of kleur), dienen de artikelen verschillende EAN barcodes te hebben. Een voorbeeld: een rode camera en een groene camera die verder exact hetzelfde zijn, mogen niet dezelfde EAN barcode hebben. Tijdens het voormelden van een zending kun je aangeven dat je ervoor kiest jouw artikelen te laten labelen door bol.com. Je dient dan rekening te houden met het volgende: 4
Op elk afzonderlijk product moet één zichtbare EAN barcode zitten; Er mag niet meer dan één EAN barcode zichtbaar zijn, dus eventuele tweede of derde barcodes moeten worden afgeplakt; Het EAN op het product dient exact overeen te komen met hoe het product in de voormelding is geregistreerd; De eerst scanbare barcode representeert een consumenteenheid: verwijder daarom barcodes van omdozen om te voorkomen dat jouw product verkeerd wordt geregistreerd; Voor de mens moet de barcode leesbaar zijn, d.w.z. de numerieke waarde van de barcode is onder de barcode geprint; De barcode moet aan de buitenkant van de verpakking zitten, op een vlakke zijde, zodat hij makkelijk scanbaar is (dus niet in een hoek of naad). Indien jouw artikelen ongelabeld of onjuist gelabeld aankomen bij ons warehouse, dan kan deze voorraad niet correct worden verwerkt. Dit is op risico van de verkoper. De kosten voor het herstellen of terugsturen van artikelen zijn voor rekening van de verkoper. Aanleveren met bol.com productlabel bsku Een bsku is een door bol.com uitgegeven nummer dat je kunt vinden in jouw verkoopaccount zodra je het artikel in jouw aanbod hebt omgezet naar Logistiek via bol.com. Je kunt tijdens het voormelden van een zending aangeven dat jij zelf jouw artikelen labelt met een bsku. Hoe je dat doet, lees je in de handleiding. Verder dien je rekening te houden met het volgende: Op elk afzonderlijk product moet ten minste één zichtbaar bsku label zitten; Alle andere barcodes dienen te worden afgeplakt met deze bsku of met een blanco sticker; Het bsku op het product dient exact overeen te komen met hoe het product in de voormelding is geregistreerd; De eerst scanbare barcode representeert een consumenteenheid, verwijder daarom barcodes van omdozen om te voorkomen dat jouw product verkeerd wordt geregistreerd; Voor de mens moet de barcode leesbaar zijn, d.w.z.: de numerieke waarde van de barcode is onder de barcode geprint; De barcode moet aan de buitenkant van de verpakking zitten, op een vlakke zijde, zodat hij makkelijk scanbaar is (dus niet in een hoek of naad). 5
De productlabels kan je op verschillende manieren afdrukken. Met een reguliere printer op een A4 stickervel: o Avery j8159 - a4, 24 labels - 64 x 33,9 mm o Avery j8160/herma 4677 - a4, 21 labels - 63,5 x 38,1 mm o Avery 3474/herma 4615 - a4, 24 labels - 70 x 37 mm Met een labelprinter: o DYMO 99012 / S0722400 98 36 mm o Zebra Z-Perform 1000T 76.2 x 39.1 mm o Brother DK-11208 90 x 38 mm Indien je artikelen ongelabeld of onjuist gelabeld aankomen bij ons warehouse, dan kan deze voorraad niet correct worden verwerkt. Dit is op risico van de verkoper. De kosten voor het herstellen of terugsturen van artikelen zijn voor rekening van de verkoper. Als je in jouw voormelding aangeeft dat jij zelf jouw artikelen zult labelen, maar de artikelen worden aangeleverd met een EAN barcode i.p.v. een bsku, dan loop je het risico dat de artikelen niet correct worden verwerkt. Mochten de artikelen alsnog worden voorzien van een bsku, dan betaal je hiervoor een hoger tarief dan het reguliere tarief. 1.2 Verpakken van kwetsbare artikelen Voor sommige productgroepen heeft bol.com de verpakkingsregels aangescherpt. Producten dienen beschermd te zijn tegen stof, vuil of vocht. Bol.com heeft het recht om producten die niet zijn verpakt volgens de gestelde eisen, terug te sturen op kosten van de verkoper. Valtest en schudtest De producten die je aanlevert dienen een valtest en een schudtest te kunnen doorstaan. Zorg er daarom voor dat jouw artikelen goed verpakt zijn. De valtest houdt in dat het product inclusief verpakking van een hoogte van 125 cm wordt losgelaten en landt op vijf verschillende vlakken (bovenkant, onderkant, langste zijde, kortste zijde, hoek). De schudtest houdt in dat het product inclusief verpakking gedurende 60 seconden wordt geschud. Beperkt houdbare artikelen Artikelen met een Tenminste Houdbaar Tot (THT) datum of Te Gebruiken Tot (TGT) buiten het assortiment dat voor Logistiek via bol.com toegestaan wordt. Artikelen die na opening beperkt houdbaar zijn, zijn wél geschikt. Breekbare artikelen en vloeistoffen Breekbare artikelen en vloeistoffen dienen zodanig verpakt aangeleverd te worden dat de kans op schade maximaal gereduceerd wordt. Denk hierbij aan vulling in de dozen die ervoor zorgt 6
dat jouw artikelen zo min mogelijk verschuiven of tegen elkaar botsen tijdens transport. Voor breekbare artikelen geldt tevens een toeslag van 0,35 euro per artikel. Textiel Textiel of artikelen gemaakt van ander materiaal dat beschadigd kan raken door vocht of vuil moeten verpakt zijn in een gesloten polybag of in een doosje. De polybag moet voorzien zijn van een waarschuwing tegen verstikkingsgevaar in tenminste de Nederlandse, Engelse en Franse taal. De EAN/bSKU dient aan de buitenkant van de polybag of van het doosje te zitten zodat deze scanbaar is. Om de artikelen machinaal te kunnen verwerken mogen de artikelen geen uitstekende delen bevatten. Kleine artikelen Artikelen waarvan de langste zijde korter dan 5 centimeter is, zoals usb sticks en puntenslijpers, dienen verpakt te worden in een polybag of doosje met een EAN barcode of bsku op de verpakking. De polybag moet voorzien zijn van een waarschuwing tegen verstikkingsgevaar in tenminste de Nederlandse, Engelse en Franse taal. De EAN/bSKU dient aan de buitenkant van de polybag of van het doosje te zitten zodat deze scanbaar is. Om de artikelen machinaal te kunnen verwerken mogen de artikelen geen uitstekende delen bevatten. Verpak kleine artikelen niet in een polybag of doosje dat significant groter is dan het voorwerp zelf. 7
Scherpe voorwerpen Scherpe voorwerpen dienen zo verpakt te zijn dat een scherpe rand of punt niet uitsteekt of kan gaan uitsteken tijdens het logistieke proces. Het scherpe voorwerp dient in zijn geheel bedekt te zijn en op zijn plek te worden gehouden d.m.v. tie ribs of een andere constructie. Als hier geen zorg voor wordt gedragen, kan dit de veiligheid van onze logistieke medewerkers en de consument aantasten. Gevaarlijke stoffen In eerste instantie vallen artikelen die gevaarlijke stoffen bevatten (artikelen in de ADR gevarenklasse 1 t/m 8) buiten het assortiment dat voor Logistiek via bol.com toegestaan wordt. 1.3 Omdoos Indien de afzonderlijke consumenteneenheden in een omdoos worden geleverd, dan mag er geen barcode (EAN of bsku) zichtbaar zijn op de omdoos. Alleen de afzonderlijke consumenteneenheden in de doos hebben scanbare barcodes. Dit om te voorkomen dat de omdoos wordt aangezien voor een afzonderlijke consumenteneenheid. Indien er wel een scanbare barcode (EAN of bsku) op de omdoos zichtbaar is, dan is dit op risico van de verkoper. De eerst scanbare barcode representeert de consumenteenheid. Ter illustratie, je levert 10 ipads met een verkoopprijs van 250 per stuk. Deze 10 ipads lever jij aan in één omdoos waar een scanbare barcode op zit. De 10 ipads worden opgeboekt als één ipad en de omdoos wordt op voorraad genomen. Als de consument dit artikel bestelt, dan ontvangt hij de omdoos met hierin 10 ipads, met een totale waarde van 2.500. De consument heeft echter 250 betaald en dit is het bedrag dat met jou zal worden verrekend. 8
1.4 Multipacks/sets Consumenteneenheden die bestaan uit meerdere dezelfde artikelen (bijvoorbeeld een set van zes wijnglazen of meerdere tubes tandpasta) dienen gezamenlijk verpakt te zijn en een zichtbare en scanbare EAN of bsku op de omverpakking te hebben. Tevens dient er een sticker met multipack op de verpakking te zitten. Hetzelfde geldt voor artikelen die tezamen in een doosje zitten waarbij het mogelijk onduidelijk is dat de onderdelen in het doosje als set worden verkocht. 1.5 Artikelen bestaande uit meerdere pakketten Consumenteenheden bestaande uit meerdere pakketten dienen gebundeld te worden aangeleverd en dienen voorzien te zijn van één EAN of bsku. Tevens dienen de colli voorzien te zijn van een aanduiding 1 van 2, 2 van 2, etc. Eén consumenteneenheid mag dus nooit uit meerdere losse pakketten bestaan. 9
2. VOORMELDEN Zonder een bevestigde digitale voormelding in jouw bol.com verkoopaccount wordt jouw levering niet geaccepteerd bij het bol.com warehouse. Een zending voormelden doe je door de stappen in jouw verkoopaccount onder nieuwe zending maken volledig te doorlopen. Nadat je jouw artikelen en aantallen hebt toegevoegd aan de zending, dien je de keuze te maken of (1) jij zelf jouw artikelen labelt met een bsku of (2) dat bol.com de artikelen, tegen betaling, voor jou labelt. Daarna maak je een leverafspraak, vul je jouw paklijstreferentie in en bevestig je de voormelding. De paklijstreferentie die jij invult dient uniek te zijn, d.w.z. de paklijstreferentie is niet eerder door jou gebruikt. Daarnaast kan de paklijstreferentie maximaal 15 cijfers en/of hoofdletters bevatten. Bijzondere tekens zijn uitgesloten. Als je jouw paklijstreferentie hebt ingevuld en de zending hebt bevestigd, dan wordt een digitaal verzendlabel in PDF en een paklijst in jouw verkoopaccount gegenereerd. Het verzendlabel dien je te downloaden en uit te printen. Hoe vaak je het verzendlabel dient uit te printen hangt af van het aantal verzendeenheden dat jij wilt opsturen. Let op: op alle los geleverde colli en/of geladen pallet(s) dient het bol.com verzendlabel zichtbaar aan de zijkant te zijn bevestigd. De gegenereerde paklijst mag je downloaden, printen en toevoegen aan de zending, maar je mag ook jouw eigen paklijst hiervoor gebruiken. Zorg er in ieder geval voor dat de paklijstreferentie die je meegeeft aan de voormelding in jouw verkoopaccount overeenkomt met jouw eigen documentatie. 10
2.1 Voormeldingseisen Let bij het voormelden van jouw zending op onderstaande punten. Het niet naleven van deze voormeldingseisen kan leiden tot een weigering van de gehele zending. 1) De digitale voormelding dient minimaal één dag voordat de fysieke levering bij het bol.com warehouse arriveert verstuurd te zijn. Levering Voormelding aanwezig Ontvangst Levering Geen voormelding aanwezig Ontvangst 2) De artikelen en de aantallen die in de voormelding staan behoren exact overeen te komen met de inhoud van de fysieke levering. 68 artikelen voorgemeld 68 artikelen ontvangen 4 artikelen voorgemeld 68 artikelen ontvangen 3) De leverafspraak in de voormelding dient overeen te komen met de datum en tijd waarop de fysieke levering plaatsvindt bij het bol.com warehouse. Als je gebruik maakt van een pakketdienst, begrijpen wij dat je niet exact weet hoe laat een zending bij ons warehouse wordt aangeleverd. Toch vragen wij je hiervoor een inschatting te geven. Leverafspraak 5 november 2014 Fysieke levering 5 november 2014 Leverafspraak 5 november 2014 Fysieke levering 10 november 2014 11
3. LEVEREN Het vervoer van jouw artikelen naar het bol.com warehouse regel je zelf d.m.v. een eigen koeriersdienst of een postorderbedrijf. Vanwege veel traffic is persoonlijk vervoer niet welkom bij ons warenhuis in Waalwijk. De bijbehorende (transport)kosten en risico s voor het vervoer naar het bol.com warehouse zijn voor rekening van de verkoper. 3.1 Verzendlabel Op het verzendlabel dat wordt gegenereerd in jouw verkoopaccount staat het adres waar je de zending naartoe moet sturen. Het verzendlabel moet duidelijk zichtbaar op de zijkant van de doos of pallet zijn bevestigd. Wanneer de zending uit meerdere lossen dozen of pallets bestaat, moet elke doos of pallet voorzien zijn van een verzendlabel. Zorg ervoor dat het verzendlabel altijd zichtbaar is en dus niet onder het verpakkingsmateriaal of in de doos zit. Indien je in jouw voormelding hebt aangegeven dat je zelf jouw artikelen zult omstickeren met bsku s, dan zal op het bol.com verzendlabel geen veld Inbound tasks te zien zijn. Mocht je in de voormelding hebben aangegeven dat je de artikelen wilt laten labelen door bol.com, dan verschijnt het veld Inbound tasks met de mededeling LabelProductsWithProductCode. 12
Als je gebruik maakt van een een postorderbedrijf, dan dient het verzendlabel van de pakketdienst niet over het verzendlabel van bol.com geplakt te worden. Tevens dient jouw paklijstreferentie en verkopersnaam te worden vermeld op het verzendlabel van de pakketdienst. 3.2 Paklijstreferentie en naam verkoper Bij aankomst bij het warehouse dient de chauffeur de paklijstreferentie en de naam van de verkoper te kunnen communiceren aan de medewerker van het bol.com warehouse. De paklijstreferentie dient exact overeen te komen met de informatie die door jou is opgegeven in het verkoopaccount. De leverdatum zoals opgegeven in het verkoopaccount dient overeen te komen met de werkelijke leverdatum. 3.3 Ladingdrager Voor het transport naar en levering aan het bol.com warehouse dient gebruik te worden gemaakt van Europallets (0,80 x 1,20 meter) of losse colli. De artikelen moeten stofvrij worden verpakt. Indien het totale volume van een levering groter is dan 1m³ of het gewicht van een losse collo meer is dan 15 kilogram, dan dienen de artikelen te worden aangeleverd op Europallets. Indien het totale volume van een levering kleiner is dan 1m³ en elke doos minder dan 15 kilogram weegt, dan dienen de artikelen in losse colli te worden aangeleverd. Dus: >15 kg per individuele doos? Pallet(s) >1m 3 aan volume in totaal? Pallet(s) <15 kg per individuele doos en <1m 3 aan volume in totaal? Losse collo/colli 13
Een ladingdrager dient uitsluitend artikelen te bevatten afkomstig van één verkoper of leverancier. Colli van meerdere verkopers en/of leveranciers aangeleverd op één ladingdrager is niet toegestaan. Houd er rekening mee dat dit ook geldt als jij zelf een leverancier van bol.com bent. Indien je gebruik maakt van een derde partij voor het verzendklaar maken en aanleveren van jouw goederen, zorg er dan voor dat onze aanlevervoorwaarden aan hun gecommuniceerd zijn en door hun gehanteerd worden. Zorg er ook voor dat jouw verkopersnaam op alle verzendlabels en paklijsten staat, niet de naam van de tussenpartij. Gebruik als afzenderadres het adres waar de zending naartoe kan worden gestuurd indien de zending geweigerd wordt. 3.3.1 Pallets Voor pallets raden wij het gebruik van verpakkingsmateriaal aan, zoals een pallet seal of een kartonnen pallet box, om de kans op schade maximaal te reduceren. Gestapelde artikelen mogen niet uitsteken over de randen van de Europallet. Wanneer een artikel te groot of niet geschikt is voor levering op een Europallet, mag er gebruik worden gemaakt van een alternatief type pallet of standaard handelsgebruikelijke ladingdrager. Voor alle type pallets geldt een maximale hoogte van 1,80 meter (artikelen inclusief pallet). Europallets worden direct bij aanlevering bij het bol.com warehouse omgeruild tegen onbeschadigde, lege Europallets. Enkel Europallets kunnen omgeruild worden. Alle andere afgeleverde ladingdragers zijn vanaf dat moment eigendom van bol.com; bol.com doet niet aan emballage. 14
3.4 Rode kaarten beleid Bol.com hanteert voor Logistiek via bol.com verkopers een zogenaamd rode kaarten beleid. Een rode kaart betekent: een weigering. De levering wordt niet geaccepteerd door bol.com. Eventuele kosten als gevolg van het terugsturen van de levering zijn voor rekening van de verkoper. Er is een aantal situaties waarin de medewerker van het warehouse namens bol.com bevoegd is om een rode kaart toe te kennen. Als volgt: 1) Je hebt geen digitale voormelding gedaan of deze voormelding is te laat gedaan 2) De leverdatum komt niet overeen met de leverafspraak in de voormelding; 3) De chauffeur kan geen paklijstreferentie en verkopersnaam overhandigen; 4) De paklijstreferentie en verkopersnaam staan niet op het vervoerslabel van de pakketdienst of komen niet overeen met het voorgemelde paklijstreferentie; 5) De ladingdrager(s) bevat(ten) artikelen van andere leveranciers of verkopers. Van het toekennen van een rode kaart word je door een bol.com medewerker per e-mail op de hoogte gesteld. Mocht je de zending nogmaals willen aanbieden aan het bol.com warehouse, dan dien je hiervoor een nieuwe voormelding in jouw verkoopaccount te maken (inclusief een nieuwe, unieke paklijstreferentie) die aan de gestelde eisen voldoet. De zending dient te worden aangeboden met de nieuwe paklijstreferentie op de verzendlabels. Indien de zending opnieuw wordt aangeboden zonder de hiervoor genoemde handelingen te verrichten, zal de zending wederom geweigerd worden. 3.5 Schade en manco s Bij levering wordt de vrachtbrief alleen getekend voor ontvangst van het aantal geleverde pallets/colli onder voorbehoud van schade en manco s. Ondertekening bij aflevering houdt geen acceptatie in van de kwaliteit en het geleverde aantal van de artikelen. Indien tijdens de kwaliteitscontrole van leveringen afwijkingen worden geconstateerd op artikelniveau, behoudt bol.com zich het recht om herstelwerkzaamheden voor deze afwijkingen te claimen. Leveringen met schade en/of manco s worden op werkdagen binnen 72 uur na levering gemeld. 3.6 Niet voorgemelde artikelen Artikelen die je zonder voormelding aanlevert, lopen het risico niet correct verwerkt te worden in ons warehouse. Lever daarom alleen artikelen aan die je ook daadwerkelijk hebt voorgemeld en draag er zorg voor dat de barcode (EAN of bsku) overeenkomt met hoe het product in jouw voormelding staat. Indien afwijkingen worden geconstateerd, behoudt bol.com zich het recht om herstelwerkzaamheden voor deze afwijkingen te claimen. 15