KASSA S IN KAART Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK Leverancier Etendas BV Gericht op FuelOffice pakket(configuratie) Datum bezoek 27-5-2009 Contactpersoon leverancier Onderzoeker Dialogic/GBNED Marcel Cauli Glenn van Rijn
2. Leverancier en pakket algemeen: - Opbouw doelgroep pakket - Onderverdeeld gebruikersbestand Totaal aantal klanten: Met FuelOffice worden ruim 1000 tankstations in Nederland aangestuurd. Waarvan winkels in de branches: Tankstations en oliehandel Waarvan in Nederland en/of het buitenland: Op dit moment voornamelijk in Nederland actief, maar op dit moment wordt de markt uitgebreid naar België en Duitsland (Duitse vertaling is klaar). - Meest onderscheidend pluspunt van dit pakket volgens klanten FuelOffice is een backoffice applicatie specifiek gericht op tankstations en oliehandelsbedrijven. FuelOffice biedt een totaaloplossing voor automatisering van tankstations en oliehandelsbedrijven aangezien de software zowel financiële-, logistieke-, als administratieve processen dekt. Daarnaast zijn er geavanceerde elektronische koppelingen aanwezig met leveranciers van food, non-food en tijdschriften voor de tankshop. Hierdoor is het pakket in staat (administratief) werk uit handen te nemen en de efficiency te verbeteren. Verder is het pakket is fleibel. FuelOffice werkt met modules en is naar wens van de klant in te richten. De software wordt hierbij aangepast aan de werkwijze van de ondernemer. Het pakket draait stabiel en maakt gebruik van een SQL database. - Aanvullende wensen / belangrijkste beperkingen pakket volgens klanten Het pakket is nog continu in ontwikkeling door Etendas en wordt constant aangepast en uitgebreid naar aanleiding van klantwensen en -ontwikkelingen in de markt en op softwaregebied. Zo worden nog regelmatig nieuwe functionaliteiten toegevoegd, bijvoorbeeld op het gebied van fraudeherkenning. - Overige opmerkingen FuelOffice is een backoffice applicatie voor de pompshops. Het is geschikt voor automatisering van de logistieke, financiële en administratieve processen in tankstations met bijbehorende shops en oliehandelsbedrijven. FuelOffice is geen POS-systeem, maar kan wel koppelen met diverse gangbare POS- systemen geschikt voor tankstations (bijvoorbeeld FuelPOS van Tokheim, Nucleus 9 en Marketer van Emba, Micrelec). Op de kassa vinden alleen de verkooptransacties met de klanten plaats. Artikel- en prijsbeheer kan geschieden in FuelOffice die de betreffende informatie kan doorzenden naar het gekozen POS-systeem. Vervolgens kunnen verkooptransacties vanuit de POS ingelezen en verwerkt worden door FuelOffice. Aan de andere kant kent FuelOffice ook verregaande ketenintegratie met leveranciers in de Petrolketen (food, non-food en lectuur). 2
3. Aanschaf van het pakket: NEE Kosten voorbeeldcase Vraag Apparatuur (voor 5 jaar) (PC, kassalade, bonprinter, barcodescanner, klantendisplay) Software (voor 5 jaar) Implementatie (voor 5 jaar) Supportkosten per jaar Updatekosten per jaar Niet aanwezig Maar wel verwacht Etendas levert geen hardware Licentiekosten 6000 euro (over 5 jaar dus 1200 euro per jaar) Eenmalig 1440 euro Datum kostenopgave 01/04/2009 Opgave door 900 euro (15% van de licentiekosten) Geen (geregeld in supportcontract) Etendas BV - Marcel Cauli - Eventuele overige uitleg prijsopbouw pakket Etendas levert geen hardware. Dit dient een ondernemer te betrekken via andere partijen, wel geeft Etendas voorschriften wat betreft specificaties van de hardware. De software wordt volgens een licentiemodel aangeboden. Het is niet mogelijk de software te kopen. Jaarlijks wordt een licentie afgesloten waarmee de gebruiker gebruikersrecht krijgt met het pakket te werken. De kosten van de licentie zijn afhankelijk van het aantal gebruikers, de te automatiseren tankstations en de gekozen modules. Hierbij gelden staffels, waardoor het pakket goedkoper wordt naarmate er meer licenties worden afgenomen. FuelOffice is verkrijgbaar vanaf 1.200 per jaar (voor één tankstation). Behalve de implementatiekosten zijn er geen instapkosten voor de software. Naast de gebruikerslicentie kan optioneel een supportcontract worden afgesloten. Voor de basisversie voor één tankstation is dat 900. Daarmee krijgt de ondernemer recht op support en updates. Implementatiekosten zijn afhankelijk van het aantal gekozen modules en de wensen van de klant. Het implementatietraject wordt als project gezien en neemt voor 1 tankstation ongeveer 2 á 3 dagen in beslag. Installatie van het pakket bij de klant (waarbij het pakket zoveel mogelijk van tevoren ingericht wordt met artikelbestanden, layouts, rapporten en koppelingen) neemt ongeveer 1 werkdag in beslag. Vervolgens worden 1 of 2 dagen uitgetrokken voor gebruikerstraining met het pakket. 3
4. Demonstratie algemene POS-functionaliteiten opzoeken artikelen vanuit kassascherm Op SKU-niveau(Stock Keeping Unit niveau - Laagste voorraadhoudende eenheid, bijv. zwarte schoenen, merk ABC, model Y en maat 40) Etendas levert een aan een POS gekoppeld BackOffice systeem geen POS Etendas heeft geen point-of-sale systeem, maar koppelt met gangbare POS oplossingen in de tankstationbranche. loyaliteit Gesloten systemen(vanuit organisatie zelf) Gezien, er kan optioneel gebruikt gemaakt worden van eigen tankpassen. Daarnaast kan optioneel een loyaltyprogramma ingericht worden, eventueel gekoppeld aan een tankpas. Beide uiteraard naar wens van de ondernemer en de voorwaarden van de oliemaatschappij. Met de eigen tankpassen kan per klant bepaald worden wat hij/zij voor producten (benzinetypen, diesels en productgroepen) mag aanschaffen met de tankpas als betaalkaart. Open systemen(zoals Airmiles) Gezien, open systemen als airmiles en rocks worden ondersteund. De afhandeling vindt plaats via de kassa en de verbinding naar de betreffende serviceprovider. Fueloffice registreert het gebruik van open systemen als betaalwijze. Klantenkaart Klantenpas vervaardigen Gezien, het is mogelijk klantenpassen te vervaardigen. Dit kan de ondernemer zowel zelf als via Etendas doen. Wanneer deze service overgelaten wordt aan Etendas kunnen klantenpassen worden uitgerust met barcode, magneetstrip of chip. Daarnaast kan Etendas tankpassen als betaalkaarten te programmeren. Identificatie o.b.v. barcode Gezien Identificatie o.b.v. magneetstrip Gezien Identificatie o.b.v. pincode Gezien, als etra verificatiemiddel bij klantkaart. 4
Spaarpunten Spaarkaart(met spaarzegels) Het uitgeven van spaarkaarten en -zegels verloopt via de POS. FuelOffice kan zowel het aantal uitgegeven zegels registreren als welke goederen zijn gekocht met spaarkaarten (als betaalwijze). Spaarsysteem (graag specificeren) Vooraf en variabel te definiëren spaarsysteem op basis van verkooptransacties. Gezien, er is een spaarsysteem in te stellen (loyaliteitsprogramma) die werkt op basis van punten die een bepaalde waarde vertegenwoordigen. Deze punten kunnen worden toegekend bij aankoop van bepaalde artikelen, bij een bepaald bestedingsbedrag of een combinatie van beide. Spaarpunten bijwerken via kassa Releaseplanning, maar afhankelijk van POS leverancier. Gezien. Punten worden toegekend op basis van transacties die de klant doet via de back office aan de hand van informatie afkomstig vanaf de kassa. Toekennen op artikelniveau Gezien Toekennen per artikelgroep Gezien Toekennen o.b.v. aankoopbedrag Gezien Anders toekennen(zo ja, specificeren) Op tijdstip van verkooptransactie (bijv. daluren) Gezien, ook op basis van staffels. 5
Verzilveren door verrekening nieuwe Releaseplanning, maar afhankelijk van POS leverancier. aankoop Gezien, directe verzilvering of sparen voor liefdadigheidsinstantie/club/vereniging. Verzilveren door verstrekken tegoedbon Gezien Prepaid toepassing Spaarsaldo/punten afdrukken op kassabon Releaseplanning, maar afhankelijk van POS leverancier. Afhankelijk van gebruikte POS oplossing. klantorders+orders Orders vastleggen Gezien, het is mogelijk klantorders te registreren in de backoffice. Na het kiezen van het magazijn en de betreffende debiteur kunnen artikelen aan de klantorder worden toegevoegd. Vervolgens kan een pakbon worden afgedrukt. De klant kan contant, via PIN/Creditcard of op rekening betalen (factuur). Klantorder direct naar inkoop besteladvies Gezien, klantbestellingen krijgen een aparte status mee in het besteladvies. ruilen en retourname Ruilen mogelijk via kassa Etendas levert een aan een POS gekoppeld BackOffice systeem geen POS Etendas heeft geen point-of-sale systeem, maar koppelt met gangbare POS oplossingen in de tankstationbranche. rapportages Effecten promotionele acties Gezien, het is mogelijk de effecten van promotionele acties en artikelen in te zien (omzetten, afzetten, gerealiseerde winst/marge in vergelijking met andere perioden). Acties en promoties geïnitieerd door leveranciers (bijvoorbeeld Lekkerland) kunnen automatisch worden geïmporteerd in FuelOffice, en direct doorgezonden worden naar de kassa. Acties kunnen beheerd worden in de backoffice. 6
configuratie (rand)apparatuur Betaalautomaat koppelen(zo ja, specificeren welke) Gezien, naast de gekoppelde POS (afhankelijk van de leverancier) is zowel aan de POS als aan FuelOffice zelf een betaalautomaat te koppelen. Bijvoorbeeld voor het afronden van bijvoorbeeld baliebestellingen. Barcodescanner koppelen (zo ja, specificeren welke) Gezien, zowel aan de POS als aan FuelOffice is een barcodescanner te koppelen. Bonrolprinter koppelen (zo ja, specificeren welke) Gezien, zowel aan de POS als aan FuelOffice is een bonrolprinter te koppelen. barcode / Etiketprinter koppelen (zo ja, specificeren welke) Gezien, er kan een etiketprinter worden gekoppeld voor bijvoorbeeld het printen van barcodes of schaplabels. Ook aansturing van digitale schaplabels wordt ondersteund (tegen meerprijs). Portable Data Terminal koppelen (zo ja specificeren welke) Gezien, een handterminal van Denso kan gebruikt worden voor het inventariseren, bestellen, retouren (naar hoofdkantoor/leverancier), binnenboeken van goederen, printen van schaplabels en het boeken van verloren producten (diverse redenen programmeerbaar). Deze terminal kan gekoppeld met FuelOffice. configuratie (rand)apparatuur Touchscreen koppelen (zo ja, specificeren welke) Etendas levert een aan een POS gekoppeld BackOffice systeem geen POS Etendas heeft geen point-of-sale systeem, maar koppelt met gangbare POS oplossingen in de tankstationbranche. volgen artikelen op voorraad Naar artikelgroep Gezien, het is mogelijk per artikelgroep de voorraad in te zien (lopend, gereserveerd, in bestelling, eindvoorraad). Naar artikel Gezien, op artikelbasis is het mogelijk de actuele voorraad in te zien (eventueel per locatie) uitgespecificeerd in verschillende soorten. Daarnaast is ook het voorraadverloop per artikel inzichtelijk (op basis van inkopen en verkopen). artikelbeheer Verplichte artikelcombinatie Gezien, het is mogelijk verplichte artikelcombinaties in te stellen door artikelen te koppelen. Daarnaast zijn er ook samenstellingen te maken en is er ondersteuning voor recepten (met voorgedefinieerde verhoudingen). voorraadgegevens Instellen van minimale/maimale bestelniveau's(instelbaar per maand i.v.m. seizoensinvloeden) Gezien, het is mogelijk minimale en maimale bestelniveaus in te stellen. Op basis van deze bestelniveaus en op basis van historische verkopen en de volgende bestel/levertermijn kan een besteladvies worden gegenereerd. 7
Minimum voorraad Gezien. Maimum voorraad Gezien. voorraadinformatie Rapportage snellopers(zo ja, specificeren) Top 100 artikelen op aantal, omzet en marge Gezien, het is mogelijk een rapportage snellopers te tonen op afzet, omzet en marge. Rapportage langzaamlopers Gezien, het is mogelijk een rapportage snellopers te tonen op afzet, omzet en marge (oplopend gesorteerd). rapportages Omloopsnelheden(ABC analyses, hardlopers, langzaamlopers) Gezien, het is mogelijk een rapportage te tonen van de omzetsnelheden en doorverkoop. verwerken inkooporders Orders elektronisch aanleveren aan leverancier of inkooporganisatie(aanleveren via EDI, internet of webservices) Gezien, er zijn diverse elektronische koppelingen gerealiseerd met leveranciers. Het is mogelijk zowel Food, Non-food als lectuur elektronisch te bestellen bij onder andere Lekkerland, Sligro, DeliXL, Newco, van der Sluis, Hadee, en Shop Service Centre. Een aantal van deze leveranciers zenden ook elektronische pakbonnen en/of facturen retour. 8
5. Demonstratie branchespecifieke POS-functionaliteiten tabakswaren Prijs onderdeel van barcode Gezien, het is mogelijk meerdere EAN nummers te koppelen aan een artikel. Daarnaast kunnen verkoopprijzen met ingangsdatum worden gespecificeerd (ter ondersteuning van de verkoop van rookwaar). 9
6. Demonstratie POS-functionaliteiten mbt ketendigitalisering elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch bestellen(inkooporders doorzetten naar systeem van leverancier, zo ja, specificeren volgens welke standaards) Gezien, er zijn diverse elektronische koppelingen gerealiseerd met leveranciers. Het is mogelijk zowel Food, Non-food als lectuur elektronisch te bestellen bij onder andere Lekkerland, Sligro, DeliXL, Newco, van der Sluis, Hadee, en Shop Service Centre. Een aantal van deze leveranciers zenden ook elektronische pakbonnen en/of facturen retour. goederenontvangst Ontvangst automatisch binnenboeken(op basis van inkooporder) Gezien, het is mogelijk ontvangsten te boeken met behulp van de inkooporder (wanneer de leverancier bijvoorbeeld geen elektronische pakbonnen retour stuurt). Het is voor de ondernemer hierbij nog mogelijk mutaties door te voeren wanneer het geleverde aantal niet overeenkomt met het bestelde aantal. Goederen/voorraad kan ook binnengeboekt worden met behulp van een handterminal. Ontvangst via elektronische pakbon binnenboeken Gezien, er zijn diverse elektronische koppelingen gerealiseerd met leveranciers. Het is mogelijk zowel Food, Non-food als lectuur elektronisch te bestellen bij onder andere Lekkerland, Sligro, DeliXL, Newco, van der Sluis, Hadee, en Shop Service Centre. Een aantal van deze leveranciers zenden ook elektronische pakbonnen en/of facturen retour. Het is voor de ondernemer hierbij nog mogelijk mutaties door te voeren wanneer het werkelijk geleverde aantal niet overeenkomt met het door de leverancier gespecificeerde geleverde aantal. openstaande posten administratie Autom. betalingen aan leveranciers(minimaal betalingsvoorstel en Module financiele opdrachten voor de bank t.b.v. telebankieren) administratie Gezien, in de module financiële administratie. Elektronische bankafschriften verwerken(zowel inlezen als automatisch afletteren van de elektronische bankafschriften). Gezien, in de module financiële administratie. Module financiele administratie elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch factuur ontvangen(zo ja, specificeren) Webservices en FTP toepassingen Gezien, er zijn diverse elektronische koppelingen gerealiseerd met leveranciers. Het is mogelijk zowel Food, Non-food als lectuur elektronisch te bestellen bij onder andere Lekkerland, Sligro, DeliXL, Newco, van der Sluis, Hadee, en Shop Service Centre. Een aantal van deze leveranciers zenden ook elektronische pakbonnen en/of facturen retour. 10
Elektronisch artikelbestanden ontvangen(zo ja, specificeren) Volledig geautomatiseerd voor alle leveranciers in de petrolbranche. Gezien, er zijn diverse elektronische koppelingen gerealiseerd met leveranciers. Het is mogelijk artikelbestanden te ontvangen en te importeren van diverse leveranciers in Food, Non-food en lectuur elektronisch (onder andere Lekkerland, Sligro, DeliXL, Newco, van der Sluis, Hadee, en Shop Service Centre). elektronische uitwisseling artikelgegevens Import elektronische artikelmutaties leveranciers(zo ja, specificeren welke) Alle leveranciers binnen de petrolbranche Gezien, het is mogelijk artikelmutaties via elektronisch ontvangen artikelbestanden te verwerken. Op deze manier is het ook mogelijk acties en promoties van leveranciers te registreren en deze zelf naar keuze over te nemen. Mutaties ten opzichte van het oude winkeliersartikelbestand worden eerst getoond in een lijst, waarna de ondernemer zelf kan controleren en kiezen of hij de mutaties doorvoert in zijn eigen bestanden. elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Wordt EAN-DAS ondersteund (EAN Data Alignment Service is een dienst waarmee elektronisch artikelgegevens tussen leveranciers en retailers worden uitgewisseld met als tussenschakel een centrale database) Mogelijk. Barcodes worden via een centraal onderhouden (en EAN gestandaardiseerd) artikelbestand bijgehouden. elektronische uitwisseling artikelgegevens Eport artikelgegevens(zo ja, specificeren) Alle aanwezige artikelgegevens Gezien, het is mogelijk artikelgegevens te eporteren naar gangbare database/spreadsheetformaten. belastingdienst+checklist afrekensystemen Is de Auditfile Afrekensystemen (XAA) opgenomen?betreft de standaard XML indeling van kassatransacties en bijbehorende gegevens. Niet aanwezig. Releaseplanning 11
elektronische uitwisseling (kassa)verkoopgegevens CBS Statistieken(Intrastat) Niet met CBS Intrastat; er zijn wel koppelingen met de shopmonitor van TSW en met IRS (Information Resources) AC Nielsen. Overige import/eport (Specificeren) Variabele reports op basis van SQL Reporting tool en eportfaciliteiten rechtstreeks vanuit FuelOffice. Gezien. voorraad filialen Voorraad filialen onderling raadplegen Gezien. interfiliaalverkeer Centraal artikelen/prijzen filialen onderhouden(vanuit hoofdkantoor) Gezien, inclusief verschillende assortimenten per locatie met verschillende prijslijnen. Ook herverdelen van goederen over locaties (meerdere magazijnen / tankshops) is mogelijk. Uitwisseling gegevens via directe verbinding(wan) Gezien. 12