Eindrapport van het GDP inspectiebezoek aan Polar Special B.V. te Nijmegen, op 23 februari 2016 Utrecht, 2016
1. Geïnspecteerde locatie(s): Polar Special B.V. Hogelandseweg 41 6545 AC NIJMEGEN Documentnummer: V1008555 2016-1290954 Eindrapport Locatie: Hogelandseweg 63 6545AB NIJMEGEN 2. Activiteiten: Aanschaffen (inkoop, eigenaarschap) Opslag (eigen opslag, niet uitbesteed) Afleveren (fysiek afleveren/verkoop niet uitvoeren) Uitvoeren (fysiek afleveren/verkoop buiten de EER) Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: 23 februari 2016 4. Inspecteur(s): Expert(s): Naam van expert/assessor: Niet van toepassing 5. Nummer vergunning(en) G 5823 Farmatec aanvraagnummer nieuwe vergunning Farmatec aanvraagnummer wijziging bestaande vergunning API registratie Meldingnummer importeur/distributeur 6. Datum vorige inspectie: 02 juni 2015 Naam van inspecteur(s) vorige inspectie: 7. Introductie: Korte beschrijving van het bedrijf en haar activiteiten. Polar Special B.V. (hierna: Polar Special) behoort tot de Cornelissen groep. Polar Special is gespecialiseerd in geconditioneerd vervoer van geneesmiddelen. Polar Special verzorgt voor opdrachtgevers de opslag (> 72 uur) en het transport van geneesmiddelen. Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: De managementstructuur is gewijzigd. F013/03 Bladzijde 2 van 11
Controle vergunning: - Het adres waar de geneesmiddelen worden opgeslagen is onjuist vermeld in de vergunning i.p.v de locatie Hogelandseweg 41 moet dit de locatie Hogelandseweg 63 zijn waar de geneesmiddelen liggen opgeslagen. - De activiteit 2.4 Uitvoer buiten de EER heeft tot op heden nog niet plaatsgevonden. - De geneesmiddelen opslag op de vergunning betreffende 1.2 en 1.3 zonder handelsvergunning is onbekend of hier sprake van is. Zo blijkt niet uit het contract met de opdrachtgever of er geneesmiddelen met en zonder handelsvergunning bestemd voor zowel binnen als buiten de EER bij Polar Special zullen worden opgeslagen. 8. Doel en reden van de inspectie: GMP GDP GMP-API GDP-API Ontvangen documenten: * inhoudsopgave kwaliteitssysteem (digitaal) Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP). Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten: Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit V 1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem V 8 Klachten 11.1 (kwaliteitbeheersing) 11.6 V 2 11.2 V 3 11.3 V 4 11.4 V 5 11.5 V 6 11.5 V 7 11.5 Personeel/Responsible Person (RP) N 9 11.6 Bedrijfsruimte en uitrusting X 10 11.6 Documentatie (o.a. in- en verkoop) Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten Ontvangst, opslag en orderpicking Verzend klaar zetten, afleveren en vernietigen V 11 11.6 V 12 11.7 V 13 11.8 V 14 11.9 Retouren Vervalsingen Recalls Uitbestede activiteiten Zelfinspecties Vervoer De onderdelen die zijn voorzien van een V zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. F013/03 Bladzijde 3 van 11
10. Bij inspectie aanwezige medewerkers: *, Algemeen Directeur *, RP (Responsible Person) en Senior Management (operationeel verantwoordelijk) *, Consultant en Manager Kwaliteitszorg 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie In dit onderdeel zijn de belangrijke tekortkomingen in het rapport van het bezoek van 02 juni 2015 herhaald met in cursief een beschrijving van de situatie, zoals aangetroffen tijdens de inspectie van 23 februari 2016. Aan het eind van elke tekortkoming volgt een conclusie welke vet is weergegeven. De belangrijke tekortkomingen waren: 15.2.1 De temperatuurbeheersing is in het magazijn en de koelcel onvoldoende geborgd: - De alarminstelling van de temperatuurloggers is nog niet ingeregeld. Is nu ingeregeld. - Een procedure voor de handelswijze bij een out of spec van de temperatuur is nog niet afgerond. Is gezien en is in orde. - In de procedure van beheer van meetmiddelen OP08 ontbreekt de frequentie van kalibratie van de pharmaloggers. In de procedure OP08 ontbreekt de kalibratie frequentie van de temperatuurloggers. Ook in de overeenkomsten met de leverancier van het temperatuurmonotoringsysteem en/of dienstverlener met betrekking tot de validatie van het temperatuurmonitoringssysteem is geen herkalibratie (frequentie) opgenomen. - Daarnaast zijn in het overzicht validatieplan meetapparatuur de pharmaloggers nog niet verwerkt. Is ingezien en akkoord bevonden. Er is geconstateerd dat deze tekortkoming niet volledig is gecorrigeerd en blijft staan voor dat deel wat nog niet gecorrigeerd is. 15.2.2 In procedure VA02 Contractbeheer en specificatiebeheer ontbreken de kwalificatie eisen van de pharma opdrachtgevers. Zo ontbreekt hierin een regelmatige check of de pharma opdrachtgevers over een geldige vergunning beschikken. De procedure is ingezien en controle op een geldige vergunning is opgenomen. Er is geconstateerd dat deze tekortkoming is gecorrigeerd. De overige tekortkomingen zijn niet herhaald. In het betreffende onderdeel in hoofdstuk 15 van dit rapport zijn de tekortkomingen (kritisch, belangrijk en of overige) weergegeven die onvoldoende zijn gecorrigeerd. F013/03 Bladzijde 4 van 11
11.1 Farmaceutisch Kwaliteitssysteem (kwaliteitbeheersing) [GDP Hoofdstuk 1] Polar Special maakt gebruik van het kwaliteitssysteem van de Cornelissen Groep. Er is een digitaal handboek van de Cornelissengroep waar de van toepassing zijnde GDP procedures voor Polar Special onderdeel van uitmaken. Aan de hand van een referentietabel is de nieuwe GDP richtsnoer in procedures en werkinstructies in het kwaliteitshandboek (hierna: handboek) verwerkt. Beoordeling en controle door de bedrijfsleiding (managementreview) Er is een procedure ORG-07 Beoordeling door directie. De managementreview vindt jaarlijks plaats. De procedure is ingezien en de GDP als onderdeel van de review is hierin verankerd. In 2015 en begin 2016 zijn er managementreviews geweest. Verbeteringen zijn: Herstructurering van management, optimalisatie van het temperatuurmonitoringsysteem, optimalisatie van de transportplanning, er is een raodmap ICT opgesteld, aanschaf nieuwe telefooncentrale, optimalisatie van de beveiliging en verbetering van de inwerkprocedure en GDP opleiding voor het personeel. Kwaliteitsrisicobeheer Hoofdstuk 6 in het handboek bevat procedures met betrekking tot gevaren & risicoanalyses. Een risico inventarisatie- en analyse is volgens de HACCP principes gemaakt. Deviations, CAPA s en Change Control Een (gedigitaliseerde actielijst) voor continue kwaliteitsverbetering en de borging hiervan is aanwezig. Deviaties en CAPA s worden digitaal vastgelegd. Aan de hand van een verbeter -en signaleringsrapportage is te zien wat de acties zijn en wat de status hiervan is. Dit systeem is gezien en zag er goed uit. In het systeem wordt voldoende aandacht besteed aan root-cause analyse wat ingevuld moet worden voordat de CAPA in het systeem op afgehandeld gezet kan worden. Er stond nog punten open van juni 2015 die niet op afgehandeld stonden terwijl ze wel al afgehandeld waren. Ook als anderen het afhandelen dan krijgt degene die de CAPA in het systeem heeft gezet een melding dat het is afgehandeld. Er heeft door de opdrachtgever een audit plaatsgevonden met aanbevelingen die allen zijn opgevolgd. De change control procedure VA-04 is gezien. Niet duidelijk is wat via een change control wordt behandeld. Een change met betrekking tot de van de beveiliging is bekeken en die gaf geen aanleiding tot opmerkingen. 11.2 Personeel [GDP Hoofdstuk 2] Responsible Person (RP) Er is door de directie een RP aangesteld die rapporteert aan de algemeen directeur van de Cornelissen Groep. Vervanging waarbij geen RP verantwoordelijkheden worden vervangen is geregeld volgens de vervangingstabel. De betrokkenheid van de RP bij het goedkeuren van procedures blijkt onvoldoende. Zo autoriseert hij niet standaard alle GDP procedures. Overig personeel Alle medewerkers die GDP werkzaamheden verrichten zijn geschoold door de RP. De registratie hiervan vindt plaats bij HRM. Nieuw is dat medewerkers die GDP werkzaamheden doen een online GDP training moeten volgen wat inmiddels heeft plaatsgevonden. Alle chauffeurs krijgen een inwerkprogramma met een mentor en video instructie, wat bij HRM wordt geregistreerd. Verder tekenen de medewerkers (magazijn medewerkers en chauffeurs) die GDP werkzaamheden uitvoeren voor het lezen en begrepen hebben van procedures. Hygiëne In procedure OPO1-BO huisregels staan de regels ten aanzien van gezondheid, hygiëne, kleding en eten in de bedrijfsruimten beschreven. 11.3 Bedrijfsruimten en uitrusting [GDP Hoofdstuk 3] Bedrijfsruimte De pallets met geneesmiddelen worden gelost bij dock 1 en 2 waarna ze direct in de magazijnruimte op de incoming goods (magazijn) worden gezet en/of koelcel. Voor de chauffeurs van de leveranciers is er een separate wachtruimte. Zij hebben alleen onder begeleiding toegang tot het magazijn. De magazijnruimte en koelcel zijn bekeken en zagen er netjes, overzichtelijk en proper uit. De pallets met geneesmiddelen die moeten worden verzonden gaan via dezelfde docks in de vrachtwagens geladen worden. De afdeklaag op de vloer in de koelcel is afgesleten en ruw waardoor deze niet makkelijk is te reinigen. F013/03 Bladzijde 5 van 11
Temperatuur- en omgevingscontrole Temperatuurmapping van de magazijn ruimte en de koelruimte heeft plaatsgevonden door gespecialiseerde externe bedrijven. In het magazijn hangen negen loggers en in de koelcel zijn dit er vijf, die allen hangen op de plekken overeenkomstig het mapping rapport. Temperatuurmonitoring in het magazijn en de koelcel vindt continue plaats middels gekalibreerde loggers. De alarminstellingen zijn ingeregeld en een alarm wordt gegeneerd bij 15->25 C (magazijn) en bij 2->8 C (koelcel) bij een temperatuuroverschrijding van 30 minuten. De opdrachtgever kan zelf op het temperatuurmonitoringsysteem inloggen zodat zij inzicht heeft in het temperatuurverloop in het magazijn en de koelcel. Wanneer de temperatuur out of spec is, gaat er een SMS en mail naar de RP van Polar Special die de uit te voeren actie coördineert. Tevens wordt de opdrachtgever ingelicht over de alarmmelding. Met het inregelen van het klimaat in het magazijn zijn er kleine temperatuurexcursies geweest die tot de nodige aanpassingen van het klimatologische systeem hebben geleid. In het contract met de opdrachtgever is vastgelegd dat de verantwoordelijkheid voor het melden van temperatuurexcursies bij Polar Special ligt. Een procedure SB-02 beheersing temperatuur tijdens opslag is aanwezig. Deze is ingezien en gaf geen aanleiding tot opmerkingen. 11.4 Documentatie [GDP Hoofdstuk 4] Het beheer en het up to date houden van het handboek is een taak van de kwaliteitsmanager. Er is een systeem voor wijzigingen/autorisatie en versiebeheer. Goedgekeurde procedures worden zichtbaar in het systeem geautoriseerd door de algemeen directeur of de kwaliteitsmanager of de RP. De RP wordt goedkeuring via de mail gevraagd waarna de kwaliteitsmanager de goedgekeurde procedures in het digitale handboek plaatst. Het handboek is voor iedereen via een webserver toegankelijk. Voorgaand proces is in diverse procedures vastgelegd. Het digitale handboek is omvangrijk wat het zoeken naar de GDP procedures lastig maakt voor het personeel. Dit is opgelost met een zoekfunctie op GDP waarmee alle GDP documenten getraceerd kunnen worden. De makkelijke vindbaarheid van GDP procedures blijft echter een punt van aandacht. 11.5 Activiteiten [GDP Hoofdstuk 5] Kwalificatie opdrachtgevers Er is een procedure VAO2 Contractbeheer en specificatiebeheer waarin de kwalificatie eisen van de pharma opdrachtgevers zijn vastgelegd. Zo is hierin een regelmatige check of de pharma opdrachtgevers over een geldige vergunning beschikken vastgelegd waarmee de tekortkoming van de vorige inspectie voldoende is opgelost. Voor de controle op de bevoegdheid van de opdrachtgever wordt verwezen naar EudraGMDP voor de raadpleging van vergunningen en certificaten. In de praktijk wordt niet met gebruikmaking van deze databank de vergunning van de opdrachtgever gecheckt. Ook bleek dat men niet wist hoe de databank te gebruiken bij een dergelijke controle. Andere kwalificatie eisen naast het hebben van een vergunning zijn niet vastgelegd. Wanneer een nieuwe opdrachtgever volgens de change control procedure afgehandeld gaat worden dan ontbreekt in voornoemde procedure VA02 een verwijzing hiernaar. De verantwoordelijkheid voor de (her)controle van de (nieuwe) opdrachtgever ligt bij de RP wat niet is vastgelegd. Ontvangst, opslag en verzendklaar zetten Het betreft hier een voorlopig pallet opslag waarbij geen sprake is van orderpicking. De gehele pallet zoals die wordt ontvangen, gaat er in hoedanigheid ook weer uit. Hier wordt niets aan gewijzigd. De inslag, opslag, uitslag en transport is in de procedures PSO3 en PSO5 beschreven. Vernietiging PR08 GDP opdrachten ter vernietiging is een dienst die voor opdrachtgevers verleend kan worden. Deze procedure is bekeken en hierover waren geen opmerkingen. Afleveren Het afleveren bestaat uit het weer terug leveren van de ontvangen pallets aan het magazijn van de opdrachtgever. Het magazijn van Polar Special gebruikt deze opdrachtgever momenteel als overflow. F013/03 Bladzijde 6 van 11
11.6. Klachten, retourzendingen, vermoedelijk vervalste geneesmiddelen en terugroeping van geneesmiddelen. [GDP Hoofdstuk 6] Klachten Er is een klachtenprocedure M04 klachten. Klachten worden op een formulier genoteerd en afgehandeld door een toegewezen persoon waarbij de RP altijd betrokken is. Indien gewenst, kan de klant rechtstreeks zijn klacht in het systeem van Polar Special zetten, waarna Polar Special hiermee aan de slag gaat. Een oorzaakanalyse maakt onderdeel uit van klachtafhandeling. Er zijn een drietal klachten bekeken die correct en adequaat waren afgehandeld en die hebben geleid tot de nodige verbeteracties. Klachten kunnen worden gemonitord en komen terug in de managementreview. Retouren Vervalsingen Vanwege de palletopslag vindt er geen ontmanteling van de pallet plaats. Verder is er geen sprake van orderpicking. Recall In recallprocedure M05 staat de wijze waarop (in opdracht van de opdrachtgever) aan een recall wordt meegewerkt beschreven. 11.7 Uitbestede activiteiten [GDP Hoofdstuk 7] Uitbestede activiteiten zoals bijvoorbeeld onderhoud aan apparatuur/materiaal en wagenpark, ongediertebestrijding en temperatuurmapping. Voor men in zee gaat met een leverancier van deze diensten, worden zij beoordeeld en behoeven zij te worden goedgekeurd. Het één en ander is in procedure VEO3 leveranciersbeoordeling/uitbestede processen vastgelegd. Daarnaast kan het geneesmiddelen transport worden uitbesteed. Met die partijen wordt een QA voor carriers gesloten. 11.8 Zelfinspecties [GDP Hoofdstuk 8] Er is een procedure interne audits en verificatie VEO1 en VEO2. Er wordt gewerkt met een auditjaarplan. Die is ingezien en hierover waren geen opmerkingen. Audits worden uitgevoerd door gekwalificeerde auditors. Van een audit vindt verslaglegging plaats en eventuele CAPA s indien aan de orde. In juni 2015 heeft er een interne audit plaatsgevonden als opvolging van de inspectie van IGZ. Hierbij aangetekend dat een IGZ inspectie niet de interne audit kan vervangen. Op 6-8-2015 is er nog door een externe partij een GDP audit uitgevoerd. In de jaarplanning staat de interne audit gepland voor mei/juni 2016. 11.9 Vervoer Er is sprake van vervoer met eigen gekwalificeerde vrachtwagens. Geneesmiddelen worden geconditioneerd vervoerd, waarbij de temperatuur geautomatiseerd continue wordt gemonitord. In het transportdossier van de opdrachtgever is het temperatuursverloop van de rit in te zien, waarbij dit laatste ook naar de opdrachtgever gaat. Eveneens worden transportafwijkingen gemeld aan de opdrachtgever. Er zijn twee compartimentenvervoer (ambient en koel) mogelijk. Er is wagenparkbeheer waarin de technische staat van het wagenpark is gegarandeerd evenals de meetapparatuur van de koelinstallatie in de vrachtwagen die frequent wordt gekalibreerd hetgeen wordt vastgelegd in het transpassysteem. Er is een gevarenanalyse qua beveiliging gemaakt van de routes. Op de voertuigen heeft er een zomer en wintermapping plaatsgevonden van lege trailers en nog niet met beladen trailers. Gedaan is een opendeur studie en power break studie. Conclusie na 45 minuten bij omgevingstemperatuur 19 C komt de temp boven spec >8 C. Conclusie dat na 15 minuten opendeur de temp boven spec komt. Standaard zijn er drie loggers in de trailer aangebracht voor-midden- achter. F013/03 Bladzijde 7 van 11
12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken 12.2 Wettelijke bepalingen (bevindingen) 12.3 Vragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een groothandelsvergunning 12.4 Monstername door inspecteur 13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: www.igz.nl CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen IGZ intern Bedrijf (geïnspecteerde) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definitie van Significante GDP Tekortkomingen. 15. Lijst van tekortkomingen: GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd. 15.2 Belangrijke Er zijn geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd. 15.3 Overige 15.3.1 Er zijn geen afspraken over de hercalibratie van de loggers vastgelegd. [GDP 3.3] 15.3.2 In het CAPA overzicht stonden nog punten open van juni 2016 die in het systeem niet op afgehandeld stonden terwijl ze in de praktijk wel waren afgehandeld. [GDP 4.2] 15.3.3 In de change control procedure is niet duidelijk aangegeven welke veranderingen volgens deze procedure moeten worden afgehandeld. [GDP 1.2] 15.3.4 De betrokkenheid van de RP bij het goedkeuren van procedures is onvoldoende vastgelegd. Zo autoriseert hij niet standaard alle GDP procedures. [GDP 2.2] 15.3.5 De afdeklaag op de vloer in de koelcel is afgesleten en ruw waardoor deze niet makkelijk is te reinigen. [GDP 3.2] F013/03 Bladzijde 8 van 11
15.3.6 De controle op de bevoegdheid van de opdrachtgever aan de hand van de databank EudraGMDP gebeurd niet in de praktijk. Ook bleek dat men niet wist hoe de databank te gebruiken voor een dergelijke controle. De verantwoordelijkheid voor de (her)controle van de (nieuwe) opdrachtgever ligt bij de RP wat niet is vastgelegd. Andere kwalificatie eisen naast het hebben van een vergunning zijn niet vastgelegd. [GDP 5.2] Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke tekortkomingen Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd. 15.5 Aanbevelingen 15.5.1 Naast dat de RP is opgeleid voor GDP is het goed dat de RP een cursus basiskennis geneesmiddelen te laten volgen zodat hij over meer bagage beschikt om het gesprek aan te kunnen gaan met de opdrachtgevers over hun eisen en wensen. 16. Commentaar van de inspecteur(s) op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Commentaar van de inspecteur(s) op de vragen van bedrijf: Aanbevelingen van de inspecteur(s) voor verdere acties: 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande is geconcludeerd dat Polar Special B.V., locatie Hogelandseweg 41 te Nijmegen wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: voldoet aan GDP (bijgesloten is het GDP certificaat). voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. Volgende inspectie Bij de volgende inspectie zal beoordeeld worden of de tekortkomingen door uw bedrijf voldoende zijn gecorrigeerd en de genomen maatregelen zijn geïmplementeerd en worden nageleefd. Afsluiten inspectie Met dit rapport wordt het inspectiebezoek van 23 februari 2016 afgesloten. F013/03 Bladzijde 9 van 11
Handtekening: Datum: Naam: Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F013/03 Bladzijde 10 van 11
Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). F013/03 Bladzijde 11 van 11