Medewerker personeel & organisatie De Lochting De Lochting VZW is een bloeiend biologisch tuinbouwbedrijf binnen de sociale economie. De activiteiten bestaan vooral uit biologische tuinbouw, groenonderhoud, zwerfvuil en groente- en fruitpakketten. De Lochting VZW bestaat uit twee vestigingen: Izegem en Roeselare. In totaliteit werken zo n 130 medewerkers in de organisatie waarvan een 50-tal op de payroll van de VZW. Deze tijdelijke medewerker personeel & organisatie werkt binnen de VZW maar wordt tewerkgesteld door Stad Roeselare. Graad B1-B3 Doel van de functie Fungeren als dossierbeheerder en aanspreekpunt van de medewerkers van De Lochting door de personeels- en loonadministratie uit te voeren van a tot z. Vervullen van taken op vlak van preventie en ondersteuning van personeelsvergaderingen. Plaats in de organisatie Rapporteert aan de directeur personeel, organisatie en financiën De Lochting Resultaatsgebieden Resultaatsgebied 1 Nauwgezet opvolgen en beheren van de volledige personeels- en loonadministratie als dossierbeheerder van één of meerdere diensten. Bij nieuwe medewerkers alle nodige administratieve zaken afhandelen die hierbij komen kijken zoals het opnemen in het personeelsbestand en de prikklok, loondossier opstarten, berekening verlof, opvragen van specifieke formulieren en doorsturen naar de bevoegde instanties enz ; Betrokken leidinggevenden opvolgen in het volbrengen van evaluaties en/of bij einde contract van hun medewerkers Opstellen van de diverse soorten arbeidsovereenkomsten volgens de geldende regelgevingen en opvolgen van contracten die ten einde lopen + administratief afhandelen (d.i. nieuwe contracten en beslissingen opmaken);
Opmaken van allerhande beslissingen (bvb. voor aanvragen tot verminderd werken, onbetaald verlof, verlof om dwingende reden enz.), alsook de beslissing mededelen aan de betrokkene; Alle wijzigingen in de tewerkstelling die een impact hebben op de verloning van personeelsleden tijdig, volledig en correct oplijsten en maandelijks doorgeven aan het sociaal secretariaat met als doel een correcte loonsverwerking te garanderen; Na de maandelijkse uitbetaling van de lonen de nodige documenten (vb. vakantieattesten, weddenfiches, ) aan betrokken medewerkers bezorgen en de nodige dossierafwerking verzorgen, voltooien; Invullen allerhande sociale documenten zoals C131b, attesten mutualiteit, ; Opstarten, opvolgen en afwerken van arbeidsongevallendossiers; Beheren en indien nodig aanpassen van de prikklok van betrokken medewerkers voor zover dit niet door de leidinggevende zelf kan gebeuren; Berekening en herberekening van het jaarlijks verlof naargelang de prestatiebreuk, de prestaties in het vakantiedienstjaar, de leeftijd etc.; Bij uitdiensttreding en/of pensionering allerhande praktische zaken opvolgen zoals C4, mogelijkheid tot afscheidsviering te regelen,...; Resultaatsgebied 2 Fungeren als aanspreekpunt (telefonisch, per mail, persoonlijk, ) voor de medewerkers uit de diensten waarvan men dossierbeheerder is, en dit m.b.t. alle praktische en inhoudelijke vragen die verband houden met personeels- en loonadministratie. Nieuwe medewerkers hun eerste onthaal geven, verwelkomen en praktische info verschaffen evenals medewerkers die uit dienst gaan praktisch begeleiden en informeren bij de uitdiensttreding; Toelichting geven aan betrokken medewerker bij allerhande wijzigingen of aanpassingen in hun personeelsdossier; Info verstrekken n.a.v. gestelde vragen van medewerkers m.b.t. personeelsmaterie; Extra verduidelijking geven (indien nodig) m.b.t. de uitvoering of toepassing van sociale wetgeving, arbeidsongevallen,... Zich proactief tot bij de betrokken diensten begeven op regelmatige basis om een persoonlijke band met de betrokken medewerkers te
creëren maar ook om makkelijker bereikbaar en aanspreekbaar te zijn als dossierbeheerder; Resultaatsgebied 3 Instaan voor de opmaak en aanlevering van de nodige personeelsrapportage: Opmaken van maandelijkse statistieken omtrent personeelstoestanden. Ontwikkelen en opmaken van periodieke (financiële) personeelsrapporten (tov budget, bezetting, ) en hiervoor de nodige data bijhouden. Registreren en rapporteren van evoluties in het personeelsbestand. Berekenen van allerhande statistische gegevens omtrent het personeel (n.a.v. vragen, enquetes enz.). Resultaatsgebied 4 Als projectleider/specialist fungeren rond bepaalde HR-thema's of onderwerpen van toepassing in de dagelijkse werking van personeel & organisatie, o.a. m.b.t. preventie en welzijn op het werk: Invulling geven aan de rol van preventieadviseur niveau 3 en daarvoor de nodige vorming volgen; Risicoanalyses opstellen die betrekking hebben op het welzijn van de medewerkers en de arbeidsmiddelen; Adviezen geven aangaande de materies veiligheid, preventie en bescherming op het werk; Projectmatig HR-thema s verder uitwerken en implementeren. Resultaatsgebied 5 Organiseren, faciliteren en opvolgen van personeelsoverleg en vergaderingen (in voorbereiding op sociaal overleg): Inplannen van vergaderingen en logistiek voorbereiden; Opmaken van verslaggeving en opvolging afspraken;
Functiedoelstellingen Professionele toepassing Arbeidsreglement Wet op de arbeidsovereenkomsten Arbeidstijdwet Sociale wetgeving Maatwerkdecreet Gangbare pc- en softwareprogramma s (Word, Access, Excel, Outlook, ) Wetgeving inzake arbeidsongevallen Kennis van de organisatie en huisstijl
WAARDEGEBONDEN COMPETENTIES Competentieprofiel VOORTDUREND VERBETEREN (niveau 3) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van het departement, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. III. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen. - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren. - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking. - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de ploeg/dienst/sectie/organisatie. - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen. KLANTGERICHTHEID (niveau 3) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de rechtmatige behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. III. Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes,..). - Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren. - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk. - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ). SAMENWERKEN (niveau 3) (eventueel dienstoverschrijdend) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van de ploeg/dienst/sectie/organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. III. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen ploeg/dienst/sectie/organisatie, werkgroepen of projectgroepen - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren.
- Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen. - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen. - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben. - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen. - Geeft opbouwende kritiek en feedback. - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden. BETROUWBAARHEID (niveau 2) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels en van sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe). - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau. - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen. - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid. - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken. INTERPERSOONLIJK GEDRAG OVERTUIGINGSKRACHT (niveau 3) Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. III. Hanteert aangepaste beïnvloedingsstrategieën - Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details. - Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen detecteren en om tot afspraken te komen. - Vergroot de impact van zijn boodschap door een gepaste communicatiemix te gebruiken (bv. beeldmateriaal gebruiken, interactieve momenten inlassen). - Weet tegenargumenten om te buigen en aan te wenden in de eigen argumentatie. - Denkt (vooraf) aan de impact die de eigen argumentatie kan hebben op anderen. Durft hiervoor een speciale, ongewone actie te gebruiken. OMGAAN MET INFORMATIE VISIE (CONCEPTUEEL DENKEN) (niveau 2) De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken van op een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen.
II. Betrekt bredere (maatschappelijke, technische, ) factoren bij zijn aanpak - Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en de eigen functie/job/takenpakket of domein. - Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn. - Denkt kritisch en zelfstandig. - Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatie- of beleidscontext - Heeft voeling met wat er in de toekomst kan worden gevraagd. PROBLEEMOPLOSSEND GEDRAG RESULTAATGERICHTHEID (niveau 3) Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen. III. Werkt resultaatgericht en draagt dat uit naar de eigen omgeving - Formuleert uitdagende doelstellingen die een impact hebben op de werking van anderen of van de ploeg/dienst/sectie/organisatie. - Ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing enzovoort. - Maakt concrete afspraken met alle betrokkenen om de gestelde doelstellingen te bereiken. - Communiceert op regelmatige basis over de stand van zaken aan de andere betrokkenen. - Spreekt anderen aan op het bereiken van de doelstellingen als dat nodig blijkt NAUWGEZETHEID (niveau 2) Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. II. Levert met oog voor detail correct werk af - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit. - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in. - Blijft aandachtig bij routineuze taken. - Controleert het eigen werk. - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties. BEHEERSMATIG GEDRAG ORGANISEREN (niveau 2) De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning. II. Coördineert acties, tijd en middelen - Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk. - Organiseert zich op zodanige wijze dat hij een overzicht kan bewaren.
- Houdt bij het opmaken van een planning op realistische wijze rekening met de beschikbare middelen. - Zet schaarse middelen (mensen, instrumenten, ) zo in dat ze optimaal worden benut. - Is resultaatgericht in zijn actieplannen en doelstellingen (bv. werkt met duidelijke doelen en timing). - Voorziet voor een omvangrijkere opdracht in een actieplan met benodigde budgetten, middelen, mensen en informatie.