Het Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek (ILVO) werft aan in statutair dienstverband: ADVISEUR COMMUNICATIE EN PR (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: ILVO Directie Landbouw en Visserij A2 Adviseur Burg. Van Gansberghelaan 96, bus 1, 9820 Merelbeke Selectienummer: JPV09066/ILVO DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT Het Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek (ILVO) is een wetenschappelijke instelling van de Vlaamse overheid, beleidsdomein Landbouw en Visserij. Het ILVO is een multidisciplinaire instelling met focus op de ondersteuning van een duurzame landbouw, tuinbouw en visserij. Het bestaat uit 4 eenheden die gevestigd zijn in Merelbeke, Melle en Oostende. Het ILVO beschikt over een proefoppervlakte van 200 ha en een uitgebreide infrastructuur van laboratoria, proefstallen, serres, loodsen, aquaria en pilootinstallaties. Het ILVO, met een totaal van circa 550 personeelsleden, schakelt ongeveer 235 onderzoekers in. Ongeveer de helft van de personeelsleden werkt voor de Vlaamse overheid; het overige personeel is tewerkgesteld bij het Eigen Vermogen van ILVO op basis van project- en contractonderzoek. Aan het hoofd van het ILVO staat een administrateur-generaal. Voorliggende vacature van adviseur wordt opengesteld binnen de directie van het ILVO. De directie van het ILVO omvat ondermeer het secretariaat, de personeelsdienst, de financiële dienst en ondersteunende diensten zoals IT en welzijn en milieu. De directie coördineert eveneens het onderzoek en de communicatie. JE TAKENPAKKET Interne en externe klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening op het vlak van communicatie teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden Context: rekening houdend met het communicatiebeleid (beleid geformuleerd door de Vlaamse overheid en de entiteit) en in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement 1. BEHOEFTEANALYSE Je analyseert de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Bespreken van behoeften en opportuniteiten met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie m.b.t. communicatie en PR Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige communicatie en PR-activiteiten 1
2. DIENSTVERLENING UITBOUWEN Op basis van het beleid en de behoefteanalyse, sta je in voor het definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening van de cel communicatie teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Contacten (pers, instellingen, organisaties, enz.) van het ILVO verder uitbouwen Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening De continue werking van de organisatie van de communicatie en PR meehelpen verzekeren Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Definiëren van langere termijnplanning van.. Coördinatie activiteitenverslag ILVO Administratie opvolgen die bij de dienstverlening hoort Vorming en opleiding Participeren in meetings, events en andere bijeenkomsten als vertegenwoordiger van het ILVO 3. WERKINSTRUMENTEN COMMUNICATIE Je staat in voor het ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Je ontwerpt en verbetert instrumenten en hulpmiddelen (OVLI, nieuwsbrief, ILVO nieuwsgolf, intranet ILVO, ILVO website ) Je ontwikkelt innovatieve ideeën Je werkt procedures en richtlijnen uit inzake communicatie Je staat in voor het ontwikkelen en actueel houden van databanken 4. ADVIESVERLENING Je adviseert interne klanten op het vlak van communicatie zowel op vraag als pro-actief teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Je fungeert als aanspreekpunt zowel op het vlak van interne als externe communicatie Je adviseert het management en beleid over ILVO-activiteiten en onderzoeksresultaten Je speelt in op specifieke vragen van het management Je neemt actief deel aan interne en externe werkgroepen, vergaderingen, Je signaleert pro-actief knelpunten 5. KWALITEITSBORGING Je staat in voor het opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang van de dienstverlening en PR teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Je ziet toe dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Je staat in voor het verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Je levert input voor management rapportering Je evalueert de organisatietevredenheid Je staat in voor de kwaliteitsbewaking van de genomen initiatieven Je doet voorstellen voor verbetering Je staat in voor de implementatie van de huisstijl van de Vlaamse overheid Je stemt het communicatieproces af met andere processen binnen het beleidsdomein 2
6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Je communiceert over de dienstverlening teneinde de klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Je fungeert als aanspreekpunt en verantwoordelijke m.b.t. interne en externe communicatie Je verzorgt perscontacten voor het ILVO Je schrijft persberichten en organiseert persconferenties Je bouwt het woordvoerderschap uit binnen het ILVO in samenwerking met het beleidsdomein L&V Je onderhoudt een nauwe samenwerking met de persdienst van het kabinet L&V Je versterkt de uitstraling ILVO (PR contacten) Je hertaalt wetenschappelijke publicaties naar media, sector en maatschappij Je maakt de dienstverlening en geboden ondersteuning pro-actief kenbaar binnen en buiten de organisatie Je neemt deel aan en organiseert werkgroepen, vergaderingen, infosessies, demonstraties, Je organiseert regelmatig een tevredenheidsonderzoek naar de diverse stakeholders 7. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Je houdt actief kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied up-to-date en wisselt deze uit teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Je bouwt een netwerk op en onderhoudt deze Je houdt vakliteratuur bij Je volgt nieuwe ontwikkelingen Je blijft op de hoogte van nieuwe methoden, theorieën en technieken Je neemt deel aan interne en externe vormingsactiviteiten binnen je vakgebied 8. BELEIDSVOORBEREIDING Je bepaalt vanuit het vakgebied het (deel)beleid op vlak van communicatie mee teneinde er voor te zorgen dat het beleid aansluit op de noden van de organisatie Je staat in voor de opmaak van de communicatiestrategie Je maakt het jaarlijks communicatieplan op 9. COÖRDINEREN Je coördineert een groep medewerkers en stuurt hen aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen Je bent verantwoordelijk voor de taakverdeling en opvolging van medewerkers van de cel communicatie Je treedt op als PLOEG-evaluator voor medewerkers van de cel communicatie Je staat in voor het coördineren, stimuleren, van de ILVO werkgroep communicatie JE PROFIEL Je Diploma Je behaalde een academisch master-diploma of een gelijkwaardig diploma. Je Ervaring Je hebt minimaal 9 jaar functierelevante ervaring 3
Je Technische Competenties Je hebt ervaring op het vlak van schriftelijke en mondelinge communicatie en bent op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen in de sector Je hebt ervaring in het omgaan met de media en in het opmaken van een communicatiestrategie en een communicatieplan Je hebt een sterke affiniteit met landbouw en gerelateerd wetenschappelijk onderzoek, met de landbouwsector in het algemeen en met de ILVO stakeholders in het bijzonder. Talenkennis: o Nederlands: vlotte taalbeheersing, met oog voor correcte spelling en grammatica o Engels: goede kennis (gesproken en geschreven) o Frans: kennis is een pluspunt. Je kan vlot werken met MS Office (Word, Excel, Powerpoint, ) Je bent bekwaam in het aansturen van een communicatieteam en werkgroepen Je hertaalt wetenschappelijke publicaties en bent in staat onderzoeksresultaten te vulgariseren Je bent in staat voordrachten te geven, presentaties op te stellen, deel te nemen aan beurzen, inhoudelijke uitbouw te doen van website en e-zines, enz. Je Persoonsgebonden Competenties VOORTDUREND VERBETEREN Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau III: Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit KLANTGERICHTHEID Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Niveau III: Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren SAMENWERKEN Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau III: Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen BETROUWBAARHEID CONSEQUENT EN CORRECT HANDELEN Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen Niveau III: Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden INITIATIEF Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau III: Neemt initiatieven die aantonen dat hij anticipeert op gebeurtenissen (proactief) ORGANISATIESENSITIVITEIT Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie Niveau II: Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan (de belangen van) andere entiteiten 4
MONDELINGE UITDRUKKINGSVAARDIGHEID Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt Niveau III: Communiceert vlot met verschillende doelgroepen SCHRIFTELIJKE UITDRUKKINGSVAARDIGHEID Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep Niveau II: Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek VISIE (CONCEPTUEEL DENKEN) De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen Niveau II: Betrekt bredere (maatschappelijke, technische.) factoren bij zijn aanpak RICHTING GEVEN Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. Niveau I: Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamisch organisatie die oog heeft voor hoogkwalitatief onderzoek en innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden inzake vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar (waarvan jaarlijks 11 dagen kunnen worden overgedragen) en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Je ontvangt maaltijdcheques van 5 euro per gewerkt dag. Een deel hiervan wordt door de werkgever betaald; het andere deel door de werknemer via een maandelijkse inhouding op het nettosalaris. Je wordt aangeworven in de graad van adviseur (rang A2) met de bijbehorende salarisschaal (A211). Je aanvangssalaris rekening houdend met 9 jaar geldelijke anciënniteit is minimaal 53.759,87 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 9 jaar (voor knelpuntfuncties tot maximaal 15 jaar) verloond worden. Indien het je interesseert kan je zelf via www.vlaanderen.be/arbeidsvoorwaarden een bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage. De functierelevante beroepservaring uit de privésector wordt gevaloriseerd. Je proefperiode met een individueel vormingsprogramma duurt minimum 6 en maximum 12 maanden voltijds. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. 5
MEER WETEN? - - Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Prof. dr. ir. Erik Van Bockstaele, administrateur-generaal Hoofd van het ILVO Burg. Van Gansberghelaan 96 bus 1 9820 Merelbeke Tel.: 09 272 25 03 E-mail: erik.vanbockstaele@ilvo.vlaanderen.be - Voor informatie over de selectieprocedure, hoe te solliciteren en de uiterste inschrijvingsdatum kun je het selectiereglement raadplegen dat je kan vinden op www.jobpunt.be, onder de knop vacatures, Vlaamse overheid, directeur communicatie. Indien je nog bijkomende vragen hebt, kun je contact opnemen met Kathy Tas Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel (zone 3C) 02 553 01 08 Kathy.Tas@bz.vlaanderen.be - Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met Magy De Ghouy, hoofdmedewerker Koning Albert II-laan 35, 1030 Brussel 02-552 77 75 magy.deghouy@lv.vlaanderen.be 6