Juridische creativiteit & vereenvoudiging Modernisering & informatisering van de burgerlijke stand Het onbeheersbare beheersen Managen van ICT-projecten bij de overheid Studiedag 26-11-2015 Leuven
Inhoud Korte voorstelling DAV Case: Modernisering burgerlijke stand Voorgeschiedenis: valkuilen Voorstelling project Krachtlijnen Het terrein op Kaderend in een breder geheel Conclusies
Dienst Administratieve Vereenvoudiging Opgericht in 1999 (Programmawet 10 februari 1998) Beperkte cel (momenteel 11 personen) Doelgroep: ondernemingen, burgers en verenigingen Actiemiddelen: Informatierecht Aanbevelen Stimuleren Coördineren Rapporteren Onderdeel van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister Bevoegde minister: Theo Francken, Staatssecretaris voor Asiel en Migratie en Administratieve Vereenvoudiging
Administratieve vereenvoudiging E-government BPR (re-organisatie) Deregulering of reguleringsmanagement Leesbaarheid of communicatie = het realiseren van politieke doelstellingen met zo weinig mogelijk administratieve lasten voor burgers en ondernemingen
Succesfactoren Step by step benadering Opeenvolgende reeks kleine successen Pragmatische aanpak Toepassing 80/20 - regel Bottom-up aanpak Behoeften van het terrein Multidisciplinaire aanpak ICT + Juridisch + Organisatie Toegevoegde waarde Win/Win relatie met partners
Gerealiseerde projecten 2003: Kruispuntbank voor Ondernemingen/Ondernemingsloketten 2006: Elektronische fiscale en sociale notificaties 2006: Vereenvoudiging publicatieverplichtingen vennootschappen 2007: Lancering e-depot 2007: Afschaffing fiscale zegels (FOD Financiën) 2009: Integratie vrije beroepen in KBO 2011: Opstart egriffie (oprichting VZW s) 2012: Wetgevend kader voor CRT en CRH 2014: Uitvaardiging Only Once - wet 2015: Start DER (elektronische neerlegging notariële akten)
Modernisering en informatisering van de burgerlijke stand Voorgeschiedenis : valkuilen
Een erfenis van 200 jaar
Waarom moderniseren? geen uniforme akten/processen & ICT slechts een gedeeltelijke informatisering papier: log en star, taaie doorwerking geen plaatsonafhankelijke dienstverlening vreemde akten & identificatie niet-belgen burgerlijk wetboek in feiten achterhaald Van de 19 de naar de 21 ste eeuw brengen
Pogingen modernisering 1998: voorstudie Dumortier en Vydt 2002: rapport Vydt voorstel herschrijving BW enkel juridisch 2008: haalbaarheidsstudie Deloitte enkel ICT, enkel toekomst 2008: documentaire modellen VLAVABBS, stad Antwerpen, Buitenlandse Zaken enkel lokaal 2011: uitbreiding Rijksregister quid brondocumenten
Modernisering & Informatisering van de Burgerlijke Stand Voorstelling nieuwe aanpak project
Sponsors & partners Sponsors Belangrijke partners Rijksregister Belgisch Staatsblad VLAVABBS GAPEC Rijksarchief
Projectstructuur Centrale stuurgroep met alle partners Juridische werkgroep Technische werkgroep Overleggroep met ICT-partners gemeenten Opname in elke groep van vertegenwoordigers lokale besturen
Krijtlijnen Vertrekken vanuit doelstellingen burgerlijke stand: De burgerlijke stand heeft tot doel het vaststellen van de rechtsfeiten en rechtshandelingen die de staat van een persoon bepalen of wijzigen, de stabiliteit van die staat te garanderen en het bewijs ervan te verzekeren en met zorg te bewaren. Dit bewijs wordt geleverd door de akten en registers van de burgerlijke stand. De staat van een persoon is het geheel van bepaalde hoedanigheden van een persoon die zijn juridische toestand en rechtspositie in de familie en in de maatschappij bepalen.
Krijtlijnen Basisopdracht burgerlijke stand respecteren Niet raken aan huidige taakverdeling en verantwoordelijkheden Maximaal hergebruik van realisaties op terrein Afstemmen op internationalisering Multidisciplinaire aanpak van de modernisering (Juridisch / Organisatorisch / ICT) Van protocollaire naar documentaire akten Gefaseerde uitbouw van een centrale authentieke bron
Centrale doelstellingen Modernisering & vereenvoudiging burgers: afschaffen waar mogelijk van aangifteplicht uittekenen plaatsonafhankelijke dienstverlening vermijden nutteloze verplaatsingen Modernisering & vereenvoudiging overheid: afschaffen overbodige formaliteiten uitwisselen akten tussen gemeenten vereenvoudigen vermijden opvragingen akten andere overheden mogelijk maken van internationale uitwisseling efficiënter beheer archieven
Modernisering en informatisering van de burgerlijke stand Krachtlijnen Van de 19 de eeuwse ganzenpluim van Napoleon naar een burgerlijke stand aangepast aan de noden en de mogelijkheden van de 21 ste eeuw
Uniforme documentaire elektronische akten Uniforme aktemodellen naar inhoud en vorm: documentair zonder overbodige vermeldingen KB: cfr. borrelnootjes Einddoel elektronische akten: identificatie partijen identificatienummer rijksregister en kruispuntbank elektronisch ondertekend door ABS koppeling randmeldingen beeld als bijlage: buitenlandse akten & oude akten
Structuur elektronische akte
Van 589 registers
naar één Centraal Register Burgerlijke Stand Burgerlijke Stand 589 gemeenten Rechtbanken CRBS - RCEC Dienst Naamswijzigingen Register gemeente 1 Register gemeente 2 Register gemeente x Rijksregister Dienst Adopties Defensie Buitenlandse Zaken Pagina 7 Grondwet, art. 164: Het opmaken van de akten van de burgerlijke stand en het houden van de registers behoren bij uitsluiting tot de bevoegdheid van de gemeentelijke overheid.
Doelstellingen CRBS ondersteunen lokale besturen opmaken en bijhouden registers burgerlijke stand opslag, bewaring, ter beschikkingstelling akten burgerlijke stand verzekeren universele dienstverlening burgers vereenvoudigen administratieve procedures door verplicht hergebruik ondersteunen rechtbanken en griffies uniform en centraal toezicht uitvoering internationale verdragen statistieken archivering snelle actualisatie gegevens rijksregister
Efficiënt & hedendaags Efficiëntiewinsten bij alle betrokken overheidsdiensten Herziening organisatie burgerlijke stand Aangepast aan de verwachtingen van de burger Naar een interfederale governance en organisatie? Oog voor archivering op langere termijn Beperking van de overheidsuitgaven - 12,6 miljoen euro bij diensten burgerlijke stand; - 1,7 miljoen euro voor griffies Vermindering administratieve lasten - 11,5 miljoen euro voor burgers - 5,6 miljoen euro voor ondernemingen (geneesheren, materniteiten, begrafenisondernemers,...)
Modernisering en informatisering van de burgerlijke stand Het terrein op
1 e stap Borrelnootjes Wet van 14 januari 2013 houdende diverse bepalingen inzake werklastvermindering binnen Justitie (BS 1 maart 2013) op basis wetsvoorstel (zonder advies Raad van State) Wet van 14 mei 2014 houdende diverse bepalingen betreffende Justitie (BS 14 mei 2014) op basis wetsontwerp (opmerkingen Raad van State) Moderniseren en vereenvoudigen binnen bestaande kader Startschot en voorbereiding informatisering
Borrelnootjes Kleine tekstaanpassingen Verouderde formaliteiten geschrapt Bv. uur opmaak akte, vermelding leeftijd, vermelding voorlezen akte, verbod witte vlakken, verbod data in cijfers, parafering, verbod losse bladen, ABS ter plaatse voor geboorte of overlijden, verwantschap getuigen/aangevers, overlijdensregisters ziekenhuizen, doodstraf, verbod vermelding omstandigheden overlijden Machtiging beambten voor alle taken inzake het opstellen akten burgerlijke stand (art. 44/1 BW) KB aktemodellen vorm en inhoud (art. 34 & 42 BW)
Prototype CRBS CRBS tonen Elektronische akten op basis van gegevensanalyse en processen to be Testen door ambtenaren en IT providers Knelpunten verduidelijken Latere vermeldingen Certificaten Notificaties en integratie Rijksregister, bevolking & KSZ Snelle opstart Buitenlandse Zaken (2016) Migratie verleden (2016-)
Timing Luik Werkproduct < ICT luik Jur luik Functioneel Prototype - Basisoplossing Functioneel Prototype - Uitbreiding Productietoepassing Migratie oude akten - Basisoplossing Migratie oude akten - Uitbreiding Aanpassing Wb BSt - Creatie CRBS Nieuwe wet BSt Legende Ontwikkeling Integratie- en // testing Acceptance testing Roll-out productie 2015 1Q 2Q 3Q 4Q 1Q 2Q 3Q 4Q 1Q 2Q 3Q 4Q 1Q Res Functioneel Prototype - Basisoplossing Creatie CRBS Ws Creatie akten Ws Raadpleging akten (lijst en detail) Ws Uittreksels Functioneel Prototype - Uitbreiding Integratie KSZ (raadpleging en creatie Bis-N) Integratie Bevolking Notificatiemechanisme Integratie RR (Ws creatie en mutaties) Integratie FOD/Just (vonnissen DB) 2016 2017 X (Progressief) Res 2018 X (BB)
Modernisering en informatisering van de burgerlijke stand Kaderend in een breder geheel Rechtszekerheid Efficiënte overheid Administratieve vereenvoudiging
JUSTx & modernisering Justitie
JUSTx & modernisering Justitie Ontsluiting authentieke bronnen rechtbankdossiers Verwerking vonnissen/arresten link met CRBS Efficiëntiewinsten griffies en parketten geen archivering meer dubbels registers burgerlijke stand geen verwerking randmeldingen meer controle en toezicht burgerlijke stand kan gecentraliseerd worden andere methodieken wijzigen akten burgerlijke stand rechtstreekse toegang tot alle akten burgerlijke stand
Registratie buitenlandse akten Verplicht registreren in CRBS van buitenlandse akten die betrekking hebben op Belgen Registreren buitenlandse akten en vonnissen in CRBS met vermelding erkenning/weigering Naar een eenvoudige, efficiënte en minder fraudegevoelige registratie van personen met vreemde nationaliteit: aanpakken identiteitsfraude naar een centrale autoriteit erkenning buitenlandse akten
Internationale samenwerking Verwerking internationale verplichtingen via CRBS Promotie en deelname CIEC-platform elektronische uitwisseling gegevens burgerlijke stand vereenvoudiging en daling lasten voor burgers bestrijden fraude tijdwinst gemeenten meertalige documenten zonder noodzaak vertaling legalisatie Rechtstreekse koppeling CIEC-platform CRBS
Toekomstgericht Uitbreiding CRBS: vermoeden van afwezigheid onbekwaamverklaringen Koppeling CRBS met Centraal Register Huwelijksovereenkomsten (notarissen) Afschaffen aangifteplicht Elektronische huwelijksaangifte Kennisgevingen notarissen, advocaten via JUSTx
Conclusies Valkuilen en succesfactoren
Valkuilen Concurrentieslag overheden: Rijksregister, Kruispuntbank SZ, burgerlijke stand, Enkel juridisch versus louter ICT Lokaal versus centraal: gemeente in de kou, burger in de kou Van de 19 de naar de 21 ste eeuw: de hardnekkige papieren, mentale en juridische erfenis
Succesfactoren Vermijd wespennesten: Basisopdracht burgerlijke stand respecteren Niet raken aan huidige taakverdeling en verantwoordelijkheden Naar een interfederale governance en organisatie Efficiëntiewinsten voor alle betrokken overheidsdiensten Zorg voor een brede kennisopbouw: Multidisciplinaire aanpak (Juridisch / Organisatorisch / ICT) Juridisch kader, gegevensanalyse en processen in kaart brengen De praktijk betrekken Vergeet de burger niet: Modernisering, vereenvoudiging en vermindering administratieve lasten Modernisering, vereenvoudiging en beperking uitgaven voor de overheid Efficiënt en hedendaags Gefaseerde uitbouw Het terrein op Maximaal hergebruik van bestaande realisaties Quick wins ter verbetering huidige werking en voorbereiding volgende stappen Inbedden in andere projecten Durf bijsturen
Dank u Steve Heylen Diensthoofd Burgerlijke stand Leuven Voorzitter VLAVABBS vzw www.vlavabbs.be E-mail: steve@vlavabbs.be Erwin De Pue Directeur-generaal Dienst Administratieve Vereenvoudiging www.vereenvoudiging.be www.kafka.be E-mail: erwin.depue@premier.fed.be