De implementatie van het UBO-register

Transcriptie

1 De implementatie van het UBO-register Stefan De Plus, manager en Stef Van Eysendeyk, consultant, Private Wealth PwC België / Bart Vanstaen, advocaat-vennoot en Laura Schuurmans, advocaat, PwC Legal Naar aanleiding van de vierde Antiwitwasrichtlijn (1) zijn vennootschappen en andere juridische entiteiten verplicht om toereikende, accurate en actuele informatie over hun uiteindelijke begunstigde(n) (ultimate beneficial owner, of kortweg UBO ) in te winnen en bij te houden. Bovendien zijn lidstaten verplicht om deze informatie in een centraal register op te nemen zodat er per lidstaat een gecentraliseerde databank bestaat waarin alle natuurlijke personen die vennootschappen of andere juridische entiteiten bezitten of er controle over uitoefenen, met name uiteindelijke begunstigde(n), zijn opgenomen. 1. Inleiding In België werd een centraal register van uiteindelijke begunstigden of het zogenaamde UBOregister ingevoerd bij de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten. (2) Op 14 augustus 2018 werd het koninklijk besluit betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register (3) in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. Het KB van 30 juli 2018 bepaalt de wijze waarop de informatie van de UBO s wordt verzameld, de inhoud van de verzamelde informatie, het beheer, de toegang, het gebruik van de gegevens, de modaliteiten voor de verificatie van de gegevens en de werking van het UBO-register. Deze bijdrage strekt ertoe de praktische zaken in verband met het UBO-register te verduidelijken voor zover van toepassing op (internationale) verenigingen zonder winstoogmerk ( (i)vzw ) en stichtingen. 2. Toepassingsgebied Het KB van 30 juli 2018 regelt enerzijds hoe informatieplichtigen de vereiste informatie over hun UBO s dienen over te maken aan het UBO-register en anderzijds hoe men toegang kan krijgen tot het UBO-register. De Algemene Administratie van de Thesaurie van de Federale Overheidsdienst Financiën is verantwoordelijk voor het beheer van het UBO-register en de controle over de naleving van

2 de mededeling van de vereiste informatie, met inbegrip van de kwaliteit van de gegevens, door de informatieplichtigen. (4) Het KB van 30 juli 2018 zal in werking treden op 31 oktober 2018, maar voorziet in een overgangsperiode tot 30 november 2018 waarbinnen de informatieplichtigen de vereiste informatie over hun UBO s voor de eerste keer dienen mee te delen aan het UBO-register. Ook latere wijzigingen aan de informatie zullen binnen de maand moeten worden medegedeeld. (5) 3. Mee te delen informatie De mee te delen informatie is afhankelijk van het type entiteit waarvan men als UBO wordt beschouwd en dient binnen de maand, vanaf ze bekend is of werd gewijzigd, te worden meegedeeld via elektronische weg aan het UBO-register. (6) De informatie die moet wordt meegedeeld is hetzelfde voor (i)vzw s en stichtingen. (7) 3.1 Wie dient te worden geregistreerd als UBO? Er zijn zes categorieën van UBO s met betrekking tot de (i)vzw s en de stichtingen. (8) Categorie 1 omvat de leden van de raad van bestuur. (9) Categorie 2 zijn de personen die gemachtigd zijn om de entiteit te vertegenwoordigen. (10) Categorie 3 zijn de personen belast met het dagelijks bestuur van de entiteit. (11) Categorie 4 zijn de stichters van de stichting. (12) Categorie 5 zijn de natuurlijke personen, of bij gebreke hieraan de categorie van natuurlijke personen, in wiens hoofdzakelijk belang de entiteit werd opgericht of werkzaam is. (13) Categorie 6 is elke andere natuurlijke persoon die op een of andere wijze uiteindelijk zeggenschap heeft over de entiteit. (14) 3.2 Welke info dient te worden meegedeeld en door wie? De bestuurders van (i)vzw s en stichtingen dienen volgende informatie mee te delen aan het UBO-register: de naam, de eerste voornaam, de geboortedatum, de nationaliteit(en), het land van verblijf, het volledige verblijfsadres, de datum waarop de betrokkene UBO van de vennootschap is geworden, het identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen of van de

3 Kruispuntbank van de sociale zekerheid (en waar van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar hij verblijft of waarvan hij onderdaan is); de vermelding over welke categorie van UBO het gaat. (15) 4. Toegang tot het register 4.1 Wie heeft toegang tot de informatie van het register? De informatie die wordt meegedeeld met betrekking tot de UBO s van (i)vzw s en stichtingen is toegankelijk voor: de bevoegde autoriteiten (16), inclusief de fiscale autoriteiten; entiteiten onderworpen aan de bepalingen van de Wet van 18 september 2017, in het kader van hun verplichting inzake waakzaamheid ten aanzien van hun cliënten ( onderworpen entiteiten ); elke persoon of organisatie met een legitiem belang; elke persoon die een schriftelijke aanvraag indient bij de Administratie van de Thesaurie voor de (i)vzw, stichting, trust, fiducie of andere vergelijkbare juridische constructie die zeggenschap heeft over een vennootschap, (i)vzw of stichting. (17) In tegenstelling tot wat geldt voor vennootschappen, kan dus niet elke burger zomaar toegang krijgen tot het UBO-register van (i)vzw s en stichtingen Welke modaliteiten zijn verbonden aan de toegang tot het register? Om toegang te krijgen tot het register dienen de bevoegde autoriteiten en de onderworpen entiteiten een toegangsaanvraag in te dienen bij de Administratie van de Thesaurie. Bij de aanvraag dient melding te worden gemaakt van de gegevens (18) van het personeelslid dat zal instaan voor de toegang tot het register. Personen met een legitiem belang kunnen toegang krijgen tot bepaalde informatie, met name de achternaam, geboortemaand, geboortejaar, nationaliteit en het land van verblijf van de UBO, alsook tot de datum vanaf wanneer de betrokken persoon als UBO kan worden aangemerkt en de categorie waartoe de UBO behoort. Om toegang te krijgen zal een aanvraag moeten worden ingediend bij de Administratie van de Thesaurie met de nodige vermeldingen om 1) de betrokken entiteit te identificeren en 2) het legitiem belang aan te tonen. Dit legitiem belang moet kaderen binnen de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme of de verbonden onderliggende criminele activiteiten. (19)

4 Voor wat betreft de bevoegde autoriteiten en onderworpen entiteiten, voorziet het KB van 30 juli 2018 in de verplichting om maatregelen te nemen om de vertrouwelijkheid te garanderen van de uit het register verkregen informatie. Het KB van 30 juli 2018 bepaalt verder dat deze info niet mag worden gebruikt of verder mag worden verspreid voor doeleinden die niet verenigbaar zijn met de doelstellingen van de Wet van 18 september (20) Voor wat betreft personen die een legitiem belang aantonen en zodoende toegang hebben tot (een deel van de informatie in) het UBO-register, is geen dergelijke verplichting voorzien. Alle personen/entiteiten, behalve de bevoegde autoriteiten, zullen om toegang te krijgen tot de gegevens een administratieve vergoeding moeten betalen. Het bedrag en de betalingsmodaliteiten hieromtrent zullen nog door de minister van Financiën worden vastgelegd. (21) Daarnaast zal elke raadpleging van het register worden geregistreerd en worden bewaard voor een termijn van 10 jaar. De UBO wordt niet op de hoogte gesteld van het feit dat zijn/haar gegevens werden geraadpleegd. (22) 4.3 Afwijkingen De toegang tot de gegevens uit het register kan op vraag van de UBO worden beperkt. De Administratie van de Thesaurie zal beslissen over het verzoek en zal dit slechts toekennen na gedetailleerde analyse van het uitzonderlijke karakter van de omstandigheden, en wanneer de Administratie van de Thesaurie tot het besluit komt dat de toegang tot de gegevens een onevenredig risico inhoudt, met name een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie of indien de UBO minderjarig of handelingsonbekwaam is. De afwijking is niet van toepassing op de bevoegde autoriteiten, notarissen en kredietinstellingen of financiële instellingen (die dus altijd toegang hebben tot de informatie). (23) 5. Sancties De minister van Financiën kan, nadat hij de informatieplichtige gehoord heeft dan wel dat deze voorafgaandelijk minstens behoorlijk werd opgeroepen, een administratieve geldboete (250 EUR EUR) opleggen aan de bestuurders van (i)vzw s en stichtingen in geval van niet-naleving van hun mededelingsplicht dan wel in geval van slechte kwaliteit van de meegedeelde gegevens. (24) Het bedrag, de motivering en de uiterste datum van betaling van de administratieve boete zal per aangetekende post worden meegedeeld aan de inbreukpleger.

5 Daarnaast zijn er ook strafsancties voorzien in artikel 58/12 van de Wet van 27 juni 1921, voor bestuurders die hun verplichtingen niet naleven, met name een geldboete van 50 EUR EUR, te vermenigvuldigen met 8 opdeciemen. 6. Verwerking van persoonsgegevens De Administratie van de Thesaurie is verantwoordelijk voor de verwerking van de in het register geregistreerde gegevens, onverminderd de verantwoordelijkheid van de informatieplichtigen voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij uitvoeren om te voldoen aan de aangifteverplichting conform Hoofdstuk 2 van het KB van 30 juli 2018 (cfr. supra). (25) De informatieplichtingen informeren hun UBO s over haar verplichting om de persoonlijke gegevens mee te delen aan het UBO-register, de registratie en de bewaring van deze gegevens in het register, de toegangsmogelijkheid tot het register, het recht van de UBO om kennis te nemen van de gegevens op zijn naam en om onjuiste gegevens te verbeteren en de bewaartermijn van 10 jaar. Ook de Administratie van de Thesaurie zal van haar kant de UBO op de hoogte brengen van hun inschrijving in het UBO-register en geeft hen de info door die op hun naam werd geregistreerd (1) Richtlijn (EU) 2015/849 van het Europees Parlement en de Raad van 20 mei 2015 inzake de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld of terrorismefinanciering, tot wijziging van Verordening (EU) nr. 648/2012 van het Europees Parlement en de Raad en tot intrekking van Richtlijn 2005/60/EG van het Europees Parlement en de Raad en Richtlijn 2006/70/EG van de Commissie, PB. L. 141/ (2) Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten, BS 6 oktober 2017, (hierna: Wet 18 september 2017). (3) Koninklijk besluit van 30 juli 2018 betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register, BS 14 augustus 2018 (hierna: KB van 30 juli 2018). (4) Artikel 74 Wet 18 september 2017 juncto artikel 17 KB van 30 juli (5) Artikel 26 KB van 30 juli 2018 juncto artikel 14/1, derde lid W.Venn. en artikel 58/11, vierde lid van de Wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de stichtingen en de Europese politieke partijen en stichtingen, BS 1 juli 1921 (hierna: Wet van 27 juni 1921) juncto artikel 4, 2 KB van 30 juli (6) Vanaf 30 november 2018 moeten de informatieplichtigen de vereiste informatie over hun UBO s voor de eerste keer aan het UBO-register hebben meegedeeld.

6 (7) Hoofdstuk 2 KB van 30 juli (8) Artikel 4, 27, lid 2, c) Wet van 18 september (9) Artikel 4, 27, lid 2, c), i) Wet van 18 september (10) Artikel 4, 27, lid 2, c), ii) Wet van 18 september (11) Artikel 4, 27, lid 2, c), iii) Wet van 18 september (12) Artikel 4, 27, lid 2, c), iv) Wet van 18 september (13) Artikel 4, 27, lid 2, c), v) Wet van 18 september (14) Artikel 4, 27, lid 2, c), vi) Wet van 18 september (15) Artikel 3, 2 KB van 30 juli 2018 juncto artikel 75 Wet van 18 september 2017 junctoartikel 58/11 Wet van 27 juni (16) Overheidsorganen die als wettelijke opdracht de strijd tegen het witwassen van gelden en de financiering van terrorisme of verbonden basisdelicten hebben, de fiscale autoriteiten, overheidsorganen belast met de inbeslagneming en verbeurdverklaring van vermogensbestanddelen van criminelen, de overheidsorganen die informatie krijgen over het vervoer of grensoverschrijdend vervoer van geld of verhandelbare instrumenten aan toonder, de Cel voor Financiële Informatieverwerking en de toezichtsautoriteiten, zoals de NBB, FSMA, IAB, de Nationale Kamer van Notarissen, etc. (zie artikel 2 KB van 30 juli 2018 en artikel 85 van de Wet van 18 september 2017). (17) Artikel 7 KB van 30 juli 2018 juncto artikel 75 Wet van 18 september (18) Naam en voornaam, identificatienummer van het Rijksregister of Kruispuntbank van de sociale zekerheid. (19) Artikel 10 KB van 30 juli (20) Artikel 12 KB van 30 juli (21) Artikel 14 KB van 30 juli (22) Artikel 15 KB van 30 juli (23) Artikel 16 KB van 30 juli (24) Artikel 132, 6, lid 1 en 2 Wet 18 september 2017 juncto artikel 18 KB van 30 juli (25) Artikel 20 KB 30 juli 2018 in samenlezing met het verslag aan de Koning.