Maak van je evenement een A-merk! Handreiking voor het vergroten van de economische spin-off van evenementen

Maak van je evenement een A-merk! Handreiking voor het vergroten van de economische spin-off van evenementen

Inhoud Waarom deze handreiking? 3 7 1 A-merk: een sterk concept 8 2 Aandacht en communicatie 14 3 Appreciatie en prijs 20 4 Ambassadeurs en partners 24 5 A-locatie 30 Bijlage wat is WESP? 33 Met dank aan 37 Fotoverantwoording 49 Colofon 51 2

Waarom deze handreiking? In Nederland worden veel sport- en cultuurevenementen georganiseerd. Ze zijn van grote waarde voor provincies en gemeenten: inwoners, bezoekers en toeristen hebben er plezier van en ondernemers en organisaties hebben er inkomsten van. Evenementen hebben er belang bij hun economische impact te vergroten. Dit versterkt namelijk de financiële basis en draagt bij aan de continuïteit van het evenement. De lokale en regionale economie krijgt een impuls als een cultuur- of sportevenement ook economische spin-off teweeg brengt. Het is de ambitie van de provincie Gelderland om met het evenementenbeleid de opbrengst van sport- en cultuurevenementen (spin-off) te vergroten en zo de Gelderse economie te versterken. Met deze handreiking doet de provincie praktische ideeën en suggesties aan de hand. 3

Hoe kwam deze handreiking tot stand? Deze handreiking is vooral bedoeld voor evenementenorganisatoren. Maar bij een goed evenement zijn vele partners betrokken: de organisator, uitvoerders, sponsoren, publiek, ondernemers, gemeente en provincie. We hopen ook hen met deze handreiking te inspireren. Samenwerking levert immers meer op dan de som der delen. Dank aan pilotevenementen en partners Deze handreiking is de vrucht van een pilotproject van de provincie Gelderland waaraan vijf cultuur- en drie sportevenementen deelnamen, te weten: Amateurkunstfestival Gevaarlijk Goed, Literatuurfestival De Wintertuin, beeldende kunstmanifestatie Fort Asperen, NJO Muziekzomer Gelderland, het Nationaal Kampioenschap Baanwielrennen, het Nationaal Kampioenschap Indoor Senioren Atletiek, de World Cup BMX Supercross en de Arnhem Mode Biënnale (M O BA 13). Wij danken de organisatoren van deze evenementen en hun stakeholders voor hun medewerking, inbreng en betrokkenheid. BMC en Hogeschool Arnhem Nijmegen De provincie legde de uitvoering van dit project in handen van adviesbureau BMC. De opdracht was (a) het ontwikkelen van handreikingen voor individuele pilot-evenementen en (b) het ontwikkelen van handreikingen voor de sport- en cultuursector. BMC werkte samen met de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN), die een landelijk toegepaste methodiek hanteert voor het evalueren van evenementen. Deze zogenaamde WESP-methodiek ontwikkeld door de Werkgroep Evaluatie Sportevenementen (WESP) meet de directe economische impact van in eerste instantie sportevenementen (een toelichting op deze methodiek is te vinden in de bijlage). De kennis en input van de evenementenorganisatoren, de HAN, BMC, de vele geïnterviewden, de betrokken deskundigen en deelnemers van verschillende werksessies hebben de basis gelegd voor deze handreiking. De inspirerende voorbeelden in deze handreiking zijn ontleend aan hun praktijk. 4

Economische impact Economische impact De economische impact van een evenement richt zich op de zogenaamde additionele uitgaven in een gegeven gebied waar het evenement plaatsvindt. Dat gebied kan bijvoorbeeld een stad, gemeente, provincie of land zijn. Met additionele bestedingen worden de uitgaven bedoeld die zonder het evenement niet in het gebied zouden plaatsvinden Economische impact in de strikte zin van het woord bestaat uit de volgende onderdelen : - Bijkomende bestedingen van bezoekers van het evenement. - Bijkomende bestedingen van deelnemers en hun eventuele begeleiding aan een evenement Bijkomende bestedingen vanuit de organisatie van het evenement. - Bijkomende bestedingen van de media rondom het evenement. Met bijkomende bestedingen worden de uitgaven bedoeld in een bepaald gebied (in dit geval de provincie Gelderland) die niet daar zouden zijn gedaan, als het evenement niet of elders zou zijn gehouden. In een ruimere betekenis worden ook wel andere zaken tot de economische effecten gerekend: - Imago en positionering van locatie, gebied, gemeente, regio en/of provincie. - Creëren van werkgelegenheid. - Stimuleren van terugkeerbezoek, toerisme en bestedingen in de regio. - Aantrekken van bedrijven. - Aantrekken van menselijk kapitaal. - Vergroten van het menselijk kapitaal door educatie en kennisuitwisseling. Economische impact op basis van de strikte definitie is goed te meten, bijvoorbeeld middels bezoekersenquêtes en het beoordelen van de bestedingen van de evenementenorganisator. Voor het beoordelen van economische effecten van evenementen wordt in Nederland vaak de WESP-methodiek gebruikt (zie bijlage). De economische effecten in de bredere definitie zijn lastiger te bepalen. Immers, er spelen meer factoren een rol bij het tot stand komen van een imago en het aantrekken van bedrijven dan uitsluitend evenementen. Dit neemt niet weg dat provincies en gemeenten juist deze ruimere economische effecten vaak het belangrijkst vinden. 5

Uit het onderzoek bij de Gelderse sport- en cultuurevenementen blijkt dat vier groepen bezoekers worden onderscheiden: 1 Bezoekers van buiten de regio (gemeente/provincie/land) komen speciaal voor het evenement 2 Bezoekers van buiten de regio, die daar zonder het evenement ook zouden zijn geweest 3 Bezoekers uit de regio zelf; waarbij we nog 2 typen onderscheiden: a Bezoekers die ook bij het evenement zouden zijn geweest als dat buiten de regio zou plaatsvinden b Bezoekers die niet met het evenement mee zouden zijn verhuisd. Get social in business Bij het opstellen van deze handreiking is onder andere gebruik gemaakt van de 5 A s van Mw. Jeanet Bathoorn, zie ook haar boek Get social in business (2012). Voor de meeste evenementen geldt: - Type 1 zorgt voor de meeste economische impact. - Type 3a bezoekt evenementen gemiddeld het langst (meeste dagen). - Type 2 overnacht meer en vaker dan type 1. - Type 2 bezoekers geven in de regel het meeste uit. - Bezoekers besteden, naast toegangsbewijs en overnachtingen, het meest aan eten en drinken. - Mannen besteden gemiddeld meer dan vrouwen. - Vrouwen kiezen eerder voor overnachten dan mannen. 6

Maak van je evenement een A-merk! Hoe kan een (binnen)stad of regio meer profiteren van het succes en de aantrekkingskracht van evenementen? Vele wegen leiden naar Rome, zo blijkt ook in de praktijk. Evenementenorganisatoren en hun partners ontwikkelen voortdurend innovatieve antwoorden op deze vraag. De praktijk is de inspiratie voor deze publicatie. In de gesprekken met evenementen-organisatoren en hun partners (provincie, gemeenten, sponsoren, samenwerkingspartners) en de enquêtes onder bezoekers en deelnemers passeerden vele adviezen en tips de revue. Ze zijn gebundeld en gerangschikt onder 5 A s, met als doel evenementen met een nog grotere Aantrekkingskracht. Tips, tips, tips en nog eens tips dus! 1 A-merk: een sterk concept 2 Aandacht en communicatie 3 Appreciatie en prijs 4 Ambassadeurs en partners 5 A-locatie 7

1. A-merk: een sterk concept Wees authentiek en bouw het evenement uit rond de authentieke kern. TIPS 1 Authenticiteit Authenticiteit, oorspronkelijkheid en echtheid zijn de basis voor een evenementenconcept. Mensen willen geen fake, maar een beleving van iets authentieks. 2 Uniciteit Uniek of bijzonder zijn is een belangrijk onderscheidend element: de potentiële bezoeker heeft immers de keuze uit vele vrijetijdsbestedingen. (Neven)activiteiten die matchen met de authentieke kern van het evenement versterken een evenement. Doen ze dat niet, dan doen ze juist afbreuk aan de kwaliteit van een evenement. 8

1. A-merk: Authenticiteit een sterk Authenticiteit concept Vierdaagse Nijmegen Eeuwenoude markten Authenticiteit Historische festivals De Vierdaagse is hét wandelevenement De Paardenmarkt in Hedel Lokale historische festivals en bouw het van evenement Nederland. uit rond de authentieke bestaat zeker kern. al 300 jaar en Wees authentiek zijn populair en worden vaak Het bestaat al sinds 1909 en is stamt misschien zelfs uit ingekleurd met muziek en uitgegroeid tot het grootste de Middeleeuwen. Afhankelijk theater. Denk aan de Hansefeesten wandelevenement ter wereld. van het aantal paarden (meestal in Doesburg, Kerst in TIPS ca. 1800) 2 is de Uniciteit markt van Hedel, de Vesting in Elburg en het Afhankelijk van het aantal Elst of Zuidlaren Uniek of (Dr) bijzonder grootste zijn is een belangrijk driedaagse onderscheidend festival Mechteld element: 1 Authenticiteit paarden (meestal ca. 1800) van Europa. de potentiële De markt trekt bezoeker heeft immers de keuze uit Authenticiteit, oorspronkelijkheid is de markt van Hedel, en echtheid Elst of zijn de basis jaarlijks z n vele 40.000 vrijetijdsbestedingen. bezoekers voor een evenementenconcept. Zuidlaren (Dr) de Mensen grootste willen van geen fake, en gaat vergezeld van een maar een beleving van iets authentieks. warenmarkt In de en praktijk kermis. (Neven)activiteiten die matchen met de authentieke kern van het evenement versterken een evenement. Doen ze dat niet, dan doen ze juist afbreuk aan de kwaliteit van een evenement. Europa. De markt trekt jaarlijks z n 40.000 bezoekers en gaat vergezeld van een warenmarkt en kermis. ten Ham in s-heerenbergh. Ook een festival op een historische locatie als een landgoed kan veel interesse wekken als dicht bij de oorsprong wordt gebleven (denk aan buitenplaats Klarenbeek in Doornspijk, Gld.)

1. A-merk: een sterk concept Authenticiteit Authenticiteit Grand Départ Airborne Herdenkingen Tour de France De stichting Airborne Wees authentiek en bouw het evenement uit rond de authentieke De Grand kern. Départ van de Tour Herdenkingen organiseert niet de France in Rotterdam (2010) alleen de drukbezochte jaarlijkse trekt in twee dagen circa wandelmars in Oosterbeek, 1 miljoen bezoekers naar maar ook de jaarlijkse luchtlandingen, TIPS de stad. Een 2 Uniciteit geweldige opkomst het onderhoud van voor een Uniek side-event of bijzonder en niet te zijn is een belangrijk oorlogsgraven onderscheidend en Liberationroute element: 1 Authenticiteit de die keuze de bezoeker uit op ruim vergelijken de met potentiële de belangstelling bezoeker heeft immers Authenticiteit, oorspronkelijkheid en echtheid zijn de basis voor een lokaal vele vrijetijdsbestedingen. wielerevenement. voor een evenementenconcept. Mensen willen geen fake, In het kader van deze tourstart 80 locaties laat beleven wat zich in 1944 en 1945 afspeelde maar een beleving van iets authentieks. kon op de In donderdag de praktijk voordien worden deelgenomen aan in Noord-Brabant, rond Arnhem en Nijmegen en op de Veluwe. de Grand Départ Toertocht waar delen van de route van zowel (Neven)activiteiten die matchen met de authentieke kern de van proloog als de eerste etappe het evenement versterken een evenement. Doen ze dat niet, van de Tour de France 2010 zelf dan doen ze juist afbreuk aan de kwaliteit van een evenement. ervaren konden worden. Hier kwamen zo n 9.000 mensen op af, waarvan ruim 8% buitenlanders en 57% Nederlanders van buiten Rotterdam. De deelnemers aan dit side-event zorgden voor heel wat extra overnachtingen en bestedingen, doordat zij een langer verblijf in de regio Rotterdam hadden.

1. A-merk: een sterk concept Uniciteit Unieke evenementen Oerol heeft zich ontwikkeld Wees authentiek en bouw het evenement uit rond de authentieke kern. tot een uniek evenement waar de beleving van vakantie, landschap en cultuur samensmelten. Net zo uniek als TIPS 2 Uniciteit de Nijmeegse Vierdaagse! Uniek of bijzonder zijn is een belangrijk Maar ook onderscheidend kleinere evenementen element: 1 Authenticiteit de potentiële bezoeker heeft immers kunnen de keuze opvallen uit door hun Authenticiteit, oorspronkelijkheid en echtheid zijn de basis vele vrijetijdsbestedingen. unieke concept, zoals het voor een evenementenconcept. Mensen willen geen fake, maar een beleving van iets authentieks. Chocoladefestival in Zutphen ( Het allerlekkerste festival van Nederland ) of het Roots in the Woods-festival in het Beekpark in Apeldoorn, (Neven)activiteiten die matchen met de authentieke kern van het evenement versterken een evenement. Doen ze dat niet, dan doen ze juist afbreuk aan de kwaliteit van een evenement. waarmee het begin van de herfst wordt gevierd. 8

3 Het evenement als totaalconcept Niet alleen het programma bepaalt een evenement, maar ook eventuele thema s, de manier waarop het publiek wordt ontvangen, de entourage, de kwaliteit van de catering, de merchandising, de inrichting, de kwaliteit van licht en geluid. Beleving is het trefwoord. Een evenement moet een belevenis zijn waaraan alles klopt, want het publiek is veel gewend en dus kritisch. 4 Een veelzijdig programma voor een optimale beleving Het publiek van nu is gewend om te zappen. Het wil verschillende dingen beleven in een relatief kort tijdsbestek. Speel hierop in door een veelzijdig programma te ontwikkelen met een compact karakter. Dit versterkt het concept van je evenement in belangrijke mate. Manieren om zo n sterk en veelzijdig programma neer te zetten zijn: - Zorg voor een inzichtelijk spoorboekje voor de bezoekers met keuze- en combinatiemogelijkheden, zowel online digitaal, als in print. De bezoeker wil iets te kiezen hebben en makkelijk zijn keuze kunnen maken. - Side-events kunnen de beleving van het totale evenement vergroten. Ook bereiken ze specifieke doelgroepen. Denk aan demonstratie-wedstijden bij sportevenementen, gastlezingen en inleidingen bij cultuurevenementen etc. 9

Totaalconcept Alles moet kloppen 3 Het evenement als totaalconcept Niet alleen het programma bepaalt een evenement, maar ook eventuele thema s, de manier waarop het publiek wordt ontvangen, de entourage, de kwaliteit van de catering, de merchandising, de inrichting, de kwaliteit van licht en geluid. Beleving is het trefwoord. Een evenement moet een belevenis zijn waaraan alles klopt, want het publiek is veel gewend en dus kritisch. 4 Een veelzijdig programma voor een optimale beleving Bij de BMX Supercross worden naast de wedstrijden ook allerlei demonstraties gegeven, is er een dj die de juiste muziek voor dat evenement draait en zijn er parcoursen voor kinderen om zelf bmx te beoefenen. Het publiek van nu is gewend om Stands te zappen. op het Het wereldmuziekfestival tijdsbestek. Mundial Speel in Tilburg hierop in wil verschillende dingen beleven in een relatief kort door een veelzijdig programma te hebben ontwikkelen veelal met een een relatie compact karakter. Dit versterkt het concept met van andere je evenement culturen in of belangrijke mate. Manieren om zo n sterk ontwikkelingssamenwerking. en veelzijdig programma neer met te zetten zijn: En een try before you die catering die gefrituurde sprink- - Zorg voor een inzichtelijk spoorboekje hanen serveert voor de past bezoekers mogelijk met keuze- en combinatiemogelijkheden, beter op zowel een festival online digitaal, met cutting als in print. De bezoeker wil iets edge-cultuur, te kiezen hebben dan Piet en makkelijk Friet. zijn keuze kunnen maken. - Side-events kunnen de beleving van het totale evenement vergroten. Ook bereiken ze specifieke doelgroepen. Denk aan demonstratie-wedstijden bij sportevenementen, gastlezingen en inleidingen bij cultuurevenementen etc. 9

Veelzijdig programma Overzichtelijk North Sea Jazz 3 Het evenement als totaalconcept Niet alleen het programma bepaalt een evenement, maar ook eventuele thema s, de manier waarop het publiek wordt ontvangen, de entourage, de kwaliteit van de catering, de merchandising, de inrichting, de kwaliteit van licht en geluid. Beleving is het trefwoord. Een evenement moet een belevenis zijn waaraan alles klopt, want het publiek is veel gewend en dus kritisch. 4 Een veelzijdig programma voor een optimale beleving Informatie over het programma van het Port of Rotterdam North Sea Jazz festival wordt ondanks de enorme omvang ervan in een overzichtelijk blokkenschema aangeboden. Het publiek van nu is gewend om te zappen. Het wil verschillende dingen beleven in een relatief kort tijdsbestek. Speel hierop in door een veelzijdig programma te ontwikkelen met een compact karakter. Dit versterkt het concept van je evenement in belangrijke mate. Manieren om zo n sterk en veelzijdig programma neer te zetten zijn: - Zorg voor een inzichtelijk spoorboekje voor de bezoekers met keuze- en combinatiemogelijkheden, zowel online digitaal, als in print. De bezoeker wil iets te kiezen hebben en makkelijk zijn keuze kunnen maken. - Side-events kunnen de beleving van het totale evenement vergroten. Ook bereiken ze specifieke doelgroepen. Denk aan demonstratie-wedstijden bij sportevenementen, gastlezingen en inleidingen bij cultuurevenementen etc. 9

3 Het evenement Nationale als Off totaalconcept roaddagen). Veelzijdig programma World Cup BMX groeit De World Cup BMX in 2013 heeft topsportevenement verbreed met een Bike Event, dat bestaat uit verschillende onderdelen (een toertocht, MTIB rally, Veelzijdig programma Deventer Boekenmarkt breidt uit 4 Een veelzijdig programma bezoekers. - Zorg voor een inzichtelijk spoorboekje voor de bezoekers met keuze- en combinatiemogelijkheden, zowel online digitaal, als in print. De bezoeker wil iets te kiezen hebben en makkelijk zijn keuze kunnen maken. Veelzijdig programma Themapleinen Bevrijdingsfestival Wageningen Tijdens het Bevrijdingsfestival in Wageningen worden op 18 themapleinen activiteiten georganiseerd De Deventer Boekenmarkt trekt op 4 augustus 2013 circa 125.000 bezoekers. Op zaterdag 3 augustus is de oude binnenstad van Deventer het podium door vrijwilligers met promotionele ondersteuning en een Niet alleen het programma bepaalt een evenement, maar voor meer dan voor 30 dichters: een optimale beleving ook eventuele thema s, de manier waarop het publiek wordt zij dragen Het voor publiek in het van decor nu van is gewend om bescheiden te zappen. Het financiële wil verschillende bijdrage ontvangen, de entourage, de kwaliteit van de catering, middeleeuwse dingen kloostertuinen. beleven een relatief kort van tijdsbestek. het Bevrijdingsfestival. Speel hierop in Door de merchandising, de inrichting, de kwaliteit van licht en geluid. Een muzikaal door programma een veelzijdig zorgt programma te de ontwikkelen samenwerking met een met compact vrijwilligers Beleving is het trefwoord. Een evenement moet een belevenis voor de luchtige karakter. noot. Dit versterkt Beide het concept is van het je festival evenement in staat in om belangrijke door (poëziefestival mate. Manieren om zo n sterk de en hele veelzijdig stad heen programma side-events neer zijn waaraan alles klopt, want het publiek is veel gewend side-events en dus kritisch. Het Tuinfeest te zetten en de zijn: muzikale te programmeren. omlijsting) trekken honderden - Side-events kunnen de beleving van het totale evenement vergroten. Ook bereiken ze specifieke doelgroepen. Denk aan demonstratie-wedstijden bij sportevenementen, gastlezingen en inleidingen bij cultuurevenementen etc. 9

- Verbind de top met de basis. Topevenementen lenen zich zeer voor het houden van sideevents voor het grote publiek. Dit hoeft niet allemaal door de organisatie zelf opgepakt te worden, maar kan ook door partners georganiseerd worden. Bij sportevenementen is participatie een sleutelterm voor veel side-events. Bij cultuurevenementen kunnen cross-overs leiden tot het aanboren van nieuw publiek. - Publiek komt af op bekende namen. Aanwezigheid van special guests versterkt de aantrekkingskracht van een evenement of een speciaal onderdeel van een evenement, zeker als er een meet & greet mogelijkheid is. Laat bekende namen deelnemen aan een side event waarin de participatie van publiek centraal staat. Bijvoorbeeld deelname van bekende ex-topsporters aan een breedtesportevenement/toertocht gekoppeld aan het topsportevenement of een schrijfworkshop op een literair festival. - Soms vinden evenementen verspreid over verschillende dagen en verschillende locaties plaats. Zorg in dat geval voor een centraal punt een kloppend hart - waar deelnemers en publiek naartoe kunnen. 10

Veelzijdig programma De stad doet mee met North Sea Jazz Veelzijdig programma Schaduwfestival van IDFA Tegelijk met het programma Met de komst van het North Sea van International Documentary Jazz Festival naar Rotterdam Filmfestival Amsterdam (IDFA) (in 2006) is ook een round town wordt sinds 2000 elk jaar in de festival ontstaan dat duizenden Melkweg een schaduwfestival - Verbind de top met de basis. bezoekers - trekt Publiek voor komt jazz- af en op bekende namen. georganiseerd. Aanwezigheid Initiatiefnemer van Topevenementen lenen zich zeer voor het houden van sideevents improvisatiemuziek special guests uit binnen- versterkt de aantrekkingskracht Stefan Majakowski van wilde een een voor het grote publiek. Dit hoeft niet allemaal door en buitenland. evenement Het festival of een vindt speciaal onderdeel ontmoetingsplaats van een evenement, creëren voor de organisatie zelf opgepakt te worden, maar kan ook door voorafgaand zeker en gelijktijdig als er een meet aan & greet mogelijkheid minder bekende is. Laat filmmakers. bekende partners georganiseerd worden. het (door MOJO namen Concerts deelnemen geor-aaganiseerde) een side Hij event wil waarin films laten de participatie zien waarin van internationaal publiek centraal hoog- staat. Bijvoorbeeld de regisseur deelname kijker van probeert bekende waardige North ex-topsporters Sea Jazzfestival aan een breedtesportevenement/toertocht verleiden, en waarin het beeld plaats. Round gekoppeld Town is aan laagdrempelig het topsportevenement niet alleen of een verklaart, schrijfworkshop maar ook (het speelt op een zich literair af in festival. cafés Bij sportevenementen is participatie een sleutelterm voor onthult. Ook wordt hier gedebat- veel side-events. en op kleine podia) en vervult een functie In voor de praktijk de ontwikkeling teerd over allerlei aspecten rond het maken van documentaires. van de gehele (jazz)sector: de organisatie - Soms speurt vinden naar evenementen talent verspreid over verschillende Bij cultuurevenementen kunnen cross-overs leiden tot het en geeft bijvoorbeeld dagen en verschillende jonge locaties plaats. Zorg in dat geval voor aanboren van nieuw publiek. artiesten van een de centraal internationale punt een kloppend hart - waar deelnemers Codarts Summerschool en publiek naartoe een kans. kunnen. 10

Veelzijdig programma Participatie als sleutel voor side-events - Verbind de top met de basis. Topevenementen lenen zich zeer voor het houden van sideevents voor het grote publiek. Dit hoeft niet allemaal door de organisatie zelf opgepakt te worden, maar kan ook door partners georganiseerd worden. Bij sportevenementen is participatie een sleutelterm voor veel side-events. Bij cultuurevenementen kunnen cross-overs leiden tot het aanboren van nieuw publiek. Bij de Tour de France-start in Rotterdam (2010), wordt er ook een toertocht georganiseerd, ten dele op hetzelfde parcours. - Publiek komt af op bekende namen. De meeste Aanwezigheid wielerklassiekers, van special guests versterkt de aantrekkingskracht zoals de Amstel Gold van een Race en evenement of een speciaal onderdeel Luik-Bastenaken-Luik, van een evenement, hebben zeker als er een meet & greet mogelijkheid al jaren ook een is. Laat toerversie bekende voor namen deelnemen aan een side het event grote waarin publiek. de participatie van publiek centraal staat. Bijvoorbeeld De Dam tot deelname Dam-loop van telt bekende naast ex-topsporters aan een breedtesportevenement/toertocht de wedstrijd een versie voor gekoppeld aan het topsportevenement recreanten of een en kent schrijfworkshop daarnaast op een literair festival. ook een skeeler- en fietstocht voor recreanten. Zo is er een Dam tot Dam-weekend ontstaan. - Soms vinden evenementen verspreid over verschillende dagen en verschillende locaties plaats. Zorg in dat geval voor een centraal punt een kloppend hart - waar deelnemers en publiek naartoe kunnen. 10

Veelzijdig programma Cross-overs bij de Zwarte Cross Veelzijdig programma Literaire pop Tijdens het vrijdagprogramma van De Zwarte Cross in de Achterhoek literair festival De Wintertuin in (160.000 bezoekers in 2013) is popzaal Doornroosje komt bijna een unieke mix van motorcross, 60% van bezoekers voornamelijk rockmuziek, stunts, theater, voor de muziek en minder voor - Verbind de top met de basis. humor en - gekte. Publiek In komt 2013 leidt af op bekende namen. de literatuur. Aanwezigheid van Topevenementen lenen zich zeer voor het houden van sideevents voor het grote publiek. Dit hoeft niet allemaal door een kerkdienst evenement waarin of hij een de speciaal onderdeel van een evenement, operazanger special Ernst Daniel guests Smid versterkt de aantrekkingskracht van een de organisatie zelf opgepakt te worden, maar kan ook door bezoekers vertelt zeker als over een Johann meet & greet mogelijkheid is. Laat bekende partners georganiseerd worden. Sebastiaan namen Bach en deelnemen diens aan een side event waarin de participatie invloed op de van populaire publiek centraal muziek. staat. Bijvoorbeeld deelname van bekende ex-topsporters aan een breedtesportevenement/toertocht gekoppeld aan het topsportevenement of een schrijfworkshop Bij sportevenementen is participatie een sleutelterm voor op een literair festival. veel side-events. Bij cultuurevenementen kunnen cross-overs leiden tot het aanboren van nieuw publiek. - Soms vinden evenementen verspreid over verschillende dagen en verschillende locaties plaats. Zorg in dat geval voor een centraal punt een kloppend hart - waar deelnemers en publiek naartoe kunnen. 10

Veelzijdig programma Meet & Greet - Verbind de top met de basis. Topevenementen lenen zich zeer voor het houden van sideevents voor het grote publiek. Dit hoeft niet allemaal door de organisatie zelf opgepakt te worden, maar kan ook door partners georganiseerd worden. Bij sportevenementen is participatie een sleutelterm voor veel side-events. Bij cultuurevenementen kunnen cross-overs leiden tot het aanboren van nieuw publiek. Een wielertoertocht kan worden gekoppeld aan een baanwielerevenement in Omnisport Apeldoorn of de Worldcup BMX op Papendal. De omgeving van - Publiek komt af op bekende namen. beide Aanwezigheid locaties leent van zich hier goed special guests versterkt de aantrekkingskracht voor. Een bekende van (ex-)topper een kan evenement of een speciaal onderdeel aan de van toertocht een evenement, meedoen en zeker als er een meet & greet mogelijkheid daarna het hoofd-evenement is. Laat bekende namen deelnemen aan een side ook event bezoeken. waarin de participatie van publiek centraal staat. Bijvoorbeeld Op de NJO deelname Muziekzomer van bekende ex-topsporters aan een breedtesportevenement/toertocht (het muziekfestival van gekoppeld aan het topsportevenement het Nederlands of een schrijfworkshop Jeugd Orkest op een literair festival. uit Apeldoorn) geeft in 2013 de aanwezigheid van de beroemde componist Steve Reich bij diverse concerten het evenement een - Soms vinden evenementen verspreid bijzondere over verschillende uitstraling. dagen en verschillende locaties plaats. Zorg in dat geval voor een centraal punt een kloppend hart - waar deelnemers en publiek naartoe kunnen. 10

Veelzijdig programma Festivalhart - Verbind de top met de basis. Topevenementen lenen zich zeer voor het houden van sideevents voor het grote publiek. Dit hoeft niet allemaal door de organisatie zelf opgepakt te worden, maar kan ook door partners georganiseerd worden. Bij sportevenementen is participatie een sleutelterm voor veel side-events. Bij cultuurevenementen kunnen cross-overs leiden tot het aanboren van nieuw publiek. Zo heeft het door heel Noord- Holland verspreide theaterfestival De Karavaan een rondreizend festivalhart, dat drie populaire badplaatsen aandoet. - Publiek komt af op bekende namen. En de Aanwezigheid culturele festivals van in de special guests versterkt de aantrekkingskracht stad Utrecht werken van een meestal evenement of een speciaal onderdeel vanuit van een een centraal evenement, punt zeker als er een meet & greet mogelijkheid (vaak op of bij is. het Laat Neude) bekende voor namen deelnemen aan een side kaartverkoop, event waarin de drankjes, participatie kleine van publiek centraal staat. Bijvoorbeeld acts en ontmoetingen. deelname van bekende ex-topsporters aan een breedtesportevenement/toertocht Een evenement heeft immers gekoppeld aan het topsportevenement ook een of sociaal een schrijfworkshop aspect: op een literair festival. ontmoeten, kijken en gezien worden. - Soms vinden evenementen verspreid over verschillende dagen en verschillende locaties plaats. Zorg in dat geval voor een centraal punt een kloppend hart - waar deelnemers en publiek naartoe kunnen. 10

- Een goed gevuld programma dat wordt verspreid over meerdere dagen bevordert overnachtingen. Biedt arrangementen aan in samenwerking met hotels of campings. Overnachtingen dragen in belangrijke mate bij aan de economische spin-off van een evenement. Maar het kan ook andersom: het evenement wordt gekoppeld aan de overnachtingsplek. - De totale beleving van het evenement wordt gevormd door alles om het evenement heen: aankondigingen op social media, de website, het gemak waarmee tickets besteld kunnen worden, een speciale actie, de mogelijkheid om in contact te komen met andere bezoekers (via bijvoorbeeld social media), de reis er naar toe, het parkeren, de mogelijke overnachtingen, de side events, de ontvangst, etc. 5. Een professionele organisatie - Zorg voor heldere en SMART geformuleerde doelstellingen voor het evenement, eventueel op meerdere niveaus en bezien vanuit meerdere organisatoren/stakeholders. Wanneer is het evenement een succes? Dit kan in termen van een goed programma, bezoekersaantallen, deelnemerstevredenheid, betrokkenheid van partners, etcetera. Gebruik de kennis en knowhow van andere evenementenorganisaties, bijvoorbeeld de kennis in de Model-aanpak evenementen van NOC*NSF. Zie www.modelaanpakevenementen.nl. - Zorg voor een professionele organisatie, ook als er veel vrijwilligers bij betrokken zijn. Maak vooraf met de vrijwilligers werkafspraken. Benadruk wat je van de vrijwilligers verwacht, maar ook wat je hen te bieden hebt. Probeer de vrijwilligers te binden én te boeien, ook door het jaar heen. - Neem (een vertegenwoordiger van) de doelgroep of van meerdere doelgroepen van het evenement op in de organisatie. - Weet wie je publiek is en wat het potentieel daarvan is. Zo kun je doelgroepen bepalen en je communicatie daarop afstemmen. 11