BIJLAGE 1 PROTOCOL ANNEXE 1 PROTOCOLE
PROTOCOL Houdende de taakverdeling in de uitwerking van het Stappenplan CHEOPS-Justitie Inleiding: Vanuit de opdracht die de wetgever aan het Beheerscomité heeft gegeven en zoals uiteengezet in oa de Phenix-I wet, willen we komen tot een concretisering van een aantal werkpunten van het Beheerscomité, de Minister van Justitie en de FOD Justitie. Allen erkennen de noodzaak om op een positieve, open en constructieve wijze, via nauw overleg, samen te werken om, wat de informatisering betreft en zoals in het regeerakkoord uiteengezet, het Gerecht op korte termijn moderne instrumenten te geven die elders al lang gemeengoed zijn. Hierbij ons baserend op het verslag van de multidisciplinaire werkgroep waarvan de principes door de Minister van Justitie zijn aanvaard. Dit werkstuk dient een leidraad te zijn voor de efficiënte en correcte uitwerking van het stappenplan CHEOPS-Justitie van de Minister van Justitie, dat dient te leiden tot de informatisering van de Rechterlijke Orde. Met de aanwezige competenties, ervaring, gedrevenheid en wil tot samenwerken van alle betrokken actoren moet dit een geslaagd verhaal worden. Het stappenplan CHEOPS-Justitie bestaat uit het gefaseerd voorzien van een gemoderniseerde software voor de Rechterlijke Orde. Dit proces is gestart bij de ontwikkeling van de Mach-software in concrete applicatie voor de Vredegerechten, Politierechtbanken en Politieparketten. De Mach-software is een modernisering van de verouderde Mammouthsoftware en applicatie waarbij de lokale servers sterk verouderd waren en niet meer ondersteund werden alsmede de database en de interface. De Mach-software is gebaseerd op een webapplicatie, met een centrale server en databank. Dit alles met behoud van de functionaliteiten met integratie van nieuwigheden. Dit dient de eerste aanzet te zijn tot de implementatie van het elektronisch dossier. Ons gefaseerd stappenplan wil niet zeggen dat we voor elke tak van de Rechterlijke Orde een nieuwe software dienen te ontwikkelen. Zo willen we het principe dat gelijkaardig is aan dit dat nu ontwikkeld wordt hanteren voor de eerstelijnsrechtbanken, parketten en auditoraten. Dit alles wordt onderschreven door alle hiernagenoemde partijen.
1. Betrokken partijen In dit proces zijn naast het voorheen genoemde Beheerscomité Phenix ook de FOD Justitie betrokken alsmede de Minister van Justitie 1.1Het Beheerscomité, Dit comité bestaat uit de voorzitter, de ondervoorzitter, de 8 effectieve leden (4 benoemd op voordracht van het Hof van Cassatie, 4 benoemd op voordracht van de Minister) en de 8 plaatsvervangende leden (eveneens 4 benoemd op voordracht van het Hof van Cassatie en 4 benoemd op voordracht van de Minister). Daarnaast is er het vaste kader, de personen die full-time werken voor het Beheerscomité. Naast de voorzitter en de ondervoorzitter zijn dit 1 secretaresse en 1 juriste. Voortaan zal dit beheerscomité de naam Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Orde dragen. Afgekort, BIRO/CGIOJ. Er zal geen gebruik meer gemaakt worden van het logo van Phenix. Het Beheerscomité zal het logo van Cheops Justitie gebruiken met daaronder de vermelding Beheerscomité-Comité de Gestion. In dit protocol zal het Beheerscomité dan ook BIRO genoemd worden. Voor ondertekening protocol vertegenwoordigd door de heer Voorzitter, Hans Van Bossuyt. 1.2 FOD Justitie Als dusdanig betrokken administratie. De FOD Justitie geeft ondersteuning voor wat voortvloeit uit het huidig protocol. Dit via zijn verschillende diensten zoals het Directoraat-Generaal ICT, Wetgeving en Rechterlijke Orde. Voor ondertekening protocol vertegenwoordigd door de heer Voorzitter van de FOD Justitie, Alain Bourlet. 1.3 De heer Minister van Justitie, Als dusdanig betrokken politiek verantwoordelijk. De Minister van Justitie geeft ondersteuning voor wat voortvloeit uit het huidig protocol, ook via zijn Beleidscel. Voor ondertekening protocol, de heer Vice-Eerste Minister en Minister van Justitie en Institutionele Hervormingen, de heer Jo Vandeurzen.
2. Engagement partijen Algemeen: De Minister van Justitie zal een vastgelegde 2-wekelijkse vergadering organiseren op het kabinet Justitie waarop volgende organisaties vast zullen vertegenwoordigd zijn: *Beleidscel Justitie *BIRO *Stafdienst ICT *De op dat moment betrokken onderneming, verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de software *Indien nodig andere diensten van de FOD Justitie De aan te werven projectmanager ter begeleiding van het Informatiseringsproject CHEOPS Justitie zal ook aanwezig zijn op deze vergaderingen. De idee rond mogelijke aanwerving van zulk een projectmanager is nog niet concreet uitgewerkt. De Minister van Justitie engageert zich er formeel toe de verdere, concrete uitwerking van dit idee, inclusief opmaak profiel en functieomschrijving alsmede concrete implementatie in stappenplan CHEOPS-Justitie, te ontwikkelen in transparant en concreet overleg met andere betrokken partijen van het protocol via de twee-wekelijkse vergadering. Deze vergadering wordt bijeengeroepen door de Minister van Justitie. De vergadering wordt ook voorbereid en voorgezeten door de Minister van Justitie. Zij dient als het ware het dagelijks bestuur te zijn van het stappenplan Cheops-Justitie. Daarnaast is dit een uitgelezen moment om de werkzaamheden van het BIRO, betrokken administratie, privépartners en de Minister van Justitie te optimaliseren en concretiseren. Concreet per betrokken partner: 2.1 Engagementen Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Orde 2.1.1 In het kader van zijn wettelijke opdracht : volledige betrokkenheid bij ontwikkeling visieplan en concrete uitwerking en opvolging van het gefaseerd stappenplan CHEOPS-Justitie en gerelateerde projecten via bilateraal en twee-wekelijks overleg met de Minister van Justitie, betrokken administratie en mogelijke projectmanager. Dit houdt volledige transparante terugkoppeling van werking en stand van zaken lopende dossiers en activiteiten van het BIRO in. 2.1.2 Het op een positieve en constructieve manier uitdragen van de doelstellingen van het stappenplan CHEOPS-Justitie via de contacten met werkveld en betrokken actoren.
Het BIRO communiceert naar interne of externe actoren over de ontwikkeling van visie, concrete uitwerking en uitrol van het stappenplan CHEOPS-Justitie in de mate van het mogelijke na overleg met de Minister van Justitie. 2.1.3 Opvolging, corrigeren en aanpassen van de applicatie Juridat en UTU (Universele Thesaurus Universel-tweetalig-ongeveer 7000 unieke trefwoorden per taal, gestructureerd en per alfabetisch register.) Daarnaast het verzorgen van opleidingen (invoer en gebruik applicatie) en handboeken hieromtrent. 2.1.4 Uniformering, uitzuivering, structurering en opvolging van de nationale codes, in eerste instantie in het kader van Mach; uniformering van codes met codes strafregister. Er moet ook gezorgd worden voor een correcte tekst aangaande de inbreuk die dienstig is voor de dagvaarding, inclusief de verwijzing naar de wetgeving waarop de inbreuk gepleegd werd als naar de bestraffing. Momenteel wordt dit gecoördineerd vanuit Antwerpen voor de politieparketten door nietjuristen. Voor de correctionele inbreuken kan eventueel de info op het Omptranet herbruikt worden (later fase). Er zullen nog 2 codes bestaan: *Plaatselijke codes *Nationaal beheerde codes Wetcodes dienen wet per wet en artikel per artikel gecontroleerd te worden, nagekeken op tweetaligheid en desgevallend de vertaling toevoegen. Eens de codes geüniformeerd zijn dienen deze onderhouden te worden, aangevuld met nieuwe codes ingevolge de evolutie van de applicaties, de wetswijzigingen of op verzoek van de gebruikers, de uniformering van de akten en het juridisch taalgebruik. 2.1.5 Verwerken van de gegevens van derden: in Mach dienen de gegevens van de interne en externe medewerkers van het gerecht (advocaten, notarissen en gerechtsdeurwaarders) te worden ingebracht en actueel gehouden te worden alsmede contacten, afspraken en werkmethodes. Het BIRO zal hier een coördinerende rol spelen tussen de medewerkers van het gerecht enerzijds en de Stafdienst ICT en de commerciële partner anderzijds. 2.1.6 Modernisering van de gerechtsbrief: het vervangen van de blauwe kaart door A4; implementatie, uitrol en wetgevend werk. 2.1.7 Elektronische betalingen: het werken met de papieren griffiebon en de daaraan verbonden exclusiviteit dient te evolueren naar de elektronische betaling. Deze omschakeling dient voorbereid en begeleid.
2.1.8 Vereenvoudiging van de rol-griffie-en expeditierechten: dit moet geüniformeerd en vereenvoudigd worden. Terzake dient ook de wetgeving opgevolgd en indien nodig aangepast te worden. 2.1.9 Centrale printing: dit contract is reeds gesloten met SPEOS en ook in het contract met de MACH-ontwikkelaar is dit voorzien. Dit moet verder uitgewerkt worden samen met het uitwerken van het gerechtelijk elektronisch adres. 2.1.10 Opleidingen: het volgen van opleidingen, seminaries en conferenties gelet op de diversiteit en specificiteit van de opdrachten van het BIRO. 2.1.11 Het ter beschikking stellen van zijn kennis, beschikbaarheid en kunde ten aanzien van de mogelijk aan te stellen projectmanager. 2.1.12 Het ter beschikking stellen van kennis, beschikbaarheid en kunde ten aanzien van de opstelling van de diverse lastenboeken teneinde te vermijden dat hierin bepalingen worden opgenomen die strijdig zijn met de Phenixwetten vanuit de bevoegdheid van het BIRO. 2.1.13 Op termijn en naarmate de diverse stappen in de informatisering worden gesteld zal het BIRO, in samenwerking met de FOD Justitie en de Minister van Justitie, meewerken aan het verder redigeren van de noodzakelijke uitvoeringsbesluiten en daartoe de adviezen verlenen zoals geïnventariseerd door de FOD Justitie. 2.1.14 De prioriteiten van het BIRO zijn conform de prioriteiten zoals voorzien in het stappenplan Cheops-Justitie en de beleidsvisie van de Minister van Justitie alsmede het opgestelde en ondertekende protocol. 2.1.15 In overleg tussen alle betrokken partijen en rekening houdende met de omstandigheden en technische factoren, is een aanpassing en herziening van de taken en de diverse punten mogelijk. 2.2 Engagementen Minister van Justitie 2.2.1 Volledige betrokkenheid, interactie en transparantie mogelijk maken voor andere betrokken actoren in dit protocol via het tweewekelijks overleg en bilateraal overleg met betrokken actoren en leden van de Beleidscel. 2.2.2 Het vervolledigen van het personeelsbestand van het BIRO tot de noodzakelijke samenstelling om zijn taken goed te kunnen uitvoeren. Dit wil zeggen dat er op korte termijn een concrete aanwerving dient te gebeuren van een: *jurist
*administratieve kracht *kracht ter vertaling documenten 2.2.3 Het optimaal en efficiënt ondersteunen van de betrokken administratie voor wat werkingsmiddelen en personeelsondersteuning betreft. De Minister zal hiertoe opdracht geven aan de FOD Justitie. Het personeelsbestand kan steeds in onderling overleg tussen de partijen worden aangepast in functie van de evolutie van het stappenplan en de uitvoering van het stappenplan en het protocol, teneinde de efficiënte werking van het BIRO te waarborgen. 2.2.4 Het actief meewerken aan het bespoedigen van een definitieve en degelijke huisvesting van de medewerkers en leden van het BIRO. De Minister van Justitie en de FOD Justitie engageren zich om te werken naar een zo sterk mogelijke centralisering van betrokken actoren wat dit betreft. Concreet wil dit zeggen: *Kantoorruimte voor Voorzitter BIRO *Kantoorruimte voor Ondervoorzitter BIRO *Kantoorruimtes (minstens 2) voor overig personeel *Vergaderruimte aangepast aan noodzakelijke capaciteit *Stokkeerruimte Uitbreiding van het personeelsbestand van betrokken administratie dient tevens gepaard te gaan met haalbare huisvesting voor leden van betrokken administratie. De Minister van Justitie zal hiertoe opdracht geven aan de FOD Justitie 2.2.5 Het creëren van zo groot mogelijke transparantie rond andere informatiseringsprojecten binnen de FOD Justitie naar de betrokken protocol-actoren toe. 2.3 Engagementen FOD Justitie De FOD Justitie zal aan de betrokken partijen de ondersteuning geven teneinde de partijen in de mogelijkheid te stellen hun diverse taken mogelijk te maken. Dit ondermeer via zijn Directoraten-Generaal Wetgeving, Rechterlijke Orde en ICT. 2.3.1 Engagementen Stafdienst ICT
2.3.1.1 Volledige betrokkenheid bij ontwikkeling visieplan en concrete uitwerking van het het gefaseerd stappenplan CHEOPS-Justitie via bilateraal en twee-wekelijks overleg met betrokken actoren van het protocol. Dit houdt volledige transparante terugkoppeling in van werking en stand van zaken in de lopende dossiers van het stappenplan CHEOPS-Justitie en andere relevante dossiers. 2.3.1.2 De Stafdienst ICT staat in voor de performante technologische ondersteuning van CHEOPS in zijn geheel. 2.3.1.3 De Stafdienst ICT zal actief meewerken met de verschillende private partners aan de ontwikkeling van de verschillende modules binnen CHEOPS. Ze zal hiervoor de nodige bijkomende versterkingen inzake personeel aantrekken. 2.3.1.4 Efficiënte en snelle voorbereiding van de verschillende lastenboeken in het kader van de uitbouw en uitrol van het gefaseerd stappenplan CHEOPS-Justitie in nauw overleg met andere betrokken actoren van het protocol. 2.3.1.5 Transparante en verstaanbare voorbereiding en opstelling van te ondertekenen financieringsdossiers voor de Minister van Justitie. 2.3.1.6 Onthouden van communicatie, intern en extern, rond gefaseerd stappenplan CHEOPS-Justitie en andere relevante dossiers zonder formeel, voorafgaandelijk overleg met de Minister van Justitie. 2.3.1.7 Bij mogelijke aanwerving van projectmanager (in voorbereiding in nauw overleg met de betrokken actoren van het protocol) het ter beschikking stellen van zijn kennis, beschikbaarheid en kunde. 2.3.1.8 Efficiënte en correcte samenwerking blijven ontwikkelen met betrokken veldwerkers en tijdig signaleren aan twee-wekelijks overleg van mogelijke hindernissen of gebreken. 3. Voor akkoord: Namens FOD Justitie, De heer Alain Bourlet Voorzitter Directiecomité Namens het Beheerscomité Informatica Rechterlijke Orde, De heer Hans Van Bossuyt, Voorzitter
De heer Jo Vandeurzen, Vice-Eerste Minister, Minister van Justitie en Institutionele Hervormingen