JAARVERSLAG Hans Van Bossuyt Brussel, Voorzitter van het Beheerscomité Phenix

Transcriptie

1 JAARVERSLAG

2 JAARVERSLAG 2007 Een jaarverslag is voor elk orgaan of elke instelling een belangrijk moment want het is ongetwijfeld een soort van rekening en verantwoording; het maakt een echte balans op, het geeft een globaal zicht op de situatie gedurende een bepaalde periode. Het opstellen van een dergelijk verslag maakt het over het algemeen mogelijk om conclusies te trekken, om plannen voor de toekomst uit te tekenen, om vergelijkingen te maken, om tevredenheid of ontevredenheid uit te drukken, kortom het is het resultaat van een cyclus en het vertrek van een andere cyclus. Indien op 02 februari 2006, bij zijn installatie, het Beheerscomité de wettige hoop had de rol te spelen hem door de wet voorbehouden, dan is toch dit comité niet in staat geweest zijn bevoegdheden werkelijk uit te oefenen. Immers werden de eerste toepassingen van het project intussen niet verwezenlijkt. De realisatie van de applicaties, waarmee de firma Unisys was gelast, heeft niet de verhoopte ontwikkeling gekend, noch in termen van termijnen, noch in termen van kwaliteit. Op de vooravond van het neerleggen van dit verslag is trouwens bevestigd dat de Vice Eerste Minister en Minister van Justitie het informatiseringscontract van Justitie met Unisys, heeft verbroken (persmededeling van ). Derhalve voelt het Beheerscomité een zekere bitterheid ten opzichte van het aanvankelijke enthousiasme om het informatiesysteem Phenix snel en doeltreffend te kunnen beheren. Het Beheerscomité behoudt nochtans zijn aanvankelijk enthousiasme en hoopt dat een goed functionerend systeem het comité in een nabije toekomst zal toelaten zijn plannen, zijn methodes en zijn beheersstrategieën te concretiseren. Toch is het ook een feit dat het Beheerscomité in het voorbije jaar en niettegenstaande zijn activiteiten geen betrekking hadden op het werkelijk beheer van het systeem, veelvuldige en gevarieerde taken en opdrachten heeft uitgevoerd die hierna nader worden besproken. Hans Van Bossuyt Brussel, Voorzitter van het Beheerscomité Phenix 2

3 I. INFRASTRUCTUUR VAN HET BEHEERSCOMITE PERSONEEL EN LOKALEN Nauw verbonden met de te verwachten ontwikkeling en werking van de applicaties die aan de basis liggen van het systeem Phenix, zijn de vragen over het personeel en de lokalen die ter beschikking van het Beheerscomité staan. Tot dusver is dit weinig ter sprake gekomen, maar dit zal onvermijdelijk meer aan bod komen n.a.v. de verdere ontwikkeling van het systeem Phenix. Het is zeker dat alles in het werk zal gesteld worden om het Beheerscomité de nodige materiële en structurele ondersteuning te geven die noodzakelijk en nuttig is om het Comité toe te laten zijn omvangrijke en belangrijke taken naar behoren uit te voeren. A. HET PERSONEEL. Het beheerscomité heeft in een eerste fase bekomen dat twee juristen en twee secretarissen (niveau B) aangeworven mogen worden, elk van een andere taalrol. De juristen, een nederlandstalige en een franstalige, zijn respectievelijk beginnen werken op en op Een nederlandstalige secretaresse is in dienst genomen op , de plaats voor een franstalige secretaresse werd nog niet ingevuld. B. DE LOKALEN. In het Justitiepaleis te Brussel werden voorlopig op de verdieping van het Hof van cassatie de vroegere lokalen van de school voor criminologie ter beschikking gesteld van het Beheerscomité. Zij bestaan uit een vergaderzaal, een grote zaal voor het personeel en twee aparte bureaus, één voor de voorzitter en één voor de ondervoorzitter van het Beheerscomité. Het nodige materiaal is tevens ter beschikking gesteld voor de dagelijkse werking van het Beheerscomité. 3

4 II. VERGADERINGEN VAN HET BEHEERSCOMITE. Behalve de vele andere vergaderingen die buiten de lokalen plaatsvonden en waar leden aan deelnamen om verscheidene dossiers voor te bereiden, vergaderde het Beheerscomité vijftien keer in zijn lokalen tijdens de periode waarover het jaarverslag handelt, respectievelijk op 21/04/2006, 5/05/2006, 19/05/2006, 2/06/2006, 16/06/2006, 26/06/2006, 30/06/2006, 25/08/2006, 22/09/2006, 21/10/2006, 17/11/2006, 12/01/2007, 2/03/2007, 16/03/2007 et 30/03/2007. Gedurende deze werkingperiode zijn eveneens de twee andere organen voorzien door de wet van 10 augustus 2005 tot oprichting van het informatiesysteem Phenix geïnstalleerd. De leden van het Comité van gebruikers werden benoemd bij Ministereel Besluit van 15 mei 2006, gepubliceerd in het Belgisch Staatsbald van 15 juni De Commissie voor het bescherming van het privéleven heeft op 24 mei 2006 de leden van het Comité van toezicht benoemd, deze beslissing werd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 24 oktober De officiële installatie van het Comité van gebruikers heeft trouwens plaatsgevonden in de lokalen van het Beheerscomité op 07 september Dezelfde dag hebben de leden van het Comité van gebruikers onder hen een voorzitter en een ondervoorzitter verkozen, die beiden met raadgevende stem zetelen in de vergaderingen van het Beheerscomité. 4

5 III. DE ACTIVITEITEN. De leden van het Beheerscomité en zijn administratie hebben tijdens de voorbije periode en buiten de gewone vergaderingen, deelgenomen aan diverse werkzaamheden waarvan de belangrijkste hierna omschreven omschreven zijn. A. HET WETTELIJK VOORZIENE ADVIES DOOR HET BEHEERSCOMITE. De wet heeft aan de Koning de bevoegdheid verleend uitvoeringsbesluiten uit te vaardigen in het kader van de diverse Phenixwetten. Het Beheerscomité dient voorafgaandelijk advies uit te brengen. Het Beheerscomité heeft, werkend met kleine werkgroepen, meegewerkt aan de voorbereiding van verschillende aspecten van de uitvoeringsbesluiten en zijn eerste adviezen uitgebracht. Het Beheerscomité dient advies uit te brengen in de volgende aangelegenheden: 1. Wet van 10 augustus 2005 tot oprichting van het informatiesysteem Phenix ( BS van 01/09/2005) (Phenixwet I) artikel 4 : oprichten van een centraal repertorium van gerechtelijk elektronische adressen; artikel 5 : het beheer en de bewaring van gerechtelijke dossiers; artikel 6 : het instellen van een nationale rol; artikel 8 : het aanleggen van een interne gegevensbank voor de rechtspraak; artikel 9 : het aanleggen van een externe gegevensbank voor de rechtspraak; artikel 13 : het opmaken van een gegevensbank voor interne statistieken en voor externe statistieken; artikel 14: bijstand bij het beheer en het bestuur van gerechtelijke instellingen artikel 17: alle beslissingen en initiatieven nemen die vereist zijn om het Phenixsysteem aan te passen aan de wijzigingen op wetgevend, regelgevend en technologisch vlak en een codedienst instellen; artikel 19 : een mechanisme voor controle uitwerken ; artikel 30: het gebruik van open standaarden uitwerken; 2. Wet van 10 juli 2006 betreffende de elektronische procesvoering. (Phenixwet II) artikel 2 4 : de dienstverlener inzake communicatie; artikel 4 : de proceshandelingen via elektronische weg; artikel 8 : de wijze waarop en onder welke vorm de betaling gebeurt van de rechten die verschuldigd zijn bij het neerleggen, afleveren of kopiëren van processtukken die via elektronische weg gebeuren; artikel 10 1 : aan welke vereisten de dienstverlener inzake communicatie moet beantwoorden 5

6 artikel 10 2 : welke inlichtingen de dienstverlener inzake communicatie moet mededelen aan het bestuur; artikel 10 2 : het vastleggen van de regels betreffende de controle van de dienstverlener inzake communicatie evenals de rechtsmiddelen die het bestuur kan aanwenden ; artikel 10 3 : het vastleggen van de voorwaarden, de leveringsprocedure, de schorsing en intrekking van de dienst van de dienstverlener inzake communicatie; artikel 13 : de rol; artikels 34 3 et 36 : de gekwalificeerde elektronische handtekening ; artikel 37 : de datum van invoering van het volledig elektronisch dossier ; artikel 38 1 : de elektonische lijst van notarissen ; 3. Wet van 05 augustus 2006 tot wijziging van sommige bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek met het oog op de elektronische procesvoering ( Phenixwet III). artikel 5 3 : het opmaken van de modaliteiten van de aanvaarding van het gerechtelijk elektonisch adres ; 'artikel 5 3 : het opmaken van de modaliteiten van de creatie, de registratie, de bewaring en de consultatie van de elektronische adressen ; artikel 5 : het opmaken van de modaliteiten voor de aanvaarding, verzaking of wijziging van gerechtelijke elektronische adressen; artikel 8 2 al. 6 : de kennisgeving bij gerechtsbrief ; artikel 10 et 11 : bepaling van de modaliteiten van creatie, bewaring, en communicatie van registers en repertoria; artikel 12 : bepaling van de modaliteiten van creatie, bewaring en consultatie van de elektronische lijst van de leden van de rechterlijke orde ; artikel 13 : betaling van de modaliteiten van creatie, bewaring en consultatie van de elektronische lijst van de advocaten ; artikel 14 : bepaling van de modaliteiten van creatie, bewaring en consultatie van de elektronische lijst van de gerechtsdeurwaarders ; B. VOORBEREIDING VAN DE KONINKLIJKE BESLUITEN. 1. Deelname aan de werkgroep «Task Force» De voorbereiding van meer dan dertig Koninklijke Besluiten, voorzien door de verschillende Phenixwetten, maakte het noodzakelijk een gemengde werkgroep samen te stellen. Daarvan maken juristen van de FOD Justitie, leden van CRID/Elégis (die de openbare aanbesteding toegewezen gekregen) en leden van het Beheerscomité deel uit. De werkgroep wordt Task Force genoemd. Dit omvangrijke werk, dat nog niet voltooid is, vergt veel voorbereidende werkzaamheden en vergaderingen a rato van ongeveer één vergadering om de veertien dagen. De evolutie van het werk ligt zeer gevoelig en wordt uitgevoerd met een enorme zorg voor nauwkeurigheid en volharding. 6

7 De volgende ontwerpen van Koninlijke Besluiten zijn reeds in voorbereiding binnen deze Task Force: - het repertorium van gerechtelijke elektronische adressen - het beheer en het bewaren van gerechtelijke dossiers - de dienstverlener inzake communicatie - de rol - de elektronische adressen - de gegevensbanken voor de rechtspraak, intern en extern 2. Vertaalwerk betreffende de concordantie van de teksten. Het Beheerscomité heeft reeds een werkvergadering georganiseerd met het oog op de vertaling van de ontwerpen van K.B. en om de concordantie van de teksten te verzekeren door de vertaaldiensten van FOD Justitie. 3. Voorafgaand advies door het Toezichtscomité. Een vergadering tussen de voorzitter en de ondervoorzitter van het Beheerscomité en de voorzitter van het Toezichtscomité heeft plaatsgevonden op 18 januari 2007, met de bedoeling, conform de wettelijke bepalingen, de door het Beheerscomité voorgestelde Koninklijke Besluiten te onderwerpen aan het voorafgaand advies van het Toezichtscomité. Naar aanleiding van deze vergadering werd een werkmethode uitgewerkt C. CENTRAAL PRINTING - SPEOS In het kader van Phenix zal gebruik gemaakt worden van centrale verzending. De dienstverlener inzake communicatie waarvan sprake in de wet van is hiermee belast. Het is de bedoeling de verzending hoofdzakelijk elektronisch te laten gebeuren maar de centrale verzending op papier kan evenmin worden uitgesloten. Wat de elektronische verzending betreft zal dit gebeuren via het gerechtelijk elektronisch adres. Op termijn zal de Koning de beroepsgroepen aanduiden die verplicht moeten gebruik maken van dit gerechtelijk elektronisch adres. Als dienstverlener inzake communicatie werd de firma Speos via openbare aanbesteding aangewezen. Aangezien het contract met Unisys thans verbroken is, zal de gecentraliseerde verzending voorlopig hoofdzakelijk op papier gebeuren. Binnen het Beheerscomité werd ook de lijst aangelegd voor de instanties en hun gerechtelijk elektronisch adres. 7

8 D. ARTIKEL 17 VAN DE WET VAN 10 AUGUSTUS AFSLUITING VAN DE TECHNISCHE AKKOORDEN. Art 17, al. 8 van de wet van 10 augustus 2005 voorziet dat het Beheerscomité met de FOD Justitie akkoorden sluit met betrekking tot de diensten die zijn vereist voor het beheer van het systeem. Op grond van deze bepaling heeft het Beheerscomité een onderzoek gedaan naar zowel de verschillende aspecten als de toepasselijke principes van de SLA, dit in het kader van zijn verschillende taken en opdrachten. Het Beheerscomité heeft een ontwerp van protocol uitgewerkt, gericht aan de voorzitter van het Directiecomité van de FOD Justitie dat thans het voorwerp van onderzoek uitmaakt bij de bevoegde diensten van het departement. E. PROTOCOL TUSSEN FOD JUSTICIE, FOD BINNENLANDSE ZAKEN, EN HET BEHEERSCOMITE. Het Beheerscomité heeft eveneens deelgenomen aan verschillende vergaderingen met de vertegenwoordigers van de kabinetten, zowel van FOD Justitie als van FOD Binnenlandse zaken en vertegenwoordigers van FOD Justitie, met als doel in het kader van een protocol de regels vast te leggen van overdracht door de politie van gestructureerde gegevens naar de gerechtelijke overheden. Aangezien deze materie tot de bevoegdheid van het College van procureurs-generaals behoort, is er hen in december 2006 gevraagd een vertegenwoordiger aan te duiden om in de toekomst deel te nemen aan de vergaderingen teneinde officieel het betreffende protocol te finaliseren. Het College van procureurs-generaals heeft ondertussen een vertegenwoordiger aangewezen. F. JURIDAT Artikel 9 van de wet van tot oprichting van het informatiesysteem Phenix voorziet in een externe gegevensbank voor de rechtspraak. Deze gegevensbank bevat de beslissingen geselecteerd door ieder gerecht. Onder impuls van de rechterlijke orde is de laatste maanden, in samenwerking met de firma BULL gewerkt aan deze gegevensbank, die de huidige gegevensbank voor de rechtspraak zal vervangen. Bij de voorbereiding hiervan werd het Beheerscomité betrokken. Eerstdaags zal het Beheerscomité ook de selectieregels bepalen voor de selectie van de rechtspraak zoals voorzien in de wet. Dit zal gebeuren na raadpleging van het Comité van gebruikers. Eveneens zullen de regels voor anonimisering worden vastgelegd, nu artikel 9, alinea 2, van de voornoemde Phenix-wet stelt dat in de geselecteerde beslissing de persoonsgegevens over het algemeen anoniem worden gemaakt. Dit zal dan bekrachtigd worden in een Koninklijk Besluit overeenkomstig de wet. Met de nieuwe gegevensbank zal gestart worden vanaf april Het Beheerscomité zal een controle uitoefenen op de gepubliceerde rechtspraak en de mogelijkheid hebben in uitzonderlijke omstandigheden gepubliceerde rechtspraak te parkeren, omdat bijvoorbeeld de anonimiseringsregels niet zijn nageleefd of omdat het gepubliceerde vonnis of arrest manifest in strijd is met de wet. 8

9 G. UTU Voor de gepubliceerde rechtspraak in de externe gegevensbank Juridat zal gebruik gemaakt worden van trefwoorden. Eertijds was op grond van een privaat initiatief (uitgeverij Larcier) een universele thesaurus opgesteld door een wetenschappelijk comité. Weliswaar vormt deze lijst een basis van waaruit kan vertrokken worden maar de initiatiefnemers van Juridat waren van oordeel dat de boomstructuur zoals gehanteerd in deze universele thesaurus niet volledig beantwoordde aan de behoeften van de praktijk. Daarom werd in samenwerking met Professor Rogier de Corte (Universiteit Gent, recht en informatica) en zijn medewerkers beslist deze universele thesaurus te herwerken voor Juridat. De boomstructuur wordt behouden maar beperkt tot 4 niveaus. Het Beheerscomité verleent zijn medewerking aan het opstellen en vertalen van deze nieuwe universele thesaurus (UTU). H. VOORBEREIDING CODES Phenix betekent een geïntegreerd en geüniformiseerd systeem voor Justitie in België. Daarbij zal ook gebruik gemaakt worden van het elektronisch dossier. Dit houdt in dat bij de transfer van gegevens (horizontaal of verticaal) de bestaande gegevens automatisch worden overgenomen. Het Beheerscomité heeft ook als wettelijke opdracht medewerking te verlenen aan de gegevensverwerking met het oog op het opmaken van interne en externe statistieken (artikel 10 en volgende van de wet van ). Dit alles betekent dat gebruik moet worden gemaakt van unieke en uniforme codes in de meest ruime zin. Binnen het Beheerscomité is reeds een aanvang gemaakt met het opstellen van diverse uniforme codes. Zo werden voor de diverse gerechtelijke instanties unieke codes vastgesteld voor de compartimenten, naast de unieke code voor de instantie zelf. Ook heeft het Beheerscomité een voorstel gedaan voor de samenstelling van het rolnummer binnen Phenix en voor andere te gebruiken codes (bijvoorbeeld deskundigen). Samen met de medewerkers van het College van Procureurs-Generaal wordt ook gewerkt aan de strafrechterlijke kwalificatiecodes. Op termijn is het de bedoeling ook naar het strafregister toe met uniforme codes te werken. Het Beheerscomité dient binnen zijn schoot te voorzien in een codedienst welke deze codes zal beheren. 9

10 I. DEELNAME AAN HET ALGEMENE PROGRAMMATIEWERK. 1. Progress meetings. Het Beheerscomité, vertegenwoordigd door zijn voorzitter en zijn vice-voorzitter, heeft deelgenomen aan de maandelijkse vergaderingen, betiteld progress meeting, om de structurele evolutie te volgen van de programmering door Unisys, basis van het systeem. 2. Governance board In het kader van het Phenixproject was per gerechtelijke instantie (of deel ervan) een werkgroep opgericht. Binnen elke werkgroep was er een verantwoordelijke. Deze verantwoordelijken kwamen maandelijks samen in de lokalen van het Beheerscomité om de voortgang van het project te bekijken en een aantal discussiepunten op te lossen. Aan deze vergaderingen namen ook de Voorzitter en de Ondervoorzitter van het Beheerscomité deel. 3. Vergaderingen, voorbereidingen en deelname aan de testen van de werking van de de applicatie. In het kader van de voortgang van het project waren veelvuldige vergadering gepland. Deze hadden betrekking op het uittekenen van de gemeenschappelijke componenten per instantie (BPN workshops), de analyse van een aantal instanties (politieparket, politierechtbank, vredegerecht, collectieve schuldenregeling, onderzoeksgerechten, rechtbank van eerste aanleg penaal, hof van beroep penaal). Aan deze diverse vergaderingen werd ook deelgenomen door leden van het Beheerscomité. Ook aan het testen en het nalezen van diverse documenten verleende het Beheerscomité zijn medewerking. Voor de diverse applicaties dienden ook templates voorbereid te worden en codes. Het Beheerscomité heeft honderden templates en codes vertaald voor onder andere de applicaties politieparket, politierechtbank en collectieve schuldenregeling. 10

11 J. COMMUNICATIE Een project kan slechts slagen in de mate dat gecommuniceerd wordt met alle betrokkenen. Ook daaraan heeft het Beheerscomité aandacht besteed en zijn medewerking verleend. 1. Missies Verschillende leden van het Beheerscomité hebben op uitnodiging, uiteenzettingen gegeven over het Phenixproject aan de diverse toekomstige gebruikers. Zo onder andere werden voordrachten gegeven in het kader van de D² initiatieven van OVB, aan de OBFG en OVB, aan de studenten rechten aan diverse universiteiten, aan syndicale organisaties van de gebruikers en aan beroepsgroeperingen van de gebruikers (voordrachten griffiers en parketsecretarissen in Oostende, Doornik, Huy, Luik, Hasselt, Namen, Gent, Brussel,.). 2. Publicaties en interviews In diverse juridische tijdschriften zijn bijdragen verschenen die het Phenixproject toelichten. Deze toelichtingen hadden niet enkel betrekking op de juridische aspecten verbonden aan het Phenixproject maar hadden ook een algemene informatieve waarde teneinde de beroepswereld op de hoogte te houden van de wetgeving, de doelstellingen en de evoluties van het project (JT, RW, RABG, Juristenkrant). Ook waren er directe contacten met de vertegenwoordigers van de medewerkers van het gerecht (OVB, OBFG, Nationale Kamer van de Notarissen, Federatie van de Notarissen en de Nationale Kamer voor de Gerechtsdeurwaarders). Ook met beroepsgroepen die veel met justitie werken, waren er informatievergaderingen, onder andere Assuralia. 3. Internationale contacten Het Phenixproject heeft door zijn doelstelling en concept internationale aandacht getrokken. Ter gelegenheid van contacten met vertegenwoordigers van verschillende vreemde landen, heeft het Beheerscomité in de loop van het voorbije jaar eveneens een rol van informatieverstrekker opgenomen wat de inhoud van het project Phenix betreft. Zo werden recentelijk delegaties ontvangen uit Zuid-Korea, Marokko, Canada en Nederland. 11

12 IV. TE VERWACHTEN NIEUWE TAKEN BEHEERSCOMITE OP KORTE TERMIJN In de bladzijden hiervoor is het werk omschreven dat door het Beheerscomité en zijn administratie is gepresteerd. Ook in de diverse Phenixwetten zijn diverse opdrachten voor het Beheerscomité besloten. Het werk is uiteraard niet af en zal toenemen naarmate het Phenixproject evolueert. De omstandigheid dat thans het contract met Unisys is verbroken, belet niet dat een aantal werkzaamheden worden verder gezet, worden afgewerkt en worden voorbereid. Zo heeft de Vice-Eerste Minister en Minister van Justitie in het perscommuniqué van medegedeeld dat op korte termijn zal worden verder gewerkt aan de modernisering van de bestaande informaticatoepassingen binnen de vredegerechten, de politierechtbanken-en parketten evenals wat betreft de collectieve schuldenregeling. Dit houdt onder andere in dat de codes en kwalificatiecodes moeten geüniformiseerd worden. Ook de UTU-codes zullen verder moeten opgevolgd worden. Aangezien Juridat van start gaat op 1 april 2007 is ook hier een taak voor het Beheerscomité weggelegd. De uitvoeringsbesluiten van de diverse Phenixwetten worden verder voorbereid en ook in deze (ontwerpen van) KB s zijn heel wat taken voorzien voor het Beheerscomité. Een aantal van deze taken zullen nog in de loop van 2007 operationeel worden. Waar de Vice-Eerste Minister en Minister van Justitie de oprichting heeft aangekondigd van een multidisciplinaire expertengroep die als opdracht zal hebben concrete voorstellen te doen voor de heroriëntering van het project valt het niet uit te sluiten dat in het kader daarvan ook beroep wordt gedaan op het Beheerscomité. 12

13 V. BUDGETTAIRE VOORUITZICHTEN. Het Beheerscomité dient zijn budgettaire verwachtingen mede te delen. Gezien de onzekerheden die thans aan de evolutie van de realisatie van het progamma verbonden zijn, ziet het Beheerscomité zich genoodzaakt zich desbetreffend te beperken. A. VOORSTEL VAN BEGROTING PHENIX Voorafgaande opmerking Het voorstel van begroting is uitgewerkt in functie van de geraamde budgettaire noden van het beheerscomité. Hierbij is rekening gehouden met 4 medewerkers voor het secretariaat en de werving van een informaticus in de loop van 2007 die de administrateur moet worden van juridat bis. Verder is er ook een nood aan universitairen voor de coderingsdienst. In het voorstel is uitgegaan van 6 personeelsleden maar het beheerscomité wenst te onderstrepen dat dit aantal slechts een werkhypothese is. Er wordt niet voorgesteld om binnen de sectie 12 Justitie, afdeling 56 een eigen programma te voorzien. De hier gevraagde kredieten kunnen dus opgenomen worden binnen het geheel van de diverse kredieten van de organisatieafdeling Personeel Naast de reeds aanwezige 2 juristen (niveau A) en 2 secretarissen (niveau B) voor de algemene werking wordt dus voorgesteld om een extra universitair-informaticus te kunnen werven die de administrateur moet worden van juridat bis en 6 universitairen voor de coderingsdienst. We gaan er van uit dat betrokkene in dienst is op 1 januari Voor de opmaak van de begroting wordt verondersteld dat de universitairen ingeschaald zijn in de weddenschaal A21 met 6 jaar anciënniteit, de 2 secretarissen in weddenschaal BA1 met 6 jaar anciënniteit. Dit geeft dan voor 2008 een uitgave van euro. De wedde van de voorzitter en de ondervoorzitter zijn hier niet opgenomen aangezien ze reeds opgenomen zijn binnen de bestaande personeelskredieten. 13

14 3. Zitpenningen en verplaatsingskosten beheerscomité De zitpenning bedraagt 166 euro (te indexeren). De zitpenning moet voor het vast personeel van de Staat (magistraten en ambtenaren) worden aangerekend op een 11.03, voor de anderen op een De verplaatsingskosten worden aangerekend op een Uitgaande van 25 vergaderingen per jaar geeft dit op de x25x166x1,0404 = euro en op de x25x166x1,0404 = euro. Hierbij komen dan nog de verplaatsingskosten die berekend zijn op 160,2 per lid (euro s 2006) per vergadering wat op jaarbasis euro (euro s 2008) geeft. 4. Werkingsuitgaven voor het personeel Binnen de begroting moeten de werkingsuitgaven van de voorzitter, de ondervoorzitter en 11 personeelsleden voorzien worden. Op jaarbasis geeft dit uitgaande van een forfait van euro per personeelslid een bedrag van euro. Dit wordt verdeeld in 75% (gewone werking), 10% (werkingsuitgaven informatica), 10% (investeringen) en 5% (investeringen informatica). 5. Diverse Pro memorie moeten ook de werkingskosten van het comité van gebruikers vermeld worden. 6. Samengevat op basis van het geheel van de voorstellen bekomen we : 2008 totaal 11, , , , , , Hierbij is uitgegaan van een inflatie van 2 % voor de opmaak

15 Begroting uitgesplitst per post: 2008 personeel 11,03 11, zitpenningen 11, , verplaatsingskosten 12, werkingsuitgaven 12, , , , diverse 11,03 12,01 Berekening personeelskredieten: A index 1, patr lasten 34% vak geld/eindej 11,67% per maand BA index 1, patr lasten 34% vak geld/eindej 11,67% per maand aanwezig op 1/1 2 juristen juristen informaticus secretarissen totaal

16 INHOUDSTAFEL : JAARVERSLAG I. INFRASTRUCTUUR VAN HET BEHEERSCOMITE...3 PERSONEEL EN LOKALEN...3 A. HET PERSONEEL...3 B. DE LOKALEN...3 II. VERGADERINGEN VAN HET BEHEERSCOMITE....4 III. DE ACTIVITEITEN....5 A. HET WETTELIJK VOORZIENE ADVIES DOOR HET BEHEERSCOMITE Wet van 10 augustus 2005 tot oprichting van het informatiesysteem Phenix ( BS van 01/09/2005) (Phenixwet I) Wet van 10 juli 2006 betreffende de elektronische procesvoering. (Phenixwet II) Wet van 05 augustus 2006 tot wijziging van sommige bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek met het oog op de elektronische procesvoering ( Phenixwet III)...6 B. VOORBEREIDING VAN DE KONINKLIJKE BESLUITEN Deelname aan de werkgroep «Task Force» Vertaalwerk betreffende de concordantie van de teksten Voorafgaand advies door het Toezichtscomité...7 C. CENTRAAL PRINTING - SPEOS...7 D. ARTIKEL 17 VAN DE WET VAN 10 AUGUSTUS AFSLUITING VAN DE TECHNISCHE AKKOORDEN...8 E. PROTOCOL TUSSEN FOD JUSTICIE, FOD BINNENLANDSE ZAKEN, EN HET BEHEERSCOMITE...8 F. JURIDAT...8 G. UTU...9 H. VOORBEREIDING CODES...9 I. DEELNAME AAN HET ALGEMENE PROGRAMMATIEWERK Progress meetings Governance board Vergaderingen, voorbereidingen en deelname aan de testen van de werking van de de applicatie J. COMMUNICATIE Missies Publicaties en interviews Internationale contacten

17 IV. TE VERWACHTEN NIEUWE TAKEN BEHEERSCOMITE OP KORTE TERMIJN...12 V. BUDGETTAIRE VOORUITZICHTEN...13 A. VOORSTEL VAN BEGROTING PHENIX Voorafgaande opmerking Personeel Zitpenningen en verplaatsingskosten beheerscomité Werkingsuitgaven voor het personeel Diverse Samengevat