10 implementatie Tips voor een succesvolle ERP-
1 Heb een game plan Voorbereiding is de sleutel. Check met het management wat er mogelijk is en wanneer dat het beste past. Verdeel het project in blokken zodat het beheersbaar wordt. Voorzie veel tijd om intern te overleggen en te discussiëren zodat iedereen dezelfde verwachtingen heeft van het project. Eindig met een geschreven samenvatting die gedragen wordt door alle betrokkenen in je bedrijf en met een ruwe tijdsinschatting.
2 Kies een interne projectleider De gekozen software-partner zal langs zijn kant een projectleider hebben, maar ook intern in jouw bedrijf heb je een projectleider nodig. Hij zal heel wat tijd moeten vrijmaken voor het project. Hij beslist welke oplossing de beste is indien er vraagstukken rijzen tijdens de implementatie. Hij is eerlijk en direct in zijn communicatie met de partner.
3 Doel voor ogen Weet wat je uiteindelijke doel is met het vernieuwen van je administratieve software. Omschrijf dit zeer gedetailleerd en zorg dat dit in lijn ligt met je business goals. Met deze concrete doelstellingen voor ogen wijkt je project veel minder af, zowel wat betreft software-oplossing als proces.
4 Mijlpalen aftoetsen Wacht niet tot er grote delen van de oplossing klaar zijn (zie tip 1) maar eis tussentijdse evaluaties terwijl de implementatie nog aan de gang is. Evalueer deze mijlpalen met je volledige team en met iedereen die later met dat onderdeel zal moeten werken. Koppel kort terug naar je software-partner om tijdig bij te sturen of groen licht te geven.
5 Betrek alle niveaus De input van werknemers en collega s die later daadwerkelijk met de software zullen werken is van cruciaal belang. Managers mogen dan wel op de hoogte zijn van processen, ze zitten vaak niet diep genoeg in de dagelijkse operations om enkel op hun input te vertrouwen. Bovendien betekent ERP verandering en daar hebben heel wat medewerkers schrik van. Betrek hen vroeg om deze angst weg te nemen.
6 CEO s onder elkaar Jouw management moet indien nodig rechtstreeks en eerlijk kunnen praten met het management van je softwarepartner. Een ERP-implementatie geeft altijd grote druk bij de projectleiders en het moraal kan hieronder lijden. Het is dan belangrijk dat jouw zaakvoerder even in alle kalmte contact kan opnemen met de zaakvoerder van de softwarepartner om de situatie uit te klaren zodat het project terug verder kan.
7 Laat je opleiden Wil je de investering van een nieuwe administratieve oplossing volledig terugwinnen? Leid dan al je medewerkers op. Gooi ze niet in het diepe, ze zullen niet verdrinken maar ze zullen ook geen olympische records zwemmen. De opleidingskost is meestal de eerste waarop wordt bespaard in een project wat leidt tot minder efficiënt gebruik en meer vragen aan de helpdesk wanneer de ERP live is.
8 Communiceer intern Hou iedereen binnen je organisatie op de hoogte van de status van het project. Zo komt er niemand uit de lucht gevallen als het allemaal echt concreet wordt. Zorg dat iedereen begrijpt dat het ERPpakket ten goede zal komen aan de manier waarop je bedrijf werkt. Geef aan dat nieuwe software ook vaak inhoudt zaken op een andere, nieuwe en betere manier te gaan doen.
9 Manage verandering Dankzij de ERP-implementatie neem je alle interne werkprocessen onder de microscoop. We zijn er zeker van dat hierdoor processen zullen worden bijgestuurd en dat er veranderingen zullen onstaan. Bespreek deze veranderingen uitvoerig, betrek ook die personen voor wie deze aanpassingen concreet zullen zijn. Focus op de mensen die hiermee geconfronteerd zullen worden en verwerk hun opmerkingen.
10 Kijk vooruit De nieuwe software is pas het begin. Het is de basis om op een betere manier zaken te gaan doen. Het zal helpen om op een betrouwbare en systematische manier te gaan werken. Maar daar eindigt het uiteraard niet, nu kan je plannen voor de toekomst en heb je mogelijkheden om te groeien als onderneming. Een goede ERP-oplossing zal meegroeien waar nodig.