E-mail : info@internetvaardig.be Website : http://internetvaardig.be LinkedIn: http://www.linkedin.com/in/filipbourgeois Facebook : https://www.facebook.com/internetvaardig Scoop.it : http://www.scoop.it/t/internetvaardig/ Pedagogische studiedag - Sint-Rembert Torhout - 27 september 2013 Online huisregels - een sociale media beleid In deze syllabus : Structuur van de workshop Casussen online huisregels Inspiratie voor online huisregels : Positief Sociaal Media Protocol (Social Media Wijs - NL) Modelprotocol Sociale Media (Centrum voor Christelijk Onderwijs - NL) 10 tips om veilig om te gaan met sociale media (GO!) Uitgangspunten online communicatie (ROC van Twente - NL) Aanbevelingen bij het gebruik van sociale media (Belgische overheid)
Online huisregels - een sociale mediabeleid 1. Uitgangssituatie Welke afspraken rond sociale media zijn er al op school? Welke problemen met sociale media doen zich voor? Voor welke problemen kunnen gewijzigde of nieuwe afspraken mogelijk uitkomst bieden? 2. Visie : Facetten? Wie? Klemtoon? Insteek?
Plaats de facetten in volgorde van prioriteit Voor wie moeten de huisregels gelden? Bij de afspraken moet de klemtoon liggen op Welke insteek geniet je voorkeur? 3. Situaties 4. Inspiratie Welke visie herken je in de voorbeelden? Welke voorbeelden vind je interessant voor je eigen school? 5. Aanpak 6. Casus Wat zat goed bij deze school? Waar is het misgelopen? Hoe beoordeel je de aanpak van de situatie?
Om te lachen Met de sportdag zijn lachwekkende foto s genomen. Welke mogen online? Met de 100-dagen toonden sommige leraars zich van hun grappigste kant. Welke foto s mogen online? Vriend zijn De leerlingenraad wil de leerlingen van de school betrekken op haar activiteiten en gebruikt daarvoor een Facebookgroep. De begeleidende leerkrachten zijn er vriend. Zijn er bijzondere afspraken/ voorwaarden nodig? Roddel Je leest op de Facebook van een leerling van 13 dat ze 'verliefd is op die van Nederlands' en dat het 'wederzijds is'. Je ziet op Facebook dat leerlingen roddelen over een vermeende relatie tussen 2 collega s. Vertrouwelijke info Peter leest online dat een collega tijdelijk afwezig is omwille van een onderzoek naar darmkanker. Peter krijgt op Facebook een privé-bericht waarin gevraagd wordt wat er waar is van die darmkanker. Discussie Leerlingen klagen op Facebook een schoolsituatie aan. Een ouder klaagt op je Facebook-profiel of Facebook-pagina een schoolsituatie aan. Raakvlakken Collega Kasper zet zich in voor een maatschappelijk thema dat voor de school gevoelig ligt. Hij wordt gevraagd voor een interview. Kasper is voorstander van een verandering in het onderwijs; de directie is hier voorzichtig mee. Er komt een online petitie.
! Positief!Social!Media!Protocol! Leren 1. <<De school>> verwacht van haar leerkrachten dat zij over voldoende kennis beschikken om de leerlingen de benodigde sociale media vaardigheden aan te leren die waardevol zijn voor het leerproces; 2. <<De school>> integreert sociale media waar mogelijk in de lessen en gebruikt deze o.a. om contact te leggen met experts en om in te spelen op actualiteit; 3. <<De school>> spant zich in om de leerlingen zelf de mogelijkheden van sociale media te laten ervaren; 4. <<De school>> moedigt leerlingen aan om tijdens de lessen actief gebruik te maken van sociale media voor zover het gebruikt wordt voor het leerproces. Uitzondering is wanneer de leerkracht expliciet vraagt de gebruikte devices (smartphone, tablet, ipod, laptop) te parkeren. Communiceren 1. <<De school>> zet sociale media in om de dialoog met belanghebbenden aan te gaan, met als doel betere informatieverstrekking, het verhogen van ouderparticipatie en betrokkenheid van de buurt; 2. <<De school>> moedigt medewerkers en leerlingen aan om over schoolgerelateerde onderwerpen te publiceren, voor zover er rekening mee wordt gehouden dat geen informatie verspreid wordt over derden die daar geen toestemming voor hebben gegeven; 3. <<De school>> moedigt haar medewerkers aan om sociale media in te zetten om leerlingen te informeren over schoolgerelateerde onderwerpen als opdrachten, roosterwijzigingen en activiteiten; 4. <<De school>> laat de inzet van sociale media door medewerkers over school gerelateerde onderwerpen met de belanghebbenden over aan de inschatting van de leerkracht. Onze medewerkers zijn zich hierbij bewust dat zij ambassadeurs zijn van onze school, de integriteit van de berichtgeving op sociale media is essentieel en vanzelfsprekend. 5. <<De school>> respecteert de vrijheid van meningsuiting van al haar medewerkers. In het geval dat de medewerker communiceert via sociale media vanuit zijn/haar professie, wordt kenbaar gemaakt dat dit gebeurt als leerkracht en namens de school; Profileren 1. <<De school>> zet berichtgeving op sociale media in met het doel om positieve informatie te verspreiden over de (activiteiten) van de school of organisatie; 2. <<De school>> monitort sociale media actief om de ervaringen van leerlingen en andere belanghebbenden met de school te vernemen; 3. <<De school>> gaat naar aanleiding van deze ervaringen in real life in gesprek om, waar mogelijk, de goede punten te versterken en de zwakke te verbeteren. Behalve in geval van onjuistheden wordt op negatieve discussies niet gereageerd via sociale media; 4. <<De school>> vraagt toestemming van ouders voor het publiceren van foto-, filmen geluidsopnamen van schoolgerelateerde situaties (projectweek, schoolreisje etc.) op sociale media. Pagina 1 van 2
Positief!Social!Media!Protocol! Positieve insteek <<De school>> is zich ervan bewust dat sociale media een onlosmakelijk onderdeel zijn van de huidige samenleving en de leefomgeving van haar leerlingen, hun ouders en andere belanghebbenden zoals o.a. omwonenden en de gemeente. <<De school>> ziet het als haar verantwoordelijkheid om kinderen te leren de voordelen van sociale media te benutten alsmede de nadelen bespreekbaar te maken. Bovendien zien wij de kansen die sociale media bieden om de school te profileren in haar markt en om de communicatie met belanghebbenden toegankelijker en interactiever te maken. <<De school>> biedt haar leerkrachten voldoende mogelijkheid (tijd, budget) om kennis van sociale media en de manier waarop deze ingezet kan worden in de leerontwikkeling, op peil te houden.! Pagina 2 van 2
Modelprotocol Sociale Media Inleiding Sociale media zoals Hyves, Twitter, Facebook, YouTube en LinkedIn bieden de mogelijkheid om te laten zien dat je trots bent op je school en kunnen een bijdrage leveren aan een positief imago van [naam onderwijsinstelling]. Van belang is te beseffen dat je met berichten op sociale media (onbewust) de goede naam van de school en betrokkenen ook kunt schaden. Om deze reden vragen wij om bewust met de sociale media om te gaan. Essentieel is dat, net als in communicatie in de normale wereld, de onderwijsinstellingen en de gebruikers van sociale media de reguliere fatsoensnormen in acht blijven nemen en de nieuwe mogelijkheden met een positieve instelling benaderen. [naam onderwijsinstelling] vertrouwt erop dat zijn medewerkers, leerlingen, ouders/verzorgers en andere betrokkenen verantwoord om zullen gaan met sociale media en heeft dit protocol opgezet om een ieder die bij de [naam school] betrokken is of zich daarbij betrokken voelt daarvoor richtlijnen te geven. Uitgangspunten 1. [naam onderwijsinstelling] onderkent het belang van sociale media. 2. Dit protocol draagt bij aan een goed en veilig school- en onderwijsklimaat; 3. Dit protocol bevordert dat de instelling, medewerkers, leerlingen en ouders op de sociale media communiceren in het verlengde van de missie en visie van de onderwijsinstelling en de reguliere fatsoensnormen. In de regel betekent dit dat we respect voor de school en elkaar hebben en iedereen in zijn waarde laten; 4. De gebruikers van sociale media dienen rekening te houden met de goede naam van de school en van een ieder die betrokken is bij de school; 5. Het protocol dient de onderwijsinstelling, haar medewerkers, leerlingen en ouders tegen zichzelf en anderen te beschermen tegen de mogelijke negatieve gevolgen van de sociale media; Doelgroep en reikwijdte 1. Deze richtlijnen zijn bedoeld voor alle betrokkenen die deel uitmaken van de schoolgemeenschap, dat wil zeggen medewerkers, leerlingen, ouders/verzorgers en mensen die op een andere manier verbonden zijn aan [naam school]. 2. De richtlijnen in dit protocol hebben enkel betrekking op schoolgerelateerde berichten of wanneer er een overlap is tussen school, werk en privé. Sociale media in de school A. Voor alle gebruikers (medewerkers, leerlingen en ouders/verzorgers) 1. Het is medewerkers en leerlingen niet toegestaan om tijdens de lessen actief te zijn op sociale media tenzij door de schoolleiding respectievelijk leraren hiervoor toestemming is gegeven.
2. Het is betrokkenen toegestaan om kennis en informatie te delen, mits het geen vertrouwelijke of persoonlijke informatie betreft en andere betrokkenen niet schaadt. 3. De betrokkene is persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud welke hij of zij publiceert op de sociale media. 4. Elke betrokkene dient zich ervan bewust te zijn dat de gepubliceerde teksten en uitlatingen voor onbepaalde tijd openbaar zullen zijn, ook na verwijdering van het bericht. 5. Het is voor betrokkenen niet toegestaan om foto-, film- en geluidsopnamen van schoolgerelateerde situaties op de sociale media te zetten tenzij betrokkenen hier uitdrukkelijk toestemming voor plaatsing hebben gegeven; 6. Het is medewerkers niet toegestaan om vrienden te worden met leerlingen op sociale media. 7. Alle betrokkenen nemen de fatsoensnormen in acht. Als fatsoensnormen worden overschreden (bijvoorbeeld: mensen pesten, kwetsen, stalken, bedreigen, zwartmaken of anderszins beschadigen) dan neemt de onderwijsinstelling passende maatregelen. Zie ook : Sancties en gevolgen voor medewerkers en leerlingen B. Voor medewerkers tijdens werksituaties 1. Medewerkers hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het gebruik van sociale media: privémeningen van medewerkers kunnen eenvoudig verward worden met de officiële standpunten van de onderwijsinstelling. Indien een medewerker deelneemt aan een discussie die (op enigerlei wijze) te maken heeft met [naam onderwijsinsteling] dient de medewerker te vermelden dat hij/zij medewerker is van [naam school]. 2. Als online communicatie dreigt te ontsporen dient de medewerker direct contact op te nemen met zijn/haar leidinggevende om de te volgen strategie te bespreken. 3. Bij twijfel of een publicatie in strijd is met deze richtlijnen neemt de medewerker contact op met zijn/haar leidinggevende. C. Voor medewerkers buiten werksituaties 1. Het is de medewerker toegestaan om schoolgerelateerde onderwerpen te publiceren mits het geen vertrouwelijke of persoonsgebonden informatie over de school, zijn medewerkers, leerlingen, ouders/verzorgers en andere betrokkenen betreft. Tevens mag de publicatie de naam van de school niet schaden. 2. Indien de medewerker deelneemt aan een discussie die (op enigerlei wijze) te maken heeft met de onderwijsinstelling dient medewerker te vermelden dat hij/zij medewerker is van [naam school]. 3. Indien de medewerker over [naam onderwijsinstelling] publiceert dient hij/zij het bericht te voorzien van het bericht dat de standpunten en meningen in dit bericht de eigen persoonlijke mening zijn en los staan van eventuele officiële standpunten van [naam onderwijsinstelling. Verder meldt de medewerker dat hij of zij niet verantwoordelijk is voor de inhoud en uitlatingen van derden. Sancties en gevolgen voor medewerkers en leerlingen 1. Medewerkers die in strijd handelen met dit protocol maken zich mogelijk schuldig aan plichtsverzuim. Alle correspondentie omtrent dit onderwerp wordt opgenomen in het personeelsdossier. 2. Afhankelijk van de ernst van de uitlatingen, gedragingen en gevolgen worden naar medewerkers toe rechtspositionele maatregelen genomen welke variëren van waarschuwing, schorsing, berisping, ontslag en ontslag op staande voet;
3. Leerlingen en / of ouders/verzorgers die in strijd met dit protocol handelen maken zich mogelijk schuldig aan verwijtbaar gedrag. Alle correspondentie omtrent dit onderwerp wordt opgenomen in het leerlingendossier. 4. Afhankelijk van de ernst van de uitlatingen, gedragingen en gevolgen worden naar leerlingen en / of ouders/verzorgers toe maatregelen genomen welke variëren van waarschuwing, schorsing en verwijdering van school 5. Indien de uitlating van leerlingen,en/of ouders/verzorgers en medewerkers mogelijk een strafrechtelijke overtreding inhoudt zal door [naam onderwijsinstelling] aangifte bij de politie worden gedaan.
Voor leerkrachten 10 tips om veilig om te gaan met sociale media Het GO! is een breed en open net. Daarom omarmen we sociale media als een nieuwe manier om met elkaar te communiceren. Maar dat is niet altijd even evident. Hoe ga je als leerkracht en werknemer van het GO! om met sociale media? Wees loyaal tegenover het GO! en je school Ook op Facebook, Twitter en andere sociale media blijf je een werknemer van het GO!. Hou dus ook daar rekening met de waarden van ons pedagogisch project: respectvol, verdraagzaam, mondig, positief kritisch, leergierig, verantwoordelijk, geëngageerd, sociaal, zelfstandig, creatief. Jij bent onze ambassadeur bij uitstek. Draag dus die waarden uit. Maak duidelijk dat je in eigen naam spreekt Spreek altijd in de ik-vorm. Geef duidelijk aan dat het om je persoonlijke opvattingen gaat. Zeker als het gesprek over het GO! of jouw school gaat. Dat kun je doen door aan je profiel een disclaimer toe te voegen waarin je aangeeft dat je niet namens het GO! of je school spreekt. (Bijvoorbeeld: De hier gepubliceerde mening is persoonlijk en vertegenwoordigt niet het standpunt van het GO!. ) Maak jezelf wel steeds bekend als leerkracht. Geef eventueel aan wat je functie is en waar je werkt, in het bijzonder in gesprekken met een link naar je eigen werkdomein of naar het GO!. Om misverstanden te vermijden, vermeld je het best expliciet je band met het GO!. Het internet vergeet niet Wie schrijft, die blijft. Alles wat je op het internet schrijft, blijft er staan en is door anderen te bekijken. Besteed dus zorg aan wat je schrijft en denk tweemaal na vooraleer je iets online plaatst. Pas op met felle standpunten, ook als ze niets met je werk te maken hebben. Oeps, foutje Dat kan iedereen overkomen. Geef het gewoon toe en tracht de fout te verhelpen. Bied zo nodig je verontschuldigingen aan. Wis de tekst waarin de fout staat niet (die kan immers al lang gekopieerd zijn en elders op het internet staan) maar voeg de juiste informatie toe. Laat ook weten wat je doet om de fout te corrigeren of om informatie te achterhalen. Communiceer altijd open en correct.
Ga respectvol om met andere gebruikers Toon respect voor andere meningen, waarden, culturen en levensbeschouwingen. Laster en beledigingen zijn niet geoorloofd. Laat je niet meeslepen in een verhitte of eindeloze discussie. Merk je dat er over het GO! of je school gesproken wordt en denk je dat een reactie wenselijk is, geef dit dan door aan de directeur. Bescherm de privacy Schend de privacy van anderen niet door zonder hun toestemming persoonsgegevens (namen, adressen, foto s, ) te verspreiden. Denk ook na vooraleer je je eigen privégegevens verspreidt. Bekijk de privacyinstellingen van je profiel op Facebook, Twitter en andere sociale media eens. Op die manier kun je al veel informatie afschermen voor personen die er geen zaken mee hebben. Respecteer het auteursrecht Wil je via sociale media inhoud (tekst, foto, video, muziek) verspreiden waarvan je niet de auteur bent? Dat mag, maar vermeld dan altijd de bron. Kopieer die niet, maar leg een link. Maak je zelf foto-, video- of geluidsopnames in de school en wil je die nadien via sociale media verspreiden? Dan heb je de expliciete toestemming van de leerling of ouder nodig als de leerling duidelijk herkenbaar is. Ga na of die toestemming gegeven is. Vrienden worden met leerlingen? Om te communiceren met je leerlingen kun je gebruik maken van Smartschool, onze eigen digitale leeromgeving. Als je via sociale media bevriend wordt met je leerlingen, meng je werk en privé. Wees je er dan van bewust dat je leerlingen in je privéleven kunnen kijken. Vergeet het gesprek niet Niet elke boodschap is geschikt om via sociale media mee te delen. Gaat het over een moeilijk of gevoelig onderwerp, kies dan eerder voor een persoonlijk gesprek. Dan kun je beter rekening houden met de gevoelens van je gesprekspartner en kan hij of zij meteen feedback geven. Kortom, gebruik je gezond verstand Doe niets op sociale media dat je ook in het echte leven niet zou doen. Spreek zoals je met echte personen zou spreken. Gedraag je zoals je bij andere sociale gelegenheden (een vergadering, feestje, ) zou doen. CONTACT: Heb je vragen, mail dan gerust naar socialmedia@g-o.be.
1 Home 2 3 4 Uitgangspunten Do s Don ts Uitgangspunten Online Communicatie Tips & Trucs, Do s & Don ts voor het gebruik van sociale media 5 Tips & Trucs januari 2012 6 7 8 Social media accounts Als medewerker Als privépersoon 9 Kennis delen 10 Bijlage 1
1 Home 2 3 Uitgangspunten Do s DO s bij het (zakelijk) gebruik van social media tabblad ROC van Twente). 4 Don ts Gedragscode computer- en (mobiele) telefoonverkeer. 5 6 7 8 9 10 Tips & Trucs Social media accounts Als medewerker Als privépersoon Kennis delen Bijlage Wees jezelf. Zeg wie je bent en waar je werkt, zeker als het over ROC van Twente gaat. Maak duidelijk dat het om je eigen mening en opvattingen gaat. Schrijf in de ik-vorm. Zorg dat de feiten kloppen en wees eerlijk. Onderbouw je mening met feiten. Vermeld de bron van je informatie. Zorg voor toegevoegde waarde in de discussie. Denk na voordat je iets plaatst. Eén druk op <enter> en het bericht staat online. Gebruik je gezond verstand en wees beleefd. Geef vergissingen toe en bied zonodig je verontschuldigingen aan. Gedraag je niet anders dan dat je op school en in de klas zou doen. Houd rekening met auteursrechten. Gebruik geen logo s, handelsmerken, muziek, afbeeldingen, enz. zonder toestemming vooraf. Volg reacties op je eigen uitlatingen en reageer daar zonodig op (zie bijlage Hoe te reageren ). Probeer de eerste te zijn die een eventuele eigen fout corrigeert. 3
1 Home 2 3 4 5 6 7 Uitgangspunten Do s Don ts Tips & Trucs Social media accounts Als medewerker DON ts bij het (zakelijk) gebruik van social media Plaats geen materiaal dat je in verlegenheid zou brengen, als je moeder of leiddinggevende het zou kunnen lezen. Publiceer geen verpakte reclame-uitingen; geen SPAM (zoals: We hebben nog plaats voor nieuwe studenten ). Doe geen uitspraken die je collega s, studenten of het ROC kunnen schaden. Spreek niet námens ROC van Twente, dat is de taak van de dienst Communicatie & Marketing (als je een eigen webblog hebt, gebruik dan een disclaimer, zie pagina 8) Plaats geen lasterlijk, grof, obsceen of bedreigend materiaal. Verspreid geen interne informatie. Laat je niet uit over eventueel vertrouwelijke informatie of cijfers van ROC van Twente. Citeer geen collega s of andere belanghebbenden. Plaats geen materiaal zonder toestemming van de eigenaar. Pas geen censuur toe op de mening van anderen. Vervorm het logo van ROC van Twente niet. Verbind het logo niet aan ongepaste content. 8 Als privépersoon Klik hier voor onze huisstijlrichtlijnen en logo. 9 10 Kennis delen Bijlage Sommige dingen doe je gewoon niet op social media kanalen. 4
1 Home 2 3 4 Uitgangspunten Do s Don ts Tips & Trucs voor het gebruik van sociale media Zit je als privépersoon op Twitter of heb je een weblog? Ga dan geen uitspraken bloggen of twitteren die in vergaderingen zijn gedaan. Tweets of blogs over je dagelijkse activiteiten als medewerker van ROC van Twente zijn meestal geen probleem, tenzij die over collega s gaan, vertrouwelijk zijn of je (MBO) College of dienst schaden. 5 6 7 8 9 10 Tips & Trucs Social media accounts Als medewerker Als privépersoon Kennis delen Bijlage Als je twijfelt over het gebruik van sociale media in je werksituatie, neem dan contact op met je leidinggevende. Voor elk (MBO) College of Dienst is er nl. een communicatieadviseur van de dienst Communicatie & Marketing beschikbaar, wiens vakgebied o.a. sociale netwerken is. Kom je online voorbeelden tegen die student(en) of medewerker(s) een gevoel van onveiligheid kunnen geven (zoals online pesten, kleineren of bedreigingen), bespreek dat dan met je collega, je leidinggevende of vertrouwenscontactpersoon. Ga zelf in elk geval niet online reageren. Online discussiefora of weblogs, maar ook Twitter kun je op veel manieren inzetten. Om te stimuleren, om uit te nodigen, om kennis te delen, om te corrigeren, om te informeren, om te helpen of om geholpen te worden (#durftevragen). Als het hierbij om werkgerelateerde onderwerpen gaat, zorg dan altijd dat je herkenbaar bent als medewerker van ROC van Twente. Als je aarzelt om ergens over mee te gaan discussiëren, of om iets over je werk te gaan twitteren, vraag je dan af: of je je op je gemak zou voelen als jouw collega s je reactie morgen in de krant zouden lezen. of je voor je bijdrage goedkeuring zou krijgen van je leidinggevende. Is het antwoord op één van deze vragen nee, bespreek e.e.a. dan met je collega s of leidinggevende. 5 Blijf op sociale netwerken zakelijk in je uitlatingen. Je kunt jaren later nog geconfronteerd worden met ook blijven achtervolgen. Realiseer je ook, dat internetlezers vrij gemakkelijk achter je identiteit kunnen
1 Home 2 Uitgangspunten Als medewerker van het ROC actief op sociale netwerken? 3 4 5 Do s Don ts Tips & Trucs Als je in werktijd onder de naam van ROC van Twente of van je (MBO) College / Dienst een weblog of Facebook-pagina wil starten of als je als onderwijsafdeling actief wilt worden op Twitter, dan is het logisch dat je dat vooraf hebt overlegd met je leidinggevende (die zo nodig advies kan vragen aan de dienst Communicatie & Marketing). Het is dan gebruikelijk dat je ook je functie binnen ROC van Twente vermeldt; je vertegenwoordigt op die social media kanalen immers het ROC van Twente. 6 7 8 9 10 Social media accounts Als medewerker Als privépersoon Kennis delen Bijlage Mocht je overwegen om een eigen weblog te starten of een discussiegroep op te richten op Facebook of LinkedIn waarin je regelmatig publiceert over (je dagelijks werk bij) ROC van Twente, laat dan duidelijk persoonlijke opvattingen hier centraal staan. In dit soort situaties wordt vaak een disclaimer toegevoegd (zie voorbeeld). Voorbeeld disclaimer bij privéblog of -discussiegroep over ROC van Twente: 2011. (Je Naam). De standpunten en meningen op deze website zijn de persoonlijke mening van (Je Naam) en staan los 7
1 Home 2 Uitgangspunten Als privépersoon actief op sociale netwerken? 3 Do s Wat je als privépersoon buiten je werktijd doet, is in principe jouw zaak. Maar als je in je vrije tijd actief bent op sociale netwerken, dan kan er ongewild een overlap optreden tussen privé en werk. 4 5 6 7 8 9 10 Don ts Tips & Trucs Social media accounts Als medewerker Als privépersoon Kennis delen Bijlage Ben je actief op bijvoorbeeld Facebook, Hyves of Twitter en je plaatst soms ook een reactie op of informatie over je werkzaamheden bij ROC van Twente, dan is er op dat moment een duidelijke overlap tussen privé en werk. Het is verstandig om in dit grijze gebied tussen werk en privé extra alert te zijn wat je schrijft, temeer daar ook foute berichten met één druk op <enter> online staan en misschien wel eeuwig terug te vinden zijn. Meng je je privé in discussies over onderwijszaken (bijv. op LinkedIn of Facebook), dan reageer je logischerwijs op basis van persoonlijke ervaringen en geef je persoonlijke standpunten. Schrijf dan in de ikvorm. Als je een standpunt van het ROC publiceert, vermeld dat er dan bij ( Mijn ROC vindt, dat. ). Overlap tussen privé en werk zal zich natuurlijk niet voordoen, wanneer je uitsluitend op weblogs, fora en andere sociale netwerken aanwezig bent met onderwerpen als je hobby, familie, etc., die geen raakvlak hebben met je werksituatie. Bestuurders, directeuren en teamcoördinatoren van ROC van Twente hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het gebruik van social media. Voor sommige functies geldt immers dat iemand altijd wordt gezien als vertegenwoordiger van ROC van Twente, ook als hij/zij in een blog, op een forum of op Twitter een privé-mening verkondigt over een willekeurig onderwerp. 8
Aanbevelingen bij het gebruik van sociale media Gids voor de federale communicatoren COMM Collection - Nr 21
3. Algemene aanbevelingen voor federale ambtenaren Met de komst van de sociale media verandert de manier van werken, communiceren en kennis delen. De interactie tussen veel verschillende mensen biedt kansen, maar kan ook minder gewenste gevolgen hebben. Daarom is het belangrijk spelregels te bepalen die iedereen kent en volgt. Hierna volgen tien aanbevelingen bij de omgang met sociale media. Ze zijn in de eerste plaats bedoeld voor ambtenaren die sociale media gebruiken voor hun werk. Maar ze zijn evengoed geldig voor privégebruik. Deze aanbevelingen voor het gebruik van sociale media zijn in de ruime zin een logisch gevolg van de deontologische code van de federale ambtenaar. Het zijn geen beperkende regels. De toepassing ervan hangt samen met de houding van elke organisatie ten opzichte van sociale media. Enkele tips illustreren het praktische gebruik ervan. Deze aanbevelingen gaan over evidente zaken. Het komt erop neer dat elke medewerker van een overheidsdienst een ambassadeur is van de overheid, zowel tijdens de werkuren als privé. Daarom is het belangrijk dat de organisatie haar mensen goed informeert en wijst op hun verantwoordelijkheid, en dat de ambtenaar beseft dat de buitenwereld hem of haar al gauw als woordvoerder van de overheidsorganisatie ziet. De drempel om te converseren is heel klein bij sociale media en het is daarom goed om stil te staan bij wat je er beter wel en beter niet doet of vertelt. Per slot van rekening is het ook niet gepast om op café te roddelen over je baas of te klagen over je overheidsdienst. Op de sociale media is dat niet anders. 3.1. Vertel alleen wat je zeker weet De beste manier om interessant te zijn, is alleen maar te schrijven wat je zeker weet. Zorg ervoor dat je correcte informatie verstrekt. Wees een betrouwbare bron. Verwijs zo nodig naar een officiële bron zoals bv. de federale portalen (www.belgium.be, www.fedweb.belgium.be), de officiële website van je overheidsdienst, een brochure... 39
beperk je tot objectieve feiten die je hebt kunnen checken, en zorg dat al wat je zegt ook ter zake doet spreek je niet uit over je gevoelens of die van een ander; roddel niet en wees zelf geen bron van geruchten voor de buitenwereld 3.2. Vertel geen geheimen Maak via geen enkel kanaal vertrouwelijke of gevoelige informatie bekend. Bepaalde informatie is bovendien wettelijk beschermd, en daar ben je als ambtenaar zelf voor verantwoordelijk. Wees voorzichtig met mededelingen die nog een wettelijk en/of politiek traject af te leggen hebben. Zorg dat je met je uitlatingen bepaalde procedures niet in het gedrang brengt. bij vragen over een bepaald dossier geef je informatie over de weg dat het heeft afgelegd en wat er nog moet gebeuren (wettelijke procedure, maar geen inhoud); besef dat je als ambtenaar een uitstekende, geloofwaardige bron bent van gegevens die politiek erg gevoelig kunnen liggen ga de kleine kantjes van je interne keuken niet uit de doeken doen; in elk bedrijf zijn er wel zaken die minder lopen, de overheid heeft daar geen alleenrecht op 3.3. Wees eerlijk en geloofwaardig Gebruik je echte naam en wees duidelijk over wie je bent en voor wie je werkt in conversaties met een link naar je werk of naar de federale overheid. Maak duidelijk dat je uit eigen naam spreekt en niet noodzakelijk namens de overheidsdienst waarvoor je werkt. als het vanaf het begin duidelijk is wie je bent en voor wie je werkt, dan zul je sneller de juiste informatie of reacties krijgen; vertel bij je contacten een ik-verhaal, waaruit je eigen ervaring blijkt; als bevoorrechte getuige ben je bij uitstek geloofwaardig ga online niet undercover, want als dat uitkomt zullen de reacties negatief zijn; vermijd om in de derde persoon te spreken (je overheidsdienst), want dan kom je al snel als woordvoerder over, zeker buiten de context 40
3.4. Toon respect voor je publiek Reageer gepast en beleefd in conversaties met je publiek. Bij klachten of negatieve opmerkingen blijf je constructief en positief. Als je een (positief of negatief) bericht over de overheid in het algemeen of je dienst in het bijzonder leest, rapporteer het dan aan de personen of diensten die er belang bij kunnen hebben. voor klachten of kritiek kun je een antwoordsjabloon voorbereiden; antwoord binnen een redelijke termijn (online is dat soms maximum 24 uur); spreek de klant zo persoonlijk mogelijk aan: dat vraagt tijd maar het loont verwijs niet enkel door maar neem proactief contact op met de collega die een antwoord kan hebben; gebruik geen ambtelijk jargon maar een heldere, eenvoudige taal, aangepast aan de klant, in zijn of haar taal; vermijd het gebruik van geladen termen en onderwerpen (politiek, religie, communautair, seksueel, ) 3.5. Toon respect voor je collega s en voor de federale overheid Reageer gepast tegenover je collega s. Roddel niet en spreek geen kwaad. Breng de overheid, je collega s en jezelf niet in verlegenheid. Meng je liever niet in politieke discussies. Plaats geen informatie als je in een emotioneel onstabiele toestand, dronken of moe bent. beperk je tot feiten die binnen je competentiedomein vallen; belicht de positieve kanten van de zaak of van jouw baan spreek niet voor een ander en lever geen commentaar op wat een collega gezegd zou hebben; het is verleidelijk om bij een luisterend oor je frustraties te ventileren, maar dat kan gevolgen hebben; je status wijzigen in I hate my job is niet aangewezen 3.6. Respecteer auteursrechten Hou rekening met copyright en steel geen intellectuele eigendom. Ook op de sociale media gelden auteursrechten. Je kan anderen alleen zeer kort citeren en hun uitspraken tussen aanhalingstekens plaatsen. Voor alle 41
andere publicaties heb je de voorafgaande toestemming van de auteur nodig en moet je de bron vermelden. Hetzelfde geldt voor foto s, afbeeldingen, filmpjes... Voor meer informatie: COMM Collection 20 Auteursrecht en intellectuele eigendom: vragen en antwoorden. een link naar een andere site met bestaande content (bv. video op YouTube) is geen probleem. als duidelijk is dat bestaande inhoud problemen stelt (bv. piraatvideo op YouTube), mag de informatie niet via de sociale media worden verspreid. In geval van twijfel over het naleven van het auteursrecht is het beter om af te zien van hun gebruik 3.7. Bescherm je privacy en die van anderen Denk na voor je informatie over jezelf of anderen toevoegt. De informatie die je via sociale media verspreidt, komt bij een grote groep mensen terecht en is blijvend. Vertel of toon niets waar je later spijt van kan krijgen. biedt bij evenementen de mogelijkheid om een badge te dragen wanneer men niet gefotografeerd wil worden; beperk in je profiel je persoonlijke informatie; wees je ervan bewust op hoeveel plaatsen je sporen achterlaat op het net, en wat die kunnen vertellen over bv. je politieke voorkeuren, vraag steeds de toestemming als je personen op foto s wil taggen en hou rekening met de wens om niet getagd te worden; verspreid geen foto s die de waardigheid van iemand kunnen aantasten of een verkeerd of vervormd beeld kunnen geven van de realiteit; laat geen foto s van uit de hand gelopen feestjes uit je studententijd op het web rondslingeren 3.8. Lees gebruiksvoorwaarden en pas privacy-instellingen aan Niets is eenvoudiger dan je aanmelden bij allerlei sociale media. Denk eraan om de gebruiksvoorwaarden, die je meestal moet aanvaarden door een hokje aan te vinken, ook eerst te lezen. Bekijk de privacy-instellingen en wijzig ze zo nodig. 42
bepaal wie jouw profiel mag zien en pas daaraan je profiel aan; standaard zijn profielen erg toegankelijk het is niet altijd duidelijk wat er gebeurt met de informatie en de media die je online zet, veel hangt af van je privacy-instellingen; zo is er bijvoorbeeld voor Facebook discussie over wie er gebruiksrechten op je online foto s heeft, Facebook wordt medeeigenaar van je foto s en heeft dus het recht om ze te publiceren zonder je toestemming te vragen 3.9. Let op als je privé en werk mengt Een bericht dat misschien alleen voor je vrienden en familie is bedoeld, kan verder verspreid worden dan je lief is. Het is in ieder geval een goed idee om accounts die voornamelijk bedoeld zijn voor privégebruik aan te maken via je privé-e-mail. een persoonlijke account op Facebook maak je aan via je privée-mail media over je werk kunnen een eigen leven gaan leiden als er in je privékennissenkring iemand dat naar buiten brengt (intern bedoelde filmpjes, ), zo is je doelpubliek ongewild ineens vele keren groter en anders 3.10. Zorg voor nazorg Wat je online meedeelt aan je publiek is geen fire and forget. Hou in het oog wat er met je bijdrage gebeurt en kijk wat de impact is van bepaalde reacties. Herlees in elk geval alle berichten voor je ze post. Soms gebeurt het dan nog dat je een fout post of een bericht post waar je later spijt van krijgt. Geef je fout dan toe en zorg snel voor een correctie. maak gebruik van een impactmeter (p.16) voor bepaalde onderwerpen op bepaalde platformen; besef dat er tijd kruipt in monitoring ga er niet van uit dat een eenmalig berichtje op een forum voldoende zal zijn om aan de verwachtingen van je publiek tegemoet te komen, zoiets vraagt actieve deelname 43