Aanbestedingsleidraad ten behoeve van Europese Openbare aanbesteding voor Schoonmaak locaties gemeenten De Wolden en Hoogeveen Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen Hoogeveen, 16 maart 2016 Kenmerk: BVP schoonmaak
Inhoud 1 Algemeen... 5 1.1 Opbouw document... 5 1.2 Begrippenlijst... 5 1.3 Beschrijving van de organisatie... 9 1.4 Het doel van de aanbesteding...11 1.4.1 Aanleiding...11 1.4.2 Doel...11 1.4.3 Best Value Procurement methode (BVP)...11 1.5 De Opdrachtdoelstelling...12 1.6 Duurzaamheid...12 1.7 De opdracht...13 1.7.1 In scope...13 1.7.2 Gebruikersprofielen...14 1.7.3 Out of Scope...14 1.7.4 Plafondprijs...15 1.8 Randvoorwaarden...16 1.8.1 De algemene inkoopvoorwaarden...16 1.8.2 Aansprakelijkheid...16 1.8.3 Gestanddoening...17 1.8.4 Varianten...17 1.8.5 Duurzaamheid...17 1.8.6 Communicatie...17 1.8.7 Algemene geldende wettelijke regelgeving...17 1.8.8 Voorbehoud...17 1.9 Beschrijving van de huidige situatie...18 1.9.1 Rechtspersonen...18 1.9.2 Huidige schoonmaak locaties...18 2
1.9.3 Afvalbeheer...19 1.10 Beschrijving van de beoogde situatie...19 1.11 Aanbestedingsplatform / Elektronische communicatie...20 2 De aanbestedingsprocedure...20 2.1 Inleiding: Best Value Procurement...20 2.2 De planning...21 2.3 Informatieverstrekking...23 2.3.1 Marktbijeenkomst...23 2.3.2 Inlichtingen...24 2.3.3 Toepasselijke regelgeving...24 2.3.4 Tegenstrijdigheden en bezwaren...24 2.3.5 Klachtenregeling...25 2.3.6 Combinaties...25 2.4 De Inschrijving...25 2.4.1 Prijslijst...25 2.4.2 Prijslijst behorende bij het Kansendossier...26 2.4.3 Prestatiedossier...27 2.4.4 Risicodossier...28 2.4.5 Kansendossier...29 2.4.6 Functieprofielen sleutelfunctionarissen...30 2.4.7 Voorwaarden aan de inhoud van de Inschrijvingen...30 2.5 Beoordelingsprocedure...31 2.5.1 Plafondprijs...33 2.5.2 Beoordeling van inschrijverscriteria van Aanbestedende dienst...33 2.5.3 Kwaliteitsdocumenten...33 2.5.4 Interviews...34 2.5.5 Economisch meest voordelige Inschrijving...36 2.5.6 Verificatiefase...37 2.5.7 Concretiseringsfase...38 3
2.6 De Uitvoeringsfase...41 3 Overige procedureregels aanbestedende dienst...41 4 Bijlagen:...42 4
1 Algemeen De Aanbestedende dienst nodigt u uit een Inschrijving in te dienen voor schoonmaak van de locaties van de gemeenten De Wolden en Hoogeveen. De Opdracht en de opdrachtdoelstelling alsmede de aanbestedingsprocedure en bijbehorende randvoorwaarden worden in dit document toegelicht. 1.1 Opbouw document De opbouw van dit document is als volgt: Hoofdstuk 1 beschrijft de aard van de opdracht, het doel van de aanbesteding en vermeldt de contactgegevens van de Aanbestedende dienst en TenderNed. Hoofdstuk 2 zet de aanbestedingsprocedure uiteen. Hoofdstuk 3 geeft de overige procedure regels weer. Hoofdstuk 4 geeft weer welke bijlages zijn toegevoegd. 1.2 Begrippenlijst In deze paragraaf worden begrippen gedefinieerd. In dit document beginnen alle woorden die terug te vinden zijn in deze begrippenlijst met een hoofdletter, zodat duidelijk is welke begrippen terug te vinden zijn in de begrippenlijst. In dit Beschrijvend document wordt het volgende verstaan onder: Aanbestedende dienst Zie Opdrachtgever. Aanbestedingscommissie De personen die namens de Aanbestedende dienst het Beschrijvend document opstellen, de ontvangen Inschrijvingen beoordelen en advies uitbrengen aan het tot het gunningbesluit bevoegde gezag. 5
Aanbestedingsdocumenten De documenten die in deze aanbesteding door Opdrachtgever zijn gepubliceerd en verspreid, zoals onder meer het Beschrijvend document en de bijbehorende Nota van Inlichtingen. Beoordelingscommissie Onderdeel van de Aanbestedingscommissie: De personen die namens de Aanbestedende dienst de ontvangen Inschrijvingen beoordelen en advies uitbrengen aan het tot het gunningbesluit bevoegde gezag. Beoogde opdrachtnemer De Inschrijver die de economisch meest voordelige Inschrijving heeft gedaan. Met die Inschrijver wordt de zogenaamde Concretiseringsfase doorlopen. Beschrijvend document Dit document, inclusief de opgenomen bijlagen, van Opdrachtgever waarin de gevraagde dienstverlening, de Opdrachtgever, de te volgen aanbestedingsprocedure, de geschiktheid- en Gunningscriteria en de wijze van beoordeling van Inschrijvingen wordt beschreven en toegelicht. Op basis van dit document worden Potentiële inschrijvers uitgenodigd om een Inschrijving te doen. Concretiseringsfase De fase na bekendmaking van de hoogst scorende Inschrijver, waarin deze Beoogde opdrachtnemer gedurende vier tot zes weken zijn Inschrijving uitwerkt tot een gedetailleerd Plan van Aanpak. Contactpersoon J. Schuring Postbus 20000 7900 PA HOOGEVEEN Tel. Nr.: 06-25641071 E-mail: inkoop@dewoldenhoogeveen.nl 6
Eigen verklaring De eigen verklaring zoals bedoeld in artikel 2:84 Aw. Deze dient door een Inschrijver ingevuld en ondertekend bij de Inschrijving te worden gevoegd. Gedragsverklaring aanbesteden De verklaring zoals bedoeld in artikel 4.1 Aw. De Aanbestedende dienst kan de Beoogde opdrachtnemer verzoeken deze tijdens de Verificatiefase in te dienen. Gunningscriteria Criteria, als gesteld in het Beschrijvend document, op basis waarvan de Inschrijvingen worden beoordeeld om te bepalen welke Inschrijving de economisch meest voordelige is. Inschrijver Een Ondernemer die op basis van de voorwaarden vermeld in het Beschrijvend document een Inschrijving heeft ingediend.(art.1.1.aw) Inschrijving De documenten welke de Inschrijver heeft ingediend bij de Aanbestedende dienst in het kader van deze aanbesteding, bestaande uit alle verplicht in te dienen documenten overeenkomstig het gestelde in het Beschrijvend Document en eventueel later op verzoek van de Aanbestedende dienst in te dienen documenten. Kansendossier Kwaliteitsdocumenten Het door Inschrijver ingediende dossier met geïdentificeerde kansen voor de Opdracht. De documenten die gezamenlijk de kwalitatieve Gunningscriteria van de schriftelijke inschrijving vormen: het Prestatiedossier, het Risicodossier en het Kansendossier. 7
Nota van Inlichtingen Document waarin de door Potentiële Inschrijvers of andere Belangstellenden gestelde vragen geanonimiseerd samen met de door de Aanbestedende dienst daarop gegeven antwoorden zijn opgenomen, evenals eventuele wijzigingen van en/of aanvullingen op het Beschrijvend document. De Nota van Inlichtingen maakt integraal en bindend onderdeel uit van de uitvraag. Opdracht De overheidsopdracht die door middel van deze aanbesteding wordt aanbesteed. Opdrachtgever Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen Opdrachtnemer De Inschrijver met wie Opdrachtgever in het kader van deze aanbesteding een Overeenkomst voor de Opdracht aangaat. Overeenkomst De overeenkomst die opgesteld zal worden in de Concretiseringsfase en binnen de kaders van de inkoopvoorwaarden zal worden gesloten op basis van deze aanbesteding. Plan van aanpak De gedurende de Concretiseringsfase door de Beoogde opdrachtnemer op te stellen uitwerking van de uit te voeren Opdracht in detail, waarin de Beoogde opdrachtnemer aangeeft hoe hij het door hem beloofde resultaat zal bereiken. Potentiële inschrijver Een Ondernemer die het Beschrijvend document en eventuele Nota van Inlichtingen behorende bij deze aanbesteding heeft gedownload (art. 1.1 Aw). 8
Prestatiedossier Het document waarin Inschrijver aangeeft waarom hij in staat is de opdrachtdoelstellingen voor onderhavige Opdracht te realiseren, onderbouwd met verifieerbare prestatie-informatie. Risicodossier Het door Inschrijver ingediende dossier met geïdentificeerde risico s voor de Opdracht met bijbehorende maatregelen ter beheersing (mitigeren) van de risico s. Sleutelfunctionaris Functionaris van Opdrachtnemer die een belangrijke functie vervult in de dagelijkse uitvoering van de Opdracht en die daadwerkelijk wordt ingezet voor het uitvoeren van de Opdracht. Standaardformulier Formulier in de vorm van een verplicht voorgeschreven format, in te vullen door Potentiële inschrijver, bijgevoegd als bijlage bij dit Beschrijvend document of respectievelijk de Nota van inlichtingen. Werkdag Een kalenderdag behoudens weekeinden en algemeen erkende feestdagen in de zin van de Algemene termijnenwet. 1.3 Beschrijving van de organisatie Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen Vanaf 1 januari 2015 vormen de ambtelijke organisaties van gemeente Hoogeveen en gemeente De Wolden één organisatie: Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen. De samenwerkingsorganisatie adviseert en ondersteunt de twee gemeentebesturen op professionele wijze bij de uitoefening van alle gemeentelijke taken en verleent diensten aan ongeveer 80.000 inwoners van de twee gemeenten. 9
- MISSIE Wij zien het als een uitdaging om te werken voor twee gemeenten en besturen. Wij zijn een betrouwbare partner voor de twee besturen en de bevolking van de twee gemeenten. Daarom zullen wij ons maximaal inzetten voor de inwoners en het realiseren van de bestuurlijke ambities. Centraal daarbij staat ons streven om maatwerk te leveren voor de twee gemeenten en besturen waarbij we rekening houden met de eigen identiteit, cultuur en de specifieke kenmerken van de twee gemeenten. - KERNWAARDEN Voor het laten slagen van onze missie staan vier kernwaarden centraal in onze organisatie: Inwoners staan voorop: wij willen een organisatie zijn die buiten als vertrekpunt neemt. Onze inwoners, bedrijven, instellingen en partners staan vooraan. De kwaliteiten in de samenleving activeren we door het netwerk van burgers, instellingen en bedrijven te versterken. Wij beginnen bij de vraag van de klant en niet bij onze eigen opvatting over wat nodig of wenselijk is. En wij werken op een actief en betrokken wijze, met een open houding, met oog voor individuele vragen en vooral ook voor de context waarin inwoners leven en werken. Daarbij gaan wij niet voorbij aan de individuele verantwoordelijkheid van onze klanten en het bredere maatschappelijk belang. Wij zijn gedreven om de specifieke kenmerken van de situatie te achterhalen waarin iemand zich bevindt en daarvoor een passende, gedifferentieerde oplossing te bieden. Het bestuur is opdrachtgever: wij zijn een organisatie die werkt als opdrachtnemer van onze beide besturen. Daarmee borgen we dat onze opdrachten worden ingegeven vanuit maatschappelijk en bestuurlijk belang en niet vanuit ambtelijk belang. Flexibel en lenig: omgevingsgericht zijn vraagt van ons als nieuwe werkorganisatie dat wij: onze oplossingen aanpassen aan de vraag en maatwerk leveren ondernemend zijn, inspelen op de dynamiek en actie ondernemen ons voortdurend afvragen welke oplossing passend is binnen de kaders. De organisatie moet flexibel en lenig zijn om dit kunnen bieden. Ook biedt die de kaders ofwel grenzen aan waarbinnen dit gebeurt en haalt belemmeringen weg. Daarnaast is het zo dat gemeenten een rijke schakering van producten en diensten kennen. De diversiteit van producten en diensten zal in de komende jaren alleen maar toenemen. Het spreekt voor zich dat voor het verkrijgen van succes de aanpak van verschillende producten en diensten gedifferentieerd is. 10
Uitstekende medewerkers: voor het flexibel inspelen op de vraag hebben wij ruimte nodig. Immers: naar eigen inzicht inspelen op een specifieke situatie of context vraagt bewegingsruimte. De medewerkers opereren daarin volwassen en nemen hun verantwoordelijkheid voor de vraag en het beoogde resultaat (doen en regelen) en vragen indien nodig hulp. - Additionele arbeid In het kader van de wet banenafspraak en quotum arbeid beperkten heeft de overheid met sociale partners afspraken gemaakt om extra banen te creëren voor mensen met een beperking. Het gaat hierom 125.000 extra banen voor deze doelgroep in 2026, waarvan 100.000 in de marktsector en 25.000 in de overheidssector. Als één baan wordt geteld 25,5 verloonde uren per week. 1.4 Het doel van de aanbesteding 1.4.1 Aanleiding In de huidige situatie zijn overeenkomsten afgesloten met leveranciers voor de levering van schoonmaakdiensten. Deze overeenkomsten kunnen niet meer worden verlengd. Om deze reden wordt een nieuwe aanbesteding opgestart. 1.4.2 Doel Doel van de aanbesteding is per perceel het sluiten van een overeenkomst met één dienstverlener per perceel op het gebied van Schoonmaak. De overeenkomst zal een initiële looptijd hebben van een periode van 5 jaar, met 2 opties tot verlenging voor een periode van 2 jaar onder gelijkblijvende- en Marktconforme condities (voor indexering zie paragraaf 1.7.3 Plafondprijs). De intentie is om de overeenkomst uiterlijk 1 februari 2017 van kracht te laten worden. De overeenkomst heeft het doel om gedurende bovengenoemde contractperioden de voorwaarden m.b.t. de te leveren producten of diensten vast te leggen. 1.4.3 Best Value Procurement methode (BVP) De Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen heeft bij deze aanbesteding gekozen voor de Best Value Procurement (BVP) methode. De samenwerkingsorganisatie wil met toepassing van deze systematiek optimaal profiteren van de kennis en expertise 11
van de markt. De samenwerkingsorganisatie streeft als opdrachtgever naar een optimale samenwerking met de opdrachtnemer in het kader van deze opdracht waarbij de opdrachtdoelstelling de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer is. Bij deze vorm van aanbesteden blijven de doelstellingen zoals deze zijn verwoord in de leidraad, centraal in de overeenkomst staan. 1.5 De Opdrachtdoelstelling De samenwerkingsorganisatie wenst een overeenkomst aan te gaan met één dienstverlener per perceel die onderstaande opdrachtdoelstelling kan realiseren binnen de scope zoals beschreven in paragraaf 1.7 De opdracht. De opdrachtdoelstelling: De locaties van de gemeenten De Wolden en Hoogeveen zijn dagelijks schoon en hygiënisch beschikbaar voor de gebruikers. Hinderbeperking voor de gebruikers en duurzaamheid zijn hierbij belangrijke aandachtspunten. Tevens willen wij maximale reductie van intern restafval. 1.6 Duurzaamheid Deze alinea is een toelichting op de opdrachtdoelstelling voor wat betreft duurzaamheid. Duurzame ontwikkeling (en het daarvan afgeleide duurzaam inkopen) richt zich niet alleen op het milieu. Het gaat om het vinden van een gezonde en structurele balans tussen sociaaleconomische ontwikkeling, de natuurlijke omgeving en maatschappelijk welzijn. Duurzaam inkopen is het toepassen van milieu en sociale criteria in alle fasen van het inkoopproces. Duurzame ontwikkeling maakt onderdeel uit van het maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) wat inhoudt dat er naast het streven naar winst (profit) ook rekening wordt gehouden met het effect van de activiteit op het milieu (planet) en dat men oog heeft voor menselijke aspecten binnen en buiten het bedrijf (people). Het aan passend werk helpen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt maakt daar onderdeel van uit. De inschrijving moet in ieder geval voldoen aan de minimale eisen ten aanzien van duurzaamheid, welke zijn opgenomen als bijlage Minimumeisen duurzaamheid. Verdere invulling van de opdrachtdoelstelling op dit vlak is aan de expertise van de inschrijver. De samenwerkingsorganisatie heeft zich ten doel gesteld dat de hoeveelheid restafval met tenminste 65% wordt teruggebracht ten opzichte van de bestaande situatie. 12
1.7 De opdracht De opdracht bestaat uit het realiseren van de opdracht doelstelling voor onderstaande locaties. 1.7.1 In scope De aanbodscope bevat, naast de aangeboden oplossing(en), in ieder geval: Uitvoeringsmateriaal service en onderhoud het risicomanagement verbruiksartikelen Sanitaire voorzieningen (supplies) Aanbodscope perceel 1: Gemeentehuis Zuidwolde Gemeentehuis Hoogeveen Compagnieshuis Hoogeveen Werkplein Hoogeveen Sportcentrum Activum Hoogeveen Aanbodscope perceel 2: Gymzalen Hoogeveen Knooppunt Hoogeveen Onderkomens groen en begraafplaatsen Hoogeveen en werven Zuidwolde en Ruinen Auto/timmerwerkplaats Hoogeveen Punt H Hoogeveen Carpoolplaatsen Hoogeveen Basisschool t Kofschip Hoogeveen Toiletgebouw sluis Noordscheschut 13
1.7.2 Gebruikersprofielen 1.7.2.1 Gebruikersprofielen perceel 1. Het algemeen gebruikersprofiel voor de gemeentehuizen in Zuidwolde en Hoogeveen, het Compagnieshuis en het Werkplein zijn medewerkers in dienst van de samenwerkingsorganisatie die voor de uitvoering van hun werkzaamheden gebruik van de kantoorruimten in deze panden. Deze locaties zijn ook ingericht met openbare ruimten die gebruikt worden voor het ontvangen van bezoekers en publiek. Het sportcentrum Activum wordt voornamelijk gebruikt voor sportlessen van leerlingen van het middelbaar onderwijs en sporters van lokale en regionale sportverenigingen. Daarnaast door landelijke sportbonden. Met de organisatie van sportevenementen wordt ook publiek ontvangen. Op de gemeente werven in Zuidwolde en Ruinen zijn medewerkers van de samenwerkingsorganisatie werkzaam die gebruik maken een kantoor/kantine. 1.7.2.2 Gebruikersprofielen perceel 2. De gymzalen in Hoogeveen worden gebruikt voor sportlessen van leerlingen van het basisonderwijs. Het Knooppunt wordt gebruikt door wijkbewoners voor uiteenlopende activiteiten zoals vergaderingen, creatieve handenarbeid workshops en spelletjesbijeenkomsten. De carpoolplaatsen door forenzende automobilisten die hun auto hier parkeren. Basisschool t Kofschip door leerlingen basisonderwijs. Toiletgebouw sluis Noordscheschut door recreatie en watersport toeristen. De onderkomens groen en begraafplaatsen en werf in Zuidwolde alsmede de Auto/timmerwerkplaats zijn medewerkers in dienst van de samenwerkingsorganisatie werkzaam in de functies van groenvoorzieningsmedewerkers, automonteurs en timmerlieden. Punt H is een aparte locatie in het centrum van Hoogeveen en is deels ingericht als kantoorruimte en voorlichtings-, c.q. publieksruimte. 1.7.3 Out of Scope - Glasbewassing. - Externe afvoer afval - Sportcafé sportcomplex Activum 14
1.7.4 Plafondprijs Plafondprijs perceel 1 De totale plafondprijs bedraagt gedurende de initiële looptijd van de overeenkomst (vijf jaar) 1.527.600,00 met een maximum van 305.520,00 per jaar (excl. BTW). Alle aanbiedingsprijzen en tarieven die Inschrijver in het kader van de onderhavige aanbesteding aan de aanbestedende dienst kenbaar maakt, zijn vast gedurende de initiële looptijd van de overeenkomst. De aanbiedingsprijzen en tarieven kunnen na de initiële overeenkomstperiode van vijf jaar per verlengingsperiode van twee keer 2 jaar in overleg met opdrachtgever worden geïndexeerd op basis van het CBS consumentenprijsindexcijfer (alle huishoudens) van het voorafgaande jaar. De kosten voor mogelijk aangeboden kansen maken geen onderdeel uit van de inschrijfprijs. De plafondprijs is daarom niet van toepassing op de kosten voor de kansen. Plafondprijs perceel 2 De totale plafondprijs bedraagt gedurende de initiële looptijd van de overeenkomst (vijf jaar) 502.335,00 met een maximum van 100.467,00 per jaar (excl. BTW). Alle aanbiedingsprijzen en tarieven die Inschrijver in het kader van de onderhavige aanbesteding aan de aanbestedende dienst kenbaar maakt, zijn vast gedurende de initiële looptijd van de overeenkomst. De aanbiedingsprijzen en tarieven kunnen na de initiële overeenkomstperiode van vijf jaar per verlengingsperiode van twee keer 2 jaar in overleg met opdrachtgever worden geïndexeerd op basis van het CBS consumentenprijsindexcijfer (alle huishoudens) van het voorafgaande jaar. De kosten voor mogelijk aangeboden kansen maken geen onderdeel uit van de inschrijfprijs. De plafondprijs is daarom niet van toepassing op de kosten voor de kansen. Meerwerk Tijdens jaarlijkse- of terugkerende evenementen in de gemeenten De Wolden en Hoogeveen zal extra inzet van schoonmaak noodzakelijk zijn. Voor deze uitzonderlijke (niet reguliere) evenementen dient op het prijzenblad een tarief opgenomen te worden voor meerwerk op regiebasis. Het tarief voor meerwerk is geen onderdeel van de beoordeling en weegt dus niet mee voor de eindscore. 15
1.8 Randvoorwaarden Voor de opdracht gelden de volgende randvoorwaarden: 1.8.1 De algemene inkoopvoorwaarden Op deze aanbesteding zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden DWH 2015 van toepassing met uitzondering van de volgende artikelen: Artikel 3 wordt aangevuld met de volgende tekst: de overeenkomst komt tot stand na ondertekening zoals hiervoor gesteld én ondertekening door rechtsgeldig vertegenwoordiger van (potentiële) leverancier Artikel 7 Artikel 9 Artikel 15 lid 5 Artikel 16 Artikel 17 lid 2 tot en met 17.6 Artikel 19 lid 3 tot en met 19. 5 en artikel 19 lid 8 Artikel 21 Artikel 22 lid 3 en 4 Artikel 23 lid 2 tot en met 23.4 In artikel 23.6 vervalt de zinsnede met betrekking tot de G-rekening. Artikel 24 De Algemene Inkoopvoorwaarden zijn opgenomen als bijlage. De toepasselijkheid van door de inschrijver gehanteerde algemene voorwaarden wordt hierbij uitdrukkelijk uitgesloten. 1.8.2 Aansprakelijkheid De aansprakelijkheid voor persoons- en zaakschade en daaruit voortvloeiende schade, is beperkt tot een bedrag van 1.500.000,- per gebeurtenis met een maximum van 2.500.000, - per jaar. Samenhangende gebeurtenissen worden daarbij aangemerkt als één gebeurtenis. De aansprakelijkheid voor indirecte schade is beperkt tot een bedrag van 300.000, - per gebeurtenis of samenhangende reeks van gebeurtenissen. 16
1.8.3 Gestanddoening De inschrijver dient zijn inschrijving gestand te doen gedurende de periode tot uiterlijk 1 februari 2017. 1.8.4 Varianten Het is niet toegestaan om varianten aan te bieden die buiten de randvoorwaarden vallen. Varianten, met uitzondering van de glasbewassing, die buiten de reguliere aanbodscope vallen maar binnen de randvoorwaarden kunnen in het kansendossier worden opgenomen. 1.8.5 Duurzaamheid De inschrijving moet voldoen aan de minimale eisen ten aanzien van duurzaamheid, welke zijn opgenomen als bijlage Minimumeisen duurzaamheid. Zie voor beschrijving duurzaamheid paragraaf 1.6. 1.8.6 Communicatie Communicatie gedurende de aanbestedingsprocedure en overeenkomstperiode geschiedt in de Nederlandse taal. 1.8.7 Algemene geldende wettelijke regelgeving Algemeen geldende wettelijke regelgeving is van toepassing waaronder het voldoen aan de NEN-2075 norm. De Europese opschaling voor de NEN 2075 is de NEN-EN 13549, betreffende Schoonmaak. 1.8.8 Voorbehoud De Aanbestedende dienst behoudt zich zonder meer en zonder tot enigerlei schadevergoeding te zijn gehouden, in ieder geval het recht voor om voor haar moverende redenen: - de procedure tussentijds op te schorten of af te breken; - de tijdsplanning te wijzigen; - de opdracht niet te gunnen; - de gunningbeslissing in te trekken en zo nodig een nieuwe gunningbeslissing te nemen. Gunning vindt niet plaats als door geen enkele inschrijver in voldoende mate wordt voldaan aan de eisen en wensen zoals omschreven in het aanbestedingsdocument. 17
1.9 Beschrijving van de huidige situatie 1.9.1 Rechtspersonen De aanbesteding heeft te maken met drie rechtspersonen te weten: - Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen - Gemeente Hoogeveen - Gemeente Zuidwolde De verschillende locaties genoemd onder perceel 1 en 2 dienen per rechtspersoon gefactureerd te worden. De indeling wordt te zijner tijd met de opdrachtnemer gecommuniceerd. 1.9.2 Huidige schoonmaak locaties De huidige schoonmaak van de locaties genoemd onder de percelen 1 en 2 zijn contractueel ondergebracht bij een extern schoonmaakbedrijf. Schoonmaakcyclus locaties perceel 1. Onderstaande locaties worden iedere werkdag schoongemaakt. Gemeentehuis Zuidwolde Gemeentehuis Hoogeveen Compagnieshuis Hoogeveen Werkplein Hoogeveen Sportcomplex Activum Hoogeveen Het Sportcentrum Activum Hoogeveen is momenteel in aanbouw en de opening is gepland op 1 september 2016. Schoonmaakcyclus locaties perceel 2. Onderstaande locaties worden iedere werkdag schoongemaakt. Gymzalen Hoogeveen Knooppunt Hoogeveen Basisschool t Kofschip De onderkomens groen en begraafplaatsen, auto/timmerwerkplaats en de gemeente werven in Zuidwolde/Ruinen worden wekelijks schoongemaakt. Punt H Hoogeveen wordt twee maal per week schoongemaakt. 18
Onderstaande locaties worden wekelijks schoongemaakt. Carpoolplaats Toiletgebouw sluis Noordscheschut (gedurende de periode 1 april tot 1 oktober) 1.9.3 Afvalbeheer De interne afval binnen de locaties worden in de huidige situatie door het externe schoonmaak bedrijf ingezameld. Per kantoorruimten en pantry s staan afvalbakken voor papier en restafval. Koffiebekers (karton) worden apart ingezameld. De beschrijving van de huidige situatie is bedoeld om aanbieders te informeren over hoe de huidige schoonmaak is geregeld. Op verzoek zijn plattegronden van de locaties beschikbaar. Niet alle plattegronden zijn beschikbaar met daarbij horende oppervlaktematen. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat deze wordt gelezen als richtinggevend voor de invulling van deze opdracht. Deze beschrijving is niet noodzakelijk uitputtend en er kunnen geen rechten aan worden ontleend. 1.10 Beschrijving van de beoogde situatie Onderstaande tabel geeft een weergave van de belangrijkste onderdelen van de dienstverlening in de beoogde situatie in vergelijk met de huidige situatie. De tabel is niet limitatief/uitputtend over de benodigde invulling ter realisatie van de opdrachtdoelstelling. Onderstaande onderdelen vallen per perceel onder de verantwoordelijk van de nieuwe opdrachtnemer. Invulling dienstverlening Verantwoordelijke partij in huidige situatie Verantwoordelijke partij per perceel in beoogde situatie Schoonmaak locaties Extern bedrijf Nieuwe Opdrachtnemer per perceel Afvalbeheer, inclusief systemen (maximale scheiding) Samenwerkingsorganisatie en huidige schoonmaakbedrijven. Nieuwe Opdrachtnemer per perceel Levering schoonmaakmiddelen Extern bedrijf Nieuwe Opdrachtnemer per perceel Levering sanitaire voorzieningen (supplies) Extern bedrijf Nieuwe Opdrachtnemer per perceel Glasbewassing locaties Extern bedrijf Opnieuw aan te besteden, hier mag geen kans voor worden aangeboden. 19
1.11 Aanbestedingsplatform / Elektronische communicatie Deze aanbesteding zal digitaal plaatsvinden met gebruik van het aanbestedingsplatform TenderNed. Dit betekent dat: - Aanbestedingsdocumenten via TenderNed ter beschikking worden gesteld; - Vragen gesteld dienen te worden via TenderNed; - Nota s van Inlichtingen worden via TenderNed gepubliceerd; - Inschrijvers via TenderNed moeten inschrijven; - Correspondentie ten aanzien van de gunning van de Opdracht via TenderNed plaats zal vinden. Om deel te kunnen nemen aan de digitale aanbesteding met behulp van TenderNed dient u een bedrijfsprofiel aan te maken en dient u te beschikken over een eherkenningsmiddel van minimaal betrouwbaarheidsniveau 2. Zonder eherkenning kunt u niet deelnemen aan digitale aanbestedingen via TenderNed. Vraag daarom tijdig een persoonsgebonden eherkenningsmiddel aan bij een erkende leverancier (doorlooptijd 1-5 werkdagen). Voor nieuwe gebruikers treft u een instructie aan in de bijlage Instructie nieuwe gebruikers TenderNed en voor gebruikers die al beschikken over een bedrijfsprofiel op TenderNed maar nog eherkenning moeten koppelen treft u een instructie aan in de bijlage Instructie koppeling eherkenning bij dit Aanbestedingsdocument. Indien u hier vragen over heeft verwijzen wij u naar de Servicedesk van TenderNed: 0800 8363376 of service@tenderned.nl. Het is niet toegestaan tijdens de aanbestedingsprocedure rechtstreeks contact op te nemen met medewerkers of adviseurs van de Opdrachtgever, anders dan met de vermelde Contactpersoon. Alle communicatie met betrekking tot deze aanbesteding verloopt via de vermelde Contactpersoon (zie paragraaf 1.2). Wanneer hier niet aan wordt voldaan, wordt Inschrijver uitgesloten van verdere deelname aan de procedure. 2 De aanbestedingsprocedure 2.1 Inleiding: Best Value Procurement De Aanbestedende dienst heeft ervoor gekozen om het onderscheidend vermogen van Inschrijvers aan te spreken door naast de prijs een zwaar accent op kwaliteit te leggen. De Aanbestedende dienst maakt hierbij gebruik van de methodiek van Best Value Procurement (of in het Nederlands: "Prestatie inkoop"). Best Value Procurement (BVP) beoogt optimaal gebruik van expertise en dominante informatie bij de aanbesteding en uitvoering van de Opdracht. De methodiek is erop gericht om de Opdracht aan die 20
Inschrijver te gunnen die met zijn Inschrijving heeft aangetoond het beste in staat te zijn om de opdrachtdoelstellingen te realiseren. De beste expert kan de economisch meest voordelige inschrijving opstellen. Deze expert kan naar verwachting het beste de doelstellingen van de Opdrachtgever realiseren en de risico s voor de Opdracht beheersen. Het proces van Best Value Procurement kent de volgende fasen: Figuur 1: De vier fasen van het BVP-proces In fase 1 wordt de Opdracht voorbereid door het Beschrijvend document samen te stellen en de markt te informeren over de Opdracht. In fase 2 worden de Inschrijvingen ontvangen en beoordeeld op basis van Kwaliteitsdocumenten en interviews met Sleutelfunctionarissen. Op basis van (a) de scores voor de schriftelijke Inschrijvingen en de interviews en (b) de inschrijfprijzen wordt bepaald welke Inschrijver de economisch meest voordelige Inschrijving heeft gedaan. Met die Inschrijver (de Beoogde opdrachtnemer) wordt de zogenaamde Concretiseringsfase doorlopen (fase 3). In die fase moet de Beoogde opdrachtnemer aantonen dat hij die kwaliteit gaat leveren die hij heeft beloofd voor de opgegeven inschrijfprijs. Vervolgens vangt fase 4 aan, waarin de Opdrachtnemer de gegunde Opdracht uitvoert conform het Plan van aanpak dat hij heeft opgesteld tijdens de Concretiseringsfase. Dit hoofdstuk beschrijft achtereenvolgens de planning van de aanbestedingsprocedure en daarna in detail de belangrijkste onderdelen daarvan: informatieverstrekking, de Inschrijving, de beoordelingsprocedure (inclusief Concretiseringsfase) en de Uitvoeringsfase. 2.2 De planning Hieronder staat de planning van de aanbestedingsprocedure weergegeven. Aan deze planning kan de Inschrijver geen rechten ontlenen. Op 9 maart 2016 heeft de Aanbestedende dienst een aankondiging voor deze Europese aanbesteding verzonden via TenderNed ter publicatie in het supplement op het publicatieblad van de Europese Unie. 21
Met het verzenden van de aankondiging is de aanbestedingsprocedure formeel van start gegaan. Planning perceel 1 Voorbereidingsfase Aanmelden marktbijeenkomst Marktbijeenkomst: Toelichting project + BVP-presentatie Uiterste datum stellen van vragen voor Nota van Inlichtingen nr. 1 Verzenden Nota van Inlichtingen nr. 1 Uiterste datum stellen van vragen voor Nota van Inlichtingen nr. 2 Verzenden Nota van Inlichtingen 2 Schouw perceel 1 Indienen inschrijving Beoordelingsfase - Beoordelen ingediende documenten Uiterste datum 17 maart 18 maart 09.00 tot 12.00 uur 25 maart tot 12.00 uur 1 april 15 april tot 12.00 uur 20 april 7 april 9 mei tot 12.00 uur 11 t/m 26 mei - Interviews houden 13 t/m 17 juni - Beoordelen interviews 20 t/m 23 juni Concretiseringsfase Bekendmaking inschrijver die doorgaat naar de concretiseringsfase Bekendmaking gunningvoornemen Standstill periode Definitieve gunning Start overeenkomst Uitvoeringsfase 1 juli 24 oktober 24 oktober t/m 13 november 14 november Uiterlijk 1 februari 2017 Planning perceel 2 Uiterste datum Vo Voorbereidingsfase Aanmelden marktbijeenkomst Marktbijeenkomst: Toelichting project + BVPpresentatie 17 maart 18 maart 09.00 tot 12.00 uur 22
Planning perceel 2 Uiterste datum stellen van vragen voor Nota van Inlichtingen nr. 1 Verzenden Nota van Inlichtingen nr. 1 Schouw perceel 2 Uiterste datum stellen van vragen voor Nota van Inlichtingen nr. 2 Verzenden Nota van Inlichtingen 2 Indienen inschrijving Beoordelingsfase Uiterste datum 25 maart tot 12.00 uur 1 april 8 april 15 april tot 12.00 uur 20 april 9 mei tot 12.00 uur Beoordelingsperiode: 27 mei t/m 7 juli 27 mei t/m 9 juni - Interviews houden 27 juni t/m 1 juli - Beoordelen interviews Concretiseringsfase Bekendmaking inschrijver die doorgaat naar de concretiseringsfase Concretiseringsfase (indicatieve doorlooptijd) Bekendmaking gunningvoornemen Standstill periode Definitieve gunning Start overeenkomst Uitvoeringsfase 4 t/m 7 juli 15 juli 12 september t/m 24 oktober 24 oktober 24 oktober t/m 13 november 14 november Uiterlijk 1 februari 2017 2.3 Informatieverstrekking 2.3.1 Marktbijeenkomst De marktbijeenkomst vindt plaats op de in de planning vermelde datum en tijdstip. Tijdens deze marktbijeenkomst zal een toelichting plaatsvinden op de methodiek van Best Value Procurement. Aanmelden voor deze marktbijeenkomst kan via het volgende emailadres: j.de.boer@dewoldenhoogeveen Locatie van de marktbijeenkomst: Raadhuis Hoogeveen Raadhuisplein 1 7901 BP Hoogeveen 23
2.3.2 Inlichtingen Vragen over deze aanbesteding kunnen gesteld worden via TenderNed. Vragen en antwoorden worden verwerkt in een Nota van Inlichtingen (NvI) welke eveneens wordt gepubliceerd op TenderNed. Data voor het stellen van vragen en beschikbaar stellen NvI zijn vermeld in de planning zoals deze is opgenomen in het aanbestedingsdocument. Gelet op de Best Value-systematiek kan informatie-uitwisseling niet inhoudelijk betrekking hebben op mogelijke oplossingsrichtingen, noch inhoudelijk betrekking hebben op risico's en kansen en bijbehorende beheersmaatregelen. Wel op zaken die daar mogelijk verband mee houden (dat wil zeggen vragen om bijvoorbeeld duidelijkheid te krijgen over bepaalde voorwaarden die aanwezig moeten zijn om een bepaalde oplossingsrichting, beheersmaatregel of kans aan te kunnen bieden, zonder in de vraag inhoudelijk in te gaan op de oplossingsrichting, beheersmaatregel of kans zelf). 2.3.3 Toepasselijke regelgeving Het Nederlands recht is van toepassing. Ieder geschil tussen Partijen ter zake van de totstandkoming, de uitleg en/of de uitvoering van de Overeenkomst, alsmede elk ander geschil ter zake van of in verband met de Overeenkomst, hetzij juridisch hetzij feitelijk, geen uitgezonderd, zal bij uitsluiting worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter in het arrondissement Noord Nederland, locatie Assen, tenzij partijen alsnog een andere vorm van geschilbeslechting overeenkomen. 2.3.4 Tegenstrijdigheden en bezwaren Deze offerteaanvraag is met de grootste zorg samengesteld. Komt u desondanks tegenstrijdigheden, onduidelijkheden en/of onvolkomenheden tegen, dan kunt u deze doorgeven door middel van het stellen van een vraag via TenderNed. Het antwoord zal worden verwerkt in de NvI. Data voor het stellen van vragen en beschikbaar stellen NvI zijn vermeld in de planning zoals deze is opgenomen in het aanbestedingsdocument. Van u wordt een proactieve houding verwacht. Indien u tijdens de vragenronde nalaat vragen te stellen, verwerkt u uw rechten om daar later tegen op te komen. In geval van tegenstrijdigheden tussen de NvI en eerder verstrekte documenten prevaleert het bepaalde in de NvI. Wij wijzen u erop dat door middel van de NvI deze offerteaanvraag kan wijzigen en dus eventueel ook de eisen en gunnings-criteria. 24
2.3.5 Klachtenregeling Als u klachten of opmerkingen heeft over dit Beschrijvend document of de procedure, kunt u zich wenden tot de aanbestedende dienst. In eerste instantie wordt u verzocht uw vraag te stellen in de daarvoor bestemde vragenronde. Zie hiervoor de paragrafen onder 2.3. Na deze termijn kunt u uw klacht of opmerkingen mailen naar: inkoop@dewoldenhoogeveen.nl. De Aanbestedende dienst neemt na ontvangst contact met u op. 2.3.6 Combinaties De Aanbestedende dienst stelt geen hogere eisen aan combinaties van inschrijvers (samenwerkingsverbanden) dan hij stelt aan een enkelvoudige Inschrijver. Tevens wordt niet verlangd dat vóór het indienen van een Inschrijving of een verzoek tot deelneming van een samenwerkingsverband van ondernemers, het samenwerkingsverband een bepaalde rechtsvorm heeft. Indien gebruik wordt gemaakt van combinaties van Inschrijvers of er wordt een beroep op derden gedaan voor deze inschrijving, dient hiervan opgave te worden gedaan bij hoofdstuk 8 van de Eigen Verklaring. 2.4 De Inschrijving Inschrijvers dienen bij hun Inschrijving de onderstaande documenten inzake prijs te verstrekken: - Prijslijst - Prijslijst behorende bij het kansendossier Inschrijvers dienen bij hun Inschrijving de onderstaande documenten inzake kwaliteit te verstrekken (de Kwaliteitsdocumenten): - Prestatiedossier - Risicodossier - Kansendossier Onderstaand volgt een toelichting voor elk van deze documenten. 2.4.1 Prijslijst Inschrijver geeft middels prijslijst (zie bijlage 8) zijn inschrijfprijs op voor de initiële overeenkomstperiode van 5 jaar. Van de Inschrijvers wordt verwacht dat zij een inschrijfprijs indienen die niet boven het plafondbedrag ligt. Iedere Inschrijving met een inschrijfprijs hoger dan een 25
plafondbedrag is ongeldig en wordt terzijde gelegd. In de Concretiseringsfase dient de desbetreffende Inschrijver inzage te geven in de kostencomponenten en de daarvoor begrote bedragen. Van Inschrijver wordt tevens verwacht dat hij op basis van zijn kennis en ervaring bij het bepalen van zijn inschrijfprijs rekening houdt met alle mogelijke risico's die zich kunnen voordoen bij de uitvoering van de Opdracht en hiervoor beheersmaatregelen bedenkt. Indien de beheersmaatregelen kosten met zich meebrengen, dient Inschrijver deze kosten mee te nemen in zijn inschrijfprijs. Risicobeheer van risico's buiten de eigen invloedsfeer maakt nadrukkelijk onderdeel uit van de Opdracht. Inschrijver dient daarom de beheersmaatregelen van alle risico's die zich naar verwachting kunnen voordoen, mee te nemen in zijn inschrijfprijs. Het gaat daarbij om (preventieve) beheersmaatregelen die Inschrijver efficiënt en zonder hoge kosten mee kan nemen in zijn werkproces. Het kan voorkomen, dat een Inschrijver een risico buiten de eigen invloedsfeer identificeert, die een correctieve beheersmaatregel met daaraan verbonden hoge kosten met zich meebrengt, maar waarmee de gevolgen van het risico aantoonbaar effectief worden geminimaliseerd. Inschrijver kan deze beheersmaatregel dan als "kans" opnemen in het Kansendossier, indien hij van mening is dat hij zich hiermee kan onderscheiden. Dit risico dient dan wel tevens te zijn opgenomen in het Risicodossier voorzien van een preventieve maatregel. Om te voorkomen dat de kosten voor de beheersmaatregel zijn inschrijfprijs onredelijk verhogen en Opdrachtgever bovendien gaat betalen voor iets wat zich wellicht niet zal voordoen, mocht Inschrijver de Opdrachtnemer worden, kan de beheersmaatregel voor dit risico worden opgenomen in het Kansendossier. Let op: het Kansendossier is daarvoor niet expliciet bedoeld; van Inschrijver wordt verwacht dat hij alleen bij uitzondering gebruik maakt van de mogelijkheid om het Kansendossier voor een beheersmaatregel te benutten. De additionele kosten voor de kansen maken geen deel uit van de inschrijfprijs. 2.4.2 Prijslijst behorende bij het Kansendossier De prijslijst behorende bij het Kansendossier laat zien wat de financiële waarde per kans is van de in het Kansendossier opgenomen kansen. Zoals aangegeven maken de kosten voor de kansen geen onderdeel uit van de inschrijfprijs. De plafondprijs is derhalve niet van toepassing op de kosten voor de kansen. In de Concretiseringsfase heeft de Aanbestedende dienst het recht te besluiten een opgegeven kans te benutten en Inschrijver te verzoeken dit mee te nemen in het door hem op te stellen Plan van Aanpak. Daarnaast behoudt de Aanbestedende dienst zich het recht voor om ook na 26
gunning te besluiten een opgegeven kans te benutten. Indien de Aanbestedende dienst besluit een kans te benutten, dan geldt hiervoor de financiële waarde zoals opgenomen in de prijslijst behorende bij het Kansendossier. Ten behoeve van de prijslijst behorende bij het Kansendossier dient gebruik gemaakt te worden van het Standaardformulier (zie bijlage 1 Prestatiedossier ). 2.4.3 Prestatiedossier In het Prestatiedossier geeft Inschrijver op maximaal twee pagina's A4 aan de hand van een aantal prestatiebeweringen aan, waarom hij in staat is de Opdracht goed uit te voeren en de opdrachtdoelstellingen te realiseren. Van Inschrijver wordt verwacht dat hij zijn prestatiebeweringen onderbouwt met verifieerbare prestatie-informatie en relateert aan de te realiseren opdrachtdoelstellingen. Prestatie-informatie is dominante informatie dat aantoont dat Inschrijver de beweerde prestatie gaat waarmaken. Van Inschrijver wordt nadrukkelijk niet verwacht dat hij in dit document detailinformatie of technische informatie opneemt over de wijze waarop hij de opdracht zal uitvoeren. Dominante informatie betekent dat de informatie niet weerlegbaar is, accuraat is, verifieerbaar is, het prestatieniveau weergeeft, meetbaar is en concreet vertaald is naar de onderhavige Opdracht. Inschrijver dient de prestatiebeweringen inclusief onderbouwingen naar eigen inzicht te prioriteren. Het gaat derhalve om een "kwaliteitsonderbouwing" in die zin dat Inschrijver in dit document argumenten aangeeft op basis waarvan hij kan aantonen dat hij de opdrachtdoelstellingen gaat realiseren binnen de gestelde randvoorwaarden. Met andere woorden: wat zijn de sterke punten van Inschrijver op basis waarvan hij aantoont dat hij in staat is de opdrachtdoelstellingen te realiseren. Het gaat nadrukkelijk niet om het kunnen scoren op ervaring opgedaan in het verleden. Inschrijver mag zijn stellingen wel mede onderbouwen met eventuele ervaringen die hij heeft opgedaan bij andere opdrachten, maar dient daarbij geen Opdrachtgevers of referentieprojecten met naam te noemen. Volstaan kan dan worden met een functionele beschrijving van de uitvoeringsprestaties die concreet worden vertaald naar het uitvoeren van de onderhavige Opdracht. Ten behoeve van het Prestatiedossier dient gebruik gemaakt te worden van het Standaardformulier welk is opgenomen in de bijlage Prestatiedossier. 27
De oplossingsrichting (aanbodscope) hoeft pas in de Concretiseringsfase bekend te worden gemaakt en toegelicht. Echter: om een prijs te kunnen bepalen zal Inschrijver wel voor zichzelf een aanbodscope definiëren. Inschrijvers worden met deze aanbesteding uitgedaagd een zo efficiënt mogelijke oplossing aan te bieden voor een zo aantrekkelijk mogelijke prijs. Voorwaarde is dat de oplossingsrichting voldoet aan gestelde randvoorwaarden en de opdrachtdoelstellingen hiermee kunnen worden gerealiseerd. Extra's kunnen worden aangeboden in het Kansendossier met per optie een aparte prijsaanbieding (zie prijslijst behorende bij het Kansendossier). 2.4.4 Risicodossier In het Risicodossier dient Inschrijver op maximaal twee pagina's A4 de belangrijkste risico s buiten de eigen invloedsfeer ten aanzien van de Opdracht te identificeren. Dit zijn risico's waarop de Opdrachtnemer geen invloed heeft en die de opdrachtdoelstellingen in gevaar kunnen brengen. Inschrijver dient deze geïdentificeerde risico's naar eigen inzicht te prioriteren en bijbehorende beheersmaatregelen te noemen. Daarbij dient hij per risico kort te beschrijven waarom het een risico betreft in relatie tot de opdrachtdoelstellingen en de effectiviteit van de beheersmaatregel te onderbouwen met verifieerbare prestatieinformatie. Ten behoeve van het Risicodossier dient gebruik gemaakt te worden van het Standaardformulier welke is opgenomen in de bijlage Risicodossier. De Aanbestedende dienst verwacht dat Inschrijver nadenkt over alle risico's die zich kunnen voordoen en daarmee rekening houdt bij het bepalen van zijn inschrijfprijs. Daarbij zijn "technische risico's" in de ogen van de Aanbestedende dienst geen echte risico's, omdat Inschrijver deze risico's kent en ondervangt in zijn werk- en handelswijze. De Aanbestedende dienst wenst in het Risicodossier de belangrijkste risico's te zien waarop de Inschrijver geen directe invloed kan uitoefenen: risico s buiten de eigen invloedsfeer. De opsomming hoeft niet uitputtend te zijn, echter van Inschrijver wordt wel verwacht dat hij voor zichzelf alle risico s buiten de eigen invloedsfeer op een rij zet, hiervoor beheersmaatregelen formuleert en eventuele kosten voor de beheersmaatregelen meeneemt in zijn inschrijfprijs. Dit zijn derhalve wel risico's die voor rekening van de Opdrachtgever komen. "Technische risico's" komen voor rekening van Opdrachtnemer. In de Concretiseringsfase zal uitgebreid aandacht worden geschonken aan alle mogelijke risico's, inclusief door de Beoogde opdrachtnemer te formuleren beheersmaatregelen. In 28
deze fase zullen ook de risico's (maar niet de beheersmaatregelen) die andere Inschrijvers hebben genoemd worden voorgelegd aan de Beoogde opdrachtnemer. Het kan voorkomen dat zich tijdens de uitvoering van de Opdracht een risico s buiten de eigen invloedsfeer voordoet, die niemand heeft voorzien. Indien daarvan sprake is, dient Opdrachtnemer dit te melden in de wekelijkse risicorapportage en een voorstel voor een beheersmaatregel te doen inclusief onderbouwing daarvan. Daarbij dient Opdrachtnemer aan te geven welke kosten dit met zich meebrengt en welke gevolgen dit heeft op de planning. De kosten komen voor rekening van de Opdrachtgever. Uiteraard wordt van Opdrachtnemer verwacht de gevolgen in kosten en tijd zoveel mogelijk te voorkomen. 2.4.5 Kansendossier In het Kansendossier dient Inschrijver op maximaal twee pagina's A4 de kansen voor de Opdracht te identificeren. Kansen zijn waarde toevoegende opties, bovenop de eigen aanbodscope, die in de Concretiseringsfase wordt gepresenteerd. Met andere woorden: het gaat om extra's die per definitie iets toevoegen aan de te realiseren opdrachtdoelstellingen. Inschrijver dient kort te beschrijven op welke wijze de kans waarde toevoegt aan de Opdracht, onderbouwd met een business case of terugverdienmodel voorzien van verifieerbare prestatie-informatie. Inschrijver dient ook de geïdentificeerde kansen te prioriteren. Ten behoeve van het Kansendossier dient gebruik gemaakt te worden van het Standaardformulier welke is opgenomen in de bijlage Kansendossier. De aan te bieden kansen dienen een relatie te hebben met de opdrachtdoelstellingen voor de Opdracht. Voor kansen waarvoor eerst onderzoek moet worden verricht, moet Inschrijver de onderzoekskosten verwerken in de prijslijst behorende bij het Kansendossier. Het is aan Inschrijver een afweging te maken tussen de waarde toevoeging en de investering die daarbij hoort. Inschrijver geeft aan welke gevolgen de kansen hebben voor de planning van het project. De vergoeding die Inschrijver wenst te ontvangen per kans (exclusief BTW) kan worden opgenomen in de prijslijst behorende bij het Kansendossier. Let op: de opdrachtdoelstellingen moeten worden gehaald zonder de kansen. Een kans die nodig is om de opdrachtdoelstellingen te realiseren is geen kans. Indien in de Concretiseringsfase blijkt dat daarvan sprake is, heeft de Aanbestedende dienst het recht de Inschrijving alsnog als ongeldig terzijde te leggen. 29
Een leeg Kansendossier heeft geen toegevoegde waarde en zal een neutrale score (cijfer 6) opleveren voor Inschrijver. Kansen die naar het oordeel van Opdrachtgever geen waarde toevoegen aan de opdrachtdoelstellingen (zoals kansen die een extra risico introduceren of kansen die nodig zijn om de opdrachtdoelstellingen te realiseren) leiden tot een lagere score. Dergelijke kansen scoren derhalve slechter dan een leeg kansendossier. 2.4.6 Functieprofielen sleutelfunctionarissen Inschrijver dient bij zijn Inschrijving de namen en de functies van de te interviewen Sleutelfunctionarissen te vermelden. Sleutelfunctionarissen zijn personen die een belangrijke functie vervullen in de voorbereiding of dagelijkse uitvoering van de opdracht en dienen ook daadwerkelijk te worden ingezet voor de Opdracht. Inschrijver dient van iedere Sleutelfunctionaris een functieprofiel op te geven conform het Standaardformulier welke is opgenomen in de bijlage Functieprofielen Sleutelfunctionarissen. Hiervoor geldt niet de eis dat de functieprofielen geanonimiseerd moeten worden aangeboden. Het functieprofiel bevat de volgende informatie: - de naam van de functionaris - de naam van de functie die hij/zij zal uitvoeren - korte omschrijving van de functie De functieprofielen van de Sleutelfunctionarissen zijn geen onderdeel van de gunning, maar dienen als input voor de te houden interviews met deze functionarissen. 2.4.7 Voorwaarden aan de inhoud van de Inschrijvingen De Kwaliteitsdocumenten (Prestatiedossier, Risicodossier en Kansendossier) dienen geanonimiseerd te worden aangeboden. Dat betekent dat er geen bedrijfsnamen, logo s, productnamen, technische termen, materiaalbeschrijvingen, referentienamen, namen van personen of anderszins in het document mogen worden vermeld waardoor Inschrijver kan worden herkend. In geen van deze documenten mogen prijzen worden genoemd. Deze documenten dienen te worden opgesteld waarbij lettertype Arial (10 pt) wordt gebruikt en een enkele regelafstand. De marges en kolombreedtes van de Kwaliteitsdocumenten zijn als volgt voorgeschreven: Boven: 2,5 cm Onder: 2,5 cm 30
Links: 2,5 cm Rechts: 2,5 cm Kolom 1: 20% van totale breedte Kolom 2: 80% van totale breedte Elk document mag niet meer pagina s bevatten dan het aantal pagina s dat is genoemd eerder in dit Hoofdstuk. N.B.: Indien een Inschrijving in strijd met de bovengenoemde voorwaarden (aantal pagina s, lettertype, geanonimiseerd etc.) wordt aangeleverd, heeft de Aanbestedende dienst het recht de Inschrijving ongeldig te verklaren en terzijde te leggen. Inschrijver is daarmee uitgesloten van verdere deelname aan deze aanbestedingsprocedure. Inzake de vereiste anonimiteit, behoudt de Aanbestedende dienst zich het recht voor naar Inschrijver herleidbare informatie onleesbaar te maken in plaats van als ongeldig terzijde te leggen. Daarbij gaat het om informatie waarvan voor een ieder kenbaar is, dat die betrekking heeft op de desbetreffende Inschrijver (bijvoorbeeld als per abuis toch een naam wordt genoemd van een referentie). De Aanbestedingscommissie zal dit terugkoppelen met desbetreffende Inschrijver. 2.5 Beoordelingsprocedure De beoordeling van de Inschrijvingen vindt plaats in zeven stappen. Figuur 2 geeft de belangrijkste stappen van de Beoordelingsfase schematisch weer. 1. Beoordeling van inschrijverscriteria van Aanbestedende dienst op juistheid en volledigheid zoals opgenomen onder paragraaf 2.5.2. 2. Toets op de plafondprijs. Inschrijvingen waarvan de inschrijfprijs hoger is dan de plafondprijs, worden gekwalificeerd als ongeldige Inschrijvingen en als zodanig terzijde gelegd waarmee ze zijn uitgesloten van de verdere procedure. 3. Inschrijvingen die de toets in stap 1 en stap 2 hebben doorstaan, worden door een Beoordelingscommissie van de Aanbestedende dienst beoordeeld aan de hand van de Kwaliteitsdocumenten: Prestatie-, Risico- en Kansendossier. 4. Beoordeling door middel van interviews (van Inschrijvers die hiervoor in aanmerking komen). Aan de hand van de interviews wordt beoordeeld of de Sleutelfunctionarissen de Opdracht en de Inschrijving (de uitvoering van de Opdracht) goed doorgronden en binnen hun functie goed kunnen managen. 31
5. Op basis van de behaalde scores (stap 3 en stap 4) en de inschrijfprijs zal worden bepaald welke Inschrijving de economisch meest voordelige Inschrijving is. 6. De verifieerbare prestatie-informatie van de economisch meest voordelige Inschrijving wordt getoetst en bewijsstukken zoals opgenomen onder paragraaf 2.5.6. of welke zijn opgenomen in de Eigen Verklaring kunnen worden opgevraagd. 7. Met Inschrijver met de economisch meest voordelige Inschrijving wordt de Concretiseringsfase doorlopen. Omwille van de voortgang van het beoordelingsproces, kan al worden gestart met stap 3 en aansluitend stap 4 terwijl stap 2 nog niet volledig is afgerond. Blijkt uit die toetsing alsnog dat een Inschrijver ongeldig is, dan zal de desbetreffende Inschrijver uit de verdere beoordeling worden gehaald. Eveneens omwille van de voortgang kan gelijktijdig gestart worden met stap 6 en stap 7. Figuur 2: De Beoordelingsfase van BVP-proces Bovenstaande stappen worden uitgevoerd in samenwerking tussen de Contracting Officer (CO) en het Beoordelingscommissie van de Aanbestedende dienst. De taakverdeling is daarbij als volgt: - Stap 1 CO - Stap 2 CO - Stap 3 Beoordelingscommissie - Stap 4 Beoordelingscommissie - Stap 5 CO en Beoordelingscommissie - Stap 6 CO - Stap 7 CO en Beoordelingscommissie 32