Een gezonde organisatie als fundament Dit werkplan geeft inzicht in de activiteiten van Op het Zuiden Vereniging voor Huurders in. Het werkplan bestaat uit drie onderdelen. Het eerste onderdeel bevat de activiteiten die rechtstreeks invulling geven aan de doelstelling. De Wet op het overleg huurders verhuurder is hierbij leidend. Het tweede onderdeel bevat de onderwerpen die ondersteunend zijn aan de doelstelling en het in stand houden en verder versterken van de organisatie het derde onderdeel heeft betrekking op de bestuurlijke taken die bij de vereniging horen en de financiële begroting. Randvoorwaarden voor belangenbehartiging Het hebben van een goede relatie met Wonen Zuid Het formuleren van een inhoudelijke agenda en belangenbehartiging Het beschikken over een modern en adequaat participatiemodel Het zijn van een goede organisatie voor vrijwilligers Een gezonde financiële positie van Op het Zuiden Het beschikken over adequate mogelijkheden voor communicatie Het beschikken over een kwalitatieve administratie Het hebben van draagvlak onder huurders door leden Het beschikken over professionele ondersteuning Randvoorwaarden voor goed bestuur Het bestuur van Op het Zuiden voldoet aan de voorwaarden van de Wet op het overleg huurders verhuurder waardoor Op het Zuiden wordt aangemerkt als huurdersorganisatie in de zin van de Wet. Het bestuur komt in minimaal 8 keer bij elkaar in de reguliere bestuursvergadering en twee keer met de leden van Op het Zuiden, een keer betreft dit de jaarvergadering en een keer betreft dit de algemene vergadering. Het bestuur legt over het inhoudelijk en financieel gevoerde beleid verantwoording af aan de achterban tijdens de jaarvergadering. De financiële administratie wordt door een registeraccountant gecontroleerd en voorzien van een beoordelingsverklaring. In de reguliere bestuursvergaderingen komt in ieder geval aan de orde: Het directieverslag (kort impressie activiteiten afgelopen periode en tijdsbesteding naar onderwerp) Mutaties ledenadministratie (verloop en werving) Financiële mededelingen bij afwijking begroting of specifieke activiteiten Relevante onderwerpen interne organisatie Beleidsvraagstukken corporatiebeleid (evaluatie, initiëring en advisering) Het werkplan is kort en krachtig geformuleerd. De kern van de begroting richt zich op de verdere versterking van de positie van de achterban van Op het Zuiden.
Activiteiten ten diensten van de doelstelling / kerntaak Kerntaak/inleidend De kerntaak van Op het Zuiden Vereniging voor Huurders is het behartigen van de belangen van de huurders van Wonen Zuid. In worden daar ook de toekomstige huurders van Wonen Zuid bij betrokken. Deze taak krijgt invulling door het geven van adviezen aan Wonen Zuid over allerlei activiteiten. Veelal gaat het dan over bijstelling van beleid of bijvoorbeeld nieuw beleid. Verder rekent Op het Zuiden de ondersteuning van bewonerskader (bewonersgroepen/commissies) tot haar kerntaak. Beleidsadvisering In wordt geadviseerd over een aantal beleidstrajecten. Hiervan is een aantal onderwerpen bekend. Op basis van maatschappelijke en politieke factoren zal er beslist behoefte zijn aan extra adviestrajecten. Er wordt onderscheid gemaakt tussen intensieve en niet intensieve adviestrajecten. Intensieve adviestrajecten Bij de intensieve adviestrajecten wordt uitgegaan van directe belangen voor huurders. Deze kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op de betaalbaarheid, het dienstenpakket of de woon en leefomgeving. In voorziet het bestuur een aantal intensieve beleidsadviestrajecten. Hiervan staan er nu een aantal vast en wordt er tijd gereserveerd voor niet voorziene trajecten. Een van de meest belangrijke onderwerpen in zijn de effecten van de nieuwe woningwet. Een majeur onderwerp in die wet is de betrokkenheid van de huurdersorganisatie bij de prestatieafspraken. De beleidstrajecten waarvan het de verwachting is dat deze in aan de orde zullen zijn: Prestatieafspraken (drie regio s en 9 gemeenten) Effecten nieuwe woningwet Betaalbaarheid Huurbeleid (beleidsevaluatie o.b.v. en (nieuwe) overheidsrichtlijnen samen met WZ) Ontwikkelingen omtrent woningtoewijzing (WRV naar sales, passend toewijzen, etc.) Communicatiebeleid (projecten en algemeen) Evaluatie Sociaal plan Beleid asbestsanering Abonnement serviceonderhoud (nieuw beleid samen met WZ) Modernisering Onderhoudsbeleid Warmtewet (nieuw beleid samen met WZ) Niet intensieve adviestrajecten Bij de niet intensieve beleidstrajecten gaat het om adviesaanvragen die gedurende het jaar aan de orde komen op basis van actualiteit en vaak in mindere mate impact hebben op huurders. Dit betreft over het algemeen korte termijnverzoeken die afgehandeld moeten worden of jaarlijks terugkerende trajecten. Deze adviestrajecten handelt het bestuur zelf af. Deze zijn voor wat betreft de tijdsbelasting dan ook minder zwaar.
Activiteiten rondom belangenbehartiging In ontstaan vanuit het perspectief van de nieuwe woningwet nieuwe kansen voor huurders hun belangen manifest te maken en ten gunste van hun positie te verankeren in beleid. Heel concreet kan dan verwezen worden naar de betrokkenheid van huurders bij de prestatieafspraken. De aanwezigheid van Op het Zuiden bij het maken, evalueren op en bijstellen van prestatie afspraken vraagt een grote inspanning. Vanuit de nieuwe woningwet zijn corporaties verplicht om de huurders organisaties in de gelegenheid te stellen zich hierop te organiseren. Op het Zuiden zal hier dan ook extra capaciteit voor vrij maken. Overleg met Wonen Zuid Op het Zuiden gaat in samen met Wonen Zuid verder op de ingeslagen weg van het nieuwe participatiemodel. De nieuwe participatiestructuur is ingericht op basis van vier overlegtafels. De individuele overlegtafel De wijk en buurtgerichte overlegtafel De beleidsmatige overlegtafel De bestuurlijke overlegtafel Het overleg tussen Op het Zuiden en Wonen Zuid vindt plaats aan de beleidsmatige overlegtafel en de bestuurlijke overlegtafel. Aan de beleidsmatige overlegtafel worden alle onderwerpen besproken die betrekking hebben op de concrete beleidsaspecten (evaluatie en ontwikkeling) die de belangen van huurders raken. Aan de bestuurlijke overlegtafel zijn de onderwerpen aan de orde die een bestuurlijke dimensie hebben. Dan gaat het bijvoorbeeld over het profiel van Wonen Zuid en de (impact van) politieke ontwikkelingen. Buiten reguliere overleggen worden er werkgroepen samengesteld om specifieke onderwerpen te behandelen. Het heeft de voorkeur om deze werkgroepen samen te stellen met huurders buiten het bestuur. Hiermee wordt beoogd een bredere betrokkenheid onder huurders te bewerkstelligen en huurders in de gelegenheid te stellen laagdrempeliger deel te laten nemen aan het werk van OhZ. Ondersteuning bewonersgroepen en het organiseren van huurders Aan de wijk en buurtgerichte overlegtafel vindt het overleg vooral plaats tussen Wonen Zuid en bewonerscommissies/groepen. Op het Zuiden speelt dan vooral een ondersteunende rol op afroep. Bij participatie ligt de focus op de actieve betrokkenheid van georganiseerde huurders op wijkniveau en buurtniveau ter plekke. Dit is niet alleen in het belang van de huurders zelf maar ook van Wonen Zuid. Op het Zuiden is daarbij van mening dat huurdersbelangen zoveel als mogelijk collectief besproken moeten worden tussen belanghebbenden. Daarom streeft Op het Zuiden ernaar om huurders in wijken, buurten en complexen te organiseren. De ondersteuning van (bestaande) bewonersgroepen vindt plaats op verzoek van de groep zelf of komt tot stand op basis van activiteiten (onderhoud, renovatie, etc.) van Wonen Zuid of door bepaalde omstandigheden in de woon en leefomgeving. Voor de ondersteuning van individuele huurders heeft Op het Zuiden de Huurdersadvieslijn geïntroduceerd. De Huurdersadvieslijn is enerzijds bedoeld om individuele leden te ondersteunen bij het oplossen van vraagstukken en anderzijds om voeling te houden met huurders en hun ervaringen in relatie tot de beleidsuitvoering door Wonen Zuid waardoor eventuele problemen die beleidsaandacht vragen boven komen drijven.
Activiteiten die ondersteunend zijn aan de doelstelling / faciliterend Inleidend Om de kerntaken uit te voeren is er een organisatie nodig. Deze organisatie herbergt een aantal onderwerpen dat redelijkerwijs noodzakelijk is om de doelstelling te kunnen uitvoeren. Het gaat dan bijvoorbeeld om legitimiteit, administratieve activiteiten, beheer en verwerving van financiële middelen. In dit onderdeel van het werkplan wordt hier nader op ingegaan. Legitimiteit/bestaansrecht Op het Zuiden behartigt de belangen van 14.000 huurders. Daarvoor moet zij, aantoonbaar, een betekenend aantal huurders vertegenwoordigen. Dit betekent dat er allerlei activiteiten nodig zijn om deze huurders aan de vereniging te binden. Dit kan door het lidmaatschap en door een adequaat vrijwilligersbeleid. Waarde toevoegen aan het lidmaatschap Op basis van de huidige ervaringen en het huidige aanbod wil ongeveer 6% van de nieuwe huurders lid worden van Op het Zuiden. Dit percentage is veel te laag om in de toekomst enige zelfstandigheid te kunnen blijven behouden. Dit betekent dat Op het Zuiden het lidmaatschap verder moet innoveren door waarde toevoeging. In zullen hiervoor verdere plannen voor worden ontwikkeld. Communicatie De in 2015 ontwikkelde communicatie instrumenten worden in verder gebruikt. Hierin blijft de website, de enquêtesoftware en de nieuwe ledenadministratie een belangrijke rol spelen. Verder blijft de papieren nieuwsbrief aandacht houden. Inmiddels kunnen ook veel huurder met e-mail benaderd worden. Deze manier van communiceren blijkt steeds efficiënter. De Polls doen daarnaast goed werk als het gaat om de huurders te vragen naar hun mening om hen op deze manier te betrekken in standpuntbepaling. Op het Zuiden zal er op blijven inzetten om met advertenties aanwezig te zijn in wijk en buurtbladen om aan de naamsbekendheid en herkenning te werken. Communicatie krijgt in meer prioriteit! Ledenwerving doelgroep nieuwe huurders/verhuringen Het beleid ledenwerving voor nieuwe huurders is operationeel. Dit betekent dat alle nieuwe verhuringen door Wonen Zuid aan Op het Zuiden worden doorgegeven. Via een speciaal programma worden deze huurders benaderd om lid te worden van Op het Zuiden. Door deze actie is de verdere terugloop van leden gestuit en is er zelfs sprake van een lichte stijging. Daarnaast zullen nieuwe initiatieven worden ontwikkeld om leden te werven. Vrijwilligersbeleid Op het Zuiden heeft een nieuw vrijwilligersbeleid beleid in de steigers staan. Het vinden en binden van vrijwilligers voor de vereniging is geen eenvoudige taak en kan niet meer worden overgelaten aan het toeval. De ontwikkeling van het beleid dat in 2014 en 2015 in gang gezet en zal medio uitgevoerd kunnen worden. De kern daarin is dat Op het Zuiden zich meer gaat richten op wat Op het Zuiden voor de vrijwilliger kan betekenen. Bijvoorbeeld als het om het persoonlijke ontwikkeling. Het beleid zal onderscheid maken tussen de vrijwilligers die invulling kunnen geven aan de kerntaken, de ondersteunende taken en de bestuurlijke taken. In de financiële begroting worden middelen voor gereserveerd om enkele pilots te kunnen uitvoeren.
Bestuurlijke taken & financiële begroting Het bestuur Het bestuur van de vereniging draagt zorgt voor de bestuurlijke activiteiten die nodig zijn om de vereniging goed te laten functioneren. Het bestuur van Op het Zuiden vergadert in principe 8 keer per jaar. Tijdens deze vergaderingen komen allerlei inhoudelijke onderwerpen aan de orde waaronder de beleidsadviestrajecten en de formele verplichtingen van de vereniging zoals de algemene ledenvergaderingen. De onderwerpen die hier aan de orde komen hebben betrekking op het algemene beleid van Wonen Zuid. De afdelingen zetten zich in voor de activiteiten in de regio s. Naast het signaleren van allerlei regionale aangelegenheden houden de afdelingen zich bezig met het organiseren en ondersteunen van huurders op wijk- en buurtniveau. Met name op dit laatste zal de nadruk komen te liggen. Financiële begroting () De financiële begroting is georiënteerd op de financiële afspraken die zijn gemaakt in de subsidieovereenkomst die is overeengekomen tussen Op het Zuiden en Wonen Zuid. Deze overeenkomst is geprolongeerd op de uitgangspunten van het startdocument zoals voor 2012 en 2013 was afgesproken. De voorliggende financiële begroting beperkt zich tot. Inhoudelijke activiteiten geven de grondslag voor de begroting. Naast inhoudelijke activiteiten zijn er ook organisatiekosten en kosten die voortkomen uit de statutaire verplichtingen van de vereniging. De begroting van Huurdersvereniging Op het Zuiden wordt sluitend gepresenteerd. Kortweg zijn er 60.000 aan eigen inkomsten te verwachten en 99.600 aan subsidie van Wonen Zuid. Voor wordt 161.775 aan uitgaven voorzien. Het tekort van 2.175 wordt gedekt door het eigen vermogen. Het exploitatierisico van de vereniging zit vooral in de toekomst. Op het Zuiden zal aan de inkomstenkant (lees ledengroei) haar positie moeten versterken om financieel meer onafhankelijk te worden van Wonen Zuid. Additionele subsidie Op het Zuiden zal Wonen Zuid vragen een additionele subsidie beschikbaar te stellen om invulling te kunnen geven aan de extra taken die als gevolg van de nieuwe woningwet op ons af komen. Als deze subsidieaanvraag gehonoreerd wordt zal de begroting dienaangaande aangepast worden.
Begroting Diverse (personele) kosten Vergoeding vrijwilligers Reis en verblijfskosten Salariskosten (inclusief werkgeverslasten) Loopbaanbeleid Toelichting Vrijwilligers krijgen een maandelijkse vergoeding om de kosten te dekken. Dit betekent dat zij verder niets declareren met uitzondering van de reiskosten buiten de eigen regio. Het klachtenbureau wordt bezet door een vrijwilliger die hiervoor een maandelijkse vergoeding krijgt van 115. De reis- en verblijfskosten hebben betrekking op de kosten die gemaakt worden door het personeel en vrijwilligers buiten de eigen regio. De salariskosten hebben betrekking op het personeel en betreffen alle brutosalarissen en bijkomende kosten. Huisvestingskosten Huur kantoorruimte* Kosten energie / GWE en servicekosten* Onderhoud kantoorruimte* *Toelichting Het kantoor wordt beschikbaar gesteld door Wonen Zuid. Om de kostenposten inzichtelijk te houden kiest het bestuur ervoor om deze post evenwel op te nemen in de begroting. Onderhoud kantoorruimte heeft betrekking op bijvoorbeeld het vervangen van lampen, ruiten, schoonmaakkosten e.d. 10.000 6.000 84.000 2.500 P.M. 1500 1500 Algemene organisatiekosten Accountants- en administratiekosten* Advies- en ondersteuningskosten* Kantoorbehoeften* Drukwerken * (taxatie) Portokosten * Onderhoud kantoormachines Kosten hardware en software Kosten repro / kop* Kosten overige interne organisatie en activiteiten* Accountantskosten worden beperkt tot het opstellen en afgeven van de accountantsrapportage. De verwerking van de administratie wordt weer zelf ter hand genomen. Voor begeleiding en advies hiervoor wordt een post advies- en ondersteuningskosten opgenomen. De post kantoorbehoeften heeft betrekking op alle kleine materialen ten behoeve van het dagelijks werk. Drukwerken betreft papier, enveloppen e.d. Portokosten: kosten voorzien in het houden van twee algemene ledenvergaderingen en één algemene vergadering ten behoeve van de regio. Daarnaast is er sprake van vaste portokosten voor het verzenden van allerlei poststukken. Kosten repro en kop hebben betrekking op het kopieerapparaat en papierkosten. De post overige interne organisatie en activiteiten hebben betrekking op allerlei zaken, onder andere op het verzendklaar maken van grote zendingen (drie ledenvergaderingen). 3.000 500 5.000 8.000 500 4.000 1.250 5.000 Specifieke organisatiekosten Kosten bewonersgroepen en commissies* Vergaderkosten bestuur* Professionalisering* Kleine aanschaffingen * Kosten bewonersgroepen hebben betrekking op bijeenkomsten die door de huurdersvereniging worden georganiseerd. Vergaderkosten bestuur hebben betrekking op die besturen die niet beschikken over een kantoor, dan wel om moverende redenen extern bijeenkomen. Professionalisering gaat over het bezoeken van bijvoorbeeld symposia of cursussen. De post kleine aanschaffingen heeft betrekking op kleine kantoorartikelen die niet op de balans worden gezet. 1.000 3.000 1.000
Public relations Publicatie- en advertentiekosten * Relatiekosten Representatiekosten Kosten website * Kosten ontvangst relatie* Publicatie- en advertentiekosten worden besteed aan het plaatsen van advertenties / advertorial in buurt- en weekbladen ten behoeve van de naamsbekendheid en ledenwerving. De kostenpost website heeft betrekking op de hosting en de kosten ontvangst relaties voor de koffie op kantoor. 2.000 500 3.000 300 Algemene kosten Contributies Abonnementen Telefoon en ADSL Assurantiën algemeen Vakliteratuur Overige kosten Bankkosten* Aflossing schuld WZ De post bankkosten bevat alle kosten die betrekking hebben op het automatisch incasseren van de contributie van de leden. Inkomsten Contributies Subsidie Wonen Zuid Investering uit eigen vermogen 250 2.000 2.500 250 2.300 4.925 60.000 99.600 2.175