Best Value Procurement Valentijn de Jong, 17 mei 2016
Het probleem
Het probleem
Welke hoort er niet bij?
Planning / Programming Designer Contracting Contractors Suppliers Clients Supply chain: we werken in silo s 30 K Foot level Technical Details
Trojan horse: laagste prijs
Het klassieke model verdwijnt a
Wie weet er beter hoe een klus gedaan moet worden, de leverancier of de klant? WIE WEET BETER HOE EEN KLUS MOET WORDEN GEDAAN? DE KLANT OF DE LEVERANCIER?
Wie zou er dan eigenlijk meer moeten praten en wie zou er meer moeten luisteren?
Micro-management
Invloed van minimum eisen De maximale prestatie die ik ga leveren Hoog Laag Hoog Laag Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Inschrijver 4 Laag Hoog Laag Hoog Het minimale kwaliteitsniveau dat ik wens
Beklimmen van de berg
Het gebruik van expertise! (het beklimmen van een berg ) Scenario A: Huur een bergbeklimmer in en: Vertel hem hoe hij de berg moet beklimmen en welke gereedschappen hij moet gebruiken Vertel hem dat je een betere manier hebt om de berg te beklimmen Vertel hem hoe hij zijn team moet samenstellen Vertel hem dat het best sneller kan Vertel hem dat het goedkoper kan Huur anderen in om de bergbeklimmer te vertellen hoe hij moet bergbeklimmen Scenario B Huur een zeer kundige bergbeklimmer in en laat je naar de top leiden
Het project overzien Gebruik informatie en logica Startpunt Project Doelstelling Risico Risico Risico
Paradigmaverandering Managen Reguleren Controleren Observeren Luisteren Afstemmen Vinden van een expert binnen plafondbedrag Verantwoordelijkheid neerleggen waar hij hoort De expert zijn werk laten doen 15
Fasen van prestatieinkoop Wat gaan we precies aan de markt Prijs vragen? (25%) Benoemen van de voorkeurs aanbieder op basis Aan van de fictieve slag! inschrijfprijs Wat hebben we er voor over? Kwaliteit (75%) Verder zijn aanbod verduidelijken! NIET ONDERHANDELEN! Prestatieonderbouwing (15%) Risicodossier (20%) Kansendossier (10%) Interviews met sleutelfunctionarissen (30%)
Selectie
Interview
Dominante informatie Scenario 1 Scenario 2 1 2 1 2 3 4 5 3 4 5 6 7 6 7 Meten van uw prestaties om zo dominant mogelijk inzichtelijk te maken wat uw product levert!
Prijs Misverstand: expertise is duur Kwaliteit 3de 2de 1ste 1ste 1 1 10 2de 2 6 3de 3 5 Winnaar had in 12 van de 28 projecten de laagste prijs!! (=43%) Winnaar had in had in 20 van de 28 projecten de laagste prijs of een-na laagste prijs (=71%) Bron: projecten Van de Rijt & Witteveen
Concretiseringsfase Stelt de (beoogd) opdrachtnemer in staat om proactief te handelen in plaats van reactief, aan te geven wat hij precies gaat leveren, aan te geven wat hij op welk moment van de opdrachtgever verwacht en hem daarop aan te spreken, verrassingen richting de opdrachtgever te minimaliseren, de opdracht van A tot Z te plannen, inclusief alle details,
Uitvoeringsfase Minimaliseer de informatie stroom Maak de dingen simpel (houd het eenvoudig) Minimaliseer beslissingen nemen en gebruik de weekly Vraag aan mensen hoe ze weten wat ze weten Vraag aan mensen wat ze zien Vraag aan mensen hoe ze nadenken over het belang van andere partijen Ieder de eigen verantwoordelijkheden (eigen accountability) Prestatie-informatie is essentieel Zorg ervoor dat mensen zichzelf meten Minimaliseer de inspanning voor iedereen Werk met mensen die weten waar ze mee bezig zijn.
Take-aways Aanbieder kan het beste de performance-level bepalen (niet de opdrachtgever)! Het draait om aantoonbaarheid! Best Value vraagt een paradigma verandering en vergt inspanning van uw organisatie.