Handleiding PE-online Voor aanbieders van deskundigheidsbevordering November 2013
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 1 1.1 Voor wie is deze handleiding?... 1 1.2 Over PE-online... 1 2. Functionaliteit in PE-online... 2 2.1 Algemene aanwijzingen voor het gebruik van PE-online... 2 3. Toegang tot PE-online... 3 3.1 Account aanvragen... 3 3.2 Inloggen in PE-online... 4 3.3 Autorisatie aanvragen... 4 4. Accreditatie aanvragen reguliere scholing, congressen, symposia... 5 4.1 Accreditatie per bijeenkomst... 5 4.2 Accreditatie voor totaal... 7 4.3 Uitvoering en/of bijeenkomsten... 7 5. Accreditatie aanvragen MIO en e-learning... 9 6. Facturering via PE-online...10 7. Afhandeling accreditatieaanvraag...11 7.1 In behandeling nemen van de aanvraag... 11 7.2 Accreditatie verlenen... 11 7.3 Aanvraag teruggestuurd... 11 7.4 Accreditatie afgewezen... 11 8. Invoeren van presentie in PE-online...12
1. Inleiding 1.1 Voor wie is deze handleiding? Deze handleiding is bedoeld voor aanbieders van deskundigheidsbevordering. Het is een hulpmiddel bij het aanvragen van accreditatie via PE-online. Het is de verantwoordelijkheid van aanbieders om een accreditatieaanvraag op de juiste wijze via PE-online in te dienen. 1.2 Over PE-online PE-online is een internetapplicatie voor permanente educatie (PE). PE-online ondersteunt het proces van accreditatie en registratie. PE-online is toegankelijk voor: 1. de professional In PE-online heeft elke verloskundige een persoonlijk digitaal dossier. In dit persoonlijk dossier kunnen alle activiteiten op het vlak van deskundigheidsbevordering worden opgeslagen. De verloskundige kan in PE-online ook de agenda met geaccrediteerde deskundigheidsbevordering raadplegen. 2. de beroepsvereniging De KNOV gebruikt PE-online voor de accreditatie van deskundigheidsbevordering. Daarnaast voert de KNOV de registratie en herregistratie in het Kwaliteitsregister Verloskundigen (inclusief toetsing) uit via PE-online. 3. aanbieders van deskundigheidsbevordering kunnen via PE-online hun aanbod laten accrediteren en opnemen in de nascholingsagenda van de professional. De leverancier van PE-online garandeert dat het systeem stabiel, veilig en betrouwbaar draait. Er wordt dagelijks een back-up gemaakt, hierdoor is optimale veiligheid gewaarborgd. PE-online voldoet aan alle veiligheidseisen die aan data-opslag worden gesteld. 1
2. Functionaliteit in PE-online 2.1 Algemene aanwijzingen voor het gebruik van PE-online PE-online wordt ondersteund door de volgende internetbrowsers: Internet Explorer (versie 6.0 en hoger) Mozilla Firefox (versie 2.0 en hoger) Google Chrome Met Mozilla Firefox en Google Chrome is PE-online ook toegankelijk voor gebruikers van Apple Macintosh-computers. Algemene aanwijzingen voor het gebruik van PE-online: - Op verschillende pagina s wordt tekst onderstreept en verschijnt er een handje zodra de muis over deze tekst beweegt. Dit zijn hyperlinks, deze kunt u aanklikken. - PE-online bevat een helpfunctie. Deze kunt u gebruiken door, daar waar dat van toepassing is, op het vraagteken te klikken. U krijgt dan uitleg. - Wanneer het verplicht is om een veld in te vullen wordt dit aangegeven met een asterix *. Er verschijnt een foutmelding wanneer u verzuimt een verplicht veld in te vullen. - Met gebruik van de TAB-toets gaat u naar een volgend invoerveld. - Velden waarbij een oogje staat, zijn zichtbaar in de nascholingsagenda. - Omdat PE-online een internetapplicatie is, kan het voorkomen dat de verbinding wordt onderbroken. We raden u aan om bij het aanvragen van accreditatie de gegevens tussentijds op te slaan. Dit gebeurt met de button Opslaan, die in de meeste schermen bovenin staat. - Alle communicatie over aanvragen van accreditatie verloopt via PE-online. Het is daarom noodzakelijk dat het systeem beschikt over een actueel e-mailadres. - Wanneer er voor uw accreditatieaanvraag een factuur wordt verstuurd, vindt u deze als bijlage in een bericht. Berichtenscherm Onder Berichten ziet u of er meldingen zijn. Hier vindt u alle meldingen over uw accreditatieaanvragen. Wanneer u meerdere aanvragen voor accreditatie hebt ingediend kunt op titel of op ID-nummer de gewenste aanvraag zoeken. In het beginscherm ziet u een overzicht van alle accreditatieaanvragen en hun status. Deze status kan zijn: - nog niet aangevraagd - aangevraagd - wacht op betaling (niet bij MIO besloten groep) - in behandeling (bij beoordelaar) - niet geaccrediteerd - geaccrediteerd - klik voor status per beroepsgroep: wanneer de aanvraag bij meerdere beroepsgroepen is ingediend Om het berichten scherm overzichtelijk te houden, kunt u meldingen in het archief plaatsen. U kunt een vinkje zetten voor het bericht dat u in het archief wilt plaatsen en vervolgens klikt u op Selectie in archief plaatsen. Om te reageren op een bericht, klikt u op het bericht. U leest een toelichting en kunt op hier klikken op naar het desbetreffende scherm te gaan. Vervolgens kunt u bij Vraag/antwoord reageren op het bericht (eventueel via de knop Details aanvraag). 2
3. Toegang tot PE-online 3.1 Account aanvragen Voordat u accreditatie kunt aanvragen moet u eerst een account aanmaken. Dit kan rechtstreeks via de website van het Kwaliteitsregister Verloskundigen, www.kwaliteitsregisterverloskundigen.nl. Op de pagina van PE-online ziet u onder Wachtwoord vergeten? Geen account? een mogelijkheid om een account aan te vragen. Wanneer u klikt op Vraag dan hier een account voor uw organisatie en evt. afdeling aan, komt u op de pagina Aanvraag logingegevens Toelichting bij enkele in te vullen gegevens. - De velden met een asterix zijn verplicht - E-mailadres van de contactpersoon: dit e-mailadres wordt gebruikt voor toezending inloggegevens en alle berichtenverkeer. Bij het indienen van de accreditatieaanvraag kunt u per aanvraag een afwijkend e-mailadres invullen, voor inhoudelijke vragen over de nascholing/mio. Nadat u de gegevens heeft verstuurd, ontvangt u per e-mail uw inloggegevens. 3
3.2 Inloggen in PE-online Wanneer u wilt inloggen in PE-online voert u in het loginscherm van PE-online uw wachtwoord en gebruikersnaam in. In het beginscherm zijn de volgende menu s beschikbaar: - Accreditatie aanvragen - Presentie - Autorisatie - Organisatiegegevens - Uitloggen Om een accreditatieaanvraag in te kunnen dienen, moet u eerst autorisatie aanvragen bij de betreffende beroepsvereniging. 3.3 Autorisatie aanvragen Nadat u een account heeft ontvangen, heeft u toegang tot PE-online. Wanneer u voor de eerste keer inlogt in PE-online komt u op het beginscherm. Kies de vereniging waarbij u autorisatie aan wilt vragen en Klik op Autorisatie aanvragen om autorisatie aan te vragen bij verschillende beroepsverenigingen. Wanneer u hier kiest voor de KNOV kunt u vervolgens kiezen voor welk soort deskundigheidsbevordering u nu of in de toekomst accreditatie wilt aanvragen. U krijgt op korte termijn via e-mail bericht of autorisatie is verleend. Daarna kunt u accreditatie aanvragen. Toelichting soort deskundigheidsbevordering: - Alleen voor Methodisch Intercollegiaal Overleg (MIO), bijvoorbeeld ITV, intervisie of casuïstiekbespreking - Reguliere deskundigheidsbevordering (GEEN MIO), bij- en nascholingen, vaardigheidstrainingen spoedeisende handelingen en congressen en symposia - Reguliere deskundigheidsbevordering en MIO 4
4. Accreditatie aanvragen reguliere scholing, congressen, symposia 4.1 Accreditatie per bijeenkomst Wanneer autorisatie is verleend, kunt u een aanvraag voor accreditatie indienen. - Log in op het beginscherm. - Klik op de knop - Maak een selectie: nieuwe cursus/mio - Volg de wizard - Bepaal het nascholingstype - Volg de wizard - Vul de titel van de nascholing in - U kunt eventueel het nascholingstype wijzigen - Vul de omschrijving in. 5
- Vervolg de wizard (volgende>) Aan het einde van de wizard ziet u het veld Cursusboom. Dit is van belang voor het zoeken en vinden van uw nascholing op de scholingsagenda op de website. Selecteer het juiste type nascholing! 6
NB: Wanneer u de scholing niet wilt vermelden op de scholingsagenda, kunt u dit aangeven. Wanneer alle verplichte velden zijn ingevuld, kunt u de aanvraag versturen. Het systeem geeft melding dat de aanvraag is verzonden. 4.2 Accreditatie voor totaal Wanneer een cursus uit meerdere bijeenkomsten bestaat, kiest u het nascholingstype Nascholing met (fysieke) bijeenkomst(en) en/of MIO open inschrijving / accreditatie voor totaal 4.3 Uitvoering en/of bijeenkomsten In de applicatie moet u het aantal bijeenkomsten van een activiteit aangeven. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen bijeenkomsten en uitvoeringen. Wanneer een zelfde cursus wordt herhaald, spreken we van een nieuwe uitvoering. Voorbeeld - Een cursus communicatieve vaardigheden duurt 3 dagen ( = 3 bijeenkomsten) - De cursus wordt in 2014 driemaal gegeven ( = 3 uitvoeringen): Utrecht: 12-02-2014 t/m 14-02-2014 Groningen 06-03-2014 t/m 08-03-2014 Amsterdam 07-04-2014 t/m 09-04-2014 7
Uitvoering toevoegen De verschillende bijeenkomsten kunt u invoeren volgens onderstaande schermafbeelding. Hiervoor gaat u naar Uitvoeringsgegevens, Uitvoeringen beheren, Uitvoering toevoegen. U kunt hier ook de locatie van de bijeenkomst(en) vermelden. Het systeem biedt de verloskundige mogelijkheid om in de agenda van nascholingen op provincie te kiezen. U kunt een locatie toevoegen met de button toevoegen achter de tekst Geen locatie ingevoerd. Er verschijnt een scherm waarin eventueel eerder ingevoerde locaties verschijnen. U kunt hier een locatie selecteren of zelf een nieuwe locatie toevoegen met Maak nieuwe locatie. Hier voert u de verplichte velden in. Met zoeken op kaart wordt de locatie op de kaart getoond. U kunt deze zelf wijzigen, door met de muis het pijltje te verschuiven. Vervolgens klikt u op OK. Wanneer u alle uitvoeringsgegevens en bijeenkomsten heeft ingevoerd moet u deze bewaren. Klik op OK. Er zijn verschillende mogelijkheden om de gegevens aan te passen. - de regel wijzigen : klik op het icoontje met de pen in het invoerscherm - de regel verwijderen: klik op het icoontje met de prullenbak in het invoerscherm - aantal bijeenkomsten per uitvoering wijzigen: klik op Aantal bijeenkomsten per uitvoering wijzigen boven het invoerscherm - uitvoering toevoegen met de button uitvoering toevoegen 8
5. Accreditatie aanvragen MIO en e-learning - Log in op het beginscherm. - Kies voor de knop - Maak een selectie: nieuwe cursus/mio - Volg de wizard - Bepaal het nascholingstype, hieronder is gekozen voor MIO in besloten groep MIO besloten groep Bij een aanvraag voor MIO in besloten groep kun je geen uitvoeringen invoeren. In plaats van een programma, moet een verslag van de bijeenkomst worden geupload. E-learning Bij een aanvraag voor e-learning, kun je geen kun je geen uitvoeringen invoeren. Er wordt wel om een inlogcode gevraagd, zodat de e-learning bekeken kan worden. 9
6. Facturering via PE-online Voor het beoordelen en afhandelen van accreditatieaanvragen hanteert de KNOV een tarief van 150. Dit geldt niet voor activiteiten waarvoor de deelnemersbijdrage 30 of lager is. Na het indienen van de aanvraag wordt een digitale factuur aangemaakt. U krijgt hiervan een melding in PE-online. Wanneer u in de melding in het berichtenoverzicht op hier klikt, gaat u naar de accreditatieaanvraag. U kunt nu de factuur (in PDF-formaat) inzien en printen. Op de factuur staan de betalingsinstructies. De factuur wordt betaald naar een rekening (Deutsche Bank) op naam van DocData Payments, dus niet rechtstreeks naar de KNOV. DocData Payments zorgt voor de verdere betalingsafhandeling. U kunt ook via de accreditatieaanvraag bij de factuur komen. U klikt op Details aanvraag. In het volgende scherm ziet u links bovenin Facturatie. Wanneer u hierop klikt ziet u linksonder het referentienummer van de factuur. In het daarop volgende scherm vindt u de factuur in PDF en kunt u kiezen voor Online betalen. Vervolgens kunt u kiezen voor ideal en de betaling realiseren. 10
7. Afhandeling accreditatieaanvraag 7.1 In behandeling nemen van de aanvraag Wanneer de aanvraag is ingediend bij de KNOV wordt deze beoordeeld op volledigheid en vervolgens geblokkeerd. Wanneer uw aanvraag is geblokkeerd kunt u geen inhoudelijke wijzigingen meer aanbrengen. Wanneer u de aanvraag wilt wijzigen moet u verzoeken de aanvraag te deblokkeren. Wanneer de aanvraag is gedaan bij meerdere beroepsverenigingen, dan moet elke vereniging de blokkade opheffen. De volgende handelingen zijn wel mogelijk bij een geblokkeerde aanvraag: - De informatie in de aanvraag inzien - Communiceren met de beheerder via vraag en antwoord - Data van bijeenkomsten wijzigen - Uitvoeringen van bijeenkomsten toevoegen - Bijlagen toevoegen Wanneer de aanvraag compleet is wordt deze, ter beoordeling doorgestuurd naar de leden van de accreditatiecommissie en indien gewenst opgenomen op de nascholingsagenda. Een enkele keer krijgt u een verzoek om aanvullende informatie, bijvoorbeeld een meer uitgewerkt programma of informatie over achtergrond of expertise van de opleiders. 7.2 Accreditatie verlenen Wanneer uw accreditatieaanvraag wordt gehonoreerd ontvangt u hiervan bericht. Accreditatie is 3 jaar geldig wanneer de activiteit in ongewijzigde vorm en tijdsinvestering opnieuw wordt georganiseerd. In de melding staat het aantal toegekende punten, eventueel verdeeld over verschillende categorieën. 7.3 Aanvraag teruggestuurd Een enkele keer wordt een aanvraag teruggestuurd. Dit kan verschillende redenen hebben. - De accreditatie wordt aangevraagd voor de verkeerde categorie, bijvoorbeeld voor bijeenkomsten Methodisch Intercollegiaal Overleg (MIO) wordt accreditatie aangevraagd in de categorie bij- en nascholing. - Er wordt niet gereageerd op een verzoek om meer informatie. - De aanvraag is onvolledig. 7.4 Accreditatie afgewezen Wanneer uw verzoek tot accreditatie wordt afgewezen, wordt dit toegelicht door de accreditatiecommissie. Het is mogelijk om tegen dit besluit bezwaar en beroep aan te tekenen. 11
8. Invoeren van presentie in PE-online Aanbieders van deskundigheidsbevordering voor open inschrijving moeten de aanwezigheid van verloskundigen invoeren in de dossiers van verloskundigen. Ook wanneer een bijeenkomst is geannuleerd of er geen verloskundigen aanwezig waren, moet je dit aangeven. Hieronder wordt beschreven hoe dit in zijn werk gaat. - Ga naar www.pe-online.org en kies LOGIN - Log in als opleidingsinstituut - Kies uit het menu bovenin presentie - Klik op toevoegen presentie - Selecteer de gewenste activiteit en klik op volgende 12
U heeft hier de opties: - Presentielijst invoeren - Er was niemand aanwezig - De nascholingsdag of nascholingsdagen gingen niet door. Ook kunt u eventueel een opmerking plaatsen bij deze presentie. Wanneer u kiest voor presentielijst invoeren dan ziet u het volgende scherm. U kunt kiezen voor lijst of per persoon 13
Wanneer u op het vraagteken klikt krijgt u de volgende aanwijzingen: U kunt deelnemers invoeren door in te typen: - Een # direct gevolgd door het BIG nummer van de verloskundige, b.v. #19019766303 - De achternaam of een gedeelte daarvan. b.v. Jansen - Alleen op meisjesnaam indien van toepassing. - Naam invoeren zonder bijzonder leesteken, dus geen é maar e. - Totaal aantal cijfers moet 11 zijn. Zo niet dan moet u voor de 10 cijfers een nul plaatsen. - Na het typen van de gegevens eerst een paar seconden wachten totdat het systeem bijbehorende naam of BIGnummer erbij weergeeft. Als de weergegeven naam én BIGnummer juist zijn, dan klikt u op Toevoegen. Geeft het systeem wel de naam met BIGnummer maar krijgt u toch de melding Ingegeven waarde komt niet voor, toets dan eerst het BIGnummer en daarna het hekje er voor. 14
U kunt BIG-nummers uit een Excelbestand importeren. Dit gaat als volgt. U kiest voor klik hier om lijst met BIG-nummers te importeren. Vervolgens knipt en plakt u de BIG-nummers uit het Excelbestand in het daarvoor bestemde veld te verwerken. Wanneer u op volgende klikt verschijnt het overzicht van ingevoerde gegevens. Wanneer u op Sluiten klikt krijgt u in een volgend scherm: De presentie is verwerkt. Wanneer een BIG nummer niet wordt herkend, kan het BIG nummer onjuist zijn of staat de verloskundige niet in het Kwaliteitsregister ingeschreven. Deze nummers zijn uit de lijst verwijderd en in de rechterlijst geplaatst. Controleer deze nummers en voeg ze opnieuw toe. 15