Communicatieplan Peelnetwerk Transformatie van: Peelnetwerk. Er gebeurt meer dan je ziet naar: Peelnetwerk. Je ziet wat er gebeurt Loos Projectmanagement Maart 2013
Inhoudsopgave Inleiding. 3 1 Doelstelling Communicatieplan.. 4 2 Domein Peelnetwerk.. 4 2.1 Inleiding.. 4 2.2 Werkgebied Peelnetwerk. 4 2.3 Doelgroepen Peelnetwerk. 4 2.4 Doelstellingen. 5 2.5 Organisatie Peelnetwerk 6 3 Communicatie van het Peelnetwerk... 7 3.1 Inleiding. 7 3.2 Doelen. 7 3.3 Inzet communicatiemiddelen per doel 8 3.4 Waar moet de website aan voldoen?.. 10 3.5 Logo en huisstijl 11 4 Actieprogramma Communicatie 12 4.1 Inleiding. 12 4.2 Korte termijn 2013. 13 4.3 Middellange termijn 2014 2015.. 14 4.4 Doorkijk lange termijn 2016 15 Tot slot. 15 Bijlage 1 Afbeelding logo en huisstijl van het Peelnetwerk Bijlage 2 Toelichting Actieprogramma Communicatie
Inleiding Het Peelnetwerk is op 1 juli 2012 ontstaan uit twee organisaties namelijk Streekplatform de Peel en Reconstructiecommissie de Peel. Aanleiding voor het ontstaan van het Peelnetwerk is de breed gedragen mening van de partners dat er nog veel kansen liggen om het platteland in de Peel te versterken ook vanuit een nieuwe rol/verhouding tussen overheid en burger. Mede ingegeven door de economische crisis heeft er bij de overheid een herbezinning plaats gevonden over rol en verantwoordelijkheden. Dit betekent concreet dat de overheid de verantwoordelijkheid meer legt bij de initiatiefnemer en meer als facilitator wil optreden. Er wordt minder gewerkt met overheidsmiddelen, de markt is meer zelf aan zet. De ambities en doelstellingen uit het reconstructieplan blijven op hoofdlijnen uitgangspunt, echter het Peelnetwerk heeft in haar ambitiedocument wel nieuwe accenten gelegd. Het Peelnetwerk kan een ondersteunende rol voor de initiatiefnemers spelen, vanuit de vele contacten en ervaringen die in het verleden zijn opgebouwd. Het Peelnetwerk is dan ook een netwerkorganisatie die ondersteuning biedt bij initiatieven die de economie en de kwaliteit van de Peel verbeteren en vernieuwen. Het Peelnetwerk brengt partijen samen, genereert onverwachte coalities en helpt mee knelpunten op te lossen. Deze projecten moeten dan wel binnen de ambities en doelstellingen passen van het Peelnetwerk. Om te bepalen waaraan het Peelnetwerk een actieve bijdrage wil leveren als netwerkorganisatie, heeft het Peelnetwerk een ambitiedocument opgesteld Vitale Groene Ruimte de Peel - Synergie tussen economie en quality of life 21 september 2012. Tijdens de looptijd van bovengenoemd ambitiedocument (2012-2016) wil het Peelnetwerk op basis van gerichte communicatie haar bijdrage meer zichtbaar maken. Was in het verleden de slogan Peelnetwerk. Er gebeurt meer dan je ziet, zal het credo naar de toekomst veel meer moeten zijn Peelnetwerk. Je ziet wat er gebeurt. Om zo de meerwaarde van het Peelnetwerk voor uitvoerende initiatiefnemers en voor de deelnemende partners duidelijk zichtbaar te maken. Dit communicatieplan moet hieraan een actieve bijdrage leveren.
1 Doelstelling Communicatieplan De doelstelling van dit communicatieplan is: De zichtbaarheid, vindbaarheid en herkenbaarheid van het Peelnetwerk verbeteren voor initiatiefnemers en haar partners. 2 Domein Peelnetwerk 2.1 Inleiding Om te komen tot een communicatieplan zal eerst scherp gesteld moeten worden wat het domein is waar het Peelnetwerk zich in bevindt. In de onderstaande paragrafen wordt inzicht gegeven in het werkgebied, de doelgroepen en de doelstellingen van het Peelnetwerk. Ten slotte wordt voor de leesbaarheid van het plan ook de organisatie van het kernteam van het Peelnetwerk weergegeven. 2.2 Werkgebied Peelnetwerk Het Peelnetwerk heeft haar werkgebied primair binnen de volgende gemeenten: Asten, Deurne, Geldrop-Mierlo, Gemert-Bakel, Helmond, Laarbeek, Nuenen en Someren. Dit is geografisch gezien een groot gedeelte van de Peel. Toch wil het Peelnetwerk zich niet laten begrenzen tot alleen de Brabantse Peel. Er kan samenwerking worden gezocht met het Limburgs gedeelte van de Peel, de Brabantse Peelhorst en de verstedelijkte regio s bijvoorbeeld Brainport (Eindhoven). Niet de geografische ligging is dus de centrale opgave voor het werkgebied maar meer de inhoud van een project. Het Peelnetwerk heeft dan ook een flexibele werkstructuur die per project kan worden aangepast, afhankelijk van de behoefte aan ondersteuning van de initiatiefnemer. 2.3 Doelgroepen Peelnetwerk Binnen het Peelnetwerk zijn de volgende twee doelgroepen te onderscheiden: Initiatiefnemers Partners (en haar achterbannen) De eerste doelgroep betreft initiatiefnemers (vaak ondernemers, stichtingen, particulieren, etc.) die projecten in uitvoering hebben of in uitvoering willen nemen die bijdragen aan de verbetering en vernieuwing van het platteland. Deze projecten en initiatieven raken vaak meerdere belangen zoals die van de overheid, omwonenden of andere organisaties. Het Peelnetwerk kan initiatiefnemers ondersteunen met het leggen van de juiste contacten binnen deze organisaties, het creëren van draagvlak voor hun initiatief in hun directe omgeving of regio, en het verbinden met andere initiatieven. Het Peelnetwerk zoekt actief naar (ver)nieuwe(nde) initiatieven en zoekt naar nieuwe, vaak minder voor de handliggende partners.
De tweede doelgroep betreft de partners van het Peelnetwerk en haar achterban. Het Peelnetwerk is opgericht door 21 organisaties. Deze organisaties vormen het Peelnetwerk en maken er deel van uit. Zij werken samen aan een duurzaam platteland in De Peel. Het Peelnetwerk ondersteunt haar partners momenteel door ambtelijke en bestuurlijke overleggen te organiseren in de regio. Deze overleggen kunnen ook gebruikt worden door de partners om kennisoverdracht te bevorderen en gelegenheid te geven tot netwerken. Daarnaast wordt circa 1 keer per maand een nieuwsbrief uitgebracht om de partners te informeren over wat er speelt in het gebied. Het Peelnetwerk wil deze twee doelgroepen ondersteunen bij de uitvoering van hun projecten. Deze ondersteuning wordt gegeven als het initiatief past binnen de in paragraaf 2.4 weergegeven doelstellingen van het Peelnetwerk. Het is de bedoeling dat kansrijke initiatieven door de synergie van het netwerk van het Peelnetwerk tot uitvoering komen en initiatiefnemers hun doelen kunnen realiseren. 2.4 Doelstellingen Om te bepalen waaraan het Peelnetwerk een actieve bijdrage wil leveren als netwerkorganisatie, heeft het Peelnetwerk een ambitiedocument opgesteld Vitale Groene Ruimte de Peel - Synergie tussen economie en quality of life. Op basis van dit document zijn de volgende hoofdthema s benoemd waarin het Peelnetwerk actief wil zijn: 1 Economie 2 Quality of life 3 Stad en Land relatie Dit betekent dat alle activiteiten, dus ook de activiteiten met betrekking tot communicatie, moeten bijdragen aan deze drie hoofdthema s. Doel van communicatie is om de zichtbaarheid, vindbaarheid en herkenbaarheid binnen deze 3 hoofdthema s te vergroten bij de initiatiefnemers en de partners.
2.5 Organisatie Peelnetwerk De organisatie van het Peelnetwerk bestaat uit een bestuurlijk en ambtelijk platform voor de partners. Daarnaast bestaat er een kernteam voor de ambtelijke ondersteuning om de doelen en ambities te realiseren. Het Peelnetwerk bestaat verder uit flexibele netwerken rond een thema of project waaraan partijen vrijwillig kunnen toetreden als ze een bijdrage willen leveren. Ook partners hebben hierin een rol. Het kernteam bestaat vooral uit makelaars die de processen moeten ondersteunen. In onderstaande tabel 1 is een overzicht opgenomen van de functies binnen het Peelnetwerk. Tabel 1 Samenstelling en werkzaamheden kernteam van het Peelnetwerk Functie Werkzaamheden Manager Directievoering / secretaris / inzetten netwerk / aansturen / aanspreekpunt gebiedscommissie / liaison naar Provincie Office manager Intake / Agenda beheer / verslaglegging en projectadministratie Alliantie makelaar Onderhouden en leggen van contacten met (nieuwe) quality of life netwerkpartners / creëren draagvlak / initiëren projecten / Alliantie makelaar Economy ondersteunen project initiatieven / organiseren activiteiten Onderhouden en leggen van contacten met (nieuwe) netwerkpartners / creëren draagvlak / initiëren projecten / ondersteunen project initiatieven / organiseren activiteiten Communicatie Communicatie algemeen, projectcommunicatie, website medewerker Kennismakelaar Leggen contacten kennisinstellingen / bedrijfsleven / overheid / sluiten contracten met als doel inzet studenten ter ondersteuning van projecten en activiteiten Liaison Peelnetwerk Expert Cultuurhistorie Ondersteunen gemeenten / creëren samenwerking / leggen verbanden met activiteiten SRE / ondersteuning communicatie / bijdrage aan monitoring Ondersteunt projecten door cultuur historisch advies, is intermediair met de lokale (haamkunde) verenigingen en genereert en ondersteunt samen met partijen nieuwe projecten op cultuur historisch gebied Als netwerkorganisatie is het van essentieel belang dat de resultaten van de werkzaamheden van de makelaars zichtbaar en tastbaar worden weergegeven voor initiatiefnemers en partners.
3 Communicatie van het Peelnetwerk 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de wijze waarop het Peelnetwerk communicatie wil gaan inzetten om haar doelen te realiseren. Het Peelnetwerk heeft vanuit haar partners de opdracht om nieuwe projecten te genereren, partijen samen te brengen, nieuwe coalities te vormen en projecten te ondersteunen. Het Peelnetwerk is een professioneel netwerk en moet dit naar buiten toe uitstralen. In onderstaande paragrafen wordt beschreven wat de doelen en de communicatiemiddelen zijn voor het Peelnetwerk. Omdat de website, logo en huisstijl hier een belangrijke rol in spelen, wordt hier separaat bij stil gestaan. 3.2 Doelen Als netwerkorganisatie dient het Peelnetwerk zich meer te gaan profileren. Communicatie moet bijdragen aan de doelstelling om de zichtbaarheid, vindbaarheid en herkenbaarheid van het Peelnetwerk te verbeteren. Om dit te bereiken streeft het Peelnetwerk de volgende communicatiedoelen na: 1 Etaleren van projecten en samenwerking met initiatiefnemers 2 Ondersteuning / informatie / inspiratie geven aan initiatiefnemers 3 Versterken positie makelaars / trekkers thema 4 Versterken relatie / netwerk met partners en achterban
3.3 Inzet communicatiemiddelen per doel In deze paragraaf wordt per doel aangegeven welke communicatiemiddelen ingezet worden om dit doel te bereiken. 1 Etaleren van projecten en samenwerking met initiatiefnemers Doel is om voorbeeldprojecten die bijdragen aan de doelstelling van het Peelnetwerk breed uit te dragen naar de doelgroepen. Communicatiemiddelen die hierbij ingezet worden zijn: 1 Workshops en themabijeenkomsten (op locatie) organiseren rond de thema s van het Peelnetwerk en hierbij een voorbeeldproject presenteren aan geïnteresseerden en / of partners. Om zo kennis en ervaringen te delen en nieuwe samenwerkingsverbanden te creëren. 2 De jaarlijks terugkerende Peeldag (evt. in de toekomst in een nieuwe vorm). Hier kunnen projecten geëtaleerd worden. Ook de Peeltrofee die jaarlijks wordt uitgereikt is een wijze om projecten te etaleren en initiatiefnemers die als voorbeeld mogen dienen voor anderen, in het zonnetje te zetten en publiciteit te genereren. 3 De website: om voorbeeld projecten te etaleren ter inspiratie en informatie. Ook het aankondigen van bijeenkomsten / workshops en het communiceren over de resultaten hiervan gebeurt via de website. 4 Het project presenteren aan deelnemers en achterban van het bestuurlijk overleg van het Peelnetwerk. 2 Ondersteuning / informatie / inspiratie geven aan initiatiefnemers Het Peelnetwerk kan een initiatiefnemer ondersteunen in de uitvoering van zijn of haar project. Het Peelnetwerk dient als organisatie zo ingericht te worden dat initiatiefnemers eenvoudig: - informatie vinden die van belang is voor hun project - ondersteuning kunnen krijgen bij de uitvoering van hun project - een subsidiescan kunnen doen voor hun project Om dit te realiseren worden de volgende communicatiemiddelen ingezet: 1 Heldere indeling website om informatie onder de aandacht te brengen 2 Vermelding Peelnetwerk op website partners 3 Partners bewust maken van hun rol als front office voor initiatiefnemers zodat men deze door verwijst naar het Peelnetwerk (back office) 4 Rollen en contactgegevens makelaars worden duidelijk en zichtbaar op de website geplaatst 5 Ontwikkeling van een subsidie informatiepunt op de website van het Peelnetwerk
3 Versterken positie makelaars / trekkers thema 1 Binnen het Peelnetwerk zijn makelaars actief die samen met de trekkers van de thema s verantwoordelijk zijn voor de realisatie van de thema s uit het ambitiedocument. Communicatie wordt ingezet om de activiteiten van de makelaars en trekkers bij initiatiefnemers en partners onder de aandacht te brengen. De volgende communicatiemiddelen worden hiervoor ingezet: 1 Social Media (LinkedIn en Twitter) om activiteiten of projecten nadrukkelijk onder de aandacht te brengen of te laten volgen door geïnteresseerden en partners 2 Een prominente rol (voorzitter, geven van een presentatie) geven aan de makelaars / trekkers tijdens workshops / themabijeenkomsten 3 Benoemen van bijdrage / rol van deze mensen in persuitingen en berichten 4 Interviews en artikelen geschreven door makelaars publiceren in nieuwsbrieven en / of plaatsen op de website van het Peelnetwerk 5 Communicatie op te nemen als onderdeel in het format van de werkplannen (makelaar / trekker denkt pro-actief na over communicatie) 4 Versterken relatie / netwerk met partners en achterban Voor partners is het belangrijk om te zien wat de bijdrage is van het Peelnetwerk aan projecten die het platteland verbeteren of vernieuwen. Communicatiemiddelen die ingezet kunnen worden om dit te ondersteunen zijn: 1 Presentaties geven over activiteiten van het Peelnetwerk bij Partnerorganisaties en hun achterban 2 Organiseren van themabijeenkomsten en kennisuitwisseling voor partners en hierover actief communiceren (persberichten, nieuwsbrieven, etc.) 3 Jaarlijks een kort digitaal bericht aanleveren per partner over de activiteiten die het Peelnetwerk heeft uitgevoerd in haar domein, met een doorkijk naar het nieuwe jaar 4 Organiseren van een activiteit die de Stad- en Landrelatie benadrukt 5 Logo van het Peelnetwerk wordt geplaatst op communicatiemiddelen van projecten van partners (bouwborden, publicaties, website etc.) die in uitvoering zijn gekomen door inspanningen van het Peelnetwerk 1 Voor de uitwerking van de ambities zijn door het Peelnetwerk werkplannen opgesteld. Dit zijn programma s die per thema beschrijven welke projecten dat jaar uitgevoerd gaan worden. Samen vormen zij de Peelagenda. De verantwoordelijke voor de uitvoering in elk werkplan wordt een trekker genoemd.
3.4 Waar moet de website aan voldoen? Door het Peelnetwerk is besloten om een nieuwe website te ontwikkelen. De belangrijkste redenen voor een nieuwe website zijn onder andere: 1 De nieuwe werkwijze van het Peelnetwerk vraagt om een meer interactieve en toegankelijkere website. 2 Het huidige CMS (Content Management Systeem) is verouderd en niet gebruiksvriendelijk. Hierdoor kost het zeer veel moeite om bijvoorbeeld berichten gestructureerd te plaatsen of nieuwsbrieven te verzenden. 3 De inrichting van de website moet meer aansluiten op de doelgroepen die het Peelnetwerk primair wil bereiken. Op basis van de doelen van het Peelnetwerk blijkt dat de website in ieder geval: 1 bij moet dragen aan de zichtbaarheid en herkenbaarheid van het Peelnetwerk. Dit moet de etalage worden waarbij een initiatiefnemer, raadslid, bestuurder of medewerker van een partner direct een beeld krijgt van de werkzaamheden en projecten waaraan het Peelnetwerk een actieve bijdrage levert. 2 heldere verwijzingen naar de contactgegevens van het Peelnetwerk en haar makelaars moet hebben, zodat het Peelnetwerk laagdrempelig bereikbaar is (is een kernkwaliteit voor een netwerkorganisatie). 3 primair ingericht is voor initiatiefnemers en als secundair doel dient om het draagvlak bij de partners van het Peelnetwerk te waarborgen (in de verhouding 80% respectievelijk 20%). 4 een Look and Feel van betrouwbaarheid en professionaliteit moet uitstralen. 5 ruimte moet hebben om tweets van de makelaars te plaatsen en een verwijzing naar LinkedIn groepen die op projectbasis door de makelaars worden aangemaakt. 6 een button bevat De Peel Actueel, waarin alle actuele nieuwsberichten van de media verzameld zijn met betrekking tot de Peel. 7 moet voorzien in een duidelijk positionering van de makelaars en hun rol in het Peelnetwerk. 8 een podiumfunctie is voor initiatiefnemers die als inspiratie kan dienen voor andere projecten. 9 informatie moet bevatten over subsidiemogelijkheden op een herkenbare plaats.
3.5 Logo en huisstijl In bijlage 1 staat de grafische uitwerking van het logo en de huisstijl van het Peelnetwerk. De eerste pagina geeft het gevolgde proces aan: uitgaande van de zes voorstellen van Jongen Ontwerp is Tremani verder gegaan met de grafische verfijning. Centraal symbool in het logo is de wijk. Het symbool van de wijk heeft haar oorsprong in de ontginning van de Peel en wordt teruggevonden in de historische atlaskaart van Deurne van 1894. Naast ontginning heeft het beeldmerk ook diverse vertakkingen zodat het ook gebruikt kan worden als een netwerk. Uniek dus voor de Peel en het netwerk, kortom het Peelnetwerk Er is gekozen voor drie kleuren, groen (land), blauw (lucht) en rood (stad). De letters zijn zodanig stevig en de kleuren zo sprekend, dat de naam alleen ook gebruikt kan worden: als voorbeeld zijn de kleuren groen en rood (land en stad) bijgevoegd. Als lettertype is gekozen voor een gratis font met mooie strakke afwerking: de Eau Sans. Dit lettertype wordt gebruikt op briefpapier en in folders, maar ook online op de website of in presentaties.
4 Actieprogramma Communicatie 4.1 Inleiding Nu de doelstelling, doelen en werkwijze per doel zijn gedefinieerd, is het van belang om dit te vertalen naar een actieprogramma over de communicatie van het Peelnetwerk. Alle acties van het programma moeten bijdragen aan de zichtbaarheid, vindbaarheid en herkenbaarheid van het Peelnetwerk. Het actieprogramma is onderverdeeld in een programma voor de korte termijn (2013) en de middellange termijn (2014 2015). Aan het eind wordt een doorkijk gegeven waar het Peelnetwerk staat op de lange termijn (2016). Voor de leesbaarheid zijn de programma s in tabelvorm weergegeven. In bijlage 1 worden de acties uitgebreider beschreven. Als aanvulling op de tabellen worden de volgende actiepunten in elk geval uitgevoerd tot en met 2016: 1 Het versturen van de nieuwsbrieven wordt gecontinueerd. 2 (Pers)berichten, aangeleverd door de makelaars en partners, worden op de website (onder Actueel) geplaatst en indien ze voldoende nieuwswaarde hebben, verspreid door ze op te nemen in de nieuwsbrief.
4.2 Korte termijn 2013 Om de zichtbaarheid, vindbaarheid en herkenbaarheid van het Peelnetwerk te vergroten bij initiatiefnemers en partners worden de in Tabel 2 opgenomen acties in 2013 uitgevoerd: Tabel 2 Communicatie acties 2013 nr Omschrijving Kwartaal Actor 1 Ontwikkeling logo en huisstijl I Communicatiemedewerker 2 Ontwikkeling nieuwe website II Communicatiemedewerker 3 Peelnetwerk heeft een plaats op website partners IV Communicatiemedewerker 4 Projecten krijgen prominente plaats op de website III Makelaars / Communicatiemedewerker 5 Inzet LinkedIn en Twitter door makelaars IV Makelaars 6 Ontwikkeling marktplaats principe voor stageplaatsen IV Kennismakelaar en afstudeerprojecten 7 Ontwikkeling button Peel actueel II Website bouwer 8 Doortrekken huisstijl met eigen visitekaartjes en II Communicatiemedewerker briefpapier 9 (Pers)berichten worden direct op website geplaatst Continu Makelaars / Office manager / Communicatiemedewerker 10 Nieuwsbrieven worden 1 keer per maand verstuurd III Makelaars / Office manager / Communicatiemedewerker 11 Belangrijke externe trekkers worden meer betrokken III Makelaars 12 Communicatie paragraaf opnemen in werkplannen II/III Makelaars / Trekkers 13 Overleg communicatiemedewerker met kernteam om communicatie agenda op te stellen en wekelijkse actualisatie hiervan Maandelijks Wekelijks Kernteam 14 4x Workshops met voorbeeld projecten III/IV Makelaars / Trekkers / Manager en Communicatiemedewerker 15 2x Themabijeenkomst organiseren voor partners en achterban III/IV Liaison Peelnetwerk / Makelaars / Trekkers / Manager en Communicatiemedewerker 16 Op website informatie opnemen over de verschillende manieren van cofinanciering door de overheid III Liaison Peelnetwerk / Communicatiemedewerker / Alliantie makelaars 17 Peeldag, inclusief uitreiking Peeltrofee II Office Manager / Allen
4.3 Middellange termijn 2014-2015 Om de zichtbaarheid, vindbaarheid en herkenbaarheid van het Peelnetwerk te vergroten bij initiatiefnemers en partners worden de in de Tabel 3 opgenomen acties in 2014 & 2015 uitgevoerd: Tabel 3 Communicatie acties 2014-2015 nr Omschrijving Frequentie Actor 1 Logo Peelnetwerk wordt gebruikt bij oplevering Continu Allen projecten partners en initiatiefnemers 2 Agenda voor communicatiepunten Maandelijks Makelaars / Kernteam 3 Organisatie Peeldag Nieuwe Stijl, incl Peeltrofee Jaarlijks Allen / Office manager 4 Drie voorbeeld projecten etaleren Jaarlijks Makelaars / Communicatiemedewerker 5 Publiciteit genereren voor drie bestuurders en hun organisatie (ambtelijk) Jaarlijks Makelaars / Manager / Communicatiemedewerker 6 Makelaars maken gebruik van Social Media Jaarlijks Makelaars 7 Website is actueel en afgestemd op doelgroepen Continu Makelaars / Office manager Communicatiemedewerker 8 Peelnetwerk zoekt publiciteit Continu Makelaars / Communicatiemedewerker 9 Onderzoek naar surfgedrag gebruikers website Jaarlijks Communicatiemedewerker 10 Alle gemeenteraden en besturen van partners 12x Manager / Makelaars worden voorgelicht over activiteiten van het Peelnetwerk 11 Benutten communicatiekanalen netwerk partners Continu Communicatiemedewerker Peelnetwerk en Communicatiemedewerkers partners 12 Verspreiden nieuwsbrieven Maandelijks Office manager / Communicatiemedewerker 13 12x Workshop voorbeeldprojecten Om de 2 maanden Makelaars / Trekkers / Manager / Communicatiemedewerker 14 8x Themabijeenkomst partners en initiatiefnemers 1x per kwartaal Liaison Peelnetwerk / Makelaars / Trekkers / Manager / Communicatiemedewerker 15 Afstemmingsoverleg met kernteam en communicatiemedewerker en wekelijkse actualisatie Communicatie Agenda Maandelijks Wekelijks Kernteam
4.4 Doorkijk lange termijn 2016 Het Peelnetwerk is in 2016 een netwerkorganisatie die door haar partners en initiatiefnemers wordt gewaardeerd om haar contacten en ervaringen in plattelandsvernieuwing en -verbetering. Daarnaast is de Stad- en Landrelatie verbeterd. De netwerkorganisatie heeft de volgende zaken gerealiseerd: 1 Op de website zijn goede voorbeelden (best practices) voor initiatiefnemers te vinden met betrekking tot de 9 agendapunten van het Peelnetwerk (minimaal 3 per agendapunt). 2 Informatie is voor initiatiefnemers gemakkelijk te ontsluiten. 3 Op de website is een laagdrempelige subsidiescan ingericht voor initiatiefnemers 4 Voor de partners en initiatiefnemers is snel duidelijk wat de activiteiten van het Peelnetwerk zijn. 5 Makelaars hebben hun eigen netwerk en zetten dit zichtbaar neer binnen het werkgebied. 6 Er wordt jaarlijks een Peeldag Nieuwe Stijl georganiseerd, die aansluit bij bestaande evenementen in De Peel. Inhoud Peeldag, soort evenement en locatie wordt jaarlijks opnieuw gekozen. 7 Het Peelnetwerk is uitgegroeid tot een professionele partner voor het vernieuwen en verbeteren van het platteland. 8 Alle gemeenteraden zijn geïnformeerd over de activiteiten en de meerwaarde van het Peelnetwerk voor initiatiefnemers in hun gemeenten. Tot slot Het Peelnetwerk staat aan het begin van een mooie uitdaging om haar activiteiten zichtbaar in de etalage te zetten. Door de actiepunten consequent uit te voeren en naar behoefte bij te sturen zal het Peelnetwerk kunnen groeien naar een professionele profilering van een netwerkorganisatie. Voor een succesvolle uitvoering van dit communicatieplan wordt aanbevolen om dit plan jaarlijks te evalueren en bij te stellen naar behoefte en ontwikkelingen. Daarnaast zal in de eerste jaren van het plan extra ondersteuning geboden moeten worden door de communicatiemedewerker aan de medewerkers van het Kernteam van het Peelnetwerk. Dit is nodig om de medewerkers bewuster invulling te laten geven aan hun rol en de doelstellingen zoals beschreven in dit communicatieplan.
Bijlage 1 Afbeelding logo en huisstijl van het Peelnetwerk
Bijlage 2 Toelichting Actieprogramma Communicatie Korte termijn acties 2013 Om de zichtbaarheid, vindbaarheid en herkenbaarheid van het Peelnetwerk te vergroten bij initiatiefnemers en partners worden de volgende acties in 2013 uitgevoerd: 1 2 Voor de herkenbaarheid van het Peelnetwerk is een nieuw logo en huisstijl ontwikkeld. Dit zal terugkomen op de nieuwe website, visitekaartjes, briefpapier, etc. Het logo zal ook gebruikt gaan worden als beeldmerk voor promotie van het Peelnetwerk op bijvoorbeeld projectborden, websites van partners en publicaties waaraan het Peelnetwerk een bijdrage heeft geleverd. 2 Om de zichtbaarheid en kennisuitwisseling te vergroten wordt een nieuwe website ontwikkeld. 3 Bij strategische partners wordt op de eigen website plaats ingeruimd voor de contactgegevens van het Peelnetwerk. Inclusief een link naar de website van het Peelnetwerk. De communicatiemedewerker neemt hier het initiatief voor. 4 De projecten en activiteiten krijgen een prominente plaats op de website van het Peelnetwerk. Deze worden door de makelaars & partners aangeleverd bij de communicatiemedewerker. 5 De makelaars gaan gebruik maken van Twitter en Linkedin om hun activiteiten meer zichtbaar te maken voor partners en initiatiefnemers. Ze worden hierbij in aanvang ondersteund door de communicatiemedewerker, maar gaan dit uiteindelijk zelf doen. 6 Stagiaires worden via een marktplaatsprincipe op de website actief aangeboden aan partners en initiatiefnemers. Om zo vraag en aanbod beter op elkaar af te stemmen. De kennismakelaar werkt dit verder uit. 7 Om mensen naar de website toe te trekken wordt een button De Peel actueel ontwikkeld (die bevat het laatste (regionale) nieuws binnen het werkgebied de Peel). 8 Voor de eenduidige huisstijl krijgen de medewerkers de beschikking over visitekaartjes van het Peelnetwerk. Correspondentie wordt op briefpapier conform de nieuwe huisstijl verstuurd, zowel digitaal als analoog. Communicatiemedewerker begeleidt dit proces. 9 Streven is om actuele berichten zo snel mogelijk (uiterlijk binnen 3 werkdagen) op de website te plaatsen. 10 Door een verbetering van de structuur achter de website (CMS) zullen nieuwsbrieven sneller en eenvoudiger worden ontsloten. Nieuwsbrieven worden maandelijks op een vast moment verspreid. 11 De belangrijke trekkers van werkplannen binnen de Peelagenda worden pro-actief benaderd om de binding met het Peelnetwerk te vergroten. Dit kan door middel van berichten die partners zelf aanleveren over hun projecten, interviews, persberichten, organiseren van workshops etc. Partner of makelaar levert input aan communicatie medewerker. Communicatie medewerker adviseert welk communicatiemiddel het beste ingezet kan worden. 2 De nummering van de actiepunten komt overeen met tabel 2 uit paragraaf 4.2
12 Door in de werkplannen een onderdeel communicatie op te nemen wordt de trekker/makelaar proactief uitgenodigd om na te denken over communicatie. Waar kan communicatie in ondersteunen, hoe kan ik mijn thema meer op de voorgrond zetten en wat moet ik als trekker / makelaar hiervoor doen? De communicatiemedewerker kan, indien nodig, in deze fase ook al meedenken. 13 Om ervoor te zorgen dat het kernteam van het Peelnetwerk actief blijft nadenken over de kansen en momenten wanneer communicatie gewenst is, zal de communicatie medewerker 1 keer per maand deelnemen aan het overleg van het kernteam. Op basis van dit overleg kan dan worden bepaald wanneer en op welke manier communicatie wordt ingezet om de projecten / thema s te ondersteunen. Omdat communicatie altijd heel actueel is en moet zijn, zal de Communicatie Agenda wekelijks binnen het kernteam besproken en geactualiseerd worden. 14 Door het organiseren van workshops. Doel hiervan is om initiatiefnemers en partners kennis te laten maken met voorbeeldprojecten waar men inspiratie en kennis opdoet om dit zelf te gaan realiseren. Met de communicatie medewerker kan een makelaar / trekker afstemmen welke doelgroepen worden uitgenodigd, hoe de workshop wordt aangekondigd en waar de workshop plaatsvindt. Daarnaast wordt er vooraf en achteraf actief gecommuniceerd over de resultaten van de workshop. Hier wordt dus een concrete vertaling gegeven van de ambities naar de praktijk. 15 Door het organiseren van themabijeenkomsten. Hier wordt informatie verschaft over een nieuwe beleidsontwikkeling die het werkgebied van initiatiefnemers en partners raakt. Doelstelling is om kennis te delen en in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. Wat is de koers die de overheid kiest? Hoe grijpt dit in op de Peel, wat zijn de kansen, wat zijn de bedreigingen? Ook hier wordt vooraf en achteraf actief over gecommuniceerd. 16 Door op de website duidelijke informatie aan te bieden over de kansen op cofinanciering vanuit de overheid, kan een initiatiefnemer snel inzicht krijgen of hij/zij hiervoor in aanmerking komt. De manier waarop de informatie wordt opgenomen op de website moet nader uitgewerkt worden. 17 Op 21 april 2013 vindt de jaarlijkse Peeldag plaats, inclusief uitreiking van de Peeltrofee. Het is nu voor de derde keer tijdens het evenement van het Weidegangfeest in Aarle-Rixtel (gemeente Laarbeek). Voor de jaren 2014 en verder wordt nagedacht over een mogelijk andere invulling en locatie. Zie ook onder punt 3 middellange termijn 2014-2015.
Middellange termijn 2014-2015 Om de zichtbaarheid, vindbaarheid en herkenbaarheid van het Peelnetwerk te vergroten bij initiatiefnemers en partners worden de volgende acties in 2014 en 2015 uitgevoerd. 1 3 Voor projecten waaraan het Peelnetwerk een bijdrage heeft geleverd wordt het logo van het Peelnetwerk op het bouwbord/reclamebord vermeld. Dit vergroot de zichtbaarheid van het aandeel van het Peelnetwerk in de projecten van initiatiefnemers en partners. 2 Makelaars leveren aan het begin van de maand een agenda aan bij de communicatiemedewerker. In deze agenda is aangegeven waar men ondersteuning op het gebied van communicatie verwacht om projecten en initiatieven meer zichtbaar te maken. Dit heeft tot doel om makelaars bewust te maken van communicatiemomenten en het draagt bij aan de zichtbaarheid van de organisatie van het Peelnetwerk. Deze punten worden dan in het kernteam verder besproken. Communicatiemedewerker zal 1 keer per maand deelnemen aan het overleg van het kernteam en de Communicatie Agenda zal wekelijks binnen het kernteam besproken en geactualiseerd worden (zie ook punt 16). 3 Het Peelnetwerk blijft een Peeldag organiseren, inclusief de uitreiking van de Peeltrofee. Wel wordt het format kritisch bekeken en eventueel aangepast in samenspraak met de medewerkers van het Peelnetwerk. Zo zou de nadruk meer kunnen komen te liggen op de initiatiefnemers en partners. Met als doel het genereren van nieuwe projecten, het leggen van nieuwe allianties en het zoeken naar nieuwe product marktcombinaties. Of de Peeldag als visitekaartje om de kwaliteit van het platteland te benadrukken (quality of life). Of een plattelandsdag in de Stad. Om zo de stad en land relatie tussen Helmond en de Peel tastbaar te maken voor de bewoners van de Stad. Uit de evaluatie van de Peeldag 2013 moet blijken welke keuze we gaan maken voor de volgende jaren. Bedoeling is in elk geval om aan te sluiten bij bestaande evenementen in De Peel en hier ook in af te wisselen wat betreft soort evenement en locatie. 4 Door de communicatiemedewerker worden, op aangeven van de makelaars of partners, 3 ondernemers geïnterviewd (of door gebruik van een ander communicatiemiddel) om hun project te etaleren. Voorwaarde is dat ze hun project hebben kunnen realiseren dankzij ondersteuning van het Peelnetwerk. De input zal gebruikt worden op de website of in andere communicatie uitingen (best practises). 5 Jaarlijks wordt er publiciteit gezocht voor drie bestuurders en hun organisatie (ambtelijk). Om zo de binding tussen het Peelnetwerk en haar partners te verstevigen. Samen met het kernteam wordt bepaald wie van de partners hiervoor in aanmerking komt. Dit heeft tot doel om de betrokkenheid van de partners te vergroten. 6 Makelaars onderhouden hun LinkedIn en Twitter profielen zelfstandig en hebben minimaal 20 professionele volgers op Twitter of binnen LinkedIn groepen. Dit moet de zichtbaarheid van de makelaars vergroten en een beeld geven van de werkzaamheden waar men in de Peel allemaal mee bezig is. 3 De nummering van de actiepunten komt overeen met tabel 3 van paragraaf 4.3
7 De website is actueel en primair ingericht met voorbeeldprojecten van initiatiefnemers (80%). Daarnaast is er aandacht voor de bijdragen van de partners (20%). Dit zorgt ervoor dat het Peelnetwerk aan inspirerende projecten en/of initiatieven meer uitstraling en naamsbekendheid geeft binnen de regio. 8 & 11 Het Peelnetwerk gaat actief de regionale en lokale pers opzoeken. Hierbij worden ook de communicatiekanalen van de betrokken partners benut. Op deze manier wordt de zichtbaarheid van het Peelnetwerk vergroot. 9 Jaarlijks vindt een onderzoek plaats naar het gedrag van de bezoekers van de website. Dit onderzoek moet antwoord geven op de vragen zoals: - Hoe vaak wordt de website bezocht? - Welke items worden het meest bezocht? - Welke items het minst? Op basis van deze informatie kan de indeling van de website eventueel aangepast worden op het surfgedrag van onze bezoekers. Doel is dat de website actuele en interessante informatie biedt. 10 Om te zorgen voor voldoende draagvlak bij de partners vindt bij elke gemeenteraad en dagelijks bestuur van overige partners een voorlichtingsbijeenkomst plaats. Door slimme combinaties te maken rekenen we op maximaal 12 bijeenkomsten over twee jaar. Doel van deze bijeenkomst is om de partners en hun achterbannen te informeren over wat het Peelnetwerk doet en wat de meerwaarde kan zijn voor hun organisatie en de initiatiefnemers binnen hun gemeente. Voor de gemeenten worden deze werkzaamheden na de gemeenteraadsverkiezingen van 2014 door de makelaars samen met de manager opgepakt. 12 Nieuwsbrieven worden maandelijks op een vast moment verstuurd naar onze partners en abonnees. 13 Door het organiseren van workshops. Doel hiervan is om initiatiefnemers en partners kennis te laten maken met voorbeeldprojecten waar men inspiratie en kennis opdoet om dit zelf te gaan realiseren. Met de communicatiemedewerker kan een makelaar / trekker afstemmen welke doelgroepen worden uitgenodigd, hoe de workshop wordt aangekondigd en waar de workshop plaatsvindt. Daarnaast wordt er vooraf en achteraf actief gecommuniceerd over de resultaten van de workshop. Hier wordt dus een concrete vertaling gegeven van de ambities naar de praktijk. 14 Door het organiseren van themabijeenkomsten. Hier wordt informatie verschaft over een nieuwe beleidsontwikkeling die het werkgebied van initiatiefnemers en partners raakt. Doelstelling is om kennis te delen en in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. Wat is de koers die de overheid kiest? Hoe grijpt dit in op de Peel, wat zijn de kansen, wat zijn de bedreigingen? Ook hier wordt vooraf en achteraf actief over gecommuniceerd. 15 Om ervoor te zorgen dat het kernteam van het Peelnetwerk actief blijft nadenken over de kansen en momenten wanneer communicatie gewenst is, zal de communicatie medewerker 1 keer per maand deelnemen aan het overleg van het kernteam. Op basis van dit overleg kan dan worden bepaald wanneer en op welke manier communicatie wordt ingezet om de projecten / thema s te ondersteunen. Omdat communicatie altijd heel actueel is en moet zijn, zal de Communicatie Agenda wekelijks binnen het kernteam besproken en geactualiseerd worden.