Agentschap SZW ESF doelstelling 3 Handleiding projectadministratie Administratieve vereisten en subsidiabele kosten voor ESF3-projecten Aan de inhoud van deze handleiding kunnen geen rechten worden ontleend.
Inhoudsopgave 1 Inleiding 1 2 Administratieve vereisten 2 3 Deelnemersadministratie 4 3.1 Deelnemersgegevens 4 3.2 Loonkosten deelnemers 5 4 Urenregistratie 6 4.1 Deelnemers 6 4.2 Instructie- en overheadpersoneel 7 5 Financiële administratie 8 5.1 Algemeen 8 5.2 Bewijsbaarheid van de kosten 8 5.3 Verantwoordingsmodellen 9 5.3.1 Aanbestedingsmodel 9 5.3.2 Uitvoeringsmodel 12 5.4 Subsidiabele kosten 12 5.4.1 Kosten instructiepersoneel 13 5.4.2 Exploitatiekosten 15 5.4.3 Kosten studiemateriaal 15 5.4.4 Loonkosten deelnemers 16 5.4.5 Reiskosten deelnemers 18 5.4.6 Overheadkosten 18 6 Financiering 19 7 Rapportages 21 8 Organisatorische aspecten 22 Bijlage 1: Niet subsidiabele kosten 24 Handleiding projectadministratie ESF doelstelling 3 / oktober 2002
1 Inleiding Deze handleiding is uitgebracht door het Agentschap SZW van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. In deze handleiding wordt ingegaan op de administratieve vereisten die in het algemeen gesteld kunnen worden aan projecten die in aanmerking komen voor subsidie van het Europees Sociaal Fonds (ESF): Doelstelling 3, verder te noemen de regeling. Tevens zijn aanwijzingen opgenomen die toegepast kunnen worden bij het opstarten, het inrichten en het voeren van de projectadministratie. De voorbeelden zijn fictief en zijn enkel bedoeld ter verduidelijking van de voorschriften. De handleiding is een praktische uitwerking van hetgeen in de subsidieregeling en diverse EU-verordeningen is vastgesteld. Bij strijdigheid tussen handleiding en de Subsidieregeling ESF-3, prevaleert laatstgenoemde. Aan de inhoud van deze handleiding kunnen geen rechten worden ontleend. Handleiding projectadministratie ESF doelstelling 3 / oktober 2002 1
2 Administratieve vereisten Bij de uitvoering van een project met ESF-subsidie moet aan een aantal administratieve vereisten worden voldaan. De begunstigde dient een inzichtelijke en controleerbare administratie bij te houden of te doen bijhouden met betrekking tot de voorbereiding en uitvoering van het project en de in verband daarmee gedane uitgaven en verworven inkomsten. Deze administratie zal bestaan uit een deelnemersregistratie en een financiële administratie, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig zijn vastgelegd en zijn te verifiëren met bewijsstukken. Puntsgewijs samengevat betekent dit het volgende: De aanvragende instelling dient een aanvraag voor ESF-subsidie in te dienen bij het Agentschap SZW; De aanvraag (het projectvoorstel) dient vergezeld te gaan van een begroting met een onderbouwende toelichting en een voorstel betreffende de financiering, onderverdeeld naar privaatrechtelijke, publieke en ESF financieringsbronnen. Mede op basis van deze begroting en dit voorstel kan het Agentschap SZW een subsidiebeschikking afgeven; De aanvragende instelling dient een inzichtelijke en controleerbare afzonderlijke administratie (projectadministratie) bij te houden of te laten bijhouden met betrekking tot de uitvoering van het project en de in verband daarmee verrichte uitgaven. Deze administratie dient te bestaan uit een: o o deelnemersadministratie financiële administratie De deelnemersadministratie geeft inzicht in de geplande en werkelijke prestaties in termen van deelnemers en uren en in termen van geleverde producten en diensten. Hiertoe dient afhankelijk van de maatregel bij loonkostenderving een aanwezigheidsadministratie te worden bijgehouden. Indien alleen kwalificatie van belang is, kan volstaan worden met aanwezigheidsadministratie of kwalificatie. De financiële administratie geeft inzicht in de subsidiabele kosten, de inkomsten en de wijze waarop de inkomsten en uitgaven aan het project worden toegerekend; De aanvragende instelling dient tijdig voortgangsrapportages en een eindrapportage bij het Agentschap in te dienen. De projectadministratie dient zodanig te zijn opgezet dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate voortgangsrapportages en eindrapportage; De projectadministratie dient voldoende mogelijkheden voor een goede accountantscontrole te bieden; De gestelde regels in Bijlage 1 bij Subsidieregeling ESF-3 worden bij de vastlegging van de gegevens in acht genomen; De administratieve bescheiden dienen tot het jaar 2014 bewaard te blijven. In deze handleiding wordt ingegaan op de praktische invulling van de regelgeving met betrekking tot de projectadministratie. Handleiding projectadministratie ESF doelstelling 3 / oktober 2002 2
Lees voor aanvang van het project de administratieve voorschriften goed door. Neem bij twijfel contact op met uw accountant of met het Agentschap SZW Betrek tijdig uw accountant bij de opzet en de inrichting van de projectadministratie. Deze dient immers op verschillende momenten een verklaring te verstrekken over de getrouwheid van de verstrekte gegevens, zowel financieel als van de deelnemers. Handleiding projectadministratie ESF doelstelling 3 / oktober 2002 3
3 Deelnemersadministratie De deelnemersadministratie geeft inzicht in de geplande en gerealiseerde prestaties in termen van deelnemers en uren, dan wel in termen van geleverde producten of diensten (artikel 11 van de Subsidieregeling ESF-3), waardoor ook kan worden volstaan met de administratie van kwalificaties. 3.1 Deelnemersgegevens Ieder ESF-3-project kent een aantal doelstellingen. De deelnemers aan het project dienen te voldoen aan bepaalde criteria, die per project kunnen verschillen afhankelijk van de doelstelling. In het algemeen zullen de volgende gegevens aan de hand van documenten beoordeeld dienen te worden om vast te kunnen stellen of een deelnemer gerechtigd is tot deelname aan het project: Werklozen: naam, adres, postcode, woonplaats geboortedatum geslacht woonachtig doelstelling-2-gebied ja/nee allochtone afkomst ja/nee fase 1/2/3/4/onbekend mate van arbeidsongeschiktheid uitstroomgegevens datum aanvang deelname project datum einde deelname project Werkenden: naam, adres, postcode, woonplaats geboortedatum geslacht woonachtig doelstelling-2-gebied ja/nee allochtone afkomst ja/nee bedrijfstak omvang bedrijf opleidingsniveau uitstroomgegevens/opleidingsniveau datum aanvang deelname project datum einde deelname project Bij de specifieke subsidiemaatregel is aangegeven welke criteria van toepassing zijn. De deelnemersgegevens dienen op een overzichtelijke wijze bewaard te worden en controleerbaar te zijn voor de accountant en andere mogelijke controlerende instanties. Handleiding projectadministratie ESF doelstelling 3 / oktober 2002 4
Ontwikkel voor aanvang van het project een standaardinschrijfformulier waarop alle relevante gegevens ingevuld kunnen worden; let hierbij op de specifieke eisen uit artikel 1 van de regeling Ga voor aanvang van het project na welke bewijsstukken verzameld dienen te worden en leg een dossier per deelnemer aan. Ontwikkel voor aanvang van het project een formulier ter registratie van de uitstroomgegevens. 3.2 Loonkosten deelnemers De loonkosten van de deelnemers die u opvoert in de financiële rapportages dienen gebaseerd te zijn op werkelijke (loon)kosten, onderbouwd met bewijsstukken (kopie salarisstrook/jaaropgaaf). De problematiek met betrekking tot de berekening van het werkelijke uurtarief wordt verder toegelicht in paragraaf 5.4. Start u tijdig met het verzamelen van de inkomensspecificaties, aangezien dit enige tijd in beslag kan nemen. N.B. Het is niet toegestaan begrote uurtarieven in de rapportages op te voeren (met uitzondering van de begroting). Handleiding projectadministratie ESF doelstelling 3 / oktober 2002 5
4 Urenregistratie 4.1 Deelnemers De aanwezigheid moet worden bijgehouden in een urenadministratie, waarin de direct aan de activiteiten gerelateerde uren geregistreerd dienen te worden. Veelal zal de vastlegging van de aanwezigheid van deelnemers (aanwezigheidsregistratie) in functiescheiding geschieden. Dit betekent dat instructeurs en deelnemers zelf voor de aanwezigheid paraferen en een medewerker van de administratie de aanwezigheid registreert. Als de toerekening van kosten of resultaten geschiedt op basis van het werkelijk aantal uren dat deelnemers aan het project besteden, dient de aanwezigheid per deelnemer te worden bijgehouden. Dit dient tijdig, juist en volledig te geschieden, waarbij e.e.a. controleerbaar dient te zijn aan de hand van bewijsstukken. Indien een dergelijke vorm van administreren in uw projectsituatie niet mogelijk is, dient u direct in contact te treden met één van de service-units om te bezien op welke andere wijze aan alle administratieve vereisten kan worden voldaan. Indien u de loonkosten van werkende deelnemers opvoert, dient de berekening eveneens gebaseerd te zijn op de aan het project deelgenomen uren en niet op basis van normatieve uren. Hieronder ziet u een voorbeeld van een urenverantwoordingsformulier. Het betreft hier een 5-weekse cursus met 3 lesdagen per week. Speciale aandacht dient te worden besteed aan de registratie van de praktijkuren. De uren voor zogenaamde training-on-the-job kunnen alleen worden opgevoerd indien deze aantoonbaar passen binnen de activiteit en indien de deelnemers niet productief zijn. Eventuele opbrengsten met een economische waarde dienen in mindering te worden gebracht op de kosten. De vastlegging van de praktijkuren dient verder op de hierboven genoemde wijze te geschieden. Model Urenverantwoordingsformulier Deelnemer naam: E. Berg adm.nr.: 518 cursus: ESF #1 paraaf paraaf week ma di wo do vr totaal instructeur datum deelnemer datum 3 0 4 5 2 0 11 HR 18-01-02 EB 18-01-02 4 0 4 6 4 0 14 HR 25-01-02 EB 25-01-02 5 0 4 0 4 0 8 HR 01-02-02 EB 01-02-02 6 0 4 6 4 0 14 HR 08-02-02 EB 08-02-02 7 0 4 6 4 0 14 HR 15-02-02 EB 15-02-02 totaal 0 20 23 18 0 61 Handleiding projectadministratie ESF doelstelling 3 / oktober 2002 6
N.B. De ziekte-uren en verlofuren kunnen niet opgevoerd worden. N.B. Er kunnen nooit meer uren dan die van een normale werkweek opgevoerd worden. 4.2 Instructie- en overheadpersoneel De uren besteed door het personeel dienen eveneens onderbouwd te worden door een urenregistratie. De door het personeel verantwoorde uren dienen geaccordeerd te worden door de direct leidinggevende. Gegevens mogen in een geautomatiseerd systeem worden opgenomen, maar de brondocumenten (primaire gegevens vastlegging) moeten bewaard blijven. Ontwerp voor aanvang van het project een systeem van sluitende urenregistratie, waarbij de projecturen afzonderlijk vastgelegd kunnen worden. Deze zijn achteraf namelijk niet meer op deugdelijke wijze vast te stellen. N.B. Het is niet toegestaan de normatieve programma-uren op te voeren als werkelijk gerealiseerde projecturen. Model Urenverantwoordingsformulier Instructiepersoneel naam: K. Bast pers.nr.: 518 functie: week: Instructeur 41 paraaf paraaf project ma di wo do vr totaal instructeur datum deelnemer datum ESF #1 3 0 2 3 2 10 KB 07-10-02 PH 11-10-02 ABC 2 4 2 1 1 10 KB 08-10-02 PH 11-10-02 DEF 1 2 3 3 1 10 KB 09-10-02 PH 11-10-02 admin. 2 1 1 0 2 6 KB 10-10-02 PH 11-10-02 overig 0 1 0 1 2 KB 11-10-02 PH 11-10-02 totaal 8 8 8 8 6 38 De uren verantwoord onder het ESF project #1 zijn subsidiabel. Handleiding projectadministratie ESF doelstelling 3 / oktober 2002 7
5 Financiële administratie 5.1 Algemeen De ESF-regelgeving vereist dat een financiële administratie wordt gevoerd, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig zijn vastgelegd en zijn te verifiëren met bewijsstukken (artikel 11 van de Subsidieregeling ESF-3). Kenmerken van een dergelijke administratie zijn: Het betreft een financiële administratie, waarin de gerealiseerde kosten worden vastgelegd en kunnen worden geverifieerd met bewijsstukken; Verantwoordingsplicht en functiescheiding zijn gewaarborgd; Tussentijdse rapportages aan het Agentschap SZW moeten mogelijk zijn door de wijze waarop de administratie is opgezet en wordt bijgehouden; Indien de administratie niet (geheel) in eigen beheer plaatsvindt, wordt vooraf kenbaar gemaakt aan het Agentschap SZW welke instelling of onderneming de administratie voert; Accountantscontrole inzake de inkomsten en uitgaven ten behoeve van het project en de juiste naleving van de subsidievoorwaarden en richtlijnen daaromtrent is verplicht. Dit vereist een deugdelijk niveau van administreren. Maak tijd vrij voor de administratie. Bepaal binnen de taakomschrijving van de administrateur hoeveel tijd vrijgemaakt moet worden voor het ESF-project. Op deze wijze is duidelijk wie verantwoordelijk is en dat het project additionele inspanning vergt. 5.2 Bewijsbaarheid van de kosten Uitsluitend de kosten die door de begunstigde of op verzoek van de begunstigde daadwerkelijk zijn gemaakt komen voor subsidiëring in aanmerking (artikel 9 van de Subsidieregeling ESF-3 en Vo 1685/2000). Kosten dienen te worden gestaafd met onderliggende facturen of documenten met vergelijkbare bewijskracht. In geval er geen verplichting is tot openbare aanbesteding, moet aannemelijk worden gemaakt dat de kosten (= betaalde bedragen) vergelijkbaar zijn met hetgeen gebruikelijk is ten aanzien van de kosten voor soortgelijke activiteiten in de markt- of overheidssector. Bij kosten van professionele diensten van een overheidsorganisatie in het kader van de uitvoering van een activiteit moeten de kosten worden gefactureerd aan de begunstigde of aannemelijk worden gemaakt op basis van onderliggende documenten met vergelijkbare bewijskracht, die het mogelijk maken de door de betrokken overheidsdienst voor de activiteit betaalde werkelijke kosten te bepalen. Bij kosten die betrekking hebben op de uitvoering van activiteiten voor eigen rekening moet worden aangetoond dat de uitgaven direct en daadwerkelijk verband houden met de activiteit. Daarnaast moet aan de hand van bescheiden worden aangetoond dat het gaat om betaalde werkelijke kosten. Handleiding projectadministratie ESF doelstelling 3 / oktober 2002 8
Onder bewijsstukken worden verstaan: facturen, loonspecificaties, betaalbewijzen, originele tijdsregistratieformulieren. Zorg dat offertes en overeenkomsten bij de facturen worden bewaard. 5.3 Verantwoordingsmodellen De volgende twee modellen kunnen gehanteerd worden: Aanbestedingsmodel Uitvoeringsmodel 5.3.1 Aanbestedingsmodel Aanvragers zijn gehouden aan de Europese regels inzake openbare aanbesteding (Richtlijn Diensten, Richtlijn Werken en Richtlijn Leveringen, zie Verordening 1685/2000). Binnen de praktijk van het Agentschap SZW zal het nagenoeg uitsluitend om de Richtlijn Diensten gaan. Hieronder zal dan ook van de Richtlijn Diensten worden uitgegaan. Een opdracht voor een dienst die onder de voorwaarden en criteria van Europese aanbestedingsregels 1 valt, moet worden aanbesteed. Om te beoordelen of deze regelgeving van toepassing is zal een drietal vragen positief moeten worden beantwoord: Valt de aanbestedende organisatie onder de werkingssfeer van de Richtlijn Diensten? Valt de aan te besteden activiteit onder de werkingssfeer van de Richtlijn Diensten? Wordt het gestelde drempelbedrag van 139.312 (SDR 130.000) bij Rijksoverheid of van 214.326 (SDR 200.000) bij Lagere overheid overschreden? Indien alle vragen met JA worden beantwoord, is de Richtlijn Diensten onverkort van toepassing en zal de aanvrager moeten aanbesteden via één van de vier procedures die de Richtlijn aangeeft. De volgende procedures zijn te onderscheiden: openbare procedure; de niet-openbare procedure; procedure van gunning via onderhandelingen met voorafgaande bekendmaking; procedure van gunning via onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking. Een aanvrager die desondanks zich niet aan de Richtlijn Diensten houdt, heeft geen recht op subsidie uit het Europees Sociaal Fonds. In dat geval zal het Agentschap SZW de aanvraag voor ESF-subsidie weigeren. Mochten de gebreken eerst na de 1 Richtlijn van de Raad van 18 juni 1992 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor dienstverlening (92/50/EEG), waarin opgenomen 97/52/EG. Deze Richtlijn is in de nationale wetgeving geïmplementeerd middels de Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen (Stb. 1993, 212, nadien gewijzigd) en het daarop gebaseerde Besluit overheidsaanbestedingen (Stb. 1993, 305, nadien gewijzigd). Handleiding projectadministratie ESF doelstelling 3 / oktober 2002 9
subsidieverlening aan het licht komen, dan geeft dat het Agentschap SZW de mogelijkheid om deze verlening in te trekken of in een later stadium (na indiening van de einddeclaratie) de subsidie op nihil vast te stellen. Een aanvrager die zich wel aan de regels van de Richtlijn Diensten houdt, heeft bij de verantwoording achteraf de mogelijkheid om op basis van de gesloten overeenkomst/facturen te declareren. Het Agentschap controleert dan niet meer de werkelijk gemaakte kosten, doch slechts of de overeengekomen prestatie conform overeenkomst is geleverd. De aanbesteding dient plaats te vinden voordat de desbetreffende activiteiten zijn begonnen. Richtlijn Diensten beperkt regime (Bijlage IB) De Richtlijn Diensten maakt een onderscheid tussen opdrachten voor dienstverlening die onder de volledige werking (Bijlage IA) van de richtlijn vallen en opdrachten waarop slechts een deel van de richtlijn van toepassing is. Dit is het geval bij diensten die voorkomen op de zogenaamde Bijlage IB-lijst. Op deze lijst staat een aantal diensten waarvoor een beperkt regime geldt, zoals Plaatsing van personeel en personeelsverschaffing en Diensten voor onderwijs en beroepsonderwijs, Gezondheidsdiensten en sociale diensten. Ook voor de diensten die in Bijlage IB bij de Richtlijn Diensten zijn opgenomen geldt overigens dat de drie geformuleerde vragen bevestigend moeten worden beantwoord, doch dat een beperkt aantal bepalingen uit de Richtlijn Diensten van toepassing is. Bij het verlenen van opdrachten voor diensten die in bijlage IB zijn vermeld moet de aanbestedende organisatie volgens de Richtlijn achteraf tijdig een gunningsbericht naar het Bureau voor Officiële Publicaties zenden. Overigens volgt uit jurisprudentie en uit een recente interpretatieve mededeling van de Commissie dat ook bij de te hanteren procedure ten aanzien van IB-diensten ook al mag de aanbestedende dienst die zelf invullen de algemene beginselen (objectiviteit, transparantie en non-discriminatie) van het EG-Verdrag gelden. Dit houdt met name in dat gezorgd moet worden voor voldoende transparantie en dat inschrijvers gelijk worden behandeld. Er dient dus aan de potentiële leveranciers in voldoende mate openbaarheid te worden gegarandeerd, zodat de dienstenmarkt wordt opengesteld voor concurrentie en de onpartijdigheid van de aanbestedingsprocedure kan worden getoetst. Dit betekent voor de te volgen procedure het volgende: Er mag geen discriminatie tussen leveranciers plaatsvinden; Er moet een transparante procedure worden gevolgd (zie hieronder); Er moet een helder bestek 2 zijn geformuleerd met daarin opgenomen objectieve gunningscriteria; 2 Een helder bestek is iets wat per offerteprocedure inhoud en betekenis moet krijgen. Een helder bestek voor bijvoorbeeld een scholingsprogramma dient minimaal te bestaan uit een opgave van het aanvangsniveau van de deelnemers, opgave van het beoogde uitstroomniveau, een concrete omschrijving van de opleiding, welke verrekening vindt plaats bij minder deelnemers als beoogd. Handleiding projectadministratie ESF doelstelling 3 / oktober 2002 10
Het onderwerp van de aanbesteding en het ESF-project zijn 1 op 1. Met andere woorden, indien het ESF-project iets anders (minder of meer) is dan de aanbesteding of offerteprocedure, verliest de offerteprocedure zijn relevantie indien dit niet helder te scheiden is; Er mag geen gelieerdheid tussen aanbestedende organisatie en leverancier bestaan, tenzij is gebleken van vrije onderhandelingen tussen niet-gelieerde betrokkenen. In de accountancy wordt dit vaak het Arms length-beginsel genoemd; De overeenkomst moet op een zakelijke wijze tot stand zijn gekomen. Ook de voorwaarden van de overeenkomst moeten een zakelijk karakter hebben. Aandacht voor bijvoorbeeld een gedeeltelijke realisatie en daarmee gedeeltelijke kosten; De overeengekomen prijs moet marktconform zijn. : Geef via een publicatie in een geschikt medium ruchtbaarheid aan de procedure om zoveel mogelijk offertes op te vragen om zodoende de keuzemogelijkheden te vergroten. Indien 3 offertes zijn aangevraagd en er slechts 1 offerte is ontvangen, is dit niet voldoende. In dat geval valt men terug op de werkelijke kosten. Het Agentschap SZW houdt bij het beoordelen van ESF-subsidieaanvragen, waarbij opdrachten zijn aanbesteed die onder het verlichte regime vallen, met het bovenstaande rekening. Als in deze situatie de gevolgde procedure (door middel van aanbesteding of offertes) voldoet aan de bovengenoemde kenmerken (dit eveneens ter beoordeling van het Agentschap SZW), heeft de aanvrager de mogelijkheid om op basis van facturen af te rekenen. Als in deze situatie de gevolgde procedure (door middel van aanbesteding of offertes) niet of in onvoldoende mate voldoet aan bovengenoemde kenmerken (dit ter beoordeling van het Agentschap SZW), rest de mogelijkheid om op basis van werkelijke kosten af te rekenen (zie uitvoeringsmodel). NB De aanvrager/aanbestedende organisatie heeft, in de situatie waarbij voor een opdracht het beperkt regime (lijst IB) geldt, altijd de mogelijkheid om zich toch op vrijwillige basis volledig te houden aan de Richtlijn Diensten en te kiezen voor één van de vier in de Richtlijn Diensten aangegeven procedures. Richtlijn Diensten niet van toepassing Als de Richtlijn Diensten om welke reden dan ook niet van toepassing is en de aanvrager wil achteraf toch de kosten op basis van facturen declareren, zal hij voorafgaand aan het project toch een zekere procedure van aanbesteding moeten hebben doorlopen. Deze procedure dient dan aan dezelfde kenmerken te voldoen als de procedure die hiervoor in de paragraaf over het beperkt regime (Bijlage IB) is beschreven. Handleiding projectadministratie ESF doelstelling 3 / oktober 2002 11
5.3.2 Uitvoeringsmodel Indien de Richtlijn Diensten niet geheel (bijv. IB-diensten) van toepassing is, indien de Richtlijn Diensten in het geheel niet van toepassing is, of indien een aanvrager vrijwillig de Richtlijn Diensten volgt, is de situatie als volgt: Als de aanvrager aanbesteedt, maar deze doet dat niet of niet goed, heeft de aanvrager altijd nog de mogelijkheid om op basis van werkelijke kosten af te rekenen; Als een aanvrager niet tot aanbesteding is verplicht en ook niet vrijwillig een aanbestedings- of offerteprocedure heeft doorlopen, kan hij slechts op basis van werkelijke kosten afrekenen. Deze handleiding is grotendeels gebaseerd op dit verantwoordingsmodel. 5.4 Subsidiabele kosten Subsidiabele kosten moeten worden gescheiden van niet-subsidiabele kosten. Overigens dienen alle subsidiabele projectkosten in de projectadministratie te worden vastgelegd, ongeacht of deze het begrote bedrag overschrijden. Niet alle kosten komen voor ESF-subsidie in aanmerking. In deze paragraaf worden de belangrijkste kostenposten behandeld die subsidiabel zijn. In het algemeen geldt het volgende: Alleen kosten die binnen de periode vallen zoals genoemd in de beschikking mogen worden opgevoerd; Alle kosten dienen eenduidig toegerekend te worden aan het project en de daarin vermelde activiteiten; Kosten die tot de normale bedrijfsvoering gerekend kunnen worden vallen niet onder de subsidiabele kosten; Kosten die betrekking hebben op de financiële afwikkeling van het project (administratiekosten en accountantskosten) zijn subsidiabel tot het moment waarop de einddeclaratie moet zijn ingediend; Alle kosten (m.u.v. accountantskosten) moeten op het moment van de einddeclaratie zijn betaald; In alle gevallen dient rekening gehouden te worden met de bestede uren. U kunt alleen kosten opvoeren in evenredigheid met de voor het project uitgevoerde activiteiten (personen en/of materiaal) ten behoeve van het project; Voor de berekening van het uurloon van het intern personeel dient uitgegaan te worden van het bruto jaarsalaris (inclusief sociale lasten en pensioenen) en het normaal aantal werkbare uren per jaar voor de betreffende branche en uitdrukkelijk niet van tarieven die worden gebruikt in geval van opdrachten bij derden; Het normaal aantal werkbare uren per jaar dient als volgt te worden bepaald: 52 weken * gebruikelijke werkweek -/- vakantiedagen -/- ATV/ADV 3 -/- feestdagen -/- ziektepercentage uit de bedrijfstak. Dit aantal kan echter nooit lager uitvallen dan 1.600 uur op jaarbasis. 3 Indien niet verdisconteerd in de gebruikelijke werkweek Handleiding projectadministratie ESF doelstelling 3 / oktober 2002 12
Indien het Agentschap SZW de opgevoerde kosten en/of tarieven niet redelijk acht, kan zij deze geheel of gedeeltelijk als niet subsidiabel aanmerken. N.B. Het feit dat het Agentschap SZW uw begroting heeft goedgekeurd houdt niet in dat de door u gehanteerde kosten en tarieven zijn goedgekeurd. De volgende kosten zijn subsidiabel. Let wel: het betreft hier een niet-volledige opsomming. Kosten ten behoeve van directe activiteiten: Instructiepersoneel Studiemateriaal Loonkosten deelnemers Reiskosten deelnemers Kosten ten behoeve van indirecte activiteiten: Overheadkosten Exploitatiekosten 5.4.1 Kosten instructiepersoneel De brutobeloning (inclusief sociale lasten en pensioenen) van instructiepersoneel is subsidiabel. De werkelijke kosten instructiepersoneel dienen berekend te worden op basis van gerealiseerde uren tegen een individueel berekend uurtarief. Voor de berekening van het uurtarief van het interne personeel dient uitgegaan te worden van het brutojaarsalaris en het normaal aantal werkbare uren per jaar voor de betreffende branche en uitdrukkelijk niet van tarieven die worden gebruikt in geval van opdrachten bij derden. Alleen indien sprake is van een integrale urenregistratie kan gerekend worden met het aantal gewerkte uren. De gerealiseerde uren dienen onderbouwd te worden met een urenregistratie geautoriseerd door de direct leidinggevende. Handleiding projectadministratie ESF doelstelling 3 / oktober 2002 13
Voorbeeld Instructeur Jansen heeft in de maanden april en mei zijn urenverantwoording bij de administratie van de uitvoerende instelling X ingeleverd. Het afdelingshoofd heeft de urenverantwoording op juistheid gecontroleerd en getekend voor akkoord. Ten behoeve van het ESF project heeft hij 85 uur verantwoord. De heer Jansen heeft een 38-urige werkweek. Zijn normaal aantal werkbare uren wordt aan de hand van de formule (pag 12) bepaald op 1.750 uur per jaar. Aan de hand van de gegevens uit de salarisadministratie kunnen de brutoloonkosten als volgt berekend worden (bedragen in euro s): brutoloon per maand 2.500 vakantietoeslag 8% 200 subtotaal 2.700 sociale werkgeverslasten: premie ZFW 138 premie WW 72 subtotaal 210 per CAO vastgelegde werkgeversafdrachten (pensioen/sociale zekerheid): pensioenpremie 150 brutoloon 100 overige verplichte afdrachten 50 subtotaal 300 Totaal brutoloonkosten per maand: 3.210 Het uurtarief wordt als volgt berekend: 12 maanden * 3.210 = 38.520 uurtarief: 38.520 : 1.750 = 22,01 per uur Projecturen: 85 uur 85 uur * 22,01 = 1.870,85 De administrateur verantwoordt 1.870,85 als projectkosten onder de categorie instructiepersoneel. Behalve de brutoloonkosten kunnen ook de volgende kosten als instructiekosten worden verantwoord: de reiskosten van/naar het project (niet zijnde woon-werkverkeer en niet zijnde reistijd), maximaal de fiscale norm; kosten opleiding van de instructeurs voor dit specifieke project; ingekochte cursussen (tegen marktconforme prijzen). Handleiding projectadministratie ESF doelstelling 3 / oktober 2002 14
In de rapportages dient u de werkelijk berekende uurtarieven te hanteren en mag u niet gebruik maken van de in de begroting aangegeven tarieven. Wees attent op het tijdig inleveren van de urenverantwoordingen door de instructeurs, en controleer deze tijdig op juistheid. 5.4.2 Exploitatiekosten Onder de exploitatiekosten vallen: niet-afschrijfbare verbruiksgoederen (grondstoffen zoals metaal, hout e.d.); huur en leasetermijnen voor apparatuur en instrumenten. Indien deze instrumenten in eigendom zijn, mogen deze afgeschreven worden volgens de hieronder genoemde termijnen: Computerapparatuur: 3 jaar Software: 2 jaar Machines/apparatuur: 5 jaar Meubilair/stoffering: 10 jaar kantoorruimtes, leslokalen en praktijkruimtes voorzover extern ingehuurd; aanpassingen aan lokalen voor gehandicapten. Van projecten wordt verwacht dat men rekening houdt met de bedrijfseconomische afweging tussen huur, leasing en afschrijving. Voorbeeld Een instelling beschikt over eigen theorieleslokalen en huurt praktijklokalen ten behoeve van het project. In dit geval mogen alleen de huurkosten van de praktijklokalen worden opgevoerd als exploitatiekosten in de projectadministratie en de rapportages. De kosten met betrekking tot de theorieleslokalen kunnen niet opgevoerd worden als exploitatiekosten. 5.4.3 Kosten studiemateriaal Kosten voor benodigde boeken, syllabi e.d. en kleding (indien voorgeschreven) zijn subsidiabel. Ook kosten voor noodzakelijke instrumenten, indien deze geheel worden afgeschreven, komen in aanmerking. De afschrijving op instrumenten die niet geheel worden afgeschreven gedurende de looptijd van het project dient te worden opgevoerd als exploitatiekosten. Handleiding projectadministratie ESF doelstelling 3 / oktober 2002 15
Voorbeeld Een instelling organiseert een metaalbewerkingscursus voor werklozen die in aanmerking komt voor ESF-financiering. Hiertoe huurt zij een praktijkruimte van een derde voor 750 inclusief gas/water/licht. De theorielessen worden gegeven in een eigen instructieruimte. Tevens heeft de instelling voor de cursus benodigde, syllabi en boeken aangeschaft ter waarde van 500. De voor de cursus benodigde grondstoffen (metaal) zijn gekocht voor 625. De instelling beschikt reeds over een draaibank die twee jaar geleden is aangeschaft voor 10.000 en die voor de helft t.b.v. de cursus gebruikt zal worden. Tevens is aan noodzakelijke beschermende kleding voor de deelnemers een bedrag van 375 uitgegeven. Klein gereedschap ter waarde van 125 zal tijdens cursus volledig verbruikt worden. Uiteindelijk wordt nog een computer ter waarde van 1.500 aangeschaft die volledig ten behoeve van de theorielessen wordt gebruikt. De cursusduur bedraagt een jaar. De administrateur dient deze gegevens als volgt in de projectadministratie en rapportage te verwerken: Subsidiabele exploitatiekosten (bedragen in Euro) Ingehuurde praktijkruimte 750 Grondstoffen metaal 625 Afschrijving draaibank (in 5 jaar 4 (20%* 10.000))* 0.5 1.000 Afschrijving computer (in 3 jaar 5 (33 1/3%* 1.500)) 500 Totaal 2.875 Subsidiabele kosten studiemateriaal: Syllabi en boeken 500 Kleding 375 Klein gereedschap, volledig verbruikt 125 Totaal 1.000 N.B. De kosten verband houdende met de eigen instructieruimte komen niet voor subsidie in aanmerking. 5.4.4 Loonkosten deelnemers De brutoloonkosten van de deelnemers tijdens de deelname aan projectactiviteiten (niet tijdens de reistijd en de avonduren) komen voor subsidie in aanmerking. De brutoloonkosten worden berekend zoals uitgelegd bij brutoloonkosten instructiepersoneel. 4 5 Zie Bijlage 1 van deze handleiding projectadministratie Subsidieregeling ESF-3 Zie Bijlage 1 van deze handleiding projectadministratie Subsidieregeling ESF-3 Handleiding projectadministratie ESF doelstelling 3 / oktober 2002 16
Bij zelfstandige ondernemers kunnen als loonkosten het gemiddeld inkomen per uur worden opgegeven. Dit kan gebaseerd worden op de aangifte inkomstenbelasting danwel worden berekend op basis van de WAZ. Wel dient de grondslag van de berekening vermeld te worden. De loonkosten deelnemers kunnen alleen opgevoerd worden voorzover deze gebaseerd zijn op de aanwezigheidsregistratie. N.B. Houd u er rekening mee dat het opvoeren van versnipperde uren (een kwartier hier en half uurtje daar) een probleem kan veroorzaken bij het aantonen van deze uren. Voorbeeld Een instelling verzorgt een cursus die in aanmerking komt voor ESF-subsidie. Een deel van de deelnemers is in loondienst en het andere deel heeft reeds een eigen onderneming. De cursusduur bedraagt 60 uur verdeeld over twee weken van 30 uur. De loonkosten van deelnemer Pietersen bedragen 1.750 per maand, gebaseerd op een werkweek van 38 uur, volgens de loonspecificatie van de werkgever. De ondernemer Karelsen, ook deelnemer, heeft een fiscaal belastbaar inkomen. Volgens het laatst ingediende aangiftebiljet inkomstenbelasting bedraagt dit inko men 47.500. Er wordt van uitgegaan dat de ondernemer 1.800 uur gewerkt heeft in het betreffende jaar. De loonkosten deelnemers worden als volgt berekend: Pietersen (3 x 1.750) / 13 weken - 403,85 per week 403,85 / 38 uur = 10,63 per uur 60 projecturen x 10,63 = 637,80 Karelsen 47.500 / 1.800 uur = 26,39 60 projecturen x 26,39 1.583,40 2.221,20 Door de administrateur wordt als loonkosten deelnemers 2.221,20 verantwoord in de projectadministratie en de rapportages. N.B. N.B. Aangezien het inkomen van de deelnemer is gebaseerd op 38 uur, wordt het tarief berekend op basis van 38 uur. Het aantal aan het project door te belasten uren per week kan dit aantal niet overstijgen omdat er dan meer inkomen berekend zou worden dan in werkelijkheid door de deelnemer genoten wordt. Indien ondernemer Karelsen geen biljet inkomstenbelasting zou kunnen overleggen, kunnen de loonkosten deelnemers gebaseerd worden op de WAZ. Handleiding projectadministratie ESF doelstelling 3 / oktober 2002 17
5.4.5 Reiskosten deelnemers Subsidiabel zijn de reiskosten van de deelnemers voorzover dit niet woon-werkverkeer betreft (werkenden). De vergoeding is maximaal subsidiabel tot het bedrag volgens de fiscale norm. 5.4.6 Overheadkosten Als subsidiabele overheadkosten komen in aanmerking: brutoloonkosten van overheadpersoneel, zoals administrateurs, voor de tijd die zij daadwerkelijk hebben besteed aan de uitvoering en de voortgang van het project; kosten van derden die de administratie, management of coördinatie op zich genomen hebben, uitgesplitst per functie; indirecte kosten, bijv. publiciteit, voor zover betrekking hebbend op het project; vervoerskosten van dit personeel, voor zover niet woon- werkverkeer; kosten kinderopvang (tegen toegestane fiscale tarieven). Overhead in verband met normale bedrijfsuitvoering is niet subsidiabel. De werkelijke overheadkosten dienen specifiek en eenduidig aan het project toegerekend te kunnen worden. Dit betekent dat in de urenverantwoording ook de rest van de activiteiten moeten worden opgenomen en gespecificeerd (sluitende of integrale urenregistratie). Anders kan het ESF-deel niet worden aangetoond. Voorbeeld Een instelling besluit de administratie en coördinatie van een project dat in aanmerking komt voor ESF-subsidie uit te besteden bij het administratiekantoor Het Bureel. De aanvraag van het project is verzorgd door bureau BNA. Reclamemateriaal is ontwikkeld door drukker De Printer. De volgende facturen zijn ontvangen: Het Bureel: 3.250 BNA: 1.250 De Printer: 500 In de rapportage zijn de volgende bedragen als overheadkosten verantwoord: 3.250 + 500 = 3.750. N.B. De kosten met betrekking tot het opstellen van de projectaanvraag zijn niet subsidiabel. N.B. Indien de uitvoerende instelling niet BTW-plichtig is, kan de BTW over de kosten niet teruggevorderd worden en betreft het een kostenverhogende factor. De kosten kunnen dan ook inclusief de BTW opgevoerd worden. Andersom geldt ook dat terug te vorderen BTW niet als kosten kunnen worden opgevoerd. Handleiding projectadministratie ESF doelstelling 3 / oktober 2002 18