Informatiebulletin IB groep BO/SBO/SO/VSO Betrokken bij het Onderwijs
II Informatiebulletin IB groep
Inhoudsopgave Voorwoord 1 1. Voorbereiding aansluiten BRON 2 1.1 Certificaat installeren 2 2. Aansluiten BRON 3 2.1 Versturen 1ste melding 3 2.2 Bijwerken BRON individuele leerlinggegevens 4 2.3 Bijwerken BRON initiële aanlevering 5 2.4 Verzoek registratieoverzicht 5 3. Leerlingadministratie 6 3.1 WPO (BO en SBO) 6 3.2 WEC (SO en VSO) 7 4. Uitzonderingen 9 4.1 Registratie verwijderen 9 4.2 Veelgestelde vragen 9 I Informatiebulletin Leerlingtelling
IV Informatiebulletin IB groep
Voorwoord Geachte klant, Hierbij ontvangt u het Informatiebulletin Ib groep waarmee we u informeren over het uitvoeren over de koppeling met de IB groep voor BO, SBO, SO en VSO met onze SchoolOAS Software. In dit informatiebulletin vindt u informatie over de aansluitfase voor de koppeling met de IB groep middels BRON (Basisregister Onderwijs). Wanneer u vragen heeft of een vraag over onze dienstverlening, dan kunt u contact opnemen met de Helpdesk op telefoonnummer 036-5472111 of via e-mail support@dotcomschool.nl. Voor meer informatie omtrent onze producten en diensten kunt u kijken op de website www.dotcomschool.nl Met vriendelijk groeten, Team Dotcomschool Informatiebulletin IB groep 1
1 Voorbereiding aansluiten BRON Voordat u kunt communiceren met het BRON (Basisregister Onderwijs) van de IB groep, dient u eenmalig het certificaat te installeren in uw SchoolOAS database. U kunt dit persoonlijke certficaat downloaden bij de IB groep. Zorg ervoor dat u dit certificaat op uw computer of netwerk opslaat, zodat u erbij kunt bij het installeren in het SchoolOAS. 1.1 Certificaat installeren Om het certificaat te installeren, klikt u in het hoofdmenu op de knop [Import/Export]. Vervolgens klikt u op de knop [Koppeling BRON], waarna u in het scherm komt waar u het certificaat kunt installeren. De optie IBG koppeling is automatisch geselecteerd. Klik op de knop [Bladeren] en navigeer naar de locaties waar u het certificaat heeft opgeslagen. Vervolgens selecteert u het certificaat en klikt op de knop [Openen]. U komt terug in het scherm, zodat u het wachtwoord in kunt voeren die bij uw certificaat hoort. Controleer dit wachtwoord goed, want als het wachtwoord verkeerd wordt ingevoerd dient deze gereset te worden door Dotcomschool. Het wachtwoord wordt u aangereikt door de IB-groep middels een wachtwoord brief. Klik vervolgens op de knop [Gegevens opslaan] en het certficaat is geïnstalleerd. U komt nu automatisch in het scherm voor aansluiten met BRON. 2 Informatiebulletin IB groep
2 Aansluiten BRON Het aansluiten met BRON bestaat uit verschillende fases. U dient altijd een 1ste melding uit te voeren, zodat de gegevens van alle actieve leerlingen bekend zijn binnen BRON. Vervolgens kunt u BRON bijwerken. U kunt zelf bepalen hoe vaak u BRON bijwerkt, maar dient dit wel minimaal 1 keer per 2 weken te doen. In- en uitschrijvingen dienen namelijk binnen 2 weken gemeld te worden aan BRON. 2.1 Versturen 1ste melding Om aan te sluiten bij BRON, dient u eerst een 1ste melding te doen. Dit gaat altijd in overleg met de IB groep en ontvangt hiervoor een stappenplan van de IB groep dat u dient te volgen. Klik hiervoor in het hoofdmenu op de knop [Import/Export]. Vervolgens klikt u op de knop [Koppeling BRON]. Indien u in het scherm komt waar u het certificaat moet installeren kunt u dit eerst doen. Zie voor werkwijze hoofdstuk 1.1. Om een 1ste melding te doen, klikt u in het scherm Koppeling BRON op het tabblad Acties. Onder de optie "Initiële aanlevering" kunt u klikken op de knop [Uitvoeren]. Hierna worden alle leerlingen met een inschrijfdatum voor vandaag en een uitschrijfdatum leeg of na vandaag verzonden naar BRON. Informatiebulletin IB groep 3
Navigeer naar het tabblad Berichten en klik op de knop [Controleer nieuwe meldingen]. Hier komt de melding van uw verzoek registratie overzicht bij te staan. Door te klikken op de betreffende regel wordt deze geopend. Klik op de knop [Verwerken] om de melding te verwerken. Hier komt de melding van uw initiële aanlevering bij te staan. Er wordt in een samenvatting getoond in het logboek. 2.2 Bijwerken BRON individuele leerlinggegevens Nadat u de 1ste melding heeft gedaan, dient u minimaal 1 keer per 2 weken te communiceren met BRON. U kunt dit bijvoorbeeld doen per individuele leerling, nadat u leerlinggegevens heeft gewijzigd, een leerilng hebt uitgeschreven of een nieuwe leerling heeft ingeschreven. Navigeer in het onderdeel Leerlingen naar het scherm Koppeling BRON. In dit scherm ziet u direct de status van de geselecteerde leerling. De volgende statussen kunnen voorkomen: - Niet geregistreerd De leerling is niet eerder doorgegeven aan BRON - Verzoek registratie ingediend Registratie is gedaan, maar nog niet bevestigd - Geregistreerd De leerling staat geregistreerd in BRON 4 Informatiebulletin IB groep
Indien een leerling niet eerder geregistreerd is, kunt u klikken op de knop [Registratie]. De gegevens van de individuele leerilng worden nu verzonden naar BRON en de leerling krijgt de status "Verzoek registratie ingediend". De knop [Registratie] wijzigt nu naar de knop [Bijwerken]. Door hierop te klikken kunt u de status opnieuw opvragen. Indien de gegevens goed zijn aangekomen in BRON, verandert de status naar "Geregistreerd". Wanneer u relevante wijzigingen (zie voor een beschrijving hiervan Hoofdstuk 3) doorvoert bij bestaande leerlingen navigeert u ook naar het scherm Koppeling BRON. Door te klikken op de knop [Bijwerken], worden de gegevens van de betreffende leerling bijgewerkt in BRON. Zie hoofdstuk 3.1 (BO en SBO) of 3.2 (SO en VSO) voor detailinformatie welke gewijzigde gegevens u dient te communiceren naar BRON. 2.3 Bijwerken BRON initiële aanlevering Wanneer u veel wijzigingen bij leerlingen heeft gedaan, bijvoorbeeld bij de jaarovergang, kunt u alle leerlingen in één keer bijwerken in BRON. Klik hiervoor in het hoofdmenu op de knop [Import/Export]. Vervolgens klikt u op de knop [Koppeling BRON]. In het scherm Koppeling BRON klikt u op het tabblad Acties. Onder de optie "Initiële aanlevering" kunt u klikken op de knop [Uitvoeren]. Hierna worden alle leerlingen met een inschrijfdatum voor vandaag en een uitschrijfdatum leeg of na vandaag verzonden naar BRON. Navigeer naar het tabblad Berichten en klik op de knop [Controleer nieuwe meldingen]. Hier komt de melding van uw verzoek registratie overzicht bij te staan. Door te klikken op de betreffende regel wordt deze geopend. Klik op de knop [Verwerken] om de melding te verwerken. Hier komt de melding van uw initiële aanlevering bij te staan. Er wordt in een samenvatting getoond in het logboek 2.4 Verzoek registratieoverzicht Om uw gegevens te controleren die zijn geregistreerd in BRON kunt u een overzicht opvragen. Klik hiervoor in het hoofdmenu op de knop [Import/Export]. Vervolgens klikt u op de knop [Koppeling BRON]. In het scherm Koppeling BRON klikt u op het tabblad Acties. Onder de optie "Registratie overzicht" kunt u klikken op de knop [Uitvoeren]. Navigeer naar het tabblad Berichten en klik op de knop [Controleer nieuwe meldingen]. Hier komt de melding van uw verzoek registratie overzicht bij te staan. Door te klikken op de betreffende regel wordt deze geopend. Klik op de knop [Verwerken] om de melding te verwerken. U kunt nu bij het tabblad Overzichten de detailinformatie bekijken. Dit doet u door op de regel te klikken met de juiste datum en tijd. Het overzicht van alle verzonden leerlingen wordt nu in het scherm getoond. Als controle kunt u het aantal leerlingen in de lijst vergelijken met het aantal actieve leerlingen in het SchoolOAS. Informatiebulletin IB groep 5
3 Leerlingadministratie In dit hoofdstuk treft u een beschrijving aan, welke gegevens u voor BRON moet registreren. Deze gegevens worden gecommuniceerd en indien u deze gegevens wijzigt, dient u de registratie van de betreffende leerling bij te werken in BRON. Zie voor werkwijze van het bijwerken van BRON hoofdstuk 2.2. We hebben dit hoofdstuk verdeeld in 2 paragrafen: 3.1 Informatie voor administratie van scholen die vallen onder de WPO (BO en SBO) 3.2 Informatie voor administratie van scholen die vallen onder de WEC (SO en VSO) 3.1 WPO (BO en SBO) BO en SBO scholen vallen onder de WPO. In dit hoofdstuk wordt beschreven welke velden ingevuld dienen te zijn en gecommuniceerd worden naar BRON. Bij het onderdeel Verzorgers dient u minimaal de volgende gegevens in te voeren in scherm 1: - Achternaam - Postcode - Land (woonadres) - Plaatsnaam - Straat - Soort (CV1) - Huisnummer - Vanaf (Datum ingang adreswijziging, indien van toepassing) - Huisnummer toevoeging Bij het onderdeel Leerlingen dient u minimaal de volgende gegevens in te voeren in scherm 1: - Geslacht - Geboortedatum - Voornamen - Soort (CV1) - Voorvoegsel - Land (woonadres) - Achternaam - BSN (Burgerservicenummer) of Onderwijsnummer Het is verplicht om voor een actieve leerling een schooljaar aan te maken met de juiste klas/groep. Wanneer de leerling de (Cito) Eindtoets heeft gemaakt voert u in het onderdeel OWKR, tabblad Eindtoets/IQ de datum en de totaalscore in. Wanneer een leerling Ambulante begeleiding krijgt, voert u eerst in het leerlingblad Indicatiestelling de volgende gegevens in: - REC indicatiestelling - PCL besluit - Datum beschikking - CvI nummer - Indicatie soort onderwijs In leerlingblad 2 (Aanvulling) voert u indien van toepassing de volgende gegevens in: - Gebruik weging - VVE programma - Gewicht CFI Oud/Nieuw - Voorschools programma - Land herkomst CFI - Duur in maanden - VVE (ja/nee) - Inschrijfdatum + uitschrijfdatum - VVE Start- en einddatum - Advies VO IBG In leerlingscherm 5 (indicatiestelling) vult u voor Ambulant begeleide leerlingen de volgende gegevens in: - Ambulant begeleid (ja/nee) - Ambulant begeleid Start/Einddatum - Instantie (brin) U vult in het onderdeel Inschrijving en/of Uitschrijving het brinnummer van de school van herkomst of uitschrijving in. 6 Informatiebulletin IB groep
3.2 WEC (SO en VSO) SO en VSO scholen vallen onder de WEC. In dit hoofdstuk wordt beschreven welke velden ingevuld dienen te zijn en gecommuniceerd worden naar BRON. Bij het onderdeel Verzorgers dient u minimaal de volgende gegevens in te voeren in scherm 1: - Achternaam - Postcode - Land (woonadres) - Plaatsnaam - Straat - Soort (CV1) - Huisnummer - Vanaf (Datum ingang adreswijziging, indien van toepassing) - Huisnummer toevoeging Bij het onderdeel Leerlingen dient u minimaal de volgende gegevens in te voeren in scherm 1: - Geslacht - Geboortedatum - Voornamen - Soort (CV1) - Voorvoegsel - BSN (Burgerservicenummer) of Onderwijsnummer - Achternaam Het is verplicht om voor een actieve leerling een schooljaar aan te maken met de juiste klas/groep. Wanneer de leerling de (Cito) Eindtoets heeft gemaakt voert u in het onderdeel OWKR, tabblad Eindtoets/IQ de datum en de totaalscore in. Wanneer een leerling Ambulante begeleiding krijgt, voert u eerst in het leerlingblad Indicatiestelling de volgende gegevens in: - REC indicatiestelling - PCL besluit - Datum beschikking - CFI nummer - Indicatie soort onderwijs In leerlingblad 2 (Aanvulling) voert u indien van toepassing de volgende gegevens in: - Land herkomst CFI - Voorschools programma - VVE (ja/nee) - Duur in maanden - VVE Start- en einddatum - Inschrijfdatum + uitschrijfdatum - VVE programma - Advies VO IBG U vult in het onderdeel Inschrijving en/of Uitschrijving het brinnummer van de school van herkomst of uitschrijving in. In leerlingblad 3 voert u de volgende gegevens in: - Startdatum SO + VSO - Soort onderwijs. In leerlingscherm 6 (aanmelding) vult u voor Ambulant begeleide leerlingen de volgende gegevens in: - Ambulant begeleid (ja/nee) - Ambulant begeleid Start/Einddatum - Instantie (brin) Informatiebulletin IB groep 7
Leerlingscherm 9 (plaatsing), indien van toepassing vult u hier de volgende gegevens in: 1. Residentiële plaatsing: Wanneer u hebt gekozen voor residentiële plaatsing, kunt u achter het veld "Residentieel geplaatst" een selectie maken voor het soort plaatsing: Gehandicaptenzorg, Jeugdhulpverlening, Jeugdgezondheidszorg of Justitiële inrichting. Deze gegevens worden doorgegeven aan BRON. Vervolgens kunt u achter het veld "Instantie" de betreffende instantie uit de lijst selecteren. Alle bij het onderdeel Schoolrelaties aangemaakte instanties worden in de lijst getoond. U vult achter de velden "Geplaatst vanaf" en "Geplaatst tot" de start- en einddatum van de residentiële plaatsing in. Optioneel kunt u ook de unit invoeren en de duur. Door te klikken op de knop [Opslaan] wordt de plaatsing opgeslagen bij de leerling. 2. Observatie: Wanneer u hebt gekozen voor Observatie, kunt u achter het veld "Instantie" de betrokken instantie uit de lijst selecteren. Alle bij het onderdeel Schoolrelaties aangemaakte instanties worden in de lijst getoond. U vult achter de velden "Geplaatst vanaf" en "Geplaatst tot" de start- en einddatum van de observatie plaatsing in. Leerlingen die een observatie plaatsing hebben, worden niet meeteld bij de 1 oktober telling, wel worden deze gegevens doorgeven aan BRON. Door te klikken op de knop [Opslaan] wordt de plaatsing opgeslagen bij de leerling. 3. Crisis: Wanneer u hebt gekozen voor Crisis, kunt u achter het veld "Instantie" de betrokken instantie uit de lijst selecteren. Alle bij het onderdeel Schoolrelaties aangemaakte instanties worden in de lijst getoond. U vult achter de velden "Geplaatst vanaf" en "Geplaatst tot" de start- en einddatum van de crisis plaatsing in. Leerlingen die een crisis plaatsing hebben, worden niet meeteld bij de 1 oktober telling, wel worden deze gegevens doorgegeven aan BRON. Door te klikken op de knop [Opslaan] wordt de plaatsing opgeslagen bij de leerling. 4. Project: Wanneer u hebt gekozen voor project plaatsing, kunt u achter het veld "Project" een project invullen, bijvoorbeeld Herstart Op de rails. Dit is een zelflerende lijst. Deze gegevens worden niet doorgegeven aan BRON. Vervolgens kunt u achter het veld "Instantie" de betreffende instantie uit de lijst selecteren. Alle bij het onderdeel Schoolrelaties aangemaakte instanties worden in de lijst getoond. U vult achter de velden "Geplaatst vanaf" en "Geplaatst tot" de start- en einddatum van de project plaatsing in. Optioneel kunt u ook de unit invoeren en de duur. Door te klikken op de knop [Opslaan] wordt de plaatsing opgeslagen bij de leerling. 8 Informatiebulletin IB groep
4 Uitzonderingen In dit hoofdstuk vindt u informatie over uitzonderings acties. Dit kan bijvoorbeeld het verwijderen van een registratie zijn, maar ook veelgestelde vragen worden hier beantwoord. 4.1 Registratie verwijderen Een registratie wordt alleen verwijderd als volgens BRON een inschrijving op de school actief is, maar niet voorkomt in de administratie. Om een registratie te verwijderen uit BRON kunt u een overzicht opvragen. Klik hiervoor in het hoofdmenu op de knop [Import/Export]. Vervolgens klikt u op de knop [Koppeling BRON]. In het scherm Koppeling BRON klikt u op het tabblad Acties. Onder de optie "Registratie verwijderen" kunt u klikken op de knop [Uitvoeren]. Navigeer naar het tabblad Berichten en klik op de knop [Controleer nieuwe meldingen]. Hier komt de melding van uw verzoek registratie verwijderen bij te staan. Door te klikken op de betreffende regel wordt deze geopend. Klik op de knop [Verwerken] om de melding te verwerken. Nu kunt u bij het tabblad Overzichten de detailinformatie bekijken. Dit doet u door op de regel te klikken met de juiste datum en tijd. 4.2 Veelgestelde vragen In dit hoofdstuk staan de antwoorden van diverse veelgestelde vragen. U kunt uw vraag opzoeken en nalezen. Mocht uw vraag er niet bij staan, dan kunt u uiteraard ook altijd contact opnemen met onze helpdesk via telefoonnummer 036-5472111. 4.2.1 Wanneer wordt automatisch gecommuniceerd met BRON? Wanneer u wijzigingen doorvoert in één van de onderstaande velden, zal dit automatisch gecommuniceerd worden naar BRON. U hoeft hiervoor dus niet zelf de communicatie te starten: - Geslacht - Geboortedatum - Adres - Inschrijfdatum Informatiebulletin IB groep 9