Werkgevers krijgen op 1 januari 2015 verplicht te maken met de werkkostenregeling. De overgangsregeling komt hiermee te vervallen. Op donderdag 13 november 2014 heeft de Tweede Kamer het Belastingplan 2015 aangenomen, met inbegrip van de voorstellen van de staatsecretaris van 3 juli jl. en de latere aanvullingen. Ondanks de open normen die deze regeling bevat, die nog voor de nodige discussies en jurisprudentie gaan zorgen, staat het kader van de regeling nu voorlopig vast. Om optimaal gebruik te kunnen maken van de mogelijkheden is een goede voorbereiding noodzakelijk. Onder de werkkostenregeling zullen vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers, zoals een onkostenvergoeding of kerstpakket (fiscaal) anders worden verwerkt. Algemeen Met de invoering van de werkkostenregeling worden de huidige fiscale regels van 29 categorieën van vergoedingen en verstrekkingen, zoals kerstpakketten, maaltijden, (mobiele) telefoons, fietsen, bedrijfsfitness en reizen, met elk eigen criteria waaraan moet worden getoetst, vervangen door de nieuwe regeling. Onder de werkkostenregeling worden de meeste van deze regelingen afgeschaft en kan gebruik worden gemaakt van een forfaitaire vrijstelling. Over het meerdere boven de forfaitaire vrijstelling is een eindheffing (loonheffing) verschuldigd van 80%. De forfaitaire ruimte wordt ook wel vrije ruimte of werkkostenforfait genoemd en bedraagt voor 2015 1,2% van de totale fiscale loonsom (kolom 14 van de loonstaat). De vrije ruimte geldt per kalenderjaar. Een eventueel restant (niet benut gedeelte) kan niet worden meegenomen naar een volgend kalenderjaar. De regels op een rij (vanaf 2015) Uitgangspunt is, dat alles wat u aan uw medewerker verstrekt of vergoedt voor zijn dienstbetrekking loon is. Er zijn echter uitzonderingen, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen, zoals een eenmalige uitkering bij overlijden of een uitkering bij een 25-jarig dienstverband. Ook intermediaire vergoedingen behoren niet tot het loon van de medewerker. Het gaat dan om kosten die uw medewerker heeft voorgeschoten voor zaken: die tot het vermogen van uw bedrijf horen, uw medewerker tankt bijvoorbeeld met de auto van de zaak en schiet de benzinekosten voor; die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering, uw medewerker gaat eten met een klant en schiet de kosten van de maaltijd voor. Voor vergoedingen en verstrekkingen die voortkomen uit een andere relatie dan werkgever medewerker is tevens bepaald dat deze niet tot het loon behoren. Denk hierbij aan een rouwkrans of een fruitmand voor een zieke medewerker. Ook kleine geschenken zijn geen loon als voldaan wordt aan de volgende 3 criteria: a. factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal 25; b. attentie betreft geen geld of waardebon; c. werkgever geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen een dergelijke attentie geven. Dat andere vergoedingen en verstrekkingen tot het loon van uw medewerker worden gerekend, betekent echter nog niet automatisch dat daar belasting over is verschuldigd. Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn gericht vrijgesteld (gerichte vrijstellingen), zoals: reiskosten (incl. woon-werkverkeer); verblijfskosten; cursussen, congressen, seminars, vakliteratuur, inschrijving in een beroepsregister; studie- en opleidingskosten; verhuiskosten; November 2014
extraterritoriale kosten (30%-regeling); branche-eigen producten, de regeling voor brancheeigen producten zoals deze onder de oude regeling geldt, wordt in de WKR nagenoeg geheel voortgezet in de vorm van een gerichte vrijstelling (20% van de waarde in het economische verkeer met een max. van 500 per medewerker per kalenderjaar); aantal werkplek gerelateerde voorzieningen, zoals voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbobeleid van de werkgever, en hulpmiddelen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden en waarbij sprake is van geheel of nagenoeg geheel zakelijk gebruik; vergoeding of verstrekking die in redelijkheid noodzakelijk is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (het noodzakelijkheidscriterium, zie verder in deze brochure). Daarnaast wordt een aantal verstrekkingen op nihil gewaardeerd (nihil waarderingen). Deze verstrekkingen gebruiken niet de vrije ruimte van 1,2%. Het gaat hierbij om voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt of verbruikt, zoals: inrichting van de werkplek; verstrekking van persoonlijke beschermingsmiddelen (veiligheidsbril, werkschoenen) door werkgever; werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen; werkkleding die is voorzien van één of meer logo s met een oppervlakte van samen minimaal 70 cm 2 of werkkleding die op het werk achter blijft (en welke ook door de werkgever wordt gereinigd); consumpties tijdens werktijd, die geen deel uitmaken van de maaltijd; parkeren op de werkplek (auto van de zaak en niet zijnde auto van de zaak) op parkeerterrein van werkgever; personeelsfeesten op de werkplek; bedrijfsfitness op de werkplek. Ook geldt een nihil-waardering voor: ter beschikking gestelde openbaarvervoerkaart/voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruikt); rentevoordeel personeelslening eigen woning en (elektrische) fiets of elektrische scooter; huisvesting en inwoning (incl. energie, water, bewassing ter vervulling dienstbetrekking. Werkplek Belangrijk in het kader van de werkkostenregeling is de definitie van het begrip werkplek. Een werkplek is elke plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt gebruikt en waarvoor de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk is. Deze zorgplicht kan blijken uit een Arbo plan of uit een risicoinventarisatie op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. Het gaat om de werkplek in ruime zin, waaronder bijvoorbeeld ook vergaderzalen, bedrijfskantines en de parkeergarage op het bedrijfsterrein vallen, maar ook de cockpit van een vliegtuig voor een piloot of de cabine van een trein voor de machinist. Onder de werkplek wordt niet verstaan de werkplek thuis. Dit kan anders zijn indien de werkplek thuis bijvoorbeeld is opgenomen in het arbobeleid. Denk aan voorschriften terzake van ergonomische inrichting van de werkplek, de beeldschermwerkplek en het dag- of kunstlicht (gericht vrijgesteld). Het noodzakelijkheidscriterium Er is gekozen voor een beperkte uitvoering van het noodzakelijkheidscriterium. Het gaat alleen gelden voor: gereedschappen (hamer van de timmerman, fototoestel van de fotograaf, muziekinstrument van de muzikant e.d.); computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur (desktop, laptop, tablet, smartphone, organizer, navigatieapparatuur, dongel, abonnement 4G-kaartje, e.d.).
Voor dergelijke vergoedingen of verstrekkingen geldt een gerichte vrijstelling. De vraag wat noodzakelijk is, zal de komende jaren nog tot veel discussie met de Belastingdienst leiden (open norm). Om gebruik te kunnen maken van de gerichte vrijstelling is het bovendien noodzakelijk dat de medewerker verplicht is tot teruggave of vergoeding van de restwaarde indien de voorziening naar het oordeel van de werkgever niet langer noodzakelijk is voor de vervulling van de dienstbetrekking. Bij voorbeeld bij uitdiensttreding. Resterende categorie Ook de resterende categorie vergoedingen en verstrekkingen wordt weer in 2 categorieën verdeeld. 1. Vergoedingen die verplicht individueel loon vormen en daarmee bij de medewerker belast zijn voor de loonheffing. Denk hierbij aan het privégebruik van de auto of het genot van de dienstwoning. 2. Vergoedingen en verstrekkingen die in aanmerking komen voor de vrije forfaitaire ruimte, denk hierbij aan zaken als: personeelsfeesten (niet op de werkplek) en personeelsreizen; kerstpakket aan personeel en postactieven; fietsen; bedrijfsfitness buiten de werkplek (geen onderdeel arbobeleidsplan); vergoeding telefoonabonnementen/internetabonnementen bij medewerker thuis (indien niet noodzakelijk); inrichting werkplek thuis (exclusief Arbo voorzieningen); vergoeding reiskosten voor zover boven 0,19 per kilometer; parkeren bij werk (niet zijnde auto van de zaak) (geen eigen parkeerterrein, parkeervergunning); parkeer-, veer- en tolgelden (niet zijnde auto van de zaak); verstrekking/vergoeding van overige kleding; andere geschenken in natura of als geldsom; vergoeding medewerkersbijdrage personeelsvereniging; vergoeding vakbondscontributie; representatievergoeding/relatiegeschenken aan medewerkers; premie bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering. De vrije ruimte (of werkkostenforfait) houdt in dat onder voorwaarden geen belastingheffing verschuldigd is als vergoedingen en verstrekkingen die samen minder bedragen dan 1,2% (2015) van het totale fiscale loon (kolom 14 van de loonstaat). De waarde van de vergoedingen en verstrekkingen dient bezien te worden inclusief omzetbelasting! Vanaf 2015 is het mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over het toepassen van een gemiddeld btw-tarief. Als het totaal van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen voor het gehele personeel meer bedraagt dan 1,2% (2015) van de fiscale loonsom van het gehele personeel, wordt het meerdere bij de werkgever belast met een eindheffing van 80%. Dit klinkt duur, maar bedenk u dat er bij een tarief van 52% een brutoloon van 208 nodig is om netto 100 over te houden ( 100 + 80% = 180). Ook bij het 42%-tarief is er voordeel als de besparing op sociale lasten wordt meegerekend. Gebruikelijkheidstoets Voor alle vergoedingen en verstrekkingen blijft de gebruikelijkheidstoets gelden. Deze toets moet voorkomen dat inkomensbestanddelen die thans belast zijn, (in omvangrijke mate) worden omgezet in vergoedingen die onder de vrije ruimte vallen (tariefarbitrage). Door de Belastingdienst wordt een bedrag van maximaal 2.400 per persoon per jaar als gebruikelijk beschouwd. Ook is het niet mogelijk om de resterende vrije ruimte in december aan één of twee medewerkers toe te kennen. Kortom ook de invulling van deze norm zal tot veel discussie met de Belastingdienst leiden.
Normbedragen Voor een aantal verstrekkingen blijven de al bestaande normbedragen voor loon in natura gelden. Een voorbeeld hiervan is de maaltijd op de werkplek en de dienstwoning. Vaste onkostenvergoedingen Ook onder de werkkostenregeling is een onkostenvergoeding mogelijk. U moet dan wel een onderscheid maken tussen de: 1. gerichte vrijstellingen; 2. intermediaire kosten (voorgeschoten bedragen); 3. overige posten. De overige posten vormen in principe loon en kunt u aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Indien u de beschikbare vrije ruimte niet overschrijdt, leidt dit niet tot belastingheffing. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag u alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven, als u de vergoeding onderbouwt met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten en dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst hierom vraagt. Het zal vaak gaan om kosten met betrekking tot de auto van de zaak, zoals parkeer-, veer- en tolkosten, kosten wasserette, benzinekosten buitenland, kleine versnaperingen verstrekt aan klanten, kleine attenties aan klanten bij feestelijke gebeurtenissen, batterijen voor de rekenmachine, schrijfwaren, e.d. Vrijwilligers en werkkostenregeling Indien een vrijwilliger niet meer ontvangt dan 4,50 per uur en 150 per maand met een maximum van 1.500 per jaar, wordt er geacht geen dienstbetrekking aanwezig te zijn. Als gevolg hiervan telt de hoogte van de vergoeding niet mee bij het bepalen van de vrije ruimte en behoeven de vergoedingen en verstrekkingen niet te worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel en kunnen als zodanig dan ook geen beslag leggen op de vrije ruimte. Administratieve verplichtingen WKR Alle vergoedingen en verstrekkingen die zijn aangewezen in de vrije ruimte worden, inclusief omzetbelasting, opgenomen in de administratie als eindheffingsloon (lees salarisadministratie). Deze gegevens hoeven niet op medewerkersniveau te worden vastgelegd. In de administratie dient bijgehouden te worden hoeveel vrije ruimte er nog is en wanneer de inhoudingsplichtige eindheffing moet gaan betalen. Er is derhalve een uitwisseling van gegevens vereist tussen uw financiële administratie en de salarisadministratie, waarbij de omzetbelasting nog een complicerende factor is. Voor de meeste ondernemingen geldt immers dat zij in rekening gebrachte omzetbelasting kunnen verrekenen en derhalve niet op de kostenrekeningen boeken. De Belastingdienst moet kunnen beoordelen of u binnen de vrije ruimte blijft met vergoedingen en verstrekkingen, die u hebt aangewezen als eindheffingsloon onder de werkkostenregeling. Het totaalbedrag moet dus uit uw financiële administratie te halen zijn en dat betekent dat uw administratie hierop aangepast dient te zijn. Aangifte Vanaf 2015 hoeft de inhoudingsplichtige nog maar één keer per jaar de eventuele eindheffing als gevolg van overschrijding van de vrije ruimte te berekenen en af te dragen, te weten bij het eerste tijdvak van het nieuwe boekjaar. Bij een aangiftetijdvak van een maand is dit in de aangifte januari, die in februari wordt gedaan. Concernregeling Hoewel de WKR wordt toegepast per inhoudingsplichtige bestaat vanaf 2015 de mogelijkheid om te kiezen voor de concernregeling (bij een 95% belang) waardoor een collectieve vrije ruimte ontstaat. De nota van een personeelsfeest hoeft dan bijvoorbeeld niet meer verdeeld te worden over de diverse vennootschappen. Het concernonderdeel met de grootste loonsom geeft de eventueel verschuldigde belasting als gevolg van overschrijding van de gezamenlijke vrije ruimte aan en draagt deze af.
Keuzevrijheid De werkkostenregeling biedt u binnen de genoemde normen als de gebruikelijkheidstoets de mogelijkheid om voor een aantal vergoedingen of verstrekkingen te kiezen of u deze onder de vrije ruimte wilt laten vallen of aan wenst te wijzen als individueel loon bij de medewerker (als belast loon). Denk hierbij aan een reiskostenvergoeding van 0,28 per zakelijk gereden kilometer met de privéauto van de medewerker. Onbelast mag u maar 0,19 per kilometer vergoeden. Het meerdere kunt u naar keuze toerekenen als individueel loon of onderbrengen in de vrije ruimte. Anderzijds zijn bepaalde regelingen niet meer mogelijk in de oude vorm, denk aan het fietsplan. De WKR stelt u daardoor eigenlijk voor een aantal vragen (naast de administratieve verwerking). 1. Tot welke kosten leidt de WKR bij ongewijzigd beleid? 2. Benut ik alle mogelijkheden van de WKR (de volledige vrije ruimte en tariferingsmogelijkheden)? 3. Wat zijn de gevolgen voor de arbeidsvoorwaarden van mogelijke wijzigingen in vergoedingen, verstrekkingen of het volledig schrappen daarvan? 4. Volstaat het arbobeleidsplan en de risicoinventarisatie en evaluatie (RIRE) om zoveel mogelijk gebruik te kunnen maken van gerichte vrijstellingen? Aanpassen van de arbeidsvoorwaarden Indien u de mogelijkheden van de WKR niet optimaal benut, is het wellicht voordelig om het beloningenpakket van uw medewerkers te wijzigen. Per saldo verlaagt dit uw kosten immers. Echter, uitruil van arbeidsvoorwaarden kan ook gevolgen hebben voor het loon van de medewerker, zijn pensioenaanspraken, recht op WW bij ontslag e.d. Afspraken die u met uw medewerkers maakt, zullen vastgelegd dienen te worden in aanvullingen op de arbeidsovereenkomst, het personeelsreglement e.d. Conclusie De werkkostenregeling blijft een complexe regeling en kan voor werkgevers grote gevolgen hebben. Om fiscale problemen te voorkomen, is het noodzakelijk de gevolgen van de werkkostenregeling goed in kaart te brengen en uw administratie hierop aan te passen. Ook onkostenvergoedingen dienen voor de overgang naar de werkkostenregeling onderbouwd te worden. In veel gevallen biedt de werkkostenregeling ook mogelijkheden om beloningscomponenten te herzien. Tijdig overleg hierover met uw personeel is gewenst, waarbij de bedrijfstak-cao niet uit het oog verloren dient te worden. Colofon Deze publicatie is zorgvuldig voorbereid, maar is in algemene bewoordingen gesteld en bevat alleen informatie van algemene aard. Deze publicatie bevat geen advies voor concrete situaties, zodat uitdrukkelijk wordt aangeraden niet zonder advies van een deskundige op basis van de informatie in deze publicatie te handelen of een besluit te nemen. De Wolf & Partners accountants en adviseurs www.dewolfenpartners.com wkr@dewolfenpartners.com Het is daarom raadzaam om tijdig in overleg te treden met uw medewerkers en/of ondernemingsraad. Indien op uw bedrijf een CAO van toepassing is, zijn de keuzes van u en uw medewerkers wellicht beperkt.