1 Doelgroep: 2 2 Vereisten: 2 3 Technische opbouw van Athena 3 4 Snel aan de slag 4 5 Beschrijving van de mogelijkheden 5 A. De basisgegevens 5 1) Klanten 5 2) Leveranciers 6 3) Contactpersonen 6 4) Vertegenwoordigers en werknemers 6 5) Artikels 7 6) Beheer van de basisgegevens 8 B. Verkopen 10 1) Van offerte tot verkoopfactuur 10 2) Commerciële ondersteuning 13 3) Overzichten, historieken, statistieken 13 4) Betalingen en aanmaningen 14 5) De extraatjes 14 C. Aankopen (enkel Business-versie) 16 1) Van prijsaanvraag, over bestelling tot schaduwfactuur 16 2) Overzichten, historieken, statistieken 17 3) Betalingen 17 D. Voorraadbeheer (enkel Business-versie) 18 1) De voorraad bijhouden 18 2) Lijsten en overzichten 18 6 Multi, multi, multi 20 7 Beschikbare modules 21 A. Athena Commercieel Beheer 21 B. Athena Business-versie 22 C. Athena RAP 22 D. Opties, bijkomende modules: 22 1) Athena-Cube: 22 2) Athena-Kassa: 22 3) Athena-Car 22 E. Maatwerk 23 8 Prijzen 24 9 Vragen 25 10 Opmerkingen 25 ID-Processing p. 1 / 25
1 Doelgroep: Athena werd ontwikkeld om aan een zo groot mogelijke doelgroep te voldoen: Onze klanten situeren zich tussen 0 tot 50 werknemers, en dit in de meest uiteenlopende sectoren. Gaande van een winkel, over diensten, groothandel en distributie, tot aannemers en productiefaciliteiten. In de meest ruime zin kunnen we stellen dat 92% van de kleine en middelgrote ondernemingen Athena als dagelijks instrument kunnen gebruiken. Om dit te verwezenlijken beschikt Athena over een uitgebreide parametrage. Door de juiste parameters in- of uit te schakelen, zal Athena zich volledig naar uw werkwijze en uw behoeften aanpassen. Tevens laat het u toe eenvoudig te beginnen, en naarmate de vraag naar nieuwe mogelijkheden ontstaat, Athena te laten mee groeien. 2 Vereisten: Athena werd speciaal ontwikkeld voor de Windows-omgeving. Dit wil zeggen dat Athena functioneert op alle computers waar één van volgende Windowsversies op aanwezig is: Windows 95 (1) Windows 98 (2) Windows Millennium Windows NT 4 (3) Windows 2000 (4) /2003 Windows XP Een paar aanbevelingen om probleemloos te werken: (1) Vraagt bijkomende installatie van DCOM (aanwezig op de Athena-CD) (2) Bij voorkeur Tweede Editie (3) Service Pack 3 is noodzakelijk (4) Service Pack 2 aanbevolen ID-Processing p. 2 / 25
Op het vlak van hardware, is een computer van de Pentium-II generatie aanbevolen, bij voorkeur met: 64 Mb RAM geheugen (intern geheugen) of meer schermresolutie van 800x600 of hoger 256 kleuren of hoger 50 Mb vrije ruimte op de harde schijf (ingeval een werkstation) en 50 Mb vrije ruimte per firma (op de server of op de computer waar de gegevens worden opgeslagen) 3 Technische opbouw van Athena Athena is een 32-bit client-server applicatie. Het programma zelf is voornamelijk ontwikkeld in Visual Basic De gegevens worden opgeslagen in een Microsoft Access-97 databank. De installatie verloopt via Windows-installer (InstallShield) en zorgt bijgevolg ook voor een perfecte un-install of biedt de mogelijkheid om een beschadigde installatie te herstellen. Een aantal voordelen van dit opzet zijn: Snelle ontwikkeling in een moderne omgeving, In een netwerkomgeving blijft uw netwerkverkeer minimaal, daar het programma op de client-machine draait. Enkel de noodzakelijke gegevens worden over het netwerk opgevraagd en verstuurd, Verwerking in transacties: bij onvoorziene stroomuitval midden in een opdracht blijft de integriteit van uw gegevens gewaarborgd. Grote openheid van het programma en de gegevens. De Accessdatabank is toegankelijk vanuit andere toepassingen en laat koppelingen toe met de gehele Microsoft-Office familie. ID-Processing p. 3 / 25
4 Snel aan de slag Wij houden zelf niet van langdurige en ingewikkelde implementaties. Met een programma zoals Athena moet u snel aan de slag kunnen gaan. Liefst vandaag nog. En dat kan! Niet dat wij pleiten voor de ondoordachte of overhaaste start, maar waar het moet zeker in eenvoudige administraties kunnen wij bijzonder snel van start gaan. Daartoe beschikt Athena over een paar sterke troeven: u koopt namelijk géén lege doos Zodra wij een inzicht hebben verworven in uw manier van werken (de workflow) en de doelstellingen die u wenst te behalen met onze software zorgen wij voor de parametrage. Dit gebeurt gelijktijdig met de installatie, die wij steeds gratis uitvoeren (tot 3 werkstations). Athena wordt geleverd met up-to-date tabellen vol informatie, zoals ondermeer: Alle landen, met taal-, munt- en telefoonkenmerken, Alle munten en een vrij recente wisselkoers, Alle talen en hun ISO-codes, Alle Belgische BTW-codes en regimes, Alle Intrastat goederencodes, Alle Belgische postcodes en plaatsnamen, Alle geldende takscodes (IVK, VLAM, BEBAT, FOST+, Recupel ), Het Belgisch Genormaliseerd rekeningstelsel Zodra u het programma de eerste keer opstart verschijnt de snelstart-wizard. Deze wizard zal u in een aantal stappen begeleiden doorheen de informatie die het programma nodig heeft, zoals: Uw adres- en bedrijfsgegevens, hoe u uw klanten en leveranciers wenst in te delen, informatie omtrent standaard betalingstermijnen, verkoopsvoorwaarden, kortingen, prijsbeleid en zomeer Wat dan nog rest is het aanmaken van de lay-out voor uw documenten. Daartoe worden een 20-tal voorbeelden mee geleverd waaruit u kan kiezen of die u verder kan aanpassen naar eigen smaak en kleur. Beschikt u reeds over bestanden met gegevens over klanten, leveranciers, artikels en prijzen, dan kunnen wij ze importeren in Athena. ID-Processing p. 4 / 25
5 Beschrijving van de mogelijkheden Athena ten volle beschrijven is uasi onmogelijk. Daarenboven evolueert het programma van week tot week, zodat elke folder of brochure steeds verouderd is. Minimum éénmaal per jaar ontvangt u trouwens een nieuwe versie van Athena. Op die manier blijft uw investering optimaal renderen en steeds aangepast aan de nieuwste normen, trends en technologische ontwikkelingen. Toch doen we een poging om de voornaamste kenmerken op te sommen. Deze opsomming is echter ver van compleet! A. De basisgegevens 1) Klanten Alle adresinformatie: administratief adres, facturatie-adres en onbeperkt aantal leveringsadressen Meerdere telefoon- en faxnummers, e-mail en websitegegevens Bijhouden van foto, opmerkingen en reisroute Keuze uit een onbeperkt aantal prijslijsten of een volledig individuele prijslijst per klant Diverse kortingsystemen (regelkorting, handelskorting, betalingskorting of artikelafhankelijke kortingen) Indeling in groepen en subgroepen Financiële informatie (BTW-regime, kredietlimiet, domiciliëring of factoring, al dan niet aanrekenen of vermelden van taksen, afwijkende verkoopsvoorwaarden) Mogelijkheid om per klant een aangepaste lay-out te bepalen voor het afdrukken van documenten Afwijkende voorkeuren voor facturatie en levering zijn instelbaar Diverse vrije velden Kan gekoppeld worden met een onbeperkt aantal contactpersonen, elk met hun eigen persoonlijke fiche Mogelijkheid om via één klik te e-mailen, een gepersonaliseerde brief of fax op te stellen, een envelop, etiket of klantenkaart (met barcode) af te drukken. Kopiëren en plakken van klantinformatie is mogelijk ID-Processing p. 5 / 25
2) Leveranciers Alle adresinformatie: administratief adres en afhaaladres Meerdere telefoon- en faxnummers, e-mail en websitegegevens Bijhouden van ons klantennummer en onze persoonlijke toegangscode tot de website of BBS Bijhouden van foto, opmerkingen en reisroute Indeling in groepen Financiële informatie (BTW-regime, HR, onze kortingen, 3 bankrekeningen) Mogelijkheid om per leverancier een aangepaste lay-out voor de bestelbon te bepalen Diverse vrije velden Kan gekoppeld worden met een onbeperkt aantal contactpersonen, elk met hun eigen persoonlijke fiche Mogelijkheid om via één klik te e-mailen, een gepersonaliseerde brief of fax op te stellen of een envelop af te drukken. Kopiëren en plakken van leveranciersinformatie is mogelijk Per leverancier kan vastgelegd worden welke artikels of diensten we daar kopen, of waarvan we vergelijkende prijzen willen bijhouden. Per artikel kan de laatst gekende prijs, de minimum afname, de leveringstermijn, de bestelcode en bijkomende opmerkingen worden opgeslagen. 3) Contactpersonen Iedereen die niet onder de noemer Klant of Leverancier valt, kan worden opgeslagen in de contactpersonenfiche. Naar analogie met de voorgaande kan ook hier een massa informatie worden opgeslagen. Elk van deze contactpersonen kan worden gekoppeld met één of meerdere klanten of leveranciers. Daarbij wordt telkens de relatie tot die klant of leverancier gevraagd. Voorbeelden van een relatie zijn: werknemer, aankoopverantwoordelijke, concurrent, verkoper, etc 4) Vertegenwoordigers en werknemers Uiteraard verdienen ook zij een plaats in Athena. Inzake vertegenwoordigers of sales-verantwoordelijken kan ook de commissioneringswijze vastgelegd worden (vaste of variabele schijven of commissie op artikelniveau) ID-Processing p. 6 / 25
5) Artikels Onder artikels verstaan we alle goederen of diensten die in onze onderneming worden verhandeld, aangekocht, verwerkt, verbruikt of geproduceerd. In de meest eenvoudige vorm bestaat een artikel enkel uit een code, een omschrijving en een aanduiding van het normale BTW-percentage. In zijn meest complexe vorm is onze artikelfiche bijna een boekbespreking. Alvorens een korte opsomming te geven, toch eerst volgende bijzonderheden: Een artikelcode (of artikelnummer) kan in Athena tot 24 posities lang zijn. Tegenover andere programma s is dit zeer ruim bemeten. Maar wij houden nu eenmaal niet van beperkingen. De artikelomschrijving kan tot 50 karakters bevatten. Volstaat dit niet, dan kan u via het tekstveld een onbeperkt lange uitleg vermelden. Athena biedt de mogelijkheid om documenten op te stellen in 4 talen, dus u kan de artikelomschrijving in 4 keuzetalen ingeven. Standaard kan u de artikels indelen in groepen en subgroepen. Voor sommige ondernemingen volstaat dit echter niet, of is dergelijke indeling niet functioneel. Daarom bieden wij ook een variant: de boomstructuur. Hier kan u tot 5 niveaus diep uw artikels catalogeren. In dergelijke boomstructuur kan eenzelfde artikel ook op meerdere plaatsen terug te vinden zijn. Waaruit bestaat de artikelfiche? Een artikelcode (tot 24 karakters, cijfers of leestekens) Een verkorte zoeknaam Een omschrijving (in 4 talen) Een aanduiding van de artikelgroep of subgroep waartoe dit artikel behoort (artikelfamilie) of de plaats(en) binnen de boomstructuur De normale BTW-code, 2 takscodes of 2 vaste taksen, een leeggoedcode Soort artikel (Aankoop, verkoop, beide, intern of verbruik) Aanduiding van maat en kleur, fabrikantcode Tot 5 Eenheden (of verpakkingen) waarin dit artikel kan aan- of verkocht worden, telkens met de omrekeningshoeveelheid en de bijhorende barcode Netto- en brutogewicht, inhoud en afmetingen Minimum afname bij aan- en verkoop, garantieperiode bij aan- en verkoop, grootboekrekeningen, intrastatcode, commissiepercentage Al dan niet bijhouden van de voorraad en van serienummers ID-Processing p. 7 / 25
Komt het artikel in aanmerking voor handelskorting of financiële korting Hoe worden de prijzen berekend: manueel of automatisch. Wat zijn de winstpercentages of bedragen. Is de berekening marging-up of down Aanduiding van de verkoopprijs per eenheid (ebtw en ibtw in 2 munten) Mogelijkheid om een promotieprijs en promotieperiode in te geven Gemiddelde en laatste aankoopprijs, kostprijs en inventariswaarde Onbeperkt aantal leveranciers per artikel (mét aanduiding van de hoofdleverancier) Bijhouden van een tekstzone (opmerkingen voor intern of extern gebruik) Koppeling met een extern bestand (Excel- of Worddocument, CADontwerp ) Foto Aanverwante artikels Gekoppelde artikels (bijvoorbeeld mogelijke opties die bij dit artikel verkocht kunnen worden) Extra velden die u zelf kan definiëren Voorraadoverzicht: beginvoorraad, totaal aangekocht, totaal verkocht, huidige voorraad, nog te leveren en nog te ontvangen, beschikbare voorraad, geblokkeerde voorraad, onverkoopbare voorraad of productieverliezen Bestelmethode (voor de MRP-versie) Minimumvoorraad en gewenst voorraadvolume Datum van de laatste stocktelling Samenstelling van het artikel: Dit kan een receptuur of stuklijst (BOM) zijn. Dit kan tot 15 niveaus diep en 500 deelartikels Internetlocatie (met bijvoorbeeld meer informatie over het artikel) Kopiëren en plakken van artikelinformatie is mogelijk 6) Beheer van de basisgegevens Het centraal beheren van alle bedrijfsinformatie biedt enorme voordelen. Alle informatie is op één plaats aanwezig en is steeds up-to-date. Het kan niet langer dat wanneer een telefoonnummer wijzigt, u dit op 4 plaatsen moet wijzigen. Het terugvinden van de juiste informatie in die enorme berg gegevens die we met z n allen verzamelen, is een ander oud zeer. Daarom beschikt Athena over bijzonder krachtige zoek- en filterroutines. U hoeft niet aan te geven dat u wenst te zoeken op naam, of op klantnummer, of op BTW-nummer U typt gewoon de informatie die u kent en het programma gaat razendsnel op zoek. ID-Processing p. 8 / 25
Omdat Athena van elke tabel weet wat de voornaamste informatie is, gaat de zoekrobot eerst op zoek naar gelijkenissen in deze voornaamste velden. Is er maar één gelijkenis gevonden, dan krijgt u de gewenste fiche onmiddellijk. Zijn er meerdere gelijkenissen teruggevonden, dan krijgt u een keuzelijst met deze treffers. Werd er niets teruggevonden, dan kan u meer specifiek op zoek gaan in alle andere velden. Daarbij kan u ook gebruik maken van het jokerteken *. Op een even eenvoudige manier kan u gegevens filteren. Bijvoorbeeld: toon mij alle klanten of alle artikels die beantwoorden aan bepaalde criteria. Vaak terugkerende filters kan u opslaan in een bibliotheek. Op die manier hoeft u maar één keer te bepalen wat u wenst. De volgende keer roept u de bestaande filter op, en krijgt u de geactualiseerde informatie. Om het geheel nog krachtiger te maken: met een paar muisklikken kan u de gegevens rangschikken, afdrukken, exporteren naar ASCII, HTML of Excel. Wat het afdrukken van basisgegevens betreft: naast de standaardlijsten kan u zelf onbeperkt lijsten definiëren en opslaan. Hierbij hoeft u geen gebruik te maken van rapportgeneratoren of andere complexe instrumenten. U klikt gewoon op de kolommen die u wenst te zien, versleept ze naar de gewenste plaats en breedte en de nieuwe lijst is klaar. Het afdrukken is steeds WYSIWYG (Zoals het op het scherm staat, komt het op papier). ID-Processing p. 9 / 25
B. Verkopen 1) Van offerte tot verkoopfactuur Hieronder geven we een opsomming van een paar bijzondere mogelijkheden die Athena u te bieden heeft. U zal zien er is voor elk wat wils. Een onderdeel van de parametrage is voornamelijk bedoeld om vast te leggen op welke manier u wenst te werken. In Athena werkt u met verschillende dagboeken. Elk dagboek behoort tot een bepaald type, en u kan meerdere dagboeken van elk type aanmaken. Beschikbare type dagboeken zijn: o Algemeen o Offerte o Bestek o Order (bestellingen van klanten) o Levering (zendnota) en verhuur o Factuur o Creditnota Met andere woorden: u kan méér dan 1 factuurdagboek gebruiken, of meerdere orderdagboeken (bijvoorbeeld: 1 orderboek per verkoper). Daarbij heeft elk dagboek zijn eigen nummering. Dit is ook uitermate geschikt ingeval u meerdere filialen heeft. Voor elke dagboek kan u vervolgens aangeven welke voorkeuren moeten gehanteerd worden, welke extra gegevens moeten gevraagd worden, wat de standaard lay-out van het document is (bij afdrukken en bij e-mailen), of het kan geschrapt worden, en zo meer U kan in Athena ofwel een vrije documentflow hanteren, of deze precies vastleggen zodat telkens de correcte weg moet gevolgd worden. Daarmee bedoelen we het volgende: Het is bijvoorbeeld mogelijk om van een klantorder onmiddellijk een factuur te maken, zonder daarvoor eerst een leveringsdocument aan te maken. Het is eveneens mogelijk direct een factuur in te geven. Doch wanneer u een echte workflow wilt hanteren (bijvoorbeeld: klantorder, orderbevestiging, zendnota, factuur) dan kan u dit vastleggen en zal Athena zich daar naar schikken. Elk type document kan omgezet worden naar elk ander type document. Dit kan alweer op verschillende manieren, naargelang u zelf wenst. Om bijvoorbeeld geleverde goederen te facturen, vertrekkend vanuit bestaande zendnota s kan u als volgt te werk gaan: ID-Processing p. 10 / 25
Ingeval er een 1:1 verhouding bestaat (dwz. 1 zendnota wordt 1 factuur) roept u de zendnota op en klikt u op de toets Factureren. De zendnota wordt automatisch omgezet naar een factuur waarbij u de kans krijgt om alles nog aan te passen. Enkel nog bewaren en afdrukken en de factuur is aangemaakt. Ingeval er een n:1 verhouding bestaat (dwz. Meerdere zendnota s moeten op 1 factuur komen), maakt u een nieuwe factuur voor deze klant en vraagt u de lijst van alle nog te facturen zendnota s voor die klant. U vinkt de gewenste zendnota s aan en de gegroepeerde factuur wordt aangemaakt. Ditzelfde kan ook op niveau van de artikels. Dit is eerder toepasselijk wanneer u goederen op voorraad gaat uitleveren. U maakt een nieuwe zendnota s en roept de lijst op van alle nog te leveren artikels voor die klant. In de distributiewereld gaat men vaak anders te werk: Daar gaat men wekelijks of maandelijks factureren op basis van de zendnota s. Bij Athena gaat dit via een paar muisklikken. Alle nog te factureren zendnota s worden automatisch omgezet naar facturen, en dit op basis van de voorkeuren per klant: sommige klanten willen bijvoorbeeld een afzonderlijke factuur pér levering, bij andere klanten mogen de leveringen gegroepeerd worden op 1 factuur. Athena houdt daar rekening mee. Nog een andere manier is leveren of facturen op basis van de procesopvolging. Dit laatste is een afzonderlijk hoofdstuk binnen Athena, maar het is bijzonder krachtig op dié plaatsen waar men order per order afwerkt of in productieomgevingen waar men hoofdzakelijk make-to-order werkt. Van elke lijn op een klantorder wordt bijgehouden in welke status het zich bevindt. Mogelijke statussen zijn: o Niet voorradig (backorder) o Besteld bij leverancier o Voorradig (of geleverd door leverancier) o Klaar voor levering aan de klant o Geleverd aan de klant o Gefactureerd aan de klant In totaal kan u 8 dergelijke statussen definiëren. Op basis van de status waarin een orderlijn zich bevindt kan u documenten aanmaken. Bij het omzetten van documenten worden alle gewenste refertes en verwijzingen mee overgenomen. Backorders worden automatisch bijgehouden ID-Processing p. 11 / 25
Uitgebreide informatie per document: Bij elk document kunnen naast de klassieke gegevens - volgende extra gegevens gevraagd worden (indien u dit wenst): Meerdere valuta Leveringswijze en route Referte en bonnummer van de klant Naam van de persoon die de opdracht ondertekende Referte van de transporteur Totaal aantal colli s, netto- en brutogewicht Vracht- en orderkosten Intrastatsamenvatting Leeggoed (al dan niet aangerekend, ook retour) Een memo (veld voor opmerkingen, van onbeperkte lengte) Betaling, betalingswijze en referte Wat de detaillijnen betreft kan eveneens extra informatie opgegeven worden, zoals: Besteldatum Gewenste leveringsdatum Kostprijs, afmetingen, gewicht en inhoud Afwijkende korting, aantal colli s, grootboekrekening, Tot 6 extra vrije velden Commentaarlijnen en invoer zonder artikelcode mogelijk Backorders Verder worden alle documenttotalen berekend en opgeslagen in 3 valuta: De munt van de klant Onze eigen munt Een derde munt naar keuze Tijdens de ingave kan u altijd een prijshistoriek of een afnamehistoriek van de klant opvragen. De beschikbare voorraad is ook steeds zichtbaar. Uw winstmarge is onmiddellijk zichtbaar Slogans of tijdelijke boodschappen worden automatisch afgedrukt (bijvoorbeeld: nieuwjaarswensen, aankondiging van promoties ) Alle wettelijke, en bijzondere clausules kunnen worden afgedrukt (bijvoorbeeld: Vrijstelling BTW volgens., Voor waar en echt verklaard voor de som van voluit geschreven -, ) Speciaal dagboek voor het verhuren van materiaal: Bij een levering gaat het materiaal uit de voorraad, bij facturatie komt het opnieuw bij de voorraad. ID-Processing p. 12 / 25
2) Commerciële ondersteuning Prijslijsten kent Athena in alle vormen en maten. Niet enkel via de gewone lijsten rapporteringsmogelijkheden, maar voor dié documenten die aan een klant of prospect worden gegeven voegen we een extra cachet toe: de presentatielijsten. Dit zijn prijslijsten of fiches met artikelspecificaties die gezién mogen worden. En u kan ze afdrukken of elektronisch verspreiden via internet, e-mail of cd-rom. Een ander voorbeeldje van flexibiliteit: stel; u maakt een offerte met daarin een aantal artikels. Via de wizard presentatielijsten geeft u het offertenummer in, en Athena zal voor elk van deze artikels de technisch-commerciële fiche afdrukken. In een handomdraai beschikt uw klant of prospect over een prachtig dossier met alle mogelijke informatie. 3) Overzichten, historieken, statistieken Wat heeft u aan een massa gegevens, wanneer u de vitale informatie niet geordend kan raadplegen? Athena beschikt dan ook over een uitgebreid gamma aan rapporten, lijsten en statistieken. Zelfs grafieken horen erbij. Onze jarenlange ondervinding en de feedback van klanten heeft ervoor gezorgd dat precies dié rapporten aanwezig zijn die een onderneming nodig heeft. Dit zowel op het niveau van het management, het sales-team, alsook de lijsten die nodig zijn om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld: Fost+ en IVK-aangifte, jaarlijkse BTW-listing ) Deze rapportage is bovendien alweer aanpasbaar naar uw specifieke noden. Volstaat dit niet, dan kan u zowat elke lijst exporteren naar Excel voor verdere analyse. En wilt u het neusje van de zalm dan is er nog altijd Athena-Cube: een echte OLAP-toepassing (OnLine Analytical Processing) die u toelaat om in elke kolom, in elk aanwezig gegeven, elk aanwezig cijfertje te gaan analyseren. In één oogopslag krijgt u dié informatie die u anders uren opzoekwerk zou bezorgen. Overzichten per land, regio, verkoper, Verkochte artikels per klant, toegestane kortingen per klantengroep, Omzet en marges per verkoper, per klant, Prijsevolutie per week, maand, kwartaal of over verschillende jaren, U kan het zo gek niet bedenken en het wordt u aangeboden! ID-Processing p. 13 / 25
4) Betalingen en aanmaningen Athena is géén boekhoudpakket. Dit willen we toch even benadrukken. Maar de plaats waar de facturen gemaakt worden is wel het meest up-to-date inzake omzet en daaraan gekoppeld kredietlimieten. Daarom voorzien wij ook een zeer eenvoudige manier om aan te duiden welke facturen al dan niet voldaan werden. Athena kent daarvoor 3 financiële dagboeken. De bedoeling is simpel: debiteurenoverzichten (vervaldagenbalans / aginglijst) en aanmaningen of rappels te kunnen versturen. Ongetwijfeld kan u dit ook vanuit uw boekhoudpakket, maar soms gebeurd dit extern waardoor u afhankelijk bent van derden. Athena kan tot 4 niveaus aanmaningen versturen, dit via automatische of manuele selectie. Het aanrekenen van intresten en kosten kan volledig volgens uw verkoopsvoorwaarden gebeuren. De teksten worden standaard in 4 talen geleverd, maar u kan ze eenvoudig, via de bijgeleverde tekstverwerker wijzigen. 5) De extraatjes We hebben het zonet aangeraakt Athena werkt perfect samen met de MS- Office omgeving (Word, Excel, Outlook) maar we gaan er niet van uit dat iedereen over deze programma s beschikt. Daarom heeft Athena zowat alles in huis: Een ingebouwde (Word-compatibele) tekstverwerker die u toelaat in een handomdraai mailings, faxen of gepersonaliseerde brieven op te stellen. Ook op het vlak van complexe offertes (bijvoorbeeld in de bouw- of aannemerssector waar een offerte of meetstaat uit heel veel tekstuele beschrijvingen bestaat, en waar tussenin artikels en prijzen moeten worden ingelast en uitgerekend) biedt deze tekstverwerker méér flexibiliteit dan we kunnen dromen met elk ander programma. Een ingebouwde to-do lijst en boodschappenbeheer. Om alle gebruikers met elkaar te laten communiceren Een ingebouwde mail-client (enkel voor het verzénden van e-mails). Deze mail-client gebruiken we om documenten per e-mail te verzenden (tenzij u opteert voor uw eigen e-mailprogramma). Daarnaast blijft er de mogelijkheid om etiketten en enveloppen af te drukken, en barcodes in maar liefst 24 formaten. Eigen backup- en optimalisatievoorziening, inclusief scheduler. Qua barcode heeft Athena de voorziening in huis om zowat overal een barcode te herkennen (een eenvoudige scanner volstaat). Niet alleen artikels, ID-Processing p. 14 / 25
maar zelfs documenten kunnen via barcode opgeroepen worden (bijvoorbeeld om een bepaald order te picken of een productie af te melden ) Qua export- en presentatiemogelijkheden biedt Athena volgende formaten aan: Athena-formaat, PDF (Acrobat), Excel, Word, HTML, ASCII, vaak aangevuld met Access en dbase formaat. ID-Processing p. 15 / 25
C. Aankopen (enkel Business-versie) 1) Van prijsaanvraag, over bestelling tot schaduwfactuur Precies zoals aan de verkoopzijde, beschikken we ook hier over een aantal dagboeken van verschillend type. o Prijsaanvraag (offerte) o Bestelling o Levering o Factuur o Creditnota Een eventueel bijkomend type is het dagboek productie-orders Ook hier kan u elk type document omzetten naar een ander. (Van bestelling naar levering, van levering naar factuur). Daarbij worden alle gewenste refertes en verwijzingen mee overgenomen. Bestellingen aan leveranciers kunnen op verschillende manieren tot stand komen: Door manueel in te geven Door manueel in te geven waarbij de tekorten die nodig zijn om een klantorder te kunnen leveren automatisch worden opgehaald Door het opbouwen van bestellingen. Daarbij gaat Athena na welke tekorten er zijn om alle klantorders te kunnen uitleveren Door het opbouwen van bestellingen waarbij Athena een voorstel tot voorraadaanvulling maakt, gebaseerd op uw minimum en gewenste werkvoorraden per artikel. Door de MRP-run (zie afzonderlijke brochure over de MRP-versie) Bestelbons aan leveranciers kunnen afgedrukt (u kan zelfs pér leverancier een specifieke lay-out definiëren) of rechtstreeks gemaild worden. Op de klantorders kan u zien welke goederen in bestelling zijn, bij welke leverancier en met welke referte. Dit kan ook perfect opgevold worden via de procesopvolging. Zodra een bestelling geleverd wordt, kan u deze op diverse manieren ingeven: Door te originele bestelling op te roepen en deze om te zetten naar een leveringsdocument ID-Processing p. 16 / 25
Door een leveringsdocument aan te maken, en goederen of backorders uit meerdere bestellingen op te roepen Door gebruikt te maken van het receptiescherm: een speciaal ontwikkeld scherm om heel snel en heel eenvoudig aan te duiden welke goederen werden geleverd. Door rechtstreeks - via voorraadmutaties de geleverde goederen in te boeken in het magazijn. Betrokken personen kunnen automatisch per e-mail of via het interne boodschappensysteem verwittigd worden dat de goederen werden geleverd, dat bepaalde klantorders verder kunnen afgewerkt worden, of dat er problemen waren met een bepaalde levering (defecten, slechte verpakking ) Wanneer u dat wenst kan u ook de facturen van de leverancier boeken (schaduwfacturen). Daarbij stelt Athena tevens een instrument ter beschikking om gefactureerde aantallen en prijzen te vergelijken met de effectief geleverde goederen en met de originele bestellingen: een perfect middel om uw leverancier te controleren. Uiteraard zal Athena bij dit alles rekening houden met uw voorkeuren (de parameters) om te weten op welk ogenblik de voorraad en de aankoopprijzen mogen worden aangepast. 2) Overzichten, historieken, statistieken Ook hier alweer voldoende overzichten en ondersteuningsmiddelen; goederen in bestelling, backorders, welke leveranciers zijn over tijd, wat moet er vandaag, morgen of volgende week geleverd worden. Hoeveel hebben we afgenomen bij welke leverancier 3) Betalingen Betalingen aan leveranciers kan u ook bijhouden. U kan dit betalingsbestand doorsturen naar Isabel. Tevens heeft u de mogelijkheden om betwiste facturen aan te duiden als zijnde niet akkoord voor betaling, zodat u die niet per ongeluk kan overschrijven. ID-Processing p. 17 / 25
D. Voorraadbeheer (enkel Business-versie) 1) De voorraad bijhouden Of u al dan niet de voorraad wenst bij te houden kan u bepalen op artikelniveau. Het is ook mogelijk om te werken met negatieve voorraden. In Athena kan u op 2 manieren aan voorraadbeheer doen: Actief of Passief Passief : U geeft alle aan- en verkoopdocumenten in, dus de voorraad wordt telkens automatisch aangepast. Actief : U boekt de voorraadbewegingen effectief in, telkens er iets IN of UIT het magazijn gaat. Bij het maken van de aan- en verkoopdocumenten gebeurt er dus niet automatisch een voorraadmutatie, maar uw magazijnier geeft die in. U kan ook een combinatie van beide gebruiken: Actief aan de verkoopzijde en Passief aan de aankoopzijde, of omgekeerd. In beide gevallen kan u natuurlijk bijkomende manuele boekingen registreren. Bijvoorbeeld: Interne voorraadmutaties Goederen blokkeren of deblokkeren Goederen als defect (out-of-order) boeken Verliezen ingeven Terug aan leverancier Teruggenomen van klant,. 2) Lijsten en overzichten Van op alle relevante schermen kan u onmiddellijk de voorraad van een artikel opvragen. Zoals reeds vermeld bij de artikelfiche worden van elk artikel volgende gegevens bijgehouden: beginvoorraad, totaal aangekocht, totaal verkocht, huidige voorraad, nog te leveren en nog te ontvangen, beschikbare voorraad, geblokkeerde voorraad, onverkoopbare voorraad of productieverliezen Elke voorraadbeweging wordt geregistreerd. U kan dus een volledig verloop opvragen. ID-Processing p. 18 / 25
Daarnaast zijn er de klassieke lijsten voor voorraadaantallen, stocktelling, stockwaarde (op basis van de gemiddelde of de laatste aankoopprijs, of op basis van de kostprijs of inventariswaarde), inventaris en voorraadmutaties. Er zijn ook controlelijsten om te zien welke artikels te weinig roteren of van welke artikels u eigenlijk te veel heeft aangekocht. De enige beperking is dat Athena momenteel slechts met één magazijn werkt. Werkt u met meerdere magazijnen dan is een work-around denkbaar. ID-Processing p. 19 / 25
6 Multi, multi, multi Athena wordt standaard geleverd in netwerkversie. Er is bij ons geen onderscheid tussen iemand die het programma slechts op 1 PC gebruikt of op 20. Athena is multi-company: met één en dezelfde licentie mag u meerdere firma s aanmaken en beheren, zonder meerprijs. Zolang de maatschappelijke zetel van de firma s op hetzelfde adres staat en de hoofdaandeelhouders dezelfde zijn. Athena is multi-boekjaren: er is geen beperking op het aantal boekjaren dat u kan beheren. Athena is multi-user: met één en dezelfde licentie mogen een onbeperkt aantal gebruikers aan de slag, op een onbeperkt aantal werkstations. Elke gebruiker beschikt over een eigen werkomgeving. Daarmee bedoelen we dat alle voorkeuren, instellingen, schermposities, kleuren of werkbalken automatisch opgeslagen worden. Op om het even welke PC u als gebruiker inlogt, overal krijgt u uw persoonlijke voorkeuren aangeboden. De beheerder kan bevoegdheden pér gebruiker of gebruikersgroep vastleggen. Het spreekt voor zich dat in een netwerkomgeving niet elke gebruiker over dezelfde rechten beschikt. Daarom is bijna elke functie in Athena te blokkeren voor een bepaalde gebruiker of groep van gebruikers. ID-Processing p. 20 / 25