Arrangementen binnen PasVOrm en de ondersteuning vanuit het expertiseteam Werkwijze 2016-2017 Definitieve versie 1
Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Inleiding 3 Arrangementen 2016-2017 3 Individueel arrangement 3 Groepsarrangement 4 Doorstroom vanuit VSO of Pasvorm Onderwijs 4 PRO scholen 4 VSO 4 Aanvraagprocedure 5 Digitalisering 5 Benodigde gegevens 5 Heraanvragen 5 PO VO 5 Terugkoppeling 5 Evaluatie 5 Rol ATLV commissie 6 Inzet van het Expertiseteam 6 Rol van het expertiseteam bij het aanvragen van arrangementen en TLV s 7 2
Inleiding Voor u ligt de werkwijze rondom het aanvragen, toekennen en beoordelen van arrangementen voor het schooljaar 2016-2017. Op basis van de evaluaties en de ervaringen van de scholen, het samenwerkingsverband en de evaluaties van de commissie ATLV, zijn een aantal scenario s ontwikkeld waarin we tevens een voorstel deden voor een manier van werken die aansluit bij de manier waarop we binnen het samenwerkingsverband willen werken aan Passend Onderwijs. Deze notitie is het resultaat van de overleggen die op alle niveaus zijn gevoerd met de betrokken scholen en de collega s binnen het samenwerkingsverband. Er is voor gekozen het voorstel van het samenwerkingsverband om de huidige werkwijze te verbeteren, nader uit te werken. Wij streven ernaar om laagdrempelig ondersteuning te kunnen bieden aan de scholen en de administratieve last zo klein mogelijk te houden. Dit document is de praktische uitwerking hiervan en biedt duidelijkheid omtrent het aanvragen, toekennen, beoordelen van arrangementen en het functioneren van de ATLV commissie. Arrangementen 2016-2017 Het arrangement dient leerlingen met specifieke/extra onderwijs- en ondersteuningsbehoefte te ondersteunen die de basisondersteuning van de school overtreft. De beoordeling van de basisondersteuning is daarbij in eerste instantie een zaak van school. In het Schoolondersteuningsprofiel staat omschreven op welke manier de school dit invult. De evaluatie van MonPas kan een manier zijn om in kaart te brengen wat het niveau is van deze ondersteuning. Aan de hand van het toekennen van arrangementen kan het samenwerkingsverband extra ondersteuning faciliteren voor individuele leerlingen en groepen leerlingen. Na afloop van het arrangement moet aangetoond kunnen worden dat het arrangement adequate extra ondersteuning heeft opgeleverd en dat daarmee het onderwijs meer passend is voor de desbetreffende leerling. Het samenwerkingsverband heeft in het ondersteuningsplan aangegeven handelingsgericht te willen werken. Handelingsgericht werken staat daarom als middel en instrument centraal zowel bij de benadering en de beoordeling van de aanvragen alsmede de uitvoering en de inzet van het expertiseteam op scholen. De uitgangspunten van het thuisnabij onderwijs zijn hierbij leidend. Individueel arrangement Komend schooljaar is het mogelijk om een groot of een klein individueel arrangement aan te vragen, afhankelijk van de intensiteit van de zorgvraag van de leering. Een arrangement bestaat in de eerste plaats uit een financiële bijdrage: Klein arrangement 12 maanden x 85 = 1020 Groot arrangement 12 maanden x 255 = 3060 We werken vanaf komend schooljaar met maandelijkse bedragen die twee keer per jaar overgemaakt worden (november en mei). Een gehonoreerde aanvraag gaat in op de eerste dag van de maand na de toekenning. 3
Groepsarrangement Groepsarrangementen zijn een vermenigvuldiging van een individueel arrangement van leerlingen met een vergelijkbare ondersteuningsvraag waarbij we flexibel omgaan met het eventueel (her)verdelen van arrangementen over leerlingen gedurende het schooljaar*. Het kan gaan om het begeleiden van leerlingen in een groepsvorm, alsmede eenzelfde methodische aanpak voor meerdere leerlingen op individueel niveau (binnen of buiten de klas). * Bijvoorbeeld: er wordt voor 12 leerlingen een arrangement aangevraagd in de vorm van een groepsarrangement. Leerling 12 heeft halverwege het jaar geen begeleiding meer nodig, maar leerling 13 blijkt dit wel te hebben. Op deze manier hopen we tegemoet te komen aan de wens van scholen om het budget in te zetten naar eigen inzicht en dit tussentijds te kunnen wijzigen. De individuele- en groepsarrangementen kunnen het hele schooljaar worden aangevraagd en zijn variabel in duur, afhankelijk van de ondersteuningsbehoefte van de leerling. Wanneer de aanvragen voor 28 juni 2016 aanstaande volledig bij de commissie zijn aangeleverd, krijgt u voor de zomervakantie bericht van ons. Doorstroom vanuit VSO of Pasvorm Onderwijs Bij terugplaatsing van een leerling vanuit het VSO naar regulier VO is er in het eerste schooljaar van de terugplaatsing sprake van het toekennen van een groot arrangement voor de duur van het schooljaar. Wordt een leerling na januari teruggeplaatst dan is er sprake van een groot arrangement voor het lopende en volgende schooljaar. De bekostiging van de leerling die mogelijk nog loopt, gaat mee volgens de geldende afspraken die vastgelegd zijn in het document verrekening overstappende leerlingen, inclusief tijdelijke overstappen en proefplaatsingen. Bij terugplaatsing van de onderwijsvoorziening naar een VO school geldt bovenstaande met dit verschil dat er minimaal een klein arrangement beschikbaar is. In beide gevallen blijft er gedurende minimaal drie maanden een begeleider vanuit het VSO danwel PasVOrm Onderwijs betrokken bij het monitoren, evalueren en eventueel ondersteunen van de leerling op de nieuwe school. Daarna wordt voor tenminste het resterende schooljaar voorzien in begeleiding vanuit het expertiseteam. Scholen nemen hierin het initiatief om bij de aanvraag aan te geven wat ze nodig hebben vanuit het expertiseteam. PRO scholen Een deel van het beschikbare bedrag wordt gereserveerd voor de PRO-scholen voor leerlingen met complexe problematiek die de ondersteuning met behulp van een PRO beschikking overstijgt. Dit budget kan middels een aanvraag voor een groepsarrangement worden aangevraagd in samenwerking met de schoolcontactpersoon en eventueel een afgevaardigde van de commissie (Jolijn Verburg en/of Mandy Witte). Pasvorm Onderwijs Leerlingen die tijdelijk niet meer op de school van herkomst kunnen blijven, kunnen worden geplaatst op de OPDC Pasvorm Onderwijs. Voor plaatsing kunt u een arrangement aanvragen middels de geldende procedure. Meer informatie over de intakeprocedure kunt u vinden op de website. VSO Wanneer u een leerling verwijst naar het VSO, kunt u een toelaatbaarheidsverklaring aanvragen. Het OPP bevat de inhoudelijke onderbouwing en een beschrijving van alle acties die zijn ondernomen. Meer informatie over deze procedure en de aan te leveren gegevens vindt u op de website. 4
Aanvraagprocedure Digitalisering Voor de aanvraag van een arrangement levert u de gegevens aan middels Grippa. In verband met de privacy gevoeligheid van de gegevens is het vanaf het moment dat u de inlogcode van Grippa heeft ontvangen, niet meer mogelijk de gegevens per post of per mail aan te leveren. In dit systeem kunt u de status van uw aanvraag bekijken. Na controle of de gegevens volledig zijn, komt de aanvraag op de agenda van de commissie ATLV. Zij zullen de aanvraag binnen zes weken beoordelen. Benodigde gegevens De aanvraag voor een individueel arrangement dient de volgende gegevens te bevatten: - Volledig ingevuld en ondertekend OPP deel A t/m E. o Voor een nieuwe aanvraag gebruikt u altijd het meest recente document wat u op onze site kunt vinden (momenteel is dit versie 0.3) o Indien u naast financiële ondersteuning tevens inzet van het expertiseteam wenst, dan geeft u dit duidelijk aan in Deel D van het OPP. o In het document geeft u een helder antwoord op de vragen: Wat wordt vanuit de basisondersteuning geboden. Wat is de onderwijsbehoefte van de leerling en welke extra ondersteuning is hierbij nodig. Op welke manier wordt hierin voorzien met het arrangement en hoe wordt dit geëvalueerd. o Als bijlage van uw aanvraag is het mogelijk om het beoordelingsinstrument van de ATLV-commissie in de vullen. U kunt deze vinden in Grippa en op de website. Wanneer een leerling vanuit het VSO of Pasvorm Onderwijs (terug)geplaatst wordt naar het regulier onderwijs, volstaat het voor het aanvragen van het arrangement om het bestaande OPP aangevuld met de nieuwe doelen aan te leveren. Het samenwerkingsverband is altijd betrokken bij overstappen als het om een zorgleerling gaat. In overleg met de betrokken scholen en het samenwerkingsverband wordt besloten welke extra ondersteuning er nodig is en wie dit kan leveren. Voor een groepsarrangement levert u de volgende gegevens aan: - Aanvraagformulier groepsarrangement o Indien u naast financiële ondersteuning tevens inzet van het expertiseteam wenst, dan geeft u dit duidelijk aan bij de aanvraag. o In het document geeft u een helder antwoord op de vragen: Wat wordt vanuit de basisondersteuning geboden. Wat is de onderwijsbehoefte van de leerling en welke extra ondersteuning is hierbij nodig. Op welke manier wordt hierin voorzien met het arrangement en hoe wordt dit geëvalueerd. o Als onderlegger van uw aanvraag is het mogelijk om het beoordelingsinstrument in de vullen. U kunt deze vinden in Grippa en op de website. In alle gevallen geldt dat het OPP besproken is met ouders en leerling en dat zij de aanvraag mede ondertekenen. 5
Heraanvragen Doet u een aanvraag voor een nieuw jaar op basis van een bestaand arrangement? Dan kunt u volstaan met het bestaande OPP met: Een nieuw ingevuld deel D waarin u aangeeft wat u aanvraagt. Een geëvalueerd deel E met nieuwe, herziene en/of bestaande doelen. voor het groepsarrangement vult u het nieuwe formulier aanvraag groepsarrangementen in. LET OP! Bij de beoordeling van groepsarrangementen baseren wij ons op het aantal geëvalueerde leerlingen van vorig jaar. Wijkt u hierin in uw aanvraag vanaf, licht dit dan toe. PO-VO Als het om een overstapper gaat, kunt u de gegevens uit het OKR van de basisschool overnemen. Een warme overdracht is dan noodzakelijk. Bij overstappers vanuit het basisonderwijs geldt niet altijd dat iemand vanuit het expertiseteam betrokken is als er al goede overdracht is geweest tussen PO en VO (zie ook documenten met betrekking tot de overstap van PO naar VO). Indien de leerling in de preventieve bespreking is besproken en het advies voor een arrangement gegeven wordt, kunt u het verslag hiervan als bijlage meesturen. Het is begrijpelijk dat voor een overstapper nog niet alle gegevens bekend zijn om het OPP volledig in te vullen voordat de leerling gestart is op school. Dit is voor de aanvraag dan ook niet noodzakelijk als uit de aanvraag maar blijkt op welke manier de ondersteuning wordt ingezet en op basis waarvan dit is bepaald. Terugkoppeling Na behandeling van de aanvraag door de commissie ontvangt u via Grippa een toekenning of afwijzing. Bij een afwijzing ontvangt u een korte onderbouwing. Indien mogelijk, kunt u de aanvraag op basis van deze onderbouwing opnieuw indienen bij de commissie. Het is mogelijk om desgewenst een mondelinge toelichting te geven tijdens de commissievergaderingen. Voor een toelichting op een besluit van de commissie kunt u altijd contact opnemen met één van de voorzitters van de commissie. Evaluatie De voortgang en de evaluatie van de inhoud van het individuele arrangement en OPP is een verantwoordelijkheid van de school. Het expertiseteam kan hierbij ondersteuning bieden. Aan het einde van het schooljaar, levert u aan het samenwerkingsverband het volledige OPP aan waarin in deel E wordt omschreven welke doelen er waren, wat de inzet is geweest en wat het resultaat is van deze inzet. Probeer hierbij zo concreet mogelijk te zijn. Groepsarrangementen dienen op procesniveau te worden geëvalueerd waarbij zowel de leerling als de leerkracht en de organisatie als geheel worden meegenomen. Beschrijf in ieder geval de werkwijze, de opbrengst en verbeterpunten. Beschrijf daarnaast kort in een paar zinnen welke leerlingen hebben geprofiteerd van het arrangement. Ter onderbouwing kunnen de volledig geëvalueerde OPP s van de leerlingen worden meegestuurd of deze kunnen desgewenst worden opgevraagd door de ATLV-commissie. 6
Rol ATLV commissie De ATLV commissie bestaat uit: - een orthopedagoog van het samenwerkingsverband, tevens voorzitter (Jolijn Verburg of Mandy Witte) - manager bedrijfsvoering van het samenwerkingsverband ter bewaking van de procedure en financiën (Kees van Willigen) - een vertegenwoordiger vanuit het netwerk zorgcoördinatoren (Jan Doornhof en Suzanne de Gier) - bij de beoordeling van een TLV op verzoek: vertegenwoordiger VSO cluster 4 (vanuit Yulius) en vertegenwoordiger cluster 3 (vanuit de Cirkel) De ATLV commissie beoordeelt één keer per twee weken nieuwe aanvragen. Omdat de bijeenkomsten het afgelopen jaar veel tijd kostten, zullen wij het komende jaar de betrokken experts van tevoren de dossiers laten lezen en beoordelen in het digitale systeem. Zij hoeven niet meer bij de vergadering aanwezig te zijn wat de procedure efficiënter en sneller maakt. Beoordeling vindt plaats op basis van de inhoud van het OPP aan de hand van de 9 criteria en 5 puntenschaal (zie bijlage). Wanneer de commissie geen overeenstemming kan vinden, kan advies ingewonnen worden bij de commissie van de collega samenwerkingsverbanden of bij andere experts (bv. cluster 3 specialisten lichamelijke beperking). Desgewenst kan de ATLV commissie meekijken, advies of aanvullingen geven voordat de aanvraag wordt ingediend. De mogelijkheid om aanvragen te bespreken en toe te lichten kan zowel vanuit de school als de commissie komen. Wanneer een aanvraag wordt besproken waarbij één van de commissieleden betrokken is, wordt de aanvraag behandeld door de andere commissieleden. Inzet van het expertiseteam De inzet van uren van een lid (leden) van het expertiseteam wordt vanaf komend schooljaar losgekoppeld van de aanvraag van arrangementen en wordt derhalve niet meer bekostigd vanuit dit budget. In de praktijk bleek dat scholen niet altijd behoefte hebben aan een vast aantal uren inzet van het expertiseteam (ambulante begeleiding of orthopedagoog/ psycholoog). Daarnaast was voor velen onduidelijk of de leden van het expertiseteam ingezet konden worden voor alleen leerlingen met een arrangement of ook voor andere leerlingen (bijvoorbeeld in een preventief traject). Het loslaten van de koppeling aan arrangementen biedt ruimte om de leden van het expertiseteam in te zetten ter versteviging van de basisondersteuning en binnen verschillende lagen van de school. Uiteraard kunnen scholen wel vaste afspraken maken als daar behoefte aan is, in afstemming met het samenwerkingsverband. In de voorbereiding van aanvragen voor arrangementen en toelaatbaarheidsverklaringen wordt wel altijd iemand vanuit het expertiseteam van het SWV betrokken. De zorgcoördinator, orthopedagoog en ambulant begeleider bekijken tijdens de evaluatie- en inventarisatiegesprekken wat er nodig is op de scholen en hoe deze begeleiding ingezet kan worden. De zorgcoördinator neemt hierin de regie en bewaakt dit proces. De leden van het expertiseteam bekijken naar aanleiding van de vragen van de scholen gezamenlijk wiens expertise nodig is om aan de vraag van scholen te voldoen. We gaan uit van een vast team van twee leden van het expertiseteam per school (orthopedagoog/ psycholoog of de maatschappelijk werker en een ambulant begeleider), 7
maar bij de uitvoering van de werkzaamheden kan het zo zijn dat een ander lid van het expertiseteam betrokken is. Daarnaast kan, op verzoek van de school, ambulante begeleiding met specifieke kennis van cluster 3 problematiek worden ingezet. Op deze manier behouden scholen hun eigen contactpersonen maar kan ook maatwerk worden geleverd in de uitvoering van bepaalde taken doordat de diversiteit aan kennis en expertise van de medewerkers optimaal worden benut. Het uitwisselen van kennis en het delen van good practices wordt hierdoor ook makkelijker. Intern zal worden ingezet op verstevigen van het expertiseteam door middel van het verduidelijken van rollen, afbakening van taken, verdieping en inzet naar expertise. Rol van de leden van het expertiseteam bij het aanvragen van arrangementen en toelaatbaarheidsverklaringen Voor het expertiseteam geldt dat er een begeleidende rol binnen de school bij de aanloop naar de aanvraag voor een arrangement is. Deze rol bestaat uit: - minimaal één keer contact met de leerling door middel van een observatie of gesprek. - betrokkenheid bij gesprekken met de ouders, ZAT en eventuele andere partijen waaronder jeugdhulp - meedenken bij het bepalen van de inzet van beschikbare middelen - mede ondertekenen van de aanvraag en daarmee de betrokkenheid en kennis van de inhoud van de aanvraag tonen Door de betrokkenheid van minstens één van de leden van het expertiseteam in het voortraject hopen we het methodische en handelingsgericht werken op scholen te stimuleren en de kwaliteit van de ondersteuning en de aanvragen te vergroten. In de filosofie van het SWV moet er door het toewijzen van een combinatie van AB en orthopedagoog/psycholoog een samenspel ontstaan met de school. In ons ondersteuningsplan staat hierover dat het de doelstelling van het SWV is om het meest passende onderwijs voor elke leerling in onze regio te bieden en deze op een kwalitatief hoger niveau te brengen. Daarvoor moet er in samenhang en overleg met elkaar worden gewerkt. Wanneer mede door de inzet van het expertiseteam het onderwijs voor een individuele leerling passend gemaakt kan worden, dan werken we op een goede manier aan deze doelstelling. Bovenstaande vraagt om samenwerking. Vanuit de organisatie van het SWV willen we hierin vooral ruimte bieden aan onze medewerkers om te zoeken naar oplossingen in dienst van alle scholen. 8