Factsheet Matchpoint in Kidos Ouder- en Kindteam Amsterdam De uitleg in dit deel geldt voor alle Kidos-gebruikers binnen het OKT 1. Dit zijn in het algemeen OKT-professionals die vanuit de GGD-JGZ of JGZ-SAG werken binnen het OKT, zoals jeugdartsen en JGZ-verpleegkundigen. Kidos-gebruiker versus verdeler De JGZ GGD Amsterdam heeft ervoor gekozen om per JGZ-locatie contactpersonen aan te wijzen die het eerste aanspreekpunt zijn voor andere professionals die via Matchpoint contact zoeken. In geval van waarneming of bij verandering van locatie van de ketenregistrateur of zorgcoördinatie, kunnen andere professionals toch in contact komen met iemand van de JGZ-locatie van het betreffende kind door te mailen of te bellen met de contactpersoon. De contactpersoon geeft het bericht door aan de betrokken OKT-professional. De contactpersoon (wij noemen ze verdeler) houdt ook overzicht van de ketenregistraties en zorgcoördinaties van de locatie en informeert teamleider of betrokken OKT-professional. Inloggen en starten met Matchpoint Matchpoint is opgenomen als onderdeel van KIDOS: je hoeft er dus als KIDOS-gebruiker niet apart voor in te loggen. Indien je toegang hebt tot een dossier, dan heb je ook toegang tot Matchpoint binnen dat dossier. Matchpoint is te vinden via het cliëntdossier bij het tabblad Risicosignalering. Je ziet dan direct eventuele risicosignaleringen, ketenregistraties en zorgcoördinaties van de betreffende jeugdige. 1 Mogelijk dat KIDOS-SAG iets anders werkt; de uitleg is gericht op KIDOS-GGD 1
1. Aanmaken risicosignalering en ketenregistratie Stap 1: Maak een afweging of je een ketenregistratie wilt aanmaken (risicosignalering) Tijdens elk consult maak je de afweging of de jeugdige een risico loopt in de ontwikkeling. Deze afweging maak je op basis van de balans tussen beschermende en risicofactoren. Professioneel inzicht bepaalt hoe de balans is bij de betreffende jeugdige en zijn/haar ouders. Hierbij kijk je naar 4 gezondheidsdomeinen (het zgn Bakkerbalansmodel): welbevinden jeugdige/gezin, competentie ouder(s)/jeugdige (oudere kinderen), sociale steun, omstandigheden & gebeurtenissen. Het bepalen of er voldoende beschermende factoren en kracht is bij de ouder/jeugdige is belangrijk. Het OKT streeft naar de empowerment van de ouder/jeugdige, maar biedt ondersteuning waar dat nodig is. Signaleer objectief en niet subjectief. Beschrijf concrete, feitelijke signalen. Schrijf bijvoorbeeld: Stefan ziet wit, heeft wallen onder de ogen en strakke trekken in zijn gezicht in plaats van: Stefan ziet er slecht uit. In het cliëntdossier op het tabblad Risicosignalering, beschrijf je per categorie wat de afweging is. Zowel beschermende als risicofactoren worden beschreven. Kies voor Opslaan, waarmee de ingevulde risicosignalering wordt bewaard in het cliëntdossier; deze gegevens worden NOOIT doorgegeven aan Matchpoint! Zie het Handvat Ketenregistratie Matchpoint dat je kan helpen om de keuze wel/niet melden te maken. Na het opslaan van de risicosignalering kan je kiezen voor: 1. 2. Niet melden: dit betekent dat je de afweging hebt gemaakt, maar besloten hebt om (nog) niet te melden. Meld als Ketenregistratie: zie verder bij stap 2 en 3. 2
Stap 2: Meld aan de jeugdige en/of ouders dat je je zorgen maakt en om die reden een ketenregistratie aanmaakt in Matchpoint. Vóóraf meld je bij de jeugdige en/of de ouders dat je een ketenregistratie gaat aanmaken. Je legt uit wat de zorgen zijn in verhouding tot de beschermende factoren en met welk doel je de ketenregistratie aanmaakt (betrokkenen kunnen elkaar snel vinden en de hulpverlening op elkaar afstemmen). De jeugdige en/of de ouders hoeven geen toestemming te geven, maar jij moet wel hun informeren. Vraag hen om toestemming voor overleg met derden als er een match is. Géén toestemming betekent dat je géén gegevens mag uitwisselen, ook niet met andere OKT-professionals. Stap 3 Maak de ketenregistratie aan Nadat de risicosignalering is opgeslagen klik je op Meld als ketenregistratie (zie stap 1). Het volgende scherm verschijnt: Als ouders/jeugdige niet geïnformeerd zijn over de ketenregistratie of geen toestemming hebben gegeven voor overleg bij een match, dan leg je de reden hiervan in het dossier vast (gebruik hiervoor de button Maak actie rechtsboven in Kidos). Klik op Ketenregistratie in Matchpoint en bevestig met OK; de ketenregistratie is nu aangemaakt. Wat zie je dan in Kidos? Rechts boven in het scherm verschijnt na zo n 10 minuten een rood parapluutje, ten teken dat de ketenregistratie is verwerkt. Als je klikt op de ketenregistratie, dan worden de ketenregistraties (zowel in Matchpoint als in de landelijke VIR) getoond en eventuele zorgcoördinatie. Dat geeft je dus informatie of er andere professionals zijn die een ketenregistratie hebben aangemaakt. Op het tabblad Journaal verschijnt ter informatie de risicosignalering die is gemaakt in Kidos (hieronder te zien) en de ketenregistratie die is aangemaakt in Kidos. Je hoeft hier niets mee te doen. 3
2. Afsluiten of verlengen ketenregistratie Een ketenregistratie wordt na twee jaar automatisch afgesloten. Je kán een ketenregistratie eerder afsluiten als je geen zorgen meer hebt over de jeugdige. Vul dan bij Einde registratie de afsluitdatum in en klik op Wijzig; bevestig met OK. Andersom: als je nog wel zorgen hebt en een ketenregistratie loopt bijna af (dat krijg je via een mailtje van de verdeler te horen), dan kun je de einddatum ook op een later tijdstip zetten. Meld dit altijd aan de jeugdige/ouders. 4
3. Overdragen ketenregistratie (bij overdracht dossier) Dossiers van jeugdigen waar je zorgen over hebt, moeten warm overgedragen worden. De zorgen draag je over door contact op te nemen met je ontvangende collega. Bij deze dossiers heb je waarschijnlijk ook ketenregistraties gemaakt. Om ketenregistraties van Matchpoint over te dragen, kan je het volgende doen: 1. Ga naar het menu in Kidos. Klik op de knop Matchpoint. Kies voor Overdracht ketenregistraties 2. Bij het bovenste veld (Overdragende medewerker) zoek je je naam bij de locatie van de ketenregistraties die je wilt overdragen. 3. Klik op je naam bij de juiste locatie dan komt er een lijst met alle ketenregistraties. 4. Vink de juiste dossiers aan (let op: de cliëntnummers zijn niet de cliëntnummers van Kidos, maar de nummers waarmee het dossier in Matchpoint bekend is) 5. Zoek in het tweede veld (Ontvangende medewerker) de naam van de collega waaraan je de ketenregistraties wilt overdragen. 6. Klik op de knop Overdracht. Het resultaat is pas de volgende dag te zien in de dossiers. 5
4. Uitvoeren zorgcoördinatie In het geval dat er voor dezelfde jeugdige meerdere ketenregistraties zijn aangemaakt, dan belegt Matchpoint de zorgcoördinatie. In het geval dat jij de zorgcoördinatie krijgt, dan hoor je dat van de verdeler, meestal via een mail of bellen. Wat zie je dan in Kidos? Er is automatisch een ketenregistratie aangemaakt (als je deze nog niet had gemaakt). Naast het parapluutje verschijnt ZC ten teken dat een Kidos-professional nu de zorgcoördinatie nu heeft. Op het tabblad Journaal verschijnt ter informatie een regel dat de zorgcoördinatie is belegd bij de betreffende professional. Je hoeft hier niets mee te doen. Pas als er toestemming is van ouders/jeugdige neem je contact op met de andere betrokken ketenpartners (de Matchpoint-gegevens zijn zichtbaar) en stem je af over de ondersteuning. Als zorgcoördinator noteer je de acties (button Maak actie). 6
5. Overdragen zorgcoördinatie aan andere Kidos-gebruiker (bij overdracht dossier) Dossiers van jeugdigen waar je zorgen over hebt, moeten warm overgedragen worden. Uiteraard informeer je de jeugdige en/of ouders hierover. De zorgen draag je over door contact op te nemen met je ontvangende collega. Bij deze dossiers heb je waarschijnlijk ook ketenregistraties gemaakt en misschien de zorgcoördinatie door Matchpoint toegewezen gekregen. Draag dan eerst de ketenregistratie over en daarna de zorgcoördinatie. Het overdragen van zorgcoördinaties kan je op 2 manieren doen: A. meerdere tegelijk via het menu (werkt hetzelfde als bij overdracht van ketenregistraties) 1. Ga naar het menu in Kidos. Klik op de knop Matchpoint. Kies voor Overdracht zorgcoördinatie. 2. Bij het bovenste veld (Overdragende medewerker) zoek je je naam bij de locatie van de zorgcoördinaties die je wilt overdragen. 3. Klik op je naam bij de juiste locatie dan komt er een lijst met alle zorgcoördinaties. 4. Vink de juiste dossiers aan (let op: de cliëntnummers zijn niet de cliëntnummers van Kidos, maar de nummers waarmee het dossier in Matchpoint bekend is) 5. Zoek in het tweede veld (Ontvangende medewerker) de naam van de collega waaraan je de zorgcoördinatie wilt overdragen. 6. Klik op de knop Overdracht. Het resultaat is pas de volgende dag te zien in de dossiers. B. vanuit het dossier 1. Ga naar het tabblad Risicosignalering in het dossier 2. Ga naar het onderste scherm zorgcoördinatie. Zet een vinkje bij de naam van de zorgcoördinator 3. Klik op het ikoontje links naast het scherm (Wijzig zorgcoördinatie) 4. Klik op de knop Selecteer naast Overnemen door Kidos zorgcoördinator 5. Zet een vinkje bij de naam van de collega aan wie je de zorgcoördinatie wilt overdragen 6. Klik op het volgende scherm op Instellen in Matchpoint. Het resultaat is meestal snel in het tabblad Risicosignalering te zien. In het scherm achter de knop Toon Ketenregistraties is het de volgende dag te zien. 7
6. Overdragen zorgcoördinatie aan andere organisatie of aan OKTprofessional die RIS-OKT gebruikt Als je in overleg met andere professionals besluit dat een andere organisatie de zorgcoördinatie krijgt dan draag je op vergelijkbare wijze de zorgcoördinatie over. In dat geval Kies je voor Aan betrokken organisatie toewijzen en selecteer je de juiste organisatie (dit gaat het makkelijkst met zoeken via CRTL+F) en klik op Instellen in Matchpoint. LET OP: als je overdraagt naar een OKT-professional die RIS-OKT gebruikt, vul het dan als volgt in: Wijzig status zorgcoördinatie: ACTIEF Vastzetten zorgcoördinatie: JA zetten. Anders komt de zorgcoördinatie niet goed aan!! 8