Rapporteur: ir. D. Spekkink, EGM onderzoek BV, Dordrecht.
IIDouwnoesearch m [fj[l@{j)[léfj[j[j[j[j[j[jéfj WéfJ[f[) Df0(J][f[) méér dan een vragenlijstje Rotterdam 1992 [fj[fj f2@ftjffj
DOELSTELLING STICHTING BOUWRESEARCH Stichting Bouwresearch (SBR) verleent de bouwnijverheid hulp bij het toepassen van nieuwe inzichten en ontwikkelingen op het gebied van manag'ement, organisatie en technologie, Belangrijkste doelstelling van SBR is het laten uitvoeren van onderzoek gericht op verbetering van kwaliteit, produktiviteit, arbeidsomstandigheden en zorg voor de werkgelegenheid in de bouw, SBR voert circa 80 onderzoeksprojecten per jaar uit en werkt actief aan het overdragen van de kennis naar alle geledingen binnen de bouwnijverheid, De Stichting en degenen die aan deze publikatie hebben meegewerkt, hebben een zo groot mogelijke zorgvuldigheid betracht bij het verwerken - naar de laatste inzichten - van de in deze publikatie opgenomen gegevens, De mogelijkheid dat zich desondanks onjuistheden in deze publikatie kunnen bevinden kan niet worden uitgesloten, Degene die van deze publikatie gebruik maakt aanvaardt daarvoor het risico, De stichting sluit, mede ten behoeve van degenen die aan deze publikatie hebben meegewerkt, iedere aansprakelijkheid uit voor schade die mocht voortvloeien uit het gebruik van informatie uit deze publikatie, CIP-GEGEVENS KONINKLIJKE BIBLIOTHEEK, DEN HAAG Spekkink, 0 Programma van eisen:méér dan een vragenlijstje / auteur: 0, Spekkink, - Rotterdam: Stichting Bouwresearch, - (SBR-publikatie; 258a) Met lit. opg, ISBN 90-5367-071-8 NUGI833 Trefw,: kwaliteitszorg; bouwnijverheid, Alle rechtenvoorbehouden, Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd,opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, getransformeerd tot software, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16b Auteurswet 1912jo, het Besluit van 23 augustus 1985, StbA71 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus 882, 1180 AW Amstelveen), Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) dient u zich te richten tot: Stichting Bouwresearch, Postbus 1819,3000 BV Rotterdam. No part of this book may be reproduced in any form by print, photoprint, microfilm, stored in a database or retrieval system, or any other means without written permission from the Stichting Bouwresearch,
Inhoud: Het Programma van Eisen als basis voor kwaliteit 3 Een nieuw model-programma van Eisen 5 Ontwikkeling van een projectgericht Programma van Eisen 7 De onderdelen van het Programma van Eisen 9 Checklist bij het Programma van Eisen 13 Tenslotte... 14 Literatuurlijst 15 Colofon 16 Stichting Bouwresearch 3
Programma van Eisen: méér dan een vragenlijstje Het Programma van Eisen als basis voor kwaliteit Het ontwerpen en het bouwen of verbouwen van een huisvesting is voor een opdrachtgever, gebruiker en omgeving meestal een ingrijpende zaak. Doorgaans is er een relatief grote investering mee gemoeid. Voor de opdrachtgever en/of de gebruiker heeft de nieuwe of vernieuwde huisvesting gevolgen voor het zakelijk functioneren en het persoonlijk welbevinden. Bovendien is het nieuw gebouwde, ook door de betrekkelijk lange levensduur, van grote invloed op de fysieke en sociale omgeving. Het resultaat mag dan ook met name de opdrachtgever en de gebruikers niet teleurstellen: het karwei kan niet even worden overgedaan. Opdrachtgevers en gebruikers zullen tevreden zijn als is voldaan aan hun huisvestingsbehoeften en de daaruit volgende eisen, wensen en verwachtingen. Uiteraard moet één en ander passen binnen de beperkingen die worden opgelegd door bijvoorbeeld financiële mogelijkheden, de locatie en de wet- en regelgeving. Met andere woorden: zij zullen tevreden zijn wanneer 'kwaliteit' wordt geleverd. Immers: in de NEN-ISO gooo-serie, die handelt over kwaliteitszorg, wordt kwaliteit gedefinieerd als "... het geheel van eigenschappen en kenmerken van een produkt of dienst dat van belang is voor het voldoen aan gestelde eisen of vanzelfsprekende behoeften". Kwaliteit is leveren wat wordt gevraagd. Er wordt kwaliteit geleverd als een bouwwerk voldoet aan wat vóóraf met de opdrachtgever en/of gebruiker is overeen gekomen. Om die kwaliteit te kunnen leveren moeten de partners in het bouwproces - de architect, de adviseurs, de aannemers, leveranciers, enzovoort - de vraag van de opdrachtgever of gebruiker heel goed kennen. Het aangewezen medium om die vraag over te brengen is sinds jaar en dag het Programma van Eisen (PVE). De opdrachtgever en - voor zover ze al bekend zijn - de gebruikers kunnen door middel van het PVE duidelijk maken wat zij precies willen, ofwel welke 'prestaties' (in het Engels: performance) zij van 'hun' nieuwe of vernieuwde huisvesting vragen. Het probleem is dat maar weinig opdrachtgevers en gebruikers in staat zijn om precies te formuleren aan welke eisen hun huisvesting moet voldoen. Vaak gaat het om kwaliteit die zij impliciet wensen, maar moeilijk expliciet duidelijk kunnen maken. 4
Een voorbeeld Dat is ook volstrekt logisch en partners in de bouw kunnen en mogen niet verwachten dat opdrachtgevers en gebruikers op eigen kracht een goed PVE kunnen maken. Tenslotte zijn de meesten van hen leken op het gebied van de bouw. Partners in het bouwproces - of andere adviseurs - moeten opdrachtgevers en gebru i kers begeleiden en/of adviseren bij het formuleren van hun huisvestingsvraag. In de praktijk blijft dat al te vaak achterwege, waardoor het ontwerpproces vaak een 'trial and error' -karakter krijgt. De architect maakt dan een schetsontwerp en legt dat aan de opdrachtgever voor met de vraag: "Was dit ongeveer de bedoeling?". Waarschijnlijk was het dan toch niet helemaal wat de opdrachtgever voor ogen stond en de architect probeert het nog eens. Dit kan zich het hele ontwerpproces door herhalen. De kans is groot, dat de opdrachtgever nog in een laat stadium met ingrijpende aanvullende eisen of wensen komt. Het is laat in de middag, drie dagen voor de aanbesteding. De opdrachtgever belt het architectenbureau op en laat weten toch de voorkeur te geven aan een ander systeemplafond: of dat nog even veranderd kan worden. Eigenlijk kan dat niet: bestek en tekeningen zijn al klaar en eigenlijk is er ook geen budget meer voor. Maar: de klant is koning. De volgende morgen worden er een tekenaar en een bestekschrijver opgezet. Men krast,. sjabloneert en verandert hier en daar een tekst. Later op de bouw blijkt dat de bevestigingspunten voor het plafond niet zijn meegestort in de vloeren. Er is in het bestek wel melding van gemaakt, maar het staat niet op de constructietekeningen van de vloeren en op maar een paar bouwkundige tekeningen. Nu zullen de gaten in het werk moeten worden geboord, terwijl binnen het schilderwerk al is begonnen. Het resultaat is lawaai en stof, behoorlijk wat extra werk en schilders die kwaad van het werk lopen. Een onverwachte kostenpost en wie er ook precies verantwoordelijk is: kwaliteit wordt niet geleverd. Wanneer opdrachtgevers en gebruikers niet op de juiste momenten in het proces de juiste informatie leveren met betrekking tot hun 'vraag', ontbreekt de basis voor een adequate (kwaliteitslbeheersing van het ontwerpproces. Is de vraag wel duidelijk en op tijd, dan schept dat voor de ontwerpende, uitvoerende, en toeleverende partners de voorwaarden om hun werk systematisch aan te pakken en zoveel mogelijk in één keer goed te doen. Maar het zijn die partners zèlf die moeten aangeven welke informatie zij op welke momenten nodig hebben van de opdrachtgever en/of de gebruikers. Desgewenst moeten zij adviseren bij het verzamelen en bewerken van die informatie. Kortom: een goed PVE vormt de basis voor een goede kwaliteitsbeheersing in het bouwproces. Vanzelfsprekend is het voor het eindresultaat ook van uitermate groot belang dat de te contracteren bouwprocespartners hun vak verstaan! Het samenstellen van het PVE is een kwestie van goede samenwerking en communicatie tussen opdrachtgevers en gebruikers enerzijds en hun adviseurs anderzijds. Soms treedt een architect op als adviseur, maar het kan bijvoorbeeld ook een organisatie-adviseur, een huisvestingsadviseur zijn of een combinatie van adviseurs. Stichting Bouwresearch 5
Programma van Eisen: méér dan een vragenlijstje Een nieuw Model-Programma van Eisen Traditioneel hebben Programma's van Eisen het karakter van een 'vragenlijstje vooraf'. In de praktijk kleven daar nadelen aan, waarvan we er hier enkele willen noemen. Een gebouw is een gecompliceerd produkt met veel aspecten, die vooraf vaak moeilijk in al hun facetten zijn te overzien, zelfs door deskundigen. (Te) gedetailleerde PVE's sluiten soms onvermoede, creatieve oplossingen voor de huisvestingsbehoefte uit. Bij wat grotere gebouwen zit er vaak een lange periode tussen het samenstellen van het PVE en het in gebruik nemen van de nieuwe huisvesting. In de tussentijd kan de organisatie of de wijze van werken zodanig zijn veranderd, dat het gebouw bij oplevering bij wijze van spreken alweer verouderd is. Bouwen kan aanleiding zijn voor verandering. Opdrachtgevers en/of gebruikers kunnen zich de vraag stellen of het wel zo logisch is dat de organisatie functioneert zoàls hij functioneert. Dit heeft veel met bewustwording te maken en bewustwordingsprocessen hebben tijd nodig. De praktijk leert dat de bewustwording vaak wordt gestimuleerd door het bespreken van (tussentijdse) ontwerpresuitaten. Een rigide PVE vooraf kan dit soort communicatie bemoeilijken. De Stichting Bouwresearch heeft in juni 1992 een nieuw Model-PVE uitgebracht, die deze nadelen van 'traditionele' PVE's kan ondervangen. Het gaat om publikatienummer SBR-258: 'Programma van Eisen: instrument voor kwaliteitsbeheersing'. Het PVE zoals dat in de publikatie wordt beschreven, ontwikkelt zich gefaseerd van grof naar fijn, in samenhang met het ontwerp. Uitgangspunt van de systematiek is, dat het PVE voorafgaand aan iedere ontwerpfase programma = ontwikkeling van de vraag I minimaal de informatie bevat die nodig is om het ontwerp in die fase te kunnen sturen. Er is dus een grote samenhang tussen de ontwikkeling van het PVE en de ontwikkeling van het ontwerp, maar het gaat plan = ontwikkeling van het aanbod I om twee fundamenteel verschillende zaken. Programmeren kunnen we zowel omschrijven als het ontwikkelen tijd van de vraag, als het ontwikkelen van het aanbod. De samenhang is schematisch verbeeld in figuur Figuur 1 :samenhang tussen programma-ontwikkeling en planontwikkeling 1. 6
Een gefaseerde ontwikkeling van het PVE levert voor opdrachtgevers en gebruikers een aantal voordelen op. De belangrijkste zijn hieronder verwoord. Oe gefaseerde ontwikkeling van grof naar fijn stelt opdrachtgevers en gebruikers in staat om zelf in de problematiek te groeien en zich bewust te worden van de mogelijkheden die een nieuwe (vernieuwde) huisvesting kan bieden om veranderingen in de eigen organisatie door te voeren; Een gefaseerde ontwikkeling biedt opdrachtgevers en gebruikers de gelegenheid om hun eis én, wensen, verwachtingen en voorwaarden op strategische momenten in te brengen in het ontwerpproces. Dat laatste moet overigens wel zodanig gebeuren, dat er een beheersbaar ontwerpproces ontstaat. Voorkomen moet worden dat opdrachtgevers en gebruikers op enig moment eisen en wensen inbrengen die herziening van reeds genomen ontwerpbeslissingen noodzakelijk maken. Procesbeheersing maakt het noodzakelijk om op de juiste momenten de juiste vragen te stellen. In SBR-258 wordt het PVE niet gezien als het traditionele vragenlijstje vooraf, maar als een communicatiemiddel tussen de opdrachtgever en gebruikers enerzijds en de partners in het bouwproces anderzijds, waarin de resultaten van overleg over gevraagde en geboden prestaties van grof naar fijn worden vastgelegd. Het spreekt vanzelf dat deze manier van werken eisen stelt aan de attitudé van de partners in het huisvestingsproces. De opdrachtgever moet voldoende tijd en moeite nemen om de vraagstelling zorgvuldig te laten ontwikkelen. Primair is het noodzakelijk de huisvestingsbehoefte te analyseren. Dat geldt u iteraard voor het geval dat de opdrachtgever zelf geb ru i ker van de huisvesting is, maar evenzeer wanneer de opdrachtgever 'voor de markt' bouwt. In het laatste geval kan hij de analyse baseren op marktkennis of marktonderzoek. De analyse van de huisvestingsbehoefte levert de basis voor een lijst van eisen, wensen en verwachtingen. Na een haalbaarheidsonderzoek - gegeven de mogelijkheden en beperkingen - resulteert er tenslotte een set aan gegevens die dient voor een eerste formulering van prestaties en voorwaarden waaraan de gevraagde huisvesting moet voldoen. Daaruit ontstaat dan een globaal, maar compleet PVE, dat in de loop van het ontwerpproces in detail moèt worden uitgewerkt, in nauw overleg met de gekozen ontwerpende partners. Die partners moeten bereid zijn dat overleg open tegemoet te treden en het te beschouwen als een essentieel onderdeel van de professionele dienstverlening. Stichting Bouwresearch 7
Programma van Eisen: méér dan een vragenlijstje Ten opzichte van de 'traditionele' manier van werken betekent dit voor een ander soort expertise, een andere manier van omgaan met het vak en een andere marktbenadering. De ontwikkeling van een projectgericht PVE Het in SBR 258 beschreven instrument stelt opdrachtgevers en gebruikers in staat om hun eisen, wensen, verwachtingen en voorwaarden op strategische momenten in te brengen in het bouwproces. De start van iedere nieuwe ontwerpfase in dat proces markeert zo'n strategisch moment. Een proces wint aan kwal iteit wanneer het in fasen wordt verdeeld, aangezien daardoor de beheersbaarheid wordt vergroot. Fasering biedt opdrachtgevers en gebruikers de mogelijkheid om het bouwwerk-in-wording tijdens de rit enkele malen in zijn geheel te beoordelen, op momenten dat bijsturen nog mogelijk is. We onderscheiden binnen het bouwproces vier hoofdfasen en elf fasen, zoals die zijn weergegeven in figuur 2. Programma 1 2 3 initiatief; haalbaarheidsstudie; projectdefinitie ; Ontwikkeling Ontwerp 4 5 6 structuurontwerp; voorlopig ontwerp; definitief ontwerp; van het PVE Uitwerking 7 8 bestek; prijsvorming; Realisatie 9 10 11 werkvoorbereiding; uitvoering; oplevering. Figuur 2: fasering van het bouwproces Deze fasenindeling wordt gehanteerd in diverse publikaties en bij diverse ontwikkelingen op het gebied van kwaliteitszorg in de bouw. De ontwikkeling van het PVE strekt zich volgens SBR 258 uit over de fasen 1 t/m 6. De samenhang tussen de ontwikkeling van het PVE ('programma-ontwikkeling') en de ontwikkeling van het ontwerp ('planontwikkeling') in die fasen is schematisch weergegeven in figuur 3. 8