RAADSVOORSTEL ter besluitvorming in de raad Datum Forum vergadering Datum Raadsvergadering : 14 oktober 2013 : 16 december 2013 Documentnr. Zaaknummer : : 7931 Portefeuillehouder Verantwoordelijk MT-lid : G.H.J. Weierink : L. Evers Onderwerp: Inkoop- en aanbestedingsbeleid / Inkoopvoorwaarden Gemeente Montfoort Voorstel Voorgesteld wordt de geactualiseerde Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid, inclusief handboek, vast te stellen en kennis te nemen van de geactualiseerde Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen, diensten en ICT. Alsmede de UAV of UAV-GC voor Werken. Inleiding Per 1 april 2013 is de nieuwe Aanbestedingswet in werking getreden. Het doel van de nieuwe wet is een duidelijk en uniform kader voor aanbesteden te creëren: alle regels in één wet met een daarbij behorend pakket aan aanvullende regelingen en beleid. Dit moet leiden tot een betere naleving van voorschriften, meer transparantie, het vergroten van de concurrentie, een betere toegang voor ondernemers tot overheidsopdrachten en een verlaging van de administratieve lasten bij het deelnemen aan aanbestedingen. De nieuwe wetgeving heeft tot gevolg dat zowel het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid als de door de gemeente gehanteerde Algemene Inkoop voorwaarden voor leveringen en diensten geactualiseerd moeten worden vastgesteld. Het bestuur van IBMN heeft aangegeven dat het wenselijk is te komen tot een gezamenlijk inkoop en aanbestedingsbeleid binnen de deelnemers met gelijkluidende inkoopvoorwaarden. Dat maakt het ook voor de markt transparanter, maar ook als samenwerkingsverband staan we steviger tegenover de markt. Immers meer eenduidigheid. Bijlagen: (5) - Handboek inkopen gemeente Montfoort - Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Montfoort - Algemene leveringsvoorwaarden 2013 voor leveringen en diensten - ICT Inkoopvoorwaarden - Aanvullende voorwaarden Montfoort bij de nieuwe Regeling 2011 1/6
Inhoud Basis vormt het VNG modelbeleid. Het VNG model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. Het biedt ruimte van Local sourcing die kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop. Ook heeft het beleid oog voor het midden- en kleinbedrijf, waarbij uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Voorts zet het beleidsplan in op om verschillende doelgroepen een passend re-integratietraject aan te bieden. Via de in het inkoop- en aanbestedingsbeleid opgenomen doelstelling maatschappelijk verantwoord inkopen wordt hieraan een bijdrage geleverd. Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Bij het opstellen van het beleid is aansluiting gezocht bij het VNG Model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Het VNG model biedt een raamwerk van verschillende beleidsmaatregelen, waarbij de gemeenten op basis van lokale beleidskeuzes eigen accenten kunnen leggen, bijvoorbeeld dat de gemeente bij inkoop bepaalde milieuaspecten in acht neemt of dat inkoop op maatschappelijk verantwoorde wijze plaatsvindt. Hiervan wordt in het vast te stellen beleid gebruik gemaakt. Het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid biedt zo de mogelijkheid een groot aantal doelstellingen te realiseren en leidt tot: a. rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed; b. een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn; c. inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs/kwaliteit verhouding; d. maatschappelijk verantwoord inkopen (duurzaam, sociaal en met oog voor het MKB); e. een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatie- niveau van de gemeente; f. een inzet om te komen tot een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers. In het bijgevoegde inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn deze doelstellingen nader uitgewerkt en toegelicht. Gekoppeld aan de doelstellingen wordt een verwijzing gemaakt naar al bestaand gemeentelijk beleid en naar in voorbereiding zijnde gemeentelijk beleid, die invloed hebben op het inkoopproces en de besteding van lokale middelen. Het betreft hierbij bestaand beleid op het gebied van duurzaamheid, economische zaken en integriteit en op het in voorbereiding zijnd beleid betreffende social return. De opbouw van de uitgangspunten komt voor een belangrijk deel overeen met het thans al geldende inkoopbeleid en de daarbij vastgestelde juridische, ethische/ideële en economische uitgangspunten. 2/6
De juridische uitgangspunten sluiten aan bij de Nieuwe Aanbestedingswet, het Aanbestedingsreglement werken 2012 (ARW 2012), de Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken en de door de gemeente zelf vastgestelde algemene inkoopvoorwaarden. De belangrijkste aanpassing ten opzichte van huidige beleid is de verwijzing naar de Gids Proportionaliteit, die invulling geeft aan het beginsel van proportionaliteit bij het aanbesteden van opdrachten. In de nieuwe wet is de Gids proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die een aanbestedende dienst maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding, in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht. De te maken keuzes moeten worden gemotiveerd in een voor iedere aanbesteding vooraf op te stellen inkoopstrategie. De ethische en ideële uitgangspunten in het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn geactualiseerd en sluiten weer aan bij de nieuwe Aanbestedingswet. Nieuw is de aandacht voor innovatie. De economische uitgangspunten zijn enigszins aangepast in het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid. Nadrukkelijk wordt aandacht gevraagd voor het Midden en Klein Bedrijf. Een andere belangrijke aanpassing betreft de drempelbedragen in relatie tot de motivatie. De nieuwe Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit geven aan dat de uitvraag gemotiveerd moet worden en de selectie van inschrijvers in verhouding moet staan. Ook hiervoor moet nu verplicht vooraf een inkoopstrategie worden opgesteld en proportioneel geselecteerd worden. Om niet voor elk bedrag een uitgebreide inkoopstrategie te moeten schrijven wordt in het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid de keuze gemaakt voor drempels van 15.000,- voor leveringen en diensten en van 50.000,- voor werken. Onder deze bedragen kan worden volstaan met een verkorte inkoopstrategie. Benadrukt wordt dat deze drempel geen relatie heeft met de te kiezen inkoop- en aanbestedingsprocedure. Daarvoor is de Gids Proportionaliteit van toepassing. Vanwege de samenwerking met IBMN is het uitgangspunt, dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid in alle deelnemende gemeenten gelijk is, waarbij dus wel via vast te stellen plaatselijk beleid, bijvoorbeeld betreffende social return, duurzaamheid, economische zaken en integriteit, een eigen invulling op deze onderwerpen kan worden gegeven. Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen, diensten en ICT. Ook voor de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten heeft het VNG een model voor gemeenten ontwikkeld. Het VNG model voldoet uiteraard aan de regels in de Aanbestedingswet, waaronder de proportionaliteitseisen. Dit model is overgenomen en inmiddels door ons college vastgesteld. U wordt gevraagd kennis te nemen van deze geactualiseerde inkoopvoorwaarden. Het VNG model heeft op verschillende momenten opengestaan voor input van zowel gemeenten als het bedrijfsleven en houdt rekening met de belangen van de gemeenten en de opdrachtnemers. Deze aanpak zal 3/6
naar verwachting leiden tot minder vragen en onderhandelingen en daardoor voor beide partijen tot lastenverlichting. Door aan te sluiten bij het VNG model Uniformiteit kan samenwerking tussen gemeenten bevorderen en vergemakkelijkt het inschrijven door opdrachtnemers. De algemene inkoopvoorwaarden worden in beginsel toegepast bij alle inkoop van leveringen en diensten en hanteert het uitgangspunt dat de voorwaarden van de zijde van de opdrachtnemer is uitgesloten. Afwijking op deze regel is gemotiveerd mogelijk en dient te worden opgenomen in de vooraf op te stellen inkoopstrategie. Vanwege de samenwerking met IBMN is ook voor de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen, diensten en ICT het uitgangspunt, dat deze in alle deelnemende gemeenten gelijk is. Ook bij de inkoopvoorwaarden is aansluiting gezocht bij VNG Model. Onderdeel hiervan is ook de instelling van een gezamenlijk klachtenmeldpunt waarbij het secretariaat wordt verzorgd door IBMN. Het klachtenloket is bereikbaar via klachten@ibmn.eu. Ten behoeve van het bepalen van de inkoopstrategie is een format (checklist) ontwikkeld. Door deze format in te vullen worden vooraf bij elke inkoop en aanbesteding in te vullen worden vooraf de uitgangspunten bij en de keuzen bij de desbetreffende aanbesteding gemotiveerd vastgelegd en ontstaat voor zowel de gemeentelijke organisatie als IBMN meer mogelijkheden om de regie te voeren bij de aanbesteding. Hiermee wordt voldaan aan de motivatieplicht van de nieuwe Aanbestedingswet en, zo verwachten wij, het resultaat van de inkoop en aanbesteding verbeteren. Het gebruik van de format maakt het ook mogelijk om na afloop van de aanbesteding de aanbesteding te evalueren. Waarom naar de raad De gemeenteraad is verantwoordelijk voor de vaststelling van de kaders van het gemeentelijke Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het voorstel betreft de actualisering van het eerder door de raad vastgestelde beleid. Met de vaststelling van dit beleid wordt de via het raadsvoorstel van 9 maart 2011 vastgestelde Nota inkoopen aanbestedingsbeleid geactualiseerd. Beoogd resultaat Door dit voorstel wordt het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid geactualiseerd en in lijn van de nieuwe Aanbestedingswet gebracht. Aandachtpunten daarbij zijn de lokale economie en duurzaam en maatschappelijk verantwoord inkopen (social return). Stand van zaken samenwerking Stichting Inkoopbureau Midden Nederland. Bij inkoop en aanbesteding is sprake van een intergemeentelijke samenwerking via deelname aan de Stichting Inkoopbureau Midden Nederland (IBMN). Met IBMN is een samenwerkingsovereenkomst gesloten. Het bedrijfsplan is in januari 2013 vastgesteld door het bestuur van IBMN. Via het IBMN Bedrijfsplan 2013 2016 bent u op 5 maart 2013 geïnformeerd over de kerndoelstellingen van het IBMN. Vervolgens is in de vergadering van het Algemeen Bestuur van het IBMN op 19 maart 2013 aan IBMN de opdracht gegeven een en ander voor Montfoort verder te concretiseren. 4/6
Hoe gaan we dat bereiken en is evaluatie nodig? Aan de voortzetting van de samenwerking met IBMN is de voorwaarde verbonden, dat jaarlijks een evaluatie van de samenwerking plaatsvindt. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de algemene inkoopvoorwaarden, worden jaarlijks geëvalueerd en zo nodig worden voorstellen gedaan tot actualisering. De voorgestelde werkwijze past binnen het organisatie ontwikkelingstraject dat is ingezet. De werkwijze leidt tot een eenduidige en efficiënte aanpak en zorgt voor een goede borging van het onderwerp binnen de organisatie. Financiën De kosten van inschakeling van IBMN voor het volledige jaar 2013 zijn opgenomen in de begroting 2013. Het nieuwe bedrijfsplan van IBMN hanteert als uitgangspunt, dat met ingang van 2014 geen sprake meer is van een deelnemersbijdrage per gemeente, maar dat per aanbesteding vooraf een business case wordt opgesteld, waarin de kosten van de begeleiding door IBMN worden opgenomen. Hierdoor verschuift de financiering van IBMN van het vaste totaal jaarbudget naar betaling per project, zodat de kosten ook volledig op het aan te besteden product kunnen worden geboekt. Deze nieuwe werkwijze vanaf 2014 betekent, dat in de begroting 2014 geen deelnemersbijdrage IBMN behoeft te worden opgenomen, maar dat bij iedere inkoop en aanbesteding bij het vragen van budget rekening moet worden gehouden met inkoopkosten. In de Bestuursrapportage 2013 wordt deze ontwikkeling meegenomen. Communicatie Bij het opstellen van het inkoop en aanbestedingsbeleid is aansluiting gezocht bij het VNG Model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid en het VNG Model Algemene Inkoop voorwaarden voor leveringen en diensten. Deze VNG modellen zijn tot stand gekomen na een uitgebreide consultatie van het bedrijfsleven. Het raadsvoorstel is afgestemd met de directie van IBMN. Vanwege de samenwerking met IBMN geldt het uitgangspunt, dat het beleid en de gehanteerde inkoopvoorwaarden in alle deelnemende gemeenten gelijk zijn. Burgemeester en wethouders, De heer F.J. Henseler algemeen directeur/ gemeentesecretaris De heer E.L. Jansen BA burgemeester 5/6
In de openbare vergadering van heeft de gemeenteraad besloten: de geactualiseerde Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid, inclusief handboek vast te stellen en kennis te nemen van de geactualiseerde Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen, diensten en ICT. De griffier, De voorzitter, mevrouw Drs. E.C.M. van der Klauw de heer E.L. Jansen BA 6/6