Sjabloon VEILIGHEIDSDOSSIER voor de organisatie van een sportevenement 1
Inhoudstafel 1. Omschrijving van de activiteit / programma p. 2. Inrichter p. 3. Plaats van de activiteit p. 4. Aard van de deelnemers p. 5. Inschatting van het risico 5.1 Activiteitsgebonden p. 5.2 Algemeen p. 6. Risico-evaluatie p. 7. Preventiemaatregelen p. 8. Medewerkerslijst p. 9. Netwerkkaart p. 10. Inplanting 10.1 Opsomming materiaal p. 10.2 Overzicht parcours p. 10.3 Knelpunten langs parcours p. 10.4 Overzicht evenementgedeelte p. 11. Voorzorgsmaatregelen bij slecht weer p. 12. Controle en opvolging p. 13. Draaiboek p. Bijlages a. Praktische info deelnemers p. b. Voorbereidende vergaderingen medewerkers p. 2
1. Omschrijving van de activiteit / programma Datum: Locatie: Programma: Site: Catering: Verkeersvrije zone: 3
2. Inrichter Organisatie Hoofdpartners Partners Eindverantwoordelijke: naam - nummer 4
3. Plaats van de activiteit (zie overzicht voor specifieke inplanting) Onthaal: Randanimatie: EHBO: Materiaaltent: Bar: DJ: 4. Aard van de deelnemers 5
5. Inschatting van het risico 5.1 Activiteitsgebonden *afhankelijk van het programma en aard van de activiteit 5.2 Algemeen Toeschouwers begeven zich tussen de deelnemers Deelnemers worden onwel Stormweer Elektriciteitspanne Materiaaldefect Brand 6
6. Risico-evaluatie 7. Preventiemaatregelen Bv. Verwijderen van afval op evenementenweide Nabijgelegen ziekenhuis wordt op voorhand op de hoogte gebracht van het evenement. Er werd een rijverbod aangevraagd voor betrokken openbare wegen Het Rode Kruis is aanwezig met een EHBO-post. Alle medewerkers en deelnemers zijn verzekerd (mogelijk via FROS). De sporters en toeschouwers worden van elkaar gescheiden d.m.v. naderhekkens. Alle medewerkers en deelnemers ontvangen een netwerkkaart om snel een verantwoordelijke te kunnen bereiken. Medewerkers en organisatoren kunnen met elkaar communiceren (gsm/walkietalkie) 8. Medewerkerslijst 7
9. Netwerkkaart Verantwoordelijke catering Naam GSM-nummer Kanaal walkietalkie Locatie Verantwoordelijke eventweide Naam GSM-nummer Kanaal walkietalkie Locatie Verantwoordelijke parking Naam GSM-nummer Kanaal walkietalkie Locatie Verantwoordelijke onthaal Naam GSM-nummer Kanaal walkietalkie Locatie Verantwoordelijke Naam GSM-nummer Kanaal walkietalkie Locatie De zoneverantwoordelijken staan met elkaar in contact via walkietalkies, zij zijn het direct aanspreekpunt voor de medewerkers. Elk probleem of onvoorziene omstandigheid moet aan deze personen gemeld worden. 8
10. Inplanting 10.1 Opsomming materiaal Parking Walkietalkie, fluohesje, verlichting, plannetje Eventweide Partytentjes Materiaaltent EHBO-tent Bar DJ-/-omroeptent Kinderanimatie 10.2 Overzicht Parcours Plannetje met legende 10.3 Knelpunten langs parcours Parking, oversteekplaatsen, nooduitgangen, smalle doorgangen 10.4 Overzicht evenementgedeelte Overzicht inplanting 9
11. Voorzorgsmaatregelen bij slecht weer 12. Controle en opvolging De eindverantwoordelijken nemen de controle op de uitvoering van het veiligheidsdraaiboek en de opvolging ervan tijdens het evenement op zich. Hun taak is, om aan de hand van het veiligheidsdraaiboek, ter plaatse te controleren en onmiddellijk bij te sturen indien nodig. 15
13. Draaiboek Taak #medewerkers van tot Namen uitvoerders Opbouw - Event Onthaal - overlopen betaling - afgeven pakket Chauffeur Kajakkers tijdsopnemers Toezicht materiaaltent Seingevers Bevoorrading aankomst lopers (appelsienen + water) Begeleiden randactiviteiten Initiaties Bar DJ/spreker Afbraak - Nadars - Controleren van afval - Terugbrengen uitgeleend materiaal - Afbreken tentjes en promomateriaal - Weghalen bordjes en wegwijzers 16
Bijlages a. Praktische info deelnemers Programma: Info voor de deelnemers Doorlopend gratis kinderanimatie, initiaties, demowedstrijden, bar, muziek, informatiestandjes,... Alle informatie is te verkrijgen op het secretariaat Rode kruis en materiaaltent bevinden zich Er is mogelijkheid tot gebruik van de douches Parkeermogelijkheid is er aan Aarzel niet om bij problemen of incidenten een van de vele medewerkers aan te spreken, zij staan allen in contact met elkaar om een snelle interventie te kunnen ondernemen indien nodig. 18
b. Voorbereidende vergadering medewerkers Bedanking aanwezigen Overlopen aanwezigheden Overlopen van taken 1. Secretariaat/onthaal 2. Chauffeur materiaalwagen 3. Verantwoordelijken wisselzone 4. Polyvalent 5. Verantwoordelijken startp 6. Verantwoordelijke tijdsopname 7. Standhouders 8. Omroeper/DJ 9. Zoneverantwoordelijken Uitdelen walkietalkies, netwerkkaarten, t-shirt 19