GMR VERGADERING 16 juni 2015 Locatie: SPO Overzicht van aan- en afwezigen School GMR-vertegenwoordiger Aanwezig Anne Frank Marijn Macco Afgemeld Apollo 11 Misja Heller De Cirkel Jolien Vonk Afgemeld De Hoge Raven Eveline de Vries De Kleine Dichter Esther Ottink Femke Otter De Klim Laura Mol De Klimroos Mohammed Zoundri De Koekoek David Donkers Marthy Smid De Meander Anne-Sophie Koch De Panda Bas de Deugd Afgemeld De Pels Johan van der Velden Afgemeld De Twijn Pieterskerkof Bald de Vries Afwezig Dr. Bosschool Robin Heijman Het Zand Dick Frantzen Jenaplan Witte Vrouwen Veerle Erkens Jules Verneschool Hanneke Duvigneau Derk Schutte Kaleidoskoop Mirjam Meijers Afgemeld Kees Valkensteinschool Hans Copier Michiel Arnoldus Kohnstammschool Majorie van Duursen Luc Stevensschool Willem Muilenburg Maaspleinschool Anke Wammes Oog in Al Johan van der Pol Overvecht Lian Wanner Pantarijn Sasha Kolfschoten Pr. Margrietschool Nokta Terzi Puntenburg nneke Kramers Rietendakschool Mirjam van den Berg Rijnsweerd Esther Planje SPO Utrecht Thea Meijer Eric van Dorp Afgemeld STIP Herderschee Anneke van der Manden Tuindorp Jos de Doelder Afwezig Vleuterweide Matthijs Kamer Voordorp Ismail Aslan Waterrijk John Davelaar Notulist Karin Koeleman 1
VERSLAG GMR VERGADERING D.D. 16 juni 2015 1. Opening, vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Notulen GMR vergadering 21 april 2015 Het verslag van 21 april 2015 wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Ingekomen stukken Eric van Dorp meldt dat hij van Kindcentra 2020 een verzoek heeft gekregen om een uitnodiging voor deelname aan een enquête te versturen. De uitnodiging wordt via Johan van der Pol verstuurd. Kindcentra 2020 bestaat uit schoolbesturen en kinderopvangorganisaties en ijvert ervoor dat de knip tussen onderwijs en kinderopvang wettelijk goed wordt geregeld. 4. Mededelingen Mededelingen DB: De koffie/thee voor de GMR vergadering wordt door de volgende personen verzorgd: 24 november 2015 Anne-Sophie Koch, 21 januari 2016 Robin Heijman, 16 februari 2016 Derk Schutte, 19 april 2016 Anke Wammes. Voor 14 juni 2016 heeft niemand zich opgegeven. Mededelingen College van Bestuur SPO Utrecht: Eric van Dorp meldt dat Margriet Kouwenhoven de nieuwe directeur van de Kleine Dichter is. Zij is op dit moment directeur van Waterrijk wat betekent dat op Waterrijk een vacature is. Per 1 augustus 2015 is Enry van de Berg de nieuwe directeur van Pieterskerkhof. De nieuwe directeur per 1 augustus 2015 voor Tuindorp is Thea Streng. Op de Pantarijn wordt per 1 augustus 2015 een groep gestart met hoogbegaafden onderwijs. Wellicht dat dit op termijn twee groepen worden. De Andersenschool, een school voor hoogbegaafde kinderen in Woerden heeft een wachttijd voor kinderen uit Utrecht. SPO Utrecht heeft na een verzoek van de Andersenschool besloten conform het voorbeeld van Woerden een zelfde organisatie op te starten. Een bijeenkomst voor ouders is geweest. Het is een vorm van onderwijs waarbij getracht wordt hoogbegaafde kinderen niet te isoleren van andere kinderen. Een deel van het programma is apart. Het is dus geen Leonardo onderwijs. Een evaluatie vindt na een of twee jaar plaats. Carolien Verhoeff, beleidsadviseur kwaliteitszorg stopt aan het einde van het schooljaar met haar werkzaamheden en wordt opgevolgd door Saskia de Jong. Mededelingen MR-en: Mathijs Kamer vertelt dat de MR-verkiezing op Vleuterweide tien geïnteresseerde kandidaten heeft opgeleverd. Op de Rietendakschool, Waterrijk en De Kleine Dichter zijn ook MR-verkiezingen gehouden. 2
5. arrekening en jaarverslag 2014 De voorzitter meldt dat de financiële commissie bestaande uit Matthijs Kamer, Dick Frantzen en hijzelf, op 28 mei 2015 de jaarrekening met Eric van Dorp en Hennie Leene heeft besproken. Van dit gesprek is een verslag gemaakt waarin ten aanzien van de jaarrekening twee opties zijn besproken. Omdat de jaarrekening nog niet definitief is, verzoekt de financiële commissie haar een mandaat te geven zodat zij voor 1 juli 2015 een advies kan geven onder de volgende randvoorwaarden: Het resultaat mag niet significant afwijken van het nu gepresenteerde resultaat. Er hebben zich geen significante wijzigingen voorgedaan in de balans van de stichting. Er moet een goedkeurende accountantsverklaring zijn afgegeven. Naar het oordeel van de commissie moet het CvB voldoende maatregelen inzichtelijk hebben gemaakt waaruit blijkt dat de nu aanwezige praktische problemen inzake opleveren van de jaarrekening eenmalig zullen zijn. De financiële commissie geeft uiteraard een terugkoppeling over het advies. Eric van Dorp meldt dat SPO Utrecht geen financieel probleem heeft. Hij licht toe dat SPO Utrecht twee jaar geleden een contract met administratiekantoor OSG heeft afgesloten. OSG heeft reorganisaties doorgevoerd omdat sprake is van teruglopende inkomsten. Hierbij zijn de mensen die voor SPO Utrecht werkten ontslagen waardoor geen kennis meer beschikbaar is van de administratie en het systeem van SPO Utrecht. OSG heeft onvoldoende mensen beschikbaar om de administratie op orde te krijgen en de jaarrekening op te maken. Vervolgens zijn mensen van een extern bureau ingezet om de jaarrekening van SPO Utrecht op te maken. De samenwerking verloopt hierdoor stroef. De Raad van Toezicht was al voornemens het contract met de accountant te beëindigen. De accountants hebben gezamenlijk van OCW een rode kaart gekregen omdat zij onvoldoende hebben gecontroleerd. Dit jaar voeren de accountants daarom een zorgvuldige controle uit. Omdat volgend jaar sprake is van een andere accountant, bestaat de indruk dat er ook nog eens extra wordt gecontroleerd over 2012 en 2013 wat het proces ernstig vertraagd. Op dit moment is men bezig met de laatste controles van de gemeentelijke subsidies. Eind week 25 wordt de oplevering van de jaarrekening verwacht. De ter vergadering beschikbaar gestelde cijfers zijn redelijk betrouwbaar. Verschuivingen worden verwacht in de subsidiestromen en niet in het vermogen. Het is spijtig de GMR en Raad van Toezicht te moeten melden dat de jaarrekening niet gereed is. Het contract met OSG is per 1 januari 2016 opgezegd. Een nieuw administratiekantoor wordt gezocht. SPO Utrecht overweegt voor AFAS, het systeem waar financiën en personeelsgegevens in zitten, een eigen licentie af te nemen. Op die manier wordt rechtstreeks zaken gedaan met de firma AFAS. OSG gebruikt het programma Metris als managementinformatiesysteem, een soort schil om AFAS heen. Momenteel wordt door Refine IT voor SPO Utrecht een eigen tool gebouwd. Hierdoor zijn we niet meer afhankelijk van het administratiekantoor voor managementinformatie. Deze tool is naar verwachting in oktober 2015 gereed. Daarnaast hebben wij een extern adviseur gevraagd te onderzoeken wat het voordeel is om de administratie in eigen beheer te doen. Als we hier al toe besluiten kan dat niet op korte termijn. Voor 1 januari 2016 wordt een nieuw bedrijf gezocht dat tijdelijk de administratie doet. Na het jaar wordt besloten de administratie zelf te doen of Europees aan te besteden. Met OSG is afgesproken geen informatie over het gelopen proces naar buiten te brengen. Mohammed Zoundri vraagt wat met de schil bereikt moet worden. 3
Eric van Dorp antwoordt dat SPO Utrecht niet wil dat iedereen rechtstreeks in AFAS inlogt. De schil is een managementinformatiesysteem dat het gemakkelijk maakt om bijvoorbeeld snel een exploitatieresultaat te zien of analyses te maken. David Donkers vraagt wat de reden is dat het resultaat op 400.000 euro is begroot en de realisatie 1,6 miljoen euro is. Eric van Dorp antwoordt dat OCW na de begrotingssessies extra gelden uitgeeft. De gemeente had subsidiegeld over dat in één keer is uitgezet. Het uitgangspunt van SPO Utrecht is behoudend te begroten en geen voorschot op extra gelden te nemen. Het is lastig om tijdens het jaar te bepalen waaraan het budget wordt besteed. De gelden kunnen niet voor personeel worden ingezet omdat geen sprake is van structureel geld. Hans Copier merkt op dat voor het tweede jaar sprake is van een forse meevaller en dat deze aan de reserves wordt toegevoegd. Hij is van mening dat het geld naar het onderwijs moet gaan. Vorig jaar is hiervoor een plan opgesteld. Eric van Dorp onderschrijft de opvatting dat SPO Utrecht niet hoeft te sparen om een groter eigen vermogen te krijgen 1. Toch is het lastig om tijdens het lopende jaar en bij hogere rijksbijdragen de begroting aan te passen. Vaak gaat het niet om structureel geld en kan het geld niet voor extra formatie worden ingezet. Als scholen echter extra financiën nodig hebben kan er altijd op basis van een plan een verzoek worden ingediend. Vorig jaar is er veel extra geld verdeeld over de scholen als extra innovatiebudget. Dat waren over het algemeen materiele zaken die de komende jaren worden afgeschreven. Overigens is dat geld nog niet overal daadwerkelijk volledig besteed 2. Eveline De Vries meldt dat op de Hoge Raven op alle fronten wordt bezuinigd en vraagt hoeveel geld beschikbaar is voor materiële zaken en om een voorbeeld waaraan het geld uitgegeven kan worden. Eric van Dorp merkt op dat op materiële uitgaven niet hoeft te worden bezuinigd. De Hoge Raven kan via de begroting een plan voor materiële zaken indienen. Vervolgens wordt bepaald of hier geld voor beschikbaar is. Veel materiële uitgaven zijn gedaan in meubilair en ICT. SPO Utrecht heeft geen achterstand meer op ICT gebied. Een gedeelte van het extra geld gaat naar een voorziening in het onderhoud. In 2021 wordt namelijk een tekort voor binnenen buitenonderhoud van 900.000 euro verwacht. Dick Frantzen wijst erop dat een en ander vorig jaar is besproken. Het is de verantwoordelijkheid van de MR om naar de plannen van een directeur te vragen. 1 Uit het overzicht financiële ruimte, ontwikkeld door de PO raad, blijkt dat er op stichtingsniveau een vrij besteedbare financiële ruimte is van circa 300.000 (ter informatie, niet besproken in de vergadering). 2 Binnen SPO Utrecht is bepaald dat het gewenste minimale niveau van een schoolreserve 10% van de totale baten bedraagt. In 2015 wordt een flink deel van de gecumuleerde resultaten gebruikt om reserves van scholen die nog niet op het gewenste minimale niveau zijn, aan te vullen tot dat gewenste niveau. Bij 13 scholen zal de reserve worden aangevuld (ter informatie, niet besproken in vergadering). 4
6. Functieboek 2015 SPO Utrecht Eric van Dorp merkt op dat sprake is van drie nieuwe functies namelijk: Beleidsadviseur deelterrein professionalisering. Beleidsadviseur deelterrein kwaliteitszorg. Secretaris CvB en Raad van Toezicht. De functies zijn beschreven en gewaardeerd. 7. SPO Utrecht toetskalender Eric van Dorp merkt op dat het directieberaad het komende jaar de huidige toetskalender gebruikt. Scholen maken een keuze uit de beschikbare wettelijke toegestane verplichte eindtoetsen en vermelden deze keuze in het schoolplan. De toetsen zijn onderling vergelijkbaar. Afgesproken is dat kleutertoetsen niet meer hoeven worden uitgevoerd. Een andere manier van het volgen van de ontwikkeling van kleuters moet worden bedacht. Daarnaast komt de inspectie met een nieuw toezichtkader waarbij het toetsen kan veranderen. Bovendien wil het DOPO zich op de toetskalender bezinnen. Volgend jaar wordt daarom een voorstel gemaakt. Het voorstel leidt er niet toe, dat niet meer wordt getoetst. Veerle Erkens merkt op dat het kleutervolgsysteem blauw gekleurd is en bij alle groepen staat vermeld. Vanaf groep 3 is een kind echter geen kleuter meer. Eric van Dorp antwoordt dat dat wordt gecorrigeerd. 8. Rondvraag Er zijn geen vragen voor de rondvraag. 9. Uit de MR-en Dick Frantzen merkt op dat de MR van het Zand vorig schooljaar veel tijd en energie in de wijziging van de schooltijden heeft gestoken door middel van een achterban raadpleging, een informatieavond en een stemming. Het traject is goed verlopen en de schooltijden werken naar tevredenheid. Eind vorig schooljaar was een uitstroom van leerlingen van het Zand naar Leonardo scholen en naar Woerden. De MR heeft het initiatief genomen een voorstel te doen voor onderwijs voor hoogbegaafde leerlingen. Hierbij zijn de vertrokken ouders geïnterviewd waarbij veel kwalitatieve feedback is ontvangen. Op basis van deze informatie is een voorstel gedaan waarover de directie tevreden is. Aanpassingen aan beleid en het schoolplan zijn gedaan om meer aandacht aan hoogbegaafde kinderen te geven. Robin Heijman meldt dat de MR ondanks veel directiewisselingen goed bij de vernieuwbouw van de Dr Bosschool betrokken is gebleven. Iedereen is tevreden met het nieuwe gebouw. Derk Schutte vertelt dat op de Jules Verneschool een discussie over schoolzwemmen is geweest waarbij de achterban is geraadpleegd. Daarnaast was er veel gedoe over Zwarte Piet omdat de MR daarbij niet is betrokken. Hij heeft soms het idee dat de school onder het continurooster dat tot 14.00 uur loopt kwalitatief te leiden heeft op het gebied van creatieve - en sportactiviteiten. Hanneke Duvigneau wijst er op dat ouderavonden met inhoudelijke onderwerpen goed lopen. De inspraakavonden zijn slecht bezocht. 5
De voorzitter merkt op dat het vieren van Sinterklaas hooguit een onderdeel van het schoolplan is. Bij een onderwerp als Sinterklaas moet worden gestreefd naar het overlegmodel. Een MR kan niet instemmen of adviseren op dit punt. Een besluit is niet te nemen omdat een kader ontbreekt. Eric van Dorp vertelt de stand van zaken ten aanzien van Sinterklaas. Met directeuren is afgesproken dat volgend jaar iets meer dan alleen een handleiding wordt gemaakt. Er is nog geen standpunt ingenomen. Mohammed Zoundri meldt dat een groot deel van de achterban er moeite mee heeft dat vroeg gestart wordt met de seksuele voorlichting methode Lentekriebel voor kinderen van vier tot acht jaar. De methode is vanuit het ministerie verplicht gesteld. Ouders geven er de voorkeur aan de voorlichting zelf te geven. De MR heeft getracht hierin te bemiddelen. Dit heeft geresulteerd in het aanpassen van de les tot fase zeven waarbij geen beeldmateriaal wordt getoond. Een aantal kinderen is twee weken thuis gehouden en er is sprake van uitloop. Marthy Smid vertelt dat zij als leerkracht door het materiaal is gegaan. Rekening houdend met de leeftijdscategorie, eigen overtuiging en de wens van ouders zijn bepaalde dingen uit de lesstof gehaald. Femke Otter merkt op dat zij is geschrokken van de vragen van groep 8 kinderen en is van mening dat het goed is dat hierover wordt gesproken. Niet iedereen, krijgt thuis seksuele voorlichting. De lessen zijn apart aan meisjes en jongens gegeven. Aan de hand van de samenstelling van de groepen is van te voren bepaald wat wel en niet werd verteld. David Donkers vertelt dat de Koekoek op ICT gebied een technische inhaalslag aan het maken is. Hij is op zoek naar scholen die de ICT goed voor elkaar hebben. Daarnaast vraagt hij of er op scholen programmeerlessen worden gegeven. Lian Wanner meldt dat Overvecht start met een pilot in groep 7 en 8 met onderzoekend leren. Hierbij worden verschillende ICT middelen ingezet. Eric van Dorp adviseert David Donker met Pieterskerkhof contact op te nemen. 10. Besluitvorming agendapunten 5, 6 en 7 Over de volgende agendapunten heeft besluitvorming plaatsgevonden: Agendapunt 5 arrekening en jaarverslag 2014 Goedkeuring met één onthouding voor het geven van mandaat aan de financiële commissie. Agendapunt 6 Functieboek 2015 SPO Utrecht Instemming personeelsgeleding GMR: unaniem positief Agendapunt 7 SPO Utrecht toetskalender Instemming personeelsgeleding GMR: unaniem positief 11. Afscheid leden De voorzitter bedankt de GMR leden Hans Copier, Bas de Deugd, John Davelaar, Anneke van der Manden, Maja van Bemmel, Mirjam Meijers voor hun inzet voor de GMR en wenst ze alle goeds voor de toekomst. 6
12. Afscheid Misja Heller Johan van der Pol vertelt dat Misja Heller vijf jaar GMR lid en vijf jaar voorzitter van de GMR is geweest. Hij vertelt dat Misja Heller een stempel heeft gedrukt op de GMR door zijn gedrevenheid, betrokkenheid, het openstaan voor andere meningen en zijn financiële expertise. Hij heeft de samenwerking met Misja erg op prijs gesteld. Heldere communicatie, het samen doen en het samen staan voor medezeggenschap is de rode draad in de samenwerking geweest. Als dank voor zijn werkzaamheden, overhandigt hij Misja Heller een cadeau met de naam samen de handen in een, bolwerk van kracht en energie. De voorzitter vertelt dat de vijf jaar voorzitterschap zijn omgevlogen en dat hij het werk met veel plezier heeft gedaan. De basis van stabiliteit en goede medezeggenschap is transparantie en goede planning. Transparantie binnen SPO Utrecht is een groot ding. SPO Utrecht is de enige grote schoolstichting in Utrecht die met 35 scholen aan tafel zit. De andere besturen doen dit gelaagd. Ook het CvB is veilig en vertrouwd, alles kan worden gezegd. Hij heeft genoten van de bezoeken aan de scholen. Het deed hem deugd bij een tweede bezoek verbeteringen bij de scholen te zien. Hij heeft alle vertrouwen in zijn opvolger Mirjam van den Berg en bedankt de aanwezigen voor hun bijdragen en het geven van vertrouwen. Het grootste woord van dank gaat naar Johan van der Pol die de praktische zaken altijd goed heeft geregeld. Het gaat jullie goed, zorg voor goede medezeggenschap, houd het enthousiasme vast, wees transparant, praat met en luister naar elkaar en zorg goed voor de kinderen. 13. Overdracht voorzittershamer De voorzitter vertelt dat een goede voorzitter geen hamer nodig heeft en wenst Mirjam van den Berg veel succes in haar rol als voorzitter. 14. Afsluiten GMR jaar met een hapje en een drankje In verband met het afscheid van Misja Heller en het twintigjarig bestaan van de GMR wordt de vergadering beëindigd met een hapje en een drankje. De voorzitter sluit de vergadering. ACTIEPUNTENLIJST Datum Actie Actie door Actie gereed BESLUITENLIJST Datum Besluit 1 16-06-2015 arrekening en jaarverslag 2014: goedkeuring met één onthouding voor het geven van mandaat aan de financiële commissie. 2 16-06-2015 Functieboek 2015 SPO Utrecht: unanieme instemming personeelsgeleding 3 16-06-2015 SPO Utrecht toetskalender: unanieme instemming personeelsgeleding 7