Concept notulen GMR vergadering Datum : 09 maart 2015 Aanvang : 19:30 uur Locatie : schoolgebouw van obs de Mienskip 1. Opening, aanvullen agenda De voorzitter opent de vergadering om 19:34 uur. De vaststelling van de notulen stond niet geagendeerd. Deze wordt bij overige punten op de agenda toegevoegd. Vervolgens wordt de agenda vastgesteld. Anneke Hartmans is met kennisgeving afwezig. 2. Mededelingen bestuur / vragen voor Trees Galama Er wordt een vraag gesteld over de mededeling omtrent de fusie van de Saad en Maskelyn: Waarom is deze fusie in een stroomversnelling terecht gekomen? (de vraag voor goedkeuring van de fusie ligt namelijk al bij de gemeente ter instemming terwijl de MR-en aangeven nog niet zover te zijn). Volgens de GMR zal er eerst een fusie-effectrapportage moeten komen en op basis daarvan zal beoordeeld moeten worden of en op welke wijze dit verder moet worden uitgewerkt. De gemeenteraad moet instemmen met een fusie en dit zal toch ook alleen moeten en kunnen gebeuren op basis van een fusie-effectrapportage. De GMR geeft aan dat zorgvuldigheid enorm belangrijk is in dit proces en geeft daarom het advies het proces niet te versnellen. College van Bestuur geeft aan dat de fusie niet in een stroomversnelling terecht is gekomen. het draagvlakonderzoek is positief afgerond en er wordt nu gewerkt aan het plan van aanpak. Als de fusie wel per 1 augustus kan plaatsvinden is instemming van de gemeente noodzakelijk. De kwestie is alvast voorgelegd aan de gemeente omdat besluitvorming van de gemeente geen vertragende factor moet zijn wanneer het tot de fusie komt. Of de fusie per 1 augustus 2015 of 2016 plaatsvindt is afhankelijk van de resultaten uit de werkgroepen. Dit zal voor 1 mei duidelijk zijn omdat dat de datum is waarop een fusie aangevraagd moet zijn bij DUO/OCW. De zorg rondom de snelheid van het proces en de communicatie wordt meegenomen. Er wordt meer informatie gevraagd over de klacht van een groep ouders die aan de geschillencommissie is voorgelegd. Er is door een vijftal ouders een klacht ingediend bij de Onderwijsgeschillen. De klacht heeft betrekking op de niet adequate communicatie van het College van Bestuur omtrent het ontslag van de directeur van Burgerschool. Daarnaast is het volgende toegevoegd aan de mededelingen die vooraf aan de GMR zijn verstrekt: Het jaar 2014 is met een positief resultaat afgesloten. Volgens de begroting 2014 zou er een negatief resultaat zijn van 51.743,-. Het resultaat laat een negatief resultaat zien van 44.233,23. Er wordt afgesloten met een positief resultaat van 7.509,65 ten opzichte van de
begroting. Vanuit OCW is in februari bekend gemaakt dat er over 2014 90,- per leerling aan de besturen wordt gesubsidieerd vanuit het herfstakkoord. In deze 90,- is eveneens opgenomen de aanpassing GPL en de normaanpassing per leerling. Dit is geboekt in 2014 met als gevolg dat het resultaat positiever wordt. Voor het buitenonderhoud mag vanaf 1 mei 2014 met terugwerkende kracht gereserveerd worden, dit beïnvloedt het resultaat negatief. In het hierboven genoemde resultaat van 2014 zijn de bedragen genoemd onder het herfstakkoord opgenomen als de reservering voor het buitenonderhoud. Transfercenter BDOF: Vanuit het BDOF is het initiatief genomen om te onderzoeken of een transfercentrum in Friesland bestaansrecht heeft. Het Transfercentrum kan een antwoord zijn op de krimp en biedt mogelijkheden in het kader van de wet werk en zekerheid die op 1 juli ingaat. Roobol wil eerst meer helderheid over welke concrete gevolgen dit transfercenter voor de stichting zal hebben, voordat men er mee in zee gaat. Vragen waar een antwoord op moet komen zijn: wat levert het op, hoe gaan we de krimp er mee te lijf en wat gaat het kosten? De bedoeling is om binnen een transfercentrum 60 banen op provinciaal niveau te behouden. 3. Ingekomen stukken: De lijst met ingekomen stukken wordt aan de notulen toegevoegd. De meeste ingekomen stukken zijn ter kennisgeving aangenomen. De GMR hecht veel waarde aan de resultaten van het onafhankelijk onderzoek. Deze uitkomsten zullen leidend zijn in de vragen en zorgen die in de ingekomen stukken centraal staan. 4. Benoeming Raad van Toezicht (reactie voor instemming uiterlijk 13 april) Henk Verbunt is vanuit de Raad van Toezicht aanwezig om ter vergadering een voorgestelde pragmatische oplossing voor de benoeming van de Raad van Toezicht toe te lichten. Het komt er op neer dat de GMR wordt gewezen op de doelstelling die in eerste instantie is gepresenteerd: de toenmalige Raad van Bestuur omzetten naar een Raad van Toezicht waarbij de zittende bestuursleden de eerste Raad van Toezicht zouden worden, zonder nieuwe benoemingsprocedure. De vraag die centraal staat is hoe dit conform de statuten goed geregeld kan worden, zonder dat daarmee ingewikkelde en vertragende procedures worden ingezet. De route die de adviseurs schetsen, heeft namelijk andere implicaties tot gevolg. Dit is nooit de intentie geweest. De GMR wordt daarnaast gewezen op het feit dat in het rooster van aftreden volgend jaar 3 leden aftredend zijn, waarvan er één herkiesbaar is. Daarmee is er volgend jaar de mogelijkheid om recht te doen aan de bindende voordracht van de GMR en de voordracht van de gemeenteraden. Het rooster van aftreden is aan de secretaris van de GMR gestuurd. De GMR geeft aan hun adviseur Jan de Vos hierin om advies te willen vragen om de aangedragen oplossing te kunnen bespreken. 5. Rooster vakantie- en feestdagen 2015-2016 (ter advies) De GMR geeft een positief advies over het rooster vakantie- en feestdagen. 6. CAO invoeringsplan overlegmodel (uiteindelijk instemmingsrecht voor 1 mei P-GMR)
Vanuit de P&O afdeling van het bestuursbureau zijn Gerrit Visser en Sjoeke Bloem aanwezig om het invoeringsplan van het overlegmodel toe te lichten. De GMR wordt van informatie voorzien waarin de verschillen tussen het basismodel en het overlegmodel duidelijk worden. Roobol is voornemens om voor het overlegmodel te kiezen. Kort samengevat is er in het overlegmodel meer ruimte om in overleg tot afspraken te komen. Wanneer er niet gekozen wordt voor een overlegmodel, is automatisch het basismodel van kracht. Uiteindelijk wordt de P-GMR om instemming gevraagd en zal er per school de ruimte zijn om het overlegmodel naar eigen invulling uit te werken. De P-MR en de meerderheid van het personeel op iedere school zal vervolgens in moeten stemmen met het gekozen overlegmodel voordat het in werking kan treden. De GMR vindt informatievoorziening naar personeel rondom de motivatie voor het overlegmodel en de daaropvolgende procedure essentieel. Duidelijke communicatie naar de medewerkers met een brede onderbouwing vanuit de organisatie is gewenst. Gerrit en Sjoeke zullen een algemeen informatiebulletin opmaken welke personeel kunnen ontvangen. De GMR geeft tot slot aan dat ouders adviesrecht hebben, maar in de planning niet worden meegenomen. Dit zal worden uitgezocht door P&O en waar nodig worden aangepast. Er wordt een oproep gedaan aan de P-GMR om in een werkgroep CAO deel te nemen. Else en Akke geven aan hier wel in te willen participeren. Aanstaande donderdag is er om 14:00 uur de eerste bijeenkomst op het bestuursbureau en Else zal kijken of zij aan kan schuiven. De GMR stelt voor om eveneens een aantal medewerkers te vragen om zitting te nemen in de werkgroep. 7. Werkkostenregeling (ter informatie) Er wordt een opmerking gemaakt over de studiedag in de werkkostenregeling: Als een studiedag werkelijk een studiedag is, dan hoeft deze niet uit de werkkostenregeling gefinancierd te worden. P&O neemt dit mee en past dit aan als de informatie juist is. 8. Jubileum attentie regeling (ter informatie) Geen opmerkingen. 9. Memo PDOL (personeelsdossier) (ter informatie) Er worden een aantal vragen gesteld over de memo PDOL: - Wat gebeurt er met het personeelsdossier nadat deze gedigitaliseerd is? - Hoe wordt authenticiteit van de digitale documenten gewaarborgd? - Blijft Roobol bijvoorbeeld met afschriften werken? - Checken of GMR (of P-GMR) hier geen instemming in heeft. - Klopt het dat de medewerker niet leesbevoegd is over alle documenten? Er mist namelijk 3x de M van medewerker bij Overige documenten - Diversen, Bestuur - Vertrouwelijk/juridisch bestuur en Vertrouwelijk/juridisch bestuur/p&o (artikel 23.n) Afgesproken is dat de secretaris bovenstaande vragen aan Sjoeke stuurt en dat zij hier schriftelijk op reageert.
10. Transfercentrum BDOF (ter informatie, uiteindelijk ter instemming voor 1 augustus PGMR) Zie opmerking mededeling. 11. Tussenrapportage uitwerking strategisch beleid (ter informatie) De GMR heeft vragen over de instemming van de MR-en en de GMR op de deelprojecten: (Wat betekent check : Is het gecheckt, wie heeft het checkt, moet het nog gecheckt worden?) Allereerst heeft de GMR ingestemd met strategisch beleidsplan; de koers en de richting. Vervolgens is er voor een aantal deelprojecten instemming op MR niveau nodig. Drietaligheid en Vreedzame school zou bij alle MR-en aan de orde moeten zijn geweest. Over deelproject 5 en 6 wordt bij inrichting organisatiestructuur deels geschreven dat het project tijdelijk on hold staat, toch is er de wens van de directeuren om voor de zomervakantie een brainstorm te plannen. Bij deze brainstorm zullen naast de directeuren ook de GMR en Raad van Toezicht uitgenodigd worden. Er ligt een praatnotitie bij het College van Bestuur en deze zal spoedig worden gedeeld. 12. Jaarplan GMR (ter bespreking) Het jaarplan wordt door de GMR nog eenmaal nagekeken en naast de meest recente informatie uit de MR start cursus gelegd om zo volledig mogelijk te zijn. Tevens zullen de klanttevredenheidsonderzoeken (waarin een medezeggenschapsonderdeel opgenomen moet worden) toegevoegd worden aan het jaarplan. Het jaarplan komt voor de volgende vergadering ter instemming op de agenda. 13. Overige punten De notulen van de vergadering van 19 januari zijn vastgesteld. Het College van Bestuur heeft een verzoek tot instemming gedaan omtrent de huidige medezeggenschapsstatuten als vigerend document. In afwachting van het onderzoek wordt VOSSABB waarschijnlijk ingeschakeld om medezeggenschap Roobolbreed in één keer goed te kunnen regelen voor de toekomst. Zodra dit mogelijk is, worden de statuten en reglement wel officieel gewijzigd. De GMR stemt in met de huidige statuten als vigerend document.
14. Punten voor de volgende vergadering Besloten is om het overleg met Raad van Toezicht uit te stellen tot na de uitslag van het onafhankelijk onderzoek. Onderwerp van gesprek in dit overleg zal medezeggenschap zijn aangevuld met punten die momenteel binnen de GMR spelen en het functioneren en de onderlinge communicatie. - onderhoud van gebouwen: (voorbereiding vragen van CvB) Hoe komt dit terug in de begroting en hoe is de verdeling van alle scholen voor MR-en? - meerjarenbegroting versus jaarlijkse begroting (voorbereiding vragen van CvB) - jaarplan 15. Rondvraag - Wat is de stand van zaken omtrent het communicatieplan? De feedback op het communicatieplan is door het College van Bestuur als zeer waardevol ervaren. De resultaten van het onafhankelijk onderzoek zullen ook tot adviezen leiden die richting geven aan het communicatieplan. Vanaf april is er een aangepast versie te verwachten. - Wie is binnen Roobol de vertrouwenspersoon? Adriaantsje Tadema van de GGD is de vertrouwenspersoon voor Roobol. Dit is op de site terug te vinden (GGD) en is vermeld in het jaarverslag. 16. Afsluiting Om 23:15 uur sluit de voorzitter de vergadering. Lijst met besluiten Datum Onderwerp 20150309 De GMR geeft positief advies over het rooster vakantie- en feestdagen 2015-2016 GMR Actielijst Datum Onderwerp Wie 20150309 Vragen over studiedag, CAO en PDOL delen met P&O secretaris
20150309 Vraag over verdeling onderhoud van gebouwen CvB secretaris 20150309 Overzicht meerjarenplan vs. Jaarlijkse begroting CvB secretaris 20150119 Financiële verantwoording GMR 2013/2014 Financiële Commissie GMR 20150119 Directeuren benaderen vacatures P-GMR College van Bestuur 20150119 Actief benaderen mogelijke kandidaten P-GMR alle GMR leden 20150119 Jaarplan checken Allen