De fiets van de zaak verdwijnt; of toch niet? Informatiebijeenkomst over de werkkostenregeling en de CAO Gehandicaptenzorg
Agenda 1. De Werkkostenregeling een korte uitleg over de werking, actualiteiten en tips bij de invoering en hantering van de regeling 2. Het meerkeuzesysteem en de CAO Gehandicaptenzorg terug- en vooruitkijken naar de bepalingen over het meerkeuzesysteem die de cao kent. Wat beogen cao-partijen met de bepalingen in het nieuwe hoofdstuk 12 en wat betekent dit voor de organisatie? 3. Optimaal invullen van de vrije ruimte Wat zijn de mogelijkheden voor de invulling van het eigen meerkeuzesysteem en hoe pakken we dit aan? 2
De Werkkostenregeling 3
Werkkostenregeling / schema Vergoeding of verstrekking aan werknemers in de trechter Niet in forfait: *Belaste vergoeding *Gebruteerde vergoeding *Intermediaire vergoeding *Geen loon (kleine attenties) Valt onder een gerichte vrijstelling, dus wordt niet tot het loon gerekend Valt in het forfait Valt onder een 0-waardering, of Valt onder een forfaitaire waardering overschrijding forfaitaire ruimte: -------------------- belast met 80% eindheffing Verschuldigdheid van loonheffing verschuift van werknemer naar werkgever als de werkgever kiest voor eindheffing in plaats van voor individueel loon -------------- forfaitaire ruimte: 1,5% 1,2% van de loonsom vrijgesteld 4
Gerichte vrijstellingen / uitgebreid Extraterritoriale kosten Kosten van onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking Inschrijving in een beroep(kwaliteits)register Outplacement Vakliteratuur Kosten van EVC-procedure Tijdelijke verblijfskosten Vergoedingsregeling voor reiskosten (tot 0,19) Verhuiskosten Maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter - bij overwerk, koopavonden, dienstreizen, lunchvergaderingen, therapeutisch mee-eten e.d. Product eigen bedrijf-regeling / personeelskortingen Vrijstelling voor bepaalde werkplekvoorzieningen Voorzieningen volgens noodzakelijkheidscriterium 5
Werkkostenregeling / Waarderingsregels 1 Voorzieningen in redelijkheid die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden: nihil a) Genot van voorzieningen op de werkplek (inrichting werkplek in brede zin) Computer, kopieerapparaat, telefoon, fietsenstalling, parkeergelegenheid, fitness ruimte, inclusief het genot van het gebruik van deze ruimten en het gebruik van materialen in deze ruimte (schrijfgerei e.d) b) ARBO-voorzieningen, niet-vergoed Geneeskundige keuringen, inentingen, veiligheidsbril, stoelmassage, ergo-inrichting werkplek Niet: verstrekken van een fiets in het kader van gezondheidsbevordering c) Consumpties Hoeft niet meer tijdens werktijd d) Werkkleding en reinigingskosten, ter beschikking gesteld - Uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt (uniform of logo > 70cm 2 ); of - die achterblijft Wordt kleding die normaal achterblijft, mee naar huis genomen om te wassen, dan geldt de nihil waardering niet (noch voor de kleding, noch voor de reinigingskosten) e) Gereedschappen en andere hulpmiddelen, ter beschikking gesteld, >90% zakelijk gebruik wordt noodzakelijkheidscriterium Computers, notebooks, gereedschapskist N.B. standpunt 2/2013 inzake tablets e.d. f) Mobiele telefoons, ter beschikking gesteld, >10% zakelijk gebruik wordt noodzakelijkheidscriterium En overige ter beschikking gestelde communicatiemiddelen 6
Werkkostenregeling / Waarderingsregels 2 Specifieke regelingen a) Waarde privégebruik OV-kaart en voordeelurenkaart: nihil Mits ter beschikking gesteld en tevens zakelijk gebruikt NB. In geval van opname in MKSA: nacalculatie! b) Rentevoordeel personeelsleningen: - Rentevoordeel aftrekbaar in IB: nihil NB. voorstellen om nihilwaardering te beëindigen NB. Opnemen in loonadministratie van een schriftelijk verklaring, met vermelding van het bestedingsdoel en onderbouwing met schriftelijke stukken; plus vermelding in loonadministratie van toepassing artikel 3.10 l id 1 van de Uitvoeringsregeling loonbelasting - (Elektrische) fiets of scooter voor woon-werkverkeer (>50%): nihil c) Genot dienstwoning: 18% jaarloon van 36 uur d) Ziektekostenregelingen: oude regeling 7
Werkkostenregeling / Waarderingsregels 4 Voorzieningen die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden: forfaitaire waarde a) Maaltijden - 3,15 per maaltijd (bedrag 2014) Forfaitaire waarde voor alle maaltijden (ontbijt, lunch of diner) b) Huisvesting en inwoning - 5,35 per dag (bedrag 2014) Inclusief energie, water, bewassing c) Kinderopvang, cf. Wet kinderopvang Aantal uren * uurprijs volgens Wet kinderopvang - 6,70 per uur (bedrag 2014) Buiten de werkplek: factuurwaarde of w.e.v. 8
Prinsjesdag 2014 / Belastingplan 2015 Definitieve invoering per 1 januari 2015 Forfait naar 1,2% Concernregeling voor vennootschappen! Jaarlijkse afrekensystematiek. Beperkte invoering noodzakelijkheidscriterium voor communicatie- en digitale hulpmiddelen. Wegnemen van onderscheid tussen vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen voor een aantal werkplek-gerelateerde voorzieningen. Personeelskortingenregeling komt terug. Moet nog langs Tweede en Eerste Kamer N.B. aanvullende ministeriële regeling 9
Noodzakelijkheidscriterium Uitgangspunt: Als de werkgever een voorziening in het kader van zijn bedrijfsvoering redelijkerwijs noodzakelijk acht, mag deze onbelast aan de werknemer vergoed of verstrekt worden. De voorziening moet zonder meer nodig zijn; zonder de voorziening kan de dienstbetrekking niet goed worden uitgeoefend en dat impliceert dat de voorziening in ieder geval daadwerkelijk bij de uitoefening van de dienstbetrekking gebruikt wordt. Bij einde van dat noodzakelijke gebruik: inleveren of afrekenen tegen netto loon! 10
Noodzakelijkheidscriterium / gereedschappen Introductie van het noodzakelijkheidscriterium voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur Gereedschappen: Wordt gebruikt om iets te maken, te meten of te controleren; kan naar zijn aard meerdere keren worden gebruikt; en de gezamenlijke voorwerpen die voor het verrichten van een werkzaamheid nodig zijn, zoals: werktuigen van een ambachtsman: hamer of duimstok van een timmerman, het fototoestel van een fotograaf, een muziekinstrument van een muzikant, de kwast van een schilder en de naaimachine van een kledingmaker. De verf waar een schilder mee schildert en de stof waar de kleding van wordt gemaakt, zijn geen gereedschap, net zomin als werkkleding of kantoormeubilair. 11
Noodzakelijkheidscriterium / communicatie e.d. Introductie van het noodzakelijkheidscriterium voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur: ICT-middelen zoals desktops, laptops, tablets en mobiele telefoons, zoals smartphones; en soms printers; en alle vergoedingen en verstrekkingen die daarmee direct verband houden; en bij deze voorzieningen behorende gebruik van datatransport zoals dongel of een abonnement via een 4G-kaartje; alsmede voor het gebruik in het kader van de dienstbetrekking benodigde programmatuur en dergelijke. 12
Noodzakelijkheidscriterium Omstandigheden zijn bepalend: De werknemer is verplicht tot teruggaaf van de voorziening of tot (netto) betaling van de restwaarde indien niet langer noodzakelijk voor de vervulling van de dienstbetrekking Initiatief ligt bij de werkgever Vaste kostenvergoedingen voor door de werknemer aangeschafte en betaalde noodzakelijke voorzieningen is mogelijk, zolang de inhoudingsplichtige maar expliciet de vereisten bepaalt, waaraan de uit de vergoeding te bekostigen voorziening moet voldoen Geen ruil in het Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden Zwaardere bewijslast voor bestuurder/commissaris 13
Stappenplan voor wkr-traject 1. Inventariseren 2. Analyseren van de uitkomsten 3. Etiketteren voorzieningen 4. Beoordelen/aanpassen regelingen en documenten 5. Beoordelen/aanpassen processen 6. Inrichting FA en codering grootboek en SA 7. Inrichting monitoring 8. Besluitvorming 14
Stappenplan voor wkr-traject 1 Inventarisering uitdiepen Kassen, Facturen, Declaraties Attentieregeling, Declaratiereglement, ARBO-plan Combinatierekeningen Analyseren van de uitkomsten aanscherpen Voorstellen voor beëindiging of aanpassing regelingen? Noodzaak om te maximeren! Aanwijzing eindheffingsbestanddelen Beoordelen/aanpassen regelingen en documenten Declaratieregeling ARBO-plan Attentieregeling Kasinstructie 15
Stappenplan voor wkr-traject 2 Beoordelen/aanpassen processen Bekijk declaratieprocedure Bekijk inkoopprocedure Bekijk factuurverwerking Boekingsinstructie / training medewerkers administratie Boekingsinstructie / training budgethouders Reglement instructie hulpmiddelen Inrichting FA en codering / SA en loonuitvoercodes Inrichting monitoring Besluitvorming Betrekken directie en OR Combineren met digitalisering? 16
Tien aandachtspunten 1. Inventariseer uw voorzieningen 2. Beoordeel uw grootboek 3. Stel vast welke posten uw wilt kunnen herkennen 4. Wijs posten als eindheffingsbestanddeel aan en pas de daarvoor geldende waardering toe 5. Houd uw Arbo-plan onder de loep 6. Richt uw attentieregeling in 7. Controleer uw declaratiereglement 8. Wees alert bij het ter beschikking stellen van laptops, tablets en telefoons 9. Let op bij producten uit uw eigen bedrijf 10.Ken het onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen 17
Werkkosten en de CAO Gehandicaptenzorg 18
Meerkeuzesysteem door de jaren heen Ruilen om fiscaal voordeel te behalen 19
Meerkeuzesysteem bij invoering WKR - Fiscale regelgeving vervalt (fiets, vakbondscontributie, bedrijfsfitness) maar - Invulling meerkeuzesysteem is nog steeds mogelijk! 20
Hoofdstuk 12 CAO Gehandicaptenzorg tot 1-1-2015 Artikel 12:1 Uitruilen van arbeidsvoorwaarden 1. De werknemer kan de in dit hoofdstuk genoemde tijd- en/of geldbronnen, uitruilen tegen de in dit hoofdstuk genoemde tijd- en/of gelddoelen met in achtneming van de fiscale en wettelijke regelgeving. In afwijking van de vorige volzin kunnen ten behoeve van het spaarverlof enkel de in artikel 12:4 genoemde tijdbronnen worden ingezet. 2. De werknemer geeft schriftelijk aan welke bronnen hij tegen welke doelen (in het volgend kalenderjaar) wil uitruilen. 3. De keuze die de werknemer maakt geldt, tenzij schriftelijk anders wordt overeengekomen en voor zover niet in strijd met het bij of krachtens wet bepaalde, voor de duur van een kalenderjaar. Gedurende deze periode kan de keuze noch door de werknemer noch door de werkgever worden gewijzigd. 4. De werkgever is verplicht de werknemer van te voren te wijzen op de gevolgen van zijn keuze. 21
Overwegingen cao-partijen Cao-partijen hadden de volgende overwegingen bij het aanpassen van hoofdstuk 12: Vervallen van enkele fiscale regelingen bij invoering WKR Optimaal benutten van mogelijkheden die de WKR biedt Keuzevrijheid op organisatieniveau; bij de werkgever en ondernemingsraad Voorzetting meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden bij organisaties waarbij het doel vakbondscontributie een onderdeel blijft van dit systeem 22
Hoofdstuk 12 CAO Gehandicaptenzorg na 1-1-2015 Artikel 12:1 Vrije ruimte werkkostenregeling (per 1 januari 2015) 1. De invulling van de vrije ruimte van de werkkostenregeling wordt door de werkgever vastgesteld met instemming van de ondernemingsraad met als gezamenlijke inzet dat de vrije ruimte optimaal wordt benut. 2. De contributie van een werknemersorganisatie partij bij deze CAO maakt onderdeel uit van de invulling van de vrije ruimte. 23
Hoofdstuk 12 CAO Gehandicaptenzorg na 1-1-2015 vervolg Maar ook: Artikel 10:7 lid 4 Persoonlijke ontwikkeling individuele werknemers Indien de werknemer gespaarde uren uit artikel 6:11 (geldend per 1 januari 2015) en/of bovenwettelijke vakantieuren uit voorgaande kalenderjaren opneemt ten behoeve van een oriëntatie op zijn beroep/loopbaan, worden deze uren vermeerderd met 20%. Artikel 8:11 Bovenwettelijke vakantieuren (dit artikel geldt per 1 januari 2015) In afwijking van artikel 8:10 kan de werknemer de werkgever verzoeken om bovenwettelijke vakantieuren van voorgaande kalenderjaren uit te laten betalen. Een afwijzing van het verzoek wordt schriftelijk gemotiveerd. 24
Wat zijn juridische gevolgen? Cao-bepaling is niet verwerkt in eigen regeling: Werkgever is niet meer gebonden aan het collectief vastgestelde meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden en kan eenvoudig de kans benutten om maatwerkregelingen op te stellen die optimaal aansluiten bij in de eigen organisatie levende wensen. Cao-bepaling is verwerkt in eigen regeling meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden Werkgever blijft wel gebonden aan bestaande regeling maar uitwerking is anders: Vergoeding bruto toekennen en betrekken in bruto-nettotraject = sigaar uit eigen doos ; of Budgetteren en als eindheffingsbestanddeel aanwijzen 25
Kenmerken bepalingen hoofdstuk 12 De kenmerken zijn: Invulling vrije ruimte wordt door werkgever vastgesteld Instemming door de Ondernmingsraad Optimale benutting vrije ruimte is de gezamenlijke inzet Vakbondscontributie -als doel in een meerkeuzeysteem arbeidsvoorwaarden- is een onderdeel van de invulling van de vrije ruimte Hoofdstuk 12 geeft een kader en de spelregels voor de invulling van de vrije ruimte en het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden! 26
Vrije ruimte vullen en optimaliseren 27
Analyseren Situatie oud Situatie nieuw Personeelsfeesten Vrijgestelde kosten 204.300 Loonsom 11.526.480 Feitelijke kosten 15.909 - ò Voor loonheffing - Totaal forfaitaire vergoedingen 89.990 Forfaitaire ruimte 138.318 - Onderschrijding forfait 48.328- ò Kosten belastingheffing Kosten belastingheffing Loonheffing personeelsfeesten - Eindheffing forfait - Eindheffing overig* 6.127 Kosten brutering - Totaal belastingheffing 6.127 Totaal belastingheffing - * artikel 31 Wet LB Verschil 6.127-28
Analyseren een voorbeeld van een uitkomst Vergoeding/verstrekking Basis Kerstpakketten en andere kleine geschenken 24.390 Fiets 24.000 Personeelsfeesten en -reizen e.d. 15.909 Werkkleding vergoed of kan mee naar huis 7.816 Vakbondscontributie 4.354 Verklaring Omtrent Gedrag 3.125 Parkeer-, veer- en tolgelden 2.973 Cadeaubonnen & geschenken in geld (aan werknemers) 2.870 Onkostenvergoeding, niet onderbouwd 2.400 Geschenken met een waarde > 25, of niet gebruikelijk 1.226 Parkeervergunningen 927 IZZ vergoeding 0 Jubileumvergoeding - niet vrijgesteld 0 Reiskosten bovenmatig, nu belaste vergoeding 0 Tablets, 40 stuks, niet achterblijven op de werkplek, zakelijk gebruik 0 Doel extra MKS: ruilregeling pc-prive 0 Totaal Eindheffingsbestanddelen 89.990 Forfaitaire ruimte op basis van 2013 138.318 Beschikbare forfaitaire ruimte 48.328 29
Stappen optimalisering arbeidsvoorwaarden Stap 1. Bepaal de vergoedingen en verstrekkingen die als eindheffingsbestanddelen worden aangewezen 1. Toewijzen brutoloon van die vergoedingen, voor verwerking in het bruto/netto traject, die al van oudsher worden verloond 2. Aanwijzen van voorzieningen die als gerichte vrijstelling onbelast kunnen worden toegekend en eventueel optimaliseren van ruilregeling voor gerichte vrijstellingen 3. Toedelen forfait van die regelingen die op grond van de wet of bedrijfsvoering strikt noodzakelijk zijn/ worden geacht 4. Toedelen aan het forfait van die regelingen waarvoor de werkgever onder het oude regime de kosten voor brutering of eindheffing droeg waardoor belastingbesparing kan worden gecreeerd 5. Toedelen van het forfait van voorzieningen die nu plaatsvinden in het kader van een uitruil van arbeidsvoorwaarden 6. Reserveren ruimte onvoorzien 7. Optimalisering restant forfait 30
Stappen optimalisering arbeidsvoorwaarden vervolg Stap 2. Bepaal waar ruimte kan worden gecreëerd Stap 3. Bepaal welke ruimte overblijft voor alternatieve regelingen en of die ruimte wordt benut Stap 4 Regelingen kiezen, beschrijven, afstemmen en implementeren 31
Schematisch Korte termijn: Wel voorstellen, maar jaarlijks ruimte bepalen Lange termijn: CAO-; handboek arbeidsvoorwaarden e.d. Kan niet (eenvoudig) van worden afgeweken 32
Een alternatief Vergoeding/verstrekking Basis Alternatief 1 Opmerking Kerstpakketten en andere kleine geschenken 24.390 24.390 Fiets 24.000 40.000 Budget verhogen, spelregels versoepelen? Personeelsfeesten en -reizen e.d. 15.909 15.909 Werkkleding vergoed of kan mee naar huis 7.816 7.816 Vakbondscontributie 4.354 4.354 Verklaring Omtrent Gedrag 3.125 3.125 Parkeer-, veer- en tolgelden 2.973 2.973 Cadeaubonnen & geschenken in geld (aan werknemers) 2.870 2.870 Opnemen in attentieregeling Onkostenvergoeding, niet onderbouwd 2.400 2.400 Geschenken met een waarde > 25, of niet gebruikelijk 1.226 1.000 Parkeervergunningen 927 927 IZZ vergoeding 0 0 Jubileumvergoeding - niet vrijgesteld 0 10.000 Beperkte doelgroep Reiskosten bovenmatig, nu belaste vergoeding 0 0 Beperkte doelgroep Tablets, 40 stuks, niet achterblijven op de werkplek, zakelijk gebruik 0 0 Noodzakelijkheidscriterium Doel extra MKS: ruilregeling pc-prive 0 12.000 Totaal Eindheffingsbestanddelen 89.990 127.764 Forfaitaire ruimte op basis van 2013 138.318 138.318 Beschikbare forfaitaire ruimte 48.328 10.554 Buffer 10.000 Restant forfaitaire ruimte 554 33
Aandachtspunten Hoofdstuk 12 geeft het kader en spelregels voor de invulling van de vrije ruimte. Hoe gaan we hiermee aan de slag? Zorg er voor dat alle betrokkenen goed geïnformeerd zijn Zorg voor overeenstemming over de vulling van de vrije ruimte (zie stappen hiervoor) Monitor gedurende het jaar en koppel terug naar de OR Neem besluiten voor een jaar en ga in het vierde kwartaal van een jaar opnieuw om de tafel 34
Brainstormen over een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden 35
Arbeidsvoorwaarden/Meerkeuzesystemen Wat zijn aandachtspunten? Het gebruik van sommige onderdelen van een meerkeuzesysteem arbeidvoorwaarden beïnvloedt de forfaitaire ruimte: Doelen: 1) De waarde van de vergoeding/verstrekking zal in principe volledig binnen de forfaitaire ruimte vallen, indien geen sprake is van een gerichte vrijstelling of belastingvrije vergoeding. Bronnen: 2) Inzet van geldbronnen beïnvloedt de forfaitaire ruimte, doordat dit een verlagend effect heeft op kolom 14 van de cumulatieve loonstaat. 3) Verkoop van tijdbronnen kan een opwaarts effect hebben op kolom 14 van de cumulatieve loonstaat. 36
Arbeidsvoorwaarden/Meerkeuzesystemen Wat zijn aandachtspunten? 4) Inzet van netto loon leidt ertoe dat het ingezette bedrag in mindering mag worden gebracht op de factuurwaarde (er gaat een lager bedrag in de vrije ruimte ). Maar: dit leidt niet tot fiscaal voordeel. De volgende stappen kunnen worden gezet om de eindheffing te beperken: Beoordelen welke vergoedingen en verstrekkingen via het bruto/nettotraject verloond kunnen worden. Maar: gezien vanuit het principe van een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden is dit niet voor de hand liggend. Schrappen van regelingen Budgetteren /maximeren van het gebruik van regelingen Vergoeding op een lager bedrag stellen 37
Arbeidsvoorwaarden/Meerkeuzesystemen Een voorbeeld Aanpassing doel Fiets deelname fietsregeling wordt beperkt tot een maximumbudget van x voor alle werknemers op jaarbasis (is het budget op, dan kan de eerstvolgende werknemer volgend jaar als eerste deelnemen) fietsvergoeding wordt gemaximeerd op 550,- en deelname 1 x per 5 jaar Onder fiets worden alle soorten fietsen verstaan inclusief trapondersteuning Fiets moet ook worden gebruikt voor woon-werkverkeer de deelname uit bruto geldbronnen wordt beperkt (beperkt verlaging kolom 14) verkoop van tijdbronnen wordt gestimuleerd (verhoging loonsom kolom 14). Dit effect is overigens beperkt. 38
Brainstormen: de werkwijze Brainstormen over: 1. criteria en doelstellingen 2. mogelijke doelen 3. kaders en spelregels CAO-partijen hebben PGGM HR Advies gevraagd om behulpzaam zijn bij deze brainstorm 39
Stap 1 brainstorm over criteria en doelstellingen regeling Huidig 1 reiskosten 2 woon werkverkeer 3 Fiets 4 vakbond 5 beroepsvereniging 6 verlof toetscriterium regeling draagt bij aan: karakter: - verplicht - noodzakelijk - gewenst - bespreekbaar 1. missie Vivium 2. uitvoering 3.HR strategie 4. Wensen* managers/ wn'ers opties: 7 studie 8 I-pad/ PC 9 sportvereniging 10 navigatieapparatuur 11 werkkostenvergoeding 12 kinderopvang 13 vakliteratuur 14 15 40
Informatie Nog vragen, meer informatie? Beschikbaar materiaal: white paper Presentatie Bijeenkomst OR/medewerkers Nieuwsbrief voor medewerkers, te gebruiken in de organisatie Begeleiding Brainstorm (HRadvies@pggm.nl) Materialen beschikbaar op: websites van de cao-partijen StAG (www.arbeidsmarktgehandicaptenzorg.nl) 41
Veel succes! 42