Datum: 14 oktober 2008 Locatie: E2.55 Aanwezig: Audrey van den Broek (voorzitter); Bart van de Camp (secretaris); Lies Cuijpers (FSRL); SVBC Babylon; GSV; KNUS; OSK; SODA; Sturm und Drang. Afwezig met kennisgeving: Janneke Jegen (penningmeester); Rob Janssen (oud-bestuur); Kim Konsten (assessor); GAG; Ouisi?; SVN; Tacitus; USA. 1. Opening Audrey opent om 18.38 uur de vergadering en heet iedereen van harte welkom bij de eerste Artes ALV van collegejaar 2008-2009. Omdat de meeste aanwezigen voor het eerst aanwezig zijn zal onder agendapunt 5, Welkom nieuwe besturen, een voorstelrondje plaatsvinden. 2. Mededelingen Janneke Jegen (penningmeester); Rob Janssen (oud-bestuur); Kim Konsten (assessor); GAG en SVN hebben zich afgemeld voor deze ALV. Kim Konsten is de nieuwe assessor van de Faculteit der Letteren. Ze is vandaag afwezig, maar zal in het vervolg bij de ALV s aanwezig zijn. Daarnaast zal ze acht keer per jaar uitgenodigd worden bij de bestuursvergaderingen van Artes. Voor vragen, opmerkingen en klachten met betrekking tot de faculteit kan men bij haar terecht. Voor meer informatie zie www.ru.nl/fsrl. De website is nog steeds niet onderhouden ten gevolge van enkele technische problemen. Deze problemen zijn nu opgelost en inmiddels is er begonnen met het inrichten van de nieuwe website. Het bestuur hoopt hier binnenkort meer over te kunnen mededelen. Na veel administratieve omzwervingen is er een promotiebord bij de faculteit besteld. Dit bord zal gebruikt gaan worden om de activiteiten van de lidverenigingen van Artes aan te kondigen en te promoten. De plaats waar het bord komt te staan is nog niet bekend. Ook hier zal binnenkort meer informatie over komen. Kamer 4.24 staat alle lidverenigingen van Artes ter beschikking. Mocht je van deze kamer gebruik willen maken, geef dit dan aan op het planbord dat naast de deur naar de kamer hangt. SVBC Babylon zal in verband met eigen activiteiten om 19.45 uur de vergadering verlaten. GSV geeft aan dat zij de documenten die bij de uitnodiging voor de ALV niet kunnen openen. Ook andere besturen geven aan dat zij problemen ondervinden bij het openen van bepaalde bestanden. Het blijkt hier om bestanden met een.docx indeling te gaan. Bart zal de verenigingen zo snel mogelijk een nieuwe versie van de bestanden in het.doc formaat toesturen. 3. Vaststellen agenda Agendapunten kunnen tot een dag voor de ALV aan het bestuur van Artes worden doorgemaild. Punten die op de dag van de ALV worden doorgegeven zullen als WVTTK worden behandeld. In de agenda voor deze ALV zijn punt 11. Rondvraag en punt 12. WVTTK omgewisseld. De rondvraag zal uiteraard na de WVTTK plaatsvinden. Er is één WVTTK binnengekomen: kerstgala. 4. Notulen vorige vergadering Er zijn geen op- of aanmerkingen op de notulen van de vorige vergadering. De notulen worden zonder wijzigingen goedgekeurd. 5. Welkom nieuwe besturen De leden van de aanwezige besturen stellen zich voor en geven aan wat zij al van Artes weten. Het Open Letterenfeest blijkt bij veel besturen bekend te zijn. De overige activiteiten van Artes zijn minder bekend. Het bestuur van Artes geeft aan dat zij in het huidige bestuursjaar hopen Artes ook met andere activiteiten op de kaart te zetten. De eerste aanzet tot het organiseren heeft Artes tijdens het vorige collegejaar reeds gegeven met de organisatie van een symposium over kennisvalorisatie. Doordat het bestuur van de faculteit zich eenzijdig terugtrok uit deze organisatie heeft het symposium helaas geen doorgang kunnen vinden. Artes zal proberen in de toekomst met nieuwe initiatieven te komen. Pagina 1 van 5
GSV vraagt of de commissie die is opgericht voor de organisatie van het symposium nog steeds bestaat. Bart geeft aan dat deze officieel nog bestaat. Wanneer er behoefte is een activiteit te organiseren kan deze commissie met een nieuwe bezetting direct aan de slag. 6. Financiën Door de afwezigheid van Janneke zal dit punt slechts kort behandeld worden. Het promotiebord dat Artes heeft besteld zal geheel door het bestuur van de faculteit vergoed worden. Audrey deelt mede dat de contributie voor Artes omstreeks februari betaald dient te worden. Daarover tzt meer informatie. Het bestuursjaar van Artes loopt van begin februari tot eind januari. Hierdoor wordt het voor oudbestuursleden gemakkelijker om een eventuele functie binnen Artes te bekleden. Audrey vraagt de besturen na te denken of zij mogelijk geschikte kandidaten weten om tijdens het volgende bestuursjaar in het bestuur van Artes plaats te nemen. 7. Ouderdag InTens organiseert zelf ieder jaar een ouderdag en weten daarom nog niet of zij zich bij het initiatief van Artes aan zullen sluiten. Zij zullen daarover met het vorige bestuur overleg plegen, maar het huidige bestuur geeft aan voorlopig niet voor deelname aan een algemene letteren ouderdag te zijn. Ook SVBC Babylon heeft een eigen ouderdag en zal deze in principe behouden. GSV, Sturm und Drang, KNUS, OSK en SODA willen wel deelnemen aan de gezamenlijke ouderdag. SVBC Babylon merkt op dat zij hun ouderdag in de laatste week van een tentamenperiode organiseren. Dit heeft ondermeer tot voordeel dat er voldoende zalen beschikbaar zijn. Vrijdag is waarschijnlijk de beste dag om een ouderdag te organiseren in verband met de beschikbaarheid van zowel ouders als studenten. KNUS vraagt of de ouderdag de lidverenigingen geld zal gaan kosten. Audrey geeft aan dat het de bedoeling van Artes dat de dag de verenigen niets zal gaan kosten. SODA geeft aan dat de kosten voor de deelnemers niet te hoog moeten worden, dat schrikt mogelijke deelnemers af. SVBC Babylon geeft aan dat men veel terug krijgt voor het geld dat men betaalt. Audrey vraagt de verenigingen die zelf een ouderdag organiseren hoe zij het geld van de deelnemers binnen hebben gekregen. SVBC Babylon vraagt voor deelname aan hun ouderdag 12,50 van zowel ouders als studenten. Dit geld wordt per automatische incasso van de rekening van de deelnemers afgeschreven. Daarvoor dienen zij SVBC Babylon te machtigen middels een machtigingsformulier. Hiervoor moet een vereniging echter wel bij hun bank de mogelijkheid tot automatische incasso hebben. Bij InTens betalen de deelnemers s ochtends contant. Audrey geeft aan dat de vorige besturen van de vandaag afwezige verenigingen positief waren over het voorstel. Zij verwacht dat er daardoor nog meer verenigingen aan de ouderdag deel zullen nemen. InTens vraagt hoe de lidverenigingen op de hoogte worden gehouden van de voortgang. Audrey geeft aan dat de verenigingen per email meer informatie zullen ontvangen. GSV vraagt wat er van de verenigingen wordt verwacht. Audrey geeft aan dat de verenigingen alleen een eigen programma dienen te regelen. Docenten zijn vaak bereid hieraan kosteloos hun medewerking te verlenen. Omdat Artes niemand wil uitsluiten van deelname zal het bestuur waar nodig hulp verlenen bij de organisatie van de opleiding specifieke onderdelen. OSK informeert hoe het met de brief naar de ouders zit. Bart geeft aan dat Artes een standaardbrief zal opstellen die door de verenigingen verstuurd dient te worden. De bedoeling is om deze brief rond december/januari te versturen zodat we ruim op tijd weten hoeveel deelnemers er bij de ouderdag zullen zijn. Er volgt een korte inventarisatie van mogelijke data waarop de ouderdag plaats kan vinden: 20-03 (GSV geeft aan dat deze week hen niet goed uitkomt) 17-04 (Op deze datum organiseert SVBC Babylon haar ouderdag) 24-04 (dit is de vrijdag in het weekend van de Batavieren race) Er zal binnenkort een email aan de deelnemende verenigingen worden gestuurd om een definitieve datum te plannen. Pagina 2 van 5
8. Artes feest Het eerste Artes feest, Van Dommel tot Dommelsch, was een groot succes. Sindsdien is het animo voor het feest wat minder. Omdat er tijdens het laatste feest verscheidene problemen waren met betrekking tot de promotie en locatie van het feest is het bestuur van Artes op zoek gegaan naar een nieuwe locatie. De NDRGRND lijkt een geschikte kandidaat om in het vervolg de feesten te organiseren. Op deze locatie is er meer ruimte om het feest naar eigen inzicht in te richten. De verenigingen geven aan hier wel wat voor te voelen. Het feest zal waarschijnlijk wel wat kleiner worden dan de voorgaande edities. GSV geeft aan dat de NDRGRND bij veel nieuwe GSV leden niet erg populair is. Volgens velen is de NDRGRND te alternatief. SVBC Babylon geeft aan dat er bij de NDRGRND voldoende mogelijkheden zijn om het feest naar eigen inzicht in te richten. Audrey geeft aan dat het voor Artes ook een sprong in het diepe is, maar dat het de moeite waard is om een andere locatie te proberen in het licht van de problemen die zich in het verleden hebben voorgedaan. GSV geeft aan dat de communicatie met de NDRGRND meestal prima verloopt. Ook de muziek is prima, maar zoals al aangegeven heeft de NDRGRND zijn imago niet mee. KNUS organiseert vaak feesten in de NDRGRND en is daar zeer positief over. Als er een feest op deze locatie wordt georganiseerd zal KNUS zeker aanwezig zijn. Audrey geeft aan dat er vooral getracht moet worden eerste- en tweedejaars te enthousiasmeren. Voor de organisatie van het feest heeft Artes een commissie waarin één van haar bestuursleden tezamen met leden van de lidverenigingen zitten. Audrey vraagt de besturen of zij misschien kandidaten hebben om in deze commissie plaats te nemen. GSV vraagt hoeveel mensen per vereniging er nodig zijn. Audrey antwoordt dat in principe enkele verenigingen één iemand afvaardigen. De commissie zal uit ongeveer vier tot zes personen bestaan. SVBC Babylon, GSV, KNUS, InTens en OSK geven te kennen waarschijnlijk wel iemand bereid te vinden in de commissie zitting te nemen. Audrey geeft aan dat er binnenkort een email verstuurd zal worden waarin verdere details worden gegeven en vraagt de besturen nogmaals bij hun leden interesse om deel te nemen te peilen. SVBC Babylon verlaat om 19.44 uur de vergadering. Audrey bedankt hen voor hun aanwezigheid. 9. Letteren Lezingendag Audrey houdt een korte inleiding op het fenomeen Letteren Lezingendag. Het feit dat deze activiteit op niet veel bekendheid bij de aanwezige besturen mag rekenen geeft aan dat het een vergeten activiteit betreft. Artes is echter van plan het initiatief nieuw leven in te blazen. In het verleden is de activiteit met wisselend succes twee keer georganiseerd. Hoewel de activiteit destijds enthousiast werd ontvangen is het een stille dood gestorven. De Letteren Lezingendag is (was) een interdisciplinaire activiteit. Gedurende een dag worden verschillende lezingen georganiseerd die een bepaald thema vanuit verschillende studierichtingen behandelt. Het thema van de eerste Letteren Lezingendag was Middeleeuwen. Artes is op dit moment bezig uit te zoeken van wie het initiatief tot de eerste Lezingendag kwam om in samenwerking met deze vereniging of organisatieonderdeel tot een nieuwe Lezingendag te komen. Audrey vraagt de verenigingen hoe zij tegenover het initiatief om deze activiteit nieuw leven in te blazen staan. SODA merkt op dat men een breed onderwerp moet kiezen om de interdisciplinariteit mogelijk te maken. Bart geeft aan dat het bestuur als eventueel thema aan Nijmegen denkt. Dit in verband met de bijzondere leerstoel Geschiedenis van Nijmegen in het bijzonder de publieksgerichte aspecten die Nijmegen de Radboud Universiteit cadeau heeft gedaan in verband met het 85 jarig bestaan. GSV vraagt hoe de Lezingendag georganiseerd gaat worden en wanneer de dag plaats zal vinden. Audrey geeft aan dat daar op dit moment nog naar wordt gekeken. Bart merkt op dat, indien de Lezingendag er gaat komen, deze in ieder geval niet binnen het huidige Artes bestuursjaar plaats zal vinden. Voor een goede organisatie is voldoende tijd nodig. SODA geeft aan niet zelf de organisatie van een geheel thema te willen regelen. Audrey geeft aan dat het niet de bedoeling is dat er vanuit iedere opleiding een lezing wordt georganiseerd. Pagina 3 van 5
InTens vraagt hoe de opkomst bij de eerdere Letteren Lezingendagen was. Bart geeft aan dat de activiteit de eerste keer goed bezocht werd, maar dat het aantal bezoekers de tweede keer tegenviel. OSK geeft aan dat een dergelijke activiteit voor hen niet interessant is omdat zij zelf al veel lezingen en symposia hebben. Audrey benadrukt dat deelname geheel vrijblijvend is: men is niet verplicht alle lezingen bij te wonen. Sturm und Drang vreest dat er bij studenten van de opleiding Duitse taal en cultuur weinig animo is voor dergelijke activiteiten: het is vaak al moeilijk om studenten voor de eigen activiteiten te enthousiasmeren. Audrey wijst erop dat de activiteit voor de gehele faculteit toegankelijk is. Hoewel er binnen sommige opleidingen weinig animo lijkt te zijn, is het goed mogelijk dat er op facultair niveau wel voldoende mensen in de activiteit geïnteresseerd zijn. Bart geeft tenslotte aan dat de besturen binnenkort een schrijven zullen ontvangen waarin meer informatie over de activiteit zal worden gegeven. 10. FSRL Lies Cuijpers licht namens de Facultaire Studentenraad Letteren de ALV in over hetgeen er binnen de FSRL speelt. Op dit moment wordt er door de faculteit druk gewerkt aan een nieuwe opzet van de Master opleiding. Dit zogenaamde Masterpalet lijkt zich te bewegingen in de richting van vijf overkoepelende stromen waarbinnen studenten een eigen traject afhankelijk van hun studie kunnen kiezen. Het nieuwe Masterpalet wordt waarschijnlijk volgend jaar ingevuld. De reden om tot een nieuwe opzet te komen is voornamelijk financieel, de mogelijkheid bestaat dan ook dat er cursussen geschrapt zullen worden. Bovendien moet de nieuwe opzet het gemakkelijker maken om het aantal uren dat voor een college nodig zijn aan te passen. De ALV merkt op dat de nieuwe opzet waarschijnlijk nadelig zal zijn voor kleine opleidingen, maar dat er helaas geen ontkomen aan bezuinigingen lijkt te zijn. Audrey merkt op dat met de nieuwe opzet het hele idee achter de BAMA-structuur op de kop wordt gezet. Verdere details over deze opzet zijn tot op heden nog niet ingevuld. Wanneer er meer bekend is zal dat naar de ALV worden gecommuniceerd. SODA geeft aan dat zij van hun zustervereniging van de Universiteit van Amsterdam een email hebben gekregen met betrekking tot vergelijkbare veranderingen aan de UvA. Op www.reddetalen.nl staat hierover meer informatie. Lies merkt op dat een dergelijke structuur zoals men in Nijmegen beoogd inmiddels reeds in Utrecht is ingevoerd. Audrey geeft aan dat de problematiek omtrent de nieuwe Master trajecten de leden van de lidverenigingen aangaat en dat Artes de problematiek daarom op de voet blijft volgen. 11. WVTTK GSV neemt dit jaar niet deel aan het kerstgala dat in de afgelopen jaren door ondermeer GAG, GSV, OSK, SVN en USA is georganiseerd. Het bestuur van Artes heeft geluiden opgevangen dat de manier waarop de GSV haar medewerking voor dit jaar heeft opgeschort niet prettig is verlopen en vraagt zich af hoe GSV en de andere verenigingen hier tegenover staan. GSV geeft aan dat het niet de bedoeling is geweest iemand voor het hoofd te stoten of de samenwerking op te zeggen. In verband met het jubileum van GSV wilde de vereniging echter een eigen gala organiseren. Omdat men bang was dat er niet genoeg animo onder de leden bestond om twee keer aan een gala deel te nemen heeft GSV besloten met de kerst niet aan het gala deel te nemen. De communicatie met de andere verenigingen hieromtrent verliep vrij stroef. Met name SVN en GAG zijn moeilijk bereikbaar. OSK geeft aan dat zij het terugtrekken van GSV niet als negatief hebben ervaren. Audrey vraagt of het gala wel doorgaat? Daarop komt vanuit de ALV de reactie dat de SVN een email heeft gestuurd om tot de organisatie van een gala te komen. Bovendien wordt er voorgesteld dat Artes in het vervolg betrokken kan worden bij de organisatie van een dergelijk gala. Het zou immers jammer zijn als een dergelijke activiteit door slechte onderlinge communicatie ten onder zou gaan. Artes kan hier wellicht een oplossing bieden. InTens vraagt waarom het niet mogelijk zou zijn meerdere gala s te organiseren. Pagina 4 van 5
Sturm und Drang geeft aan dat het vanwege de krappe bestuursbezetting van hun eigen vereniging een pre zou zijn als Artes zich met de organisatie van het gala zou bezighouden. OSK sluit zich bij de opmerking van Sturm und Drang aan. GSV geeft aan dat er binnen hun vereniging geen animo is voor twee gala s, maar dat zij zeker geen bezwaar hebben tegen een door Artes georganiseerd gala. Bart geeft aan dat een dergelijk Letteren gala wellicht een goed idee voor de toekomst is. Er is echter weinig tijd om dit initiatief reeds dit jaar tot uitvoering te brengen. Audrey hoopt dat alle gala s die dit jaar plaats zullen vinden goed zullen verlopen. 12. Rondvraag GSV wenst alle aanwezigen een fijn Artesjaar toe. Daarnaast wil GSV weten of alle documenten die naar aanleiding van deze vergadering opgesteld worden via email bij de verenigingen terecht komen. Bart geeft aan dat dit inderdaad het geval is. Tenslotte vraagt GSV naar de mogelijkheid om via Artes de door de GSV jaarlijks georganiseerde Triviant competitie naar de rest van de universiteit uit te breiden. De ALV geeft aan dat er zeker animo voor dit voorstel is. Artes zal daarom helpen bij het opzetten van een facultaire en eventueel universitaire Triviant competitie. Ook hierover komt binnenkort meer informatie. SODA vraagt hoe het zit met de data op het intekenbord bij de Artes kamer. Het lijkt alsof verenigingen de gegevens op het bord nooit verversen. KNUS geeft aan dat zij een vaste vergaderdatum hebben. Het is daarom niet nodig iedere week opnieuw in te tekenen. Indien zij geen gebruik van de ruimte maken zullen zij dat op het bord aangeven. Audrey verzoekt alle verenigingen consequent om te gaan met het gebruik van het bord. SODA geeft aan dat zij jaarlijks een subsidie van 82,50 van de universiteit ontvangen. Voor het bestuursjaar 2007-2008 is deze subsidie echter nog niet overgemaakt waardoor er een gat in de begroting zit. SODA vraagt de ALV of er andere verenigingen zijn die hier ervaring mee hebben. De ALV geeft aan dat SODA wellicht contact op kan nemen met Dienst Studentenzaken via dhr. Nico Schröder (hoofd bedrijfseconomische zaken, afdeling Bedrijfsvoering). Er zijn verder geen verenigingen die ervaring hebben met het probleem zoals door SODA aan de ALV voorgelegd. GSV geeft aan dat SODA wellicht bij AKKU kan informeren. FSRL merkt op dat SODA wellicht ook bij Kim Konsten informeren. KNUS organiseert vanavond een feest in de NDRGRND. Aanvang: 22.00 uur. Bart vraagt aan Lies of zij wellicht het printen van PDF bestanden aan kan kaarten. Door de huidige instellingen duurt het maken van een print van zo een bestand vaak erg lang. Studenten weten niet hoe zij dit aan kunnen passen. GSV heeft nog een tip met betrekking tot het printen van PDF bestanden: kies bij eigenschappen voor de optie print as image. Audrey vraagt alle aanwezigen nogmaals na te denken over mogelijke kandidaten voor het Artes bestuur 2009. Daarnaast biedt zij haar excuses aan voor het niet aanhebben van de gebruikelijke bestuurskleding en namens Bart voor de onduidelijkheid in de email met daarin de uitnodiging van deze vergadering. 13. Sluiting Audrey sluit om 20.20 uur de vergadering en dankt iedereen voor zijn of haar aanwezigheid. De datum voor de volgende vergadering wordt tzt bekend gemaakt. Pagina 5 van 5