CEMEENTK Briellc Aan de commissie BZM Datum: 17 januari 2013 Sector/stafafdeling: griffie Onderwerp: inzet restant budget 2012 rekenkamercommissie Samenvatting De rekenkamer geeft als optie om met inzet van het restant budget 2012 eerder dan in het derde kwartaal te beginnen met onderzoek. Omdat de urgentie ontbreekt, er nog geen zicht is op het onderzoeksplan en er in tijden van bezuinigingen een verkeerd signaal kan uitgaan van het extra beschikbaar stellen van gelden aan de rekenkamer wordt geadviseerd geen gebruik te maken van deze optie. 1. Inleiding Per 1 september 2012 is er een einde gekomen aan de gezamenlijke rekenkamercommissie van Bemisse, Brielle, Westvoorne en Hellevoetsluis. De rekenkamerfunctie wordt formeel vanaf 1 november 2012 en materieel vanaf 1 januari 2013 vervuld door de Rekenkamer Spijkenisse. De gemeente Brielle heeft voor 2012 16.500,- begroot. Van dat bedrag is 7431,- uitgegeven. Er resteert nog een bedrag van 9069,- De Rekenkamer geeft aan dat zij waarschijnlijk de eerste twee kwartalen zal gebruiken om de raden en colleges te bezoeken, een onderzoeksplan en een reglement van orde op te stellen. Begin van het derde kwartaal kan dan begonnen worden met het daadwerkelijk onderzoekswerk ( zie punt 4 van het verslag van woensdag 19 december 2012). Door inzet van het resterende bedrag uit 2012 kan de Rekenkamer Spijkenisse voor een versnelling zorgen en het onderzoeksplan eind eerste kwartaal af zal zijn, waarna de onderzoeken in het tweede kwartaal kunnen aanvangen. De griffiers is gevraagd dit voor te leggen aan de commissie BZM. 2. Advies Omdat de urgentie ontbreekt en daarenboven in een tijd van bezuinigingen een verkeerd signaal kan uitgaan uit het feit dat de rekenkamer extra middelen ter beschikking wordt gesteld, adviseer ik u om het resterende bedrag uit 2012 niet in te zetten om een versnelling in de werkzaamheden van de rekenkamer aan te brengen. Dit zelfde advies wordt tevens uitgedragen door de griffiers van Bernisse, Westvoorne en Hellevoetsluis. pag. 1 van 1
Aanwezig: Griffier Brielle, Leo van Steijn, Griffier Bernisse, Jantien Fröling en Daan Massie, lid rekenkamer Spijkenisse. Datum: woensdag 19 december 2012 (17.00-19.00 uur) Inleiding Na een korte voorstelronde wordt de agenda bepaald. 1. Voorgeschiedenis en verwachtingen 4 gemeenten; 2. Rechtsvorm, verordening en reglement van orde; 3. Budget en vergoedingen verordening; 4. Ingangsdatum, aanvang en onderzoeksplan 2013; 5. Introductieronde 6. Overige 1. Voorgeschiedenis en verwachtingen 4 gemeenten Daan doet navraag naar de voorgaande rekenkamercommissie (rkc). Hij wil graag weten waarom de samenwerking is beëindigd en waar de leden van de rekenkamer Spijkenisse op moeten letten in hun optreden. De voorgaande rkc heeft een evaluatie gehouden. Kernbegrippen hierin waren: onafhankelijkheid, de relatie met raden, de onderwerpkeuze en de bruikbaarheid (nuttig effect) van de onderzoeken. Beide griffiers wijzen op het belang van een goede relatie met de raad en college. Dit houdt in dat de leden van de rekenkamer (rk) met een zekere frequentie hun gezicht moeten laten zien. Voorkomen moet worden dat de rk-leden als afstandelijk of belerend overkomen. De vorige rkc voerde 2 maal per jaar overleg met een klankbordgroep (bestaande uit raadsleden van de 4 gemeenten). Hoewel een dergelijke klankbordgroep kan worden gebruikt om de betrokkenheid van de raad te vergroten, is dat niet gelukt. Zodoende is niet opnieuw een klankbordgroep ingesteld. De griffiers raden aan aansluiting te zoeken bij de auditcommissie (Bernisse), de commissie BZM (Brielle) mogelijk de commissie AZM (Hellevoetsluis) en enig daarmee vergelijkbaar orgaan van Westvoome. Daarnaast adviseren zij kennis te gaan maken met de diverse colleges en ook daarmee een goede en open relatie te onderhouden. (Inmiddels heeft de wethouder financiën van de gemeente Bernisse de rekenkamer al uitgenodigd voor zo'n gesprek). De voorgaande rkc gaf jaarlijks een nieuwsbrief uit (zie http://www.rekenkamercommissiebrielle.nl/documenten/45e3a394198e35bcdldf211bfl58b6d2.pdf). Daan vraagt of een nieuwsbrief kan worden gebruikt om afstand met raden te verkleinen. Dit is niet het geval (beide griffiers kennen de nieuwsbrief niet). Ook de onderwerpkeuze is bepalend, zo vertelt Jantien. Soms zijn onderzoeken uitgevoerd (bijvoorbeeld jeugdbeleid) waarvan vooraf bekend was dat de raad hier geen behoefte aan had omdat het beleid net opgesteld werd. Dit leidde er mede toe dat rapporten niet -inhoudelijk- behandeld werden in de gemeente Bernisse. Om dit te voorkomen zal de rk voor aanvang van het onderzoek in overleg moeten treden met de raad. Om de raad te betrekken bij een onderzoek, zou de rk de raadsleden kunnen vragen actief mee te doen. Dit is een idee dat ook Necker van Naem in haar offerte heeft geopperd. Jantien plaatst hierbij een kanttekening. De raadsleden van Bernisse geven regelmatig aan de huidige tijdsbelasting voor het raadswerk al erg groot te vinden. Leo (Brielle) onderkent dat door raadsleden actief mee te laten doen, de betrokkenheid kan worden vergroot. Daarnaast denkt hij dat dit de behandeling van het onderzoek ten goede komt. Immers een deel van de raadsleden zal de bevindingen herkennen en daardoor eerder -ook voor het college onaangenameconclusies onderschrijven.
Wel rijst de vraag welke 'onderzoeksactiviteiten' een raadslid zou kunnen uitvoeren. Daan geeft twee fictieve voorbeelden: 'schouwen' in een onderzoek naar groenonderhoud of het formuleren van aanbevelingen. Kort wordt stilgestaan bij de rol van de 4 griffiers. Deze kunnen een signaalfunctie vervullen. Bijvoorbeeld door eventuele onderzoekswensen op verzoek van de raad door te geven aan de rk. Samengevat wordt van de rk verwacht dat deze frequenter dan in het verleden het geval was, het contact zoekt met de raad van iedere gemeente, voor de individuele gemeente relevante onderzoeken publiceert, de raden hierin meeneemt -waarbij een duidelijk onderscheid moet worden gemaakt tussen de vier gemeentenen rekening houdt met de drukke agenda's van de meeste raadsleden. 2. Rechtsvorm, verordening en reglement van orde De 4 gemeenten hebben via vier summiere verordeningen de leden van de rk Spijkenisse belast met het uitvoeren van de rekenkamerfunctie. Kortom, de gemeenten hebben de uitvoering van de rekenkamerfunctie neergelegd bij de Rekenkamer Spijkenisse. De vraag kan worden opgeworpen of deze 4 gemeenten nu een rekenkamer of rekenkamercommissie hebben ingesteld. Deze vraag is in de optiek van beide griffiers minder relevant. Immers, de intentie is om na drie-en-een-half jaar te komen tot een regionale rekenkamer. Om deze reden is het vanzelfsprekend dat de rk Spijkenisse haar naam verandert naar rk Voorne-Putten. Daan zal dit bespreken in de rk (waarbij mogelijk juridisch advies wordt ingewonnen). De vier verordeningen zijn kort. Een aantal zaken is hierin niet geregeld. Bijvoorbeeld de wijze waarop ambtelijke en bestuurlijke wederhoor plaatsvindt. 1 Hier is bewust voor gekozen omdat de Rekenkamer Spijkenisse haar eigen werkwijze al vastgelegd heeft in een Visiedocument en een Reglement van Orde. Voorgesteld wordt om op basis van het reglement van orde van de gemeente Spijkenisse per gemeente een reglement van orde op te stellen. In dit reglement zullen een aantal afspraken tussen rk en gemeentesecretaris/college worden vastgelegd. De reglementen gaan tkn naar de raden. 3. Budget en vergoedingen verordening In de propositie staat een overzicht van het aantal onderzoeken dat de gemeenten in 4 jaar zullen ontvangen. Dit overzicht heeft Daan aangepast omdat de gemeente Hellevoetsluis in de tussentijd heeft besloten minder budget ter beschikking te stellen. 2 Brielle Bemisse Westvoorne Hellevoetsluis Inwoners 16.104 12.401 13.877 39.424 Budget 18.080 14.351 15.853 26.000 74.284 Bijdrage per inwoner 1.123 1.157 1.142 0.659 Budget tot 31 december 2016 72.320 57.404 63.412 104.000 Gemiddelde kosten onderzoek Aantal onderzoeken 2,6 2,1 2,3 3,7 11 Leo en Jantien kunnen zich vinden in dit overzicht. Zij benadrukken dat bij alle raden het gevoel leeft dat de voorgaande commissie te weinig relevante onderzoeken afleverde. De rk zal, door haar onderzoek keuze en frequent overleg, dit gevoel moeten wegnemen. Daan geeft aan dat de rk uitgaat van 2 a 3 onderzoeken per jaar. Hiervan willen de leden er 2 zelf opstellen. Het laatste onderzoek wordt uitbesteed. Daan geeft ook inzicht in de verdeling van de budget. De leden zullen euro 45.000 vergoeding ontvangen (euro 9.000 per lid). Daarnaast zal een groot deel van het beschikbare budget worden uitgegeven aan een extern 1 Daarnaast blijkt uit de verordening niet voor hoelang de leden zijn benoemd. Navraag leert dat dit drie-eneen-half jaar is (aflopen benoeming Spijkenisse (maart 2016)). 2 Een bezuiniging van 5.000 euro in de gemeente Westvoorne is inmiddels teruggedraaid, zo vertellen Jantien en Leo.
onderzoeksbureau (plusminus euro 25.000). De resterende euro 4.000 wordt aangewend voor bijkomende kosten (reiskostenvergoeding, nvrr-lidmaatschap). Kort wordt stilgestaan bij de vraag of de rk ook budget zal gebruiken voor secretariële ondersteuning. Dit is vooralsnog niet de bedoeling. Ook huurt de rk geen bureau in om rapporten te redigeren of lay-outen. Beide griffiers juichen dit toe. Het publiceren van 'glossy' rapporten past niet bij de cultuur van de gemeenten. Leo benadrukt dat van de rk wordt verwacht dat zij transparant is in haar verantwoording. Jantien wil weten hoe de leden van de rk de vergoeding ontvangen. Daan geeft aan dat dit via een verrekenen gemeente zou moeten plaatsvinden. Een gemeente die jaarlijks de bijdragen van de 4 andere gemeenten incasseert en het budget beheert. Beide griffiers stellen voor Hein hierover te benaderen. Mogelijk wil Spijkenisse als verrekengemeente optreden. 4. Ingangsdatum, aanvang en onderzoeksplan 2013 Omdat het aanbestedingsproces langer dan gepland heeft geduurd, zal de rk pas in 2013 aanvangen. Daan geeft aan dat de rk waarschijnlijk de eerste twee kwartalen zal gebruiken om raden te bezoeken en een onderzoeksplan (en reglement van orde) op te stellen. Begin van het derde kwartaal zal dan worden aangevangen met de daadwerkelijke onderzoeken. De vier raden zullen het waarderen wanneer de rekenkamer eerder aan met de onderzoeken aanvangt. Er is nog budget uit 2012 beschikbaar. Jantien en Leo vragen of de onderzoeksplannen eerder beschikbaar kunnen zijn als dit budget wordt ingezet. Daan geeft aan dat door extra inspanning het onderzoeksplan eind eerste kwartaal af kan zijn, waarna de onderzoeken in het tweede kwartaal kunnen aanvangen. Leo en Jantien gaan na hoeveel budget uit 2012 over is en of de raden van de vier gemeenten dit beschikbaar willen stellen aan de rk. 5. Introductieronde De griffiers raden aan z.s.m. bij de verschillende raden langs te gaan (zie punt 1). Daarnaast zouden de rk leden ook naar de nieuwjaarsbijeenkomsten kunnen gaan. Leo en Jantien geven de data door. 6. Overige Daan vertelt dat de rk Spijkenisse met enige regelmaat gebruik maakt van de diensten van Sjef Kuijsters (bureau Twaalf). Sjef is ook secretaris geweest van de voorgaande rkc. Leo en Jantien laten zich positief uit over Sjef. Daan geeft aan dat in Spijkenisse het aanstaande fusieproces met Bernisse als mogelijk onderzoeksonderwerp is genoemd. Het kan waardevol zijn als een onafhankelijke derde hier ook naar kijkt. Waarbij gelijktijdig de vraag moet worden opgeworpen wat de meerwaarde (het lerend effect) van zo'n onderzoek voor Bernisse is. Immers deze gemeente zal niet nogmaals zo'n fusieproces ingaan. De verschillende domeinnamen van de voorgaande rkc zijn opgezegd. Daan vraagt of de 4 gemeenten op hun eigen site een plek willen vrijmaken voor de rk. Rond 19.00 uur liep het vruchtbare overleg ten einde.
Acties: RK afspraken inplannen met de voorzitters van de raad en de auditcommissie (Bemisse), de commissie BZM (Brielle) ofwel de commissie AZM (Hellevoetsluis). RK voor aanvang eerste onderzoek onderzoeksopzet of aankondigingsbrief naar raad (en tkn naar college) sturen. RK Overwegen naam te wijzigen naar rk Voorne Putten. RK Op basis van reglement van orde Spijkenisse, 4 reglementen opstellen RK Hein benaderen, wil Spijkenisse verrekengemeente zijn. RK geeft groter verzorgingsgebied Rekenkamer Spijkenisse door aan NVRR Hellevoetsluis en Westvoome worden gevraagd de gewijzigde budgetten door te geven. Griffiers De griffiers vervullen op aangeven van en namens de raad een signaalfunctie. Zij zullen eventuele signalen (zoals onderzoekswensen) doorgeven aan de rk. Griffiers Afwachten of Spijkenisse verrekengemeente wil zijn. Griffiers Nagaan hoeveel budget 2012 over is en of dit beschikbaar moet/ kan worden gesteld aan de rk. Griffiers Plek voor rk vrijmaken op website Griffiers Data nieuwjaarsbijeenkomsten