Welke oplossing kiezen voor Projectmanagement met SAP Enige jaren geleden was in SAP de keuze simpel, als je projecten wilt managen gebruik je het projectsysteem. Daarna kwam cprojects, nu bekend als Portfolio en Project Management (PPM). Sinds vorig jaar is er nu ook Commercial Project Management (CPM) hierdoor wordt het steeds moelijker om de juiste oplossing te kiezen, in dit artikel wordt ingegaan op de specifieke eigenschappen en verschillen om u te helpen de keuze voor een oplossing te kiezen. Projectsysteem Traditioneel is het project systeem in SAP ECC de oplossing voor het managen van projecten. Met de Work Breakdown Stucture kunt u via WBS elementen het project onderverdelen in kleinere eenheden. Daarnaast zijn er de netwerken met activiteiten om voor het project een complete netwerk planning op te stellen en te bewaken. Het projectsysteem kent een sterke financiële en logistieke integratie met andere modules uit SAP ECC. Sterke punten van het Projectsysteem: Financiële integratie o Budgettering o Planning o Waardering en afrekening Logistieke integratie o Voorraadbeheer o (automatische) start van inkoop proces voor materialen en diensten o Levering vanuit het project
Minder sterke punten van het Projectsysteem: Gebruiksvriendelijkheid Resourcemanagement met name het toewijzen van personen aan activiteiten en het in detail analyseren van de inzet van beschikbare medewerkers cprojects/projectmanagement Naast het Projectsysteem is ook al geruime tijd cprojects als projectmanagement oplossing van SAP beschikbaar. cprojects of Project Management is samen met Portfoliomanagement verkrijgbaar als Portfolio and Projectmanagement. Deze oplossing kan als zelfstandige oplossing worden gebruikt zonder dat over SAP ECC beschikt. Doordat cprojects als zelfstandige applicatie te gebruiken is, is de integratie met SAP ECC en de daarin aanwezige financiële en logistieke modules veel minder sterk aanwezig. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld kosten die in ECC worden geboekt niet direct worden gerubriceerd naar een project in cprojects. Om deze integratie te verwezenlijken is het echter wel mogelijk om voor een cprojects project automatisch een interne order in SAP te laten genereren waarop de kosten kunnen worden geboekt, of het cprojects project te repliceren naar een project in het Projectsysteem. In beide gevallen heeft de gebruiker dan direct vanuit cprojects inzicht in de financiële stand van het project.
Sterke punten van het cprojects: Gebruiksvriendelijke userinterface ( kan bij voorbeeld ook via Web interface worden gebruikt) Resourcemanagement Via het gebruik van Rollen kan de behoefte in een project worden bepaald waarna de rollen kunnen worden bezet met individuele personen op basis van beschikbaarheid Gebruik van het Stage gate principe Gebruik van Checklists Minder sterke punten van het cprojects: Geen directe integratie naar financiële en logistieke modules van SAP ECC Wanneer moet u nu kiezen voor het Projectsysteem en wanneer voor cprojects? Mede door de gebruikersvriendelijke userinterface zullen gebruikers snel de voorkeur geven aan cprojects. Deze oplossing is oorspronkelijk ontworpen voor projectmanagement toepassingen in R&D projecten en b.v. IT projecten. Waarbij met name het plannen en bewaken van de voortgang van de activiteiten en de belangrijkste resources de mensen zijn die de activiteiten moeten uitvoeren. Naarmate materialen (uit productie, voorraad of inkoop) en uitbesteding van diensten een grotere rol speelt zal de keuze eerder gaan vallen op het projectsysteem vanwege de sterke integratiemogelijkheden. Commercial Project Management SAP ECC is van nature een transactioneel ERP systeem. Voor projectmanagers betekent dit dat men in SAP niet altijd vanuit het project waarvoor men aan het werk is, de financiële en logistieke transacties direct kan uitvoeren.
Met SAP Commercial Project Management (CPM) heeft de projectmanager een gebruiksvriendelijke projectomgeving van waaruit hij/zij het volledige proces kan uitvoeren en op basis van real time informatie kan volgen Project Workspace: een werkplek voor project professionals welke en integraal beeld levert over systemen en applicaties heen en het de gebruiker mogelijk maakt zijn werk uit te voeren. Via de cross project view heeft de gebruiker inzicht in de voor hem belangrijke projecten inclusief de belangrijkste KPI s, status informatie en alerts. Vanuit dit overzicht kan vervolgens een individueel worden geopend. Project overzicht Inkoop informatie Vastleggen projectteam Status rapportage
In het CPM Masterproject kunnen de projecten uit cprojects en/of het projectsysteem worden gekoppeld net als de verkoopdocumenten. Zoals in bovenstaande voorbeelden is te zien, kan via het project overzicht de actuele financiële stand worden bekeken deze gegevens worden real time uit de projecten opgehaald. Via de inkoop informatie kunnen bestaande inkoopdocumenten voor een projectonderdeel worden opgevraagd en kunnen bv. Direct goederenontvangsten en service invoerformulieren worden aangemaakt. Per project kan een team worden aangemaakt wat tevens kan worden gebruikt bij de autorisatie tot bepaalde activiteiten en informatie van het project. Daarnaast kan er per (deel) project periodiek een status rapportage worden aangemaakt en is het ook mogelijk om de facturatieplanning voor het project vast te leggen en van hieruit de termijn- of hoeveelheidsgerelateerde factuurvoorstellen aan te maken. Project Cost and Revenue Planning: om hoeveelheden, kosten en opbrengsten tijdens de hele project levenscyclus te plannen en prognosticeren. In CPM kunnen diverse financiële planningen worden gemaakt en met elkaar worden vergeleken. Zo kan tijdens de calculatie van het project een eerste inschatting worden gemaakt die door het project heen wordt bijgewerkt als Baseline. Daarnaast kan periodiek een nieuwe prognose worden aangemaakt. De planningen worden via MS-Excel gemaakt in SAP Integrated Planning. Vanuit CPM kan vervolgens een planning ook worden doorgezet naar het PS project in ECC bijvoorbeeld om te gebruiken bij de resultaatbepaling. Project Issue and Change Management: om systematisch project afwijkingen en wijzigingsverzoeken te volgen. In CPM kunnen afwijkingen en wijzigingsverzoeken worden aangemaakt en bewaakt. Hierbij wordt het onderstaande proces ondersteund.
In het project in CPM krijgt u een overzicht van de reeds aangemaakte documenten en vanuit dit scherm kunnen ook nieuwe afwijkingen en/of wijzigingsverzoeken worden aangemaakt. Per afwijking of wijzigingsverzoek kunnen vervolgens in detail diverse gegevens worden vastgelegd en bewaakt.
Zo kunnen er per document activiteiten worden opgesteld waaraan personen uit het projectteam kunnen worden toegewezen. Hiermee worden medewerkers geïnformeerd zodat men weet wat er moet worden gedaan en kan de projectmanager de voortgang bewaken. Een van deze taken kan zijn het maken van een kosteninschatting(calculatie) welke dan ook direct geïntegreerd wordt met de calculatie van het project. Al met al levert Commercial Project Management een integrale omgeving voor project professionals waarmee bestaande en nieuw aan te maken projecten op een gebruikersvriendelijke, overzichtelijke en eenduidige wijze kunnen worden gemanaged. Deze tip is aangeleverd door Dimensys Business Consultants. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Albert van Engen (albert.van.engen@dimensys.nl)