Product fiche: SynPeople e-hr employee self services module SynPeople e-hr werkt 100% geïntegreerd in SynPeople en staat voor employee en managers self services. Dank zij SynPeople e-hr kan het volledige aanen afwezigheidbeheer gedecentraliseerd worden. De kracht van SynPeople e-hr is de configureerbare workflow waarmee alle aanvragen en beslissingen begeleid worden. Dank zij SynPeople e-hr bekomt u volgende voordelen: Decentralisatie (e-hr) van uw aan- en afwezigheden Krachtige workflow voor het in goede banen leiden van alle aanvragen, procedures binnen uw bedrijf. Empowerment van uw managers en medewerkers. Uniforme beslissingen door uw managers Generatie van actuele informatie op elk niveau (werknemer, managers, HR-dienst) Krachtige badgelezers die als vensters op de applicatie fungeren dank zij een perfecte integratie. Voor uw HR Dienst dank zij de automatisatie: o Krijgen tijd vrij voor hun echte taken o Minder papierwerk o Management by exception: Enkel de excepties nog te behandelen o Elke nieuwe flow, procedure kan ingebracht worden in de workflow ter automatisatie. Syntegro nv Research Campus Hasselt (RCH2) Kempische Steenweg 305 bus 13 B-3500 Hasselt versie 1.04 Pag: 1
De SynPeople e-hr module is een uitbreiding op SynPeople voor tijdregistratie. Met deze module kan u bepaalde data van de tijdregistratie ter beschikking stellen van je managers en zelfs medewerkers. Software 100% Web gebaseerd Uiteraard is deze software uitbreiding ook 100% web 2.0 gebaseerd. Iedereen die toegang krijgt tot de e-hr module kan met zijn browser en zijn gebruikersnaam/paswoord combinatie inloggen. Veilig: dankzij SSL encryptie over TCP/IP is deze oplossing 100% beveiligd. Gebruikers e-hr module Laat toe gebruikers van de software te definiëren met hun gebruikersrol en dataprofiel. Na het inloggen, komen deze gebruikers dan automatisch terecht in schermen die rekening houden met de opgelegde beperkingen. Men ziet enkel de schermen, tabs en data waarvoor men toestemming heeft gekregen. Gebruikersrollen: Typisch zijn volgende gebruikersrollen aanwezig: HR Managers of Diensthoofden Medewerkers Andere gebruikersrollen kunnen aangemaakt worden. Het systeem bevat alle tools om voor elke gebruikersrol het actieprofiel en dataprofiel samen te stellen (actieprofiel, dataprofiel: zie product fiche SynPeople) Elke gebruiker kan ook aan meerdere gebruikersrollen gekoppeld worden. Zo kan een verantwoordelijke immers naast deze van diensthoofd ook de rol hebben van medewerker naar zijn overste toe. Syntegro nv Research Campus Hasselt (RCH2) Kempische Steenweg 305 bus 13 B-3500 Hasselt versie 1.04 Pag: 2
Workflow Soorten workflows De kracht van de e-hr module ligt in de workflow en zijn mogelijkheden. Met behulp van deze workflow bepaalt u in detail hoe aanvragen verlopen en welke controles en communicatie er bij horen. Er zijn verschillende mogelijke workflow s bvb.: Medewerker Manager of diensthoofd HR dienst Soort aanvragen: Signaalfuncties: o Boekingsaanvraag o Verlof aanvraag o Recuperatievraag o Roosterwissel o Autorisaties overuren o Of aanvraag tot correctie van elk ander dagresultaat Door een workflow in te zetten op excepties kunnen deze begeleid en gestructureerd opgevolgd worden met de nodige controles en acties door de respectievelijke verantwoordelijke(n). Communicatie o Per mail of mails gebundeld in één globale mail o Via gestructureerd commentaar. Bij gebruik van gestructureerd commentaar krijgt men uniforme beslissingen van het management. o Via vrij in te geven commentaar veld o Via de manager / medewerker zijn homescherm Syntegro nv Research Campus Hasselt (RCH2) Kempische Steenweg 305 bus 13 B-3500 Hasselt versie 1.04 Pag: 3
Controles Goedkeuringslevels Eenvoudig o Is er voldoende verlofsaldo bij de aanvraag incl./excl. het al geplande verlof. Op deze manier vermijdt men nodeloze aanvragen. o Ligt de aanvraag periode goed? o Kan er wel recuperatie aangevraagd worden In de SynPeople e-hr workflow kan men een onbeperkt aantal levels definiëren. Zo hebt u perfect onder controle wanneer een exceptie dient te escaleren naar de directe chef of de HR-Dienst. Om gans het proces van aanvragen van verloven, ploegenwissels, boekingen een zeer eenvoudige user interface te geven kan men de ganse flow in de terminologie van het bedrijf/bestuur zetten. Zo kan men volgende informatie afstemmen op uw bedrijf of bestuur: Alle boodschappen en hulpteksten die gebruikt worden in uw workflow. Gestructureerde commentaren. Een krachtig middel voor de medewerkers om snel aan te geven waarom men een wissel wenst of verlof, recuperatie. En zeker handig voor de managers / diensthoofden die snel kunnen kiezen uit vooraf ingestelde beslissingen. Zo nemen alle managers uniforme beslissingen doorheen gans het bestuur/ bedrijf. Aanvraag statussen: geeft duidelijk weer in welke fase een aanvraag zich bevindt. (bv. in aanvraag door werknemer, ) Aanvraag stappen: geeft duidelijk weer wie welk initiatief heeft genomen. (bv. beslist door diensthoofd, ) Syntegro nv Research Campus Hasselt (RCH2) Kempische Steenweg 305 bus 13 B-3500 Hasselt versie 1.04 Pag: 4
Attest opvolging Bepaalde afwezigheden (ziektes, geboorte, overlijden..) vereisen dat men een attest binnenbrengt. Deze module volgt na de inbreng van het type afwezigheid deze attestopvolging volledig op. Dit door deze afwezigheid codes te koppelen aan een workflow. Deze workflow zal dan excepties genereren indien bepaalde attesten niet tijdig binnen komen. Dagelijkse werking Medewerkers Managers De e-hr functies zijn extra functies in de correctie kalenders. Men kan dus in deze kalenders aanvragen lanceren, goedkeuren, afkeuren correcties uitvoeren enz. Via zijn login: paswoord wordt de medewerker naar zijn homepage geleid en ziet alle boodschappen, goedkeuringen van zijn aanvragen. Hij kan dan een kalender (bv. Maandoverzicht) aanklikken om zijn data te overzien. Een werknemer klikt op de dag van boekings- of verlofaanvraag waarna direct een popup verschijnt om de aanvraag in te geven. Alle ingestelde controles worden online uitgevoerd en de werknemer wordt geïnformeerd als zijn aanvraag niet gegrond zou zijn (bv. onvoldoend verlofsaldo). In de kalender wordt hij ook geïnformeerd van de stand van al zijn saldo s zodanig de aanvraag al correct kan ingegeven worden. Ook hier verschijnen alle functies geïntegreerd in de voor hem beschikbaar gestelde kalender(s). Hij ziet de aanvragen van zijn medewerkers, kan goedkeuren m.b.v. gestructureerd commentaar. Een manager kan ook direct correcties ingeven voor zijn medewerkers in de kalender. Uiteraard enkel deze die zijn workflow toelaten. Syntegro nv Research Campus Hasselt (RCH2) Kempische Steenweg 305 bus 13 B-3500 Hasselt versie 1.04 Pag: 5