Verslag 52e algemene ledenvergadering IJsclub Tilburg Datum : 1 oktober 2013 Locatie : Vergaderzaal T-kwadraat Aanvang: : 20.00-22.00 uur Aanwezig : Bestuur: Jan Hein Willemse (voorzitter) Anneke Biemans (secretaris) Frans van Gorp (penningmeester a.i.) Joan van Wersch Pedro van de Louw, Frans Peeters, Jolanda Moerland, Karlijn Agterdenbos, Martin Smeulders, Ad de Kort, Peter Snoek, Wim Antonissen, Miranda Muijs, Luciënne Lugters, Bernard Princen, Hannie Kleijsen, Daisy Goedhart, Peter Keeman, Vincent van Wersch, Mariska van Geffen, Philo Mertens, Mari van den Dries, Margo Dries, Ramma de Roij-Peters, Louise van der Schuit, Bernise Cornelissen, Walter van Limpt, Marcel Vaantjes, Christ Libregts, Peer van Boextel, Jan de Bie, Bjorne de Bont, Maarten Bardolf, Frans van Veen, Bart van Veen, Frans Blondel, Eric van Berkel, Broer van Smeden, Jeroen Happel, Corné Peeters, Sjak Nouwens, Gijs Mutsaers, Jolene Verbraak, Karen Teuling, Henk Bekink, Geert Aarts, Ruben van Vught, Stefan Cloos, Koen van den Aker,Marie-Louise Oomen Afwezig met kennisgeving: Peter Jansen, Robert Melchers, Monique Peijen, Jildou Tolsma, Christ Krijnen, Jan en Willy van Vliet, Bas Verseveldt, Petra Mackowiak, Jan Giesberts, Cristel van Roozendaal, Frans van den Berk, Jan de Bie (later), Peter Kollau, Hans en Judith Colstee. 1. Opening en vaststelling agenda door de voorzitter Jan Hein Willemse, voorzitter, opent de vergadering en heet iedereen welkom. Met het 50-jarig jubileum wordt het een speciaal jaar voor de ijsclub. De voorbereidingen zijn in volle gang. Ook in de Tilburgse Koerier zal aandacht aan het jubileum besteed worden. Op 14 december 2013 is de feestavond. Jan Hein Willemse maakt excuses dat in de Hardrijder de notulen van de ALV van 2012 niet zijn opgenomen. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Aan de bestuurstafel zitten naast Jan Hein, Joan van Wersch (bestuurslid), Anneke Kolen (secretaris), Frans van Gorp (penningmeester a.i.). en Marie-Louise Oomen voor het notuleren. 2. Vaststelling notulen 51 e Algemene Ledenvergadering van 1 oktober 2012. Tekstueel: - Karin Teuling wordt gewijzigd in Karen Teuling De notulen worden rekening houdend met de correctie vastgesteld. Opmerkingen naar aanleiding van het verslag: - pag. 1: vrijwilligersbeleid: Jan Hein Willemse geeft aan dat men ook binnen het bestuur op zoek is naar vrijwilligers. Dit punt verder terug bij agendapunt 9.
3. Ingekomen en uitgaande post Anneke Kolen, secretaris, deelt mede dat er geen bijzondere ingekomen en uitgaande post is. 4. Bestuursmededelingen Deze worden behandeld bij agendapunt 9. 5. Jaarverslagen bestuur en commissies Verslag Bestuur: - In de laatste Hardrijder werd de tentoonstelling genoemd in verband met 50-jarig jubileum. Het gaat om een fototentoonstelling gemaakt door leden. Op de website staat dat het een informele avond gaat worden voor de leden. Aangegeven wordt dat je als ijsclub niet om bepaalde instanties heen kunt zoals gemeente Tilburg, KNSB en de sponsoren. Jan Hein antwoordt dat voor de relaties en sponsoren gedacht wordt aan een fles wijn en om ze eventueel uit te nodigen voor de clubdag. Jan Hein Willemse geeft aan dat dit met de commissie die de clubdag organiseert besproken zal worden. Verslag TC: - Er wordt gevraagd of het mogelijk is in het jaarverslag een korte opsomming op te nemen met de uitslagen van zowel de wedstrijdrijders als de recreanten. Nu worden de uitslagen alleen opgenomen in de Hardrijder en worden ze op de website geplaatst. Jan Hein geeft aan dat tijdens de Nieuwsjaarreceptie aandacht aan de prijswinnaars wordt gegeven. De TC zal dit punt opnemen. - Coördinatie opleidingen en trainingen: gevraagd wordt of er voldoende trainers zijn. Vincent van Wersch antwoordt dat er 15 nieuwe mensen zijn opgeleid. Voor drie ijsuren zijn er nog geen trainers op dit moment. Gegadigden kunnen zich melden bij de TC. Verslag activiteitencommissie: Verslag redactiecommissie: Verslag van de websitecommissie: - Barend Princen geeft aan dat het verslag van de websitecommissie ontbreekt, was niet op de hoogte dat dit aangeleverd moest worden bij de redactie van de Hardrijder. Henk Beking geeft aan dat zij een mail hebben gestuurd naar alle commissies. Opgemerkt wordt dat de websitecommissie niet is opgenomen in de colofon. Dit zal aangepast worden. 6. Financieel verslag seizoen 2012-2013 Frans van Gorp, penningmeester a.i., geeft aan dat er nu een team is dat alle financiële zaken behandelen: Miranda Muijs, Wenzel Zeegers en Miranda van den Heuvel (ledenadministratie). Af en toe wordt Frans Peeters nog geraadpleegd omdat er soms nog zaken opduiken die voor de commissie nieuw zijn. Opmerkingen naar aanleiding van het financieel overzicht: - er is meer contributie ontvangen - er is zijn meer inkomsten van zomer- en wintertrainingen. - in het overzicht is het bedrag van 12.000,- voor de het feest niet opgenomen. - de gemeente heeft minder aan ijshuur in rekening heeft gebracht.
Frans van Gorp geeft aan dat er een positief resultaat is. Verslag door kascontrolecommissie (Jan Brok en Peer van Boextel) Peer van Boextel meldt dat de kascommissie op 23 september 2013 het jaarverslag gecontroleerd heeft en adviseert de aanwezigen het jaarverslag seizoen 2012-2013 goed te keuren. Het financieel jaarverslag wordt door de aanwezigen vastgesteld en aan het bestuur wordt decharge verleend voor het gevoerde financiële beleid afgelopen seizoen. De voorzitter bedankt Frans van Gorp en zijn team voor het vele werk dat zij hebben verzet en is blij dat er door dit team er nu meer continuïteit is. Verkiezing van kascontrolecommissie 2013-2014 - Peer van Boextel en Jan Brok blijven de kascontrolecommissie. 7. Presentatie vertrouwenscontactpersonen (Marij Hop, Peer van Boextel) Peer van Boextel geeft een korte presentatie. Marij Hop kon helaas niet aanwezig zijn. Opmerkingen naar aanleiding van de presentatie: - Verklaring gedrag: voor alle trainers vanaf 16 jaar die jeugd trainen - Gedragscode gaat via de TC, Peter Kollau heeft de formulieren. - Voor de gedragscode is een handtekening nodig: er zal gekeken worden of het mogelijk is om via de website een account aan te maken zodat dit digitaal verzorgd kan worden. - In e-captain wordt geregistreerd wie gedragscode heeft ingevuld. - de Gemeente blijft VOG subsidiëren. - Voorgesteld wordt om het invullen van de gedragscode te koppelen aan inschrijving. De voorzitter bedankt Peer van Boextel voor zijn presentatie. 8. Presentatie visie/missie/beleid door Dion Sillen Het bestuur introduceert Dion Sillen (Sportbedrijf Tilburg). Dion Sillen is door het bestuur benaderd met de vraag de communicatiecommissies binnen de vereniging te herstructureren. Het gaat hierbij om de webcommissie, de HR-commissie en de PR/sponsorcommissie. Het bestuur wil graag de leden op een nieuwe en eenduidige manier aanspreken. Aanleiding van het bestuur om deze opdracht aan een externe partij te geven is het aankomende 50 jarig jubileum. Dion Sillen heeft samen met Marianne Bouman deze opdracht uitgevoerd. Marianne kan vanavond niet aanwezig zijn. Zij hebben gekeken wat de taken zijn van de verschillende communicatiescommissies, hoe de taken binnen de commissies zijn verdeeld, hoe de communicatie verloopt, welke knelpunten er zijn en wat hun ideeën zijn om deze op te lossen. Dion geeft aan dat de resultaten van dit onderzoek nog met het bestuur besproken moeten worden maar noemt enkele bevindingen: - Taken van de commissies zijn niet duidelijk, verantwoordelijkheden zijn niet duidelijk - Communicatie tussen verschillende commissies en tussen commissies en bestuur zijn beperkt - Doelstellingen zijn niet duidelijk omschreven - Algemeen beleidsplan is niet bekend - Bezetting commissies: te weinig mankracht. Er is geen vangnet. Aanbevelingen: - Opstellen beleidsplan. Het bestuur moet zich meer bezighouden met richting geven aan de vereniging, het uitzetten van een koers, bepalen stip op de horizon. Nu
worden er door het bestuur nog veel uitvoerende taken gedaan. Dion adviseert het bestuur de cursus besturen met visie hiervoor te volgen. - Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden commissies opstellen. - Alles vanuit commissies organiseren (eenmansacties voorkomen) - Sponsorsommissie opzetten, is belangrijk voor inkomsten vereniging. - Sponsoring los maken van PR. - PR, website en HR: kijken welke functie de commissies hebben, de doelstellingen van de commissies bepalen. Eén redactiecommissie opstellen die aangeeft welke informatie naar welke commissie/kanaal gaat. Opmerkingen naar aanleiding van de presentatie: - Algemene opmerking: positief over nieuwe aanpak - Hoe bereik je de media? Graag zou men ook persberichten afgedrukt willen zien in het Brabants Dagblad. Uitslagen schaatswedstrijden worden ook niet vermeld in BD. Dion adviseert om een relatie met een journalist op te bouwen. - Er wordt steeds meer van vrijwilligers gevraagd. We blijven naar vrijwilligers zoeken maar die zijn er niet. Het gevaar blijft dat acties/ideeën verzanden in een eenmansactie. Dit werkt frustrerend. - Doorbreken vicieuze cirkel is nodig. Door op een nieuwe manier aan de slag te gaan kan het zijn dat er efficiënter gewerkt kan worden waardoor er minder tijd van vrijwilligers gevraagd wordt. Men moet wel openstaan voor veranderingen. Vaak schrikken veranderingen af, er moet wel draagvlak voor de nieuwe ideeën zijn. - Organisatie jubileumdag: hier zijn veel mensen bij berokken alleen het totaal overzicht ontbreekt. Di werd door betrokkenen als frustrerend ervaren. Dion geeft aan dat het van beland is dat bij een dergelijke activiteit de taken voor iedereen duidelijk moeten zijn. - Schriftelijke of digitale communicatie: Dion geeft aan dat er een verschuiving is van papieren communicatie naar digitale communicatie. Dit wil niet zeggen dat de HR moet verdwijnen. De Hardrijder is soms minder actueel maar via De Hardrijder kan men wel meer achtergrond informatie geven over een bepaald onderwerp. Digitale communicatie kan goed naast papieren communicatie functioneren. - Van belang is om zoveel mogelijk leden te betrekken bij opzetten taken, verantwoordelijkheden commissies. Je hebt informatie van de leden nodig om dit op te zetten. - Presentatie is bedrijfsmatig. De IJCT is een vereniging. Veel leden willen alleen maar lekker schaatsen. Er moet een goed evenwicht zijn tussen gezellige vereniging en het goed managen van een vereniging. Dion Schillen zegt dat er een goede basis nodig is om een gezellige vereniging te kunnen zijn. De IJCT is ook niet zo maar een vereniging, heeft 800 leden en 100.000, - omzet. Het is lang proces voordat de leden zich verbonden voelen met de vereniging, dat ze uit de consumentenstand los komen. Dit kost tijd en moeite. - Contact met andere leden zou men kunnen vergroten door het organiseren van activiteiten waarvoor men zich niet hoeft aan te melden. Aan het bestuur wordt gevraagd wat nu de vervolgstappen zijn. Het bestuur antwoordt dat de informatie ook voor het bestuur nog erg nieuw is, bevindingen moeten nog met Dion besproken worden. Dion Sillen zal het bestuur verder ondersteunen met de verdere uitwerking. Leden geven aan zich te kunnen vinden in de uitgangspunten van de presentatie en vindt dat het bestuur hiermee verder aan de slag kan gaan. De uitwerking zal terugkomen in een nieuw beleidsplan. Dion Sillen geeft aan dat bij het opstellen van het beleidsplan er keuzes gemaakt moeten worden: wat wil de vereniging wel en niet bereiken, en op welke manier wil de vereniging dit bereiken. Doelen, taken, kaders moeten duidelijk gemaakt worden. Ook de verwachtingen moeten duidelijk zijn. Van belang is dat hierbij veel leden worden betrokken.
Jan Hein bedankt Dion Sillen voor de presentatie en bedankt de leden voor de reacties. Jan Hein geeft aan dat de vereniging openstaat voor verandering. Van groot belang is de wisselwerking tussen de commissies/leden en het Bestuur. 9. Bestuursverkiezing, rooster van af- en aantreden Jan Hein Willemse, voorzitter, treedt af en is niet meer herkiesbaar. Jan Hein geeft aan het voorzitterschap altijd met plezier gedaan te hebben, maar door gewijzigde omstandigheden kan hij niet meer voldoende tijd aan het voorzitterschap geven. Hij is nog wel bij alle activiteiten in het kader van het 50 jarig jubileum betrokken. Op dit moment heeft nog niemand zich aangemeld voor deze vacature. Jan Hein Willemse vraagt de aanwezige eventuele kandidaten te benaderen en of voor te dragen. Anneke Kolen, secretaris, treedt af en is niet meer herkiesbaar. Marie-Louise Oomen wordt officieel benoemd als secretaris. Frans van Gorp was afgelopen jaar actief als penningmeester ad interim. Hij wordt nu officieel benoemd tot penningmeester. Peter Kollau heeft aangegeven dat dit zijn laatste jaar als bestuurslid is. 10. Rondvraag en sluiting Ad de Kort informeert de vergadering over de persoonlijke situatie van Johan Bodefee. Ad de Kort leest een tekst voor van Johan Bodefee. Deze tekst zal ook in de Hardrijder worden opgenomen. De voorzitter bedankt iedereen voor aanwezigheid en deelname aan de vergadering. Iedereen wordt uitgenodigd voor een drankje in de bar. De voorzitter sluit de vergadering om 22.00 uur.