BVBA KMO-zone, Klein Boom 7 2580 Putte (Mechelen) Tel: (015) 76 74 10 Fax: (015) 75 65 76 info@servico.be Handleiding SwingCount Klanten Beheer Inbrengen en wijzigen van klanten Klant zoeken Het zoeken van klanten wordt gestart met de -knop naast Naam / omschrijving (lijn1) of naast Code klant wanneer de optie Eigen code klant geactiveerd is. Dit brengt je in een zoekscherm waar gezocht kan worden op verschillende parameters Selecteer weergave: Hier kan je aangeven in welke reeks van velden je wenst te zoeken Algemeen: zoeken op code, naam, adres, gemeente Uitgebreid: zoeken op code, naam1, naam2, adres, postcode, gemeente, land, tel, fax, gsm, e-mail Boekhouding: zoeken op code, naam, BTW nummer Contactpersoon: zoeken op naam, voornaam, code, klantnaam met Stop: zoeken op code, naam, adres, gemeente, toestand info met boodschap: zoeken op code, naam, adres, gemeente, toestand info non-actief: zoeken op code, naam, adres, gemeente, toestand info Je kan zoeken in alle velden (any field), of je kan een specifiek veld aanduiden Begint met: als je dit selecteert moet de inhoud van het veld beginnen met wat je zoekt Bevat: als je dit selecteert moet de inhoud van het veld wat je zoekt bevatten Selectie toevoegen: kan je gebruiken om een extra lijn toe te voegen om een zoekopdracht te verfijnen Selectie verwijderen: kan je gebruiken om een lijn met zoek parameters te verwijderen
Toepassen: zal je zoekopdracht starten, kan ook door gewoon op Enter te drukken Opheffen: alle filters ongedaan maken. Alle records worden dan getoond. Wanneer de gezochte klant gevonden is dubbel klikken op de klant om de fiche te openen TIP: wanneer je in het beginscherm in het veld Naam / omschrijving (lijn 1) al een waarde ingeeft en je klikt dan op het zoek icoon dan gaat het systeem automatisch zoeken in het veld Code Klant. Wanneer je dit leeg laat dan gaat het systeem automatisch zoeken in het veld Naam / omschrijving (lijn 1) Klant aanmaken Geef Naam / omschrijving (lijn1 ) in en druk op New De klantcode wordt automatisch opgebouwd zodat deze altijd uniek is. Parameter Eigen code klant kan worden aangezet waarmee de klantcode zelf kan worden aangemaakt maar dat wordt afgeraden. Men vervolledigt de (twee) omschrijvingslijnen met familienaam en voornaam of firmanaam van de klant en vult indien gewenst een aanspreektitel (mr, mrs, familie...) in. Vervolgens doorloopt men de verschillende tabbladen : adres, boekhouding, info, bankrekening en contact Adres Taal : taal van de klant (Frans, Nederlands, Engels, Duits) bepaalt de taal waarin de documenten worden gedrukt Code land : tweelettercode op basis van internationale normen indien niet gekend kan men deze opzoeken met het -icoon Naam/omschrijving/adres voor document: is een veld waar je extra adresregels kan meegeven die ook mee worden afgedrukt op de documenten tussen de naam en het adres Unieke identificatie : Hierin komt het rijksregister nummer wanneer je de gegevens leest van een electronische identiteitskaart het -icoon kunnen de gegevens van een electronische identiteitskaart gelezen worden. Hiervoor dient men wel over een kaartlezer te beschikken. de knop kan er direct een e-mail verstuurd worden. Servico.WinApp.Swing.Client.Maintenance.docx 2 van 8 Last saved: 24-3-2016 BY
Boekhouding Code munt: BTW-nummer : BTW-vrijstelling: Domiciliatie-nummer: Domiciliatie-bericht: Betalingstermijn: Opbrengstenrekening: Maningen drukken: Tekst openbare besturen: Code kostenplaats/kostendrager: Sales discount rate: Kredietlimiet: munteenheid die default wordt voorgesteld bij opmaak van verkoopfacturen - indien de munt (+ koers tov Euro) nog niet bestaat, kan u deze aanmaken met het -icoon - zie ook SwingCount/Algemeen/Munt/Beheer indien uw klant als firma gedefinieerd staat, krijgt u de bijkomende optie om een btw nummer in te geven - heeft u geen btw nr., dan is het raadzaam om in dit veld de letter "G" (=geen) in te vullen. Hiermee voorkomt u dat de klant wordt opgenomen in de lijst van de ontbrekende btw nummers aanvinken wanneer de klant vrijstelling van BTW heeft Domiciliatie nummer voor deze klant Aanvinken wanneer deze klant domiciliatie bericht wil ontvangen bepaald de vervaldatum van een verkoopfactuur grootboekrekening omzet, steeds een 7-rekening - wordt default voorgesteld bij het inschrijven van een verkoopfactuur - indien het rekeningnummer nog niet bestaat, kan u deze aanmaken met het -icoon - zie ook SwingCount/Algemeen/Grootboekrekeningen/Beheer bepaalt of deze klant een maning moet krijgen voor alle vervallen facturen bepaalt of de tekst voor publieke administratie "voor echt en waar verklaard voor de som van..." op de facturen verschijnt Wanneer de module Analytische boekhouding geactiveerd is kan hier de kostenplaats voor deze klant worden meegegeven Korting die default voor deze klant wordt toegestaan maximum Krediet dat de klant kan hebben Servico.WinApp.Swing.Client.Maintenance.docx 3 van 8 Last saved: 24-3-2016 BY
Info Toestand: Toestand-info: Code selectie: methode om bepaalde klanten te blokkeren - (none): geen blokkering - Boodschap: in een extra veld kan de boodschap worden opgegeven Deze boodschap zal verschijnen bij het selecteren van de klant - Stop: klant staat geblokkeerd, je kan ook een boodschap meegeven waarom - Non actief: aangezien klanten niet kunnen verwijderd worden kan je ze op Nonactief zetten om er voor te zorgen dat ze niet meer in de klant zoeker resultaten komen in andere modules. uitleg waarom een klant een bepaalde toestand heeft. Verschijnt ook op het scherm bij de selectie van de klant selectiecode om uw klantenbestand in karakteristieke groepen onder te verdelen vb. S=ski/C=cruise/A=adventure - op basis hiervan kan u voor mailings en lijsten een selectie doorvoeren - indien een selectie code nog niet bestaat, kan u deze aanmaken met het -icoon - zie ook SwingCount/Klanten/Selectie/Beheer Wanneer de CRM module geactiveerd is dan is dit veld hier niet actief code vertegenwoordiger : manier om elke klant aan een bepaalde verkoper/vertegenwoordiger toe te wijzen - maakt het mogelijk een lijst op te vragen van alle klanten per verkoper/vertegenwoordiger - indien een vertegenwoordigers code nog niet bestaat, kan u deze aanmaken met het -icoon - zie ook SwingCount/Klanten/Vertegenwoordiger/Beheer Onderaan kan je nog extra informatie lijnen meegeven Tekst: Type: Add row kan er lijn worden toegevoegd hier zet je dan de commentaar die je wenst te plaatsen hier geef je aan waar het moet getoond worden TravelIN: dan wordt de tekst getoond in de klanten tab van een factuur TravelOR: dan wordt de tekst getoond in de klanten tab van een bestelbon Als je niets opgeeft is de informatie alleen in de klanten fiche zichtbaar Insert row kan er lijn worden tussengevoegd Delete row kan een lijn verwijderd worden Move up kan je de lijn naar boven verplaatsen Move down kan je de lijn naar beneden verplaatsen Servico.WinApp.Swing.Client.Maintenance.docx 4 van 8 Last saved: 24-3-2016 BY
Selectie Deze tab is alleen actief wanneer de CRM module geactiveerd is In dit scherm kan je op eenvoudige manier aangeven waar de interesse voor de klant ligt. De instellingen hiervoor gebeuren via beheer selectiegroepen Travel Hier worden default zaken opgegeven die opgehaald worden als deze klant wordt gebruikt voor een Travel dossier Commissie: Commissie % dat hij krijgt op de verkoopprijs Referentie bestelling klant: Referentie die zal worden toegevoegd aan uref op het dossier Full Fare Verplicht: Als dit aan staat dan moet full fare ingevuld worden bij ticketten Saving reason verplicht: Als dit aan staat moet de saving reason verplicht ingevuld worden Standaard code product: Hier kunnen product codes opgegeven worden die dan automatisch zullen voorgesteld worden wanneer er een dossier wordt gemaakt Bonuspunten: Klant heeft recht op bonuspunten, enkel wanneer deze optie geactiveerd is Betaalmiddel: Een default betaalmiddel dat wordt voorgesteld Betaalreferentie: Default referentie die wordt voorgesteld Ref order : Deze velden zijn actief voor niet particuliere klanten en zullen ook zichtbaar zijn bij ingave dossier. Mogelijkheid tot ingave van vereiste lay-out bv. REF:[0-9]{5} (d.w.z. REF: gevolgd door 5 cijfers bv. "REF:88445") [A-Z]{3,10} (d.w.z. min. 3 en max. 10 hoofdletters bv. "DAPXZ") [A-Za-z0-9]{4} NUMBER (d.w.z. 4 alfanumerieke karakters gevolgd door NUMBER bv."be02 NUMBER") Servico.WinApp.Swing.Client.Maintenance.docx 5 van 8 Last saved: 24-3-2016 BY
Tour (enkel zichtbaar wanneer SwingTravel gebruikt wordt) Hier geef je parameters op voor de geselecteerde klant voor gebruik via de SwingTour programma s Naargelang het type klant kunnen bepaalde velden al of niet geactiveerd zijn. Bij Voucher kan je aangeven aan wie deze geadresseerd moet worden en op welke wijze deze verzonden worden. Bij Invoices kan je eventueel een hoofdcode klant ingeven bij Code klant De factuur zal boekhoudkundig gemaakt worden aan deze code klant. Dit wordt gebruikt wanneer je hoofdhuis met bijhuizen hebt. Wanneer de parameter Factuur verzenden naar bijhuis aan staat dan zal op de factuur het adres van het bijhuis staan. Dit voor gebruik met venster enveloppen. Wanneer de facturen gemaild worden dan wordt er altijd een mail gestuurd naar het hoofdhuis en het bijhuis. Deze mails gaan naar de email van de boeker of naar de contacten waarbij het document type I is opgegeven. Zijn die er niet dan zal de mail naar een intern adres gestuurd worden dat werd ingesteld in het document type. Bankrekening Hier kan u alle bankgegevens invoeren met betrekking tot deze klant door op het Add row icoon te klikken. Per klant kan u meerdere bankrekeningnummers ingeven, zowel het internationale (IBAN) als van nationale bankrekeningnummer (BBAN). Reiziger Per klant is het mogelijk de verschillende reizigers in te geven. Wanneer een dossier wordt gemaakt dan worden de reizigers van dat dossier automatisch gekoppeld aan de klantenfiche als de optie Registeren bij de reizigers in de reizigers tab van het dossier geactiveerd is. Default staat deze altijd aan. Servico.WinApp.Swing.Client.Maintenance.docx 6 van 8 Last saved: 24-3-2016 BY
Door op het Add row icoon te klikken kan een contact worden toegevoegd In het veld Type Document kan je opgeven of een bepaald contact/reiziger bepaalde document zeker wenst te ontvangen via mail. I = Invoice (verkoopfactuur in pdf) IXML = Invoice Xml (verkoopfactuur in XMLformaat) O = Order (bestelbon) D = Domiciliatiebrief S = Maning Wanneer een type document is gekozen dan is het veld e-mail ook verplicht in te vullen Item Deze tab is alleen actief wanneer de CRM module geactiveerd is Het bovenste deel van het scherm bevat de items. Het onderste deel van het scherm bevat de item todo s voor het geselecteerde item. Door op het Add row icoon te klikken kunnen records worden toegevoegd. De item todo s die niet afgehandeld staan kunnen ook worden opgevraagd via Meer uitleg over de CRM module kan je vinden in de CRM handleiding. naast Code Klant. Documenten Deze tab is alleen actief wanneer de CRM module geactiveerd is In deze tab kunnen belangrijke documenten gekoppeld worden aan de klant. Dat kunnen e-mail berichten of andere documenten zijn (Word, Excel, Powerpoint, foto s ) Je kan de documenten gewoon in het witte vlak slepen vanuit je inbox of windowsverkenner. Hierdoor worden ze in de database opgeslagen. De originele files blijven ook behouden. Wanneer je op de rechtermuistoets klikt op een document heb je de mogelijkheid dit te: - hernoemen via Change Name - te openen via Open document - lokaal op te slaan via Save document as - te verwijderen via Delete document. Het verwijderen gaat het document alleen hier verwijderen. Klik hier om een demofilmpje te zien Servico.WinApp.Swing.Client.Maintenance.docx 7 van 8 Last saved: 24-3-2016 BY
Create Folder kan je zelf subfolders aanmaken Delete Folder kan je een subfolder verwijderen Show Folders laat je de folder structuur zien of niet Icon view kan je bepalen hoe de inhoud van de folders wordt afgebeeld (Tiles, Large icons, Small icons, List, Detail Icon Grouping kan je de bestanden groeperen (geen groepering, type file, datum, gebruiker) Bonuspunten Deze tab is alleen actief wanneer de Bonuspuntenmodule geactiveerd is Hier kan je via registreren. Add row een lijn toevoegen om manueel het opnemen of bijkrijgen van punten te Velden met een markering zijn verplicht in te vullen velden. *CRM en bonuspunten zijn betalende opties Servico.WinApp.Swing.Client.Maintenance.docx 8 van 8 Last saved: 24-3-2016 BY