Activiteiten en formulieren Inhoud Activiteiten en Formulieren... 2 Activiteiten aanpassingen maart 2015... 3 Eenvoudig inschrijven voor niet leden... 3 Formulieren met database koppeling... 3 Inschrijving aanpassingen... 5 Inschrijving bevestigen... 7 Gekoppelde leden heet vanaf nu Medewerkers... 7 Nieuw tabblad Deelnemers... 7 Activiteiten lijst aanpassingen... 7 Wachtlijst aanpassingen... 8 Introducee aanpassingen... 10 E-mail wijzigingen... 12 1
Activiteiten en Formulieren e-captain kent een module activiteiten. E-Captain kent ook een onderdeel in het CMS dat formulieren heet. Deze twee zijn voortaan geintegreerd te gebruiken maar ook afzonderlijk. Een belangrijke wijziging is dat voortaan binnen activiteiten een formulier op te nemen is per activiteit zodat u eigen velden kunt plaatsen tbv het aanmelden inschrijven. Het is en blijft mogelijk om per activiteit ook extra velden aan te geven waar zelfs ook prijzen aan gekoppeld zijn. Doordat u een formulier kunt koppelen in de activiteit is het mogelijk om gemakkelijk in te schrijven voor leden EN niet leden oud leden. Dit gebeurt voortaan op dezelfde pagina en is afhankelijk van uw instelling of de activiteit open staat voor iedereen of uitsluitend voor leden. Indien de activiteit uitsluitend voor leden bestemd is dan heeft u nog steeds 2 mogelijkheden. De voorkeur bij huidige leden is inloggen, dan bent u nl al bekend, maar u kunt ook nog een formilier koppelen voor niet leden. Stel een persoon weet zijn inlogcode niet dan kan deze altijd nog zijn of haar NAW opgeven. Bijgaand document geeft aan welke wijzigingen er afgelopen tijden zijn aangebracht aan activiteiten. 2
Activiteiten aanpassingen maart 2015 Eenvoudig inschrijven voor niet leden Voor het inschrijven voor activiteiten is een Mijn Captain account nodig. Dit geeft een probleem als je ook niet leden zich voor activiteiten mogen inschrijven. Deze waren genoodzaakt om via het algemene Mijn Captain aanmeldformulier zichzelf aan te melden voordat ze konden inschrijven. Hierdoor konden misverstanden ontstaan omdat deze mensen geen lid wilden worden maar zich alleen voor een activiteit wilden inschrijven. Hiervoor is nu een oplossing bedacht waarbij dit proces eenvoudiger en gebruiksvriendelijker wordt voor de website bezoeker. Formulieren met database koppeling Er kunnen nu eigen formulieren gemaakt worden met een database koppeling naar het ledenbeheer. Deze formulieren staan in de speciale systeem map Ledenbeheer koppeling onder Website -> Formulieren. Als je de nieuwe mappen niet ziet kan het zijn dat de beheerder je er rechten voor moet geven. Scherm: Formulieren met Ledenbeheer koppeling Het Activiteiten inschrijvingen (standaard formulier) wordt standaard gebruikt bij activiteiten inschrijvingen voor niet leden. Per activiteit heb je de mogelijkheid om een ander formulier koppelen. 3
Het is mogelijk om het standaard formulier aan te passen. Dit geldt dan voor alle activiteiten waar geen afwijkend formulier aan gekoppeld is. De kleur van de loginbalk kan via het tabblad Eigenschappen worden ingesteld. Scherm: Standaard formulier voor activiteiten bewerken. Je kunt de velden kiezen welke je nodig hebt en deze zelf doormiddel van slepen in de juiste volgorde zetten. Begeleidende tekst kun je met het veld Opgemaakte tekst overal invoegen. 4
Inschrijving aanpassingen Nadat je een verkort formulier gemaakt hebt, kun je deze aan een activiteit koppelen. Aan de website kant is het inschrijven aangepast. Als de activiteit aanmelding open is voor (niet leden of iedereen) dan wordt het mogelijk om je direct op te geven. Het is niet meer nodig om een account aan te maken via het standaard aanmeldformulier. Als de instelling staat op Huidige leden of als de activiteit besloten is, dan is inloggen met een Mijn Captain verplicht. Scherm: instelling inschrijven voor Iedereen 5
Scherm: Website inschrijving activiteit Het scherm voor de inschrijvingen biedt de mogelijkheid om in te loggen met een Mijn Captain account. Als dat wordt gedaan dan worden alle velden ingevuld vanuit de database. Eventuele wijzigingen worden via een externe mutatie naar het ledenbeheer verstuurd. Als de persoon geen account heeft dan wordt er automatisch een account aangemaakt bij het voltooien van de inschrijving. Als er kosten verbonden zijn aan een activiteit volgt er na het klikken op de knop Inschrijven een totaal overzicht waarbij men de betaalwijze kiest en de inschrijving voltooid. Een niet afgemaakte inschrijving komt niet op de deelnemerslijst. Indien er een wachtlijst geldt voor de activiteit wordt dit direct vermeld, zodat de persoon kan besluiten of hij/zij op de wachtlijst geplaatst wil worden of niet. Als er extra velden zijn gekoppeld aan een activiteit dan worden deze velden direct onder het NAW formulier getoond. Voorheen gebeurde dat in een nieuw scherm. 6
Inschrijving bevestigen Als een niet lid zich inschrijft voor een activiteit dan krijgt deze een e-mail over zijn inschrijving. In deze e-mail staat een link om zijn of haar inschrijving te bevestiggen. We willen er zeker van zijn dat het e-mailadres klopt en bij deze persoon hoort. Totdat er op de link geklikt is wordt deze weergegeven met een oranje vinkje op de deelnemerslijst (niet bevestigd). Bij de Mijn Captain mutaties staat de persoon ook bij de Niet geverifieerde aanmeldingen. Als er met ideal is betaald dan is de inschrijving altijd bevestigd. Gekoppelde leden heet vanaf nu Medewerkers Het tabblad Gekoppelde leden heet vanaf nu Medewerkers. Medewerkers zijn personen van de vereniging die een functie vervullen tijdens de activiteit. Dit kunnen andere personen zijn dan de deelnemers. Nieuw tabblad Deelnemers Ook is er voor het gemak een tabblad Deelnemers toegevoegd, zodat je vanuit het bewerken van een activiteit ook direct de deelnemers kunt zien en beheren. Activiteiten lijst aanpassingen De puntjes om deelnemers toe te voegen aan een activiteit zijn vervangen door uitgegrijsde icoontjes. Daarnaast is het mogelijk om door de lijst te zoeken en om kolommen te sorteren. Een icoontje met een uitroepteken wil zeggen dat er mensen op de wachtlijst staan en dat er plaatsen zijn vrijgekomen. 7
Wachtlijst aanpassingen Indien bij de Categorie van de activiteit is aangegeven dat een wachtlijst is toegestaan (Beheercentrum -> Activiteiten -> Categorieën beheren), dan kan er gebruik worden gemaakt van een wachtlijst. Scherm: Extra informatie van de activiteit Als er een maximum aantal deelnemers is ingesteld dan worden alle inschrijvingen die erna komen op de wachtlijst geplaatst. Als er geen wachtlijst beschikbaar is dan geldt er Vol = Vol. Belangrijke wijzigingen: Voorheen werden mensen van de wachtlijst automatisch en stilzwijgend verplaatst van de wachtlijst naar de deelnemerslijst indien er nieuwe plaatsen vrijkwamen. Dit gaat niet meer automatisch. Op het moment dat er wachtlijst inschrijvingen verplaatst kunnen worden naar de deelnemerslijst, verschijnt er bij de deelnemers een knop Wachtlijst toewijzen. Scherm: Wachtlijst toewijzen bij deelnemers 8
9
Bij het toewijzen van de wachtlijst plaatsen kan er een e-mail verstuurd worden met informatie over de plaatsing op de deelnemerslijst. Scherm: Wachtlijst toewijzen Aan het inschrijven van een activiteit kunnen kosten verbonden zijn. De artikelregels hiervoor worden bij het inschrijven automatisch aangemaakt. Bij mensen die op de wachtlijst komen te staan worden deze artikelen op Niet Factureren gezet. Op het moment dat er een plaats wordt toegewezen veranderd de status van de artikelen naar Factureren en kan er gefactureerd (of geïncasseerd) worden. Introducee aanpassingen Als u aan een activiteit het extra veld Introducé koppelt dan worden deze vanaf nu als deelnemer vermeld op de deelnemerslijst. Een introducé telt nu dus ook mee in de telling voor de wachtlijst. Ook wordt de introducé vermeld op de deelnemerslijst. Een Introducé is gekoppeld aan de hoofdinschrijver. Als de inschrijving van de hoofdinschrijver ongedaan wordt gemaakt verdwijnen ook de gekoppelde Introducees. Achter de inschrijving van een Introducé wordt het woord (Introducé) vermeld. Scherm: Introducee inschrijving 10
11
E-mail wijzigingen Als je een beheerder instelt bij de activiteit dan wordt er een mail gestuurd bij een nieuwe inschrijving. Nieuw is dat de beheerder ook een mail krijgt als iemand zijn inschrijving annuleert. Dit kan ook zeker van belang zijn als er daarna mensen van de wachtlijst ingedeeld kunnen worden. 12