Datum publicatie Nota v Inl: 14-12-2012 Nota van Inlichtingen programmamanager "Castricum volop in beweging" 1.3 Inschrijver vermoedt dat er sprake is van een verschrijving. Is de aanname correct dat gedoeld wordt op de vier verlengingopties van telkens drie maanden zoals omschreven in paragraaf 1.5? Antwoord: Dat is correct. 2.4 Waar Inschrijver leest dat inschrijving schriftelijk dient te geschieden, neemt ze aan dat bedoeld wordt via TenderNed, is deze aanname correct? Antwoord: Dat is correct. 2.8 Kan de aanbestedende dienst gelet op het transparantiebeginsel verduidelijken en nader concretiseren wat de doelstelling, de verwachtingen en, indien van toepassing, de objectieve beoordelingscriteria zijn van het te houden verificatiegesprek? Antwoord: In het verificatiegesprek wordt getoetst of datgene wat is aangeboden overeenkomt met de persoon in kwestie. Na het verificatiegesprek kunnen de scores eventueel worden aangepast. 2.8 Hoe vindt de beoordeling plaats (aantal beoordeelaars/proces)? 1 Kunt u garanderen dat de beoordelingscommissie te allen tijde uit dezelfde samenstelling bestaat? Andere deskundigen zullen bij beoordeling van een inschrijving tot een andere weging en dus tot een ander cijfer komen dan het beoordelingsteam. Dit betekent dat als de inschrijving van één inschrijver opnieuw beoordeeld wordt door andere beoordelaars er niet langer sprake is van gelijke behandeling van alle inschrijvers. Antwoord: De beoordelingscommissie bestaat uit vier personen. Deze samenstelling hiervan wijzigt niet. 3.3.2 Bedoelt u met een vergelijkbare opdracht dat deze moet gaan om het aansturen van meerdere projecten en/of projectleiders en dat per referentie derhalve aan 1 van deze 2 eisen moet worden voldaan? Antwoord: Per referentie moet aan beide vereisten worden voldaan. 5.1 Inschrijver stelt voor om de aanheft van dit artikel als volgt te wijzigen: Onverlet latende de specifieke garanties die voortvloeien uit de Aanbestedingsdocumenten en/of de Overeenkomst, geldt dat Opdrachtnemer er voor
2 in staat dat: Is dit akkoord? Antwoord: Dit is akkoord. Datum: 13-12-2012 5.2 Inschrijver ziet niet in hoe een boeteclausule bijdraagt aan het bepaalde in artikel 5.1. Een dergelijke clausule komt excessief voor en inschrijver stelt voor deze bepaling te schrappen. Is dit akkoord? Antwoord: Dit is akkoord. Datum: 13-12-2012 16.2/16.4 Inschrijver acht een vrijwaring voor schade bij derden tengevolge van nakoming door inschrijver zeer vergaand. In voorkomend geval kan deze derde inschrijver immers aanspreken op grond van onrechtmatige daad. Inschrijver stelt voor deze bepalingen te schrappen, is dit akkoord? Antwoord: Dit is akkoord. Datum: 13-12-2012 in de Begrippenlijst, blz 4, wordt bij Onderaannemer de volgende definitie gegeven: Een ondernemer aan wie de Hoofdaannemer een deel van de Opdracht in onderaanneming zal geven. Vraag: Is het mogelijk dat de Hoofdaannemer de hele opdracht in onderaanneming geeft? Antwoord: Dat is mogelijk. Echter, de gemeente Castricum zoekt één programmamanager die aan alle eisen voldoet. Paragraaf 1.3 Doel van de aanbesteding, blz 6, hier wordt gesproken over mogelijke verlenging: vier optieperiodes van drie die opdrachtgever eenzijdig kan inroepen. Vraag: Wij nemen aan dat hier bedoeld wordt vier optieperiodes van drie maanden, is dat correct? Antwoord: Dat is correct. Paragraaf 1.4 Opdracht, blz 6, hier staat de werkzaamheden voor de programmamanager zullen ongeveer 16 uren per week in beslag nemen. Vraag: Bedoelt u hier twee hele werkdagen van 8 uur? Antwoord: Dit wordt in overleg met de betreffende programmamanager bepaald.
3 Paragraaf 2.4 Indienen inschrijvingen, sluitingsdatum en vormvereisten, hier staat dat de inschrijvingen digitaal via TenderNed gedaan moeten worden. In de 4e alinea van deze paragraaf staat dat de inschrijving schriftelijk dient te geschieden. Vragen: Betekent dit dat u ook een analoge versie van de inschrijving wenst te ontvangen? Zo ja, op welk adres moet deze worden ingestuurd? Antwoord: Inschrijving dient te geschieden via TenderNed. Paragraaf 3.3.2 Eisen inzake technische bekwaamheid. U stelt hier: Met vergelijkbare Opdrachten wordt bedoeld, Opdrachten waaruit ervaring blijkt met programmamanagement. Hierbij moet het gaan om het aansturen van meerdere projecten/projectleiders. Vraag: Is het nodig dat de kandidaat Programmamanager meerdere projecten cq. projectleiders binnen een (1) programma heeft aangestuurd of is het voldoende dat de kandidaat meerdere enkelvoudige projecten heeft geleid en/of projectleiders heeft aangestuurd? Antwoord: Er wordt gezocht naar iemand die ervaring heeft met het aansturen van meerdere projecten en projectleiders tegelijkertijd. Paragraaf 3.3.2 Beroep op bekwaamheden derden Indien de Inschrijver zich beroept op de technische bekwaamheid van een Derde moet de Inschrijver bij zijn Inschrijving een ondertekende verklaring voegen conform Bijlage E ("Beroep op bekwaamheden derden"), waarin Inschrijver aangeeft met betrekking tot welke eis(-en) de Inschrijver zich op die bekwaamheid van de Derde beroept, alsmede tot welk deel van de Opdracht (of welke delen). In de bijlage moet vervolgens worden verklaard dat derde zelfstandig aan de minimumeisen moet kunnen voldoen. Vragen: 1. Is het mogelijk voor Hoofdaannemer en Derde om gezamenlijk aan de minimumeisen te voldoen? 2. Mogen referenties van de Hoofdaannemer en Derde bij elkaar opgeteld worden om tot de vereiste 3 referenties te komen? Antwoord: 1. Neen, er moet één programmamanager worden ingezet. 2. Neen. Paragraaf 4.3.3 Continuïteit, u stelt dat de aangeboden oplossing die het best dit aspect invult het maximaal aantal punten krijgt. Vraag: mocht de ingezette programmamanager onverhoopt uitvallen, is het dan mogelijk een vervangende kandidaat voor te stellen die niet aan alle maar wel aan zo veel mogelijk van de hier gestelde vereisten van ervaring voldoet? Antwoord: Het gaat er hierom dat de opdracht wordt afgerond, ook als de programmamanager uitvalt. De waarborgen die hiervoor worden aangeboden worden beoordeeld, en zijn aan de inschrijvers. De inschrijver met de beste waarborg hiervoor (zowel qua inhoud werkzaamheden als projectvoorgang) krijgt het hoogst aantal punten. Overige oplossingen worden hieraan gerelateerd.
4 Paragraaf 4.3.4 Gunningcriterium: Uurtarief Vraag: Wij nemen aan dat de payrollopslag van 2,50 op het uurtarief uitsluitend geldt indien er sprake is van inschrijving door een ZZP-er. Klopt onze aanname? Antwoord: Dit klopt. In de checklist voor inschrijving, blz 25, stelt u dat de volgende bijlagen moeten zijn ingevuld en getekend: Kopie) bewijs van inschrijving nationale beroeps- of handelsregister (niet ouder dan 1 maart 2012) Gegevens inschrijver (Bijlage B). Bij combinaties voor alle inschrijvers. Organigram bijvoegen. Eigen verklaring (Bijlage C) ingevuld en rechtsgeldig ondertekend. Bij combinaties voor alle inschrijvers. Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid (Bijlage E) ingevuld en rechtsgeldig ondertekend door beide combinanten (indien van toepassing) Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid (Bijlage E) van derde, die rechtsgeldig is ondertekend door betreffende derde (indien van toepassing) Holdingverklaring (Bijlage D) ingevuld en rechtsgeldig ondertekend. (Indien van toepassing) Verdeling taken/ werkzaamheden bij combinanten (indien van toepassing) Onderaanneming (indien van toepassing) De hier genoemde bijlagen komen echter niet overeen met de in de inhoudsopgave van het aanbestedingsdocument opgesomde Bijlagen (A t/m F): BIJLAGE A GEGEVENS INSCHRIJVER - INSCHRIJFFORMULIER BIJLAGE B ALGEMENE VERKLARING BIJLAGE C COMBINATIEVERKLARING (INDIEN VAN TOEPASSING) BIJLAGE D EIGEN VERKLARING UITSLUITINGSGRONDEN BIJLAGE E BEROEP OP BEKWAAMHEDEN DERDEN (INDIEN VAN TOEPASSING) BIJLAGE F HOOFD-/ONDERAANNEMERSVERKLARING Vraag: Welke bijlagen bedoelt u precies in de checklist? Antwoord: De bijlagen uit de checklist verwijzen naar de documenten die zijn toegevoegd aan het aanbestedingsdocument. Paragraaf 2.4 Indienen inschrijvingen, sluitingsdatum en vormvereisten, u stelt dat de inschrijving schriftelijk dient te geschieden. Vraag: Dient de inschrijving enkel op Tenderned te geschieden? Of dient u ook nog een exemplaar per post te ontvangen? Antwoord: De inschrijving dient via TenderNed te geschieden middels de digitale kluis.
5 Document: Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Castricum Artikel 16 - Aansprakelijkheid en verzekering Is opdrachtgever bereid de aansprakelijkheid te beperken en hiervoor hoofdstuk 6 van De Nieuwe Regeling 2011 (Rechtsverhouding opdrachtgever architect, ingenieur, adviseur) te volgen? Antwoord: Neen Datum: 14-12-2012 Document: Aanbestedingsdocument Paragraaf 4.3.4 - Gunningscriterium: uurtarief Vormen reisuren onderdeel van de reiskosten en dienen reisuren derhalve inbegrepen te zijn in het uurtarief of kunnen reisuren op basis van het uurtarief gedeclareerd worden? Antwoord: Reisuren zijn voor eigen rekening. Document: Aanbestedingsdocument Paragraaf 4.3.4 - Gunningscriterium: uurtarief De kromme die gehanteerd wordt om de score van het uurtarief te bepalen sluit onvoldoende aan op de marktwaarde van een programmamanager met het door u gevraagde profiel. Bent u bereid de relatie tussen uurtarief en puntenscore te heroverwegen? Antwoord: Neen. Vraag 1 (aanbestedingsdocument, paragraaf 2.10 Inschrijven als Combinatie"). Gaat uw voorkeur uit naar een enkele aanbieder of een combinatie. Antwoord: Beide is mogelijk. Echter, er wordt gezocht naar één programmamanager. Een combinatie lijkt daarbij niet de meest logische optie. Vraag 2 (aanbestedingsdocument, paragraaf 4.2 Functieprofiel programmamanager en programmadocument paragraaf 4.3 Programma-organisatie ): De beschreven werkzaamheden van de programmamanager in het aanbestedingsdocument verschillen op enkele punten van die in het programmadocument. Kan de beschrijving in het aanbestedingsdocument als leidend worden gezien?
Antwoord: De beschrijving in het programmadocument is leidend. bij de eisen inzake technische bekwaamheid wordt aangegeven dat er drie vergelijkbare opdrachten zijn verricht, met een minimale duur van 9 maanden en een minimaal budget van 500.000 euro (3.2.2). Is dit per opdracht of voor drie gezamenlijk? Is dit niet een erg hoog bedrag? Ter vergelijking: in onderhavige aanbesteding gaat over een bedrag van 70-90 duizend euro (excl een eventuele verlenging). Antwoord: Het genoemde bedrag van 500.000,- slaat niet op de kosten voor declarabele uren, maar op de omvang van het onderliggende project. Zoals u kunt lezen in het programma Cvib is in totaal 620.000,- geschikbaar gesteld door de gemeenteraad. Vanwege de complexiteit, politieke gevoeligheid en het ruime aanbod van programmamanagers in de huidige markt was in eerste instantie gekozen voor een bedrag van 500.000,- (ongeveer 80%) per referentieproject. Gemeente Castricum wil tegemoet komen aan de gevraagde en welbekende op jurisprudentie baseerde 60% norm. De minimale omvang wordt aangepast naar 60% van 620.000, en daarmee dus 372.000,-. Refenties/tevredenheidsverklaring: U geeft aan dat minimaal twee van de drie referenties moeten betrekking hebben op opdrachten bij gemeenten. Bent u bereid ervaring bij andere overheden (provincie, waterschap) hiermee gelijk te stellen? Antwoord: Gemeente Castricum is bereid opdrachten bij lagere overheden, zoals provincies en waterschappen hieraan gelijk te stellen. Aanbestedingsprocedure Datum: 21-11-2012 2. Paragraaf 2.2 Planning Er is gelegenheid tot het stellen van vragen tot en met 21 december 2012. De sluitingsdatum is gesteld op 3 januari 2013. Het zal u ongetwijfeld bekend zijn dat er na 21 december een groot aantal werkdagen uitvallen. Zeker wanneer antwoorden op vragen aanleiding geven tot een wat grotere aanpassing is hiervoor de tijd te kort. Wij verzoeken u ook in uw belang (kwalitatief de juiste aanbiedingen) om de sluitingsdatum op te schuiven tot bijvoorbeeld 10 januari 2013. Gaat u hiermee akkoord? Antwoord: Gemeente Castricum is zich bewust van het beperkt aantal werkdagen na 21 december 2012. Wij zijn er dan ook gebrand op om gestelde vragen zo snel mogelijk af te handelen. Bij grote aanpassingen wordt rekening gehouden met de tijd tot de sluitdatum voor indienen inschrijving in relatie de complexiteit van de aanpassing. Met andere woorden: op dit moment wordt de planning niet aangepast. Als dit na 21 december 2012 toch nodig blijkt wordt dit wel gedaan. Bestek/beschrijvend document Datum: 20-11-2012 1. Paragraaf 3.3.2 Eisen inzake technische bekwaamheid. U verzoekt om opgave van een drietal vergelijkbare referentieprojecten ivm programmamanagement met een minimale omvang van negen maanden en een minimaal budget van 500.000,--. Uitgaande van uw uitvraag (45 weken van 16 uur) en stel een gemiddeld uurtarief van 100,-- komen wij uit op een omvang van 72.000,--. Op basis van jurisprudentie wordt een norm aangehouden dat referenties ongeveer 60% van de omvang mogen bedragen. Dit zou eerder betekenen een minimale omvang van 50.000 in plaats van 500.000,--. Wij verzoeken u de minimale omvang op 60% van de in te schatten omvang te bepalen oftewel 43.200,--. 6
Antwoord: Het genoemde bedrag van 500.000,- slaat niet op de kosten voor declarabele uren, maar op de omvang van het onderliggende project. Zoals u kunt lezen in het programma Cvib is in totaal 620.000,- geschikbaar gesteld door de gemeenteraad. Vanwege de complexiteit, politieke gevoeligheid en het ruime aanbod van programmamanagers in de huidige markt was in eerste instantie gekozen voor een bedrag van 500.000,- (ongeveer 80%) per referentieproject. Gemeente Castricum wil tegemoet komen aan de gevraagde en welbekende op jurisprudentie baseerde 60% norm. De minimale omvang wordt aangepast naar 60% van 620.000, en daarmee dus 372.000,-. Gemeente Castricum is zich met deze aanpassing bewust van de volgende consequenties: meer inschrijvingen, per inschrijving een kleinere kans op gunning en daarmee hogere administratieve lasten voor de markt en aanbestedende dienst. Bestek/beschrijvend document Datum: 20-11-2012 7