Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Inkoop- en aanbestedingsbeleid Panta Rhei, stichting voor r.k., algemeen bijzonder en openbaar primair onderwijs

2 Bestuurskantoor Panta Rhei Overgoo 13 Postbus 103 2270 AC Voorburg info@stichtingpantarhei.nl www.stichtingpantarhei.nl

3 PREAMBULE Bij het inkopen en aanbesteden door Panta Rhei worden publieke gelden aangewend. Panta Rhei heeft de verantwoordelijkheid deze gelden op een rechtmatige, efficiënte en integere wijze te besteden. Dit vereist de nodige zorgvuldigheid. Op grond hiervan is het wenselijk over een helder en eenduidig beleidsdocument te beschikken. Dit zal bovendien op positieve wijze bijdragen aan de beeldvorming bij externe partijen ten aanzien van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Panta Rhei. De keuze voor een bepaalde wijze van aanbesteden wordt in overheidsland bepaald door nationale en internationale voorschriften: - nationaal : Besluit aanbestedingsregels voor overheidsoverdrachten - internationaal : Europese Richtlijnen voor de aanbesteding van Werken, Leveringen en Diensten Op het gebied van nationale wet- en regelgeving is de Aanbestedingswet van kracht. Om bij opdrachten van de publieke sector de concurrentie tussen bedrijven te stimuleren en geïnteresseerde bedrijven een gelijke kans te geven, gelden er in Nederland bepaalde regels rondom aanbestedingen. Al deze regels zijn gebundeld en vormen de Aanbestedingswet (2012). De Aanbestedingswet creëert een duidelijk en uniform kader voor aanbesteden. Dit leidt tot meer transparantie, vergroot de concurrentie, verbetert de toegang voor het midden- en kleinbedrijf en zzp ers tot overheidsopdrachten en verlaagt de administratieve lasten. De wet kent het beginsel van proportionaliteit. Dit houdt in dat gestelde eisen aan een ondernemer in verhouding staan tot de opdracht. Er mag aan een ondernemer geen eis worden gesteld betreffende omzet, behalve in gevallen waarin de aanbesteder dit vanwege zwaarwichtige redenen motiveert in de aanbestedingsstukken. In dit laatste geval mag de eis echter niet meer dan driemaal de geraamde waarde van de opdracht inhouden. Een aanbesteder mag opdrachten niet meer clusteren, zodat kleinere bedrijven ook kans maken op gunning. Iedere aanbestedingsprocedure voor Werken is volledig uitgeschreven in het Aanbestedingsreglement Werken 2012, zodat het voor iedereen duidelijk is hoe de procedure behoort te verlopen. Ondernemers kunnen met een eigen verklaring aangeven dat zij voldoen aan de gestelde eisen. Uitsluitend de winnende ondernemer moet de originele bewijsstukken aanleveren wanneer hiernaar wordt gevraagd. Aanbestedingen moeten in beginsel worden gegund op grond van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), waarbij ook andere aspecten dan alleen de laagste prijs (zoals milieu, werkgelegenheid, kwaliteit en service) een rol spelen. De Aanbestedingswet bepaalt overigens ook dat alle aanbestedingen en aankondigingen van de overheid geplaatst moeten worden op www.tenderned.nl. Voor aanbestedingen die onder de drempelwaarde vallen, kan worden teruggevallen op het Aanbestedingsreglement voor Werken 2012 (ARW2012). De Aanbestedingswet wijst de ARW2012 namelijk aan als richtsnoer voor dergelijke gevallen en bevat de uitwerking van de verschillende procedures. Het ARW2012 wordt niet alleen voor werken toegepast, maar ook voor leveringen van producten of diensten.

4 De aanbesteder moet een gemotiveerde keuze maken voor de Europese of de nationale procedure, gebaseerd op objectieve criteria. Opdrachten die een vermoedelijk grensoverschrijdend belang hebben moeten volgens de Aanbestedingswet Europees worden aanbesteed, ook wanneer de waarde daarvan onder de drempelwaarde ligt. De Europese richtlijnen komen er in het kort gezegd op neer dat deze van toepassing zijn indien de geraamde waarde van de opdracht de in de richtlijnen opgenomen drempelwaarde overschrijdt. Het gaat om de totale vergoeding aan de leverancier, exclusief BTW. Indien de waarde vooraf niet exact kan worden vastgesteld, moet er een reële inschatting worden gemaakt. De schatting van de waarde van de opdracht is een taak en verantwoordelijkheid van een aanbestedende dienst. Hierbij is zij verplicht de berekening objectief en aantoonbaar te kunnen onderbouwen. De richtlijnen geven voor deze berekening aanwijzingen over de wijze waarop dit dient te geschieden. Hierbij gaat bijzondere aandacht uit naar het verbod tot (kunstmatige) splitsing van opdrachten of een oneigenlijk gebruik van bijzondere regelingen om onder drempelbedragen te blijven en aldus aan de aanbestedingsregels te ontkomen. Ten tijde van het vaststellen van het onderhavig beleid zijn de volgende drempelwaarden (vanaf 1-1- 2016) van toepassing (exclusief BTW): - Werken (bouwkundige of civieltechnische werken) 5.225.000; - Leveringen 209.000; - Diensten 209.000. De richtlijnen gelden voor de aanbestedende diensten, de overheid in de rol van opdrachtgever. Het begrip overheid is ruimer dan men op het eerste gezicht zou denken. Naast overheidsorganen zoals ministeries, provincies en gemeenten, gelden de richtlijnen ook voor alle publiekrechtelijke instellingen. Dit zijn bedrijven en instellingen waarin de overheid grote invloed heeft, bijvoorbeeld wanneer de overheid die instelling (mede-) financiert, (mede-) beheert of wanneer de Raad van Toezicht door de overheid wordt benoemd. Omdat de rijksbijdragen en andere overheidsinkomsten ongeveer 99% van de inkomsten van Panta Rhei vormen gelden de richtlijnen ook voor ons. De omvang van de bedragen lijken fors maar gezien de grootte van Panta Rhei is het noodzakelijk hier goed op te letten. Met name meerjarige contracten met bedrijven c.q. leveranciers kunnen binnen het regiem van de Europese Richtlijnen vallen. Bij meerjarige contracten geldt als uitgangspunt de geraamde waarde van de opdracht gedurende de gehele contractduur van de overeenkomst, inclusief opties en verlengingen. Naast de verplicht voorgeschreven bepalingen in de Richtlijnen voor Europese Aanbestedingen, kan Panta Rhei op basis van eigen inzichten een beleid voor de overige aanbestedingen ontwikkelen. Strikt theoretisch is dat facultatief maar het verdient sterke aanbeveling een eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid vast te stellen. Hierbij geldt overigens de kanttekening dat soms rekening moet worden gehouden met gemeentelijke voorwaarden. Er kan door een gemeente bij het toekennen van budgetten de voorwaarde gesteld worden dat het gemeentelijk aanbestedingsbeleid moet worden gevolgd.

5 1. STATUTEN, REGLEMENTEN & PROCEDURES De statuten van de stichting Panta Rhei en het treasurystatuut bevatten bepalingen die de bevoegdheid van het College van Bestuur inperken als het gaat om het aangaan van specifieke verplichtingen, het (doen) afgeven van financiële garanties en verstrekken van voorschotten. De procedures betreffende inkopen zijn uitgewerkt en vastgelegd in procesbeschrijvingen die deel uitmaken van de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC). Panta Rhei heeft de administratieve organisatie en interne beheersing vastgelegd in een beschrijving van de belangrijkste procedures op school- en bovenschools niveau. In deze procedurebeschrijvingen wordt ook uitdrukkelijk aandacht besteed aan processen van inkoop, controle van facturen en betaling. Het gaat dan o.a. om de inhoud van procesbeschrijvingen met de domeinaanduidingen Financiën, Huisvesting en Secretariaat. Procesbeschrijvingen maken onderdeel uit van het interne handboek AO/IC. Het handboek wordt in 2016 geactualiseerd en waar nodig worden daarbij procesbeschrijvingen op details aangepast zodat ze nog beter aansluiten bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid en het treasurystatuut. In bijlage 1 worden enkele belangrijke en thans geldende detailafspraken over de controle, verwerking en betaling van inkopen samengevat. Voor meer uitvoerige beschrijvingen verwijzen wij u naar het eerder genoemde handboek. Panta Rhei heeft Algemene inkoopvoorwaarden opgesteld. Deze voorwaarden zijn van toepassing op offerteaanvragen en op alle leveranties (leveringen, diensten en werken)aan Panta Rhei. Deze voorwaarden schrijven ook voor dat de leverancier niet betrokken is of is geweest bij overleg of afspraken met andere ondernemingen op een wijze die strijdig zou kunnen zijn met bepalingen van de Mededingingswet of artikelen 101 en 102 Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, waaronder: prijsvorming, het afstemmen van offerten, en/of verdeling van werkzaamheden. 2 INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID NADER BEKEKEN 2.1. INLEIDING De uitgangspunten die Panta Rhei hanteert bij de invulling van een professionele inkoopfunctie worden middels het inkoop- en aanbestedingsbeleid eenduidig en open vastgelegd. Het inkoopbeleid geeft richting aan de wijze waarop inkopen gedaan worden en geldt voor alle inkopen welke door of namens Panta Rhei worden gedaan. De keuzen die in de verschillende fases van het inkoopproces worden gemaakt, zijn afhankelijk van de strategie en het beleid van Panta Rhei. Vandaar dat de keuzen met betrekking tot het inkoopproces moeten worden uitgewerkt in inkoopbeleid. Daarbij is vastgesteld hoe met leveranciers en met interne klanten wordt omgegaan. De gemaakte keuzen moeten vooral houvast bieden aan die medewerkers die betrokken zijn bij inkoop. 2.2. DEFINITIES Inkopen voorzien de organisatie van de benodigde leveringen en/of diensten, in de juiste hoedanigheden en hoeveelheden én op het juiste moment. Bij inkopen worden verplichtingen en risico s aangegaan door Panta Rhei. Voor inkoop geldt de volgende definitie: Inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat.

6 Inkopen worden daarnaast gespecificeerd naar hun aard. Daarbij maakt de aanbestedingsregelgeving het volgende onderscheid: - Levering omvat aankoop, huur, lease en huurkoop van producten. Deze zijn tastbaar en vallen niet onder een Werk. - Werken zijn alle bouwkundige en civieltechnische werken. Onderhoudswerkzaamheden voor het in stand houden van het werk en verbouwingen vallen ook onder Werken. - Onder Diensten vallen alle inkopen die niet onder Werken of Leveringen vallen. Aanbesteden is een afgewogen wijze om te komen tot contractering van een geschikte leverancier met het meest geschikte product, dienst of werk tegen de meest gunstige voorwaarden (waaronder de prijs). 2.3. STRATEGIE Het motto dat Panta Rhei hanteert luidt De school centraal binnen één organisatie. Deze één organisatie- gedachte vertaalt zich voor alle scholen van Panta Rhei onder meer in het optimaal benutten van de gezamenlijke inkoopkracht. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen datgene wat op organisatieniveau moet (bijvoorbeeld vanwege het schaalvoordeel of praktische nut) en wat op schoolniveau kan (bijvoorbeeld om eigen zeggenschap over de inzet van middelen te hebben). Voorbeelden van inkoopbeleid op organisatieniveau: de dienstverlening door één administratiekantoor; de bedrijfsgezondheidsdienst; kopieer- en reproductiemachines; netwerkbeheer; centrale inkoop van gas, elektra en verzekeringen. Voorbeelden van inkoopbeleid op schoolniveau: leermiddelen, meubilair, huishoudelijke artikelen, vuilafvoer. Het inkoopbeleid van Panta Rhei dient te voldoen aan de rechtmatigheid voor het verkrijgen van de goederen en diensten zoals dat redelijkerwijs van een overheidsinstantie mag worden verwacht. Daarnaast verlangt de organisatie dat de inkoopactiviteiten bijdragen tot het verkrijgen van de goederen en diensten onder de meest voor Panta Rhei gunstige voorwaarden. Met dit inkoopbeleid wil Panta Rhei het navolgende realiseren: - voldoen aan de geldende wet- en regelgeving o.a. rond de Europese aanbestedingswet; - minimaliseren van kosten en maximaliseren van de budgetmogelijkheden; - doelmatig inkopen waarbij optimalisatie van kostenbeheersing en kwaliteit centraal staan; - bewaken van de integriteit en rechtmatigheid; - beperken van de risico s (economisch, financieel en juridisch); - inrichten van een transparant en efficiënt inkoopproces. De doelstelling van het inkoopbeleid luidt: Op professionele en zorgvuldige wijze inkopen van diensten, leveringen en werken voor Panta Rhei, waarbij Panta Rhei zich zowel intern als extern profileert als betrouwbare en integere partij. Inkoopmissie Het op professionele manier ondersteunen van alle inkoop- en aanbestedingstrajecten, het onderhouden van een effectief en efficiënt inkoopproces, het voeren van adequaat leveranciers- en contractmanagement om hier mee te komen tot een zo laag mogelijke integrale kostprijs voor de in te kopen goederen, diensten of werken.

7 Inkoopvisie Panta Rhei wil een innovatief beleid voeren voor wat betreft haar inkoopactiviteiten, volgt actief de ontwikkelingen op inkoopgebied en implementeert deze daar waar zinvol. Uitgangspunt is hier steeds het verbeteren van de inkoopprocessen en het inkoopresultaat. Inkoopdoelstellingen Aan de hand van marktontwikkelingen en behoeften vanuit de scholen worden er jaarlijks acties vastgesteld om de inkoopmissie en de inkoopvisie op de langere termijn waar te kunnen maken. 3. STRUCTUUR VAN HET INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID Het inkoopproces voor standaard inkopen kent vier fasen: - de voorbereiding (het specificeren van in te kopen werken, diensten of leveringen); - de keuze voor een procedure; - de aanbesteding; - de uitvoering van de overeenkomst. Deze onderdelen worden hieronder kort nader uitgewerkt. In het document Richtsnoeren Leveringen en Diensten (2013) dat als bijlage bij dit beleidsdocument geldt, worden de fasen uitgebreider beschreven met verwijzingen naar relevante wet- en regelgeving. 3.1. DE VOORBEREIDING Het is vanzelfsprekend dat een aanbestedende dienst bij het organiseren van een aanbesteding van een opdracht de mogelijkheden en beperkingen kent van het geldend aanbestedingsrecht en daarnaar handelt. Bij opdrachten vanaf de toepasselijke Europese drempelbedragen dienen de wettelijke bepalingen in acht te worden genomen. Bij opdrachten onder de Europese drempelbedragen kan nationaal worden aanbesteed. Dit is niet verplicht maar wanneer vrijwillig voor deze procedure wordt gekozen moet verplicht op TenderNed worden gepubliceerd. Voor een succesvolle aanbesteding is van belang dat de aanbestedende dienst de aanbesteding zorgvuldig voorbereid. Daartoe wordt kennis verzameld over de betreffende producten en diensten, de relevante markt, de concurrentiepositie in die markt en de relevante stand van de techniek op het vlak van de aan te besteden opdracht. Vervolgens worden de te leveren diensten en/of producten zo nauwkeurig mogelijk bepaald, evenals de aard van de overeenkomst en een raming van de waarde van de opdracht. Tenslotte vindt de vooraankondiging plaats. 3.2. DE KEUZE VOOR EEN PROCEDURE Onderscheiden wordt: - De openbare procedure (Europese openbare aanbesteding); - De niet-openbare procedure (Europese niet/openbare aanbesteding); - Nationale aanbesteding (nationale aanbesteding zonder selectie); - Nationale aanbesteding (nationale aanbesteding met selectie); - Meervoudig onderhandse procedure; - Enkelvoudig onderhandse procedure.

8 3.3. DE AANBESTEDING Opdrachten met een waarde boven de Europese drempelwaarden worden Europees aanbesteed. De organisatie/coördinatie van openbare en/of Europese aanbestedingsprocedures berust bij het bestuursbureau. Daarbij wordt gebruik gemaakt van externe expertise. Type opdracht Omvang Procedure Aankondigen Werken >5.225.000 Europees aanbesteden Ja (via TenderNed) Diensten >209.000 Europees aanbesteden Ja (via TenderNed) Leveringen >209.000 Europees aanbesteden Ja (via TenderNed) Uitgangspunt bij wel/niet Europees aanbesteden is de geraamde waarde van de opdracht gedurende de gehele contractduur van de overeenkomst, inclusief opties en verlengingen (artikel 2.15 lid 2 AW 2012). Bestaat er over die contractduur onduidelijkheid, dan dient men het inkoopbedrag op jaarbasis te vermenigvuldigen met een factor 4 om tot een indicatie van de waarde van de opdracht te komen. Het aldus gevonden bedrag toetst men vervolgens aan de bovenstaande tabel. Panta Rhei hanteert voor het eigen autonoom inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende tabel, waarin de waarde van de opdracht is uitgedrukt in euro s, exclusief omzetbelasting: Werken Diensten en Leveringen Procedure Aankondigen < 50.000 < 30.000 Enkelvoudig of meervoudig Nee onderhands 50.000-30.000-209.000 Meervoudige onderhandse Nee 1.000.000 aanbesteding 1.000.000-5.225.000 Nationaal Ja 3.4. DE UITVOERING VAN DE OVEREENKOMST Contractmanagement vormt een wezenlijk onderdeel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de aanbestedende dienst. Zonder contractmanagement is er bij de aanbestedende dienst onvoldoende inzicht aanwezig in het aantal gesloten overeenkomsten, de gecontracteerde omvang, de mate van naleving van contractvoorwaarden, de expiratie van overeenkomsten en daarmee de deadlines voor de start van nieuwe (Europese) aanbestedingen ter vervanging van expirerende overeenkomsten. Om bovenstaande inzichtelijk te maken en te houden dient de aanbestedende dienst een contractenregister bij te houden. Het contractenregister moet tenminste de volgende gegevens per overeenkomst bevatten: - datum start overeenkomst; - looptijd; - expiratie; - eventuele verlengingsopties; - bijzondere uitvoeringsbepalingen; - omvang; - reikwijdte en deelnemers/afnemers; - eventuele boetebepalingen; - eventuele escalatie- en afbreukprocedures.

9 Aanbeveling is ook om de mogelijkheden tot betrouwbare dossiervorming over falen en slagen van aanbestedingen in het kader van het flankerend beleid nader te onderzoeken en uit te werken. Op deze manier wordt de kwaliteit van de uitvoering van de opdracht beter gewaarborgd en gemonitord. 4. KADERS INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID PANTA RHEI 4.1 BEGRIPPEN In Hoofdstuk 3 is de structuur van het inkoopproces beschreven. In aanvulling hierop worden enkele begrippen kort nader omschreven. Bij enkelvoudig onderhands inkopen wordt voordat de opdracht wordt gegund aan minimaal één partij een schriftelijke offerte opgevraagd. In dit geval is er geen sprake van concurrentie. Bij meervoudig onderhands inkopen worden meerdere partijen uitgenodigd om een offerte op te maken. Het programma van eisen, dat door Panta Rhei is opgesteld, omschrijft naast de productkwaliteit alle overige voorwaarden. Bij de beoordeling van de offerte wordt de prijs afgezet tegen de kwaliteit. Als er alleen op prijs beoordeeld wordt, moet de kwaliteit ondubbelzinnig en precies gedefinieerd zijn. De nationaal openbare aanbesteding is een procedure, waarbij de publicatie veelal plaatsvindt op TenderNed (aanbestedingskalender) en waarop alle geïnteresseerde dienstverleners dan wel leveranciers kunnen inschrijven. Nationale aanbesteding is niet wettelijk verplicht maar wel gebruikelijk bij bedragen boven de 150.000 en onder de drempelbedragen. Tabel : Procedure meervoudig onderhandse aanbesteding Onderdeel Doorlooptijd Opmerkingen: Uitnodiging tot inschrijving Indienen inschrijvingen 21 dagen Verplichte min. termijn Beoordeling inschrijvingen Gunning Totale onderhandse procedure 1 dag 7 dagen 1 dag 30 dagen De organisatie/coördinatie van alle Nationaal-openbare aanbestedingen berust bij het bestuursbureau. De schooldirectie formuleert in deze gevallen de nadere eisen en criteria (uitsluitingsgronden, aantal uit te nodigen leveranciers, specificaties dienst/levering, selectiecriteria, etc.). De voor de aanbestedings- en inkoopprocessen verantwoordelijke medewerker van het bestuursbureau legt een dossier aan van iedere Nationaal-openbare aanbesteding zodat op ieder moment kan worden vastgesteld of de aanbesteding aan alle wettelijke en/of interne regels voldoet en duidelijk is hoe men tot selectie en gunning is gekomen. Europese aanbesteding kennen verschillende procedures; openbare en niet-openbare aanbesteding procedure. Een openbare aanbesteding houdt in dat de selectie van de leverancier en het gunnen aan één of meerdere leveranciers die voldoen aan de selectiecriteria, in één procedure wordt gevat. Uiteraard kan iedere potentiële leverancier een inschrijving doen.

10 Tabel: Procedure openbare aanbesteding Onderdeel Doorlooptijd Europese aanbesteding Doorlooptijd Nationale aanbesteding Publicatie aankondiging 1 dag 1 dag Opmerkingen Indienen inschrijvingen 40 dagen 32 dagen Verplichte min. termijn Beoordeling aanbiedingen 14 dagen 14 dagen Gunning/standstill periode 20 dagen 20 dagen Verplichte min. termijn Totale openbare procedure 80 dagen 67 dagen Bij een niet-openbare aanbesteding vindt het selecteren en het gunnen in twee afzonderlijke procedures (fasen) plaats. Bij de eerste fase wordt op basis van vooraf bepaalde criteria een voorselectie gemaakt. Vervolgens worden de geselecteerde leveranciers uitgenodigd een aanbieding uit te brengen. Tabel: procedure niet-openbare aanbesteding Onderdeel Doorlooptijd Doorlooptijd Opmerkingen Europese aanbesteding Nationale aanbesteding Publicatie aankondiging 1 dag 1 dag Melden inschrijvers 30 dagen 17 dagen Verplichte min. termijn Selectie gegadigden 14 dagen 14 dagen Indienen inschrijvingen 35 dagen 21 dagen Verplichte min. termijn Beoordeling aanbiedingen 14 dagen 14 dagen Gunning/standstill periode 20 dagen 20 dagen Verplichte min. termijn Totale niet-openbare procedure 119 dagen 87 dagen 4.2 MANDATERING Vanuit de financiële kaders is geregeld tegen welke bedragen de genoemde budgethouders voor de betreffende kostenplaatsen bevoegd zijn om namens Panta Rhei, per overeenkomst, verplichtingen aan te gaan tot maximaal het vermelde bedrag. Voor directies is dit maximale bedrag 10.000. Bij overschrijding van dit bedrag dient ook een bestuurder te tekenen voor akkoord. Bij bedragen die groter zijn dan 25.000 dienen beide bestuurders te tekenen. Opdrachten die medewerkers van het bestuursbureau verstrekken dienen altijd voorzien te zijn van een handtekening voor akkoord van een bestuurder. De inkoop (bestelorder) moet dus voorafgaand aan de daadwerkelijke bevestiging aan de leverancier, geaccordeerd zijn door de gemandateerde budgethouder. Een gemandateerde budgethouder mag een besteller benoemen maar zal dit formeel op schrift moeten stellen. Een benoemde besteller dient zich te houden aan alle afspraken rond het doen van inkopen door of namens Panta Rhei. 4.3. INKOOPETHIEK Naast de wettelijke kaders en fiscale aspecten hanteert Panta Rhei een aantal uitgangspunten in haar inkoopbeleid welke de normen en waarden van de organisatie vertegenwoordigen. Deze richten zich enerzijds op duurzaam inkopen maar ook op de maatschappelijke rol die Panta Rhei zelf vervult en verwacht van haar leveranciers.

11 Duurzaam inkopen De overheid heeft zich als doel gesteld om in 2020 100% duurzaam in te kopen. Ook andere overheden en het onderwijs hebben duurzaamheiddoelstellingen geformuleerd. Duurzaam inkopen gaat uit van een goede balans tussen mens, omgeving en economie (people, planet, profit). Dit betekent dat organisaties die duurzaam inkopen rekening houden met het milieu en met sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces. Bij milieuaspecten gaat het om het effect van een product, dienst of werk op het milieu bijv. door energie- of materiaalgebruik. De sociale criteria omvatten kinderarbeid, mensenrechten, etc. De duurzaamheidcriteria zijn door het Ministerie van VROM opgesteld voor verschillende productgroepen. De voortgang wordt tweejaarlijks door VROM gerapporteerd aan de Tweede Kamer in de Monitor Duurzaam Inkopen. Panta Rhei sluit zich, tijdens de fasen van het inkoopproces, aan bij de duurzaamheidcriteria zoals deze door SenterNovem (Agentschap NL) zijn opgesteld in het kader van duurzaam Inkopen. Maatschappelijk verantwoord Naast de duurzaamheidcriteria op milieu- en (internationaal) sociaal vlak, stelt Panta Rhei ook maatschappelijke eisen aan haar leveranciers. Eisen worden gesteld aan arbeidsvoorwaardelijke aspecten en aan de integriteit van de leverancier. Arbeidsvoorwaardelijke aspecten Leveranciers van Panta Rhei worden geacht zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden met betrekking tot arbeidsvoorwaardelijke aspecten. Aspecten als discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische praktijken worden niet getolereerd. Panta Rhei zal dit toetsen door het inwinnen en analyseren van informatie. Integriteit leverancier Panta Rhei wenst alleen zaken te doen met bedrijven die betrouwbaar en niet crimineel zijn. Op het moment dat een bedrijf hieraan niet voldoet, wordt deze uitgesloten als (mogelijke) leverancier. Integriteit Panta Rhei Panta Rhei streeft naar een positieve en zakelijke relatie met haar huidige en toekomstige leveranciers en houdt daarbij ook de belangen van de leverancier in het oog door: - de leverancier altijd van correcte en niet misleidende informatie te voorzien; - de leverancier niet onder druk te zetten door informatie van of over concurrenten te verstrekken; - medewerkers van Panta Rhei handelen integer, onafhankelijk en belangeloos. Van hen wordt verwacht dat zij geen geschenken, lunches of deelname aan sociale evenementen aanvaarden. Een en ander zoals verwoord in de richtlijn Integer handelen. Overige criteria Naast de criteria voor duurzaam en maatschappelijk verantwoord inkopen, stelt Panta Rhei bij elk inkooptraject vast welke overige bepalingen van belang zijn om een leverancier te selecteren die aansluit bij de inkoopbehoefte. Hierbij valt te denken aan bedrijfseconomische criteria, zoals: één of meerdere leveranciers, lokale leveranciers of (inter-)nationale leveranciers, omvang leverancier, standaardisatie.

12 4.4. INKOOPTOOLS Panta Rhei maakt gebruik van een aantal hulpmiddelen om het inkoopproces goed te laten verlopen. Inkoopvoorwaarden Voor elk contract dat Panta Rhei afsluit en voor elke geplaatste bestelorder, wordt uitgegaan van de eigen inkoopvoorwaarden. In de Algemene inkoopvoorwaarden van Panta Rhei zijn bepalingen opgenomen die onder andere eerlijke mededinging moeten borgen en oneigenlijke prijsvorming, het afstemmen van offerten en de verdeling van werkzaamheden tegengaan. Deze inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op alle leveranties aan Panta Rhei. Bij nationale en Europese aanbestedingen/inkopen wordt actief verwezen naar deze voorwaarden en kunnen daarnaast altijd aanvullende eisen worden gesteld ten aanzien van het gedrag en de houding van leveranciers en de voortbrenging van goederen en/of diensten. Het gaat dan om aanvullende eisen betreffende integriteit en de transparantie en duurzaamheid van goederen, diensten en/of processen. Aanvullende eisen worden te allen tijde op schrift gesteld en opgenomen in alle, voor het aanbestedingsproces noodzakelijke documenten. Contract- en leveranciersmanagement Alle contracten worden geregistreerd in een contractmanagement systeem. Hiermee wordt inzicht verkregen in het aantal afgesloten contracten, overeengekomen prijzen en condities en de looptijd van de overeenkomst. Inkomende facturen kunnen hieraan worden getoetst. Hieruit volgt tevens een inkoop- en aanbestedingsjaarkalender. De prestaties van de gecontracteerde leveranciers worden periodiek beoordeeld. Het doel daarbij is om de prestaties van de leverancier steeds beter af te stemmen op de behoeften van Panta Rhei. De constateringen worden vastgelegd en bij een slechte score worden verbeteracties verwacht van de leverancier.

13 BIJLAGE 1: BELANGRIJKE DETAILAFSPRAKEN RONDOM DE CONTROLE, VERWERKING EN BETALING VAN FACTUREN In deze bijlage, afkomstig uit het Handboek Administratieve Organisatie en Interne Controle, is de naam van het administratiekantoor OSG veranderd in OHM. In de onderstaande opsomming vindt u enkele belangrijke afspraken met betrekking tot de controle, verwerking en betaling van facturen. Deze afspraken zijn vastgelegd in de meer uitgebreide procedurebeschrijvingen. U vindt deze in van het handboek Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC). Inkopen vinden binnen Panta Rhei op twee niveaus plaats: 1. Op het niveau van de individuele scholen; 2. Op het gemeenschappelijke, centrale niveau. Verder wordt bij het voorbereiden van daadwerkelijke betalingen ook gebruikt gemaakt van de diensten van het externe administratiekantoor (OHM). AFSPRAKEN MET BETREKKING TOT FACTUREN INZAKE CENTRALE, BOVENSCHOOLSE INKOPEN: I. Factuur komt binnen bij het secretariaat. Secretariaat voorziet de factuur van een stempel en codeert de factuur op basis van de begroting. II. De factuur gaat naar de portefeuillehouder. Deze controleert de factuur op juistheid, volledigheid en correcte codering. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de onderliggende offerte, het contract en/of een beoordeling van de gerealiseerde diensten of werken. De portefeuillehouder parafeert voor akkoord. III. De facturen gaan retour naar het secretariaat. Het secretariaat verwerkt de facturen minimaal wekelijks in een factuurbegeleidingsstaat (FBS). IV. De FBS wordt met onderliggende facturen aangeboden aan de voorzitter CvB. Deze controleert de FBS altijd met de achterliggende facturen > 2.500 en daarnaast ook nog eens steekproefsgewijs. De voorzitter CvB accordeert de FBS. V. De FBS gaat per post en met de onderliggende facturen naar OHM. AFSPRAKEN MET BETREKKING TOT FACTUREN INZAKE INKOPEN VAN INDIVIDUELE SCHOLEN I. De medewerker zoals vastgelegd in de AO/IC van de school, codeert de factuur op basis van de schoolbegroting; II. De schooldirecteur controleert de factuur op: III. IV. juistheid (o.a. codering, hoeveelheden en bedragen); aansluiting tussen de offerte/contracten en geleverde diensten en werken. De factuur wordt geaccordeerd door ten minste twee personen (schooldirecteur en administratief medewerker/adjunct-directeur; De administratief medewerker/adjunct-directeur stelt ten minste eenmaal per maand de FBS op;

14 V. De FBS wordt op basis van onderliggende facturen gecontroleerd door de schooldirecteur en geaccordeerd. VERDERE VERWERKING BETAALSTATEN EN FACTUREN DOOR ADMINISTRATIEKANTOOR I. OHM ontvangt de FBS. II. 1 e medewerker FZ controleert de FBS op autorisatie en de coderingen. III. 2 e medewerker FZ controleert of de parafen op de facturen en de coderingen/ bankrekeningnummers op de facturen aansluiten met de FBS en boekt de inkopen in. IV. Hieruit volgt een betaalvoorstellijst. Deze wordt gecontroleerd met de FBS en wordt getekend door 2 e medewerker FZ. Vervolgens wordt een definitieve betaalopdracht opgesteld en toegevoegd aan de betaalvoorstellijst. V. De 1 e medewerker FZ controleert of de definitieve betaalopdracht aansluit bij de betaalvoorstellijst. VI. Een 3 e medewerker van FZ controleert de definitieve betaalopdracht met de bank en doet de 1 e autorisatie voor de betaling door de bank; VII. Een medewerker van PZ voert dezelfde controle uit als de 3 e FZ medewerker en autoriseert als 2 e. Daarmee is de betaling definitief; VIII. De 1 e medewerker FZ zorgt bij het administratief verwerken van de bankmutaties voor de juiste aansluiting met de definitieve betaalopdracht.