Eindrapport van het GDP inspectiebezoek aan Euromedica Limburg B.V. te Maastricht, op 31 maart 2015 Utrecht, 2015
1. Geïnspecteerde locatie(s): Euromedica Limburg B.V. Ankerkade 153 6222 NL MAASTRICHT Documentnummer: V1004833 2015-1215076 Eindrapport 2. Activiteiten: Aanschaffen (inkoop) Opslag Afleveren Uitvoeren Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: 31 maart 2015 4. Inspecteur(s): Expert(s): 5. Nummer vergunning Farmatec aanvraagnummer Registratie API Distributeur Opiumontheffing Naam van expert/assessor: Niet van toepassing Naam van de Competent Authority(ies): Niet van toepassing B/G 3091 Registratie API distributeur 6. Datum vorige inspectie: Niet van toepassing Naam van inspecteur(s) vorige inspectie: Niet van toepassing 7. Introductie: Euromedica is onderdeel van de Verenigde Apotheken Limburg (VAL) groep en levert geneesmiddelen aan ongeveer eigen apotheken. Euromedica levert een volgesorteerd assortiment geneesmiddelen. Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: Internationale samenwerking: De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was niet geïnformeerd en nam niet deel aan de inspectie. 8. Doel en reden van de inspectie: GDP routine Melding Aanvraag Farmatec Anders, Ontvangen documenten: *Inhoudsopgave kwaliteitshandboek Toetsingskader: F132/01 Bladzijde 2 van 10
Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP). Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten/onderwerpen: Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit V 1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem V 8 Klachten 11.1 (kwaliteitbeheersing) 11.6 V 2 11.2 V 3 11.3 X 4 11.4 V 5 11.5 V 6 11.5 V 7 11.5 Personeel/Responsible Person (RP) V 9 11.6 Bedrijfsruimte en uitrusting V 10 11.6 Documentatie (o.a. in- en verkoop) Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten Ontvangst, opslag en orderpicking Verzend klaar zetten, afleveren en vernietigen V 11 11.6 V 12 11.7 V 13 11.8 V 14 11.9 Retouren Vervalsingen Recalls Uitbestede activiteiten Zelfinspecties Vervoer De onderdelen die zijn voorzien van een V zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers:, algemeen directeur (voorbespreking), Responsible Person (RP), Operationeel Manager 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie Niet van toepassing F132/01 Bladzijde 3 van 10
11.1 Farmaceutisch Kwaliteitssysteem (kwaliteitbeheersing) [GDP Hoofdstuk 1] Kwaliteitssysteem De procedures staan beschreven in een kwaliteitshandboek. De procedures zijn aangepast naar de nieuwe GDP richtsnoer. Een managementverklaring is niet opgenomen. Er zijn procedures voor de omgang met afwijkingen, CAPA en change control. Deze zijn operationeel. Een aantal CAPA s en changes is tijdens het inspectiebezoek ingezien. Bij de CAPA s wordt geen datum genoteerd waarop de CAPA afgehandeld moet zijn. Management review Er is geen procedure voor management review aanwezig. Een formeel review op het gebied van GDP vindt niet plaats. Wel is er regelmatig overleg met het management. Hiervan worden geen verslagen opgemaakt. Kwaliteitsrisicobeheer Er is een procedure aanwezig voor kwaliteitsrisicobeheer. Er is een complete risicoanalyse op het gebied van GDP uitgevoerd. 11.2 Personeel [GDP Hoofdstuk 2] Responsible Person (RP) De RP heeft nog geen volledige training gevolgd conform de nieuwe GDP richtsnoer. Deze staat in de planning voor juni dit jaar. Er is een functieprofiel voor de RP aanwezig en de RP is opgenomen in het organigram. In het functieprofiel van de RP is niet opgenomen dat de RP kennis moet hebben van GDP. Ander personeel De medewerkers die GDP activiteiten uitvoeren hebben nog geen specifieke opleiding op het gebied van GDP gevolgd. Er wordt een interne cursus ontwikkeld die de medewerkers zullen gaan volgen. Wel zijn de medewerkers recent getraind in de nieuwe procedures die zijn opgesteld naar aanleiding van de nieuwe GDP richtsnoer. Medewerkers hebben digitaal toegang tot de procedures. Nieuwe medewerkers worden tijdens hun inwerkprogramma getraind in de geldende procedures. Deze training wordt niet aantoonbaar vastgelegd. Er komt een systeem waarin per medewerker een overzicht komt welke procedures en trainingen zij moeten volgen en wat de status hiervan is. Medewerkers met specifieke GDP taken (retouren, klachten) krijgen naast het lezen van de procedures die hier betrekking op hebben, een mondelinge instructie van de RP. De medewerkers tekenen af voor het lezen en begrijpen van deze procedures. De mondelinge instructie wordt niet aantoonbaar vastgelegd. 11.3 Bedrijfsruimten en uitrusting [GDP Hoofdstuk 3] Bedrijfsruimten Het magazijn maakt tijdens de rondgang een schone en ordelijke indruk, alleen in de ontvangsthal van de geneesmiddelen bevinden zich plassen van de regen. In het plafond van het pand bevinden zich op verschillende plaatsen sporen van lekkages. In de bedrijfsruimten waar geneesmiddelen liggen opgeslagen is regelmatig overlast door lekkages. De ontvangst ruimte biedt de geneesmiddelen niet altijd voldoende bescherming tegen verschillende weersomstandigheden. Na ontvangst gaan de geneesmiddelen naar de ontvangstruimte alwaar een uitgebreide controle plaatsvindt. In deze ruimte bevinden zich op verschillende plaatsen geneesmiddelen, maar door het ontbreken van een duidelijke markering is de status van de aldaar aanwezige geneesmiddelen niet duidelijk. Na deze controle worden de geneesmiddelen in één van de drie hallen opgeslagen. Na het picken van de orders gaan de geneesmiddelen naar de expeditieruimte via welke ze het pand verlaten. Er is een aparte ruimte aanwezig voor de opslag van retouren. Ook is er een aparte ruimte aanwezig voor de opslag van geneesmiddelen in quarantaine (breuk, te vernietigen). Beveiliging De toegangsdeuren van het pand zijn zowel bij de ingang voor inkomende goederen als bij de expeditie tijdens bedrijfsuren niet afgesloten. Hierdoor is het voor onbevoegden mogelijk het pand ongehinderd te betreden. Het pand is voorzien Temperatuurbeheersing - De hallen waar de geneesmiddelen zijn opgeslagen kunnen actief worden verwarmd en gekoeld. In deze hallen zijn temperatuurloggers aanwezig. Ook de koelcel is voorzien van een temperatuurlogger. Deze loggers zijn niet gekalibreerd. - De temperatuurloggers zijn niet geplaatst naar aanleiding van een temperatuurmapping, zodat F132/01 Bladzijde 4 van 10
onduidelijk is of continue temperatuur monitoring plaatsvindt op de meest ongunstige plaatsen. - De overige ruimtes van het magazijn, waar zich ook (kortdurend) geneesmiddelen kunnen bevinden, zijn niet geconditioneerd of voorzien van een temperatuurlogger. - De temperatuurloggers kunnen geen alarm afgeven als de temperatuur onder of boven de toegestane waarden komt. Indien er een temperatuurexcursie optreedt gaat er op de loggers een rood lichtje knipperen. Alleen de logger van de koelcel wordt dagelijks gecontroleerd op het knipperen van de rode alarm verlichting. Deze controle wordt vastgelegd op een formulier. Bij de andere loggers vindt deze controle niet plaats. Bij een temperatuurexcursie is niet geborgd dat er tijdig adequaat gereageerd wordt. - Er wordt maandelijks een uitdraai van het temperatuurverloop per logger uitgedraaid en beoordeeld. Tijdens het inspectiebezoek zijn een aantal uitdraaien ingezien. Deze gaven geen aanleiding tot opmerkingen. - Er is een procedure met betrekking tot de omgang met temperatuurexcursies aanwezig. Hierin staat, met uitzondering van de temperatuurlogger in de koelcel, niet beschreven dat er gelet wordt op temperatuurexcursies (knipperende rode lampje). Schoonmaak en ongediertebestrijding - De schoonmaak van het magazijn wordt in eigen beheer uitgevoerd. Er is een aftekenlijst voor de schoonmaakwerkzaamheden aanwezig. Onduidelijk is waarvoor wordt afgetekend. Een procedure voor schoonmaak is niet aanwezig. - Ongediertebestrijding is in eigen beheer. Deze controle wordt niet aantoonbaar vastgelegd. Er is geen procedure voor ongediertebestrijding aanwezig. Validatie Het computersysteem waarmee wordt gewerkt is niet gevalideerd. 11.4 Documentatie [GDP Hoofdstuk 4] Dit is geen onderwerp van deze inspectie geweest. 11.5 Activiteiten [GDP Hoofdstuk 5] Kwalificatie leveranciers - Er is een procedure voor het controleren van de bevoegdheden van leveranciers. De hercontrole van leveranciers vindt één keer per jaar plaats - Tijdens de inspectie is een steekproef genomen op de bevoegdheid van de leveranciers. Dit gaf geen aanleiding tot opmerkingen. - De kwalificatie van leveranciers is als taak uitbesteed door de RP. De RP voert steekproefsgewijs controles uit of deze taak goed wordt uitgevoerd. - Bij twijfel of onduidelijkheden wordt de RP altijd benaderd alvorens een leverancier wordt geaccepteerd. Kwalificatie afnemers - De afnemers zijn alleen eigen apotheken. Jaarlijks vindt een hercontrole op bevoegdheid plaats. - De kwalificatie van leveranciers is als taak uitbesteed door de RP. De RP voert steekproefsgewijs controles uit of deze taak goed wordt uitgevoerd. Ontvangst en opslag De chauffeur lost de geneesmiddelen onder begeleiding van een medewerker van Euromedica. Na het lossen vindt er door een medewerker van Euromedica een visuele controle plaats op breuk en het aantal colli wordt gecontroleerd. Vervolgens gaan de geneesmiddelen naar de ruimte waar ze per order worden uitgepakt. Hier worden de geneesmiddelen aan de hand van de meegezonden pakbon en een interne bestelbon gecontroleerd op aantal en houdbaarheidsdatum. Als alles klopt worden de geneesmiddelen ingeboekt in het systeem. Er vindt geen registratie van het chargenummer plaats. Na de controles worden geneesmiddelen opgeslagen in de daarvoor bestemde hallen van het magazijn. Bij breuk wordt er melding op de pakbon gemaakt en wordt er contact opgenomen met de leverancier. De geneesmiddelen worden in de daarvoor bestemde ruimte geplaatst. Klaarzetten bestelling en verzenden De orders worden handmatig gepickt per apotheek. Koelkast geneesmiddelen en opiaten worden als laatste aan de orders toegevoegd. Koelkast geneesmiddelen worden in de daarvoor bestemde koelboxen, die in de ochtend gereed worden gemaakt, geplaatst. Vervolgens wordt er afgetekend voor het picken van de order. Per apotheek is er in de expeditieruimte een rolcontainer aanwezig waarop de totale order wordt verzameld. F132/01 Bladzijde 5 van 10
11.6. Klachten, retourzendingen, vermoedelijk vervalste geneesmiddelen en terugroeping van geneesmiddelen. [GDP Hoofdstuk 6] Klachten Klachten worden gesplitst in kwalitatieve en logistieke klachten. Kwalitatieve klachten worden teruggekoppeld aan de leverancier. Logistieke klachten worden genoteerd op een formulier. Vervolgens wordt er indien noodzakelijk een CAPA opgesteld. Trending op klachten is niet opgenomen in de procedure. In de praktijk wordt er wel gekeken naar pakfouten op medewerkers niveau. Retourzendingen Geneesmiddelen komen alleen retour vanuit de eigen apotheken. De chauffeurs nemen deze mee vanuit de apotheken naar de groothandel en plaatsen deze in de hiervoor ingerichte ruimte. Een aantal medewerkers is opgeleid om retouren te kunnen afhandelen. Deze opleiding is niet aantoonbaar vastgelegd. Voor cold chain geneesmiddelen zijn geen bewijsstukken aanwezig dat de geneesmiddelen tijdens het vervoer van de apotheek naar de groothandel onder de juiste bewaarcondities zijn vervoerd. Deze geneesmiddelen worden wel terug in de voorraad worden opgenomen. Vervalste geneesmiddelen De procedure is tijdens het inspectiebezoek ingezien en gaf geen aanleiding tot opmerkingen. Recall Recent heeft zich een recall voorgedaan ( ). Tijdens het inspectiebezoek is het verslag van deze recall ingezien. Er is door de RP onvoldoende geborgd dat de apotheken gehoor geven aan de verstuurde recall per fax. Ook is er door de RP onvoldoende toezicht op de verdere voortgang van de recall. Na het afsluiten van de recall heeft er geen evaluatie plaatsgevonden naar de uitvoering van de recall. Er is een nieuwe procedure voor het uitvoeren van een recall opgesteld. Er is nog niet getoetst of deze procedure in de praktijk voldoet. 11.7 Uitbestede activiteiten [GDP Hoofdstuk 7] Dit onderdeel is beschreven in paragraaf 11.9 11.8 Zelfinspecties [GDP Hoofdstuk 8] Er is een procedure voor zelfinspecties. Deze is niet operationeel. Er zijn nog geen zelfinspecties op het gebied van GDP uitgevoerd. 11.9 Vervoer Vervoer van geneesmiddelen vindt plaats in eigen beheer. Er is een onderhoudsplan voor de auto s aanwezig en er is een maandelijkse checklist. Er is een systeem aanwezig voor het doorgeven van afwijkingen tijdens transport. De chauffeurs zijn niet GDP opgeleid. Voor het transport van ambient geneesmiddelen ontbreekt een risicobeoordeling van de vervoersroutes wat nodig is om te bepalen waar een temperatuurregeling en -monitoring vereist is. Het vervoer van cold chain geneesmiddelen vindt plaats in koelboxen. Deze wijze van transport is nog niet gevalideerd. Wel zijn er een aantal steekproeven genomen van zendingen door middel van het meesturen van een temperatuurlogger. Tijdens het inspectiebezoek is van twee ritten het temperatuurverloop ingezien. Hier waren geen afwijkingen te zien. Echter waren de gebruikte temperatuurloggers niet gekalibreerd. Voor het inpakken van de koelboxen is geen gedetailleerde werkinstructie voor de medewerkers aanwezig, waardoor niet is geborgd dat deze altijd op de juiste wijze worden ingepakt. Er is een systeem voor de omgang met koelelementen. Met deze werkwijze kan niet worden gegarandeerd dat de koelelementen voldoende bevroren zijn alvorens ze worden gebruikt. F132/01 Bladzijde 6 van 10
12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken Euromedica beschikt nog niet over een groothandelsvergunning conform het nieuwe Europese format. Een aanvraag voor een nieuwe groothandelsvergunning op verzoek van Farmatec is reeds ingediend. 12.2 Wettelijke bepalingen (bevindingen) 12.3 Vragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een groothandelsvergunning 12.4 Monstername door inspecteur 13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: www.igz.nl CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen IGZ intern Bedrijf (vergunninghouder/aanvrager) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definitie van Significante GDP Tekortkomingen. 15. Lijst van tekortkomingen: GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd. 15.2 Belangrijke 15.2.1 Het beheer van de temperatuur- en omgevingscontrole is niet geborgd. Dat blijkt uit: - niet alle ruimtes van het magazijn, waar zich geneesmiddelen kunnen bevinden, zijn voorzien van een temperatuurlogger; - de temperatuurloggers zijn niet gekalibreerd; - er heeft geen temperatuurmapping plaatsgevonden; - er is geen adequaat systeem voor de controle op alarmen van de temperatuurloggers; [GDP 3.2.1] 15.2.2 Een gedeelte van de huidige bedrijfsruimten voldoet niet voor de opslag van geneesmiddelen: - In de ontvangsthal van de geneesmiddelen bevinden zich plassen van de regen. - In het plafond van het pand ontstaan regelmatig lekkages op plaatsen waar geneesmiddelen zijn opgeslagen; - De ontvangst ruimte biedt de geneesmiddelen niet altijd voldoende bescherming tegen verschillende weersomstandigheden; - Het pand is zowel bij de inkomende goederen als bij de expeditie uitgang vrij toegankelijk, waardoor onbevoegden het pand kunnen betreden. - [GDP 3.2] 15.2.3 De procedure voor zelfinspecties is niet operationeel. Er zijn nog geen zelfinspecties op het gebied van GDP uitgevoerd. [GDP hoofdstuk 8] 15.2.4 Het vervoer van geneesmiddelen is niet geborgd. Dit blijkt uit: - de chauffeurs zijn niet GDP opgeleid; - het ontbreken van risicobeoordelingen van de vervoersroutes wat nodig is om te F132/01 Bladzijde 7 van 10
bepalen waar een temperatuurregeling en -monitoring vereist is; - de koelboxen zijn nog niet gevalideerd; - de gebruikte temperatuurloggers bij cold chain vervoer zijn niet gekalibreerd; - er is geen gedetailleerde werkinstructie voor de medewerkers aanwezig met betrekking tot het verzend klaar maken van cold chain geneesmiddelen, waardoor niet is geborgd dat deze altijd op de juiste wijze worden ingepakt. - het huidige systeem voor het gebruik van de koelelementen garandeert niet dat de Koelelementen voldoende bevroren zijn alvorens ze worden gebruikt. - voor cold chain geneesmiddelen zijn geen bewijsstukken aanwezig dat de geneesmiddelen tijdens het vervoer van de apotheek naar de groothandel onder de juiste bewaarcondities zijn vervoerd, alvorens ze weer aan de verkoopbare voorraad worden toegevoegd. [GDP hoofdstuk 9] 15.3 Overige 15.3.1 In het handboek is geen managementverklaring opgenomen. Bij de CAPA s wordt geen datum genoteerd waarop de CAPA uitgevoerd moet zijn. [GDP 1.2] 15.3.2 Er is geen procedure voor management review aanwezig. Een formeel review op het gebied van GDP vindt niet plaats. [GDP 1.4] 15.3.3 De RP heeft nog geen training gevolgd conform de nieuwe GDP richtsnoer. In het functieprofiel van de RP is niet opgenomen dat de RP kennis moet hebben van GDP. [GDP 2.2] 15.3.4 - De medewerkers die GDP activiteiten uitvoeren hebben nog geen specifieke opleiding op het gebied van GDP gevolgd. De trainingen van nieuwe medewerkers en medewerkers met specifieke GDP taken worden niet aantoonbaar vastgelegd. - Medewerkers die retouren afhandelen zijn hier niet aantoonbaar voor opgeleid. [GDP 2.4] 15.3.5 In de ontvangsthal bevinden zich op verschillende plaatsen geneesmiddelen, maar door het ontbreken van een duidelijke markering is de status van de aldaar aanwezige geneesmiddelen niet duidelijk. [GDP 3.2] 15.3.6 Een procedure voor schoonmaak is niet aanwezig, waardoor onduidelijk is voor welke schoonmaakwerkzaamheden er wordt afgetekend. [GDP 3.2] 15.3.7 Er is geen procedure voor ongediertebestrijding. Deze controle wordt niet aantoonbaar vastgelegd. [GDP 3.2] 15.3.8 Het computersysteem waarmee wordt gewerkt is niet gevalideerd. [GDP 3.3.1] 15.3.9 Een trendanalyse op klachten vindt nog niet volledig plaats. [GDP 6.2] 15.3.10 Het toezicht op en de evaluatie na een recall is door de RP niet voldoende geborgd. De nieuwe procedure is nog niet getoetst om te zien of deze in de praktijk voldoet. [GDP 6.5] Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke tekortkomingen Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd. 15.5 Aanbevelingen 16. Commentaar van de inspecteur(s) op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Het ontvangen Plan van Aanpak als reactie op de tekortkomingen in hoofdstuk 15 is voldoende bevonden. Tijdens een volgend inspectiebezoek zal uw plan van aanpak op uitvoeringsniveau worden beoordeeld. Over het ontvangen plan van aanpak heb ik nog de volgende opmerkingen: F132/01 Bladzijde 8 van 10
- In uw plan van aanpak geeft u aan met de temperatuurmapping van de magazijnen te starten na het afronden van de verbouwing begin 2017. Indien mogelijk dient er eerst een initiële temperatuurmapping in het lege magazijn te worden uitgevoerd om te bepalen op welke plaatsen de temperatuurloggers geplaatst gaan worden. Vervolgens dient een zomer- en wintermapping uitgevoerd te worden. Het is voor die tijd noodzakelijk, in de huidige situatie waarin de verbouwing plaatsvindt en tegelijkertijd het magazijn operationeel blijft, dat de temperatuurloggers worden opgehangen op de plaatsen alwaar u verwacht dat de grootste risico s op temperatuurexcursies zijn. De keuze van deze plaatsen dient beargumenteert vastgelegd te worden. Commentaar van de inspecteur(s) op de vragen van bedrijf: Niet van toepassing Aanbevelingen van de inspecteur(s) voor verdere acties: 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande is geconcludeerd dat Euromedica Limburg B.V., Ankerkade 153 te Maastricht wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: voldoet aan GDP. voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. Handtekening: Datum: Naam: Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F132/01 Bladzijde 9 van 10
Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). F132/01 Bladzijde 10 van 10