Arpa Event 2015 Een collectieve ambitie, als voorwaarde voor flow en schoonheid in werkprocessen Van planning & control naar sturen op kernwaarden En mooie organisaties maken Mathieu Weggeman Den Haag, 17 november 2015 De 80/20-regel voor vakmensen: 80% van de professionals is vakdeskundig en doet liever iets goed dan iets fout: geef hen ruimte en vertrouwen en stuur op output 20% van de vakmensen kan het niet (meer) of wil het niet (druiloren en donderstenen; komen alleen tijd voor geld ruilen): voor wie het niet (meer) kan: leerprocessen inrichten training en opleiding, meester-gezel relaties, coaching repertoireverkleining e.d. voor wie het niet wil: planning & control, processturing, regels en procedures e.d. 1
De professional heeft recht op differentiatie en managers moeten durven differentiëren * Gelijke monniken, gelijke kappen What s good for Peter must be good for Paul Carl Friedrich Gauss en zijn kromme * Niets is zo ongelijk als de gelijke behandeling van ongelijken (Prof.dr. Hans Galjaard) Wat belemmert leidinggevenden om meer te differentiëren in aansturingsstijl dan zij nu doen? Machtsafstand De mate waarin lager geplaatsten in een land accepteren en verwachten dat macht ongelijk verdeeld is. Kleine machtsafstand: * ongelijkheid in de samenleving moet geminimaliseerd worden * de hiërarchie bestaat alleen voor het gemak * iedereen heeft dezelfde rechten Grote machtsafstand: * er moet verschil zijn; ieder zijn plaats * de hiërarchie weerspiegelt de ongelijkheden * mensen met macht hebben recht op bepaalde privileges 2
Planning & control hebben hun beste tijd gehad! Het slechte nieuws: Professionals zijn niet te managen door het opleggen van regels en procedures of door het toepassen van (proces)informatiesystemen (Mintzberg, 1979) DELLE BOHICA Het goede nieuws: Het energieniveau en de focus van professionals is een functie van de mogelijkheid zichzelf te identificeren met de kernwaarden en hogere doelen van de organisatie Vaak uitgedrukt in een mission statement of collectieve ambitie Er is te weinig vertrouwen in de vakmensen want het dominant managementparadigma is nog steeds: planning & control met behulp van verticale regels en procedures - balanced score cards - werkvoorschriften en protocollen - tijdschrijfsystemen - aan- en afwezigheidsregistraties - Vakantiekaarten, vergaderschema s - afdelingsbudgetten - begrotingsrealisatieoverzichten - groepsplannen, jaarplanformats - voortgangsrapportages - functioneringsgesprekken - reisaanvraagformulieren - reisdeclaratieprocedures - inkoopbonnen en verantwoordingsrichtlijnen - regels voor het bezoeken van congressen, symposia, studiebijeenkomsten - regelingen voor het ontvangen en begeleiden van bezoekers - richtlijnen voor het spreken met de pers - sleutelprocedures - Tekenbevoegdheden, toetsmatrijzen - parkeer(plaats)regelingen - arbo-rapportages - salarissystemen met toepassingsaanwijzingen - normgetallen voor aantal boeken, kopieën, secretaressen, cateraars e.d. per f.t.e. - kerstkaart verzendingsprocedures - macro s voor brieven, verslagen, rapporten, slides - taakomschrijvingen - meldingsprocedures voor van alles en nog wat - relatiemanagement richtlijnen - kwaliteitsrichtlijnen en ISO 9000-circussen - POP s en 360-graden feedbackrondes - audit commissies, kwaliteitshandboeken - externe visitaties en inspecties - milieu effect rapportages - Plan-Do-Check-Action cycli 3
Hoe moet het dan wel? Leidinggevenden in excellente professionele organisaties: - ontwikkelen samen met de mensen een collectieve ambitie Men koos ooit voor dit vak uit passie, en die kun je verliezen - inspireren en betrekken medewerkers bij de strategie - communiceren op tijd en eerlijk; zijn er en luisteren (MBWA) - geven outputduidelijkheid en feedback - treden assertief op naar mensen die niet goed meer zijn in het vak - functioneren als hitteschild voor de ruis van boven - hebben een gezaghebbende maar dienende en bescheiden attitude A leader is best when people barely know he exists, not so good when people obey and acclaim him, worse when they despise him. But a good leader, who talks little, when the work is done, his aim fulfilled, they will say: We did it ourselves. Lao Tse, 600 BC Een collectieve ambitie geeft richting aan de energie van de professional The key message to managers of professionals is: create meaning! Help your subordinates to find the excitement in their work. Doing this is the key to quality and productivity (Maister, 1985) Personal values Organizational values Shared values 4
De Nieuwe Generatie is veel meer mission-driven dan money-driven ITEM Wat de Nieuwe Generatie profs belangrijk vindt: Wat traditionele managers denken dat die profs belangrijk vinden: Interessant werk 1 5 Waardering en bevestiging 2 8 Betrokkenheid (PPP&P) 3 10 Arbeidszekerheid 4 2 Goed salaris (GSM) 5 1 Promotie- en groeimogelijkheden 6 3 Goede arbeidsomstandigheden 7 4 Persoonlijke loyaliteit 8 6 Tactvol optreden werkgever 9 7 Hulp bij problemen 10 9 BRON SYSTEMATICA (Management Team) Fragmenten van collectieve ambities: Disneyland We give our customers an experience of happiness????? We recognize that this is a unique time, when our products will change the way people work and live. It s an adventure and we re in it together Holec Johnson & Johnson Philips Research De nadruk ligt op ondernemingszin, zakelijk gerichte agressie en bereidheid tot persoonlijke inzet. Kennis en kunde zijn belangrijk, karakter en loyaliteit niet minder. Van fouten mag maar ook: moet worden geleerd We believe our first responsibility is to the doctors, nurses and patients, to mothers and all others who use our products and services Een research succes is pas een succes als het leidt tot een business succes 5
Werken aan droge voeten Nederland ligt voor een belangrijk deel onder de zeespiegel. Dat is een bedreigende situatie. In het westen en noorden dreigt de zee en vanuit het zuiden en oosten brengen de grote rivieren soms plotseling enorme watermassa s ons land binnen. Bescherming tegen overstromingen door de zee, meren en rivieren is daarom de missie van Rijkswaterstaat. (Afsluitdijk: 32 km, 1927 1932) Als er een collectieve ambitie is, hoeven mensen alleen nog maar in hun kracht gezet te worden (Mihaly Csikszentmihalyi - 1999) Hoog Moeilijkheid van de taken: zorg Angst Stress spanning Gebied waarin FLOW kan optreden routine verveling Laag apathie Laag Kennisniveau: Hoog 6
STELLING Zonder een op shared values gebaseerde collectieve ambitie, wordt de organisatie op den duur een eilandenrijk waar bureaucratie welig tiert en passie ver te zoeken is. Arpa Event 2015 Een collectieve ambitie, als voorwaarde voor flow en schoonheid in werkprocessen Van planning & control naar sturen op kernwaarden En mooie organisaties maken Mathieu Weggeman Den Haag, 17 november 2015 7
Fascinatie en vraagstelling Een organisatie is een verzameling mensen die elkaar gevonden hebben op het willen realiseren van een bepaald doel of ideaal (en die daartoe onderling een verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden e.d. zijn overeengekomen). Niemand werkt dus toevallig in die en die organisatie. Maar als het hier om een vrije keuze gaat, - waarom is er dan zoveel ellende en lelijkheid in onze organisaties? - waarom worden dan zoveel mensen ziek van hun werk? Het ware, het goede en het schone Weltanschauungen volgens Plato en Habermas: - het ware: de cognitief-objectiverende kijk, het positivistisch perspectief (dominant in de wetenschap) - het goede: de ethisch-normatieve kijk, het moralistisch perspectief (dominant in spirituele en rechtsprekende organisaties) - het schone: de expressieve of impressieve kijk, het esthetisch perspectief (dominant in de kunsten) De waarheid vindt haar rechtvaardiging in de diensten die ze bewijst aan de promotie van de schoonheid. Los daarvan is ze goed noch slecht. (Whitehead) 8
Schoonheid is gradueel en subjectief Testje: Wat is mooier? - Een mooie verzekeringspolis of een mooi stukje wet- en regelgeving? - Een mooie supermarkt of een mooie dierentuin? - Een mooie schaakwedstrijd of een mooie rechtszaak? - Een mooie film of een mooie stofzuiger? - Een Boeing 747 of een ipad? - De supersnaartheorie of E=mc²? - Las Vegas, de Taj Mahal of het Alhambra? Ontdekking: een esthetisch perspectief op organiseren lijkt te ontbreken 1850: HET WARE - scientific management - rationele besluitvorming - effectiviteit en efficiency - meten = weten 1960: HET GOEDE - kwaliteitsmanagement - duurzaamheid - maatschappelijk verantwoord ondernemen - bedrijfsethiek > 2000: HET SCHONE - mooie dingen maken voor de mensen 9
Resultaat-esthetiek versus proces-esthetiek Ervaring van de professionals positief esthetische ervaring bij het resultaat: negatief zeldzaam komt vaak voor (lelijke situatie) komt vaak voor (mooie situatie) zeldzaam negatief esthetische ervaring bij het proces: positief Veel gebruikte groepjes criteria bij het toekennen van esthetische waardering: a) evenwicht, harmonie, perfectie b) spannend, avontuurlijk, uitdagend c) ongewoon, vreemd, discontinu, verrassend d) eenvoudig, zuiver, een eenheid vormend Schoonheid is geen kwaliteit van de dingen en de mensen om ons heen, maar van de relatie die we met de dingen en de mensen aangaan. (Robert Pirsig) 10
Definitie van een esthetische (of mooie) organisatie: Een esthetische organisatie is een verzameling mensen die elkaar gevonden hebben op het samen en aandachtig - willen produceren van processen en resultaten - die mooi gevonden worden - door henzelf en door andere stakeholders. De esthetische organisatie heeft niets te maken met softigheid of flower power en heeft alles te maken met spelen en met liefde voor het vak. De esthetische organisatie is een playground voor de Homo Ludens De ontwikkeling van esthetische sensitiviteit vergroot de awareness voor schoonheid Esthetische sensitiviteit is het persoonlijk vermogen - de mentale vaardigheid - om schoonheid / lelijkheid te ervaren. Metaforisch: de esthetische sensitiviteit geeft de kwaliteit aan van het endogene instrument waarmee iemand zijn ervaring met een resultaat of proces esthetisch waardeert. hoog kan kan esthetische sensitiviteit laag laag kan esthetische waardering kan hoog 11
De analyse-cultuur van het westen De ontwikkeling van de esthetische sensitiviteit wordt in de Westerse cultuur serieus belemmerd door de positivistische drang (=> dwang => neurose) tot analyseren. Het onzegbare van de (holistische) esthetische ervaring wordt voortdurend geëxpliciteerd in (liniaire) taal, tekeningen, tabellen en grafieken teneinde die ervaring te kunnen verklaren. Hegel: De esthetische beleving brokkelt af onder invloed van het analyserend begrijpen. We hebben steeds meer van dit soort bijeenkomsten buiten de organisatie nodig om het daarbinnen een beetje vol te kunnen houden. Buiten is het mooi: - zingevingsbijeenkomsten - teamontwikkeling - familie opstellingen van Hellinger - jongleren, paarden befluisteren, je eigen toekomst punniken - Aikido, Tai Chi en enneagrammen, T-shirts schilderen - de organisatie als plek om te leren - liefde voor het vak Binnen is het lelijk: - gevechten om macht en geld (graaien, bonussen) - stress en burn out - je verstand, je gevoel en je energie worden uit het lood geslagen - de grootste toestroom in de WAO: leeftijdsgroep 28-32 (1400 ziekten) - tijd ruilen voor geld - steeds meer MBA s die de organisatie zien als een money-making-machine 12