Referentie Case ICreative bv Oortlaan 2, Ede info@icreative.nl +31 (0) 318 493 150 De Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) is sinds april 2013 een nieuwe regionale uitvoeringsdienst in Zuid-Holland. De organisatie, waarin medewerkers van negen gemeenten en de provincie bij elkaar zijn gebracht, is voortgekomen uit de behoefte om taken op het terrein van vergunningverlening en toezicht in de regio te bundelen en op deze manier de kwaliteit te verbeteren en de efficiency te verhogen. Alle inkomende en uitgaande post moet stuk voor stuk goed geregistreerd en digitaal verwerkt worden. Dit werd in het begin met zeer beperkte middelen gedaan. Hierdoor groeide snel de wens naar een betere en snellere manier van werken. Waar het verwerken van inkomende post voorheen een dag in beslag nam, kunnen we het nu in een ochtend afhandelen. Gekozen producten: Kofax KTM t.b.v. Scanstraat Aantal medewerkers: 250 Te verwerken pagina s: 150.000 1 Pagina
DE DIGITALE VERTAALSLAG BIJ ODH ODH is een van de vijf regionale uitvoeringsdiensten in de provincie Zuid-Holland. Een nieuwe organisatie die in juli 2012 werd opgericht en in negen maanden up and running moest zijn. In het totaal werken er nu 250 medewerkers dagelijks aan een duurzame levensomgeving in de regio Haaglanden. Hans Seinen, Informatiemanager bij ODH: De oprichting van de ODH was speciaal, omdat alles from scratch opgebouwd moest worden. Er was echt helemaal niets. Extra bijzonder was het uitgangspunt van de organisatie om meteen volledig digitaal en zaakgericht te gaan werken. Geen wonder dat collega s en vakgenoten onze ontwikkelingen met veel interesse volgen. In de oude situatie ontving ODH honderden documenten per post, die door de vier medewerkers van Documentaire Informatie Voorziening (DIV) uit de enveloppen werden gehaald en ontniet om vervolgens op een multifunctional gescand te worden. Veelal liet de kwaliteit van de scan helaas te wensen over. DIVmedewerkster Bouchra Iteban: Het gescande bestand zetten we op een netwerkschijf en registreerden we met enkele registratiegegevens in een separaat Excel-bestand op een andere schijf. Deze documenten zijn overigens zeer gevarieerd van aard: van tankcertificaten tot controlebrieven en reacties op afgelegde bezoeken. Kortom: monotoon maar nauwkeurig werk, en door de vele handelingen foutgevoelig en tijdrovend. Het verwerken van de inkomende post kostte gewoon de hele dag. Daarom moest er een efficiëntere werkmethode komen. Hans voegt toe: Je werkt op een manier waarop het nog nét uit te voeren is. Je wilt eigenlijk volledig en nauwkeurig registeren, maar in de opstartfase van de nieuwe organisatie was dat geen haalbare kaart. 2 Pagina
DIGITAAL WERKEN Per dag verwerkt ODH vele honderden documenten die allemaal met behulp van een multifunctional moesten worden ingescand. In principe hielden de DIV ers de multifunctional binnen de ODH de hele dag bezet, dit vaak tot ontevredenheid van andere collega s. Chantal Langenhuizen, Projectleider Project Scanstraat, vult aan: Er werden op een gegeven moment zelfs uren ingeroosterd waarop wij de documenten mochten scannen. We hebben toen het initiatief genomen het anders aan te gaan pakken. Digitaal werken, dát is altijd het uitgangspunt geweest. Maar het ontbrak ons aan een gedegen infrastructuur. Een bijkomend feit: de gemeenten hielden er allemaal hun eigen manier van werken op na. In november 2012 is Chantal gestart om duidelijke afspraken met de afdeling DIV te maken. Het scannen van dossiers kwam ter sprake. In het verleden hebben gemeenten allemaal eigen werkprocessen ontwikkeld om documenten te bewaren. Zo was de ene gemeente al helemaal gedigitaliseerd, en bewaarden andere gemeenten nog alles in mappen in kasten. Een diversiteit aan analoge en reeds digitale archieven dus waarmee onze ODH-mensen moesten gaan werken. DRIE PARTIJEN ODH ging op zoek naar een partij die het scan- en registratieproces van inkomende en uitgaande documenten handen en voeten ging geven. Chantal: Na een gedegen selectietraject hebben we voor ICreative met hun Kofaxoplossing gekozen. Samen met de projectleider van ICreative werden de eerste stappen bepaald. We begonnen het project met een uitvoerige definitiestudie. Tijdens deze studie hebben ODH en ICreative de verwachtingen, voorwaarden en eisen op elkaar afgestemd. Vanuit ODH hebben we duidelijk aangegeven dat we een organisatie in ontwikkeling zijn en dat alle hulp en aanvullende ideeën van harte welkom zijn. Na een intensieve periode van ontwikkelen en optimaliseren zijn we op 25 november 2013 live gegaan. Het traject dat we samen met ICreative hebben bewandeld, is een succes geworden. Chantal Langenhuizen Projectleider Project Scanstraat 3 Pagina
80% HERKENNING De Kofax-consultant van ICreative heeft de vier DIV ers ingewerkt en bij hem konden zij altijd voor vragen terecht. Het nieuwe proces is overzichtelijker dan ooit: alle documenten worden door twee scanners gehaald en de inhoud wordt automatisch door de Kofax-software herkend en in SharePoint opgeslagen. Met name Hans heeft samen met ICreative aan deze herkenning gewerkt. Door de juiste instellingen in de OCR-module worden niet alleen eenvoudig herkenbare gegevens zoals een datum en het ODH-briefnummer feilloos herkend. Ook het KvK-nummer en de juiste naam en adresgegevens worden bijvoorbeeld opgepikt. Een leuk traject om uit te voeren. Zo wordt 80% van de informatie die we nodig hebben automatisch geregistreerd. Om ervoor te zorgen dat een binnengekomen brief met verschillende bijlagen als één poststuk wordt behandeld, maken we gebruik van scheidingsvellen. Voordat de verschillende documenten in de scanner worden gelegd, plaatsen onze DIV ers deze vellen tussen de documenten. Kofax zorgt er in het scanproces voor dat alles bij elkaar blijft. Daarnaast is de validatie door ODHmedewerkers in Kofax vele malen makkelijker gemaakt door gebruik te maken van de keuzelijsten die centraal in SharePoint worden beheerd. Zo n keuzelijst is bijvoorbeeld de lijst medewerkers van ODH. Een ander voorbeeld van zo n keuzelijst is de lijst met postvakken waar de post in terecht komt. Het toevoegen van nieuwe postvakken kunnen we nu eigenhandig verzorgen, hiervoor hoeft ICreative niet meer naar Den Haag te reizen. En zo zijn er nog wel een aantal bijkomende voordelen dat het nieuwe systeem ons biedt. Hans Seinen Informatiemanager 4 Pagina
VERADEMING Wat vier DIV-medewerkers voorheen een dag kostte, dat kunnen zij nu in een ochtend verwerken. Nu houden zij tijd over voor andere DIV-werkzaamheden. Een ware verademing? Bouchra klinkt instemmend. Een positieve ontwikkeling, zeer zeker. Tot nu toe is de nieuwe oplossing een DIV-feestje geweest, maar straks profiteert de hele organisatie ervan. Dan wordt alle inkomende post volautomatisch naar de behandelende afdeling doorgezet. En ook de uitgaande post, zoals besluiten of een bevestiging van een controle die heeft plaatsgevonden, wordt via Kofax automatisch op de juiste plek in SharePoint opgeslagen. DE VOLGENDE STAP Voor zover de eerste fase van het project. De tweede fase wordt een optimalisatieproces waar de puntjes op de i worden gezet. Chantal: Intern zullen we in deze fase bekijken of bepaalde velden anders moeten worden ingericht. Blijven optimaliseren is key, maar ook uitbreiding staat op onze agenda. Wat gaan we bijvoorbeeld met interne memo s doen? Dat soort vraagstukken zullen dan aan de orde komen. Daarnaast hebben we ook nog 300 meter aan fysiek archief van de gemeenten in beheer. De digitalisering van dit archief is ook in de aanbesteding meegenomen. ICreative heeft daar ook over meegedacht. Alle middelen daarvoor staan paraat. Hans sluit af: Een succesvol project. Als je nagaat wat er in de afgelopen periode allemaal op ons pad is gekomen, mogen we gerust zeggen dat het uitermate intensief is geweest maar dat de inrichting bij ODH nu als een huis staat. Dit door de goede samenwerking met ICreative. Digitaal verwerken en een verbeterde efficiency zijn nu regel, en geen uitzondering meer. Bouchra Iteban DIV-medewerkster OVER ICREATIVE ICreative is de Nederlandse Purchase- 2-Pay en integraal Document Flow specialist die multinationals, nationale bedrijven en instellingen bedient. Als Basware & Kofax partner adviseert, implementeert en onderhoudt ICreative oplossingen voor factuurverwerking, dynamisch document beheer, e-procurement, e-invoicing, personeelsdeclaraties, budgetbeheer en gerelateerde financiële processen. Dit doet ICreative met marktleidende oplossingen van Basware, Kofax en EasyDistribution. Deze sterke en unieke combinatie, samen met de jarenlang opgebouwde proces- en materiedeskundigheid, maakt ICreative de belangrijkste leverancier in Nederland. 5 Pagina