2014 SCHRIFTELIJKE VRAGEN 123 Vragen van de heren T. Schipper en M. van Ooijen (ingekomen op 25 oktober 2014 en antwoorden verzonden door het college op 19 november 2014) Schriftelijke vragen over de verborgen kosten van de tourstart in Utrecht De afgelopen week zond RTL in twee delen een reportage uit over de verborgen kosten van de start van de Tour de France in Utrecht. Op de gemeentelijke begroting staat een bedrag van 6 miljoen gereserveerd voor dit mega-evenement, maar naar het zich laat aanzien zijn er diverse kosten en (vervroegde) afschrijvingen die niet in dit bedrag te vatten zijn. SP en ChristenUnie hebben destijds gemotiveerd tegen de inzet van dit bedrag gestemd. Nu de tourstart een zekerheid is geworden, hopen de fracties op een succesvol verloop, maar dan moet het uiteindelijke prijskaartje voor de Utrechters ook helder zijn. We hebben daarom een aantal vragen: Inzet ambtenaren In de rapportage van RTL kwam naar voren dat de gemeente de inzet van verschillende ambtelijke diensten voor de Tour - zoals toezichthouders, medewerkers Stadswerken, Afdeling Sport en Projectorganisatie Stationsgebied - tijdens het evenement voor een deel meeneemt in de projectbegroting en voor een ander deel ziet als regulier. De inzet van de laatste categorie wordt om niet beschikbaar gesteld (projectplan Grand Départ) Dat laatste bestaat volgens de SP en ChristenUnie niet. Als ze aan de tourstart werken, kunnen ze op die momenten immers niet hun reguliere werk doen. Bovendien kan dit volgens de SP en ChristenUnie niet correct zijn bij een evenement van de onvergelijkbare grootte als de Tour, met een nooit eerder vertoond aantal bezoekers aan de stad. 1. Welke inzet van de genoemde afdelingen (VTH, POS, Sport, Stadswerken) wordt er binnen de projectbegroting opgenomen en welke wordt daarbuiten gelaten? Graag uitsplitsing per afdeling per afdeling wat wordt doorberekend in de begroting en wat om niet geschiedt in mensen, uren of geld. De Tour de France is een uitzonderlijk omvangrijk evenement. Om die reden is een afzonderlijke projectorganisatie opgezet die voor een groot deel bestaat uit medewerkers van de gemeente Utrecht. In het projectplan staat opgenomen welke medewerkers precies. Zij zijn afkomstig van afdelingen als Sport (Maatschappelijke Ontwikkeling), Projectmanagementbureau, EZ, het Communicatiebureau. De kosten voor de inzet van deze medewerkers zijn opgenomen in de projectbegroting. We onderscheiden naast de werkzaamheden door de projectorganisatie twee soorten werkzaamheden in verband met de tour: - Werkzaamheden die we normaal gesproken ook uitvoeren bij andere evenementen in de publieke ruimte (denk aan Singelloop, Koningsnacht en -dag, etc). - Werkzaamheden die een relatie hebben met de Tour de France en waar de Tour als katalysator benut wordt om resultaten te bereiken die binnen de desbetreffende afdeling passen. De inzet om niet waar in het projectplan op wordt gedoeld heeft dus vooral betrekking op overleggen en afstemming met gemeentelijke afdelingen omtrent zaken als veiligheid, infrastructurele werkzaamheden in relatie tot de oplevering van het parcours, vergunningen etc. Deze afstemmingsmomenten zijn vooral bedoeld om ervoor te zorgen dat straks in juni 2015 geen werkzaamheden plaatsvinden op het parcours (waardoor het evenement hinder zou kunnen
ondervinden). Het gaat hierbij om afstemming van grootschalige evenementen met reguliere werkzaamheden (integraal werken). In een grote stad als Utrecht worden geregeld grote evenementen georganiseerd. De reguliere inzet rondom deze evenementen (toetsing van de vergunningsaanvraag, afstemming rondom de veiligheid in verband met het feit dat het evenement in de openbare ruimte wordt gehouden) vallen zoals gezegd binnen de reguliere werkzaamheden van de gemeente Utrecht. De gemeentelijke afdelingen zijn hierop ingericht. Het gaat feitelijk om enkele tientallen uren afstemming per maand. Daarnaast is er een aantal werkzaamheden waarbij de interne organisatie betrokken is, maar die geen onderdeel uitmaken van de reguliere werkzaamheden bij evenementen. De Tour wordt hier als katalysator benut om resultaten te bereiken die binnen de desbetreffende afdeling passen. Denk aan het samenbrengen van partijen uit de stad en het intensiveren van de samenwerking met die partijen. Zo is de gemeente bezig om met bedrijfsleven en maatschappelijke organisatie de lange termijn agenda van de stad vorm te geven. Ook wordt de Tour gebruikt als vliegwiel voor reeds lopende of voorgenomen beleidsdoelstellingen. Voorbeelden zijn het gebruik van de Tour door EZ als impuls voor de Utrechtse economie, en door Sport het verbinden van het topsportevenement en breedtesport stimulering waaronder aangepast sporten. Zie tevens de derde kolom van bijlage 1. De SP en de ChristenUnie gaat ervan uit dat er nog meer afdelingen betrokken zijn bij de Tourstart, zoals de afdeling Economische Zaken/Stadspromotie en mogelijke de afdelingen Projectbureau LR, Cultuur en Wijken. 2. Welke andere afdelingen worden door de projectorganisatie Tour betrokken bij de organisatie? Wat wordt er van deze afdelingen aan activiteiten verwacht, die (direct of indirect) verband houden met de organisatie van de Tourstart? Zie antwoord hierboven en bijlage 1 ( schema). 3. Welke inzet van deze andere afdelingen wordt er binnen de projectbegroting opgenomen en welke wordt daarbuiten gelaten? Graag uitsplitsing per afdeling wat wordt doorbereken in de begroting en wat om niet geschiedt in mensen, uren of geld. In het projectplan staat exact weergegeven welke medewerkers van de gemeente op de projectbegroting drukken. Daarnaast is in een later stadium nog een medewerker van Projectbureau Leidsche Rijn (voor 8 uur per week) toegevoegd aan de projectorganisatie. Ook deze kosten drukken op de projectbegroting van de Tour de France Utrecht. Tenslotte vermeldt RTL de extra inzet van de politie en defensie om het evenement mogelijk te maken. Volgens schattingen van professionals gaat dit al gauw om tonnen tot miljoenen. 4. Hoewel dit geen gemeentelijke afdelingen zijn, menen de fracties van de SP en de ChristenUnie dat het goed is voor de transparantie naar Utrecht en Nederland om inzichtelijk te maken om hoeveel extra kosten dit gaat. Deelt het college deze mening? Nee, deze mening delen wij niet.. 5. Zo nee, waarom niet? Zo ja, om hoeveel extra inzet van politie en defensie gaat het? Wat is het (geschatte) kostenplaatje hiervoor? Ook voor andere evenementen (noch in Utrecht, noch in andere steden in Nederland) worden de kosten van politie (en eventueel defensie) niet doorberekend aan de evenementenorganisatie. Verbetering van het asfalt Het is de SP en ChristenUnie opgevallen dat er momenteel op diverse plekken van het parcours asfalteringswerkzaamheden plaats hebben gevonden, dan wel gaan plaatsvinden. Voorbeelden hiervan zijn de Catharijnesingel, Briljantlaan-Vultostraat, Waterlinieweg, Sartreweg en iets langer geleden t Goylaan (na de bouwwerkzaamheden Hart van Hoograven).
6. Klopt het dat deze werkzaamheden op dit moment inderdaad verband houden met de start van de Tour? Met andere woorden: geschieden deze op last van de ASO? Nee, deze werkzaamheden stonden al gepland in de meerjarenonderhoudsplanning van de gemeente Utrecht. Wel is er afstemming met de projectleiders van deze werkzaamheden, juist om extra kosten te voorkomen door aanpassingen die weer verwijderd en teruggeplaatst moeten worden in het kader van de Tour de France. 7. Op welke straten van het parcours heeft dit type werkzaamheden plaatsgevonden of gaan die nog plaatsvinden voor de tourstart? Nergens. Wel is er overleg om geen onnodige kosten te maken (zie antwoord boven). En er zijn op verschillende plekken in de stad middengeleiders geplaatst die makkelijk verwijderd kunnen worden en later weer teruggeplaatst (Albatrosstraat, de knip op de Croeselaan). 8. Waren deze werkzaamheden onderdeel van de reguliere onderhoudsplanning op de betrokken wegdelen en straten, of zijn er onderhoudswerkzaamheden naar voren gehaald? De uitgevoerde werkzaamheden en de werkzaamheden die eventueel nog plaatsvinden, zijn onderdeel van de reguliere onderhoudsplanning. Er zijn geen werkzaamheden naar voren gehaald. Wel vindt er afstemming plaats over werkzaamheden, om onnodige kosten te voorkomen. 9. In het geval van naar voren halen: op welke wegdelen en straten is dat het geval en hoe ver zijn de werkzaamheden naar voren gehaald? Niet van toepassing. 10. Wat is de normale levensduur van het asfalt op de diverse wegdelen van het parcours? Met andere woorden: hoe lang blijft daar nieuw asfalt normaalgesproken liggen voordat het vervangen wordt? Niet van toepassing. 11. Wat is de hoogte van de extra kosten en afschrijvingen als gevolg van het naar voren halen van bovengenoemde werkzaamheden en schuiven er reguliere onderhoudswerkzaamheden in de stad door naar achteren als gevolg van deze extra inzet? Zo je welke? Er zijn voor de Tour de France geen werkzaamheden naar voren gehaald. 12. In hoeverre maken de extra kosten en afschrijvingen als gevolg van deze werkzaamheden onderdeel uit van de projectbegroting Tour de France? Er zijn voor de Tour de France geen werkzaamheden naar voren gehaald. Dergelijke kosten drukken derhalve niet op de begroting van de Tour de France. De route Briljantlaan-Vultostraat is zeer recent heringericht en opnieuw geasfalteerd. Daarbij zijn op de Briljantlaan de rijbanen versmald door het aanbrengen van een middenberm. 13. Blijft deze middenberm bij het passeren van de Tourcaravaan in tact, of maakt deze onderdeel uit van de circa 25 plekken in het parcours waar obstakels moeten worden weggehaald? De middenberm blijft intact. De Briljantlaan-Vultostraat is onderdeel van de zogenaamde geneutraliseerde zone tijdens de tweede etappe. De middenberm hoeft niet te worden verwijderd. 14. In het laatste geval: wat kost dat en is het college het met de vragenstellers eens dat de herinrichting van de Briljantlaan nu met een middenberm slecht besteed geld was? Nee. 15. Zijn er nog meer plekken op het parcours waar recentelijk een soortgelijke herinrichting heeft plaatsgevonden en die voor de doorkomst van de Tour weer (tijdelijk) weg moet worden gehaald? Zo ja waar? Op de Albatroslaan zijn middengeleiders geplaatst. Deze moeten voor de Tour de France weggehaald worden en teruggeplaatst. Er is bij het reguliere onderhoud gekozen voor makkelijk verwijderbare middengeleiders.
Eisen ASO In de rapportage van RTL kwam ook naar voren dat de ASO diverse andere eisen stelt aan de gemeente als het gaat om de omgeving van het parcours, zoals een verbod op nieuwe reclame-uitingen vanaf het moment dat de inventarisatie plaatsvond. De vragenstellers kunnen zich voorstellen dat dit vervelend is voor de Utrechtse bedrijven die hopen te profiteren van de tourstart. 16. Wat is de mening van het college van deze eis van de ASO? Het is vanaf eind 2013 bekend dat er geen nieuwe reclame-uitingen langs het parcours gedaan mogen worden. Dit communiceert de projectorganisatie Le Tour Utrecht ook met de ondernemers in Utrecht cq langs het parcours. Diverse ondernemers vragen er bovendien zelf naar, omdat zij bekend zijn met zulke eisen van evenementenorganisatoren (zoals bijvoorbeeld FIFA of UEFA rondom Champions League wedstrijden). Ook het Business Peleton Utrecht (BPU) is op de hoogte van deze eisen van ASO. 17. Wat vindt het businesspeloton van deze eis van de ASO? Het BPU geeft desgevraagd aan dat deze beperkingen niet verrassend zijn en dat dergelijke organisatoren dit altijd eisen. Daarom focust het BPU ook op de aanloop (100 dagen tot aan de Tour de France) en op de zogenaamde napret. 18. Zijn deze eisen van het ASO conflicterend met de afspraken, wensen of eisen tussen Gemeente en bedrijven in de stad? Het gaat hierbij om beperkingen aan niet-bestaande reclame-uitingen langs het parcours. We begrijpen het dat het bedrijfsleven de media-aandacht voor de Tour optimaal wil benutten, waar dat kan, juichen we dat toe en zullen wij hen daarop wijzen. Contractueel is met de ASO vastgelegd dat hier geen mogelijkheden, rondom het parcours, voor zijn, anders dan voor sponsoren van ASO. 19. Heeft het college hier vanuit andere ondernemers(verenigingen) in de stad vragen of klachten over gekregen? We krijgen geregeld vragen over de (on)mogelijkheden van reclame-uitingen. Er zijn bij ons vooralsnog geen klachten binnen gekomen, ook omdat ondernemingen ervaringen hebben met andersoortige evenementen (bijvoorbeeld FIFA WK onder de 20). Er komt een toolkit voor ondernemers die duidelijk maakt wat er wel en niet mogelijk is. De ASO stelt eveneens de eis van een helikopterlandingsplaats voor wedstrijdleiding en TV, in of nabij de stad. 20. Is al bekend waar deze gaat komen? We zijn in gesprek met ASO over de locatie van de helicopterlandingsplaats. Deze hoeft niet per se in de gemeente Utrecht gerealiseerd te worden. 21. Wat gaat de aanleg ervan kosten (inclusief eventuele aanpassingen bestemmingsplan) en maken deze kosten onderdeel uit van de projectbegroting? De projectorganisatie is in overleg met ASO om gebruik te maken van bestaande voorzieningen voor helicopterlandingen (buiten de gemeentegrenzen van Utrecht). De kosten van de eventuele aanleg (indien noodzakelijk) van een helicopterlandingsplaats zijn opgenomen in de projectbegroting. 22. Welke andere eisen stelt de ASO waarvan de kosten buiten de projectbegroting vallen en hoeveel bedragen die kosten? Geen. Subsidie VWS en Provincie In de Tweede kwartaalrapportage wordt gesteld dat de subsidieaanvraag bij VWS is ingediend. Inmiddels is duidelijk dat dit nog niet is gebeurd, maar gezamenlijk wordt gedaan met de Provincie Zeeland. Uiteindelijk blijkt ook dat er geen subsidieaanvraag meer is ingediend bij de provincie Utrecht. De SP en de ChristenUnie verbazen zich over deze gang van zaken.
23. Welke deadline stelt de Gemeente zich om de subsidieaanvraag bij het ministerie van VWS in te dienen? Voor welk bedrag gaat de aanvraag zijn die ten gunste komt van de gemeente Utrecht? Wanneer is er uitgaande van deze deadline uiterlijk duidelijkheid welk bedrag Utrecht op de projectbegroting kan bijschrijven? De Stichting Utrecht 2015 zal binnen nu en drie weken een officiele aanvraag bij het ministerie van VWS indienen voor een bedrag ad 2,25 miljoen. Het ministerie van VWS hanteert een uiterlijke termijn van 13 weken voordat een subsidieaanvraag toegewezen wordt. 24. Is het college met de fracties van de SP en de ChristenUnie eens dat de gekozen bewoordingen betreffende de subsidieaanvraag ongelukkig gekozen zijn, aangezien de aanvraag bij het ministerie van VWS onder het kopje gerealiseerd staat, maar dit nog niet blijkt te zijn gedaan? Is het college bereid in volgende rapportages duidelijker te communiceren? Ja. In de kwartaalrapportage had duidelijker gesteld kunnen worden dat de projectorganisatie in overleg is met VWS en de begroting officieus had ingediend. Tegelijkertijd staat ook in de kwartaalrapportage dat de officiële aanvraag pas gedaan kon worden nadat de stichting definitief was opgericht. Daarnaast werd in de zomer van 2014 duidelijk (nadat bekend was geworden dat Zeeland / Neeltje Jans finishplaats was van de tweede etappe) dat het ministerie van VWS een gezamenlijke aanvraag wil voor Zeeland en Utrecht. Daardoor is er extra tijd nodig geweest voor afstemming met Zeeland hoe de beschikbare subsidie verdeeld zou worden tussen Zeeland en Utrecht. Vooruitlopend daarop zijn al wel gesprekken met VWS gestart en is de begroting van Utrecht officieus toegestuurd. 25. Eerder werd in de besproken raadsvergaderingen aangegeven dat de kans op subsidie van de provincie groot werd geacht. Waarom is er uiteindelijk geen subsidieaanvraag bij de Provincie gedaan, zoals eerder wel in het plan was opgenomen? In de commissievergadering van 31 oktober 2013 heeft de portefeuillehouder reeds aangegeven (ook via de risico s bij de begroting) dat de provincie Utrecht alleen een bijdrage wenst te doen in een economische impuls voor de provincie. In de risicoparagraaf van de begroting kwam toen al naar voren dat het risico middelgroot was dat de provincie geen bijdrage aan het evenement zou leveren. Signalen vanuit de provincie hebben er toe geleid dat er geen formele aanvraag is ingediend bij de provincie Utrecht, omdat die weinig kans van slagen zou hebben. 26. Sinds wanneer is duidelijkheid dat de Gemeente deze aanvraag niet indient? Welke effecten heeft het niet indienen van deze aanvraag op de begroting? Waarom is de raad daarover niet op de hoogte gesteld? Eind 2013 is besloten af te zien van het indienen van een aanvraag bij de provincie. Het niet indienen heeft vooralsnog geen effecten op de begroting. In totaal was bij de oorspronkelijke begroting 1,75 mln aan overige publieke middelen opgenomen (provincie, Rijk, overig). Dat bedrag staat (minimaal) nog steeds in de dekking opgenomen. Definitieve begroting 27. In de 1 e Kwartaalrapportage staat dat een definitieve begroting in juli wordt gepresenteerd, in de 2 e Kwartaalrapportage staat genoemd dat er in de periode 1 juli 1 oktober een definitieve begroting geschreven wordt. Is dit scenario nog haalbaar? Wanneer krijgt de Raad inzicht in de definitieve projectbegroting? In de derde kwartaalrapportage die u onlangs heeft ontvangen, is de kostenstructuur en de dekking gepresenteerd voor het evenement. 28. Hoe is deze timing te rijmen met de mogelijkheid om in scenario s op of af te schalen, wanneer de zekerheid over het bedrag pas later duidelijkheid zal worden over de hoogte van de begroting? Wat zegt dit over de mogelijke financiële risico s van de Gemeente? De projectorganisatie is continue bezig met het inschatten van risico s (ook financieel) en stuurt daarop in de kostenstructuur. Zie ook de opmerkingen hieromtrent in de derde kwartaalrapportage.
29. Op dit moment hebben de fracties de eerste en tweede kwartaalrapportage ontvangen over de Tourstart. Wanneer komen de derde en vierde rapportages naar de Gemeenteraad? De derde kwartaalrapportage is recent naar u verzonden. De vierde kwartaalrapportage wordt volgens planning in januari 2015 gepresenteerd.