N o 2 Checklist Met onderstaande checklist proberen we je een helpende hand te reiken. De bron voor al deze informatie over fuiven is fuifpunt.be. Op deze website vind je tal van tips en trucs voor de organisatie van je fuif. Elke vraag die je hierrond kan verzinnen, wordt er uitgebreid besproken. TIP Op fuifpunt.be kan je ook een chronologische checklist downloaden (klik op Organisator en vervolgens bij Organisatie en tips op De voorbereiding ). Hiermee tel je af van 6 maanden voor je fuifdatum tot na je fuif. Stapsgewijs kan je zo maand na maand, week na week je fuif tot in de puntjes voorbereiden. Wanneer Ga na of er geen soortgelijke activiteiten op dezelfde dag doorgaan in de gemeente of, bij megafuiven, in de regio. Hou ook rekening met examenperiodes. Waar Zaal Zoek een geschikte zaal voor je activiteit. Vraag na bij de zaaluitbater of de zaal over een milieuvergunning beschikt en welke geluidsnormen daarin zijn vastgelegd. In vele zalen zelfs met milieuvergunning geldt een maximum van 80 à 85 db(a). Om van je fuif een succes te maken ga je best op zoek naar een zaal voor het ideale fuifniveau aan de hand van volgende vragen: Heeft de zaal een vergunning tot 95 db(a)? Hoeveel personen mogen er volgens het brandweerattest binnen? Werd er voor de Billijke Vergoeding reeds een jaartarief drank of dans betaald? Is er een binnenhuisreglement? Beschikt de zaal over een attest hygiëne? Bevat het huurcontract afstand van verhaal bij brand? Openlucht of tent Zoek een terrein dat goed gelegen is en geschikt is voor je activiteit. Bestel eventueel al een eettent of kraam, podiumelementen en toiletcabines. Belangrijk bij een fuif in openlucht of tent zijn de geluidnormen; er zal namelijk meer hinder zijn dan wanneer de fuif in een zaal doorgaat. Vraag na bij je gemeente of je een milieuvergunning moet aanvragen en aan welke geluidsnormen je je dient te houden.
Huurcontract Inrichting Laat het huurcontract nalezen en ondertekenen door een meerderjarige. Indien de fuif door de eenheid zelf georganiseerd wordt (dus door een feitelijke vereniging en niet door een ondersteunende vzw) laat je het contract best door meerdere personen ondertekenen. Naast de huurprijs heb je best ook aandacht voor wat er in deze huurprijs is inbegrepen. Zo is er al dan niet een muziekinstallatie aanwezig, heb je als organisator een percentage op de winst die er via het drankverbruik wordt gemaakt of niet, betaalt de zaaluitbater een jaarforfait B voor de billijke vergoeding etc. Kijk uit je doppen en bespaar jezelf heel wat kosten! Eenheid Admibundel - Fuiven &Feesten - 13 Gebruik steeds brandveilige materialen. Laat de doorgangen vrij. Zorg voor voldoende licht en vermijd donkere hoeken. Verwijder gevaarlijke voorwerpen rond de zaal of het terrein. Vraag tijdig bij de gemeente of uitleendienst welk materiaal je daar (gratis) kan ontlenen en hoe je dit kan aanvragen. Geluid & licht DJ of optredens Kies een muziekstijl (of meerdere) die afgestemd is op je doelpubliek en zoek vervolgens een gepaste DJ of muziekgroep. Vergelijk hierbij steeds de prijzen en vraag naar een technische fiche om te achterhalen wat je misschien extra aan materiaal nodig hebt. Maak afspraken met de DJ en leg ze vast in een contract. Bespreek o.a. maximaal geluidsniveau, de vereiste installatie (bijvoorbeeld equalizer), prijs en uitbetaling, catering, start- en einduur, stijl muziek, afbouw muziek etc. Iemand zwart betalen houdt voor beide partijen risico s in! PA/licht Kies een geluid- en lichtinstallatie op maat van je fuiflocatie. Niet enkel je budget, maar ook de ruimte waarin je de fuif geeft zijn bepalend voor wat je nodig hebt. Vraag na bij DJ of band of ze zelf een geluidsinstallatie voorzien. Is dat niet het geval, ga dan na (aan de hand van een technische fiche) wat ze precies nodig hebben, zo kom je niet voor verrassingen te staan. Je kan terecht bij (provinciale) uitleendiensten voor geluids- en lichtapparatuur. Zie je het iets ambitieuzer, dan kan je ook bij een privéfirma terecht. Vergelijk prijzen voor plaatsing, huur en verzekering van het materiaal. Is het materiaal niet verzekerd, dan kan je nagaan of je zelf niet best een verzekering neemt.
Geluid Informeer de buurtbewoners over je evenement en geef hen eventueel een nummer waarop ze je kunnen contacteren bij geluidsoverlast (zo vermijd je tussenkomsten van de politie). Vraag na bij de zaaluitbater en/of de gemeente of je een milieuvergunning moet aanvragen, aan welke geluidsnormen je je dient te houden, of er een verplicht sluitingsuur is en hoe je eventueel uitzonderingen op deze regels kan aanvragen. Werk indien nodig met een geluidsbegrenzer. Wijs de DJ ook op beperkingen inzake geluidsnormen. Voor meer tips in verband met het beperken van geluidshinder (onder meer hoe je lage frequenties wegsnijdt, hoe de verdeling van luidsprekers het beste gebeurt in de ruimte etc.) kan je een kijkje nemen op fuifpunt.be, Organisatie en Tips > De voorbereiding > Geluid en licht. Drank & bekers De drankverkoop is naast de inkomsten uit de voorverkoop van tickets en verkoop aan de deur je grootste bron van inkomsten. Het loont dan ook de moeite op voorhand te bekijken hoe je de winstmarge kan maximaliseren. Belangrijk om weten is of er een verplichte drankafname is via de zaal (en de daaraan verbonden brouwer). In veel gevallen zal je een bepaald percentage moeten afstaan aan de uitbater. Bekijk welke drank je eventueel zelf kan bij bestellen en of je verplicht bent dit bij dezelfde brouwer te doen of niet. Of je nu drank afneemt via de zaaluitbater of onafhankelijk een brouwer kiest maak je best duidelijke afspraken rond levering en betaling (wanneer wordt er geleverd, is het mogelijk om drank terug te geven etc.). Bekijk ook eens of het mogelijk is om eventueel s nachts drank bij te bestellen. Gebruik bij voorkeur herbruikbare bekers. Je kan zulke bekers meestal gratis (of tegen een betaling van een waarborg per beker) ontlenen bij de gemeente of de provincie. Op je fuif kan je zelf gebruik maken van een waarborg om ervoor te zorgen dat je geen bekers kwijtraakt. Geldzaken Begroting Maak een begroting met geplande uitgaven en verwachte inkomsten. Uiteraard probeer je ervoor te zorgen dat de verwachte inkomsten groter zijn dan de verwachte uitgaven. Je maakt best verschillende scenario s op: een normaal scenario en eentje waarbij je bijna geen volk hebt en een maximum aan uitgaven (zo weet je welk risico op verlies je neemt). Werk je begroting regelmatig bij gedurende de loop van de organisatie. Een lijstje van uitgaven: huur, inrichting, DJ/groep, drukwerk, SABAM en Billijke Vergoeding, verzekeringen, vergunningen, security, Rode of Vlaamse kruis, drank en maaltijden, drankbekers, telefoon- en vervoerkosten, kleine schadegevallen, elektriciteit en verwarming, afvalcontainer- en poetskosten etc. Een lijstje van inkomsten: subsidies, sponsoring, kaartenverkoop, drankverkoop etc.
Sponsoring Voorverkoop Voor je sponsors begint te zoeken moet je jezelf en de te sponsoren activiteit op een positieve en duidelijke manier kunnen voorstellen. Dit kan via de opmaak van een duidelijk en overzichtelijk sponsordossier. Zoek sponsors die hetzelfde doelpubliek willen bereiken. Bezorg hen een sponsordossier met de belangrijkste informatie: doelgroep, omschrijving van de activiteit, verwachte opkomst etc. Maak duidelijk wat je te bieden hebt aan de sponsor, bvb. naam op de affiche of inkomkaarten, hun logo op de T-shirts van de medewerkers, een spandoek aan de ingang etc. Voor meer praktische informatie voor het opstellen van een sponsordossier zie fuifpunt.be, Organisatie en tips > De voorbereiding > Geldzaken > Sponsors zoeken. Eenheid Admibundel - Fuiven &Feesten - 15 Voorverkoop is niet alleen belangrijk voor de grootte van de inkomsten waar je vóór de fuif al zeker van bent, maar helpt ook de dag zelf om de stroom van mensen beter te beheren. Jongeren overtuigen een kaartje in voorverkoop te kopen is niet eenvoudig. Zorg in ieder geval voor een voldoende verschil tussen voorverkoop- en kassaprijs. Voorzie vaste voorverkoopplaatsen. Geef op deze plaatsen duidelijk aan dat daar voorverkoop is. De voorverkoop kan uiteraard ook door de leiding en misschien door de oudste leden gebeuren, waarbij je uiteraard goed opvolgt wie hoeveel kaarten ontving en hoeveel geld je al terug kreeg. Het kan zeer motiverend zijn voor je oudste leden om hen vanaf bvb. 10 verkochte kaarten gratis toegang te verlenen. Promotie Internet Voor vele mensen is hét vertrekpunt internet. Maar er is zodanig veel informatie te vinden dat de meesten er bijna immuun zijn aan geworden. Zorg er dus voor op zoveel mogelijk plaatsen tegelijk aanwezig te zijn. Zorg eventueel voor 1 centrale website waar je andere sociale media aan koppelt. Stimuleer leiding en leden om ook op hun verschillende profielen zoveel mogelijk promo te maken. TIP Je kan ook aan e-mailmarketing doen, maar daar zijn heel wat regels aan verbonden. Bovendien kan je hier gemakkelijk een averechts effect mee bereiken: Mensen vinden je promo-campagne irritant. Wil je het toch doen? Zorg er dan voor dat ontvangers de mogelijkheid hebben zich te laten schrappen uit de mailinglijst (vermeld dit expliciet). Stuur ook nooit een mail met alle adressen in het aan / to -veld (in plaats daarvan gebruik je het bcc ).
Affiches en flyers Vermeld op affiches en flyers steeds de datum/plaats/inkomprijs/startuur. Vermeld ook de verantwoordelijke uitgever (naam en domicilieadres van een natuurlijk persoon) en de organisator. Als vzw moet je ook je naam met het adres van de maatschappelijke zetel vermelden. Vermeld op flyers naast de verantwoordelijke uitgever steeds verboden op de openbare weg te werpen. Verspreiding van affiches en flyers Flyeren en affiches plakken doe je best vanaf 6 weken vooraf bij een grote fuif en vanaf 3 weken vooraf bij een kleine fuif. Stippel je plakronde zorgvuldig uit (zoek naar plaatsen waar veel jongeren komen) en controleer regelmatig of je affiches er nog hangen. Betaal zegeltaks als je affiches groter zijn dan 1 vierkante meter. Alle affiches op A4-, A3-, A2-, A1- en A0-formaat zijn met andere woorden vrijgesteld van deze aanplakkingstaks. Stuur je promoteam naar andere fuiven in de regio om te flyeren. OPGELET Je mag niet in elke gemeente zomaar overal flyeren. Vraag na bij de gemeente waar en onder welke voorwaarden je de flyers mag verdelen. Wildplakken is verboden! Borden langs de openbare weg Controleer bij de gemeente (of bij de provincie indien je de borden aan een gewestweg wil plaatsen) of je hiervoor een bouwvergunning moet aanvragen. Extra promotie Stickers, bierviltjes, pennen etc. Vrijkaarten Geluidswagen Pers, lokale radio Gemeentelijk infoblad en gemeentelijke website SMS-berichtjes rondsturen naar leden van de vereniging E-mail Eigen website en websites met fuif- of evenementenkalenders Verzekeringen Vraag na of de zaaluitbater een brandverzekering heeft en controleer of het huurcontract een clausule afstand van verhaal bij brand bevat. Ga ook na of de zaaluitbater een verzekering objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing heeft. Zorg dat je voor alle medewerkers een dekking burgerlijke aansprakelijkheid en persoonlijke ongevallen hebt. Sluit eventueel bijkomende verzekeringen af voor tenten, duur materiaal etc. Meer informatie hierover kan je vragen via
Veiligheid verzekeringen@fos.be en vind je terug in Admibundel Verzekeringen N 6 Bijkomende verzekeringen. Vraag na bij de verhuurder hoeveel personen er volgens het brandweerattest binnen mogen in de zaal of tent. Bedenk hoe je gaat controleren of dit aantal niet wordt overschreden. Zorg voor een lijst met nuttige telefoonnummers (politie/brandweer/dokter van wacht/100 en 112), hang deze op een zichtbare plaats en maak duidelijke afspraken wie in welke gevallen de hulpdiensten contacteert. Controleer of de fuiflocatie bereikbaar is voor een brandweerwagen en vraag na of er een controle door de brandweer moet gebeuren. Maak de nooduitgangen vrij en zorg ervoor dat ze gedurende het volledige evenement vrij blijven. Eenheid Admibundel - Fuiven &Feesten - 17 Plan bij grote fuiven en evenementen enkele weken vooraf een veiligheidsoverleg met de politie rond aanwezigheid, sluitingsuur, contactpersoon etc. Security Vraag bij de zaaluitbater en de gemeente na aan welke verplichtingen je moet voldoen. Indien je een privéfirma onder de arm neemt: Controleer of deze erkend is op vigilis.be. Werk je met vrijwilligers, lees alle voorwaarden en regeltjes op fuifpunt.be en zorg dat je vrijwilligers goed op de hoogte zijn van hun rechten en plichten. Zorg er steeds voor dat de securitymensen duidelijk herkenbaar zijn. Afspraken met medewerkers Maak een taakschema: bar/inkom/bonnetjes/geldlopers/opbouw zaal/opkuis/ security/etc. Voorzie voor al deze taken voldoende medewerkers. Maak duidelijke afspraken en volg ze consequent (bvb. geen drank weggeven is effectief geen drank weggeven). Zorg dat alle medewerkers voor aanvang van het evenement goed gebriefd zijn over wat er van hen verwacht wordt en wanneer. Vermijd dronken medewerkers! Ontleningsmateriaal Tijdens feesten/fuiven/etc. krijg je een heleboel mensen over de vloer die je wil meekrijgen in de FOS-vibe. Je wil hen laten zien wie je eenheid is en waar jullie voor staan! FOS Open Scouting wil je graag een duwtje in de rug geven.
Voor leuke spelletjes, gestreken hemden en voelbaar enthousiasme en bevlogenheid moet je zelf zorgen. Met enkele zaken kunnen we je alvast wél helpen: Lange banner FOS Open Scouting (4 meter of 6 meter) Ronde buttonbanners: 6 buttons om op te hangen Voorstellingsbanner Windbanners van FOS Open Scouting (3 maal 2 paar) Buttonmachines Sjorbamboe FOS-drinkbekers Om gebruik te kunnen maken van het materiaal, zijn er wel nog enkele voorwaarden aan verbonden: Je komt het materiaal zelf ophalen op het Landelijk Secretariaat in Gent. Je brengt het de week erna ook netjes terug. We vragen geen waarborg voor het materiaal, maar de regel is potje breken, potje betalen. First come, first get. Reserveren op voorhand is dus nooit een slecht idee! Interesse? Mail naar info@fos.be of bel 09/245.45.86. Bronnen Concerten, fuiven en festivals organiseren. Poppunt, Formaat & Fuifpunt, 2012. Te bestellen via.fuifpunt.be. Geluidsnormen voor muziekactiviteiten. Wegwijs in de regelgeving vanaf 1 januari 2013. Via lne.be fuifpunt.be sabam.be bvergoed.be ikgebruikmuziek.be Colofon Een realisatie van FOS4U. Met steun van de Vlaamse Gemeenschap Verantwoordelijke uitgever: FOS Open Scouting vzw Pieter Monsart Kortrijksesteenweg 639, 9000 Gent www.fosopenscouting.be 2014 FOS Open Scouting