ADMIBUNDEL FUIVEN & FEESTEN

Transcriptie

1 ADMIBUNDEL FUIVEN & FEESTEN Een fuif organiseren is altijd weer een uitdaging! Deze tekst loodst je door alle wettelijke verplichtingen en vergunningen. Een checklist zorgt ervoor dat je tijdens de voorbereiding niets uit het oog verliest. Laatste herziening: 4 augustus 2015 Contactpersoon FOS4U: info@fos.be

2 N o 1 Wetgeving & vergunningen Bij een fuif komen helaas heel wat vergunningsverplichtingen kijken. Op fuifpunt.be vind je heel wat informatie over alle verplichtingen en hoe je er aan tegemoet kan komen. We geven je hier alvast een kort overzichtje. SABAM & Billijke Vergoeding Wat is SABAM & Billijke Vergoeding? SABAM is de vergoeding die je betaalt aan componisten en tekstschrijvers als hun muziek in het openbaar wordt gespeeld. Je betaalt met andere woorden hun intellectueel recht. Omdat je die componisten en auteurs niet allemaal zelf kan gaan zoeken, regelt SABAM (de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers) dit voor jou. De Billijke Vergoeding is de vergoeding die je betaalt aan producenten en uitvoerende artiesten van de muziek. In welke gevallen moet je SABAM en/of Billijke Vergoeding betalen?. SABAM moet je betalen als: Je muziek in het openbaar laat horen (live of opgenomen) die behoort tot het beschermde wereldrepertorium: o Voor elke fuif (ook privé, zelfs al vraag je geen inkom en in principe ook voor elke keer je muziek laat spelen tijdens een activiteit, op kamp of in de bar). o Voor elk live optreden van een band die aangesloten is bij SABAM en eigen nummers speelt. o Voor elk live optreden van een muziekband die niet aangesloten is bij SABAM, maar wel covers speelt. SABAM moet je niet betalen als: Een muziekband niet aangesloten is bij SABAM en enkel eigen nummers speelt. Als er covers gespeeld worden moet het dan weer wel. Billijke Vergoeding moet je betalen als: Je opgenomen muziek in het openbaar speelt (elke fuif dus, maar in principe ook elke keer dat je muziek speelt tijdens een activiteit, op kamp of in de bar). Billijke Vergoeding moet je niet betalen als: Je enkel live optredens organiseert en geen opgenomen muziek draait in de pauzes en dergelijke. Je een feest of fuif (spaghetti-avond, mosselsouper etc.) geeft in een zaal die het jaartarief drank of dans heeft betaald (vraag het na bij de zaaluitbater). o Op de website ikgebruikmuziek.be kan je uitzoeken voor welke locaties een jaartarief drank of dans werd betaald. Klik op Locaties uitzoeken.

3 Hoe aanvragen? SABAM Surf naar sabam.be, klik op Voor iedereen > Muziek > Evenementen > Klik hier voor e-licensing. Als je een aangifte doet, moet je je eerst registreren. Wanneer je het formulier online invult kan je meteen een tariefsimulatie uitvoeren. Je moet dit minimum 10 dagen voor de datum van de fuif doen. Heb je vragen? Mail dan naar Je zorgt er ook voor dat de Opgave van de op- of uitgevoerde werken volledig wordt ingevuld binnen de 8 dagen. Dit doe je ook via je E-licensing-account. SABAM onderscheidt verschillende soorten van opgaves: Als je een feest, bal of fuif organiseert is de Opgave van de uitgevoerde werken DJ/Mechanische toestellen van toepassing (= speellijst van de DJ). Als je een live concert of festival organiseert dient de Opgave van de uitgevoerde werken Live muziek ingevuld te worden. Eenheid Admibundel - Fuiven &Feesten - 3 Het kan ook zijn dat je wordt gevraagd om de Opgave van ontvangsten door te sturen naar de hoofdzetel van SABAM. Dit zal je dan door SABAM gevraagd worden ná de organisatie van het evenement. Stuur ook deze opgave op tijd door naar SABAM. Billijke Vergoeding Je moet de aangifte minstens vijf dagen vooraf indienen. Dat kan online via ikgebruikmuziek.be. Je kan er meteen ook het tarief berekenen. Je moet betalen voor de aanvang van de activiteit. Hoeveel moet je betalen? SABAM Om te weten hoeveel je moet betalen moet je eerst weten onder welk tarief je evenement valt. SABAM hanteert verschillende tarieven voor verschillende soorten evenementen. Voor een fuif is dit bijvoorbeeld tarief nr De verschillende tarieven kan je terugvinden op sabam.be. BIJLAGE Tarieflijst nr. 105 (feesten, fuiven etc.) Vervolgens ga je binnen dat tarief na wat de specifieke regels zijn voor het evenement dat je organiseert. Hoeveel je precies moet betalen wordt onder meer bepaald door de grootte van de zaal (of tent), de prijs van de meest gevraagde consumptie, de inkomprijs etc. De in rekening genomen inkomprijs is altijd de gemiddelde inkomprijs. Als er slechts een gedeelte van de zaal wordt gebruikt (door panelen afgescheiden) dan meld je dit best, want het kan invloed hebben op het forfait dat je moet betalen. Het basistarief voor fuiven is 10% van de bruto-ontvangst (= elke som die je vraagt: entree, tombolakaart, steunkaart etc. + directe of indirecte sponsoring). Let op, de minimum SABAM-bijdrage kan nooit lager zijn dan 10% van het bedrag van de uitkoopsom. De uitkoopsom is het totaal van alle bedragen die je als organisator verschuldigd bent voor op- of uitvoeren van het programma (de gage van de dj s, groepen etc.). Bij grotere fuiven vraagt SABAM om de inkosten aan te geven, dan betaal je 10% op de ontvangen entreegelden.

4 Op de website van SABAM vind je een tarievensimulator. Opgelet: het berekende tarief geldt enkel als je de aanvraag correct ingevuld en tijdig indient. Het tarief wordt verhoogd met 10% (min. 10 euro) wanneer je de aanvraag te laat indient. Het tarief wordt vermeerderd met 15% (min. 25 euro) wanneer er geen aanvraag werd ingediend of in geval van een onvolledige of foutief ingediende aanvraag. Wanneer een afgevaardigde van SABAM zich moet verplaatsen zal daarboven nog eens 75 euro worden aangerekend. En als er een proces-verbaal moet worden opgesteld komt daar nog een kostprijs van 50 euro bij. SABAM stuurt je een factuur die je binnen een gestelde termijn moet betalen. Als je de factuur niet op tijd betaalt wordt er een vast bedrag van minstens 15 per herinnering aangerekend. Als je de factuur niet betaalt binnen 8 dagen na een tweede herinnering kan SABAM een schadevergoeding vorderen van 15% op het factuurbedrag met een minimum van 125. Wanneer SABAM bijkomende kosten moet maken om betaling te bekomen zijn die eveneens ten laste van de organisator. Bekijk via fuifpunt.be een hele hoop tips om je SABAM-factuur te verlagen (klik op Wet- en regelgeving > Auteursrechten > SABAM > Goed om weten ). Billijke Vergoeding Het bedrag dat je moet betalen is o.a. afhankelijk van het soort activiteit (eenmalige of frequente activiteit, met of zonder drankaanbod, met of zonder dansgelegenheid), de oppervlakte van de ruimte, openlucht of in een tent, de toegangsprijs etc. Je kan alle tarieven online bekijken. Surf naar bvergoed.be en klik op De tarieven. Als je de aanvraag online indient via ikgebruikmuziek.be kan je meteen ook het tarief berekenen. Als je de aangifte niet tijdig indient zal het tarief met 15% worden verhoogd (en dit met een minimum van 117,59). Draai je wekelijks of op zeer frequente basis opgenomen muziek, dan ben je waarschijnlijk goedkoper af met een jaartarief. Meer info hierover kan je krijgen op het Landelijk Secretariaat (info@fos.be).

5 Alcoholische drank Alcohol & minderjarigen Op de meeste feesten en fuiven worden er alcoholische dranken geschonken. Als organisator moet je daarbij rekening houden met de volgende regels: Het is verboden om alcohol te verkopen, te schenken of aan te bieden aan min-16-jarigen. Met alcohol bedoelt men alle alcoholhoudende dranken van meer dan 0,5 vol % zoals bier, wijn etc. Het is verboden om sterke drank te verkopen, schenken of aan te bieden aan min-18-jarigen. Onder sterke drank wordt verstaan: o Alle alcoholische dranken met meer dan 1,2 vol % gedistilleerde alcohol, bijvoorbeeld alcoholpops, zelf-gemixte cocktails, pisang, campari, whisky-cola, gin-tonic, jenevers etc. o Alle dranken dus ook niet-gedistilleerde met een alcoholpercentage van meer dan 22 vol %. o Indien je twijfelt kan je via fuifpunt.be een uitgebreide lijst raadplegen van (niet-)sterke alcoholische dranken (klik op Wet- en regelgeving > Alcohol, drugs en roken > Alcohol schenken > Sterke drank ). Eenheid Admibundel - Fuiven &Feesten - 5 Om aan deze regel te kunnen voldoen mag je aan elke persoon die alcohol of sterke drank wil kopen vragen om zijn/haar leeftijd aan te tonen. Dit wil niet zeggen dat je als verkoper het recht hebt om een identiteitskaart te eisen: Als gewone burger heb je die bevoegdheid niet. Je leeftijd bewijzen kan ook op andere manieren dan via de identiteitskaart (met name met een bibliotheekkaart, treinkaart, lidkaarten, rijbewijs etc.). De fuifbezoeker mag uit vrije wil uiteraard wel zijn/haar identiteitskaart tonen. Drankvergunning Wil je op je fuif enkel bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten zoals porto, sherry en martini schenken, dan hoef je in principe geen formaliteiten te vervullen. Als je echter sterke drank (zie definitie hierboven) wil schenken dan moet je daar een vergunning voor vragen aan de gemeente. De gemeente beslist of en onder welke vorm ze een vergunning voor het schenken van sterke drank aflevert. Ze kan je bijvoorbeeld een vergunning weigeren als je niet kan aantonen dat er voldoende controle is op de leeftijd van de aanwezigen. Nog vragen? Voor al je vragen in verband met wetgeving, controles en boetes kan je de Federale Overheidsdienst (FOD) Volksgezondheid schriftelijk contacteren: FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Eurostation II Victor Hortaplein 40 bus 10, 1060 Brussel. Of je kan ook de informatieambtenaar contacteren, telefonisch (02/ ) of via mail (informatieambtenaar@health.fgov.be).

6 Vergunning voedingsmiddelen Als je als jeugdbeweging op een fuif etenswaren wil verkopen heb je geen vergunning nodig. Verenigingen die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang (zoals je eenheid), die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd (je betaalt dus geen personeel), sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Je moet in dit geval dus niet over een toelating of erkenning beschikken. De manifestaties mogen evenwel niet permanent noch repetitief zijn. Het gaat dus om eenmalige evenementen zonder handelskarakter. Individuele standhouders of verkopers die op jouw fuif voedingswaren verkopen zijn wel onderworpen aan erkenning of toelating. Als je beroep doet op bvb. een hotdogkraam-, frietuitbater of cateringbedrijf hoef je als organisator niet zelf voor een vergunning tot het fabriceren en/of in de handel brengen van voedingsmiddelen te zorgen, dit is voor de rekening van de verkoper. Let er wel op dat je dit op voorhand navraagt. Geluidswagen Als je een geluidswagen wil gebruiken, moet je daar vooraf toestemming voor vragen bij de gemeente en/of aan de burgemeester. Als je beschermde muziek laat horen, moet je daarvoor SABAM en Billijke Vergoeding betalen. Promotie Affiches Affiches plakken mag niet zomaar eender waar. De gemeente kan wildplakken bestraffen als dit is opgenomen in het politiereglement. Fout aanplakken wordt meestal streng bestraft (boetes tot 250 voor volwassenen). Bovenop die boete kan ook nog de verwijderingskost komen. Gemeentelijke aanplakborden zijn soms onderworpen aan het gemeentelijk politiereglement. Meestal moet je de affiches eerst binnenbrengen op het gemeentehuis en doet de gemeente de rest (al dan niet tegen een kleine vergoeding). Als je op privéterrein wil plakken heb je de toestemming van de eigenaar nodig. Gebruik elektriciteitscabines, bushokjes, afsluitingen, muren en straatmeubilair dus zeker niet als aanplakbord. Borden langs de weg Om grote aankondigingsborden langs de openbare weg te plaatsen heb je in veel gevallen een bouwvergunning nodig. Informeer goed op voorhand zodat je geen boete krijgt voor een bouwovertreding. Voor het plaatsen van borden langs wegen die worden beheerd door het Vlaams Gewest heb je de toestemming nodig van de provinciale afdeling Wegen en Verkeer. Voor het plaatsen van borden op privé-grond moet de eigenaar toestemming geven. Ga langs bij je jeugddienst om te weten te komen wat je precies moet doen. Zelfs als je toestemming krijgt van de eigenaar kunnen ze, in het geval er geen bouwvergunning is, toch verwijderd worden.

7 Verantwoordelijke uitgever Zegelrecht Op affiches moet je de naam en het domicilieadres van een verantwoordelijke uitgever (VU) vermelden. Hij/zij moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Vzw s moeten (ook) hun naam met adres van de maatschappelijke zetel vermelden. Het adres van de VU moet vermeld worden op al het fuifdrukwerk, dus ook op flyers. Ook hier moeten vzw s hun naam en maatschappelijke zetel vermelden. Voor affiches groter dan 1 m² moet in België aanplakkingstaks worden betaald. A3, A2 en A1 affiches zijn hiervan vrijgesteld. Lawaai: milieuvergunningen & geluidsnormen Eenheid Admibundel - Fuiven &Feesten - 7 Fuiven en feesten zijn leuk, maar kunnen ook heel wat hinder voor het milieu en de omwonenden met zich meebrengen. Om die hinder binnen de perken te houden bestaat VLAREM, het Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning. Het doel van VLAREM is om hinder en milieuverontreiniging te voorkomen. Om dat doel te bereiken leggen ze een aantal normen en vergunningsplichten op. Waar je precies aan moet voldoen hangt voornamelijk af van de locatie waarop je evenement plaatsvindt. De algemene principes De normen gelden voor alle muziekactiviteiten die toegankelijk zijn voor het publiek én waar elektronisch versterkte muziek (= opgenomen en live) wordt gespeeld. Ze gelden dus voor een fuif in een zaal of een tent, bij een eetfestijn met achtergrondmuziek, een optreden in de buitenlucht etc. Activiteiten met nietelektronisch versterkte muziek (bvb. fanfare) vallen hier dus niet onder, evenmin activiteiten op privédomein die niet toegankelijk zijn voor het grote publiek. Hoewel deze regelgeving werd ingevoerd door de Vlaamse Regering is het zo dat het College van Burgemeester en Schepenen van je gemeente of stad geval per geval strengere normen en bijkomende voorwaarden kan opleggen wat betreft nachtrust en andere overlast, dit zijn de omgevingsnormen. Zorg er dus in ieder geval voor dat je altijd goed navraagt welke regels er in de gemeente gelden als je een muziekactiviteit organiseert.

8 Welke toelating of vergunning heb je nodig? In het geval je slechts één keer of enkele keren per jaar een muziekactiviteit organiseert: TIP Als het maximumvolume van de muziek nooit luider is dan 85 db(a)l Aeq,15min, hoef je niets speciaals te doen. Let er wel op dat je de algemeen geldende omgevingsnormen respecteert. Als het maximumvolume van de muziek luider is dan 85 db(a)l Aeq,15 min vraag je voor iedere activiteit een toestemming aan het College van Burgemeester en Schepenen, waarbij je vermeldt welk maximumniveau je wil hanteren. Dit kan nooit luider zijn dan 100 db(a) LAeq,60min. In gesloten ruimtes kan dit slechts 12 keer per jaar en maximaal 2 keer in dezelfde maand worden toegestaan. Voor activiteiten in openlucht of in tenten geldt deze beperking niet. Ook hier moet je uiteraard rekening houden met de geldende omgevingsnormen. Afhankelijk van het toegestane maximumniveau moet je bepaalde maatregelen nemen (zie verder). Als je eenmalig iets organiseert in een zaal waar regelmatig activiteiten plaatsvinden kan het zijn dat die zaal via de eigenaar of uitbater al over de nodige vergunningen beschikt. In dat geval hoef je dus niets aan te vragen. Contacteer in geval van twijfel steeds de bevoegde dienst van je gemeente. Welke maatregelen bij welk geluidsniveau? Geluidsmetingen gebeuren aan de hand van gemiddelde decibels, uitgedrukt in db(a)l Aeq met toevoeging van een bepaalde tijdsduur: 15 min. of 60 min. Dit wil zeggen dat men het geluid meet gedurende een bepaalde tijd en dan een gemiddelde over die tijdsduur berekent. Qua maatregelen geldt: Hoe hoger het geluidsniveau van de muziek, hoe meer maatregelen moeten worden genomen om het geluid te beheersen én om gehoorschade te voorkomen. Bij een niveau van 85dB(A)LAeq,15min hoef je het geluid niet te meten, je hoeft geen maatregelen te nemen voor gehoorbescherming Bij een niveau luider dan 85dB(A)LAeq,15min met een maximum van 95dB(A)L Aeq,15min vraag je de nodige toelating of doe je een melding en je meet het geluidsvolume gedurende de volledige activiteit met een reglementair meettoestel (zie verder). Het gemeten geluidsvolume is permanent zichtbaar voor de geluidstechnieker. Je mag een geluidsbegrenzer gebruiken, maar dit is niet verplicht. Bij een niveau luider dan 95dB(A)LAeq,15min, met een maximum van 100dB(A)LAeq,60min vraag je de nodige toelating of vergunning aan en je meet het geluidsvolume gedurende de volledige activiteit met een reglementair meettoestel. Het geluidsvolume registreer of log je gedurende de volledige activiteit (en je houdt de geregistreerde meetgegevens minstens één maand bij) en het gemeten geluidsniveau is permanent zichtbaar voor de geluidstechnieker. Je mag een geluidsbegrenzer gebruiken, maar dat is geen verplichting. Je stelt gratis oordopjes ter beschikking van het publiek.

9 Geluid meten en beheersen in de praktijk Het meten van geluid en met welke meter dit best gebeurt is een bijzonder technische aangelegenheid. Voor alle details hieromtrent kan je terecht op de website van het departement Leefmilieu, Natuur en Energie: lne.be, klik door naar Hinder en risico s > Geluidshinder > Geluidsnormen. Indien je een geluidsmeter zou willen kopen, laat je dan zeker bijstaan door een expert. Deze kunnen bijzonder duur zijn zonder dat ze daarom noodzakelijkerwijs voldoen aan de wettelijke eisen. TIP Bij meerdere gemeentelijke en provinciale diensten kan je een geluidsmeter lenen of huren. Ook heel wat jeugdhuizen en andere zaaluitbaters beschikken zelf over het nodige materiaal. Win dus eerst voldoende informatie in. Eenheid Admibundel - Fuiven &Feesten - 9 Ook het beheersen van geluid is een eerder technische aangelegenheid. Denk op z n minst aan de akoestiek van de ruimte, zorg ervoor dat je boxen juist worden geplaatst, dat de live-band niet snoeihard staat op het podium zelf etc. Er zijn heel wat kleine ingrepen die ervoor kunnen zorgen dat je geluid beter klinkt bij lagere geluidsniveaus. Voor tips kan je terecht op lne.be. Controle en sancties Eerst en vooral: zelfs al is er geen overschrijding van de normen, het niet uitvoeren van metingen kan aanleiding geven tot een sanctie. Controle op naleving van de geluidsnormen gebeurt door een bevoegde toezichthouder. Dit kan iemand zijn van de gemeente, de politie, de provincie of het Vlaams Gewest. Een controle kan op ieder moment plaatsvinden, ook zonder dat er sprake is van enige klacht. Naast de metingen van het geluid kan de toezichthouder ook nagaan of de gepaste bijkomende maatregelen werden getroffen. LET OP Naast de regelgeving over muziekactiviteiten bestaat er ook meer algemene wetgeving in verband met het respecteren van de nachtrust. Het kan dus best zijn dat er in je gemeente nog specifieke regels zijn om overlast te beperken. Of dat de politie zonder een meting uit te voeren komt vragen de muziek stiller te zetten. Een toezichthouder kan bij de vaststelling van een overtreding een aanmaning geven, een verslag van vaststelling opmaken of een proces-verbaal uitschrijven. Dit kan gaan over de geluidsnormen zelf, over het niet hebben van de juiste vergunning en/of het niet nemen van bijkomende maatregelen. De sanctie zelf is afhankelijk van het soort overtreding en kan variëren van een geldboete tot een vervolging door de correctionele rechtbank. Zowel de eigenaar van de zaal of andere locatie, de huurder van een locatie, de organisator, de DJ als de geluidstechnicus kunnen aansprakelijk worden gesteld en beboet worden. Als organisator kan je dus best iedereen op zijn/haar verantwoordelijkheden wijzen en deze afspraken eventueel contractueel vastleggen met DJ en/of geluidstechnicus. Als organisator blijf je echter steeds aansprakelijk.

10 GOUDEN TIP OM EEN SANCTIE TE VOORKOMEN Neem als organisator proactief contact op met de bevoegde dienst van je gemeente. Je kan er tips en advies krijgen, maar ook veel goodwill creëren door eens vooraf contact te leggen. Security Bij sommige feesten is het nuttig of zelfs nodig om mensen in te zetten die de boel in het oog houden. Het wettelijk kader rond alle personen die controle doen op het gedrag van mensen met het oog op veiligheid (de zogenaamde persoonscontrole ) is vrij gedetailleerd. Er is bovendien heel wat onduidelijkheid over wat nu wel en wat niet mag. Voor een overzicht verwijzen we je graag naar fuifpunt.be (klik op Wet- en regelgeving > Security ). Wat we hier in ieder geval willen meegeven is dat de gemeente de bevoegdheid heeft om maatregelen te nemen om de openbare orde te bewaren. Zo kan ze oordelen dat de inzet van een bepaald aantal veiligheidsmensen nodig is en dit verplichten aan organisatoren. Dit betekent niet dat je een privéfirma moet inschakelen. Vrijwilligers mogen van de wetgever ook securitytaken op zich nemen. De zaaluitbater kan je in het contract echter wel verplichten om een privéfirma onder de arm te nemen. Wanneer je met een privéfirma werkt moet deze erkend zijn. Je moet dit ook melden bij de burgemeester. Op vigilis.be vind je meer informatie en een overzicht van erkende bewakingsfirma s. Als je met vrijwilligers werkt, zijn er heel wat regeltjes waaraan deze vrijwilligers zich moeten houden. Een overzicht vind je eveneens op fuifpunt.be. TIP In sommige gemeenten wordt er een paar weken op voorhand een coördinatievergadering ingelast. Op deze vergadering kan je met politie, brandweer en gemeente het veiligheidsaspect van je fuif overlopen. Indien dit in jouw gemeente niet gebeurt kan je dit steeds zelf aanvragen! Verzekeringen Burgerlijke aansprakelijkheid en ongevallenverzekering Wanneer er op je evenement iets misloopt is het mogelijk dat je als organisator of medewerker aansprakelijk gesteld wordt voor de schade die aan derden is toegebracht. Het is uiteraard ook mogelijk dat je medewerkers zelf gewond raken. Daarom sluit je best voor alle organisatoren en medewerkers een burgerlijke aansprakelijkheid- en een ongevallenverzekeringen af. Controleer eerst via verzekeringen@fos.be of de bestaande FOS-verzekering deze risico s niet reeds dekt. Lees hiervoor ook even het gedeelte Admibundel Verzekeringen voor meer informatie. Brandverzekering Wie een zaal huurt informeert bij de zaaluitbater best of er een brandverzekeringspolis werd afgesloten. In het huurcontract moet vermeld staan dat de eigenaar afstand van verhaal doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is, zelfs indien brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt. Als er geen afstand van verhaal voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel. Controleer via verzekeringen@fos.be eerst even of de FOS-verzekering dit niet reeds dekt en lees ook even het gedeelte Admibundel Verzekeringen voor meer informatie.

11 Schade aan gebouwen Aangesloten leden zijn hoe dan ook verzekerd voor het onopzettelijk aanbrengen van schade aan tijdelijk gehuurde gebouwen. Het is dus niet nodig om hiervoor een aparte verzekering aan te gaan. De polis is automatisch van toepassing voor alle tijdelijke gehuurde lokalen, dus ook voor locaties waar fuiven worden georganiseerd. Dat wil dus zeggen dat je noch aan FOS Open Scouting, noch aan de makelaar hoeft te laten weten wanneer je iets huurt. De maximumwaarborg is , met een vrijstelling van 125 per schadegeval. Deze polis geldt niet voor lokalen van eenheden, ook al werden deze gehuurd! Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing Deze verzekering is bedoeld om de kosten te dekken wanneer bezoekers en toevallige passanten gewond raken door brand of ontploffing. De zaaluitbater is verplicht om deze verzekering af te sluiten. Andere verzekeringen Daarnaast zijn er nog heel wat andere verzekeringsmogelijkheden (polis contractuele aansprakelijkheid, evenementenpolis, polis BA Tent etc.). Maak steeds een zorgvuldige afweging tussen het mogelijke risico en de kostprijs. Meer info kan je krijgen via Eenheid Admibundel - Fuiven &Feesten - 11

12 N o 2 Checklist Met onderstaande checklist proberen we je een helpende hand te reiken. De bron voor al deze informatie over fuiven is fuifpunt.be. Op deze website vind je tal van tips en trucs voor de organisatie van je fuif. Elke vraag die je hierrond kan verzinnen, wordt er uitgebreid besproken. TIP Op fuifpunt.be kan je ook een chronologische checklist downloaden (klik op Organisatie en tips en vervolgens op Fuifpunt s checklist ). Hiermee tel je af van 6 maanden voor je fuifdatum tot na je fuif. Stapsgewijs kan je zo maand na maand, week na week je fuif tot in de puntjes voorbereiden. Wanneer Ga na of er geen soortgelijke activiteiten op dezelfde dag doorgaan in de gemeente of, bij megafuiven, in de regio. Hou ook rekening met examenperiodes. Waar Zaal Zoek een geschikte zaal voor je activiteit. Vraag na bij de zaaluitbater of de zaal over een milieuvergunning beschikt en welke geluidsnormen daarin zijn vastgelegd. In vele zalen zelfs met milieuvergunning geldt een maximum van 80 à 85 db(a). Om van je fuif een succes te maken ga je best op zoek naar een zaal voor het ideale fuifniveau aan de hand van volgende vragen: Heeft de zaal een vergunning tot 95 db(a)? Hoeveel personen mogen er volgens het brandweerattest binnen? Werd er voor de Billijke Vergoeding reeds een jaartarief drank of dans betaald? Is er een binnenhuisreglement? Beschikt de zaal over een attest hygiëne? Bevat het huurcontract afstand van verhaal bij brand? Openlucht of tent Zoek een terrein dat goed gelegen is en geschikt is voor je activiteit. Bestel eventueel al een eettent of kraam, podiumelementen en toiletcabines. Belangrijk bij een fuif in openlucht of tent zijn de geluidnormen; er zal namelijk meer hinder zijn dan wanneer de fuif in een zaal doorgaat. Vraag na bij je gemeente of je een milieuvergunning moet aanvragen en aan welke geluidsnormen je je dient te houden.

13 Huurcontract Inrichting Laat het huurcontract nalezen en ondertekenen door een meerderjarige. Indien de fuif door de eenheid zelf georganiseerd wordt (dus door een feitelijke vereniging en niet door een ondersteunende vzw) laat je het contract best door meerdere personen ondertekenen. Naast de huurprijs heb je best ook aandacht voor wat er in deze huurprijs is inbegrepen. Is er al dan niet een muziekinstallatie aanwezig, heb je als organisator een percentage op de winst die er via het drankverbruik wordt gemaakt of niet, betaalt de zaaluitbater een jaarforfait B voor de billijke vergoeding,? Kijk uit je doppen en bespaar jezelf heel wat kosten! Eenheid Admibundel - Fuiven &Feesten - 13 Gebruik steeds brandveilige materialen. Laat de doorgangen vrij. Zorg voor voldoende licht en vermijd donkere hoeken. Verwijder gevaarlijke voorwerpen rond de zaal of het terrein. Vraag tijdig bij de gemeente of uitleendienst welk materiaal je daar (gratis) kan ontlenen en hoe je dit kan aanvragen. Geluid & licht DJ of optredens Kies een muziekstijl (of meerdere) die afgestemd is op je doelpubliek en zoek vervolgens een gepaste DJ of muziekgroep. Vergelijk hierbij steeds de prijzen en vraag naar een technische fiche om te achterhalen wat je misschien extra aan materiaal nodig hebt. Maak afspraken met de DJ en leg ze vast in een contract. Bespreek o.a. maximaal geluidsniveau, de vereiste installatie (bijvoorbeeld equalizer), prijs en uitbetaling, catering, start- en einduur, stijl muziek, afbouw muziek etc. Iemand in het zwart betalen houdt voor beide partijen risico s in! PA/licht Kies een geluid- en lichtinstallatie op maat van je fuiflocatie. Niet enkel je budget, maar ook de ruimte waarin je de fuif geeft zijn bepalend voor wat je nodig hebt. Vraag na bij DJ of band of ze zelf een geluidsinstallatie voorzien. Is dat niet het geval, ga dan na (aan de hand van een technische fiche) wat ze precies nodig hebben, zo kom je niet voor verrassingen te staan. Je kan terecht bij (provinciale) uitleendiensten voor geluids- en lichtapparatuur. Zie je het iets ambitieuzer, dan kan je ook bij een privéfirma terecht. Vergelijk prijzen voor plaatsing, huur en verzekering van het materiaal. Is het materiaal niet verzekerd, dan kan je nagaan of je zelf niet best een verzekering neemt.

14 Geluid Informeer de buurtbewoners over je evenement en geef hen eventueel een nummer waarop ze je kunnen contacteren bij geluidsoverlast (zo vermijd je tussenkomsten van de politie). Vraag na bij de zaaluitbater en/of de gemeente of je een milieuvergunning moet aanvragen, aan welke geluidsnormen je je dient te houden, of er een verplicht sluitingsuur is en hoe je eventueel uitzonderingen op deze regels kan aanvragen. Werk indien nodig met een geluidsbegrenzer. Wijs de DJ ook op beperkingen inzake geluidsnormen. Voor meer tips in verband met het beperken van geluidshinder (onder meer hoe je lage frequenties wegsnijdt, hoe de verdeling van luidsprekers het beste gebeurt in de ruimte etc.) kan je een kijkje nemen op fuifpunt.be, Organisatie en Tips > De voorbereiding > Geluid en licht. Drank & bekers De drankverkoop is naast de inkomsten uit de voorverkoop van tickets en verkoop aan de deur je grootste bron van inkomsten. Het loont dan ook de moeite op voorhand te bekijken hoe je de winstmarge kan maximaliseren. Het is belangrijk om na te gaan of er een verplichte drankafname is via de zaal (en de daaraan verbonden brouwer). In veel gevallen zal je een bepaald percentage moeten afstaan aan de uitbater. Bekijk welke drank je eventueel zelf kan bij bestellen en of je verplicht bent dit bij dezelfde brouwer te doen of niet. Of je nu drank afneemt via de zaaluitbater of onafhankelijk een brouwer kiest, je maak best duidelijke afspraken rond de levering en betaling (wanneer wordt er geleverd, is het mogelijk om drank terug te geven etc.). Bekijk ook eens of het mogelijk is om eventueel s nachts drank bij te bestellen. Gebruik bij voorkeur herbruikbare bekers. Je kan zulke bekers meestal gratis (of tegen een betaling van een waarborg per beker) ontlenen bij de gemeente of de provincie. Ook FOS Open Scouting leent bekers uit. Op je fuif kan je zelf gebruik maken van een waarborg om ervoor te zorgen dat je geen bekers kwijtraakt. Geldzaken Begroting Maak een begroting met geplande uitgaven en verwachte inkomsten. Uiteraard probeer je ervoor te zorgen dat de verwachte inkomsten groter zijn dan de verwachte uitgaven. Je maakt best verschillende scenario s op: een normaal scenario en eentje waarbij je bijna geen volk hebt en een maximum aan uitgaven (zo weet je welk risico op verlies je neemt). Werk je begroting regelmatig bij gedurende de loop van de organisatie. Een lijstje van uitgaven: huur, inrichting, DJ/groep, drukwerk, SABAM en Billijke Vergoeding, verzekeringen, vergunningen, security, Rode of Vlaamse kruis, drank en maaltijden, drankbekers, telefoon- en vervoerkosten, kleine schadegevallen, elektriciteit en verwarming, afvalcontainer- en poetskosten etc. Een lijstje van inkomsten: subsidies, sponsoring, kaartenverkoop, drankverkoop etc.

15 Sponsoring Voorverkoop Voor je sponsors begint te zoeken moet je jezelf en je evenement op een positieve en duidelijke manier kunnen voorstellen. Dit kan via de opmaak van een duidelijk en overzichtelijk sponsordossier. Zoek sponsors die hetzelfde doelpubliek willen bereiken. Bezorg hen een sponsordossier met de belangrijkste informatie: doelgroep, omschrijving van de activiteit, verwachte opkomst etc. Maak duidelijk wat je te bieden hebt aan de sponsor, bvb. naam op de affiche of inkomkaarten, hun logo op de T-shirts van de medewerkers, een spandoek aan de ingang etc. Voor meer praktische informatie voor het opstellen van een sponsordossier zie fuifpunt.be, Organisatie en tips > De voorbereiding > Geldzaken > Sponsors zoeken. Eenheid Admibundel - Fuiven &Feesten - 15 Voorverkoop is niet alleen belangrijk voor de grootte van de inkomsten waar je vóór de fuif al zeker van bent, maar helpt ook de dag zelf om de stroom van mensen beter te beheren. Jongeren overtuigen een kaartje in voorverkoop te kopen is niet eenvoudig. Zorg in ieder geval voor een voldoende verschil tussen voorverkoop- en kassaprijs. Voorzie vaste voorverkoopplaatsen. Geef op deze plaatsen duidelijk aan dat daar voorverkoop is. De voorverkoop kan uiteraard ook door de leiding en misschien door de oudste leden gebeuren, waarbij je uiteraard goed opvolgt wie hoeveel kaarten ontving en hoeveel geld je al terug kreeg. Het kan zeer motiverend zijn voor je oudste leden om hen vanaf bvb. 10 verkochte kaarten gratis toegang te verlenen. Promotie Internet Voor vele mensen is hét vertrekpunt internet. Maar er is zodanig veel informatie te vinden dat de meesten er bijna immuun aan zijn geworden. Zorg er dus voor op zoveel mogelijk plaatsen tegelijk aanwezig te zijn. Zorg eventueel voor 1 centrale website waar je andere sociale media aan koppelt. Stimuleer leiding en leden om ook op hun verschillende profielen zoveel mogelijk promo te maken. TIP Je kan ook aan marketing doen, maar daar zijn heel wat regels aan verbonden. Bovendien kan je hier gemakkelijk een averechts effect mee bereiken: Mensen vinden je promo-campagne irritant. Wil je het toch doen? Zorg er dan voor dat ontvangers de mogelijkheid hebben zich te laten schrappen uit de mailinglijst (vermeld dit expliciet). Stuur ook nooit een mail met alle adressen in het aan / to -veld (in plaats daarvan gebruik je het bcc ).

16 Affiches en flyers Vermeld op affiches en flyers steeds de datum/plaats/inkomprijs/startuur. Vermeld ook de verantwoordelijke uitgever (naam en domicilieadres van een natuurlijk persoon) en de organisator. Als vzw moet je ook je naam met het adres van de maatschappelijke zetel vermelden. Vermeld op flyers naast de verantwoordelijke uitgever steeds verboden op de openbare weg te werpen. Verspreiding van affiches en flyers Flyeren en affiches plakken doe je best vanaf 6 weken vooraf bij een grote fuif en vanaf 3 weken vooraf bij een kleine fuif. Stippel je plakronde zorgvuldig uit (zoek naar plaatsen waar veel jongeren komen) en controleer regelmatig of je affiches er nog hangen. Betaal zegeltaks als je affiches groter zijn dan 1 vierkante meter. Alle affiches op A4-, A3-, A2-, A1- en A0-formaat zijn vrijgesteld van deze aanplakkingstaks. Stuur je promoteam naar andere fuiven in de regio om te flyeren. OPGELET Je mag niet in elke gemeente zomaar overal flyeren. Vraag na bij de gemeente waar en onder welke voorwaarden je de flyers mag verdelen. Wildplakken is verboden! Borden langs de openbare weg Controleer bij de gemeente (of bij de provincie indien je de borden aan een gewestweg wil plaatsen) of je hiervoor een bouwvergunning moet aanvragen. Extra promotie Stickers, bierviltjes, pennen etc. Vrijkaarten Geluidswagen Pers, lokale radio Gemeentelijk infoblad en gemeentelijke website SMS-berichtjes rondsturen naar leden van de vereniging Eigen website en websites met fuif- of evenementenkalenders Verzekeringen Vraag na of de zaaluitbater een brandverzekering heeft en controleer of het huurcontract een clausule afstand van verhaal bij brand bevat. Ga ook na of de zaaluitbater een verzekering objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing heeft. Zorg dat je voor alle medewerkers een dekking burgerlijke aansprakelijkheid en persoonlijke ongevallen hebt. Sluit eventueel bijkomende verzekeringen af voor tenten, duur materiaal etc. Meer informatie hierover kan je vragen via

17 Veiligheid en vind je terug in Admibundel Verzekeringen N 6 Bijkomende verzekeringen. Vraag na bij de verhuurder hoeveel personen er volgens het brandweerattest binnen mogen in de zaal of tent. Bedenk hoe je gaat controleren of dit aantal niet wordt overschreden. Zorg voor een lijst met nuttige telefoonnummers (politie/brandweer/dokter van wacht/100 en 112), hang deze op een zichtbare plaats en maak duidelijke afspraken wie in welke gevallen de hulpdiensten contacteert. Controleer of de fuiflocatie bereikbaar is voor een brandweerwagen en vraag na of er een controle door de brandweer moet gebeuren. Maak de nooduitgangen vrij en zorg ervoor dat ze gedurende het volledige evenement vrij blijven. Eenheid Admibundel - Fuiven &Feesten - 17 Plan bij grote fuiven en evenementen enkele weken vooraf een veiligheidsoverleg met de politie rond aanwezigheid, sluitingsuur, contactpersoon etc. Security Vraag bij de zaaluitbater en de gemeente na aan welke verplichtingen je moet voldoen. Indien je een privéfirma onder de arm neemt: controleer of deze erkend is op vigilis.be. Werk je met vrijwilligers, lees alle voorwaarden en regeltjes op fuifpunt.be en zorg dat je vrijwilligers goed op de hoogte zijn van hun rechten en plichten. Zorg er steeds voor dat de securitymensen duidelijk herkenbaar zijn. Afspraken met medewerkers Maak een taakschema: bar/inkom/bonnetjes/geldlopers/opbouw zaal/opkuis/ security/etc. Voorzie voor al deze taken voldoende medewerkers. Maak duidelijke afspraken en volg ze consequent (bvb. geen drank weggeven is effectief geen drank weggeven). Zorg dat alle medewerkers voor aanvang van het evenement goed gebriefd zijn over wat er van hen verwacht wordt en wanneer. Vermijd dronken medewerkers! Ontleningsmateriaal Tijdens feesten/fuiven/etc. krijg je een heleboel mensen over de vloer die je wil meekrijgen in de FOS-vibe. Je wil hen laten zien wie je eenheid is en waar jullie voor staan! FOS Open Scouting wil je graag een duwtje in de rug geven.

18 Voor leuke spelletjes, gestreken hemden en voelbaar enthousiasme en bevlogenheid moet je zelf zorgen. Met enkele zaken kunnen we je alvast wél helpen: Lange banner FOS Open Scouting (4 meter of 6 meter) Ronde buttonbanners: 6 buttons om op te hangen Voorstellingsbanner Windbanners van FOS Open Scouting (3 maal 2 paar) Buttonmachines Sjorbamboe FOS-drinkbekers Om gebruik te kunnen maken van het materiaal, zijn er wel nog enkele voorwaarden aan verbonden: Je komt het materiaal zelf ophalen op het Landelijk Secretariaat in Gent. Je brengt het de week erna ook netjes terug. We vragen geen waarborg voor het materiaal, maar de regel is potje breken, potje betalen. First come, first get. Reserveren op voorhand is dus nooit een slecht idee! Interesse? Mail naar info@fos.be of bel 09/ Bronnen Concerten, fuiven en festivals organiseren. Poppunt, Formaat & Fuifpunt, Te bestellen via.fuifpunt.be. Geluidsnormen voor muziekactiviteiten. Wegwijs in de regelgeving vanaf 1 januari Via lne.be fuifpunt.be sabam.be bvergoed.be ikgebruikmuziek.be Colofon Een realisatie van FOS4U. Met steun van de Vlaamse Gemeenschap Verantwoordelijke uitgever: FOS Open Scouting vzw Pieter Monsart Kortrijksesteenweg 639, 9000 Gent FOS Open Scouting

19 FEESTEN & FUIVEN MECHANISCHE MUZIEK LEVENDE MUZIEK / TARIEF 105 > Met voorafgaande toelating Dit tarief is enkel van toepassing mits: het indienen van een aanvraag tot toelating naar SABAM, minstens 10 dagen vóór de manifestatie het indienen van de opgave van de op- of uitgevoerde werken, binnen de acht dagen volgend op de manifestatie. 1. Toepassingsgebied. BALS GALA S TD s PARTY S - FUIVEN FEESTEN - KARAOKE 2. Basistarief. De tarifering gebeurt op basis van 10% op de bruto-ontvangsten. Indien de organisator de ontvangsten niet opstuurt zullen de rechten berekend worden op basis van een volle zaal bezetting (1m² = 1,5 pers.). De bruto-ontvangsten worden berekend op basis van : 1) de inkomprijzen*, zoals hieronder bepaald;; 2) de gratis kaarten die als tegenprestatie voor sponsoring worden voorbehouden en waarvan de in aanmerking te nemen waarde gelijk is aan het gemiddelde van de gehanteerde inkomprijzen; 3) alle andere vormen van directe en indirecte sponsoring *Definitie inkomprijzen (*). Elke som (inkomkaart, tombolabiljet, steunkaart, lidkaart, aankoop verplicht programma, enz.) die betaald moet worden om toegang te krijgen tot de ruimte waar de op- of uitvoeringen plaatshebben. Indien er verschillende inkomprijzen worden gevraagd, wordt het gemiddelde van de normaal gehanteerde inkomprijzen als basis genomen. 3. Minimabedragen. A. Het minimum verschuldigd bedrag aan auteursrechten kan geenszins lager zijn dan 10% van het bedrag van de uitkoopsom. B. Als uitkoopsom worden alle bedragen in aanmerking genomen die de organisator verschuldigd is voor het op- of uitvoeren van het programma. C. Indien het bedrag, berekend volgens het onder punt 2 vermeld basistarief en met inachtname van het minimumbedrag zoals gedefinieerd onder punt 3A ontoereikend is, zal het bedrag aan auteursrechten dat door de organisator verschuldigd is, berekend worden op basis van onderstaande minimumbedragen. GESONORISEERDE OPPERVLAKTE (m²) Inkomprijs Supplement per schijf van 100m² boven 1000 m² 0,00 2, ,51 5, ,01 7, ,51 10, ,01 12, ,51 15, ,01 17, ,51 20, Supplement per aangevangene schijf van 2,50 boven de 20,

20 4. Supplementaire verhoging. Indien de prijs van de meest gevraagde consumptie meer dan 1,40 bedraagt, wordt het verschil bij de inkomprijs gevoegd. Bovenstaande bedragen zijn uitgedrukt in en dienen verhoogd te worden met 6% B.T.W. INDIEN TOELATING PAS AANGEVRAAGD BINNEN DE 48 U VOOR DE MANIFESTATIE: VERHOGING VAN 10% OP DE VOORMELDE BEDRAGEN MET EEN MINIMUM VAN 10 BIJ AFWEZIGHEID VAN VOORAFGAANDE AANVRAAG OF BIJ ONVOLLEDIGE/ONJUISTE AANVRAAG: VERHOGING VAN 15 % OP DE VOORMELDE BEDRAGEN MET EEN MINIMUM VAN 25