PROJECTOPROEP BEGELEIDING VAN WERKZOEKENDEN BINNEN DE SOCIOPROFESSIONELE INSCHAKELINGSACTIES MET EEN OPLEIDINGSLUIK (Interface Opleiding/Tewerkstelling) 2014 2016 Projectoproep nr. 4/2013 - IOT PO 4/2013 IOT
Inhoudstafel A. Context en voorwerp van de projectoproep......3 B. Toekenning van de subsidie.........4 1. Operatoren die een kandidaatsdossier mogen indienen...4 2. Indiening van de kandidaatsdossiers...5 3. Informatie over de projectoproep...5 4. Criteria voor de ontvankelijkheid van de ingediende kandidaturen...6 5. Criteria en procedures voor de toekenning van de subsidie...6 6. Duur van de overeenkomst...7 7. Onderaanneming...7 B. Lastenboek.........8 1. Doelstelling van de projectoproep...8 2. Bepaling van het doelpubliek...8 3. Beschrijving van de acties...8 4. Methodes...12 5. Kosteloosheid...12 6. Beschrijving van het project in het kandidaatsdossier...12 7. Vereiste middelen...12 8. Partnernetwerk...13 9. Verplichtingen van de operatoren...13 10. Subsidie...14 11. Jaarlijks dossier voor de verantwoording van de uitgaven...15 12. Terugbetaling van de subsidie...15 13. Monitoring en evaluatie...16 15. Verbreking van de partnershipovereenkomst...17 PO 4 /2013 IOT 2
A. Context en voorwerp van de projectoproep Overeenkomstig de ordonnantie van 18 januari 2001 houdende organisatie en werking van de Brusselse Gewestelijke Dienst voor Arbeidsbemiddeling ; Overeenkomstig de ordonnantie van 14 juli 2011 betreffende het gemengd beheer van de arbeidsmarkt in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; Overeenkomstig het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 12 juli 2012 tot uitvoering van de ordonnantie van 14 juli 2011 betreffende het gemengd beheer van de arbeidsmarkt in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; Overeenkomstig het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 28 februari 2008 houdende de uitvoering van artikel 7 van de ordonnantie van 18 januari 2001 houdende de organisatie en werking van de Brusselse Gewestelijke Dienst voor Arbeidsbemiddeling; Overeenkomstig de bepalingen van het Beheerscontract 2013-2017 tussen de Regering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de Brusselse Gewestelijke Dienst voor Arbeidsbemiddeling; Overeenkomstig het samenwerkingsakkoord van 7 juli 2010 tussen Actiris en VDAB in het kader van de afstemming en erkenning van begeleidingsacties naar werk met een luik opleiding; Overeenkomstig de algemene offerteaanvraag met besteknummer VDAB-RDB 2013/04- F02_0 van VDAB; Overeenkomstig de beslissing van het Beheerscomité van de Brusselse Gewestelijke Dienst voor Arbeidsbemiddeling van 23 mei 2013; Stelt de Brusselse Gewestelijke Dienst voor Arbeidsbemiddeling, Actiris,, een lastenboek op voor de begeleiding van werkzoekenden binnen de socioprofessionele inschakelingsacties met een opleidingsluik. Het opleidingsluik moet gegund zijn ingevolge de hierboven genoemde algemene offerteaanvraag van VDAB. Het huidige lastenboek beoogt de afsluiting van partnershipovereenkomsten vanaf 1 januari 2014 tot 31 december 2014, tweemaal verlengbaar met 1 jaar. PO 4 /2013 IOT 3
B. Toekenning van de subsidie 1. Operatoren die een kandidaatsdossier mogen indienen Mogen projecten voor begeleiding van werkzoekenden binnen de socioprofessionele inschakelingsacties met een opleidingsluik indienen, de tewerkstellingsoperatoren zoals bepaald door de ordonnantie van 14 juli 2011 betreffende het gemengd beheer van de arbeidsmarkt in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest: - De tewerkstellingsoperatoren, dit wil zeggen elke instelling die een of meer activiteiten vermeld in de voornoemde ordonnantie uitoefent, zoals met name de instellingen voor opleiding en socioprofessionele inschakeling, de bureaus voor arbeidsbemiddeling in de non-profitsector, de tewerkstellingsagentschappen die werden opgericht door een andere overheid, ; - De privétewerkstellingsagentschappen, dit wil zeggen, overeenkomstig de voornoemde ordonnantie van 14 juli 2011, iedere van de overheidsdiensten onafhankelijke natuurlijke of rechtspersoon, die exclusief een of meer van de tewerkstellingsactiviteiten vermeld in de ordonnantie uitoefent (activiteiten van werving en selectie, diensten van uitzendarbeid, activiteiten van outplacement), niettegenstaande de andersoortige activiteiten die betrekking hebben op humanresourcesmanagement, zonder evenwel tussen te komen in de individuele arbeidsrelaties; - De bureaus voor arbeidsbemiddeling in het onderwijs, dit wil zeggen de diensten voor arbeidsbemiddeling die werden opgericht door de door een van de Gemeenschappen erkende of georganiseerde onderwijsinstellingen. Naast de voorwaarden uit de ordonnantie betreffende het gemengd beheer van de arbeidsmarkt in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, moet de tewerkstellingsoperator aan de volgende voorwaarden beantwoorden: - De activiteiten die het voorwerp van deze projectoproep uitmaken, moeten op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest worden verricht; - Een analytische of gescheiden boekhouding van de acties ter begeleiding van werkzoekenden binnen de socioprofessionele inschakelingsacties met een opleidingsluik bijhouden en dit in elektronische vorm; - In staat zijn om binnen de vereiste deadline de menselijke, materiële en technische middelen zoals bepaald in het huidige lastenboek te kunnen inzetten. - Het opleidingsluik dat de tewerkstellingsoperator in het traject van de werkzoekende voorziet, moet gegund zijn in het kader van de algemene offerteaanvraag met besteknummer VDAB-RDB 2013/04-F02_0 van VDAB. PO 4 /2013 IOT 4
Actiris zal de bevestiging van deze gunning of erkenning zelf opvragen bij VDAB. Worden uitgesloten van deze projectoproep: - Operatoren die failliet verklaard zijn, waarmee een gerechtelijk akkoord werd gesloten of die het voorwerp van een veroordeling uitmaken, die in vereffening gesteld zijn of die zich in een gelijkaardige situatie bevinden; - De operatoren die niet in regel zijn met hun sociale en fiscale verplichtingen; - De operatoren die m.b.t. hun contractuele verplichtingen in het kader van een andere procedure voor de toekenning van subsidies in gebreke werden verklaard. 2. Indiening van de kandidaatsdossiers De kandidaatsdossiers moeten worden ingediend volgens de procedure die hieronder wordt beschreven. Zodra de projectoproep op de website www.actiris.be online wordt geplaatst, kunnen de tewerkstellingsoperatoren het kandidaatsdossier downloaden. Het kandidaatsdossier en zijn bijlagen moet absoluut in papieren vorm worden ingediend met de vermelding origineel. Het kandidaatsdossier moet als aangetekend stuk met ontvangstbewijs naar het departement Partnerships en Netwerk dienst Projecten en Kwaliteit van Actiris, Anspachlaan 65, te 1000 Brussel worden gestuurd en dit uiterlijk op 19 augustus 2013 (de datum van de poststempel geldt als bewijs). De dossiers die na 19 augustus 2013 worden ingediend, zullen onontvankelijk worden verklaard. Een exemplaar van het kandidaatsdossier zonder de bijlagen moet bovendien in elektronische vorm op uiterlijk 19 augustus 2013 naar het volgende e-mailadres worden gestuurd: partnershipsoproepen@actiris.be. 3.. Informatie over de projectoproep Bijkomende inlichtingen over deze projectoproep kunnen worden verkregen bij het departement Partnerships en Netwerk dienst Projecten en Kwaliteit van Actiris. De contactpersoon is: Jenna Gailly: 02/505 79 23 - jgailly@actiris.be. De antwoorden op de gestelde vragen (FAQ) zullen op de website van Actiris worden gepubliceerd (Onthaal > Partner > Partner worden > Projectoproepen). PO 4 /2013 IOT 5
Bijkomende inlichtingen over de algemene offerteaanvraag van VDAB, waarop de operator zich moet inschrijven om in aanmerking te komen voor deze projectoproep van Actiris, kunnen bekomen worden via mail aan regie.rdb@vdab.be. 4. Criteria voor de ontvankelijkheid van de ingediende kandidaturen Om in aanmerking te worden genomen, moet het project ingediend door de tewerkstellingsoperator aan de volgende ontvankelijkheidscriteria voldoen: - Het project moet verplicht worden ingediend op basis van het kandidaatsdossier dat op www.actiris.be kan worden gedownload; - Het kandidaatsdossier moet alle gevraagde documenten bevatten; - Het kandidaatsdossier moet een antwoord bieden op alle gestelde vragen; - Het kandidaatsdossier moet binnen de vastgelegde termijn worden ingediend; - Het kandidaatsdossier moet in de twee voorgeschreven vormen worden ingediend. 5. Criteria en procedures voor de toekenning van de subsidie Actiris zal elk kandidaatsdossier dat ontvankelijk wordt verklaard, analyseren. Deze analyse heeft betrekking op alle of een deel van de volgende criteria: - De mate waarin het voorgestelde project met het lastenboek van de projectoproep overeenstemt; - De ervaring van de tewerkstellingsoperator met het beoogde doelpubliek, met de aangewende methodologie, met de Brusselse arbeidsmarkt (specifiek met betrekking tot de sector van de opleiding) en met het Brussels socio-professioneel weefsel; - De geschiktheid en de kwaliteit van het voorgestelde project; - De strategie ter promotie van het project; - De evaluatiemethode van het project; - De ervaring van de human resources die voor de uitvoering van het project worden ingezet; - Het bestaan van een analytische of gescheiden boekhouding in elektronische vorm; - Het bedrag van de aangevraagde subsidie. De analyse van de dossiers gebeurt op basis van het kandidaatsdossier ingediend door de operator. In het kader van deze analyse kan Actiris eveneens alle informatie in aanmerking nemen uit het verslag opgesteld door de diensten van Actiris m.b.t. het bezoek aan de lokalen en de controle van het bestaan en de kwaliteit van de hulpmiddelen die beschikbaar zijn om de acties beoogd in dit lastenboek te verwezenlijken. PO 4 /2013 IOT 6
De technische en financiële voorstellen van de kandidaten kunnen bovendien het voorwerp van onderhandelingen uitmaken. Deze onderhandelingen gebeuren op initiatief van Actiris en kunnen met name betrekking hebben op de voorgestelde acties en de middelen die worden ingezet voor de verwezenlijking van de acties beoogd in het lastenboek. Actiris brengt voor elk van deze projecten een gemotiveerd advies uit met inbegrip van de eventuele, geargumenteerde onderhandelingen. Op basis van dit gemotiveerd advies, geeft het Beheerscomité van Actiris zijn goedkeuring om een partnershipovereenkomst te sluiten met elke tewerkstellingsoperator waarvan het project werd goedgekeurd en waaraan, binnen de grenzen van de beschikbare kredieten die voor dit doel in de begroting zijn opgenomen, een subsidie zal worden toegekend. De met redenen omklede beslissing voor de toekenning of de weigering van de subsidie wordt binnen een termijn van 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van de beslissing als aangetekend stuk met ontvangstbewijs aan de tewerkstellingsoperator bezorgd. 6. Duur van de overeenkomst Het huidige lastenboek beoogt de afsluiting van partnershipovereenkomsten vanaf 1 januari 2014 tot 31 december 2014, tweemaal verlengbaar met 1 jaar. Bij niet verlenging van de partnershipovereenkomst wordt de tewerkstellingsoperator minimaal 3 maanden voor het verstrijken van de lopende periode per aangetekend schrijven op de hoogte gebracht. 7. Onderaanneming De tewerkstellingsoperator mag de door Actiris gefinancierde acties noch volledig noch gedeeltelijk uitbesteden. PO 4 /2013 IOT 7
B. Lastenboek 1. Doelstelling van de projectoproep Het huidige lastenboek beoogt de organisatie van acties ter begeleiding van de werkzoekenden binnen de socioprofessionele inschakelingsacties met een opleidingsluik (interface opleiding/tewerkstelling). Het doel van deze begeleiding is de voorwaarden te scheppen om de werkzoekende meer kansen te geven op een arbeidsovereenkomst die toegang verschaft tot alle voordelen van de sociale zekerheid en een takenpakket omvat dat met het beroep of de beroepsgroep waarvoor de werkzoekende een opleiding heeft genoten, overeenstemt. De term "begeleiding" moet worden verstaan als een geheel van drie onlosmakelijke processen: een professioneel onthaal en aanspreekpunt, begeleiding bij de keuzebepaling, toeleiding naar werk. Deze begeleiding moet de werkzoekende, via de aangewende technieken, in staat stellen om autonoom te handelen. 2. Bepaling van het doelpubliek De acties voorzien in dit lastenboek richten zich tot niet-werkende werkzoekenden met beperkte kansen op de arbeidsmarkt. Deze werkzoekenden moeten geldig ingeschreven zijn bij Actiris. De operator moet zijn acties richten tot werkzoekenden woonachtig in alle 19 gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. De projecten die zich richten tot werkzoekenden uit een specifieke wijk of gemeente komen niet in aanmerking voor deze projectoproep. De operator mag zijn acties ook richten tot werkzoekenden woonachtig in het Vlaams Gewest. 3. Beschrijving van de acties De begeleiding die de tewerkstellingsoperatoren in het kader van de inschakeling aanbieden, bestaat uit een geïntegreerd geheel van de volgende acties: - onthaal - opvolging tijdens het traject - hulp bij het zoeken naar een stage en/of opleiding - hulp bij het zoeken naar werk - inschakeling op de arbeidsmarkt PO 4 /2013 IOT 8
De werkzoekende moet deze acties op elk moment van zijn inschakelingstraject kunnen genieten. 3.1 Onthaal 3.1.1 Informatieverstrekking De operator verstrekt de werkzoekende nuttige informatie over de inschakelingsactie, met inbegrip van de opleiding(en) georganiseerd door de tewerkstellingsoperator. Het gaat met name om : - de toelatingsvoorwaarden tot de opleiding: studieniveau, voorkennis, administratief statuut, selectieproef, specifieke bekwaamheden, etc. - de technische inhoud van de inschakelingsactie - de pedagogische inhoud van de opleiding: programma, werkmethode, stage, etc. - de uitstroommogelijkheden naar de arbeidsmarkt of andere opleidingen na de opleiding - de praktische organisatie van de opleiding: data, duur, uren, aantal deelnemers, omkaderingspersoneel, etc. - de evaluatie, de certificering en de opvolging 3.1.2 Analyse van de vraag De tewerkstellingsoperator analyseert de vraag van de werkzoekende zodat deze kan inschatten of hij/zij er belang bij heeft om de inschakelingsactie, met inbegrip van een beroepsopleiding, te volgen. Deze taak omvat: - de controle van de inschrijving als werkzoekende - de voorstelling van de aangeboden diensten en de diensten die niet worden verstrekt - de eventuele toetsing aan het beroepsproject van de werkzoekende - de verduidelijking en structurering van de vraag en de verwachtingen van de werkzoekende - de herformulering van de vraag - eventueel de doorverwijzing naar een andere operator 3.1.3 Selectie en inschrijving voor de beroepsopleiding De tewerkstellingsoperator evalueert of de werkzoekende al dan niet aan de beroepsopleiding kan deelnemen. Deze taak omvat: - een peiling naar de motivatie van de werkzoekende - de organisatie van eventuele toelatingstests voor de opleiding - de inschrijving als deelnemer of de doorverwijzing naar een andere operator PO 4 /2013 IOT 9
3.2 Opvolging tijdens het traject De operator volgt de werkzoekende op tijdens de volledige duur van het beroepsopleidingstraject van de werkzoekende bij de operator. Dit houdt in dat de operator de werkzoekende ondersteunt tijdens de loop van de inschakelingsactie (die de beroepsopleiding en eventueel een stage omvat). De operator tracht te voorkomen dat de werkzoekende de actie stopzet door onder meer: - de (juridische, financiële, sociale, psychologische, administratieve) problemen die de inschakeling van de werkzoekende in de weg staan te identificeren en de werkzoekende te verwijzen naar de geschikte instelling of organisatie. De operator identificeert de instelling of organisatie, contacteert ze en regelt eventueel een afspraak, helpt de werkzoekende zo nodig om de juiste documenten en formulieren in te vullen. De eigenlijke behandeling van de problemen behoort niet tot de begeleidingstaken - de werkzoekende te helpen om zich in de groep in te passen - de werkzoekende de sociale en/of beroepsnormen bij te brengen (eventueel specifiek aan de sector waarop de beroepsopleiding betrekking heeft) Indien de werkzoekende de opleidingsactie vroegtijdig stopzet, verwijst de operator hem naar de gepaste diensten en/of bevoegde instanties door en brengt hij Actiris hiervan op de hoogte. 3.3 Hulp bij het zoeken naar een stage en/of opleiding De hulp bij het zoeken naar een stage en/of opleiding omvat alle taken die de werkzoekende helpen om zijn beroepsproject op de meest geschikte wijze te verwezenlijken. De actie vindt plaats tijdens de duur van de beroepsopleiding, inclusief de stage, tot 6 maanden na afloop/stopzetting van de opleiding. De hulp bij het zoeken naar een stage omvat onder meer: - prospectie van stageplaatsen - administratieve opvolging: stageovereenkomst, aflevering van documenten, etc. - pedagogische opvolging: ontmoeting met de mentor, inpassing in de groep, conflictbeheer, etc. - evaluatie van de stage De hulp bij het zoeken naar een opleiding omvat onder meer: - informatie over overstapmogelijkheden - informatie over andere beroepssectoren - eventueel contact met een opleidingscentrum PO 4 /2013 IOT 10
Voor de acties m.b.t. stagebegeleiding moet de operator ook rekening houden met de modaliteiten voorzien ter zake in de algemene offerteaanvraag met besteknummer VDAB- RDB 2013/04-F02_0 van VDAB. Deze acties worden gefinancierd door VDAB. Ze komen niet in aanmerking voor financiering door Actiris in het kader van het voorliggend lastenboek. De operator moet deze acties m.b.t. stagebegeleiding wel beschrijven in het kandidaatsdossier dat hij bij Actiris indient. 3.4 Hulp bij het zoeken naar werk De actie hulp bij het zoeken naar werk vindt plaats tijdens de duur van de beroepsopleiding tot 6 maanden na afloop/stopzetting ervan. Tijdens deze actie leert de werkzoekende de mondelinge en schriftelijke communicatietechnieken voor het zoeken naar werk, verwerft hij/zij inzicht in de strategieën die geschikt zijn voor de zoektocht en leert hij/zij autonoom werk zoeken. De operator brengt de werkzoekende vaardigheden bij op het gebied van : - het CV - de sollicitatiebrief - het sollicitatiegesprek - het telefoongesprek - het online solliciteren - de selectie van werkgevers - de analyse van werkaanbiedingen Deze actie kan zich in geen geval beperken tot een permanentie voor acties van het type werktafel. Voor de acties inzake de hulp bij het zoeken naar werk tijdens de duur van de beroepsopleiding moet de operator rekening houden met de modaliteiten voorzien ter zake in de algemene offerteaanvraag met besteknummer VDAB-RDB 2013/04-F02_0 van VDAB. Deze acties worden gefinancierd door VDAB. Ze komen niet in aanmerking voor financiering door Actiris in het kader van het voorliggend lastenboek. De operator moet deze acties m.b.t. stagebegeleiding wel beschrijven in het kandidaatsdossier dat hij bij Actiris indient. De acties voor hulp bij het zoeken naar werk na afloop/stopzetting van de beroepsopleiding, worden wel gefinancierd door Actiris en dit tot maximaal 6 maanden na de beroepsopleiding. 3.5 Inschakeling op de arbeidsmarkt PO 4 /2013 IOT 11
Deze actie bestaat in de begeleiding van de werkzoekende tijdens de eerste maanden na zijn/haar indienstneming (tot maximaal 6 maanden na het einde van de opleiding) met als doel de tewerkstelling te consolideren. De actie gebeurt in overleg en met akkoord van de betrokken werknemer. 4. Methodes De operatoren beslissen zelf over de methodes die zij aanwenden om de voornoemde acties te verwezenlijken. Ze moeten evenwel uiterst gedetailleerd beschreven staan in het kandidaatsdossier. De methodes moeten ook op de volgende principes berusten: - Persoonlijke begeleiding - Valorisatie van de persoon (pedagogie van het slagen) - Werkelijke verwerving van bereikte resultaten - Autonomie en responsabilisering van de begunstigde - Transparantie en vertrouwelijkheid 5. Kosteloosheid De acties zijn volledig gratis voor de werkzoekende. Er mag hem geen enkele rechtstreekse of onrechtstreekse bijdrage worden gevraagd. 6. Beschrijving van het project in het kandidaatsdossier De operator moet in het kandidaatsdossier de acties en methodes beschrijven die hij zal uitvoeren in het kader van deze projectoproep. Hij doet dit door op alle gestelde vragen te antwoorden en deze antwoorden nauwkeurig te beargumenteren. Een persoon die het project niet kent, moet aan de hand van de beschrijving in het kandidaatsdossier een duidelijk beeld krijgen van de doelstellingen, de inhoud en de uitvoering. Daarnaast moet de operator ook antwoorden op de algemene offerteaanvraag met besteknummer VDAB-RDB 2013/04-F02_0 van VDAB om in aanmerking te komen voor deze projectoproep. De operator doet dit via deze website: https://eten.publicprocurement.be/. 7. Vereiste middelen Lokalen en materiële middelen PO 4 /2013 IOT 12
De operator moet over voldoende lokalen en geschikt materiaal beschikken om het project overeenkomstig dit lastenboek te verwezenlijken. Personeel Alle personen (m/v) die tot de uitvoering van dit lastenboek bijdragen, moeten over geschikte en voldoende bekwaamheden beschikken om het doelpubliek aan de hand van de voorgestelde methodologie te begeleiden. De operator meldt aan Actiris welke personen hij op het project tewerkstelt en verwittigt Actiris bij elke personeelswissel met betrekking tot het project. Controle door Actiris Vóór de goedkeuring van het project, kunnen personen die daar door Actiris speciaal toe gemachtigd zijn de lokalen bezoeken en het bestaan en de kwaliteit van de middelen die voor de acties worden ingezet, controleren. 8. Partnernetwerk De operatoren treden toe tot het computernetwerk voor de uitwisseling van gegevens (NWP) dat Actiris als verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens beheert en organiseert. Bovendien nemen ze deel aan een begeleidingscomité dat door Actiris en VDAB wordt gecoördineerd. Teneinde de werkzoekenden in het kader van een samenhangend inschakelingstraject een kwaliteitsvolle dienst te bieden, is het absoluut noodzakelijk dat de operatoren onderling samenwerken en actief aan het netwerk deelnemen. 9. Verplichtingen van de operatoren De uitvoering van de acties bepaald in deze projectoproep moet volledig overeenstemmen met de beschrijving ervan in het kandidaatsdossier van de operator en dit voor de volledige duur van de partnershipovereenkomst. Als de partner de inhoud van het project wil wijzigen, moet hij een uitdrukkelijk en gemotiveerd verzoek tot wijziging van de acties indienen. Actiris behoudt zich het recht voor om te controleren of deze wijziging conform de bepalingen van het huidige lastenboek is. De partner staat zelf in voor de promotie van zijn acties. Hij moet de steun van Actiris vermelden volgens de richtlijnen die door de diensten van Actiris worden meegedeeld. Actiris verbindt zich ertoe binnen het kader van zijn opdrachten informatie te verstrekken over de acties ter begeleiding van de werkzoekenden binnen de socioprofessionele inschakelingsacties met een opleidingsluik (interface opleiding/tewerkstelling). PO 4 /2013 IOT 13
De acties moeten worden georganiseerd in de lokalen bepaald in het kandidaatsdossier. In geval van wijzigingen dient de operator Actiris hierover van tevoren in te lichten. Actiris behoudt zich het recht voor om te beoordelen of de nieuwe lokalen aan de voorwaarden van het huidige lastenboek beantwoorden. Als dit niet zo is, behoudt Actiris zich het recht voor om de wijziging of de verbetering van de lokalen te eisen. Indien de operator weigert deze veranderingen of verbeteringen door te voeren, kan Actiris vragen om de overeenkomst op te zeggen. De operator moet in het licht van zijn toetreding tot het computernetwerk voor de uitwisseling van gegevens (NWP) dat Actiris als verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens beheert en organiseert, de procedures, met name voor de codering van de acties, strikt naleven. Aangezien de partner een subsidie van een overheidsinstelling ontvangt, is hij verplicht om de geldende Belgische en Europese reglementering over de mededinging na te leven. Uitgaven voor aankopen en bestellingen die in het kader van de uitvoering van een actie werden gedaan, worden niet voor subsidiëring in aanmerking genomen indien de Europese en federale regels inzake overheidsopdrachten niet werden nageleefd. 10. Subsidie Binnen de grenzen van de beschikbare kredieten die voor dit doel in de begroting zijn opgenomen, kent Actiris iedere erkende operator een jaarlijkse subsidie toe die de kosten voor de uitvoering van de acties beschreven in dit lastenboek gedeeltelijk dekt. De subsidie wordt als volgt berekend: Er wordt een forfaitair aantal begeleidingsuren toegekend overeenkomstig de schijven opleidingsuren, die door VDAB zijn goedgekeurd: - 0 tot 349 opleidingsuren 30 begeleidingsuren - 350 tot 699 opleidingsuren 55 begeleidingsuren - 700 tot 1 300 opleidingsuren 65 begeleidingsuren De forfait per deelnemer wordt berekend door het forfaitair aantal begeleidingsuren te vermenigvuldigen met 12,27 euro (index januari 2013). De verkregen forfait omvat de voorziene loon- werking- en investeringskosten voor de begeleiding van de werkzoekenden. De maximumsubsidie wordt berekend door de forfait per deelnemer te vermenigvuldigen met het aantal voorziene deelnemers. Het effectieve subsidiebedrag wordt bij de vereffening herberekend aan de hand van het aantal door Actiris erkende deelnemers en de resultaten van de controle. PO 4 /2013 IOT 14
De subsidie wordt tijdens de volledige duur van de partnershipovereenkomst in schijven betaald: 80% van het maximumbedrag uiterlijk op 31 maart van het referentiejaar (jaar n) het saldo na ontvangst en controle door Actiris van het jaarlijks dossier. 11. Jaarlijks dossier voor de verantwoording van de uitgaven Uiterlijk op 31 maart van ieder jaar (jaar n+1) bezorgt de operator Actiris een jaarlijks dossier bestaande uit onder andere: de schuldvordering het activiteitenverslag het financieel verslag. Deze termijnen zijn vastgelegd op straffe van verval. De stukken die na deze uiterste datum worden ingediend, worden niet voor de vereffening van de subsidie in aanmerking genomen. Actiris levert het model voor het activiteitenverslag. Dit bevat een kwantitatieve en kwalitatieve beschrijving van de acties die in de loop van het referentiejaar (jaar n) werden uitgevoerd. Het kwantitatieve deel van dit verslag wordt gebaseerd op de gegevens die in het computernetwerk voor de uitwisseling van gegevens van Actiris (NWP) zijn ingevoerd. Deze aantallen vormen de basis voor de berekening van de effectieve subsidie. Het financieel verslag bevat een uittreksel uit de boekhouding met de kosten die voor de begeleidingsactie in het referentiejaar (jaar n) geboekt zijn en die ten laste van de subsidie zijn gelegd. Hiervoor moet de operator hetzij een analytische boekhouding of een geschikte boekhoudkundige codering voor de besteding van de gestorte subsidie hanteren en dit in elektronische vorm. Dit verslag wordt opgesteld conform de financiële gids die bij de partnershipovereenkomst is gevoegd en er integraal deel van uitmaakt. Actiris kan de financiële gids op elk moment wijzigen. Iedere hiertoe gemachtigde controle- of evaluatie-instantie moet op ieder moment, op haar verzoek: de uitvoering van de actie kunnen controleren toegang verkrijgen tot de documenten en de boekhouding van de operator om de besteding van de uitbetaalde subsidies te controleren en om dubbele financiering te vermijden. 12. Terugbetaling van de subsidie PO 4 /2013 IOT 15
Behalve in geval van overmacht, zal elke tekortkoming of elke niet-nakoming van de verplichtingen van de partnershipovereenkomst en haar bijlagen door de operator leiden tot de volledige of gedeeltelijke terugbetaling van de door de operator onrechtmatig geïnde bedragen. Deze terugbetaling zal gebeuren naar aanleiding van een door Actiris verstuurde aangetekende brief. In voorkomend geval, zal Actiris de terug te betalen bedragen recupereren via inhouding van de schijven die nog in het kader van uitvoering van de partnershipovereenkomst moeten worden gestort. 13. Monitoring en evaluatie De realisatie van de acties zal gecontroleerd worden op basis van onderstaande indicatoren. Realisatie-indicatoren indicatoren Het aantal acties dat de partner jaarlijks moet verwezenlijken, zal worden vastgelegd in de beschrijvende projectfiche. De realisatie ervan zal worden nagegaan op basis van: - het aantal geldig ingeschreven werkzoekenden die tijdens het jaar aan de opleidingsactie hebben deelgenomen - het aantal begeleidingsacties die tijdens het jaar zijn uitgevoerd binnen het kader van een opleidingsactie De evaluatie van de realisatie maakt het mogelijk om de kwantitatieve werkelijkheid van de acties ten opzichte van de bepalingen uit de partnershipovereenkomst na te gaan en het bedrag van de jaarlijkse subsidie te bepalen. Resultaatsindicatoren en Elke partner behaalt aan het einde van de actie een positieve uitstroom. Het percentage positieve uitstroom dat de partner jaarlijks moet behalen, zal worden vastgelegd in de beschrijvende projectfiche. De volgende resultaatsindicatoren komen in aanmerking voor de berekening van de positieve uitstroom: - Het aantal begunstigden die zijn tewerkgesteld, in loondienst of als zelfstandige (al dan niet gesubsidieerde tewerkstelling van minstens 28 opeenvolgende kalenderdagen) - Het aantal begunstigden die zijn tewerkgesteld in het kader van activering (art. 60, DSP, SINE, etc.) - Het aantal begunstigden die een opleiding starten in het kader van een coherent inschakelingstraject (opleiding van minimum 20u/week) - Het aantal begunstigden die deelneemt aan een groep Actief Zoeken naar Werk Performantie-indicatoren indicatoren PO 4 /2013 IOT 16
De performantie-indicator wordt per partnershipproject uitgewerkt in de partnershipovereenkomst, op basis van de informatie die de partner hierover geeft in het kandidaatsdossier en de resultaten die het project behaalde tijdens voorgaande jaren. De indicator wordt gebruikt voor de evaluatie van de verlenging van het project, in overleg met VDAB. De resultaten en performantie worden jaarlijks geëvalueerd met het oog op de verlenging van de tewerkstellingsbegeleiding van de werkzoekenden in het kader van de opleiding, voor maximaal tweemaal een periode van één jaar. Bij die evaluatie wordt rekening gehouden met elk relevant contextelement dat een invloed heeft op de behaalde resultaten. 15. Verbreking van de partnershipovereenkomst De partnershipovereenkomst kan door een van de partijen via een aangetekend schrijven worden verbroken, mits inachtneming van een opzeggingstermijn van drie maanden. Actiris behoudt zich overigens het recht voor om de partnershipovereenkomst zonder opzeggingstermijn te beëindigen, met name: - Wanneer de tewerkstellingsoperator zich tijdens de uitvoering van de acties in een van de situaties van uitsluiting genoemd in artikel 2.1. van deze projectoproep bevindt - Wanneer de operator ernstig aan zijn verplichtingen verzaakt Actiris brengt de operator per aangetekend schrijven van deze beslissing op de hoogte. In ieder geval leidt de beëindiging van de overeenkomst tot de volledige of gedeeltelijke terugbetaling van de reeds ontvangen jaarsubsidie. PO 4 /2013 IOT 17