TECHNISCHE HANDLEIDING Van 24 t/m 28 januari 2013 ANTWERP EXPO Hallen 1-2-3-4 Brusselsesteenweg, 539 B-3090 Overijse ORGANISATIE : TECHNISCHE COÖRDINATIE: COMMERCIËLE COÖRDINATIE : Florent Godin Laurence Verbruggen Alexandra Liebaert Elise Goffin Laurent Vermeersch General Manager Commercial Assistant & Coordination Commercial T: +32 (0)2 808 41 74 T: +32 (0)2 808 41 62/63 T : +32 (0)2 808 41 66/70 F: +32 (0)2 732 05 09 F: +32 (0)2 732 05 09 F: +32 (0)2 732 05 09 E: fgodin@conceptum.eu E: exposant@vakantiesalonvlaanderen.be E: aliebaert@conceptum.eu lvermeersch@conceptum.eu www.conceptum.eu & www.vakantiesalon-vlaanderen.be
BADGES De exposant krijgt 2 badges/10m² ter beschikking. De exposanten kunnen de badges afhalen vanaf woensdag 23 januari 2013. BANKGEGEVENS ING Bd de l Europe, 10 B-1300 Waver Rekening CONCEPTUM EXHIBITIONS n 310-1271038-36 IBAN : BE46 310-1271038-36 Swift code: B BRU BE BB BETAALTERMINAAL Indien U een terminaal wilt huren voor elektronische betalingen op korte termijn, kunt u alle nodige informatie terugvinden op volgende link: http://www.brainpoint.be COMMUNICATIE PROMOTIE Het aantal interessante contacten hangt rechtstreeks af van de kwaliteit van de door u verspreide informatie, het dynamisme en de originaliteit waarmee u de boodschap aanbrengt. Het Vakantiesalon Vlaanderen geeft u de mogelijkheid gratis promotie te maken voor uw bedrijf. Maak er zeker gebruik van! Voor de website, aarzel niet om uw nieuwigheden, programma s, animaties of de activiteiten op uw stand te sturen naar igoris@conceptum.eu Foto s in JPEG formaat (niet meer dan 3 mega) zijn ook welkom. Aarzel niet om het Vakantiesalon logo in te voeren op uw website, nieuwsbrieven te verspreiden naar uw contacten, en op sociale netwerken te communiceren. DAGELIJKSE SCHOONMAAK Wij wijzen de exposanten erop dat omwille van veiligheidsredenen alleen de firma van ANTWERP EXPO het recht heeft s avonds de standen te reinigen. De exposanten worden er eveneens aan herinnerd dat er geen afval (tapijt, dozen, documentatie, enz.). achtergelaten mag worden na de opbouw en gedurende het salon van hun stand en in de gangen. Alle afval gelaten op de stand of in de gangpaden tijdens de opbouw,de beurs en/of na de afbouw wordt nu in rekening gebracht van de exposant. Zij dienen in dit geval zelf te zorgen voor het ophalen hiervan. Indien er toch afval achtergelaten wordt, zal de organisator na de beurs een bijkomende factuur aan de exposant overmaken met een minimumbedrag van 50 EUR/m³ excl. BTW (ontruimingskosten en container). Gelieve uw standenbouwer van deze maatregel op de hoogte te brengen, daar deze streng toegepast zal worden. Elke ontevredenheid i.v.m. een niet of verkeerd geleverde prestatie dient aangegeven te worden op het secretariaat, en dit de dag zelf voor 9u30. 1
NAAMBORD BESCHRIJVING Gelieve ons via e-mail (exposant@vakantiesalon-vlaanderen.be) en ten laatste op 10 december 2012, de volgende inlichtingen op te sturen: een beschrijving van uw activiteiten in het Frans, Nederlands en Engels, voor onze website (maximum 5 lijnen per taal) de naam opgeven die u wilt zien staan op het naambord van uw stand, op de exposantenlijst en op de website (maximum 20 karakters) de bepaalde letter waaronder u wilt verschijnen in de exposantenlijst. PLANNING PLAATS : ANTWERP EXPO Hallen 1-2-3-4 Jan Van Rijswijcklaan, 191 2020 Antwerpen België DATUM V/H SALON : Van 24 t/m 28 januari 2013 OPENINGSUREN : Alle dagen van 10u00 tot 18u00 OPBOUW NAAKTE OPPERVVLAKTEN : Dinsdag 22 januari 2013 (12u00-18u00) Woensdag 23 januari 2013 (08u00 20u00) OPBOUW UITGERUSTE STANDEN: Woensdag 23 januari 2013 (08u00 20u00) AFBOUW : Maandag 28 januari 2013 (18u00-22u00) Dinsdag 29 januari 2013 (08u00 12u00) TECHNISCHE INFORMATIE Wij vragen u vriendelijk de hierbij gevoegde bestelbons terug te sturen vóór 10 december 2012. Alle bestellingen moeten ons schriftelijk per post, fax of per e-mail toegestuurd worden. Bestellingen na 10 december 2012: +20 %. Zolang de voorraad strekt kunnen we laattijdige bestellingen uitvoeren. Alle prijzen zijn in euro exclusief 21% BTW. De betalingen van de bestellingen moeten voldaan zijn bij ontvangst van de factuur. Bestellingen tijdens de beurs worden contant betaald. De verschillende technische diensten worden gedurende de opbouw en tijdens de beurs zelf door het secretariaat gecoördineerd (aan ingang 2) 2
TOEGANG PARKING Zone «Parking exposanten» De bestelde parkeerkaarten zijn beschikbaar op het secretariaat vanaf woensdag 23 januari 2013. Indien u verkiest om op deze parking uw voertuig te parkeren, is dit volledig op eigen risico. 3
BESTELLINGEN PROMOTIE OMSCHRIJVING VOORKEURTARIEF* STANDAARDTARIEF** ON-SITE TARIEF AANTAL AFFICHES GRATIS (max. 5) GRATIS (max. 5) / / BIJKOMENDE VRIJKAARTEN 50 EUR/ PAKKET van 50 60 EUR/ PAKKET van 50 75 EUR/ PAKKET van 50 BRIEFKAARTEN GRATIS GRATIS / / TE BETALEN MAILINGKOSTEN (VERPLICHT) 10 EUR 10 EUR / 10 EUR PUBLICITEIT BANNER (120px X 120px) draaiend op alle pagina s van de website (14/12/2012 > 01/02/2013) LOGO (naast uw naam op de exposantenlijst) (14/12/2012 > 01/02/2013) BIJKOMENDE BADGE 1500 EUR 1800 EUR / EUR EUR 150 EUR 180 EUR / EUR BIJKOMENDE BADGE 1.50 EUR 1.80 EUR 2.25 EUR EUR NAAMBORD A3 (ALLEEN VOOR UITGERUSTE STANDEN) KLEUREN LOGO (formaat JPEG/Point Tiff te sturen via e- mail: exposant@vakantiesalon-vlaanderen.be) 150 EUR 180 EUR 225 EUR EUR BIJJKOMEND NAAMBORD A3 100 EUR 120 EUR 150 EUR EUR STAND OPTIES BERGRUIMTE (met gordijn) 95 EUR/m² 114 EUR/m² 142.50 EUR EUR DEUR MET SLEUTEL VOOR DE BERGRUIMTE 120 EUR 144 EUR 180 EUR EUR RAIL MET 2 SPOTLAMPEN (ALLEEN VOOR UITGERUSTE STAND) 75 EUR 90 EUR 112.50 EUR EUR TAPIJTTEGEL (1m x 1m) (antraciet) 6 EUR/m² 7.20 EUR/m² 9 EUR EUR BIJKOMENDE ELEKTRICITEITSAANSLUITING *** 3000 W 2 sockets CODE A 195 EUR 234 EUR 292.50 EUR EUR 6000 W 4 sockets CODE B 380 EUR 456 EUR 570 EUR EUR 10000 W 6 sockets CODE C 600 EUR 720 EUR 900 EUR EUR 13 KW (3x20A) Socket CEE CODE D1 650 EUR 780 EUR 975 EUR EUR 16 KW (3x25A) Socket CEE CODE D2 765 EUR 918 EUR 1147.50 EUR EUR 20 KW (3x32A) Socket CEE CODE D3 895 EUR 1074 EUR 1342.50 EUR EUR 26 KW (3x50A) Socket CEE CODE D4 1100 EUR 1320 EUR 1650 EUR EUR 41 KW (3x63A) Socket CEE CODE D5 1550 EUR 1860 EUR 2325 EUR EUR SCHAKELBORD CODE D1-D3 68 EUR 81.60 EUR 102 EUR EUR SCHAKELBORD CODE D4-D5 80 EUR 96 EUR 120 EUR EUR Andere elektriciteitsaansluiting OP AANVRAAG WATERAANSLUITING WATERAANSLUITNG + WATERAFVOER 450 EUR 540 EUR 675 EUR EUR SPOELBAK 160 EUR 192 EUR 240 EUR EUR SPOELBAK + BOILER 295 EUR 354 EUR 442.50 EUR EUR MEUBILAIR - WWW.VANOS.EU (VERHUUR) TOONBANK PANDORA A (WIT) 100 EUR 120 EUR 150 EUR EUR GELIEVE ALLES OP TE STUREN VOOR 10.12.2012 DATUM :././2012 HANDTEKENING : NAAM & STEMPEL VAN DE FIRMA (VERPLICHT) 4
OMSCHRIJVING VOORKEURTARIEF* STANDAARDTARIEF** ON-SITE TARIEF AANTAL TE BETALEN TOONBANK PAMELA (WIT) 62 EUR 74.40 EUR 93 EUR EUR BARKRUK HOOG SAM (WIT) 19 EUR 22.80 EUR 28.50 EUR EUR BARKRUK HOOG SAM (ZWART) 19 EUR 22.80 EUR 28.50 EUR EUR RONDE TAFEL HOOG CALAIS 80 (WIT)/VOET (ALU) 41 EUR 49.20 EUR 61.50 EUR EUR RONDE TAFEL HOOG CALAIS 80 (ZWART)/VOET (ALU) 43 EUR 51.60 EUR 64.50 EUR EUR RONDE TAFEL HOOG PARIS 80 (WIT)/VOET (WIT) 41 EUR 49.20 EUR 61.50 EUR EUR RONDE TAFEL HOOG PARIS 80 (ZWART)/VOET (ZWART) 43 EUR 51.60 EUR 64.50 EUR EUR DISPLAY AÏDA XL 84 EUR 100.80 EUR 126 EUR EUR DISPLAY ANITA (ZWART) 90 EUR 108 EUR 135 EUR EUR KOELKAST 140 (WIT) 65 EUR 78 EUR 97.50 EUR EUR KOELKAST 140 (ZWART) 72 EUR 86.40 EUR 108 EUR EUR STOEL HANNAH (WIT) 45 EUR 54 EUR 67.50 EUR EUR GELIEVE ALLES OP TE STUREN VOOR 10.12.2012 DATUM :././2012 HANDTEKENING : NAAM & STEMPEL VAN DE FIRMA (VERPLICHT) 5
OMSCHRIJVING VOORKEURTARIEF * STANDAARDTARIEF** ON- SITE TARIEF AANTAL TE BETALEN STOEL HANNAH (ZWART) 45 EUR 54 EUR 67.50 EUR EUR STOEL KELLY (WIT) 20 EUR 24 EUR 30 EUR EUR STOEL POP (WIT) 10 EUR 12 EUR 15 EUR EUR STOEL POP (ZWART) 10 EUR 12 EUR 15 EUR EUR DAGELIJKSE SCHOONMAAK STOFZUIGEN VAN DE STANDPLAATS & VERWIJDEREN VAN DE VUILNISZAKKEN PARKING PARKEERKAART «VOGELZANG CAMPINGZONE» (5 DAGEN) 5 EUR/M²/ VOOR DE GANSE PERIODE 6 EUR/M²/ VOOR DE GANSE PERIODE 7.5 EUR/M²/ VOOR DE GANSE PERIODE EUR 25 EUR 30 EUR 37.50 EUR EUR PARKEERKAART «HALLENZONE» (5 DAGEN) **** 50 EUR 60 EUR 75 EUR EUR DIVERS TIJDELIJK INTERNET, TELEFOON EN FAX LIJN FORMULIER CITYMESH OP AANVRAAG OPHANGPUNT RESERVATIE VERGADERZAAL RECHTSTREEKS MET ANTWERP EXPO : Nicolas Stas (nicolas.stas@artexis.com) RECHTSTREEKS MET ANTWERP EXPO : Nicolas Stas (nicolas.stas@artexis.com) AUDIO-EN PROJECTIEMATERIAAL OP AANVRAAG INFORMATICAMATERIAAL OP AANVRAAG PLANTEN OP AANVRAAG ANDERE : OP AANVRAAG TOTAAL EXCLUSIEF BTW TOTAAL INCLUSIEF BTW (21%) * Voorkeurtarief: bestellingen vóór 10 december 2012 ** Standaardtarief: bestellingen na 10 december 2012 *** Elektrische aansluiting is niet permanent (onder spanning tijdens de dagen en openingsuren van de beurs) Enkel in te vullen indien niet ingevuld op het inschrijvingsformulier. **** Beperkt aantal plaatsen Voor elk extra vermogen van de elektrische aansluiting tijdens de opbouw of tijdens de beurs, zal een nieuwe aanvullende aansluiting gefactureerd worden! EUR EUR GELIEVE ALLES OP TE STUREN VOOR 10.12.2012 DATUM :././2012 HANDTEKENING : NAAM & STEMPEL VAN DE FIRMA (VERPLICHT) 6
SCHETS (OPBOUW VAN DE STAND & AANSLUITINGEN) Indien u een specifieke opbouw wenst, gelieve hieronder een duidelijke schets daarvan te tekenen. Bij gebrek zal deze uitgevoerd worden op de technisch meest gunstige plaats. Elke verplaatsing van een aansluiting of kabel zal voortaan gefactureerd worden. Achterwand van de stand Voorkant van de stand Vermeld de aangrenzende stand en doorgang 1 cm = 1m Electriciteitaansluiting = X Rail met spotlampen = Wateraansluiting= W Bergruimte= R Volle wand= Plafondlat : - Deur : GELIEVE ALLES OP TE STUREN VOOR 10.12.2012 DATUM :././2012 HANDTEKENING : NAAM & STEMPEL VAN DE FIRMA (VERPLICHT) 7
DEELNEMINGSREGLEMENT STANDPLAATS De exposant verbindt er zich toe alle nodige informatie te verschaffen opdat hem een standplaats in de respectievelijke zone kan worden toegekend. STANDEN Het opstellen van blinde muren in de gangen en dus recht tegenover een andere exposant is verboden De elektrische installaties dienen de wettelijke Belgische normen die van kracht zijn te respecteren. De panelen van de stand zullen van klasse A2 materiaal zijn volgens de norm NBN21-203 Brandveiligheid van materialen. ANIMATIES OP DE STANDEN Het doel van de animaties van de exposant is het informeren van de bezoekers. De animatie mag de informatieverdeling van de andere exposanten niet belemmeren. De exposant zal nauwlettend toezien dat er geen storend geluid is t.o.v. de andere exposanten Zijn verboden : elke animatie buiten de grenzen van de eigen stand, elke verdeling van documenten buiten de grenzen van de eigen stand. INFORMATIE (EXPOSANTEN) Zowel de geschreven als de verbale informatie die de bezoekers ontvangen moet getuigen van een goede kwaliteit en moet overeenstemmen met de realiteit. Dit impliceert de permanente aanwezigheid van personen die een grondige kennis bezitten over de instelling. Alle dubbelzinnige, verwarrende of leugenachtige informatie, of informatie gevoerd voor andermans rekening, is verboden. Het is verboden publicitaire campagnes te voeren (publimobile, affiches, verdeling van folders, enz.) rond ANTWERP EXPO tijdens het salon. INFORMATIE (ORGANISATOR) De organisator verbindt zich ertoe een doelgerichte informatiecampagne te voeren naar alle betrokken exposanten en bezoekers. NA TE KOMEN VERPLICHTINGEN De exposant verbindt zich ertoe de hierboven vermelde clausules na te leven. In geval van niet-naleving van één of meerdere van deze clausules heeft de organisator het recht één of meerdere van de volgende maatregelen te treffen: waarschuwing aanpassing van de stand aan de normen van het huishoudelijk reglement op kosten van de exposant tijdelijke en/of definitieve sluiting van de stand definitieve uitsluiting van het salon De organisator verbindt zich ertoe : de richtlijnen van dit huishoudelijk reglement te laten naleven misbruik op alle mogelijke manieren te beperken alle bijkomende maatregelen te treffen om een goede verloop van het Salon te garanderen zonder voorafgaande kennisgeving. INBREUK Iedere inbreuk van welke aard ook moet noodzakelijk voorgelegd worden aan de organisatie Conceptum Exhibtions nv. WAARSCHUW TEGEN CONSTRUCT DATA (FAIR/EXPOGUIDE) & COMMERCIAL ONLINE MANUALS We hebben vernomen dat de exposanten, die aan ons salon deelnemen, gecontacteerd worden door CONSTRUCT DATA en COMMERCIAL ONLINE MANUALS, dewelke deze exposanten aanbiedt kosteloos in een jaarboek der beurzen vermeld te worden. Een contract wordt U ter ondertekening voorgelegd en deze is als dusdanig opgesteld dat één van de clausules nauwelijks opvalt maar evenwel zeer misleidend is: deze voorziet immers de automatische verlenging van uw contract, en dit voor de komende jaren, tegen betaling van een overdreven en/of buitensporig bedrag. Om uw argwaan niet te wekken, gebruikt CONSTRUCT DATA de naam van ons salon ZONDER ons akkoord. We dringen dan ook aan op de grootste voorzichtigheid en raden U bijgevolg aan om geen enkel gevolg te geven aan de brieven en voorstellen uitgaande van deze vennootschap. 8