Whitepaper HR2day Framework Deze Whitepaper is vooral bedoeld voor klanten en gebruikers van HR2day. Achtereenvolgens worden de volgende onderwerpen beschreven: Wat zijn de doelstelling van het Framework? Welk type maatregelen zijn er? Welke controlemaatregelen zijn binnen HR2day allemaal mogelijk? Welke standaardrapporten bevat HR2day en bij welke controle maatregel kunnen ze ondersteuning bieden? Doelstellingen van het Framework Welk systeem je ook gebruikt en op welke wijze je dat ook gebruikt: je voelt altijd de behoefte om in meerdere of mindere mate vast te kunnen stellen of de medewerkers die met het systeem werken, of het systeem zelf, doen wat ze moeten doen. Dan is het handig om een raamwerk te hebben waarin je zelf kunt kiezen welke controles je uit wilt voeren en welke niet. En op welke wijze je deze controles kunt uitvoeren. Daar is het Framework voor bedoeld. Het Framework omvat een set van maatregelen waardoor je als werkgever kunt vaststellen dat: Transacties juist en volledig worden vastgelegd Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen muteren Salarisverwerking juist en volledig is Alle uitgaande interne en externe aanleveringen juist en volledig zijn Wijzigingen in CAO, wet- en regelgeving juist en volledig worden doorgevoerd Type maatregelen Er zijn veel maatregelen mogelijk die in samenhang zorgen dat je als werkgever kunt vast stellen dat de verwerking juist en volledig (betrouwbaar) plaats vindt. Maar de ene werkgever is de andere niet. Daarom zijn er binnen HR2day verschillende typen maatregelen. Deze maatregelen variëren van invoercontroles tot procesbeheersing. In grote lijnen zijn ze in onderstaande categorieën in te delen: HR2day Framework HR2DAY 1
Afgedwongen door HR2day Mutatierapport e rapport Aansluitrapport Certificering 11-proef, schalen en tredes, defaultwaardes, etc. Wie heeft wat wanneer waarin veranderd? Signaleren van gegevens die niet aan bepaalde eisen voldoen Vergelijken van resultaten met behulp van vierkantscontroles ISAE3402 Type 2 op werking HR2day Met deze vijf verschillende soorten maatregelen kun je de invoer, verwerking en uitvoer van HR2day zelfstandig controleren. Welke controlemaatregelen zijn er in HR2day allemaal mogelijk? Op de navolgende pagina s vind je een overzicht van alle controle mogelijkheden die er allemaal mogelijk zijn. Ter vergroting van de leesbaarheid hebben we die uitgebreide lijst gestructureerd opgezet. Zo hebben we ze allereerst opgedeeld in de categorieën: Invoer van gegevens Verwerking van gegevens Uitvoer van gegevens Jaarwerk Change Management General IT s Per categorie hebben we dan steeds opgenomen welke onderliggende controls dan nodig zijn. Per control hebben we vervolgens controle maatregelen opgenomen. Per controle maatregel hebben we dan vervolgens vastgelegd: Wat voor soort maatregel het betreft ( geautomatiseerd, controle rapport, handmatig) Wat de frequentie van de maatregel is of zou moeten zijn Hoe HR2day de maatregel ondersteund (afgedwongen, mutatie rapport, controle rapport, functie in HR2day, aansluitrapport, certificering) Welke procedure wordt gevolgd of zou moeten worden gevolgd om de controle maatregel uit te voeren Welk standaardrapport binnen HR2day de controle maatregel ondersteunt Standaardrapporten HR2day HR2day bevat veel standaard rapporten alsmede de mogelijkheid voor gebruikers zelf rapporten te ontwikkelen of aan te passen. Om gebruikers maximaal te ondersteunen hebben we in deze white paper ook een tabel opgenomen van de standaard beschikbare controlerapporten. Per rapport hebben we achtereenvolgens opgenomen: Naam van het controlerapport Index, die aangeeft op welke plaatsen in het Framework het rapport wordt genoemd e, welke controle kun je met het rapport uitvoeren Route naar opstart: waar in HR2day vind je het rapport Gegevensobjecten die in het rapport worden gebruikt zodat je zelf kunt beslissen of en hoe je het rapport wilt aanpassen naar jouw behoefte Opmerkingen HR2day Framework HR2DAY 2
Beschrijving maatregel Soort maatregel Frequentie maatregel Ondersteund door middel van Procedure erapportage(s) 1 Invoer van gegevens 1.1 s die zeker stellen dat transacties juist en volledig worden vastgelegd 1.1.1 Logische en waarschijnlijkheidscontroles worden online uitgevoerd op ingevoerde gegevens, zoals bijvoorbeeld de 11-proef voor bankrekeningnummers (IBAN) en BSN (Burgerservicenummer). Waardes die niet aan de eisen voldoen worden niet vastgelegd, de gebruiker krijgt een foutmelding op het scherm met het verzoek deze eerst te corrigeren. Vastlegging van wijzigingen gebeurt alleen indien de ingevoerde gegevens aan alle systeemcontroles voldoen. Geautomatiseerd Continu Afgedwongen door HR2day - Invoercontroles (IBAN, BSN) vinden plaats bij invoer van de gegevens - e op aanwezigheid BSN danwel anoniementarief vindt plaats in de verloning - e op volledigheid van gegevens (adres, bsn, ) vindt plaats bij aanmaak van de aangiftes - Signaleringen vooraf of extra controles kunnen worden uitgevoerd met rapportages e MW basisgegevens gevuld 1.1.2 Invoer vindt plaats in voorgedefinieerde schermen op basis van toegestane waarden, die selecteerbaar zijn uit zogenoemde dropdown lijsten. De samenstelling van de invoerschermen vindt bij oproep van het scherm plaats op basis van stuurgegevens die zijn vastgelegd in het relevante arbeidsvoorwaardencluster en bijbehorende parameters (bijvoorbeeld de beschikbare looncomponenten, het actuele salarisgebouw, de afdeling of de kostenplaats). Parametersets behorend bij een arbeidsvoorvaardencluster hebben een begin- en een einddatum geldigheid. Geautomatiseerd Bij wijziging CAO of aanpassing arbeidsvoorwaarden Afgedwongen door HR2day - Per werkgever is tenminste één arbeidsvoorwaardencluster van toepassing, die via overerving is afgeleid van het centrale arbeidsvoorwaardencluster, waarin de algemene Nederlandse weten regelgeving is vastgelegd. De voor de betrokken werkgever of arbeidsvoorwaarden specifiek geldende regelgeving (bijvoorbeeld vanuit een CAO) is vastgelegd in bij de werkgever behorende werkgevercluster(s), voorkomende waardes vormen de basis voor invoercontroles (toegestane waarden). De samenstelling van arbeidsvoorwaardencluster(s) en parametersets zijn opvraagbaar via het tabblad Setup HR2day. De inhoud van een arbeidsvoorwaardencluster is opvraagbaar via het tabblad 'arbeidsvoorwaardencluster', parameters via het tabblad 'parameters'. Tabblad Arb. Voorw. Clusters, Tabblad Parameters, Tabblad Looncomponenten, Tabblad Kostenplaatsen, Afdelingen, Functies 1.1.3 Invoer is ook mogelijk via voorgedefinieerde workflow(s) met één of meerdere goedkeurders. Bij eerste invoer (bijvoorbeeld door medewerker of manager) en uiteindelijke verwerking van de mutaties worden alle gedefinieerde systeemcontroles op de invoervelden uitgevoerd. 1.1.4 Wijzigingen in vaste gegevens van medewerkers en bijbehorende arbeidsrelatie kunnen op basis van het mutatieverslag worden vergeleken met de aangeleverde brongegevens. Dit mutatieverslag is als standaard overzicht opvraagbaar. 1.1.5 Ingevoerde wijzigingen op een arbeidsrelatie worden alleen door het HR2day geaccepteerd indien een begindatum (verplicht) en/of einddatum (optioneel) is opgevoerd. Op basis van het aangegeven tijdvak wordt door het systeem op het scherm gesignaleerd in welk(e) loontijdvak(ken) de verloning voor de gekozen arbeidsrelatie door moet worden berekend of herberekend. Wijzigingen in een bepaald loontijdvak () worden concreet doorgevoerd door opdracht te geven tot bewerking van de desbetreffende periode(s). e van de ingevoerde en verwerkte wijzigingen kan plaats vinden via voorgedefinieerde controle rapporten. Geautomatiseerd Steekproef en na wijziging Afgedwongen door HR2day - Per invoerproces worden alle actieve invoercontroles uitgevoerd, na vastlegging worden de gegevens ter goedkeuring aangeboden aan een goedkeurder (veelal de leidinggevende) of budgethouder - Nadat de goedkeuringsstappen zijn doorlopen, wordt het resultaat verwerkt in de actuele verloning - na een laatste controle door degene die verantwoordelijk is voor de salarisadministratie e rapport Door klant te bepalen Mutatieverslag - Het mutatieverslag bevat alle ingevoerde gegevens, die aangesloten kunnen worden op de aangeleverde gegevens e rapporten Door klant te bepalen erapport - Op basis van de vaste gegevens (aanwezig bij de arbeidsrelatie) vindt aan het begin van een loontijdvak een initiële voor de gekozen werkgever plaats, waarbij voor elke aanwezige arbeidsrelatie een wordt aangemaakt. De aangemaakte gegevens zijn te herkennen aan de herkomst (standaard of berekend). Gegevens in de verloning, die een afwijkende herkomst hebben (anders dan de waarde standaard of berekend) zijn na de initiële verloning aangepast, opgevoerd of geïmporteerd. Tabblad Setup HR2day, tab Processen Mutatieverslag e Mutaties HR2day Framework HR2DAY 3
1.1.6 Eenmalige mutaties (bijvoorbeeld declaraties van bedragen of inzeturen) worden direct vastgelegd in de van het actuele loontijdvak. Wanneer meerdere mutatie via dezelfde looncomponent moeten worden opgevoerd, kan gebruik gemaakt worden van de button Snelinvoer. HR2day registreert de gebruiker die de mutatie(s) opvoert, samen met de mutatiedatum. Mutaties in salarisgegevens kunnen via het mutatie verslag worden opgevraagd en gecontroleerd. Via controle rapporten kan worden beoordeeld of wijzigingen van of na een bepaalde datum ook daadwerkelijk zijn ingevoerd. Tevens is het mogelijk om vast te stellen door wie of via welk alternatieve bron de mutatie is geïmporteerd (herkomst mutatie). 1.2 s die zeker stellen dat alleen geautoriseerde gebruikers salarismutaties kunnen invoeren 1.2.1 HR2day wordt uitgeleverd met een standaard profiel dat het muteren van Medewerkers, Arbeidsrelaties en en mogelijk maakt. Aanpassing van profielen en het toewijzen of blokkeren van gebruikers aan profielen kan alleen in opdracht van daartoe geautoriseerde gebruikers. Deze verzoeken en aanpassingen worden vastgelegd. 1.2.2 Toegang tot Arbeidsrelaties en en van individuele Medewerkers krijgen alleen Gebruikers die daartoe geautoriseerd zijn. Autorisatie vindt in overleg met opdrachtgever plaats en wordt als zodanig vastgelegd. 1.2.3 Uitgifte van nieuwe gebruikersprofielen of aanpassing van gebruikersprofielen vindt alleen plaats na toetsing van het verzoek tegen de overeengekomen procesafspraken omtrent de toegangsrechten van gebruikers tot HR2day (inclusief bijbehorende bevoegdheden). 1.2.4 Alleen geautoriseerde gebruikers krijgen toegang tot de noodzakelijke objecten waar salarismutaties kunnen worden ingevoerd. De General IT controls stellen zeker dat niet geautoriseerde gebruikers geen toegang hebben. 1.2.5 Mutaties in de vaste gegevens (w.o bankrekeningnummer, salaris, etc.) alsmede in de variabele gegevens worden via een auditfile gelogd en voorzien van een datum en tijdstempel alsmede de gebruikersnaam van diegene die de mutatie heeft ingevoerd. 1.2.6 Het mutatieverslag per medewerker en het mutatieverslag per werkgever kan worden geëxporteerd naar MS-Excel. Binnen Excel kan een controlelijst worden samengesteld per tijdvak, soort mutatie, herkomst mutatie, etc. 1.2.7 Indien een geautoriseerde medewerker van functie verandert of uit dienst gaat worden zijn rechten op HR2day op de aangegeven datum aangepast of geblokkeerd. Bij uitdiensttreding wordt de toegang geblokkeerd voor de gebruiker met ingang de ontslagdatum, de werkgever moet in dat geval de loonstroken en jaaropgave na die datum naar het privé-mailadres toesturen. 2 Salarisverwerking e rapport Door klant te bepalen Mutatieverslag - Per verloning of set van verloningen kan een rapport worden aangemaakt van alle voorkomende looncomponenten, die in één of meerdere tijdvakken zijn aangemaakt in de aanwezige verloningen. HR2day biedt de mogelijkheid CAO- of klantspecifieke looncomponenten toe te passen, universele basiscontrolerapporten kunnen daarop aangesloten worden waardoor klantspecifieke controlerapportages kunnen worden samengesteld en uitgevoerd. e Toegepaste Looncomponenten, Klantspecifieke erapporten Handmatig Op aanvraag erapport - e op actieve gebruikers, wanneer en met welke frequentie aangelogd is e Actieve Gebruikers Handmatig Op aanvraag Button "Delen" bij Medew/HR gegevens - e wie toegang heeft tot de gegevens van de betrokken medewerker Tabblad Medew/HR gegevens, Button Delen, Lijst Uitvouwen Handmatig Op aanvraag erapport - e op actieve gebruikers, inclusief de toegangsrechten e Actieve Gebruikers Geautomatiseerd Continu Afgedwongen door HR2day - e op actieve gebruikers, inclusief rollen en profielen e Actieve Gebruikers Geautomatiseerd Continu Mutatieverslag - e herkomst van gegevens en voor welke tijdvakken deze gelden Mutatieverslag e rapport Door klant te bepalen Mutatieverslag - e specifieke mutatiesoorten Mutatieverslag e rapport Door klant te bepalen, standaard tenminste éénmaal per salarisperiode 2.1 s die zeker stellen dat voor iedere medewerker die er recht op heeft een salaris wordt berekend erapport - e bij welke medewerkers de toegang tot HR2day (nog) moet worden geblokkeerd in verband met uitdiensttreding bij werkgever e MW uit Dienst Gebruikers 2.1.1 Het rapport: "e MW actueel" toont per periode per werkgever het aantal medewerker waarvoor een salaris is berekend. Dit aantal kan worden aangesloten met het aantal medewerkers in dienst in HR2day (rapport bezettingsoverzicht), alsmede met iedere andere vastlegging van het aantal medewerkers in een ander systeem. e rapport Door klant te bepalen Vierkantscontrole - e of voor alle aanwezige medewerkers een verloning is aangemaakt: Bezettingsoverzicht aansluiten met aantal verloonde medewerkers (uit rapport Verloonde Medewerkers) e MW actueel HR2day Framework HR2DAY 4
2.1.2 Zodra een arbeidsrelatie wordt gewijzigd of een nieuwe arbeidsrelatie wordt ingevoerd kan een direct worden doorgerekend resp. aangemaakt. Indien deze handeling niet direct door een gebruiker wordt uitgevoerd, kan met de functies "e Doorrekenen en" en "e nieuwe arbeidsrelaties" in het Tabblad en op het scherm een overzicht worden getoond van arbeidsrelaties die nog niet doorgerekend resp. verloond zijn. 2.1.3 Voor arbeidsrelaties met een contract voor bepaalde tijd is het van belang tijdig een keuze te maken tussen beëindiging of verlenging van het lopende contract. Bij beëindiging moet de arbeidsrelatie van een einddatum worden voorzien, alsmede de reden beëindiging en de salarisperiode waarin wordt afgerekend (laatste maand in dienst of juist daarna). 2.1.4 Zodra een einddatum van een arbeidsrelatie wordt ingevoerd is het van belang dat de afrekening op basis van de gemaakte afspraken plaats vindt. Indien deze handeling niet direct door een gebruiker wordt uitgevoerd, kan met her rapport " MW einde AR" een overzicht aangemaakt worden van actuele ontslaggevallen. HR2day biedt de mogelijkheid om de afrekening van ontslag in de laatste actieve maand te doen, een periode daarna of te kiezen voor geen afrekening (van bijvoorbeeld vakantiegeld of eindejaarsuitkering). 2.1.5 Voordat het actuele loontijdvak wordt afgesloten (met de salarisbetaling aan de medewerkers) moet worden gecontroleerd of alle tot op heden uitgevoerde wijzigingen volledig zijn doorgevoerd in de. Vanuit het tabblad en kan daarvoor een controleoverzicht worden aangemaakt (button e Doorrekenen en). en die nog niet volledig zijn bijgewerkt, moeten alsnog eerst worden bijgewerkt voordat de afrondende betaalopdracht wordt aangemaakt. 2.1.6 Voordat het actuele loontijdvak wordt afgesloten (met een salarisbetaling voor nieuwe arbeidsrelaties) moet worden gecontroleerd of voor alle (nieuwe) arbeidsrelaties een is aangemaakt. Vanuit het tabblad en kan daarvoor een controleoverzicht worden aangemaakt (button e Nieuwe Arbeidsrelaties). en die nog niet zijn aangemaakt, moeten alsnog eerst worden aangemaakt voordat de afrondende betaalopdracht wordt aangemaakt. 2.1.7 Vanuit eerdere periodes kunnen TWK-verschillen voortkomen, voorafgaande aan de uitvoering van het betaalproces moet gecontroleerd worden om welke bedragen het gaat en vanuit welke voorgaande periodes deze verschillen zijn ontstaan. e functie Door klant te bepalen erapport - e of verloningen zijn doorgerekend resp. voor nieuwe medewerkers een verloning is aangemaakt e rapport Door klant te bepalen, aanbevolen frequentie eenmaal per salarisperiode erapport - e of arbeidsrelaties met een contract voor bepaalde tijd voorzien zijn van een einddatum contract of een datum einde contract die valt in de voorgaande, de actuele of de volgende salarisperiode e functie Door klant te bepalen erapport - e of voor medewerkers met een afgesloten arbeidsrelatie een verloning is aangemaakt en zo, ja voor welk bedrag e rapport Door klant te bepalen erapport - Voor de uiteindelijke afronding van het loontijdvak kan online worden gecontroleerd of alle ingevoerde mutaties zijn doorgevoerd in de verloningen behorend bij het geselecteerde tijdvak. e rapport Door klant te bepalen erapport - Voor de uiteindelijke afronding van het loontijdvak kan online worden gecontroleerd of alle ingevoerde mutaties zijn doorgevoerd in de verloningen behorend bij het geselecteerde tijdvak. e rapport Door klant te bepalen erapport - e welke voorafgaande periodes in de actuele periode zijn herrekend met als resultaat een TWK-verschil - Het TWK-verschil uit voorgaande periodes wordt in de verloning over de actuele periode verwerkt (extra betaling of inhouding). efuncties in tabblad en e MW AR Contract Bepaalde tijd e MW einde AR e Doorrekenen en, button op tabblad en e Nieuwe Arbeidsrelaties, button op tabblad en e TWK uit voorgaande periodes 2.2 s die zeker stellen dat salarisberekeningen juist en volledig plaats vinden 2.2.1 Met behulp van het Standenregister kan de actuele salarisperiode worden vergeleken met de vorige salarisperiode. Verschillen in bruto, netto, uitbetalen of deeltijdfactor kunnen op basis van een zelf in te geven tolerantiedrempel worden gerapporteerd (inclusief de onderliggende looncomponenten). Hierdoor kunnen de effecten van doorgevoerde wijzigingen worden gecontroleerd. 2.2.2 Individuele aansluitingsrapportages opsommen per regel. Korting ziek; vervangers, etc. e functie Door klant te bepalen erapport - e of geconstateerde verschillen te herleiden zijn tot correcte mutaties Standenregister op Payroll Console e rapport Door klant te bepalen erapport - Signalering van voorkomende aan- of afwezigheidssoorten, die aanleiding kunnen zijn voor kortingen of extra uitbetalingen e Arbeidsverzuim HR2day Framework HR2DAY 5
3 Salarisuitvoer 3.1 s die zeker stellen dat alle uitgaande berichten binnen de werkgever juist en volledig plaats vinden 3.1.1 In het Werkgevers-object wordt per periode (WG_periode) vastgelegd of en zo ja, welke berichten zijn verstuurd. De datum van versturen alsmede de verzendlijst van de verstuurde loonstroken worden vastgelegd in een bestand. 3.1.2 Het rapport "e na te sturen Loonstroken" geeft een overzicht van medewerkers die wel een loonstrook maar geen e-mail adres hebben. N.B. Loonstroken kunnen ook worden toegevoegd aan het digitale dossier en medewerkers kunnen die ook zelf opvragen via het Employee Interaction Center binnen HR2day opvragen. Geautomatiseerd Automatisch WG - e of de set loonstroken van het betrokken tijdvak verzonden is, of de loonaangifte verzonden is, of de berichten aan het pensioenfonds verzonden zijn, etc. e rapport Door klant te bepalen erapport - e of loonstroken op alternatieve wijze verzonden moeten worden (bijvoorbeeld per post via de salarisadministratie) Tabblad Werkgever, WG e na te sturen Loonstroken 3.2 s die zeker stellen dat externe berichten (Belastingdienst, Pensioenfonds, Vervangingsfonds, etc.) juist en volledig plaats vinden 3.2.1 Alle verzonden berichten aan externe partijen worden met tijdstempel vastgelegd in het WG bestand. Pensioenfondsen (zoals bijvoorbeeld APG) met een XML koppeling sturen bij ontvangst een XML-bericht retour aan HR2day. Deze ontvangstbevestiging (van APG) wordt vastgelegd in HR2day. Met het controlerapport "e Werkgever Reguliere " kan de status van de externe aanleveringen worden gecontroleerd (verslagperiode, datum meest recente aanlevering). Indien externe partijen een foutmelding sturen wordt deze geregistreerd door de service desk van HR2day en wordt contact opgenomen met de opdrachtgever. 3.2.2 Bij de te verzenden berichten zit een controle rapport met relevante gegevens per medewerker of werkgever (afhankelijk instantie). Aansluiting met de journaalpost is nader beschreven bij 3.4.2. Geautomatiseerd Door klant te bepalen erapport - e ontvangst externe berichten Tabblad Werkgever, WG - notities en bijlagen, e Werkgever Reguliere Geautomatiseerd Periodiek per aanlevering (veelal maandelijks) Vierkantscontrole - e afdrachten en aansluiting op journaalpost/financiële administratie Verslag batchjob, totaalbedragen sluiten aan op Journaalpost 3.3 s die zeker stellen dat de opdrachten voor uitgaande betalingen (salaris en externe partijen) juist en volledig wordt samengesteld 3.3.1 Incidenteel is het wenselijk om de betaling aan een medewerker te blokkeren, via de arbeidsrelatie (tabblad Betaling/Lnbeslag/Blok) kan dit via een mutatie worden gerealiseerd. Via het rapport 'IBAN niet gevuld of Blokkade' kan een rapport gemaakt worden van medewerkers met geblokkeerde betalingen en/of ontbrekende Bankrekeningnummers. Wanneer een blokkering van de betaling aan de medewerker wordt aan- of uitgezet moet de over het actuele loontijdvak voor die medewerker opnieuw worden verwerkt voordat het betaalbestand wordt aangemaakt. 3.3.2 Het bankbetaalbestand (SEPA) wordt gelijktijdig aangemaakt met de Betalingsopdracht. 3.3.3 De Betalingsopdracht bevat een totaaltelling van de betalen bedragen, alsmede niet uitbetaalde bedragen a.g.v. een ontbrekend bankrekeningnummer of blokkade van de betaling. Dit totaal kan worden aangesloten met het totaal aan te betalen bedragen uit de en (rapport: en periode) en het totaal uitbetalen in de Journaalpost. 3.3.4 Het bankbetaalbestand (SEPA) wordt door HR2day verzonden naar de verantwoordelijke persoon voor de betalingen. Een digitaal afschrift van dit bestand en het Verslag van de Betalingsopdracht wordt vastgelegd in het werkgevers-object per periode e rapport Door klant te bepalen Betalingsopdracht Verslag - e niet te verwerken betalingen e IBAN gevuld of Blokkade Geautomatiseerd Automatisch Vierkantscontrole - Export betaalgegevens t.b.v. bankapplicatie Aansluiting Totaalbedrag op Betalingsopdracht Verslag versus Bankafschrift uit Bankapplicatie e rapporten en journaalpost Handmatig Vierkantscontrole - e detailbetalingen aan medewerkers en/of derden, alsmede niet verwerkte betalingen (geen IBAN-nummer gevuld of over te maken bedrag kleiner of gelijk aan 0,00) e Betalingen Periode Geautomatiseerd Automatisch Bestand WG - e gegevens aanmaak SEPA-bestand salarisbetaling aan medewerkers Verslag batchjob, totaalbedragen sluiten aan op Journaalpost HR2day Framework HR2DAY 6
(WG_periode) evenals de datum van het aanmaken van het bankbetaalbestand. 3.3.5 Na uitvoering van de opdracht tot betalen aan de Bank kan de Betalingsopdracht worden aangesloten op het bankafschrift van de Banktoepassing. Handmatig Per betaalperiode Vierkantscontrole - e aansluiting Payroll versus Financieel Systeem Aansluiting Totaalbedrag op Betalingsopdracht Verslag versus Bankafschrift uit Bankapplicatie 3.4 s die zeker stellen dat journaalposten juist en volledig worden samengesteld 3.4.1 Door HR2day vervaardigde journaalposten hebben een Debet en Credit zijde. Indien de totalen niet in evenwicht zijn geeft HR2day een foutmelding. 3.4.2 Journaalposten kunnen naar wens op werkgever, afdeling of zelfs op medewerker niveau worden gemaakt en aangesloten. Aansluiting kan plaats vinden op in ieder geval de bedragen: uitbetalen, te betalen loonheffingen en premies en te betalen pensioen- en andere premies. Deze bedragen kunnen worden aangesloten met de respectieve totalen en individuele bedragen van de respectievelijke uitvoerverslagen. 3.4.3 Met behulp van de gedetailleerde postenlijst kunnen detail analyses worden uitgevoerd op verschillende aggregatieniveaus, w.o per looncomponent, medewerker, kostenplaats, kostensoort. e rapport Automatisch Journaalpost - e samenstelling journaalpost en aansluiting looncomponenten/grootboekrekeningschema e rapport Handmatig Journaalpost en overzicht per instantie e rapport Geautomatiseerd Gedetailleerde postenlijst in 3 varianten (1. Uitgesplitst één bedrag, 2. Uitgesplitst debet/credit kolom, 3. Compact (één regel per Rubricering)) Aanmaakverslag, melding Debet/Credit - e loonkosten op aggregatieniveau Gedetailleerde postenlijst, via download naar Draaitabel EXCEL - e meest gedetailleerde journaalposten actueel tijdvak Gedetailleerde postenlijst, via download naar Draaitabel EXCEL 3.4.4 Het controleren van het effect van TWK mutaties kan via de gedetailleerde postenlijst en de selectie van periode-in. Hierdoor kan het effect van TWK mutaties worden beoordeeld, e rapport Handmatig Gedetailleerde postenlijst in 3 varianten (1. uitgesplitst één bedrag, 2. Uitgesplitst debet/credit kolom, 3. Compact (één regel per Rubricering)) - e meest gedetailleerde journaalposten actuele en voorgaande loontijdvakken op basis van periode waarin meest recente berekening is uitgevoerd Gedetailleerde postenlijst, via download naar Draaitabel EXCEL 4 Jaarwerk 4.1 s ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 4.1.1 Accountants van grotere werkgevers verlangen vaak een ISAE3402 Type 2 audit; zij kunnen dan volstaan met minder controle werkzaamheden 4.1.2 Accountants verlangen ten behoeve van de jaarrekeningcontrole een (verzamel)loonstaat 4.1.3 Accountants willen ter controle een journaalpost over het gehele jaar Geautomatiseerd Jaarlijks Journaalpost over volledig fiscaal jaar Externe audit Jaarlijks ISAE3402 Type 2 - Basis voor controlewerkzaamheden accountants Verslag laatst uitgevoerde Geautomatiseerd Jaarlijks (Verzamel) Loonstaat - e grondslagen en premies in voorgeschreven formaat Loonstaat en Verzamelloonstaat - e jaargegevens op basis van alle aangemaakte journaalposten Gedetailleerde postenlijst, via download naar Draaitabel EXCEL HR2day Framework HR2DAY 7
4.1.4 Accountants willen ter controle een overzicht van alle detailmutaties Geautomatiseerd Jaarlijks Gedetailleerde postenlijst per fiscaal jaar - e mutaties op detailniveau Gedetailleerde postenlijst, via download naar Draaitabel EXCEL 5 Change Management 5.1 s die zeker stellen dat wijzigingen in wetgeving, relevante cao of arbeidsvoorwaarden juist en volledig worden verwerkt 5.1.1 Wijzigingen in wetgeving en cao worden bijgehouden door expertise centrum HR2day via signaal abonnementen. Indien dit tot wijzigingen in de inrichting van parameter sets leidt worden deze met ingangsdatum verwerkt door medewerkers expertise centrum. Dit proces is onderdeel van emerus' certificering 5.1.2 Wekelijks vindt overleg plaats tussen expertise centrum en development over geplande wijzigingen in wetgeving en cao. Wetgeving die leidt tot aanpassingen in software in plaats van parameters worden tijdig ingepland. Wekelijks vindt voortgangsoverleg plaats. Dit proces is onderdeel van emerus' certificering 5.1.3 Op verzoek van klanten kan de Service Desk van HR2day bepaalde wijzigingen doorvoeren. Deze wijzigingen worden alleen doorgevoerd na ontvangst van formele opdracht door een geautoriseerde gebruiker. Externe audit Jaarlijks ISAE3402 Type 2 Verslag laatst uitgevoerde Externe audit Jaarlijks ISAE3402 Type 2 Verslag laatst uitgevoerde e rapport Op aanvraag Wijzigingen door emerus (Arbeidsrelatie en ) - e import mutaties, controle collectieve mutaties door HR2day uitgevoerd Mutatieverslag (filter op HR2day) 5.2 s die zeker stellen dat programma wijzigingen worden gedocumenteerd, geautoriseerd, getest en goedgekeurd voordat zij in productie worden genomen 5.2.1 Programmawijzigingen vinden plaats in de centrale ontwikkelomgeving van HR2day. Dit proces is onderdeel van emerus' certificering Externe audit Jaarlijks ISAE3402 Type 2 Verslag laatst uitgevoerde 5.3 s die zeker stellen dat alleen geautoriseerde gebruikers programma wijzigingen in produktie mogen doorvoeren 5.3.1 De HR2day omgeving bevat een uitgebreid audit trail op wie welke wijzigingen in de productie omgeving heeft doorgevoerd. Is ook onderdeel van ISAE3402 verklaring. 5.3.2 Programmawijzigingen kunnen via logische toegangscontrole en beveiligingsmechanisme alleen worden doorgevoerd door medewerkers met het desbetreffende systeemprofiel. De uitgifte van deze profielen wordt beperkt tot daartoe geautoriseerde medewerkers. Wekelijks vindt controle plaats van deze uitgereikte profielen. Dit proces is onderdeel van emerus' certificering. Externe audit Jaarlijks ISAE3402 Type 2 Verslag laatst uitgevoerde Externe audit Jaarlijks ISAE3402 Type 2 Verslag laatst uitgevoerde 6 General IT s 6.1 s die zeker stellen dat de IT-omgeving veilig en betrouwbaar is en gegevensverwerking continu kan plaatsvinden gedurende contractperiode 6.1.1 Onderdeel van ISAE3402 Type 2 certificering Externe audit Jaarlijks ISAE3402 Type 2 Verslag laatst uitgevoerde HR2day Framework HR2DAY 8
Beschikbare controlerapporten met verwijzing naar controlemaatregel Naam rapport/bestand Index e Route naar opstart in HR2day Gegevensobjecten Opmerkingen Betalingsopdracht Verslag Periode 3.3.2 Totaalbedrag gelijk aan: 1. Kolom 'Uitbetalen' op rapport 'en actuele periode' en 2. totaal 'Uitbetalen' in de Journaalpost e Actieve Gebruikers 1.2.1, 1.2.3, 1.2.4 e welke medewerkers recent hebben aangelogd en met welke frequentie e Arbeidsverzuim 2.2.2 e op soorten afwezigheid (kan aanleiding zijn voor korting op salaris) en/of vervanging (aanleiding zijn voor extra betaling en/of declaratie) e Betalingen Periode 3.3.3 e van uitbetalingen die tijdens de geselecteerde periode vanuit de verloning zijn of worden uitbetaald aan de medewerkers zelf of derden (bijvoorbeeld in geval van loonbeslag) e Doorrekenen en 2.1.5 e of er nog mutaties zijn ingevoerd, die nog niet verwerkt zijn in de * e IBAN gevuld of Blokkade 3.3.1 Medewerkers waarvan het IBAN nummer niet gevuld is of waarbij de betaling geblokkeerd is, deze gaan niet mee in het betaalbestand over de geselecteerde salarisperiode e MW AR Contract Bepaalde tijd 2.1.3 e van nieuwe medewerker/arbeidsrelatie met een contract voor bepaalde tijd, waarvan de einddatum arbeidsrelatie of de einddatum contract actueel is (of niet gevuld) e MW basisgegevens gevuld 1.1.1 BSN-nummer, geboortedatum, woonadres niet of niet volledig gevuld + opgevoerde datum-in-dienst en datum-uit-dienst e MW uit Dienst Gebruikers 1.2.7 Medewerkers uit dienst in vorige of actuele salarisperiode, op basis daarvan moet de toegang tot HR2day geblokkeerd worden met ingang van een door de klant bepaalde datum* Console, Betaalopdracht Totaalbedrag + Lijst Netto Betalingen Medewerkers en Derden o.b.v. en (incl. netto loonverdeling) User Verzuim, Vervanging, Hangt direct samen met de toegepaste functionaliteit Map HR2day Rapport is initieel gebaseerd op de actuele periode Tabblad en, Button: e Doorrekenen en Arbeidsrelatie, Medewerker, Werkgever Werkgever, Medewerker, User * Als er regels in het verslag verschijnen, dan moet de verloning voor de betrokken medewerker(s) worden aangemaakt of ververst * Opvoeren en blokkeren van gebruikers wordt specifiek toegewezen aan een beheerder bij de klant of de servicedesk HR2day - klant bepaalt daarbij in hoeverre een medewerker die uit dienst is (of gaat) nog toegang heeft tot HR2day HR2day Framework HR2DAY 9
e na te sturen Loonstroken 3.1.2 e op niet ingevulde e-mailadressen (privé en zakelijk), dan wordt geen toezending loonstrook via mail uitgevoerd* Werkgever en Medewerker * Indien bij een medewerker mailadressen ontbreken wordt geadviseerd het centrale emailadres van HR in te vullen, de specificaties die kunnen vanaf dat centrale emailadres verzonden worden (per post bijvoorbeeld) e Nieuwe Arbeidsrelaties 2.1.6 e of er arbeidsrelaties zijn toegevoegd, waarvoor nog geen verloningen zijn aangemaakt * e Toegepaste Looncomponenten 1.1.6 e welke looncomponenten tijdens de verslagperiode in de en zijn gebruikt e TWK uit voorgaande 2.1.7 e omvang van TWK voorgaande maanden ten opzichte van periodes actuele maand e Mutaties 1.1.5 Looncomponenten in de, die na de initiële zijn bewerkt of als incidentele/aanvullende mutatie zijn opgevoerd e MW actueel 2.1.1 e van aanwezige medewerker/arbeidsrelatie die een betaling ontvangen vanuit de salarisadministratie e MW einde AR 2.1.4 e van afgesloten arbeidsrelaties waarvoor in de actuele maand een verloning is aangemaakt e MW nieuwe AR 2.1.2 e van nieuwe medewerker/arbeidsrelatie die een betaling ontvangen vanuit de salarisadministratie e Werkgever Reguliere 3.2.1 Per salarisperiode kunnen loonstroken via e-mail geleverd worden aan de betrokken medewerkers en berichten aan externe instanties of de (eigen) financiële administratie via de journaalpost, via dit overzicht kan worden gecontroleerd of en zo ja op welke datum de gegevens het meest recent zijn verzonden (per salarisperiode). Dagelijkse controlejob (PM) 1.1.1 Check op consistentie, specifiek op verzoek individuele klant (maatwerk) Journaalpost Periode 3.4.2 e Debet-Credit in evenwicht, e Debet-Credit Totaalbedrag, Verdeling op aggregatieniveau - detail in Journaalpost Journaalpost per volledig jaar (of deel daarvan) Journaalpost Periode 4.1.3 e Debet-Credit in evenwicht, e Debet-Credit Totaalbedrag, Verdeling op aggregatieniveau - detail in Journaalpost 3.4.2 Gedetailleerd periodeverslag journaalposten, sluit aan op aangemaakte journaalpost t.b.v. financieel systeem - rapportages vervolgens mogelijk via MS-EXCEL / Draaitabel Tabblad en, Button: e Nieuwe Arbeidsrelaties Automatische systeemjob controle consistentie, bij meldingen signaal naar gebruiker via Servicedesk HR2day Console, Journaalpost Console, Journaalpost Console, Journaalpost Arbeidsrelatie,, Looncomponenten (output), Looncomponenten (output), Looncomponenten (output) Werkgever Journaalposten o.b.v. en (incl. Looncomponenten Output) Journaalposten o.b.v. en volledig jaar (incl. Looncomponenten Output) Journaalposten o.b.v. en (incl. Looncomponenten Output) * Als er regels in het verslag verschijnen, dan moet de verloning voor de betrokken medewerker(s) worden aangemaakt Uitvoering o.b.v. aanvulling in geldende overeenkomst In verband met de omvang van het bestand wordt het bestand in ZIP-formaat aangemaakt HR2day Framework HR2DAY 10
Journaalpost per volledig jaar (of deel daarvan) 3.4.3 Gedetailleerd jaarverslag journaalposten, sluit aan op aangemaakte journaalpost t.b.v. financieel systeem - rapportages in MS-EXCEL / Draaitabel Console, Journaalpost Klantspecifieke controlerapporten 1.1.6 Klant- of CAO-specifieke regelingen, eigen controlerapporten Framework en/of map <Klantnaam> Loonaangifte Periode 3.2.1 Digitale gegevenslevering aan de Belastingdienst Console, Loonaangifte Loonaangifte Overzicht Periode 3.2.2 Bedragen per werknemer gelijk aan detailregels Journaalpost Loonaangifte SEPA Betaalopdracht Periode Console, Loonaangifte 3.2.1 Bedragen conform Loonaangifteverslag, WG en Journaalpost Console, Loonaangifte Loonaangifte Verslag Periode 3.2.2 Bedragen per werknemer gelijk aan detailregels Journaalpost Console, Loonaangifte Loonstaat 4.1.2 Salarisperiodes- en Jaarcumulatieven Console, Loonstaten (erapporten/loonstaten) Loonstaat (uitgebreid) 4.1.2 Salarisperiodes- en Jaarcumulatieven plus extra kolommen (onder meer SV-premie, Opbouw Vakantiegeld, Onbelaste Vergoedingen, Reiskosten, Pensioenpremie, Opbouw Eindejaarsuitkering) Mutatieverslag (bij Medewerker) 1.1.4, Ingevoerde mutaties met begin- en/of einddatum 1.2.5, 1.2.6 Mutatieverslag (bij Werkgever) 1.1.4, Ingevoerde mutaties met begin- en/of einddatum 1.2.5, 1.2.6 Online Arbeidsvoorwaardencluster(s), Parameter(s), Looncomponenten 1.1.2 e stuurgevens, basis voor berekening (inclusief ingangs- en einddatum geldigheid over periode). Participatiefonds Premiebestand 3.2.1 Bedragen per werknemer gelijk aan detailregels Journaalpost PensAangifte SEPA Periode 3.2.1 Bedragen conform Pensioenaangifteverslag, WG en Journaalpost Console, Loonstaten (erapporten/loonstaten) Tabblad: Medewerker/arbeidsrelaties (button mutatieverslag) Console, Mutatieverslag (erapporten/loonstaten) Tabblad Arbeidsvoorwaardenclusters, Tabblad Parameters of Tabblad Looncomponenten Console, Pensioenaangifte Journaalposten obv en volledig jaar (incl. Looncomponenten Output), Looncomponent Rapportage aan Belastingdienst d.m.v. XMLbericht Rapportage per arbeidsrelatie, per periode Grondslag SV, Grondslag LH, Premie SV, ZVW, Loonheffing en TWKaanduiding Reguliere betaling aan Belastingdienst via Financiële Administratie Rapportage SV Premies, ZVW en Loonheffing o.b.v. en + status WKR en incl. Looncomponenten output en incl. Looncomponenten output Looncomponent Looncomponent Arbeidsvoorwaardecluster, Parameters, Looncomponenten Medewerker, Arbeidsrelatie Reguliere betaling aan Pensioenfonds via Financiële Administratie HR2day Framework HR2DAY 11
Pensioenaangifte Gegevenslevering 3.2.1 Door pensioenfonds voorgeschreven gegevenslevering Console, Pensioenaangifte Pensioenaangifte Overzicht Periode 3.2.2 Bedragen per werknemer gelijk aan detailregels Journaalpost Pensioenaangifte Verslag Periode 3.2.2 Bedragen per werknemer gelijk aan detailregels Journaalpost SEPA Periode (Bijvoorbeeld SEPA 12-2015 voor het betaalbestand van periode 12 van 2015) SEPA RF (Risicofonds, Primair Onderwijs - indien verzekerd) SEPA VF-PF (Vervangingsfonds, Primair Onderwijs - indien verzekerd) 3.3.2 Totaalbedrag betaalbestand moet overeen komen met de kolom 'Uitbetalen' op rapport 'e MW actueel' en ook met het totaal van het looncomponent 'Uitbetalen' in de Journaalpost * 3.2.1 Bedragen per werknemer gelijk aan detailregels Journaalpost 3.2.1 Bedragen per werknemer gelijk aan detailregels Journaalpost Console, Pensioenaangifte Console, Pensioenaangifte Console, Betaalopdracht Signalering D-C Verschil 3.4.1 Jobverslag Journaalpost Console, Journaalpost Standenregister 2.2.1 Vergelijking actuele en voorgaande maand: 1. Bruto, Netto, Uitbetalen of Deeltijdfactor; 2. Bedrag of Percentage Verslag Batchjob 3.2.1 e verslag aanmaak digitale bestanden tbv derden Verslag Batchjob 3.3.4 e aanmaak digitale bestanden tbv derden Vervangingsfonds Declaratiebestand 3.2.2 Bedragen per werknemer gelijk aan detailregels Journaalpost Vervangingsfonds Premiebestand 3.2.2 Bedragen per werknemer gelijk aan detailregels Journaalpost Console, Standenregister (erapporten/loonstaten) Rapportage aan Pensioenfonds d.m.v. XMLberichten Rapportage per arbeidsrelatie, per periode werkgever- en werknemerspremies relevante pensioenregeling 1 t/m 5 Rapportage Pensioenpremies 1 t/m 5 (werkgever/werknemer) Netto betalingen Medewerkers en Derden o.b.v. en (incl. netto loonverdeling) Medewerker, Arbeidsrelatie Verzuim, Vervanging Verschil debet-credit en incl. Looncomponenten output Verzuim, Vervanging Medewerker, Arbeidsrelatie * Als het grootboekrekeningschema (behorend bij de werkgever) is ingericht zodat er separaat een totaal 'uitbetalen' in de journaalpost wordt geproduceerd, dan werkt dit. Anders moet het grootboekrekeningschema daarop worden aangepast HR2day Framework HR2DAY 12
Vervangingsfonds Premiebestand Detail Vervangingsfonds/ Participatiefonds Totaaloverzicht Vervangingsfonds/ Participatiefonds Verslag 3.2.2 Bedragen per werknemer gelijk aan detailregels Journaalpost 3.2.1 Aantal records Declaratiebestand + Totaalbedrag Declaraties, Aantal records Premiebestand Vervangingsfonds + Premiegrondslag + Premiebedrag VF Verplicht + Premiebedrag VF Vrijwillig, Aantal records Premiebestand Participatiefonds + Premiegrondslag + Premiebedrag totaal + Contactpersoon incl. telefoonnummer contactpersoon 3.2.1 Aantal records Declaratiebestand + Totaalbedrag Declaraties, Aantal records Premiebestand Vervangingsfonds + Premiegrondslag + Premiebedrag VF Verplicht + Premiebedrag VF Vrijwillig, Aantal records Premiebestand Participatiefonds + Premiegrondslag + Premiebedrag totaal Verzamelloonstaat 4.1.2 Jaarcumulatieven in kolommen Console, Loonstaten (erapporten/loonstaten) Medewerker, Arbeidsrelatie en incl. Looncomponenten output HR2day Framework HR2DAY 13