Change Management beschrijving van procedures Aan: Projectgroep Ontwikkeling FlorEcom (PROF) Van: G. Heemskerk Betreft: FlorEcom change management Versie: 1.3 Datum: 31 januari 2002
1. Inleiding Deze notitie beschrijft de procedures met betrekking tot wijzigingen in de FlorEcom standaard. 1.1 Versie beheer Versie datum documentnaam reden van uitgifte 1.3 31/01/2002 FlorEcom Change Management Updaten tekst WOF -> PROF 5.1 2. FlorEcom standaard Onder de FlorEcom standaard worden alle formeel door of namens het FlorEcom bestuur vastgestelde documenten verstaan die betrekking hebben op: de algemene implementatierichtlijnen t.a.v. de uitwisseling van FlorEcom berichten (vastgelegd in de General Implementation Guideline (GIG); de functionele procedurebeschrijvingen (FPB s) behorende bij de FlorEcom berichten; de FlorEcom codelijsten (beschreven in de een code list readme.doc); de van de FPB afgeleide message Set Implementation Guidelines (SIG); de Convention Manuals (CM) van de FlorEcom berichten. 3. Wijzigingen Doel van FlorEcom standaard is het bieden van een hulpmiddel voor een optimaal efficiënte uitwisseling van elektronische berichten tussen alle relevante partijen in de sierteeltsector tegen een minimum aan kosten op de (middel)lange termijn. De procedures en berichten zijn daartoe zorgvuldig en in nauw overleg met alle betrokken partijen ontwikkeld volgens de laatste inzichten op het betrokken kennisdomein. Bedrijfsprocessen binnen de sector en de stand van kennis en techniek zijn aan voortdurende verandering onderhevig. Wijzigingen in de FlorEcom standaard zijn daarom op termijn niet te vermijden, wil men althans aan de doelstelling van een optimaal efficiënte berichtuitwisseling blijven beantwoorden. Omdat elke wijziging consequenties kan hebben voor de applicaties die ervan gebruik maken dient er een zorgvuldige analyse uitgevoerd te worden alvorens een wijziging daadwerkelijk wordt doorgevoerd. Niet alleen het doorvoeren van een wijziging sec in de standaard is van belang, maar ook het maken van afspraken tussen de deelnemende partijen in FlorEcom over het moment van doorvoeren van de wijziging in de dagelijkse praktijk. Of een wijziging (veel) consequenties voor de applicaties kan hebben hangt af van de aard van de wijziging. We kunnen de volgende wijzigingen onderscheiden: 3.1 Wijziging in berichtstructuur Dit betreft het voorkomen van segmenten in een Edifact bericht. Veranderingen kunnen betrekking hebben op het aantal de aard van segmentvoorkomens (verplicht, optioneel, conditioneel). Krachtens de in de GIG vastgelegde conventies t.a.v. bericht versie- en release nummering, leidt elke wijziging van het aantal voorkomens tot een wijziging in het bericht releasenummer. 31-01-2002 pag. 1
Wijzigingen in de berichtstructuur hebben daarom altijd implicaties voor de achterliggende software, ook al heeft het opheffen of verminderen van het aantal voorkomens van een optioneel segment op zichzelf voor de applicatie meestal geen technische consequenties. 3.2 Wijziging in de berichtinhoud Dit betreft een verandering in het voorkomen of het formaat van een data-element binnen een berichtsegment. De volgende wijzigingen hebben implicaties voor de verwerkende softwaresystemen: formaatwijziging van alphanumeriek naar numeriek; verhoging van het aantal maximaal posities van een data-element; toevoeging van data-elementen in source messages; verwijderen van verplichte of conditionele data-elementen. Overige wijzigingen (formaatbeperkingen, verwijdering van optionele dataelementen, toevoeging van data-elementen in response berichten) hebben doorgaans geen gevolgen voor de ontvangende software. 3.3 Wijziging in codes en qualifiers De FlorEcom Convention manuals onderscheiden twee typen codes en qualifiers: gefixeerde en variabele. De gefixeerde codes en qualifiers worden expliciet in de CM genoemd. Aanpassing van deze codes (nieuw, vervallen, gewijzigd) heeft altijd gevolgen voor de software. Variabele codes worden niet expliciet in de CM genoemd; de CM bevat een verwijzing naar de betrokken externe codelijst. Wijziging in deze codelijsten hebben geen gevolgen voor degelijk ontworpen softwaresystemen (indien de waardes niet hard in de software zijn gecodeerd). 3.4 Wijziging in business procedures Veranderingen in business procedures zullen veelal (ingrijpende) aanpassingen van de betrokken software met zich meebrengen. Of en hoe groot die wijzigingen zijn, valt op voorhand niet te zeggen. De FlorEcom servicedesk is in staat dit in grote lijnen te bepalen. 3.5 Tekstuele wijzigingen De complete FlorEcom standaard is vastgelegd in honderden pagina s tekst. Die tekst kan (zal nog steeds) taal- en of schrijffouten en/of onduidelijkheden in de uitleg bevatten. Het verbeteren van taal- of schrijffouten en het ophelderen van passages heeft geen gevolgen voor de FlorEcom systemen. 4. Update beleid De huidige standaard is namens het FlorEcom bestuur officieel vastgesteld; ten aanzien van updates wordt een terughoudend beleid voert. Dat wil zeggen dat: wijzigingen in de standaard, die gevolgen hebben voor de achterliggende applicaties tot een minimum worden beperkt en als regel wordt ernaar gestreefd dit maximaal 1 keer per jaar door te voeren. 4.1 Update procedure De volgende update procedure is vastgesteld: 31-01-2002 pag. 2
4.1.1 Aanmelding wijzigingsverzoek Een verzoek tot wijziging van de standaard, hetzij op het niveau van de structuur of inhoud van de berichten, hetzij in code, procedures of tekst, kan worden ingediend door het gebruikersplatform (GPF) de PROFof software-ontwikkelaars. Ieder verzoek wordt aangemeld bij de FlorEcom servicedesk. De FlorEcom servicedesk beoordeelt of het wijzigingsverzoek gerechtvaardigd is of dat het probleem dat aan het verzoek ten grondslag ligt kan worden opgelost zonder wijziging van de standaard. Als dat niet het geval is, wordt het verzoek voorgelegd aan de PROF. De PROF besluit al dan niet of het verzoek in behandeling wordt genomen; ieder verzoek en de mogelijke oplossingen worden ten alle tijden voorgelegd aan het GPF. Het verzoek dat in behandeling wordt genomen wordt voorgelegd aan de 'Change Management Group" (CMG). 4.1.2 Beoordeling van het wijzigingsverzoek De CMG gaat na of het honoreren van het wijzigingsverzoek gevolgen heeft voor de achterliggende software: Zo nee, dan wordt de wijziging in de standaard doorgevoerd. De CMG en de gebruikers worden van die wijziging op de hoogte gesteld via de hierna beschreven methode van update distributie. Zo ja, dan worden het wijzigingsverzoek en de mogelijke oplossing(en) nader afgewogen en voorzien van een aanbeveling. Deze aanbeveling wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de PROF; de PROF besluit over het voorstel/oplossing, zonodig nadat dit in het GPF is besproken. Distributed Datanet heeft in dit proces een adviserende rol; zij is verantwoordelijk voor het gebruik van de standaarden in internationaal verband en kan als zodanig aangeven welke consequenties de voorgestelde wijziging(en) hebben bij de betreffende internationale (zijnde de 'niet-florecom') gebruikers. Wordt een wijzigingsverzoek gehonoreerd, dan zal de wijziging als regel ingaan op het eerstvolgende formele updatetijdstip. Wordt een verzoek met een hoge prioriteit, in overeenstemming met de aanbeveling en prioritering van de CMG, gehonoreerd, dan kan de PROF besluiten de update te laten ingaan op een door haar te bepalen datum. 5. Update distributie 5.1 Vastlegging van wijzigingen Elke update (eerstelijns of tweedelijns) wordt door de FlorEcom servicedesk aangebracht in het betrokken document, en/of de codelijst, en/of testberichten. een wijziging in een FlorEcom document komt tot uitdrukking in een hoger document versienummer en een veranderde datum; een wijziging in een codelijst komt tot uitdrukking in een verandering van het weeknummer in de filenaam van het betrokken bestand. Een wijziging in een FlorEcom document wordt voorts geregistreerd in een update overview: een document met daarin update datum, de naam/versie het betrokken document en een omschrijving van de aard van de wijziging. 31-01-2002 pag. 3
5.2 Melding van updates De gewijzigde FlorEcom documentatie wordt op de betreffende plaats op de website van FlorEcom gepubliceerd. Elke wijziging wordt aan geregistreerde gebruikers van de standaard en de leden van de CMG gemeld d.m.v. een E-mail van de servicedesk, waarin melding wordt gemaakt van de nieuwe update; de gewijzigde documentatie kan door de geregistreerde gebruikers vervolgens van de website worden opgehaald. 6. Wijzigingen van codelijsten worden niet gemeld. Het ophalen van gewijzigde codelijsten behoort tot de standaard procedures van de betrokken applicaties. 31-01-2002 pag. 4