AMERIKALEI 163 2000 ANTWERPEN TEL 03 230 68 84 FAX 03 230 71 52 info@jurimmo.be www.jurimmo.be VERZEKERINGEN IMMOBILIËN JURIDISCH ADVIES Dhr. Peter Sels Sels.peter@gmail.com. Antwerpen, 09/03/2011 Betreft: Offerte Syndicusbeheer van een appartementsgebouw D_Factory gelegen te Plankenbergstraat 112-118 te Deurne. Geachte, Naar aanleiding van de nieuwe wet op de mede-eigendom van 2 juni 2010 is er heel wat veranderd met betrekking tot het beheer van een vereniging van mede-eigenaars, de taken van de syndicus en de betrokken aansprakelijkheid. Wij bezorgen U dan ook graag ons voorstel voor het beheer van een appartementsgebouw met kavels aangepast aan deze nieuwe regelgeving. De syndicus neemt het administratief, financieel en technisch beheer waar (voor een uitgebreide beschrijving van het takenpakket, zie offerte in bijlage) waarbij hij namens de mede-eigenaars instaat voor het dagelijks beheer en de uitbating van de gemeenschappelijke delen. De uitvoering van deze taken zoals die door basisakte en reglement van mede-eigendom worden beschreven, moet hij zodanig organiseren zodat de rechten van de individuele eigenaar worden gewaarborgd. Het is evident dat een syndicus moet beschikken over voldoende kennis, zowel op financieel, fiscaal, juridisch als bouwkundig vlak. Dit alles vraagt uiteraard om een goede organisatie en het is dan ook logisch dat er door onze beroepsfederatie, het BIV, hoge eisen worden gesteld inzake deontologie, eerbaarheid en solvabiliteit. Iedere professionele syndicus moet daarom bij het BIV ingeschreven zijn en de daarbij opgelegde regels naleven. Bovendien staan wij garant voor een regelmatige controle en nazicht van de gemeenschappelijke delen. De herstellingen en allerlei karweien zullen wij op vraag laten uitvoeren aan de beste voorwaarden. Indien U na het doornemen van onze offerte nog vragen heeft hetzij over het takenpakket van de syndicus hetzij over de offerte zelf, kan U steeds met ons contact opnemen. U bent meer dan welkom op ons kantoor voor verdere uitleg. Met vriendelijke groeten, Wim Van Den Broeck Zaakvoerder Voor Jurimmo BVBA CBFA 023344A BIV 202424
Offerte voor het beheren van D_Factory gelegen te Plankenbergstraat 112-118 te Deurne. 1. TAKENPAKKET Alle taken die door de syndicus worden uitgevoerd moeten steeds in overeenstemming zijn met: 1. De wetten, decreten, reglementen e.d. die door de bevoegde overheden werden uitgevaardigd en die betrekking hebben op mede-eigendom. 2. De deontologische verplichtingen opgelegd door het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV) 3. De bepalingen uit de basisakte en het algemene reglement van mede-eigendom. 1.1. Administratief beheer Verzamelen, bewaren en ter inzicht houden van de basisgegevens van het gebouw en van alle nodige documenten met het oog op een optimaal beheer. Jaarlijkse Algemene Vergadering: Opstellen van de agenda en dagorde, versturen van de uitnodigingen per aangetekend schrijven, tenzij een uitdrukkelijke, individuele en schriftelijke volmacht werd gegeven, en opstellen van de aanwezigheidslijst. Organiseren en bijwonen van de algemene vergadering. Notuleren van de beslissingen. De beslissingen optekenen in het register. Opstellen van het verslag van deze vergadering en overmaken van dit verslag aan alle eigenaars binnen de wettelijke voorziene termijn. Het register van de verslagen van de algemene vergaderingen kan geraadpleegd worden op het kantoor van de syndicus. Uitvoeren van de beslissingen van de algemene vergadering. De mede-eigenaars, indien gewenst of na beslissing van de algemene vergadering of raad van mede-eigendom, vertegenwoordigen bij het onderschrijven van contracten zoals bijvoorbeeld de contracten met personeel, onderhoudsfirma's, verzekeringsmaatschappijen, contracten voor herstellingswerken, enz. Overzicht van de beslissingscriteria tot het stellen van daden, noodzakelijk in de waarneming van het beheer. Vertegenwoordiging van de mede-eigenaars in alle andere daden. Het verschaffen van het nodige advies en eventuele bemiddeling bij geschillen: - betwistingen met derden - betwistingen met mede-eigenaars. Onmiddellijke kennisgeving aan alle eigenaars van alle rechtsvorderingen door of tegen de Vereniging van Mede-Eigenaars. Het bewaren van het postinterventiedossier bewaren voor zover de basisakte hierin voorziet.
Algemeen administratief werk: secretariaatswerk, briefwisseling naar eigenaars per e-mail, Het de mede-eigenaars mogelijk maken inzage te nemen van alle niet privatieve documenten of gegevens m.b.t. de mede-eigendom, met name via een website. De lijst van de persoonsgegevens bijwerken van de mede-eigenaars en de stemgerechtigden van de algemene vergadering op het ogenblik dat deze informatie wordt meegedeeld door de betrokken mede-eigenaar. 1.2. Financieel beheer De syndicus is geen boekhouder in de gebruikelijke betekenis van het woord. Echter zowel de wet op de mede-eigendom als de basisakte/algemeen reglement geven hem omtrent het financieel beheer enkele duidelijk omlijnde taken. Het K.B. waarvan sprake in de nieuwe wet werd nog niet uitgevaardigd maar van zodra dit in werking treedt zullen uiteraard ook deze regels gevolgd worden. Na zijn aanstelling opent de syndicus een nieuwe financiële rekening op naam van de Vereniging van mede-eigenaars. De syndicus kan namelijk geen bestaande rekeningen overnemen of voortzetten. De uittredend syndicus dient de boekhouding van de vereniging volledig af te sluiten, een eindafrekening te maken met volledige verrekening/teruggave van het werkkapitaal en hij moet een sluitende en correcte balans opmaken. Het samenstellen van het werkkapitaal (permanente provisie). Dit werkingskapitaal zal in samenspraak met de eigenaars worden vastgelegd op basis van de voorziene kosten in een boekhoudkundige periode en dient om gedurende die periode aan de financiële verplichtingen van de gemeenschap te voldoen. Het werkingskapitaal dient voldoende te zijn om alle kosten van een volledige boekhoudkundige periode te dekken. De syndicus zal hiervoor een kostenbegroting opmaken. Men kan dit werkingskapitaal vergelijken met het startkapitaal van een vennootschap; het wordt slechts éénmalig volstort en wordt niet opgenomen in de afrekening. Het werkingskapitaal is eigen aan de eigenaar en zijn appartement en wordt terugbetaald na verkoop. De verrekening van het werkingskapitaal tussen koper en verkoper kan enkel door de syndicus gebeuren. Controle en betaling van binnenkomende facturen en het opmaken van betalingsdocumenten. Betalingen gebeuren enkel mits een bewijskrachtig stuk. Al deze stukken (facturen, nota s, ) worden ingeboekt, genummerd en geklasseerd. Uiteraard kan de syndicus geen betalingen doen voor werken die niet door hem werden besteld met uitzondering van werken bij hoogdringendheid en waarvan de syndicus onmiddellijk op de hoogte werd gesteld door de betrokken mede-eigenaar/opdrachtgever. Ingeval van twijfel of discussie behoudt de syndicus zich het recht voor om een factuur ter goedkeuring voor te leggen aan de Raad van Mede-Eigendom of zelfs de Algemene Vergadering. Het verdelen van de kosten over een jaarlijkse afrekening van de kosten. (Dit kan ook eventueel halfjaarlijks of per driemaandelijks mits aanpassing van het beheersloon) In deze afrekening wordt een verdeling gemaakt van de kosten tussen de verschillende eigenaars volgens de basisakte per kostensoort. Een syndicusafrekening bevat dan ook de volgende onderdelen:
o Gedetailleerde lijst met vermelding van alle facturen voor het hele gebouw onderverdeeld per kostensoort. o Individuele afrekening waarop per kostensoort wordt vermeld welke het aandeel van de mede-eigenaar is. Deze afrekening vermeldt ook steeds het aandeel in het werkingskapitaal en het reservefonds. o Balans. Na het afrekenen van de kosten staat de syndicus in voor het innen van de verschuldigde bedragen bij de verschillende individuele eigenaars. Begrotingsraming voorbereiden voor de lopende uitgaven van onderhoud, werking van de gemene delen, alsook een begrotingsraming voor de buitengewone te verwachten kosten en deze begroting voorleggen aan de algemene vergadering. Het opstellen van het financieel verslag. Indien nodig het voorbereiden en begeleiden van juridische dossiers. Archivering van alle boekhoudkundige stukken. Indien de mede-eigenaars dit wensen beheren en adviseren wij eveneens inzake (de opbouw van) het reservefonds. De syndicus kan adviseren bij de samenstelling van een realistisch kapitaal. Dit reservekapitaal kan enkel aangewend worden voor grote investeringswerken waarvoor voorafgaand goedkeuring werd gegeven door de algemene vergadering. 1.3. Technisch beheer Doelstellingen Het is de taak van de syndicus om ervoor te zorgen dat het gemeenschappelijk patrimonium op een goede manier in stand wordt gehouden. Zo moet hij erop toezien dat alle technische installaties operatief blijven, occasionele defecten laten herstellen, voorstellen doen voor een optimalisering van het gebouw en zijn installaties. Opvragen en vergelijken van prijsoffertes voor de uitvoering van werken. Het bestellen, plannen en controleren van alle onderhouds-, herstellings-, en renovatiewerken. De syndicus zorgt ervoor dat alle werken waartoe de algemene vergadering heeft beslist, worden uitgevoerd en dat alle wettelijk verplichte onderhoudsovereenkomsten worden afgesloten, uitgevoerd en opgevolgd. In geval van hoogdringendheid zal de syndicus alle dringende en noodzakelijke werken bestellen en laten uitvoeren (eventueel en indien mogelijk na overleg met de raad van Mede-Eigendom) Studie m.b.t. de beste prijs - kwaliteitsverhouding en kostenbesparende maatregelen. Follow up van de technische installaties. Jaarlijks een evaluatierapport voorleggen aan de algemene vergadering m.b.t. geregeld verrichte leveringen.
Bij deze willen wij benadrukken dat de mede-eigenaars vrij blijven zelf leveranciers te kiezen en ook deze werken zullen wij in het oog houden. Werking Om de hierboven vermelde doelstellingen te bereiken dient de Algemene Vergadering aan de Raad van Mede-Eigendom en de syndicus voldoende volmachten te geven alsook de nodige financiële middelen om de opdrachten uit te voeren. Eigenaars en bewoners moeten hierbij hun medewerking verlenen. Het kan nodig zijn dat de syndicus toegang krijgt tot privatieve delen om een probleem op te lossen en uiteraard moeten eventuele defecten onmiddellijk gemeld worden aan de syndicus zodat er actie kan ondernomen worden. Langs de kant van de syndicus wordt er gezorgd dat bevoorrading en onderhoud van gemeenschappelijke zaken worden opgevolgd. Hij groepeert alle meldingen, opmerkingen en rapporten van aannemers, eigenaars, bewoners, Op die manier kan de syndicus voorstellen doen aan de Algemene Vergadering om het gebouw in optimale staat te behouden. 2. VERGOEDING Voor de uitvoering van het volledige syndicusbeheer zoals hierboven beschreven en volgens de deontologische normen van het B.I.V. kunnen wij U volgende prijs aanbieden: Rekening houdend met de extra taken inzake de nieuwe wet kunnen wij u een prijs aanbieden van 390,00 per maand voor het ganse gebouw op basis van standaard-communicatie met de eigenaars per e-mail. Het ereloon wordt jaarlijks geïndexeerd volgens de index der consumptieprijzen en is vrij van BTW + lasten. Het beheer van garages of staanplaatsen die eigendom zijn van een eigenaar die eveneens eigenaar is van een appartement zijn in deze beheersvergoeding begrepen. Voor de eigenaars van een garage zonder appartement in het gebouw wordt een vergoeding van 4,15 per maand per garage aangerekend. In deze prijs is alles begrepen (ook taksen, lasten en vrij van BTW zolang de wetgeving hieromtrent dit tarief toepast): alle taken zoals hierboven omschreven, evenals alle gewone portkosten voor briefwisseling met derden en fotokopies en dit voor een jaarlijkse afrekening voor een gebouw met individuele verwarming. Uitzonderingen: - Rappelkosten worden privatief aangerekend aan de eigenaar die laattijdig zijn afrekening betaalt. - Verkoopsadministratievergoeding die privatief wordt aangerekend indien een eigenaar zijn appartement verkoopt. (Dekt de kosten voor het opmaken van de door de notaris bij verkoop aangevraagde staat en het handmatig opstellen van de afrekeningen van koper en verkoper van kavels) - Kosten voor het organiseren van een tweede algemene vergadering indien er op de eerste vergadering onvoldoende eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd zijn bij volmacht. Deze kosten worden privatief aangerekend aan de niet-aanwezige of vertegenwoordigde eigenaars van de eerste vergadering.
Onze offerte is twee maanden geldig. Wij vertrouwen erop dat de door ons vooropgestelde beheersvergoedingen voor U en de medeeigenaars als interessant en positief zullen ervaren worden. Wij hopen dan ook U met deze toelichtingen van dienst te zijn geweest. Steeds bereid tot verder inlichtingen, tekenen wij op 09/03/2011. Met de meeste hoogachting, Wim Van Den Broeck Zaakvoerder Voor Jurimmo BVBA